归档: 2021

通过会议传播爱

情人节不仅仅是向所爱之人表达爱意的机会。这也是一个购物和送礼的大节日，即使对于单身人士也是如此——有点像一个迷你圣诞节。

美国人口普查局报告称，2017 年 45% 的 18 岁以上美国人（超过 1.1 亿人）被认定为单身，创历史新高。尽管有大量单身人士，但与情人节相关的销售并没有受到影响。

相反，他们在 2018 年估计接近 200 亿美元，人均支出超过 143 美元。不仅仅是贺卡或巧克力：礼品卡、珠宝，甚至宠物零食，每年二月都会做大生意。

这一趋势向我们表明，情人节那天空气中弥漫着浓浓的爱意，不仅仅是对你的另一半，而是对你生命中你爱的每一个人——人们倾向于通过有意义的礼物来分享。今年，让我们将这种爱进一步传播到历史上最受鄙视但又必不可少的业务领域之一——会议。没错，是时候重新开始热爱您的SparkleComm会议了。

喜欢它或放弃它：为什么只有最好的协作技术才能做到 正如上面的情人节数字所示，购物者不会吝啬购买他们认为会给重要的其他人或朋友留下深刻印象的东西。换句话说，他们通常不会满足于二流的礼物。同样的原则也适用于团队协作和沟通的工具。

想一想您的组织当前让每个人都了解情况的方法。您是否拥有合适的技术来将您的团队聚集在一起并让他们随时随地进行协作？是否经过优化以充分利用每次会议或沟通？或者它是否让您想完全中断会议？

说出会议的任何根本缺陷（时间过长、注意力不够集中等），低于标准的协作技术只会让情况变得更糟。让我们来看看阻碍有效会议的五个常见的日常挑战。

1. 一心多用，参与度不够

问题：在情人节播放电影或电视节目？即使视频一直在播放，您也可能会在某个时候看手机或平板电脑。同样的事情一直发生在纯音频电话会议上，因为参与者将注意力转移到其他地方。“对不起，我静音了”通常是“因为我正在检查电子邮件，所以我错过了你说的话。” 多任务处理很难而且不利于集中注意力。

解决方案：设置视频会议是减少多任务处理的行之有效的方法，因为它可以让每个人都被看到。对于高管和领导层来说，在在线会议期间通过不使用其他技术来树立榜样也是一个好主意。

2.“我们本可以在电子邮件中说明这一点”

问题是：在一场没有成效的会议之后，人们经常会说：“这本来可以通过电子邮件完成的。” 但是为什么不把更多的会议转移到电子邮件上呢？因为电子邮件是一种非常有限的通信媒介，而且效率并不高。如果您的收件箱和我的一样塞满杂乱，消息很容易丢失和被忽视，而且回复之间可能会间隔数小时或数天。难怪公司会求助于会议，不管涉及的缺陷如何。

解决方案：利用SparkleComm实时聊天在会议期间和会议后都是有利的。与电子邮件相比，它更精简、功能更丰富，让参与者在上下文中快速获得答案。现代聊天平台还可以轻松搜索旧内容、共享文件和进行数字白板。

3.会议太难加入和参与

问题：有时，问题甚至在会议开始之前就出现了。加入的过程可能非常复杂，需要下载和 PIN 码或有限的设备支持，因此参与者需要在某个位置才能加入。

解决方案：现代协作技术可以让任何会议的开始变得简单。支持多种设备，加入就像点击或点击按钮一样简单。静音和音频控制还使主持人在会议开始后更轻松地保持活动状态。

4.谁参加会议存在不确定性

问题：想象一下有很多人参加的电话会议。有人开始说话，而你只是模糊地知道他们是谁，可能只是事先在日历邀请中看到了他们的名字。然后其他人加入，你根本不认识他们。这些差距可能会分散会议的注意力，尤其是在主题包含敏感信息的情况下。此外，如果您无法直呼他们的姓名，则很难让人们参与进来。

解决方案：我们越来越多地看到 AI 进入会议和协作技术，允许提供高级功能，例如提供从社交帐户和其他目录中提取的会议参与者的即时配置文件。或者语音和面部识别，以便您可以将姓名与面部匹配。因此，会议可以更好地进行并具有更好的参与度，因为每个人都有一些关于每个人的背景信息，并且每个人都可以通过他们的名字来称呼。随着人工智能使用的发展，会议只会变得更加顺畅和高效。

