即时消息的问题和解决方案(三)

解决方案

一种选择是实施由Akonix、FaceTime Communications Inc.、Postini和IMLogic Inc.以及Barracuda Networks Inc.和MessageLabs Inc.等公司提供的IM管理服务。这些公司提供IM加密服务、存档和搜索服务,以及内容和内容路由控制。有些还为公共IM系统的用户提供连接到公司目录的能力,这使得企业客户可以像在电子邮件系统中那样使用一组通用的名称和地址约定。

Akonix可能是最后一家专门提供即时消息安全服务的公司。最初的“三巨头”的其他成员现在也在涉足其他业务——IMLogic最近被安全巨头赛门铁克(Symantec Corp.)收购,而FaceTime也在其产品中加入了一系列其他服务。

Akonix a系列IM安全设备是即插即用的硬件安全系统,无论IM配置是什么,它们都能工作。“我们是瑞士,因为我们为所有人提供服务,包括企业和公共网络,”Akonix首席执行官彼得·肖夸耀道。Akonix与IBM、微软(Microsoft Corp.)和Jabber Inc.建立了合作关系,并获得了所有主要公共IM网络的认证。“当我们的目标客户有各种各样的事情发生时,我们喜欢这样,因为我们可以为他们提供一套统一的政策。”

Akonix提供一般的恶意软件保护、存档和其他遵从性服务,以及与企业目录的集成。Shaw说它可以提供一定数量的内容控制。“我们可以在消息中查找关键字,我们可以确保附件被安全地路由,但我们不能检查附件,”他说。Shaw解释说,原因在于即时消息的实时特性使得打开和检查大型文件的繁琐过程变得不可能,因为用户体验会变差。

赛门铁克表示,其IM管理器减少了与即时消息相关的风险。通过提供内容控制、存档和检索以及基本的保护服务,它的服务使IM成为一个更有用的业务工具。类似地,FaceTime的RTGuardian和IMAuditorproducts通过为IM的合法内部使用(以及对等应用程序、IP上的语音等)创建结构,同时检测和取消未经授权的访问,为企业提供了风险降低。通过将IM用户名与公司目录中的条目相关联,命名约定变得更加容易,并且产品可以允许在记录所有通信时(以二进制形式)进行病毒检查文件传输等功能,从而使后续的“编辑”变得不可行的。

即时消息产品管理Postini圆周管理器的Dawes简单地说:“我们提供了一个利用公共网络可访问性的企业解决方案。”这可能有点乐观,但考虑到企业内部巨大的公共IM流量,这可能是最好的方法。

当然,恶意软件和合规问题已经导致许多企业关闭了IM的使用。但这可能不是您的组织的最佳解决方案,也可能不是可持续的解决方案。Akonix公司的Montgomery说:“IT部门终于意识到,很多员工为了合法的商业目的而使用IM,他们需要确保这一点,特别是因为威胁越来越复杂。”

即时消息的问题和解决方案(二)

另一个困扰公共和企业IM系统的安全漏洞是缺乏内容加密。在大多数金融和卫生组织以及上市公司中,需要对法规遵从性进行加密,许多组织希望在互联网上(或内部)不需要通过互联网传输专有信息。

合规管理人员担心,IM文件传输可能会让机密文件落入错误的手中。任何东西——包括记录新政策或新产品(并可能影响股市价格)的内部备忘录、工程图纸、合同、产品规格和其他知识产权——都可能超出大多数知识产权控制系统的范围。

由于IM的使用而造成的知识产权损失也可以采取更具体的形式。在最近的激进团体(Radicati Group Inc.)电话会议上,Akonix副总裁唐·蒙哥马利(Don Montgomery)简洁地强调了公司仅使用公共IM网络所面临的风险程度。他说:“当员工离开时,他们会带上自己的即时通讯好友列表,包括你的客户,而如果你使用一个集中的、受控的目录,那是不可能的。”

员工也面临个人风险。“钓鱼是在上升在即时通讯环境中,和它所需要的身份盗窃的发生是一个轻信的员工点击一个链接并输入密码信息,就像在电子邮件网络钓鱼,”亚当·道斯说,产品管理平台技术总监Postini Inc .)当然,这可能是一个密码,你的企业数据库。一种更为温和、甚至同样危险的担忧是,含有不恰当内容的信息可能导致昂贵的性骚扰诉讼。

合规官员同样迫切需要存档和检索服务。为了遵守规定,这些档案必须适用于所有的通讯服务。近年来,这些档案已成为法律和内部及外部调查行动的宝贵工具。虽然纽约州总检察长艾略特·斯皮策(Eliot Spitzer)提起的法律诉讼最为知名,但在更普通的情况下,尤其是在人事行动中,对信息档案的搜索是每天都要发生的事情。

