UC支持虚拟劳动力的3种方式

劳动力正处于一个巨大的转型期,更多的专业人员在家工作比以往任何时候都多。根据CNN Money的数据,十年来远程办公人员的数量增加了115%。企业认识到这种灵活的工作安排所提高的生产力和员工满意度,正在考虑如何更好地支持从办公室以外远程工作的员工。SparkleComm统一通信(UC)可以在这些努力中发挥重要作用。以下是UC支持虚拟劳动力的三种方式。

  • UC提供更好的协作

无论在何处完成工作,有效协作都是业务优先事项,但在远程环境中对其的需求尤其严重。远程办公同事,特别是那些主要在偏远地区工作的同事,尤其依赖于与同事的强有力合作,以推进他们的工作并保持对公司生活的影响。幸运的是,SparkleComm 统一通信(UC)提供了他们所需的各种工具,可以灵活地与他们的同事就项目和日常任务进行联系和协商。

如果远程工作人员需要使用预算问题快速询问财务人员,他们可以通过SparkleComm即时消息进行操作。如果他们需要与在公司办公室工作的团队成员仔细审查提案,他们可以设置一个网络会议来共同查看文档并实时进行更改。SparkleComm视频会议非常适合主管和他们的远程办公人员之间的签到,支持与手势和物理指标的细微交流,除了在面对面交流时,您无法以任何其他方式获得。SparkleComm视频和音频会议允许虚拟劳动力加入团队或公司会议,使他们及时了解公司的重要事件和发展。

  • UC提供一致的体验

远程办公员工有时可能会表示担心他们没有提供与他们的办公室同事相同的工具。幸运的是,SparkleComm UC解决方案为他们提供了与公司其他任何人完全相同的功能和功能,无论是通过在家庭办公室连接笔记本电脑的VoIP软电话还是允许他们在排队等候时在客户端办理登机手续的便捷移动应用程序。虽然企业确实需要确保他们为远程员工提供足够的服务质量,以便沟通体验顺畅和一致(这也是办公环境的关注),SparkleComm提供的核心工具,特别是在云端UC设置中,任何人都可以随时随地使用。这是虚拟劳动力肯定会欣赏的好处。

  • UC解决方案提供高可用性

尽管每当有技术人员担忧时,每个人都会感到沮丧,但远程办公员工受到的影响甚至更严重,因为他们常常感到孤立。因此,选择能够在整个工作日提供高可用性和一致,可靠体验的通信工具是明智之举。 SparkleComm UC解决方案,尤其是基于云的选项,提供了强大的弹性访问,虚拟劳动力需要完成工作。客户服务代表可以确保他们可用并响应客户需求,而来自其他部门(如市场营销或财务部门)的同事可以提供相同级别的可用性并访问内部同事,以便工作不断发展。最后,在恶劣天气甚至是灾难的情况下,SparkleComm解决方案通常会派上用场,让员工可以通过可靠的宽带连接与任何位置保持联系并协调工作或有效的灾难响应。这样,无论生活中可能出现什么样的惊喜或惊吓,企业都可以继续运营。

随着越来越多的企业为员工提供灵活的工作安排,他们将越来越多地优先考虑技术解决方案,使这些员工能够从远程位置高效地工作。 SparkleComm UC解决方案是在考虑到这一要求的情况下现成的,支持在数字时代变得越来越虚拟的员工的协作和可用性需求。

要在2019年观看的6个VoIP和UC趋势

2018年已经形成市场上的IP语音(VoIP)和统一通信(UC)的转型。数字化转型和不断变化的工作性质以及市场变化将意味着供应商调整产品以更好地服务于他们的市场。

那么2019年应该要看的六种VoIPUC趋势。

  • 1.移动优先成为VoIP和UC市场的主导者

我们生活在一个承包商,远程工作人员和地理位置分散的项目团队的时代,所有这些都有助于为客户推动移动优先方法。这些用户要求始终对语音,聊天和协作进行访问,以便与其客户和团队成员保持联系。预计2019年将有更多移动优先的VoIP和UC产品战略获得支配地位。

