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保护团队协作平台

当公司为远程员工建立团队协作环境时，他们必须查看其远程工作策略和流程，以确保它们与用户与平台交互的方式保持一致。

例如，如果团队协作平台最初是由不同部门部署和管理的应用程序，则组织现在将希望通过IT集中管理，并应用单点登录和其他安全最佳实践。团队协作平台应遵循与其他公司应用程序相同的标准，并遵守法规要求。

与团队协作平台相关的安全问题与其他业务应用程序相同：网络钓鱼，移动漏洞，合规性和数据泄漏。这些平台还使公司面临其他可能的问题，例如针对其呼叫基础架构的收费欺诈攻击可能会导致财务损失，针对网络和本地应用程序的拒绝服务攻击以及可能使用的侮辱性或不恰当语言，需要加以治理。

组织减少漏洞的一种方法是减少在企业中支持的团队协作平台的数量，因为管理多个应用程序可能具有挑战性。

以下是使用多个团队协作平台提出的一些问题：

应用程序集成；

了解风险并在众多平台上加强安全性；

部署和更新功能；

难以规范用户培训；

成本增加；

IT的故障排除负担更大；

缺乏一致的用户界面。

基于云的团队协作平台也可能给组织带来风险，需要一些基本的考虑，包括实施以下云协作安全最佳实践：

彻底审查提供商，尤其是任何第三方风险；

权衡提供商如何处理访客访问特权；

了解提供商如何支持分层的安全控制；

制定解决云风险的用户培训计划。

支持外部协作

外部协作正迅速成为团队协作平台中的必备条件，因为用户希望能够与公司范围之外的人们接触并以与同事相同的方式进行交互。但是，提供这种访问可能很棘手。

访客访问和联合身份验证 是可以实现外部协作目标的两个模型。访客访问基于邀请，并在受控的基础上扩展到各个用户，而联合则基于允许不同的平台进行交互。尽管来宾访问是一种更简单的方法，但联合会提供更多的控制权，例如限制外部协作者对某些功能的访问。

团队协作供应商

团队协作平台千篇一律，以至于很难确定哪种产品最适合组织。大多数平台都具有创建持久性通道，房间或团队空间的能力，这些通道，房间或团队空间可在团队活动或项目的背景下进行小组交流，并提供一对一的私人聊天功能，从而使其成为IM平台的合适替代者。但类似SparkleComm统一通信这样的协作平台得差异化因素包括以下几点：

支持集成的SparkleComm电话和视频会议功能；

SparkleComm采用端到端加密，包括客户持有的加密密钥；

与传统呼叫和会议平台集成；

现成的集成，以及支持自定义集成和工作流程的API；

许可选项和费用；

支持跨公司协作。

另一个值得进行的练习是将组织中的两个主要选项正面交锋，并观察它们如何堆叠。例如，有公司在四个关键业务领域进行了正面对比：协作基础，视频会议功能，呼叫和电话选项以及软件集成。

这份深入的团队协作平台指南探讨了如何创建虚拟环境，以促进安全的用户参与，生产力和创新。

在COVID-19大流行之前，团队协作平台是对面对面会议的补充。一旦员工变得遥不可及，这些平台（包括聊天，消息传递，状态，语音呼叫，SparkleComm视频会议，文件共享等）便成为组织员工和合作伙伴进行沟通和协作的主要枢纽。该指南深入介绍了管理团队协作平台的好处，挑战，安全问题，购买注意事项和最佳实践。

什么是团队协作平台？

多年来，团队协作平台已经从简单的沟通渠道发展为组织的强大平台，从而实现了任务，项目和文档管理。随着新功能的不断添加，很难确定这些平台可以做的所有事情。

以下是团队协作平台的一些核心功能：讯息传递、聊天、频道、语音通话、视频会议、屏幕共享、日历、文件共享等。

其他功能可以包括以下内容：虚拟白板；与生产力应用程序，ERP系统或客户服务管理平台的应用程序集成；网络研讨会/培训；聊天机器人和AI提供更准确的会议成绩单。

团队协作平台旨在让用户在既定团队和临时团队之间创建协作虚拟工作区。大多数平台都支持保护公司数据和用户的隐私和数据安全策略。它们还使组织能够对数据共享和存储，日志记录，审计/发现和归档执行合规性和法规要求。