5.远程工作者连接太麻烦

问题：更多的人在传统办公室之外工作，这对于灵活性来说非常有用。但是，如果他们应该使用的SparkleComm会议软件不能在设备上正常运行或无法轻松协作，则这些工作人员保持联系可能具有挑战性。

解决方案：协作工具应该在台式机、手机、平板电脑和视频会议系统上同样适用。这样，他们就可以为可能在旅途中、在家中或偶尔在公司办公室接听电话的远程和移动工作人员提供支持。

情人节是思考如何再次爱上你的会议的完美日子。

对于许多公司来说，向客户拨打电话和发短信构成了他们的现场代理今天处理的大量日常工作。出站电话和短信的使用方式多种多样，例如抢占情况或让客户了解最新情况。SparkleComm呼叫中心它们通常用于提醒客户重要的或即将到来的约会、交付和确认，通常有助于企业平稳运行。企业还使用这些电话来保持主动维护资源和防止不必要的开支。例如，通过SparkleComm呼叫中心提醒客户即将到来的服务预约，如果客户需要在最后一刻更改或取消，他们可以节省上门服务成本。

然而，这些重复的呼叫类型每天需要进行数百次，并且通常可以构成现场代理日常工作的很大一部分。尽管有必要，但出站通知呼叫通常非常昂贵且花费大量时间，因为代理必须连续拨打每个客户。更不用说，这些电话非常乏味，特别是因为许多客户实际上并没有接听电话。

但是，robocalls 也不起作用。虽然它们既便宜又快捷，但需要进行更改或有疑问的客户必须挂断并回电，而不是能够在同一个电话中进行更改。对于只能处理是/否答案的自动出站文本也是如此。

存在另一种具有成本效益的替代方案——它只涉及使用具有自然语言功能的 AI 驱动的虚拟代理来补充现有的交互式语音响应 (IVR)。自动化可以更轻松地处理需要放置的大量出站通知，而 AI 允许从对话的角度来看更复杂的呼叫。无需依赖SparkleComm座席一次打几个电话，几分钟内就可以拨打数十万个电话。

这些也不是简单的 robocalls - 自动化允许对每个客户进行个性化呼叫。由于这些虚拟代理具有自然语言功能，因此客户可以对提示做出响应——除了是/否之外——并更改、更新、重新安排甚至取消他们的约会。客户甚至可以通过对话式 AI 提出问题并获取有关其约会的更多信息。他们还可以请求转移到实时代理，该代理保持等待故障转移。自动呼出呼叫会对呼叫中心的效率产生巨大影响，节省公司时间和金钱，同时让现场SparkleComm座席腾出时间进行更重要的对话。

公司已经开始看到好处和对 ROI 的成功影响。一个顶级的区域 DISH 安装商仅通过使用虚拟代理进行出站预约确认就能够节省超过 200 万美元。呼叫验证客户并读取预约时间，询问客户是否仍然有空。如果是，虚拟代理在系统中确认预约；如果没有，虚拟代理可以帮助重新安排约会以更好地安排约会、取消约会或转移到在线代理以获得额外帮助。这极大地影响了服务部门的效率，减少了不必要的上门服务到空房子的次数，这使公司每卷成本高达 150 美元。

关于出站虚拟代理的最佳部分：他们可以轻松轻松地与您现有的平台集成。数十家公司正在转向自动化来补充其现有的IVR，以节省他们想要的呼叫中心成本，同时为客户提供无缝和整体更好的体验。

在自然语言意图捕获、前端数据收集和重复的呼入呼叫类型之后，具有动态对话功能的呼出呼叫和文本是联络中心通过虚拟SparkleComm座席实现更多自动化的第四种也是最后一种方式。

如果您的呼出呼叫中心软件效率低下、过时且成本高昂，则会给组织带来负面价值。因此，它应该是先进的、高效的和具有成本效益的。幸运的是，呼叫中心工具和技术在过去几年中发生了重大变化，并且在各个方面都变得非常先进。