劳格科技科技的SparkleComm UC的语音视频解决方案支持智能手机、平板、电脑等各个终端,很好的提供给您BYOD的良好体验。您还可以看到VoIPUC移动客户端成为企业设备的标准配置,并在各行各业的企业应用商店中占据用户最喜欢的位置。

  • 2.语音助手加入VoIP和UC平台

去年有关亚马逊Alexa for Business推出的消息,该消息称能够使用语音命令设置VoIP电话和会议。这样的承诺肯定会与曾经沮丧地拨入电话会议的客户产生共鸣。亚马逊有其Chime会议服务,但已经宣布了会议合作伙伴,包括Crestron,Polycom,RingCentral和Zoom。

这样的Alexa新闻也意味着谷歌和微软不能在他们自己的企业语音助理产品,与他们的VoIP / UC产品集成,以及推出他们自己的VoIP / UC合作伙伴列表方面落后太多。当然您也可以选择新型的发展型企业,选择SparkleComm,让您的语音助手加入VoIP和UC平台。

  • 3.网络中立激发VoIP和运营商合作伙伴关系

网络中立的潜在损失导致VoIP呼叫美国政客和宽带互联网高管。想象一下,宽带提供商可能会放慢VoIP和视频数据包速度的世界,因为供应商没有向他们支付十分之一(额外费用)。抛开所有党派关系,这将推动VoIPUC供应商与主要运营商建立伙伴关系。它具有商业意义。

尽管如此,尽管对网络中立性的争夺远未结束,但你仍然可以期待合作伙伴和一个或另一个玩家试图利用不确定性来赢得新客户。

  • 4.供应商合并

去年的一个重要故事是Cisco-BroadSoft的交易,该交易在今年仍然会在市场中产生连锁反应。一个兼并和收购的角度将是运营商和云提供商为其企业客户提供UCVoIP服务。

在VoIP和UC启动生态系统方面,2019年可能会带来更多的兼并和收购,特别是如果网络中立性受到影响,可能会影响VoIPUC的带宽成本。

  • 5.更多云,更少内部部署

您可以期望在2019年看到更多的云VoIPUC产品,即使一些老牌企业正在利用其内部部署解决方案并推出更多云产品。事实上,如果我们看到更多的VoIPUC供应商落后于云的本地解决方案,那就不足为奇了。

SparkleComm的后台MCU部署在云平台上,随着云提供商,网络运营商和VoIP / UC供应商合作,为当前和潜在客户提供更具价格竞争力的通信和协作解决方案。

  • 6.更多POTS前往垃圾箱

随着越来越多的企业安装SparkleCommUC系统来处理内部和外部通信,寻找前往公司办公室外的Dumpster的普通老式电话系统(POTS)。运营商仍将支持POTS,但VoIP / UC定价和功能对于面临疲惫的旧POTS无法满足其不断变化的员工需求的企业来说将变得过于引人注目。

网络中立性的潜在损失可能直接影响2019年的VoIP和UC趋势,即使它以某种方式被推翻。合作伙伴关系将形成,技术将发展为服务于不断变化的劳动力,为VoIPUC市场带来令人兴奋的一年。

什么是UCaaS?

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目前,沟通是任何小型,中型或大型组织持续发展的重要因素。如果您没有可以让您的员工与其他团队成员,客户和其他人进行统一通信的系统,那么维持增长将是一项艰巨的任务。

对于大多数组织来说,创建这种系统非常困难,这就是为什么他们更愿意接受那些提供统一通信作为服务(也称为UCaaS)的公司的帮助。如果您不知道什么是UCaaS或它如何帮助您在组织中进行更好的沟通,那么本文可以向您解释。

什么是UCaaS?

