归档: 2021

沟通是一种必不可少的组织资源，对于企业的成功至关重要，它与财务、人力资源或IT一样重要。沟通是将您的公司从CEO到一线员工与客户进行互动的纽带。但是，在上个世纪，每一种新一代技术都增加了通信渠道。 

到了这样的地步，员工每周都在浪费宝贵的时间来寻找在给定时间使用的正确工具。您是否应该向项目团队发送备忘录或电子邮件？您的经理是在公司应用上还是应该向他们发送合同信息？您的同事可以参加视频会议电话吗？或在他们所在的时区为时已晚？

统一沟通

对于任何人来说，无论规模大小或行业如何，统一通信都已迅速成为组织的首要任务，这不足为奇。无论您是希望与较大竞争对手竞争的小型企业，还是对降低通讯成本感兴趣的中型公司，SparkleComm统一通讯都可能是您的解决方案。SparkleComm统一通信（UC）的目的是将各种工具整合到一个紧密的环境中。 

大多数UC套件都集成了各种渠道，包括但不限于语音，视频，文本，语音邮件，电子邮件以及其他形式的实时和异步通信。它使组织可以简化工作流程，提高生产率并帮助员工更好地执行工作。 

移动UC

移动统一通信（MUC）进入哪里？随着移动性对组织变得至关重要，移动统一通信已开始占据中心位置。任何体面的UC套件都将集成移动设备，但移动统一通信进一步推波助澜。集成移动设备的UC供应商与MUC供应商之间的主要区别在于移动性。对于前者，移动设备只是要整合到整个UC环境中的另一种设备/服务。 

但是对于移动统一通信供应商而言，移动性是其服务组合的核心。典型的移动统一通信产品组合将集成语音、电子邮件、文本、文件共享和协作工具以及分析等管理服务。随着持续的大流行迫使企业重新考虑传统的工作区和角色，移动统一通信将改变公司的沟通方式。 

移动统一通信组件

移动网络运营商使用各种组件来交换组织的安全性，效率和生产力。它基本上是一种类似于统一通信的多合一电话服务，但是将其扩展到了移动领域。

不论是电话会议、视频会议、办公室会议的会议纪要都需要您花时间记录，对企业而言，最好的解决方案是找到一种快速而准确的会议记录方法。例如：SparkleComm电话会议应用系统。

使用SparkleComm电话会议系统可实现在线远程电话会议录音，代替了纸、笔传统会议记录流程，SparkleComm电话会议系统操作只需单击几下鼠标，即可实现会议录音。使用SparkleComm电话会议录音，在网络会议结束后，能有效的保存语音资料，解决传统纸笔漏登的可能性。通过SparkleComm电话会议系统，优化会议纪要内容可以从以下几个要素进行。

幸运的是，就像自动洗碗机使清洁厨房变得更加普遍一样，免费的网络会议和通过云计算的免费电话会议也简化了几分钟的操作，只需单击几下鼠标即可。

秘诀是使用电话会议录音，这是使用电话会议技术时可用的一项众所周知的功能，随着网络会议逐渐由坐下会议接手，该功能正日益普及。

首先，使用录音来录制音频和视频会议记录

节省员工的时间和差旅费用是大多数人在决定从就座会议的低效率升级到免费网络会议和电话会议的便利时想到的原因，但是网络会议的另一个重要优势是可以将成绩单自动生成，而无需任何人集中精力共享信息或制定决策。

通过使用几个简单的电话会议功能来完成此操作。毕竟，某种意义上，网络会议只是“具有风格的电话会议”。

首先是两个非常受欢迎的功能：电话会议录音和录像机。只需单击一下鼠标，您便可以录制音频和/或视频，并自动保存在您过去的帐户详细信息中，并在会议结束后的几分钟内可以访问和搜索。