一种这样的呼叫中心技术被称为敏捷外呼呼叫中心软件。

您的企业需要呼出联络中心软件的 8 个理由

以下是外呼呼叫中心软件的 8 个最佳优势，说明了您为什么需要一个。让我们快速浏览一下它们中的每一个。

1. 简化和自动化活动

外呼呼叫中心解决方案的第一个关键优势是它简化和自动化了各种程序，使呼叫操作变得简单快捷。

此外，呼出呼叫中心软件将根据其紧急程度对队列中的每个呼叫进行优先级排序。

2. 减少空闲时间

高空闲时间是大多数呼叫中心的主要关注点。呼叫中心代理经常在对话之间从事其他非生产性任务，从而导致高空闲时间。幸运的是，您可以借助呼出呼叫中心软件解决这个问题，例如以SparkleComm为基础的呼叫中心系统的拨号功能会在前一个呼叫结束后立即分配新呼叫。

这减少了座席从事其他非生产性任务或在通话之间长时间闲置的可能性。此外，您还可以实时监控每个座席的工作效率并采取适当的措施。

3. 提高效率

如前所述，呼出呼叫中心软件(比如：SparkleComm)将减少空闲时间。从长远来看，减少的空闲时间将提高呼叫中心的效率。由于座席不会将时间浪费在非生产性活动上，而是专注于他们的工作，因此他们的工作效率将会飞涨。

此外，由于拨号器会自动将呼叫分配给每个座席，他们将不再需要浪费时间决定接下来拨打哪个电话号码。这将节省大量时间，然后可以用来拨打更多电话并接触更多潜在客户，从而产生更多业务和收入！

4. 更好的潜在客户转化率

其中的最关键的外拨呼叫中心的指标是导致转化率，这是前景的百分比谁接触，并最终转化为客户。出于多种原因，您可以通过使用灵活的外呼呼叫中心软件来提高潜在客户转化率。

5. 高性价比的解决方案

外呼呼叫中心软件将提高座席生产力，同时也提高流程效率。无论是呼叫跟踪、潜在客户生成还是潜在客户转换，所有操作都以系统的方式和智能的方式进行，以确保最有效地使用资源，包括人力资源。

6. 帮助识别和处理紧急呼叫

在客户服务方面，优先考虑潜在客户或紧急呼叫很重要。这将提高客户满意度和品牌忠诚度。例如，假设客户联系您的客户服务寻求帮助，但未能联系到合适的人员或部门。

在这种情况下，设置呼叫中心软件将识别这些客户并将其标记为高优先级呼叫。

这些呼叫最终会移至呼叫队列的顶部并尽快联系。总的来说，这将防止错过任何重要的电话，同时还保证客户及时收到解决方案，以提高他们的客户体验水平。

7. 为数据提供卓越的安全保护

客户的数据对任何组织都极为宝贵，因此，必须不惜一切代价保护它免受未经授权的访问和恶意网络攻击。但是，如果您没有适当的高级系统，保护数据可能是一项艰巨的工作。

尽管如此，由于呼出呼叫中心软件具有现代特性和功能，例如云备份，并受到各种安全协议的保护，因此您可以确定您的数据是安全的。此外，您无需聘请安全专家来管理您的系统，因为一切都将由服务提供商处理。

8. 更好的客户支持

外呼呼叫中心软件的所有这 7 项优势最终都将有助于提高客户满意度。与此同时，我们都同意这样一个事实，即客户将永远青睐一家重视客户、拥有积极主动的客户支持和协助部门以提供及时解决方案并保护他们数据的公司。

幸运的是，在最好的外呼呼叫中心软件的帮助下，这一切都是可能的。例如，客户可以使用SparkleComm软件毫不费力地接触品牌，并且他们还可以从合适的代表处得到及时的响应。

从长远来看，所有这些帮助都会让客户满意，并把他们变成狂热的客户。

加起来：

呼出呼叫中心软件是小时的需要。这些技术不仅通过提高生产力和收入使企业受益，而且还通过为客户提供及时准确的解决方案而使客户受益。此外，呼出呼叫中心解决方案将保护您的数据、降低运营成本、消除硬件维护成本并提供具有成本效益的解决方案。另外，当您决定拥有一个呼叫系统时，不要忘记考虑SparkleComm！

如果您发现您和您的团队在经过一整天的视频会议后筋疲力尽，那么您并不孤单。视频会议倦怠是真实存在的，部分原因是视频要求我们长时间盯着屏幕而没有任何精神上的休息——这是一项繁重的提议。从长远来看，为了让视频通话对您的公司来说不那么累人，而且效率更高，请尝试使用一些基于研究的技巧。