即时消息的问题和解决方案(一)

与电子邮件和电话交谈相比,即时消息提供的所有生产率优势中,企业和小型企业的业务和IT经理通常都有重要的关注。主管们担心由于个人使用IM而造成的生产力损失;由于各种IM系统之间缺乏互操作性和通信标准,IT管理人员担心可用性问题。这两个组织都担心命名惯例缺乏结构,尤其是那些雇员使用公共网络的命名惯例。但在所有人关注的IM列表中,首先是该技术缺乏与电子邮件系统和用户可用的安全特性相似的安全特性。

许多企业认为,如果他们使用企业网络而不是公共网络,他们会更安全,但这些系统提供的用户或系统保护几乎与公共网络一样少。嵌入或添加到电子邮件系统中的安全系统保护公司及其用户免受垃圾邮件、病毒、木马、间谍软件和钓鱼攻击。它们还提供受监管公司所需的合规工具,可用于监控企业政策,保护知识产权和其他保密信息。但是,对于公共可用的或企业IM系统,没有这样的特性。

某些从其他技术中过于常见的问题也已经进入了即时消息传递。例如,用户和管理人员经常认为他们通过使用IM来逃避电子邮件的垃圾邮件、病毒、钓鱼和遵从性问题。但他们经常很快发现一个叫做“spim”的新问题,这个问题或多或少地代表着“IM的垃圾邮件”。它并不像未经请求的商业电子邮件那样无所不在,但这是因为IM的另一个缺点,即缺乏联邦消息传递和标准协议。

尽管IM federation将整合所有即时通讯系统,并允许它们之间的信息透明交换,就像简单的邮件传输协议集成了电子邮件一样,它也将吸引更多的垃圾邮件发送者,并将他们转化为spimmers,而spimmers又会吸引大量的病毒编写同事。病毒、特洛伊木马、间谍软件和网络钓鱼攻击可以而且已经通过各种IM网络传播。安全供应商Akonix Systems Inc.估计,平均每天都会有一次系统性IM攻击。

为了响应用户的请求,公共和企业网络都允许传输二进制文件,目的是允许图像、视频、电子表格和类似的传输方式。不幸的是,这意味着即时消息系统现在也有能力发送邪恶的代码。当然,网络钓鱼只不过是一场“寻衅滋事”的游戏——企业员工没有什么能让他们不那么容易受到攻击。

如何建立一个安全的企业IM系统

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        让IM网络彼此交流,与其说是科学,还不如说是一门艺术。如果没有适当的控制,即时通讯系统可能会让那些已经沉迷于网络体育和其他更娱乐活动的员工分心。

        在你深入了解IM世界之前,你需要考虑以下三个基本策略:

        首先,部署各种IM阻塞和监视产品之一,以防止任何未经授权的公共IM使用。

        其次,可以使用微软公司(Microsoft Corp.)或IBM的Lotus软件,这是主要的私有IM系统供应商。

        最后,使用各种开放资源构建自己的IM系统。

        这三种策略并不是相互排斥的,所以您可能需要混合和匹配。

        如果您刚刚开始使用IM,那么使用阻塞/监视设备可能是有意义的。你可以争取一些时间,使用AIM Pro或Yahoo等公共IM客户端,直到你建立自己的系统——并在此过程中保护你的网络。缺点是你的用户可能会变得更依赖于公共IM供应商来满足他们的IM需求,而且当他们的IM好友网络开发得很好之后,要打破这些联系可能会更加困难。此外,大多数公共IM客户端不提供加密通信的方法,而且不管怎样,互联网上的任何人都可以通过IM与你的员工交流,如果他们知道他们的屏幕名称。

        通常,阻塞产品采取使用特定设备或设置一系列防火墙规则的形式。如果你走设备路线,这一领域最大的供应商包括赛门铁克公司/IMLogic、Akonix系统公司和FaceTime通信公司。如果你只走防火墙,你会发现阻塞IM传输并不容易,你需要花一些时间学习它们的协议、端口和进程。

        SparkleIM劳格科技为企业用户打造的一款安全保密的即时通讯系统,消息在内核会加密传输,采用TLS通道传输,所传输数据将会传递一份副本服务器,业务层服务器可集中保存,实现消息记录的追溯。

如何构建自己的企业im系统

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还没有加入即时消息的企业IT经理需要开始关注并评估他们将如何设计自己的IM系统