如果您对UCaaS了解不多,那么您可能会对UCaaS定义产生各种混淆。如果我们谈论其最简单的解释,那么它只是将您现有的工具与基于云的系统连接和集成,以便与世界其他地方进行安全,轻松的通信。统一通信即服务的好处在于,它与云服务的集成使您可以快速轻松地实现指数级增长。SparkleComm统一通信作为一种UCaaS,该系统包括基本的通信功能,如VoIP,用于广播消息的网络限制,用于一对一或多种通信的视频会议,共享桌面屏幕,消息传递以及可帮助您轻松沟通的类似其他工具。

UCaaS的流行

与其他既定选项相比,统一通信即服务是一种新的通信方式,但它以超快的速度增长。在很短的时间内,UCaaS市场增长了很多,每天都有许多新组织选择这种方式作为主要的沟通方式。如果我们谈论UCaaS市场份额,这个领域超过55%的市场被前五大公司所覆盖。由于前五大玩家的这种支配,其他公司也在努力通过他们的努力渗透市场,他们通过他们的UCaaS为组织提供更多功能。如果我们必须根据当前的UCaaS市场份额对UCaaS市场预测发表任何意见,可以肯定地说,与当前的UCaaS市场规模相比,该行业的价值将超过80%,接近10倍。

为什么你应该拥有它

如果您正在经营一家企业并且您仍然不确定是否应该为您的组织选择UCaaS,那么答案很简单,您应该尽快获得。当您在组织沟通中包含此内容时,您将立即击败仍在使用旧式通信选项的所有竞争对手。与它们相比,这将有助于您表现更好,增长更快。SparkleComm统一通信的另一个显着优势是,您将拥有多项服务,这些服务必将帮助您轻松发展业务。节省成本是任何业务最重要的因素之一,并且该系统与您的通信的集成将立即降低通信成本,同时为您提供稳定的通信选择。它还可以减少您的硬件管理或资本投资问题,从而帮助您拓展业务。

影响UCaaS增长的因素

如果我们谈论UCaaS采用的增长,那么我们当然可以列出一些相同的因素。高端智能手机的增长是广泛接受UCaaS的最主要原因之一。除此之外,互联网的速度每年也在增加,这样可以在多个设备之间实现无缝连接,从而实现更好的通信和多任务处理。除此之外,还降低了硬件成本,使组织更容易使用与该系统兼容的新硬件。所有这些因素使组织更容易接受我们并采用统一通信即服务。

如果您有一个小型企业,并且您想知道是否可以使用此系统来促进业务增长,那么您不必担心它。有多种选择,例如市场上可用的SparkleComm,包括单租户和多租户。此外,它将降低您的业务运营成本,它将帮助您快速成长,这就是为什么您可以毫无疑问地适应它。同时,如果您经营的业务规模中等或大,那么您当然也可以使用SparkleComm统一通信系统,并且您可以获得优秀的结果,没有问题。

团队采用UCaaS的4个技巧

如果您已做出重大决定,将您的团队从过时的电话和低效的聊天应用程序混合转换为更复杂的SparkleComm统一通信解决方案。这是一个至关重要的决定,转而使用统一通信即服务(UCaaS)的奖励太多,无法提及,包括更好的团队协作和更好的客户关系管理,以及改进的分析数据等等。

然而,与任何新技术一样,领导者需要努力工作以确保他们获得收益。当您的团队转向UCaaS时,请注意以下几个关键事项:

1.在变更发生之前映射变更的影响

组织中的每个人都以不同的方式使用他们现有的通信系统。例如,某人可能位于网络连接较差的位置,或者某个团队可能使用与新系统不兼容的软件。您需要了解SparkleComm统一通信系统对每个人的影响,并且在变更进行之前您需要知道。

2.给每个人他们需要的训练

大多数统一通信系统都是不言自明的,SparkleComm也提供简单统一的功能界面方便用户的使用,但这并不意味着您可以吝啬培训。同样,每个人都有不同的要求:有些人会立即拿起它,而其他人则需要很多支持才能掌握系统。正确的培训数量是个人需要的数量,因此在您确定他们对新系统的各个方面感到满意之前,不要撤回对他人的支持。