简化您的视频应用程序

超过60% 的公司报告使用三个或更多视频会议平台，这可能会给您的员工带来不必要的挫败感。考虑使用 UCaaaS（统一通信即服务）平台将您的所有通信整合到一个应用程序中。一个不错的选择是SparkleComm，它提供高清视频、消息、文件共享，甚至电话工具，因此您的员工不必经常在产品之间来回切换。

让团队协作更轻松

没有什么比加入视频会议并在前 10 分钟空闲更令人沮丧的了，因为每个人都没有提前沟通。同样，当人们在 会议后没有保持强有力的沟通时，项目往往会因为信息在电子邮件和文本中分散而停滞。利用一个平台，让您的团队在视频会议之前、期间和之后保持联系，将有助于减少时间浪费和沮丧。同样，SparkleComm在这里是一个不错的选择，因为其创新的“团队连接”工具允许用户创建团队消息组，以便他们可以与团队中的每个人发送消息、共享文件和管理任务。

建立在休息

人类根本不是为了整天盯着显示器而设计的，所以鼓励你的员工休息一下以保持精力充沛。他们可以通过最小化会议窗口并从现实生活中的窗口向外看一点（毕竟可以不盯着屏幕听）来做到这一点。您还可以考虑进行 25 或 50 分钟的会议（而不是标准 30 和 60），让您的团队有足够的时间让他们的眼睛休息。

切换您的平台

请记住，视频并不是召开会议的唯一方式。 如果您的视频会议在下午 4 点召开并且团队精力不足，请让人们选择通过电话拨入。在背靠背视频会议期间保持新鲜感的另一种方法是改变您的 环境。利用灵活的视频平台，让您和团队不单单只能用SparkleComm手机版本进行会议，还可以使用SparkleComm PC版。

避免在会议期间同时处理多项任务

我们都知道在进行视频通话时在其他工作中取得优势是多么诱人。但根据《哈佛商业评论》，多任务处理似乎让您完成了更多的工作，但这并不意味着您的工作效率更高。鼓励您的员工关闭任何选项卡或程序，并在会议期间保持在场。如果您的团队可以避免分心并更有效地吸收信息，则可能意味着他们在后端的工作量会减少。

作为中小型企业，您可能会发现一天中几乎没有足够的时间来完成所有工作，并且使用标准的本地 PBX 系统，您可能会遇到高昂的电话费和单独的消息服务费用。您的通信堆栈应该推动整个企业的价值，提高您的生产力并提高您的投资回报率——业务成功的关键驱动因素。 

当您使用SparkleComm将消息、视频和电话解决方案捆绑到一个系统中时，您可以毫不费力地提高生产力、增加投资回报率并降低 TCO：一个应用程序、一张账单、一个供应商、一个解决方案。使用 SparkleComm，您还可以访问高级集成分析门户，以帮助您跟踪绩效。因为SparkleComm统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

想了解SparkleComm如何帮助提高您的业务的投资回报率和生产力？SparkleComm的中小型企业客户报告说他们的投资回报率和生产力有了可衡量的改进，平均投资回报率为52% ，员工生产力提高了33%。他们的客户满意度也提高了 50%，面对面的会议减少了 50%。当您评估一种新的通信工具时，请确保它可以像SparkleComm统一通信一样提供可衡量的结果。

许多企业通过改用 SparkleComm提高了他们的生产力和投资回报率。他们甚至能够通过利用 CRM 和项目管理平台集成来简化工作流程来提高他们的生产力。 

由于他们的员工能够从任何地方进行通信，他们还能够消除在其所在位置常见的恶劣天气条件下通勤上班所浪费的时间以及扩大实体办公空间的费用。结果，他们的收入增加了 230%。

自从许多小型企业使用SparkleComm统一通信以来，他们的收入翻了一番多。他们已经审查了所有其他因素，看看还有什么可能是负责任的，他们已经将SparkleComm做为主要驱动因素。

今天的企业比过去更多地依赖通信系统。部分原因是企业必须对市场变化做出快速反应。另一个原因是远程工作比以往任何时候都更受欢迎。即使是较小的公司现在也拥有分散的员工队伍，这意味着您需要一个可以处理它的电话系统。但是中小型企业要选择最好的电话系统，首先需要了解如何选择合适的供应商。

您知道 VoIP 系统是小型企业的最佳选择，并已决定根据您的需要使用托管 VoIP。然而，许多公司在实施时遇到了问题。在选择供应商时，问题就从一开始就出现了。您选择提供最便宜的计划还是功能最多的计划？毕竟，价格和功能是唯一的考虑因素，对吧？