尽管某些团队协作平台是免费提供的，但大多数组织需要付费以确保对企业级功能和安全性的访问。

大流行对团队协作平台的影响

在大流行开始时，很少有组织为远程工作做好充分的准备。然而，似乎在一夜之间，公司不得不部署基础架构，以支持分散的员工队伍之间以生产率为中心的集成式协作，并使他们与合作伙伴，供应商，客户和业务生态系统的其他成员保持联系。

诸如SparkleComm统一通信之类的平台有助于应对这一挑战，并帮助组织将虚拟协作功能提升到与亲自协作相当的水平。对于具有不同基础架构级别（包括计算能力，移动性和连接性）的用户而言，这并非易事。所有用户都需要跨地理位置和设备的无缝，相似和安全的体验。

该平台必须与其他应用程序（例如电子邮件，日历和后端系统）进行一流的集成，因此应用程序切换保持在最低限度。对于IT团队来说，这是一个艰巨的任务，他们试图从物理办公室中站稳脚跟。

随着模式的快速变化，公司还需要与员工如何利用这些平台保持一致。例如，在大流行的早期，用户非常依赖视频会议，但是此后经历了“缩放疲劳”，这使他们减少了视频会议的使用。用户还意识到，如果他们要永久地处于远程状态，他们将需要诸如SparkleComm中虚拟白板之类的功能，以实现更好的协作。

团队协作平台的好处

团队协作平台已成为关键的业务工具，因为它们为用户和组织都带来了许多好处。以下列举了团队协作平台的一些业务优势：

会议减少；

提高生产力；

节约成本;

减少电子邮件；

由于面对客户的个人可以快速获得所需的答案，因此收入增加了。

误解三：云系统不提供高级呼叫和会议功能

神话： 

使用紧密集成的系统，具有本地系统的企业可能会认为云解决方案将不会具有他们惯用的高级呼叫和会议功能。同样，他们可能认为自己的工作流程无法转移到云中。

现实：

与本地系统相比，云解决方案的可定制性和功能丰富得多。让我们来看一下通话。SparkleComm云通信解决方案可以提供高级的呼叫队列分析和实时报告，可以实时，随时随地深入了解每个呼叫的质量和参与度。

它远远超出了仅调用功能。在集成流行的第三方应用程序时，SparkleComm云统一通信系统具有比本地系统固有的优势。例如，销售和营销团队可能希望拨打电话或安排SparkleComm会议，而不必离开他们的Salesforce应用。或者，您的用户可能会喜欢在Outlook中查看他们的会议安排和其他优先级。

误区四：云中没有控件或自定义项

神话： 

总会有一个权衡，对吗？即使云的质量和可靠性具有吸引力，切换到外部管理的云服务也意味着失去控制和灵活性。

现实： 

实际上，集中式管理工具使您的IT团队可以更轻松地向组织中的每个人（无论他们身在何处）提供云通信。 

尽管并非所有提供商都提供相同级别的管理员访问权限和功能，但是提供自助服务管理工具的云解决方案使从任何地方管理用户和物理资产变得简单。 

无论是启用新功能还是扩展功能，在会议之前检查会议室电话和视频设备的运行状况，还是分析通话质量或用户趋势，集中式管理门户都可以为IT团队提供关键的可见性，并提供远程进行更改的灵活性。