3.让每个人都意识到安全

您的IT团队和您的云提供商将讨论系统安全性的技术要素,但最大的风险不是技术性的。这是人类。您的团队比以往任何时候都更需要了解他们在保护公司数据方面的作用,从保护密码安全到保护他们使用的设备。同样,这是一个培训问题,因此请确保他们得到充分支持并获得保持安全所需的资源。使用SparkleComm的一大好处就是安全保密。所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

4.查看灾难恢复计划

UCaaS的灾难恢复应该比以往任何时候都更容易,因为您拥有比使用固定的内部部署通信系统更大的灵活性。但是,利用这一优势意味着制定新计划,让每个人都重新开始运营,并为客户提供不间断的服务。如果您的灾难恢复计划涉及员工留在家中并使用他们的个人设备,请确保他们了解这一点并知道如何访问该服务。

UCaaS是一项功能强大的技术,但它只能与使用它的人一样高效。您的团队需要在过渡期间得到全面支持,并了解他们可以使用的所有功能,以便他们能够充分利用统一通信并比以前更好地工作。

SparkleComm能提供的即时通讯是什么?

  • 即时通讯是什么

即时通讯(IM)允许多人通过互联网或组织的内部网络实时通信。简单易用的程序,称为IM客户端,使这成为可能。许多IM客户端可以在Internet上免费下载,甚至可以作为免费的商业软件应用程序使用。消息通常包含简单文本,但该技术还允许交换图像,声音和其他文件。通过使用麦克风和/或网络摄像头,也可以分别称为音频会议视频会议的语音和视频通信。

  • 即时通讯的好处

与电子邮件不同,即时通讯实时发生。SparkleComm统一通信平台的即时通讯软件允许用户查看其他用户是否在线,并且可以立即接收和回复信息。即时消息传递允许朋友和家人保持联系,并且已经取代电话作为许多人的社交通信手段,但它也可以为商业和其他组织提供许多好处。

事实证明,即时消息传递是在组织内共享信息的一种非常有效的方式。对于需要快速响应的简单问题或问题,消息即时文本可能是最佳的通信方式。SparkleComm即时通讯比电话和面对面通话具有更小的破坏性。与长途电话相比,IM也可以节省资金。即时消息交换往往比电话和面对面会议更短,节省了员工时间,如有必要,可以保存IM对话以供将来参考。

即时通讯也越来越受到公司的欢迎,这些公司为客户提供了一种通过在线实时聊天联系客户支持的方式。技术支持人员通过即时消息与客户聊天,同时使用远程访问查看客户的屏幕。这种情况非常适合在线计算机修复和远程桌面支持。

  • 超越即时消息

SparkleComm即时通讯软件不仅仅适用于简单的一对一交换。可以将联系人组织成组,并将消息一次发送到整个组。同时SparkleComm消息传递程序还允许IM会议,或者同时与多个人交换即时消息的能力。如果需要,这可以包括语音通信。电子表格,文字处理文档,幻灯片演示文稿和其他文件可以立即发送给所有参与者。这些文件通常太大而无法作为电子邮件附件发送,但SparkleComm没有这样的限制。

一些即时消息程序与其他形式的群件组合在一起,例如SparkleComm通过屏幕共享和电话会议功能,可以进一步增强协作。这种强大的组合非常适合Internet会议,远程支持或网络会议。

即时通讯,就像之前的电子邮件一样,已经成为一种强大的协作工具,可以为任何需要沟通的个人或团体提供,并且很快将变得不可或缺。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(四)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(四)

5.安全

所有用户都应将其设备视为信息窃取的潜在途径。那些使用设备进行公共业务的人应该保护他们,因为他们可以访问任何安全信息。员工应遵守北卡罗来纳州信息技术部颁布的所有州政策并鼓励当地机构员工遵循这些准则作为最佳做法。

用户可以遵循一些简单的规则来保护自己免受安全风险:

- 不要让陌生人使用工作场所发布的设备;
- 不要让设备无人看管,因为这可以为其他人提供安装软件或窃取信息的便捷途径;
- 不要使用不安全的设备发送有关工作场所业务的敏感或机密信息。

六,结论

文本和即时消息为工作场所带来了新的功能,并承担相应的责任。员工有责任根据法规和准则正确维护记录,无论其格式如何。这些媒体的用户还必须了解文本和即时消息引发的安全性和生产力问题。随着这些媒体在工作场所内不断发展,员工必须始终注意他们在文本/即时消息或类似类型的通信方面的职责,这些通信符合G.S.§132中的公共记录定义。

与任何沟通工具一样,员工必须平衡这些技术的能力与记录保存,透明度,安全性和专业性的标准和指南。

应以最大化透明度,维护网络安全性和遵守专业标准的方式使用所有机构通信工具和方法。 这将有助于确保员工避免使用这些新的通信方法的潜在问题,同时仍然收获好处。 DNCR强烈鼓励州政府机构和地方政府评估IM和短信通信的使用,并为其员工提供有关这些消息的保留和管理的指导。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(三)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(三)

4.记录和保留

G.S.§132通过内容而不是媒体或格式来定义公共记录。当员工用于开展公共业务时,个人和工作场所发布的设备将导致构成公共记录的通信符合G.S.§132的要求,并得到北卡罗来纳州自然和文化资源部的指导。

员工有责任了解并遵守所有适用的保留时间表,这些保留时间表规定了记录应保留多长时间以及是否应永久保留,销毁或转移到国家档案馆保管。如上所述,记录由内容而不是给定通信的格式定义,因此员工必须适当地识别记录的类型。

尽管代理商记录保留时间表可能没有明确提及文本或即时消息,但仍然涵盖了通过这些媒体进行的通信。记录保留和处置计划包括适用于文本或即时消息的各种项目。

通常可以同时保留对话,以便从头到尾显示交换。许多移动设备和即时消息服务和程序允许保存和转发整个会话。来自不同平台的操作软件可能具有保留消息的工具,或者可能存在执行此操作的第三方应用程序。员工有责任确保保留消息,以便在响应记录请求或诉讼时生成消息。

注意:代理商和员工不应依赖服务提供商提供由文本/ IM创建的记录。服务提供商可以保留自己的文本和即时消息记录,但他们不会自动承担向政府实体提供这些记录的副本。使用个人设备的员工负责管理这些记录并确保按照要求保留这些记录。记录保留和处置计划。为不同平台开发的应用程序和工具可以帮助员工解决这个问题。

向员工提供工作发布设备的代理商应注意这些问题,并寻求在与服务提供商签订的合同和服务水平协议中解决这些问题,以确保他们能够获取其公共记录的副本。

以下是代理机构和地方政府的模型合同语言,用于从雇主发行的移动设备上获取服务提供商的公共记录副本:

“服务提供商同意允许代理机构从其电子邮件系统收集所有短信。服务提供商同意代理商有权访问所有数据,无论是谁创建了内容以及出于何种目的。服务提供商将根据以下时间表[特定程序]提供短信:[时间表]。机构内的以下职位有权向[服务提供者内部]提出此类请求。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(二)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(二)

3.使用消息技术的指导原则

  • 3.1在公共事业中使用消息技术的考虑因素

在实施政策或允许使用文本和即时消息工具时,代理商应计划使用工具进行公共业务。每个机构的官员和管理人员都应该了解这些服务的广泛使用,并应通知员工适当使用文本/ IM。机构负责人还应考虑文本/即时消息对员工的好处,并努力保留这些好处或寻找替代方案,同时遵守记录保留和处置责任。

要考虑的问题:

如何在办公室中使用短信/即时消息?多常?

您的办公室是否有任何特定于文本消息/ IM有助于解决的需求 - 管理目的或与其他部门/第三方的沟通?