其实提供商可以建立或破坏您的电话系统。值得多花一点钱来获得更好的支持或响应更快的客户服务团队。在购买托管 VoIP 系统时，需要牢记以下几个因素：

1.价格和功能——您需要在两者之间取得平衡。选择便宜的选择或您能负担得起的最昂贵的计划从来都不是一个好主意。查看您的需求并找到适合您预算的计划。

2.客户和技术支持——在技术领域，问题从来都不是是否会出现，而是何时出现的问题。您实际上肯定会遇到问题，但供应商如何处理问题至关重要。他们有完全了解他们系统的专家吗？他们是否提供多种联系方式？

3.服务保证- 想象一下，如果您的手机在一天中间停止工作几个小时。对于大多数企业主来说，这是一个噩梦般的场景。这就是知名供应商提供服务水平协议以保证一定水平的正常运行时间的原因。如果电话系统离线的时间超过一年中的最小值，他们甚至可以根据条款赔偿您的损失。 

4.软件升级– 您的提供商负责所有更新和升级。始终选择推出新功能以跟上行业标准的提供商。他们应该能够在不影响系统性能的情况下推出更新。

5.安全性——与传统固定电话不同，VoIP 系统更容易受到基于互联网的安全风险的影响。您的供应商应积极努力降低此类风险并保护您的系统。虽然您应该采取措施保护您的网络，但大部分繁重的工作都是由供应商完成的。

您需要什么功能？

VoIP 系统具有大量在适当情况下有用的功能。但是，如果您拥有分散的劳动力，则某些功能至关重要，并且比其他功能更重要。所以这里是你应该寻找的：

能够使用多种设备

大多数远程工作人员会在工作日期间处理多种设备。他们可能有一台（或两台）移动设备、一台笔记本电脑和一台台式机。任何称职的电话系统如SparkleComm系统都应该允许员工轻松地在它们之间切换。无论他们身在何处或使用哪种设备，他们都应该能够拨打/接听电话。

灾难恢复和业务连续性

您知道备份对于任何系统都很重要，但业务连续性需要的不仅仅是几个备份。电话系统在您的业务中起着至关重要的作用，需要在任何灾难中继续工作。如果任何紧急情况迫使员工在临时办公室或其家中工作，您的电话系统应该支持它。寻找具有故障安全选项的服务，即您可以在需要时通过备用号码或站点重新路由呼叫。

统一通信

当您可以在一个服务中完成所有操作时，为什么还要强迫员工使用多个不同的语音、视频和文本应用程序？托管SparkleComm VoIP 允许您摆脱竞争应用程序并将通信整合到一个地方。在它们之间切换很容易，您不会因为它在另一个设备/应用程序上而错过客户的某些东西。

高级呼叫管理

当您的员工在多个地点工作时，您如何处理呼叫队列和管理等待时间？任何体面的托管 VoIP 服务都应该允许您使用呼叫转移、保留音乐、自动助理、IVR 和响铃组等功能。使用每个功能可以简化您的流程，将它们一起使用可以使系统更加强大。如果您的目标是确保您不会错过任何客户来电，那么SparkleComm VoIP 系统绝对是您的不二之选。

毫无疑问，托管SparkleComm VoIP 是适用于大多数中小型企业的完美电话系统。致电劳格科技进行SparkleComm的演示，体验它对您办公室的影响吧！

经过一年多以来的混合工作，我们已经知道了一些混合工作的利弊，让我们介绍一些小型企业可以避免常见陷阱并成功过渡到混合工作模式的方法：

1. 保持沟通

这是有效混合工作的第一条途径。通过为团队成员提供多种沟通渠道来保持他们的联系，并定期进行签到以确保每个人都开心和高效。

SparkleComm视频会议特别有用，而不仅仅是会议。考虑为新手和测验或虚拟的入职和破冰会议，以鼓励远程和办公室工作人员之间的联系。

2. 获取（并使用）正确的工具

如果他们没有办法这样做，你就不能指望混合团队是有效的。用于沟通、协作和生产力的工具在过去几年里出现了巨大的增长，它们对混合工作场所至关重要。 

根据研究，类似SparkleComm这样的视频会议的使用量增幅最大。与六个月前相比，近三分之一的企业现在对它的看法更积极，五分之二的企业更频繁地使用它。

在一个易于使用的应用程序中使用高清视频会议和强大的团队消息传递。这正是SparkleComm所具备的，SparkleComm统一通信还具有文件共享、任务跟踪和一键翻转视频的功能。