误区5：迁移到云端很昂贵

神话：

乍一看，采用云通信服务的成本似乎令人生畏，尤其是当添加到本地成本中时。 

现实：

研究表明，实现这一目标的企业在第一年就可以节省近20万美元的成本。这怎么可能？当您淘汰了旧系统时，所有维护和保养成本都将大打折扣，并且IT员工可以腾出精力来专注于其他任务。同时，通过更大的灵活性和更少的远程工作障碍，员工可以更高效地工作。各种规模的企业都将生产率提高了21％。

灵活，可靠的通信：仅在云中

我们的工作方式正在发生变化，并且旧的本地PBX解决方案无法完成任务。当今的员工需要可靠，安全且功能丰富的SparkleComm统一通信，无论他们身在何处，都能为他们的员工和客户提供服务。SparkleComm云通信正在实现这一目标。

强调：

混合工作是未来的趋势，因为员工在办公室花费的时间更少，而在远程工作的时间更多。

本地通信系统可能无法提供灵活性来支持不断增长的分布式劳动力。

但是，在切换到云时，许多人仍然犹豫不决。

大流行后世界的工作将以前所未有的方式发生变化。几家主要公司已经开始采用永久性的“随时随地工作”模式。许多人正在研究混合方法，即员工在办公室和家庭之间分配时间。 那么公司如何支持新规范？对于初学者来说，技术上的根本转变可能是有序的。在COVID-19锁定期间，企业发现其本地系统无法支持越来越多的远程员工。他们中的许多人转向数字化转型，而转而使用云技术。

尽管发生了变化，但许多领导人仍可能处于围栏。他们可能会担心安全性，成本和其他因素。但是在大流行后的工作场所中，切换到云不仅仅是一种奢侈，而是必须的。

话虽这么说，让我们解决从本地PBX切换到云背后的一些顶级神话。

误解一：本地解决方案比云解决方案更稳定

神话： 

您可能会认为，当基础结构与您位于同一建筑物中时，维护连接性和服务会更容易。毕竟，您可以轻松访问系统以进行故障排除和维修。但是，对于本地系统，您完全不受本地发生的一切的影响-意味着停电或天气事件可能会完全破坏服务。同时，直到线路中断，您才知道系统或设备有问题。 

现实： 

云解决方案位于多个地理分布的数据中心中。如果一个位置受到影响（无论是意外事件还是高使用率），流量都会通过另一个数据中心进行路由，而不会给用户带来服务中断。 最好的提供商会主动/ 24/7全天候监控他们的网络，以便他们能够尽快检测，诊断和解决问题，从而经常防止服务中断。 

此外，大多数企业云通信提供商都承担着通过服务水平协议（SLA）提供可靠服务的义务，该协议可确保最小的正常运行时间百分比或最大的停机时间。为了确保以最少的中断获得最大的服务，请寻找能够保证“五个9”（即正常运行时间为99.999％）的提供商。

误解2：云语音通话质量不是很好（很难解决原因）

神话：

记住那句老话：“现在可以听到我说话了吗？” 手机广告？对呼叫中断，滞后或回声以及其他质量问题的担忧可能会对切换到云通信解决方案产生很大的阻碍。

现实：

但是某些云提供商使用服务质量（QoS）路由来确保每个呼叫都具有最佳的声音。借助QoS，可以对网络流量进行分类和优先级划分，以改善重要数据的控制和吞吐量。这有助于减少数据包丢失，抖动和延迟等问题，从而提高整体通话质量。

类似SparkleComm这样的云统一通信系统还可以在问题发生时立即识别出问题。例如，QoS报告自动收集每个呼叫的上游和下游数据，并通过管理门户提供深入的分析。此呼叫数据可以帮助检测低质量的呼叫和模式并通知管理员。

一个“没有奥秘”的心态

拥抱“没有神秘”的文化归结为愿意并有动机找到生产系统中发生的任何问题的根本原因，无论其复杂性如何。每个工程师都必须保持好奇心和探索心态，决不要因不知道而安定下来。