会议结束后，录音非常有用。他们可以： - 附在简短会议摘要中的决策或行动项目摘要 - 在网站上为无法参加的人发布 - 保存以供参考

在进行视频会议时，尤其是在存在“演示”元素的情况下，录像机特别方便，它可以捕获您的整个会议。

接下来，SParkleComm电话会议会自动转录您的录音

由人工智能驱动的SparkleComm会自动记录您的会议记录，并在数小时内将其转录成可读的文本。现在，您可以像搜索电子邮件一样搜索会议记录，以立即查明确切的时间和准确地说出的内容！更好的是，您可以搜索您的会议历史记录，并在提到特定主题，日期，联系人或其他任何内容时找到一个或多个会议。所有记录本都安全地存储在您的会议摘要中，以及录音和所有其他会议内容。

最后，请专业录制您的录音

视频和音频都可以使用呼叫或视频记录器制作出色的会议记录，但是有时候真正需要的是在Word文档中进行专业书面记录。专业电话会议转录是将您的MP3文件自动发送到打字服务的地方，该服务会将其转换为Word文档。

这种会议记录格式非常方便协会，律师或任何组织的法律记录。甚至在故事发布会中，或者在诸如精神领袖之类的代言人中，作家也使用该功能，他们记录下讲道的内容，然后使用笔记来改善风格。然后，律师还可以设计律师网站，以扩大客户范围。

会议必须包括一个速记员才能记下每个单词的日子已经一去不复返了。

从繁琐的工作中解放用户“大脑”

SparkleComm电话会议应用系统是出色的会议记录工具，打破了传统纸笔或Word文档中进行书面记录。专业电话会议系统才能做到这一点。

现在SparkleComm电话会议应用系统使用行业也非常广泛，从繁琐的工作中解放了用户的“大脑”，加快并优化了会议纪要内容，以便他们可以更好地共享信息并制定更好的决策。同时也为用户节约了时间成本。SparkleComm电话会议应用系统是轻松生成会议记录的简便而有效的工具。

SparkleComm电话会议，可让您自由选择如何随时随地连接会议。

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使用SparkleComm呼叫中心解决方案可以缓解大多数（如果不是全部）上述问题。在供应商管理所有安全更新，功能升级，应用补丁。由于您现场没有任何设备，因此您也不必担心硬件方面的问题。提供者负责集成，并确保一切正常进行。

流动性问题

如果正在进行的大流行显示出一件事，那就是许多工作不需要人们进入办公室。对于已经过渡到在家工作的呼叫中心员工而言，尤其如此。它可能不是无缝的，但至少您知道可以做到。相当多的中小型企业已经发现拥有流动劳动力的好处，其余的现在正在追赶。

完全远程/移动的劳动力可以为您的公司做什么？一方面，您不需要为呼叫中心在市区设置庞大的办公空间。您无需为空间配备计算机，公用程序，也无需强迫您的工人为昂贵的城市停车位付费。另外，您不必只在您附近寻找人才。想象一下，有能力雇用最好的人才，因为没有人需要上下班吗？

但是，如果您不给员工提供允许他们在家工作的工具，这一切都不会实现。他们需要硬件、软件和培训才能有效地工作，即使在办公室外面也是如此。要实现这一目标可能需要花费大量的计划，但是有了正确的呼叫中心软件服务，这并不是一个不可能的梦想。

 多渠道支持问题

客户耐心等待座席接听电话并解决任何问题的日子已经一去不复返了。如今的消费者无论何时何地都希望得到服务。这意味着需要提供多种客户接触点方式，包括电子邮件、实时聊天、社交媒体、语音、视频、甚至在必要时提供传真。 

问题不止于此。客户也希望获得凝聚力的体验，无论他们如何与您的企业联系。您的代理人应该能够通过电子邮件和电话跟踪票证，或者在多个渠道之间切换。假设某个客户通过电子邮件打开了一个票证，然后要求更新状态，然后您又安排了视频通话以进行故障排除。客户不想一遍又一遍地向不同的代理商重复相同的信息，以寻求解决方案。 

这意味着您需要一个可以跟踪和合并您支持的所有渠道中的票证的解决方案。即使同一位客户有多张票证，您的代理商也需要保持领先地位。幸运的是，许多呼叫中心解决方案都专注于提供有效处理服务票证的工具。因此，在任何中小型企业中实现呼叫中心时，您不必担心的一件事。  