员工或官员是否使用工作场所发布的设备进行此类通信?个人设备?什么平台?

员工如何根据公共记录法和其他记录管理职责了解有关管理电子通信的信息?您的办公室当前如何存储和保留短信和即时消息?

是否存在转录或存储短信/ IM的现有方法?如果没有,现有的做法如何适应?或者需要一种新方法?

办公室政策如何解决电子发现对使用短信/即时消息的法律影响?

机构负责人可以使用此信息来帮助确定其代理机构是否以及如何使用这些通信平台进行公共业务。关于所有格式的政府业务的沟通导致创建公共记录,如N.C. G.S.§132所定义。

  • 3.2适当使用

与所有记录一样,必须根据州法律的要求保留和管理与公共业务相关的文本/ IM日志。 N.C.G.S. §132将公共记录定义为“文件,文件,信件......无论其形成或收到的物理形式或特征如何...与公共业务的交易有关... “。

  • 3.2.1个人使用

DNCR强烈鼓励各机构制定关于使用雇主发行的设备和个人使用工作场所发布的设备的政策。员工不得使用工作场所发行的移动电话为政治目的发送短信,进行私人商业交易或从事私人商业活动。

  • 3.2.2专业用途

员工的沟通应该是专业的。虽然文本/ IM允许更快的响应和快速交换想法,但员工应该:

将个人和工作相关的信息分开,
确保他们的信息清晰简洁,
对这些交易所应用与工作相关的相同专业标准电子邮件(电子邮件)或信件,
请注意,根据NC公共记录法,可以披露与公共业务相关的信息。

如果员工选择使用文本或即时消息技术,他们必须密切关注他们维护公共记录的责任。

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(一)

1.目的

移动设备和即时消息服务为员工提供了一种与工作场所和工作日进行通信的方法。几乎可以随时随地进行直接通信,从短消息到长期交换,可以提高员工的工作效率。根据北卡罗来纳州法规和自然和文化资源部的现有指南,员工有责任管理与公共业务相关的记录。这包括即时消息和文本消息应用程序启用的通信。员工还必须记住,这些形式的通信(如电子邮件或社交媒体通信)可能会导致记录由第三方服务提供商或转发服务托管。无论员工是使用个人或工作场所发布的设备,这些与工作相关的通信都遵守与其他公共记录相同的规则和规定。

本文档旨在解决即时消息(IM)和文本消息是什么以及如何在工作场所使用它们。它还根据一般法规和记录保留和处置时间表处理员工责任。

2.什么是文字消息?什么是即时消息?

  • 2.1文本消息

短信,有时称为“短信”,通常是指使用“短消息服务”(SMS)将屏幕上的消息发送到接收者的电话。短信限制为160个字符。字符定义为需要一个字节的存储的任何符号,包括数字,字母,符号,空格和标点符号。其他形式的文本消息传递包括允许用户发送图片,视频和其他非文本媒体的多媒体消息服务(MMS),以及可以包括格式化文本的增强消息服务(EMS)。

通过“捎带”在电话和运营商基础设施之间经常发生的小型信息传输上交换文本消息。消息不是直接从电话发送到电话,而是通过电话网络使用标准通信协议进行存储和转发。如果电话关闭或没有信号,短信“等待”接收者接收信号。

每条短信还包含有关邮件的数据,包括邮件的发件人和收件人的电话号码,时间戳,目的地电话号码和格式。这些描述其他数据的上下文和内容的重要信息称为元数据。电子邮件软件和在线服务也可以向移动设备发送文本消息。短信也可以从一个来源发送到许多不同的收件人,允许办公室快速联系其许多员工或客户,例如在紧急情况下。

  • 2.2即时消息

即时消息(IM)是一种在线服务,其中用户使用电话,个人计算机(PC)或其他设备上的客户端软件与使用兼容软件的人通信(例如,Apple®的iMessageTM服务,Microsoft的Skype for Business,或者GchatTM服务链接到Google的Gmail®客户端。诸如Facebook©之类的社交媒体网站也能够允许两个注册用户之间的即时消息传递。