我偶尔想提醒我的团队，当我们没有实现这种思维方式时会发生什么，以及它创造了多少额外的工作。几年前，我们经常在每个星期一早上6点左右发生问题，最终导致客户中断。最初，我们假设它与进入系统的正常负载有关，但是由于它仅发生在一个单元中，因此该理论很快就被忽略了。我们必须从凌晨4:30开始开始托管观察方，工程师监视应用程序和基础结构的不同部分。最终，我们在几周后找到了真正的根本原因，并进行了修复。但是团队仍然记得那些凌乱的凌晨4:30的观看晚会，它们强烈提醒人们永远不要离开一个谜团，而这个谜团会持续很长时间而不会引起客户的骚扰。

强大的自动化

自动化是绝对的要求，但是比根本没有自动化更糟糕的是糟糕的自动化。自动化中的错误会使整个系统崩溃的速度快于人类对其进行恢复并重新投入运行的速度。

实施有效自动化的关键是将其视为生产软件，这意味着应应用强大的软件开发原则。即使您的自动化以少量脚本开始，您也需要考虑发布周期，测试自动化，部署和回滚过程。最初，这对于您的团队来说似乎有些过头了，但是您的整个系统最终将取决于您的自动化系统做出正确的决定，并且在执行时没有错误。如果从一开始就没有合并好的SDLC流程，那么很难为您的自动化做准备。

合适的团队

实践并优先考虑弹性工程的组织始于其员工。工程师编写软件然后将其传递给其他人进行测试和运行的日子已经一去不复返了。今天，今天的每个工程师都有责任确保他们的软件健壮，可靠且始终可用，例如他们拥有可靠的类似SparkleComm统一通信这样的沟通软件。弹性工程是一项艰巨的工作，需要大量热情的工程师，因此请确保您奖励并认可您的团队；确保他们知道您了解挑战的复杂性。

这需要文化上的转变，并从您雇用的人开始。在进行面试时，请确保聘用的人员对他们以前的职位感到自豪，并从解决棘手的问题中获得满意的结果，同时又保持产品的正常运转。

最后，请记住，仅说明弹性工程的这些组成部分是不够的，将它们融入组织的文化中。结合游戏和格言，确保每个人都像老板一样赢得团队合作，并最终使您的客户满意。

在当今分散的员工队伍中，保持系统的正常运行变得更加重要。这是使工程团队随时准备就绪的五种方法。

在当今的“ 始终开启”世界中，仅从基础架构角度来看还不够。服务不仅需要响应请求，而且还需要确保所有集成点均正常工作，并且它们在应用程序生态系统中的核心功能以预期的方式和预期的速度运行。始终需要一支有弹性的工程团队，尤其是在公司，在这里，身份对于我们所做的一切至关重要。

保持系统正常运行始终很关键，但是，如今的分布式员工队伍比以往任何时候都更为关键。在过去的12年中，我们一直在我的团队中进行实践，因此，我们创造了一些独特的方法来推动整个工程团队的发展。以下是五种入门方法：

监控和可见性

实施持续监控以确保您的团队在紧急情况下能够迅速采取行动至关重要。您必须在应用程序级别进行监视，识别关键的用户流，并确保创建综合交易记录和启发式监视，以在客户体验开始下降之前识别出中断的迹象。

挑战工程师为未知事物做准备的一种方法是通过常规游戏和测试机会，例如SRT（站点可靠性测试）和中断模拟。在这些游戏中，我们将团队一分为二。一个团队的任务是了解如何监视新技术的多个指标，以确保新技术正常运行，并在发现中断后在需要时采取手动措施以恢复服务。另一个团队将有目的地介绍几种破坏模式，并监视它们如何影响系统。在这过程中，我们可以用SparkleComm视频会议系统来进行工作与交流。可以甚至鼓励推动团队超越极限，迫使他们重新评估自己并为下一次学习而努力。