因此，小企业面临的问题是：您如何增加呼叫中心的数量，以应对需求的突然激增？当然，您可以从其他部门调动员工并让他们接听电话。但是设备，所需的硬件，附加的软件许可证和办公空间又如何呢？您不能简单地在角落里再增加一张椅子并期望事情会完成。

您的企业需要一种能够帮助您快速有效地增加席位的解决方案。您所需要的只是职员，并为他们配备一台电脑和耳机。一个托管联络中心解决方案能为你这样做。如果需要将3个人添加到客户服务台，则可以在几分钟或几小时内完成。无需等待数周或数月即可增加服务。 

同样，随着业务的发展，服务提供商可以永久地帮助您增加所需容量。使用像SparkleComm这样的呼叫中心解决方案的最好之处在于，它还可以减少资源消耗。假设您发现只需要20个代理，而不是预期的25个。只需将这些员工转移到其他区域，只需支付20个席位即可。就这么简单。

技术问题

好的，既然您已经解决了成本和规模问题，对吗？不幸的是，您仍然在呼叫中心管理所有不同的技术时遇到问题。电话系统并不是中小型企业呼叫中心的唯一技术。您还需要CRM软件，数据分析软件，管理工具，用于收集和报告呼叫中心指标，培训系统和计时软件的应用程序。 

上述每个系统处理管理呼叫中心的不同方面。它们几乎都是必不可少的，但不一定能很好地协同工作，甚至根本无法协同工作。您的CRM软件可能未与电话集成，因此座席必须手动拨打号码或在客户记录中添加注释。计时软件不考虑培训时间，这意味着您必须手动更新工作时间。不兼容的清单还在继续。

然后是软件更新的相关问题。当您确实需要一些东西一起工作并且一项服务被更新而破坏了兼容性时，会发生什么？因此，要跟踪所有许可证，软件更新，补丁程序和版本号并非易事。您的呼叫中心可能正在使用过时的软件，该软件容易受到安全漏洞的攻击。

说到这一点，很少有中小型企业具备管理呼叫中心安全性的专业知识。您必须不断监视所有硬件和软件，并在最新的安全补丁程序上保持更新。错过了吗？太糟糕了，您只能希望黑客没有注意到并开始攻击这些漏洞。实际上，专家说，许多企业已经被黑客入侵，而他们根本还不知道。 

“呼叫中心”一词会让人联想到海绵状办公空间的图像，里面到处都是坐在电脑前的成排的工人。大多数人认为呼叫中心是针对大公司的，它们绝对是正确的。直到几年前。如今，现代化的呼叫中心或联系中心已不再是只有大公司才能负担得起的奢侈品。这是必需的，尤其是对于较小的组织。 

在中小型企业中实现呼叫中心并非易事。甚至在开始部署软件和硬件之前，很多组织就遇到了问题。中小型企业在呼叫中心时处于危险境地。他们依靠卓越的客户体验与大型公司竞争。然而，他们无力挥霍有效的工具或雇用最好的人才。 

那么，中小型企业应该怎么做才能避免这些问题？让我们看一下在中小型企业中部署SparkleComm呼叫中心时可能遇到的主要问题。

成本问题

涉及联络中心和中小型企业的成本问题并不简单。的确，中小型企业没有可供其较大兄弟使用的财务资源。但是深入研究，问题的复杂性就变得显而易见。即使小型企业最初能够负担得起呼叫中心解决方案，但最终还是不得不在整个部署过程中偷工减料。

例如，一开始您需要大量资金来投资您的呼叫中心。大部分预算用于购买设备，租用办公空间和雇用员工。假设一家企业设法负担了启动费用。他们很快意识到他们需要更多资金来保持呼叫中心的正常运行。他们需要支付水电费，投资于代理商培训，购买和续订软件许可证等。 

不可避免地，企业必须在某些方面做出让步，例如质量控制、员工保留和培训。最终，当他们无法负担升级费用时，总体客户体验就会恶化。

幸运的是，一些供应商提供了基于云的联络中心软件，从而解决了成本问题。它类似于托管的VoIP技术，该技术使公司可以通过云获取电话服务。您不需要投资资本支出（例如硬件、软件、服务器等），除了每月的账单之外，运营支出很少。 