3. 保持灵活性

尊重人们已经学会以新方式工作的事实，并接受它。灵活的工作时间可能意味着有人留在你的公司还是离开，所以不要迟疑地接受这种文化。

在办公室本身，你可以摆脱传统的布局，创造一个更轻松的工作环境——站立式办公桌和舒适的咖啡休息区怎么样？

4. 设定双方的期望

明确的指示对于确保办公室内和远程团队都了解他们的工作时间、任务和截止日期至关重要。信任也很重要，如果您要通过时间跟踪或电话监控来监控远程工作人员，请让他们知道并给他们提问的机会。

适用于混合工作和小型企业的最佳软件

好吧，您现在可能已经想通了……SparkleComm统一通信拥有无缝和高效混合工作所需的一切。在一个应用程序中，它为您提供视频、电话、消息传递、文件共享和任务管理，以及大量集成，包括：工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等，甚至可以是是云电话服务。

无论您是在远程工作还是在办公室工作，SparkleComm智能工具都可以让您轻松进行交流和协作。七层安全保护您的数据受到保护，并且凭借 99.999% 的 SLA，您无需担心停机。

混合工作是未来的方式之一，因为它可以让企业和员工两全其美，转型带来了机遇和挑战，希望您将这些见解和技巧放在您的口袋里，您就可以享受混合工作带来的好处。不要忘记联系劳格科技以了解SparkleComm统一通信如何促进您的业务。

小型企业的视频会议安全

现在专业界发现自己几乎完全在线，现在是再次强调网络安全对中小型企业的重要性的好时机。急于数字化工作流程和程序可能导致一些决策者选择最直接的消费级工具来保持业务连续性。

为什么会有安全和隐私问题？

然而，尚未彻底审查的解决方案可能存在潜在的安全和隐私问题。考虑到企业必须以闪电般的速度适应居家订单，可能并非所有解决方案都放在显微镜下。

SparkleComm视频会议软件

SparkleComm视频会议软件可能属于这一类。成千上万的人转向免费工具来填补协作和沟通的空白。但与此同时，如果企业依赖具有安全漏洞的视频会议软件，他们的运营、数据和员工可能会面临风险。

中小企业在视频会议平台上保护隐私的 4 大技巧

以下是运行安全视频聊天和选择正确解决方案以提高远程劳动力生产力的一些技巧 - 更重要的是，确保安全和保护隐私。

1) 控制邀请对象

巨魔无处不在，他们可能针对您的业务。不隶属于贵公司的人员可能会在网上进行一些破坏活动，如果他们以某种方式获得了 URL 或会议邀请链接，则会中断您的会议。它们会令人讨厌；在最坏的情况下，他们可能会向您发送带有仇恨信息和破坏性、侮辱性行为的垃圾邮件。

然而，您可以控制住巨魔。确保您邀请参加会议的任何人都是已知的员工、客户或经过验证的第三方。建议所有这些参与者不要共享会议链接。此外，请确保在开始后锁定您的视频聊天，以便只有获得批准的受邀者才能加入。

锁定视频会议是内部会议的一个问题，但对于外部参与工作更是如此。如果您正在举办公共网络研讨会并且没有采取这些预防措施，您的会议进程可能会出轨。这可能会导致多种后果，其中最重要的是损害您的企业声誉。

2) 利用管理安全选项

上面的示例是一个警示故事，它强调了拥有强大的管理安全控制对您来说是多么重要。然而，大多数消费级技术将严重缺乏这种能力。如果一个工具确实有这样的功能，它很可能是基本的和有限的。

保持对安全和隐私措施的控制至关重要。大多数免费使用的工具都不够复杂，无法满足您的业务需求。您对安全控制的愿望清单应包括以下方法：

（1）允许用户安全地存储他们的电子邮件地址和姓名，以便他们将来可以快速加入。

（2）要求对所有想要访问该站点的主持人和与会者进行身份验证。

（3）执行各种锁定控制和会议参与者弹出协议。

（4）使主持人能够在预定义参数内自定义会议访问安全性。

（5）允许从公共日历中取消列出会议。

（6）控制屏幕共享和录制功能。

（7）在一定时间后自动结束会议，或者如果只剩下一个参加的会议。

（8）要求与会者拥有经批准的帐户才能加入。

如果至少没有这些控制措施，您的企业可能在视频会议中实施安全和隐私方面准备不足，从而使您的运营和员工面临风险。

3) 查看隐私政策

该技巧来自联邦贸易委员会，该委员会发布了一份适用于现在依赖视频会议的 SMB 的最佳实践列表。检查隐私政策是 必须的，您真的不应该在没有这样做的情况下继续使用解决方案。