“冗余为王”的态度

为了确保弹性工程，没有单点故障并主动为可能需要“备份”的地方做准备是至关重要的。这看起来像是多个服务器支持的多个单元，并且所有单元都由不同的数据中心支持。当您发送凭据进行身份验证时，如果一个子系统不起作用，则可以重定向到另一个子系统，这样身份验证就可以正常工作，并且对最终用户而言是无缝的。我们花了很多时间来了解故障模式，并确保我们的体系结构可以立即解决这些故障模式。

始终记住，不仅应该在基础架构中，而且在与您依赖的第三方提供商或服务之间，都应该考虑冗余。

3.知道如何在会议室保持和加强社交距离

研究告诉我们，有60％的员工预计会在某种程度上回到办公室。人数很多，而且大多数人都不会接种疫苗，因此仍将保持与社会保持距离的规则。到今年年底，我们可能会恢复到COVID之前的数字。一些员工可能不顾社会疏离规则而对其他员工感到焦虑。 

现场有更多的人，加上社交距离的需求，这意味着您需要一个计划来跟踪和限制会议室的容量。现在就开始计划如何监视这些数字。如果超出人数，将如何提醒您？

也许您也需要重新考虑座位安排。是否会固定它们以控制距离？还是您可以提供免费座位并让员工自己保持适当的社交距离？仔细考虑一下，找出最适合您的公司和空间的最佳方法，计划如何实施和教育新系统。

4.建立会议室的预订礼节

当考虑到会议室时，请考虑贵公司的预订礼节。大流行前，员工经常超额预定房间，而没有使用它们。当员工返回办公室时，由于社交距离的要求，空间将非常宝贵，您也不会希望会议室不必要地空着。

考虑创建一个预订工具，该工具可以使人们同时预订和取消会议室空间。确保员工知道优化空间的重要性，例如，由三个人组成的小型会议不会垄断可容纳25人的空间。

同样，也不允许员工接管空的会议室以安静地工作。相反，请寻找其他允许员工集中精力的选项，例如通过SparkleComm统一通信平台进行远程工作和沟通。

您的新预订规则还应该鼓励高效的会议。明确说明会议不能超过分配的时间，这可能导致当前和以后的会议参加者聚集在同一空间中。 

SparkleComm房间：弥合办公室和远程工作人员之间的鸿沟

在劳格科技，我们了解公司在开始计划员工永久或偶尔返回办公室时的需求，因此我们可以提供帮助。无论您的会议室大小或形状如何，我们都可以轻松地为大流行后的新常态做准备，以实现安全高效的会议。

使用您现有的视频会议硬件，我们的SparkleComm会议室可将任何大小的会议室变成视频会议室。这是如何运作的？假设一半的会议参与者将远程加入，而另一半则在办公室。会议开始时，远程加入的人员可以单击其SparkleComm视频会议邀请进入，将所有人连接到同一会议室。

它不只是视频会议解决方案。SparkleComm提供了有关视频会议各个方面的详细见解，管理员可以全面了解房间和设备的性能，会议参与度，在线和离线状态等等。 

此外，还期待着我们即将推出的“房间控制器”功能，该功能使与会人员可以直接通过智能手机控制会议室的设置。 

强调：

会议室有望在今年卷土重来，但是将它们投入使用将不会像以前那样简单。

企业将需要加强社交疏散和其他安全措施，同时配备会议室以弥合办公室内和远程员工之间的鸿沟。

在重新打开会议室之前，这里有几个主要注意事项。  

随着疫苗的普及和大流行病的临近，对于许多人来说，重返办公室的可能性很大。话虽如此，我们的工作场所看起来可能会与过去几年大不相同。例如，根据一项研究发现83.7％的企业希望允许部分员工在任何地方工作。随着企业努力提高生产力并优先考虑安全性，这种混合安排是未来的发展。 会议室尤其需要特别护理。会议室经常到处都是细菌，细菌可以在人与人之间迅速传播。同时，随着更多员工在任何地方工作，传统会议室将不得不弥合办公室员工与远程员工之间的鸿沟。