有很多原因可以解释为什么IM在商业上的应用是有意义的,所有这些都超越了过度活跃的青少年谈话。

首先,员工的流动性越来越强,追踪起来也越来越困难,尤其是在秘书支持消失、语音邮件成为常态的情况下。我自动地告诉你在一天的任何时间谁有空,谁没有空。

其次,电子邮件不再是以前的生产力工具,因为现在的网络充斥着垃圾邮件、病毒和钓鱼攻击。现在通过电子邮件快速回复看起来很奇怪,去年尤其当你与IM实时交流的时候。

第三,IM可以促进更好的协作和更紧密的社区意识。有了IM,你可以教育整个团队,给他们实时反馈,发展关系,让团队团结在一起。

第四,下一代IM不只是文字聊天;它提供了与语音、网络和视频会议的坚实的集成,使远程工作人员更容易感受到行动的一部分。

最后,IM的特性及其追踪某人的能力,无论他所在的位置,都对客户、合作伙伴和供应商都很有吸引力,他们需要有保证的与你沟通的方法。

所有这些优势意味着,IM正在成为寻求更快的客户响应时间、更好地将客户联系在一起的方法以及使远程工作者能够在全球范围内进行通信的工具的关键技术要素。

劳格科技即时通讯解决方案—SparkleComm为用户提供了不可比拟的便捷性,专为企业用户打造,拥有自己的服务器,传输加密,存储安全。同时提供语音、视频等,让你的交流变得更加的丰富。

视频会议系统六大理由成为企业必选

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公司通信一直都是企业发展中最重要的环节,搭建一个高效但是低成本的通信平台,一直都是各企业梦寐以求的事情。视频会议的出现,帮助企业实现了这个梦想,经过十几年的市场渗透,视频会议系统早已占据了企业通信的半壁江山。

公司可以在视频会议系统上协同办公,员工不仅由此获得多种即时沟通方式,还可以运用视频会议来让工作变得更加轻松、高效。视频会议软件有“六大理由”让企业CIO相信什么样的产品才是他们所需要的。

“公司需要的就是这样的产品!”在笔者访问调研的过程中,很多使用企业即时通讯软件的企业都会发出这样的感慨。的确,对于走上信息化道路相对较晚的国内企业来说,一个产品是否适合办公人群使用显得尤为重要。而大量用户的实践表明,企业能够从视频会议系统上获得的价值是全方位、多重的。

改变一:融入云技术的企业通信

2012年是云计算应用的元年,各种云产品呈爆发式增长,视频会议也不例外。基于云计算技术的视频会议能让公司通信的成本更低、使用更方面、功能更强大、稳定性更好。推出的系统就受到了各行业人士的亲睐,短短时间,用户数量即突破了30000大关。

改变二:融入远程协作的公司通信

视频会议技术的发展使得人们可以通过虚拟场所随时随地的进行联系和工作,这意味着“时间规则的打破”和“远离办公室”这样一种办公模式的出现。无论你是在家还是在办公室或是在咖啡厅都能工作,连上网络,你就能通过视频会议系统与公司的任何一个同事开始协同办公。

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改变三:取代商务差旅的公司通信

商务差旅一直都是公司最头疼的问题。而视频会议以一种虚拟面对面的沟通方式方法代替了各种目的的商务出行,通过视频会议能随时随地让你与客户、供应商、代理商、外地分公司之间保持紧密的联系,召开各种虚拟商务会议。常见的视频会议资源包括WebEx等,他们使得与个体组织联系变得更为简便。

改变四:应用程序使企业通信移动起来

智能移动设备的普及,带动了应用程序的快速发展。拍拍网,使QQ同时具备商务功能)、MSN、SKYPE,螺丝通( 提供给螺丝行业人员的即时通讯软件)。如今,应用程序已不仅仅只是为了娱乐和游戏,越来越多的应用程序开始为移动办公而设计的,视频会议软件就是其中一种可用来移动办公的应用程序。不仅如此,例如通过云平台,除了能在移动设备上运行之外,还能能让移动设备与PC设置之间实现无缝对接。

改变五:SaaS(基于互联网提供软件服务)按需付费的公司通信

基于云计算技术的基础,率先在业内推出了SAAS按需租用的付费方式方法,从此公司不用再为闲置时期的资源区付费,可根据自己的实际需求,进行灵活的租用,用多少花多少,真正将钱花在刀刃上。

改变六:跨终端兼容的企业通信

如果你工作生活中的所有设备都能兼容在一起,那么你的沟通将会非常高效。如今借助云计算技术,这种愿景已经成为现实,它就是云通信。它能提供语音、电子邮件、文本短信、视频和文件共享,并整合到一个统一的页面。这样你就很容易可以把任意设备上的数据和文档共享给他人,也能在任何设备上开展协作办公。