然而，安排应急计划对许多企业来说是一种狂热，审查视频会议工具的隐私政策可能已经被忽视了。如果您假设某个工具以一种方式存储您的数据，但它实际上不符合预期或安全要求，则这可能会导致严重问题。正如 FTC 建议的那样，始终检查SparkleComm会议软件收集的数据类型、使用您的数据的政策以及它是否与任何第三方共享信息。了解思科在开放协作世界中对客户的安全承诺。

4) 专注于加密

选择具有端到端加密的SparkleComm视频会议解决方案是确保您的业务通话和会议安全的唯一真正方法。加密不仅是某些企业的优势，而且对于法律、金融和医疗保健等特定受监管行业的其他企业来说也是强制性的。

该部门缺乏大多数消费级解决方案，而且它们提供的加密远非您业务所需的强大的端到端保护。

提供密码加密、SHA-2 散列和基于网络的录音等功能的工具是安全会议的最佳选择。

任何参加过大型面对面技术会议的人都可能参加过分组会议。这些会议提供了与相对较少的参与者一起讨论想法、提出问题和/或观看演示的机会。

分组讨论活动有助于加深对主题演讲所涵盖主题的理解，从而在有数十或数百名与会者的片面演讲中提供更多互动和其他元素。通常，会议会在会场的不同分组讨论室同时举行多个会议，让与会者有机会选择与他们最相关的会议。

许多活动——以及日常会议和培训——现在都以虚拟方式进行，重要的是要周到地利用SparkleComm视频会议平台的虚拟分组会议来创造引人入胜的体验。让我们看看虚拟分组讨论如何工作以及它们提供的好处。

音频和视频会议解决方案中分组讨论的概述

虚拟分组会议的工作方式与实体分组会议非常相似：它是从大型会议中分离出来的小型会议。也就是说，每个分组会议都是一个独立于主会议的论坛。参与者可以在会话之间移动并根据需要重新加入主会议。

音频或视频会议主持人可能会出于多种目的选择设置分组讨论，包括但不限于：

举办研讨会或演示。在面对面的会议中，实体分组讨论室非常适合为感兴趣的小规模参与者群体举办有针对性的研讨会或演示。虚拟分组讨论非常适用于类似目的。演示者的优势在于能够与相对较小的活动参加者群体进行互动、回答问题并在更加轻松和轻松的氛围中进行协作。

举行简短的侧边栏聊天。也许主要会议的主持人需要与少数与会者私下交谈几分钟，要么在开始时做更多准备，要么在会议中间重新集结。分组会议使这成为可能，而不必跳到一个全新的会议或电话。

组织团队头脑风暴会议。在大型团队会议或培训课程中，您可能希望人们分成较小的分组，共同制定项目战略或共同开展项目。在这些虚拟头脑风暴会议之后，您可以将每个人带回主会议，向整个团队展示他们的想法。

虚拟分组会议允许参与者通过他们在主会议中使用的大多数相同功能进行交流。他们可以利用视频、音频和聊天进行实时协作。

总体而言，分组讨论提供了一种在活动期间促进小组互动并在项目上更有效地协作的方法。现在让我们回答一些与在线分组讨论相关的常见问题。

音频和视频在虚拟分组讨论中如何工作？

在SparkleComm中，每个分组会议都在其自己的网络会议中。如果有人在参加主会议然后进入分组讨论，他们的音频将切换到该会话，然后在分组讨论结束时返回到主会议。同样，如果启用了视频，该设置也会在会话之间传输。还可以使用相同的静音和取消静音以及停止和开始视频的控件，从而可以对背景噪音和隐私进行精细控制。