企业如何恢复会议室可能对其合作和文化产生重大影响。随着路线图的恢复，这是正确的做法。让我们看一下大流行后会议室的几个主要注意事项。

1.保持会议室清洁

您的通风系统工作正常吗？国家疾病预防控制中心建议，重新占用建筑物不需要新的通风系统，但是新的往往比旧的更好。无论如何，通风良好的会议室对于确保员工安全至关重要。

在预定的会议之间留出足够的间隔，以便清洁房间。确保可以轻松获得清洁用品，以擦拭会议之间的表面，并确定和沟通负责人。也有广泛可用的洗手液。

移开椅子以保持适当的社会距离，并张贴清楚地标明必须与之保持距离的人以及其他必须遵守的政策和程序的标志。

确保有一个非接触式房间控制面板。有些允许您使用智能手机或其他个人设备控制房间参数。

2.确保为视频会议设置了会议室

在大流行后的工作场所中，员工可能只将一部分时间花在办公室上。这种称为混合工作的新工作范例使员工可以自由选择最舒适和最有生产力的工作。

只有一个问题：没有设立许多办事处来支持混合型劳动力。让我们看看您的标准会议室。会议室专为实际出席而设计，是面对面讨论的重要推动者。但是那天在家工作的队友呢？还是那些永久偏远的地方？

有了混合型劳动力，企业将需要确保员工可以轻松有效地进行交互，无论他们是在办公室还是从远程位置拨打SparkleComm视频电话。  

这意味着会议室将需要适当的视频会议硬件和SparkleComm视频会议软件来弥合差距。例如，Poly和Logitech都提供了使安装变得轻而易举的多合一视频会议设备。使用SparkleComm作为软件会议解决方案，您的会议室可以为来自任何地方的工作人员提供支持。

毫无疑问，有效的客户沟通可以提高忠诚度和满意度，并最终提高利润。尽管电子邮件，社交媒体和电话渠道仍然是重要的驱动力，但SMS是企业不容忽视的有影响力的工具。

数据还越来越多地显示出SMS是客户希望与他们经常去的业务进行交互的方式。我们很高兴提供API或即用型应用程序，通过与运营商合作，该API或现成的应用程序允许企业每天发送多达250,000条文本消息，并且在一个API请求中最多发送10,000条唯一消息。确保消息直接发送到客户的电话而不会被阻止。

文字与电子邮件：注意力优势

询问曾经为低开门率而感叹的任何营销商；很难通过电子邮件与消费者建立联系。但这不是SMS所不存在的障碍：根据研究， SMS的开放率高达98％，而电子邮件仅为20％。这意味着，尽管五分之一的收件人可能会打开一封电子邮件，但如果通过短信到达，几乎每个人都会看到相同的消息。

可能是人们无休止的电子邮件泛滥，或者是检查和回复文本所花的时间很少，或者是因为接收文本的急促激活了人脑中的奖励中心，导致了令人愉悦的急促。但是，无论消费者还是营销人员，都对SMS抱有良好的情感：

75％的人说他们很高兴通过短信收到要约

64％的人表示，他们对将短信作为服务渠道的公司抱有更积极的态度

65％的营销人员表示短信是“非常有效”的渠道

最终，这些好感转化为行动：文本的回复率比电子邮件的响应率高7.5倍。

跨部门实施SMS

SMS消息传递提供了跨行业和跨行业的应用程序，为吸引消费者的注意力提供了直接而直接的途径。从航班预订和状态通知，到银行的文本欺诈警报，再到电子商务应用程序的二元身份验证，SMS可以有效消除噪音并要求注意和采取行动。

在零售业中，发送有关促销和店内优惠券的文本（无论是黑色星期五促销还是选择短信折扣），通常会使这些提议更具可行性：一项研究发现，四分之一的消费者将在三分之内兑换发短信的优惠券收货天数。SMS优惠券可在一周内将兑换率提高到60％。而且，获得SMS优惠的建立关系的好处甚至可以持续更长时间：大约十分之七的消费者表示，他们将在收到SMS优惠券后签署零售商或品牌的营销清单。