规模问题

解决成本问题后，您将遇到下一个主要问题——规模问题。我们所说的规模是什么？考虑一下您的呼叫中心操作以及整个工作周内收到的来电。您在整整7天的通话次数都不太可能。您会在每月或季节性的水平上看到更多的波动。 

在节日期间或夏季，您的公司可能会接到更多电话。否则，您可能会在启动新产品或服务后突然接到大量电话。假设您更新了一项软件服务，而客户遇到了问题。这会将更多呼叫添加到您现有的队列中。 

8.寻找激励团队的方法

最后，激发您的团队成为自己最好，最真实的版本，将为富有同情心的工作场所铺平道路。维护公司的文化和精神实际上是一项艰巨的任务，但是有了正确的工具和策略，它就可以顺畅地进行。激励员工意味着给予他们自由和灵活性，以进行创造性的工作，庆祝胜利，反思损失并激发新想法。

创建一种可以激发团队动力的工作场所文化，涉及三个主要方面：

正面认可

员工在受到重视和赞赏时会蓬勃发展。花时间庆祝成功或与团队成员分享工作成果与其他管理任务一样重要。 

以下是在您的日常操作中融入更多正面认可的几种方法：

在SparkleComm会议议程或其他公共论坛中包括团队成员的胜利。

要求每个员工分享他们在那一周完成的事情，无论是在小组聊天，电子邮件中还是在SparkleComm视频会议期间。

给超越自我的员工写个性化的笔记。 

积极认可有很长的路要走，这是每位经理人都应该优先考虑的事情。

支持

为员工提供尽可能多的支持是使他们保持动力的好方法。对于员工而言，有一个角落帮助他们克服挑战，解决问题并成长为员工和个人，对他们对角色的奉献产生了深远的影响。

灵活性和自治

如上所述，没有人喜欢受到微管理。实际上，根据有关的一项调查，经理的第二劣质是微观管理。 

与其冲动或强迫性地与员工签到，不如让他们自主地以最适合他们的方式来做好自己的工作。这可能意味着让他们以项目构想运行，或者让他们在可以进行高质量工作的时间内工作。

  善于管理虚拟团队始于同理心

建立一个强调同理心的工作场所将带来更快乐，更高绩效的员工。2020年对每个人来说都是充满挑战的一年，向员工展示您将他们视为朋友，可以对您的团队产生巨大的积极影响。正确的工具，清晰的沟通以及对新的和改进的员工体验的愿景的结合，将使这个不断发展的工作场所栩栩如生。

我们希望本指南能激发您将同情心引入您的远程管理风格和实践中。要了解有关为团队配备正确的交流工具以更好地进行虚拟团队交流的更多信息，请使用劳格SparkleComm统一通信平台吧。 

7.建立指导计划

对于大型分布式团队而言，在员工之间建立联系和专业发展可能很困难。对于新员工来说，这也是很大的挑战。在虚拟工作时找到工作凹槽似乎是不可能的壮举。 员工指导计划是一种很好的方式，可以帮助您的团队不仅彼此了解，而且可以激发个人和职业发展。如果您的团队建立在互相帮助的基础上，同理心就会自然而然地出现。 

忙碌的经理们如何做到这一点？即使对于大型团队，也不必太复杂。 

1.为计划制定目标：每个计划都应该有一个目标来支持它。否则，将很难评估事情的进展情况。考虑一下为什么您的团队可以从这样的程序中受益，以及推广该程序的最佳方法。

2.量表的兴趣：发送调查以查看谁可能对被指导或成为指导者感兴趣。该调查应包含有助于您将员工配对在一起的问题，例如“您希望从导师/受训者那里学到什么？” 和“您现在在工作中最忙的是什么？”

3.匹配员工：根据员工调查，匹配您认为在互相帮助，实现目标，专业成长等方面非常合适的员工。在此过程中，不仅要从目标出发，还要确定员工是否有正确的观点，他们如何工作，如何沟通以及个性。与目标相同但在沟通或合作中表现糟糕的员工可能会适得其反，而不会有帮助。