即使是能够发送和接收数据的基本移动电话通常还具有预先安装的即时消息软件,允许用户通过移动设备与这些服务的其他用户进行通信。

当用户登录时,服务器加载可用收件人列表(“朋友列表”)。在连接用户之后,该服务允许每个用户的软件直接在另一端与软件“对话”,而无需进一步使用服务器。这是传统即时消息传递模型,但较新的服务有时会在“云中”保存消息30天。美国国家标准与技术研究院(NIST)将云计算定义为“用于实现对可配置计算资源共享池(例如,网络,服务器,存储,应用程序和服务)的无处不在,方便,按需网络访问的模型”可以通过最少的管理工作或服务提供商交互来快速配置和发布。在前面提到的示例中,云指的是由提供商提供的服务器,以便进行业务交易。

IM用户必须记住,他们发送的消息可以临时存储在服务器上,该服务器直到最近才通过即时消息应用于用户到用户的通信。

员工必须牢记使用文本/ IM以及在构成G.S.§132定义的公共记录时管理消息的准则。

  • 2.3对话

即使是涉及公共业务的单个文本消息和即时消息也是公共记录,但是对较新的消息传递服务的通信通常会导致对话。这些是个人之间交换的消息的记录,按时间顺序保存,就像电子邮件交换一样。某些设备会自动以对话形式显示消息。其他包括它作为可选设置。但是,针对多个主题的对话可能会在同一对话中产生多个保留期;因此,保留会话将默认为最长保留期。

贵公司的即时通讯政策是什么?

考虑一下这种情况:您将全体员工聚集在一起进行计划会议。他们用自己的笔记本电脑和手机做笔记并回复紧急电子邮件。房间里面的其中两名员工正在互相发送即时消息。一个人向另一个人发送关于该部门年轻新实习生的评论。虽然房间里没有其他人知道这个私人谈话,但有一天它可能会给公司带来重大问题。

 事实上,这种电子对话是利用公司资源 - 计算机和通信网络 - 使其成为公司的正式记录。更重要的是,如果当实习生起诉公司处理骚扰问题的那一天,该公司可能被要求制作一份轻率评论的记录,这些评论从未打算超出房间里面的两个人。那些从一个人“瞬间”发送到另一个人的话可能是一支冒烟的枪。

为了避免你认为“这可能永远不会发生在我们身上”,美国管理协会和电子政策研究所进行的“2004年工作场所电子邮件和即时消息调查”中给你一些令人瞠目结舌的统计数据。他们调查了840家公司的数据。在那些表示他们在工作场所使用IM的公司中,有58%的人表示该服务用于个人聊天。最令人不安的是,这些小小的个人信息不仅仅是关于午餐吃什么。调查受访者报告发送和接收以下类型的潜在破坏性IM内容:

-附件:19%

-笑话,八卦,谣言或贬言:16%

-有关公司,同事或客户的机密信息:9%

-性,浪漫或色情内容:6%

就个人而言,这些数字很低。但有很多人,他们倾向于把事情放在即时消息中,以至于他们永远不会对电子邮件做出承诺,因为即时消息“感觉更私密”。可真的是这样吗?

现在公共的即时通讯在安全和保密性方面并不那么令人满意。并不是那么私密。对于公司来说,它所需要的是属于公司自己的企业即时通讯。比如,SparkleComm。它提供公共即时通讯的相关功能,比如包括账号间文本聊天、支持图片/短视频/短语音发送、支持消息推送提示等。更在保密和安全性,以及公司的记录可保留,讯息可追溯方面有更大的可塑性。

IM是一种公认​​的电子通信形式,它应该被视为一种形式。也就是说,IT部门有义务帮助公司为消息传递服务选择适当的技术,并实施有关安全性,记录保留和可接受使用的策略和程序。选择企业即时通讯SparkleComm,避免更多的安全漏洞。