SMS的应用程序不仅仅限于购物。例如，在医疗保健中，SMS已成为确认和提醒患者约会的有用工具，以及用于COVID-19的联系人追踪和筛查的一项有用工具，这项工作每天可能需要数千条文本才能用于繁忙的医疗保健设施。 在教育和非营利领域，SMS开辟了直接和个人渠道，可以加深参与和参与。老师可以使用SMS来简化学生与家长之间的沟通，例如作业提醒和其他通知。对于非营利组织，将个人消息直接发送到支持者的电话可以帮助维持意识和与当前事业的联系感。

使用SparkleComm简化客户沟通

使大容量短信特别有效的原因不仅在于消费者喜欢并会回复短信。同时轻松地将通信扩展到成千上万的人也很容易且具有成本效益，从而提高了投资回报率。

借助SparkleComm即时通讯，您可以使用SparkleComm的业务号码一次发送数千条针对性消息或批量消息，我们的编程API在单个请求中最多支持10,000条消息，每天支持250,000条消息，每条消息的成本为几分钱，没有直通运营商费用，并且比其他领先的供应商低。

此外，SparkleComm即时通讯在组合中添加了一个有影响力的工具，不会增加复杂性：它可以在我们现有的平台上运行，允许您从现有的公司电话号码（或任何分机号）发送文本，并且不需要启用新供应商或每月管理一个单独的账单。最重要的是，使用我们针对Java，Python，Ruby，C＃和PHP的预构建应用程序或SDK容易上手。

是时候使用SparkleComm高容量SMS来增强您的影响力了。

我们的大多数合同人员都在SparkleComm应用中的众多消息传递团队中： 

全面法律组织的团队通常致力于影响整个法律部门的重大公告以及随意的对话。

接下来，我们的律师和谈判人员将使用商业法律团队来讨论更多一般性合同问题，并交流想法和经验教训。

我们还有专门针对特定客户销售交易的消息传递团队，这些团队将所有资源整合到一个讨论线程中。 

当商业法律团队致力于完成特定交易时，消息传递组通常包括组织中的相关利益相关者，包括销售，财务，安全，网络等的代表。在某些情况下，我们甚至可以将客户添加到有关合同的团队中，以保持讨论的畅通。 

一旦为特定合同建立了消息传递组，我们将使用它来提出问题并实时讨论谈判的细节，从而有助于保持谈判的势头，以便更及时，更高效地签署交易。 

通过视频会议达成协议

精美的文字是一种很好的交流方式，但是电话和视频会议才是真正的动作发生的地方。在签署客户合同之前，重要的是坐下来一起审查合同要求和其他详细信息。 

除非客户拥有另一个首选的视频平台，否则我们希望在SparkleCommVideo上做到这一点。首先，SparkleComm使预订会议变得很容易。由于我们已经使用Outlook日历和电子邮件，因此通过SparkleComm集成，我们可以直接从Outlook发送会议邀请和指向任何内部或外部利益相关者的链接。 

会议时间到了，所有客户所需要做的就是单击电子邮件邀请中的链接并通过其网络浏览器加入。从最后开始，我们只是进入SparkleComm应用程序（我们一直保持打开状态），然后单击“加入”按钮。如果仅合同本身是如此简单！ 

每个人都参与进来后，我们可以详细讨论并使用屏幕共享之类的功能来充实细节。

使合同更顺畅

作为一个组织，我们致力于通过让他们的生活更轻松来使我们的客户满意。作为律师，我们的法律部门的首要责任是确保我们遵守规则并最大程度地降低法律风险。从合同的角度来看，实现这种平衡是一项微妙的举动。 因此，SparkleComm是我们完成工作的最重要的环节。