分组讨论中存在哪些角色？

SparkleComm分组讨论中有三个主要角色：主持人、管理员和与会者。三者的权限不同，但都可以在会话期间使用音频、视频和聊天进行通信。

会议主持人或联合主持人如何管理分组会议？

会议主持人可以广泛控制分组会议。他们甚至可以将与会者预先分配到特定的分组会议，以在会议期间节省时间。主持人和管理员也可以：

开始和停止分组讨论
从分组讨论中删除参与者
关闭所有分组讨论
静音和取消静音参与者
重新呼叫参与者

当您从一个会议赶到另一个会议时，很容易降低确保您的视频会议设置正确的优先级。但是，为了让您的视频会议最高效，花一些额外的时间来确保一切就绪是值得的。您如何确保每次视频通话都尽可能顺利，并且尽量减少干扰？

顶级视频会议解决方案带有直观的框架和大量工具，可引导您朝着正确的方向前进。在您开始下一次视频会议之前，请查看以下最佳做法。

• 互联网连接

现代视频会议发生在云中，通过互联网连接将视频和音频信号转换成数据包，通过可用带宽传输到会议的另一方或多方。如果您没有具有足够带宽的强大、快速的连接，数据包可能会出现瓶颈并被延迟。结果是画面和声音断断续续、滞后并且不能正确同步。

这种“抖动”可以通过稳定的互联网连接来避免，该连接使您可以访问足够的带宽来满足在任何给定时间传输的数据包数量（称为流量）。使用以太网连接或将您的设备靠近 Wi-Fi 路由器以获得最佳效果。将您的互联网计划升级到更高的速度也可能有所帮助。还要寻找一种视频会议解决方案，以适应较低的速度和带宽，最大限度地减少质量损失。

• 良好的音响设备

虽然您不需要精心设置，但您需要一个合适的音响系统来举办富有成效的会议。理想情况下，这将包括一个带麦克风的耳机。无线或支持蓝牙的耳机可为您提供更多的移动性，并可与一系列连接的设备配合使用以加入通话。

耳机应具有一些降噪功能以帮助您更好地听到其他声音，麦克风应具有非干扰功能以减少反馈或背景噪音。为获得最佳音频，还应考虑采用自身具有强大的背景噪声消除功能的高质量SparkleComm视频会议解决方案。

• 兼容的连接设备

要主持或加入视频会议，您需要一台台式机、笔记本电脑、平板电脑、智能手机或多合一协作显示器。同样，您需要通过具有足够带宽的稳定连接来访问 Internet，以支持音频和视频。

如果您使用的是台式计算机或笔记本电脑，则可以通过浏览器选项卡或专用应用程序访问会议。如果您使用平板电脑或智能手机，则更有可能使用移动应用程序。可以通过链接或呼入号码和访问代码访问该会议。

• 合适的背景

由于您将参加视频，请弄清楚您将坐在哪里，然后仔细查看您的背景。使用您的视频会议软件的视频预览功能，确保一切看起来都很专业，并且您在屏幕上的构图很好。

通常最好使用具有最小杂乱的中性墙以避免分心。如果您没有合适的背景，请选择将您周围的空间变成纯色的虚拟背景；微妙的图案；或精致的专业场景。

• 高质量的相机

虽然您的手机或笔记本电脑可能有内置摄像头，但为了获得最佳效果，请考虑购买单独的高质量网络摄像头或具有出色摄像头的一体式协作显示器。

还要确保您的相机已定位，以便您可以直接查看它而不是向上或向下。还要确保您的工作区光线充足，以便其他人可以清楚地看到您。瞄准均匀照明，避免坐在你身后的灯或窗户，因为这会产生有问题的背光。

• 直观的视频会议平台

智能的SparkleComm视频会议平台可以帮助您保持会议正常进行、做笔记、会议结束后进行回顾，并跟进会议记录以备将来参考。确保您使用的是高质量、直观的会议平台并利用其提供的所有功能。

寻找具有 AI 驱动功能的解决方案。这些可能包括手势识别、实时翻译或可以在会议期间处理笔记的虚拟助手。还可以考虑利用问答或现场投票来确保听到每个人的声音。此外，探索与其他工具的任何可用集成，以最大限度地提高生产力。

• 准备好开始视频会议了吗？

一切就绪后，测试您的设置。与几位同事的练习会议可以帮助您确保从视频质量到声音的每个组件都正常工作。熟悉任何可能派上用场的功能，例如文件共享、消息传递和隐藏式字幕。

在仔细检查您的视频会议设置是否准备就绪后，您就可以满怀信心地开会了。研究表明，经常使用视频有明显的好处，因此确保您在视频会议期间能够全力以赴地发挥作用尤为重要。