4.主持人指导培训课程：在计划开始之前，为您的指导者举行SparkleComm视频培训课程，以便他们知道如何为被指导者提供帮助和鼓励。帮助您的指导者为他们的受指导者设定目标，使他们可以保持进度并从计划中获得最大收益。

5.提供指导者和受指导者的沟通渠道：为了使指导者/受指导者的关系自由发展，请在团队内部的沟通中提供专用的沟通渠道。例如，在SparkleComm统一通信应用程序中，管理人员可以为每对员工创建指定的即时消息通道。这是导师和受训者交流和建立关系的一种简便方法。 

5.让自己对团队有用

毫无疑问，作为经理，您的工作量很大。从保持与客户的关系持续发展到确保团队达到目标并按绩效进行跟踪，还有很多事情要做！ 

但是，成为经理的最大组成部分之一就是使自己对团队有用。可以谈论与工作有关的问题，甚至可能是一些个人问题（取决于问题和您的关系），对于团队成功大有帮助。 

这种简单但影响深远的行为会在您和您的团队之间建立信任感。实际上，根据盖洛普（Gallup）的一项研究，强大的管理人员按照他们希望从团队中看到的内容来实践自己的讲道，这是最近员工敬业度飙升的主要原因。换句话说，如果您履行自己的价值观，就可以教会团队，您会看到更多愿意工作的敬业员工。那么忙碌的经理该如何为员工安排时间表呢？

有几种方法可以解决此问题：

举行“办公”时间：对于许多学院和大学来说，教授的办公时间是专用时间，学生可以在其中提问，集思广益或在课堂外获得更多帮助。可以在工作场所使用相同的方法。每周为“办公时间”预留30分钟或一个小时，并鼓励员工利用这段时间与您会面。

每周1对1进行：经典的1对1会议是使您的团队参与其中的好方法。与您的每个团队成员安排一次单独会议，可以是SparkleComm视频会议，可确保您积极地支持他们并可以进行交谈。

强制执行“敞开大门”的政策：使自己对团队有用的最好方法就是让他们知道您在那儿。明确指出，员工可以向您提出任何问题，疑问或挑战，而无需提出任何问题，这可以建立您团队之间的信任。

6.与团队建立真诚的关系

向您的远程管理注入同情心的最佳方法（可能是唯一的方法）是与团队建立真正的关系。如果您与每个员工都没有基本的联系，那么领导移情将是一个挑战。

在虚拟环境中这可能很困难，尤其是在您团队中有新成员尚未亲自见面的情况下。但是可以在远程工作时与同事建立真正的关系。让我们看一下几种方法：

练习主动聆听：根据最近的一项研究，高质量，无判断性的聆听可以对情绪和态度产生积极影响。要成为更好的主动听众，请消除干扰并专注于每个人的讲话。他们说完之后，请总结您刚刚听到的内容，并确保您清楚地理解它们。这可能需要一些练习，因为在工作场所分心的事情很普遍，但它可能对您的团队产生长期的积极影响。对于远程员工，你可以选择给他打一个SparkleComm视频电话，倾听他的烦恼。

分享团队的成功：建立与员工关系的一种绝佳方法是建立员工并庆祝美好事物。无论您是庆祝工作中的胜利还是个人生活中的胜利，花时间让您的团队感到重要和认可都对建立人际关系产生了奇迹。

谈论与工作无关的事物：要真正认识某人，您必须探索工作以外的主题。他们住在哪里？他们喜欢在那里生活吗？他们结婚了吗？他们有孩子或宠物吗？这些是有助于建立真正关系的问题。使它们成为您日常运营的重要组成部分。

保持积极，避免八卦：办公室八卦从来都不是在工作场所中产生的生产力或特别好的事情。但是，它确实发生了。有时，员工需要发泄或觉得自己受了冤屈。尽最大努力制止办公室闲话的发生，并将其交换为积极的态度。如果一个团队成员与另一个团队成员有问题，请确保直接与他们解决问题，而不是向其他同事八卦。 

您是否需要与同事讨论重要问题，但是他们都在不同的城市或大洲工作？

没问题。安排电话会议并讨论您需要的一切。

您知道如何使电话会议真正有效吗？

以SparkleComm统一通信系列中的的SparkleConference电话会议为例，主要从以下几个方面考虑：

1.开始通话

遵守时间表并及时加入通话。

技术有时会失败，因此您应该在计划的开始之前登录几分钟。

如果您设法顺利登录，则可以花时间浏览议程要点或喝杯咖啡。

如果出现问题，您仍然有时间再试一次或致电IT部门，以避免压力和延迟。

2.通话中的沟通

如果这是一次正式会议，或者您与不认识的人交流，请确保自我介绍。

坚持议程和相关主题。

否则，SparkleConference电话会议很容易变成关于谈论家常、关注时事新闻的讨论。

说话要清晰，并确保每个人都能理解您想说的话。如果您使用其他语言交流，请格外小心。

例如，如果您使用方言交流，并且您不是当地人士，听起来简直不要过分别扭，因为您的同事很可能听不懂任何事情。

3.SparkleConference电话会议期间该怎么办？

这样的举动是一次“传统的”面对面会议，唯一的区别是参与者与您不在同一个房间。

记下笔记并遵守礼节——不要说话太久，说话时不要打扰别人。要充分利用通话，请在通话结束后尽快记录分钟。

如果您在通话过程中实时记笔记，这将更加容易。

您也可以决定进行通话记录，以便随时返回。SparkleConference电话会议消除了任何距离障碍。

有各种各样的软件可以提供帮助，只需选择适合您需求的软件，然后将SparkleConference电话会议提升到一个新的水平。

视频电话会议和其他针对远程团队的文化构想

由于有了技术，许多工人和企业家都可以在家中或其他任何可以访问互联网和电话的地方完成工作。这种远程工作的自由性既方便又节省运输成本和工作空间开销。因此，许多小型企业和企业家选择雇用远程工作者来执行诸如营销，销售，会计，网站开发等角色。远程团队成员可以自主运行，可以通过电话，电子邮件，聊天甚至偶尔的视频电话会议保持联系。

尽管可以享受所有的自由和好处，但远程工作的代价是拥有强大的公司文化和团队精神。与员工和经理共享工作空间的传统办公环境不同，远程团队很少（甚至曾经）面对面开会。这可能会使团队成员难以建立联系并在个人层面上彼此了解。因此，问题是：您如何在一个远程工作的团队中灌输公司价值观和紧密联系的工作文化？毕竟，除了有竞争力的报酬和福利外，公司的工作文化还是影响员工整体幸福感，生产力和保留能力的重要因素。

这是我们将远程团队召集在一起并创建工作文化的4种主要方法：

1.面对面（如果可能）

尽管每个远程团队都不可能或不切实际，但面对面的开会（即使每年只有一次或两次）是加强公司文化和团队成员之间的纽带的最佳方法之一。如果您的团队是本地团队，则每周或每月一次的会议都可以作为协作进行项目，集思广益并加强工人与受雇公司之间关系的机会。

2.举行定期视频电话会议

当无法亲自开会时，视频电话会议通常是次要的选择，而且设置起来更方便。基于Web的免费视频会议使远程团队可以在易于使用的在线设置中举行例行会议，讨论与工作有关的主题并共享屏幕。无需花费时间或金钱在旅途上，您和您的团队就可以使用视频会议通过Internet连接随时随地进行面对面的会面。

3.使用IM聊天室

即时通讯应用程序（如SparkleComm等）使团队可以创建不同的频道或聊天室来讨论各种主题。即时消息传递是远程团队的理想协作工具，可实现快速简便的通信和文件共享。不用那么认真地讲，许多IM应用程序允许用户在对话中插入动画GIF和模因图像-该功能肯定会在团队成员之间引起许多内部笑话，并有助于创建既富有成效又有趣的工作环境。

4.举办公司年度活动

与我们名单上的第一名保持一致，很高兴通过每年至少组织一次有趣的公司活动来向您的团队表示赞赏他们的努力。无论是假日晚餐还是公司赞助的保龄球，这种场合都为偏远的工人提供了难得的机会，可以亲自聚会和欣赏彼此的公司。

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