在2018年,视频会议将会在企业通信中更加深入,打造一种全新的企业通信模式,为企业通信带来实质性的改变。

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企业即时通讯可以增强网络安全

在整个美国工业领域,企业即时通讯(无论是通过移动设备还是PC)正成为通过电子邮件发送企业级通信的重要补充。在某种程度上,由于新一代的企业层级中的角色不断扩大 - 毕竟,随着即时消息传递的出现,这种角色逐渐成熟 - 部分原因是由于这些类型的通信协议具有显着的生产力增强特性,因此消息传递系统可以及时与内部企业通信使用电子邮件相媲美。他们甚至坚持承诺 - 如果结构合理,可以整合最新一代的电子安全计划,这些计划不断改进 - 提供更强大的保护,免受内部入侵的风险,而不是通过电子邮件发送。

具有讽刺意味的是,他们很可能会意识到这些新的沟通方式实际上是他们应该为自己高度敏感的内部审议和决策制定的机制,以加强公司治理和提高企业盈利能力。

企业电子邮件 - 当然,曾经是企业在其员工中以电子方式分发而非实际硬拷贝备忘录的革命性手段 - 在可预见的未来,可能会继续作为内部沟通的主体,并且肯定会继续成为外部的绝对主导形式企业传播。但是,即时消息在内部企业环境中的优势正在迅速变得明显。

电子邮件和即时消息系统的基本设计在对外部入侵的易感性方面存在显着差异,并且它们各自都有其优点和缺点。两者都越来越多地采用最先进的安全协议,并且没有固有的原因可以解释为什么即时消息不能支持公司对信息相关安全风险的抵御能力,与电子邮件系统中引入的类似协议相悖。

但事实是,鉴于即时通讯在企业领域的使用迅速增长,越来越清楚的是,额外的资源正用于加强其安全性。如果他们的安全协议能够超过电子邮件的安全协议,那么开发连续几代即时消息系统就不足为奇了。

经过实践检验,会逐渐突出即时通讯系统的两大优势:提高生产力以及强大的安全保护。与此同时,现代企业内部通信中出现的惊人效率令人惊讶,特别是因为即时通讯的增长。

首先,对企业即时消息的日益依赖越来越多地成为面向市场的公司员工的直接需求。在线职位的高管知道他们在完成销售或购买时的成功或失败部分是由于他们能够尽快获得有关其客户,供应商和竞争对手的信息。但更为重要的是,他们拥有现成的能力,以确保这些相关数据能够快速地以其灵活的内部决策制定的格式传输给企业内的同事。在这种情况下,花时间组合单独电子邮件的线程 - 通常被埋没 - 而不是将数据置于准备阅读的系统对话结构中,这很可能意味着销售或购买的损失。

也许更重要的是,企业即时通讯的转变反映了这样一个事实,即第一代常规使用即时通讯作为电子通讯的主要形式,正逐渐在劳动力中占据越来越高的位置。

虽然新一代决策者最初将消息传递作为在社交领域快速共享信息的首选模式,但随着时间的推移,他们逐渐意识到它为商业活动提供了极其高效的工具。因此,曾经是明确界定的朋友网络之间进行交流的方法,正在迅速成为在志同道合的同事之间建立协作的自然机制,共同致力于解决特定的业务问题或利用新的市场机会。如今,即时通讯已成为企业团队建设的有效工具,以便利用协同效应并测试新想法以推向市场。

关键在于新一代的年轻人在企业行列中崛起,他们将继续依赖即时消息进行商业通信 - 不仅因为它是他们习惯的,而且还因为他们认识到其固有的效率优于其他通信方法。

在工作中如何正确使用即时消息

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即时消息允许员工之间实时交换信息。但是还为员工提供了一种在涉及的个人对话上浪费时间的方式。而且,IM技术往往不安全,很容易让公司网络受到病毒和黑客的攻击。因此,尽管大多数公司都不愿意完全消除即时消息,但一些公司也很难接受即时消息,甚至在工作场所制定关于其使用或滥用的明确政策方面甚至放缓。

由于许多公司尚未正式确定其与即时消息相关的网络礼节规则,因此使用即时消息的毫无戒心的员工可能会在不知不觉中结束工作。幸运的是,一些通用标准和实践正开始管理即时通讯的世界。以下是在工作中经常使用即时消息的工作人员的一些建议:

  • 使用您的“离开”状态消息

“如果您只是始终打开您的门户,那么您可以轻松地使用不断的弹出窗口分散注意力,并且可能很难专注于手头的任务,”Jason Bergund说。他依靠即时通讯协调与他们的制作团队之间在纽约市工作的复杂活动。 “我定制设计我的状态信息,让人们知道我什么时候忙,吃午饭,打电话或者处理详细的文件。这样他们就知道我很忙,没有必须回应每一件事即时消息查询。”  

  • 保持专业

即时消息可以变得非常冗长,因为它们提供了一种如此简单的沟通方式,”负责洛杉矶娱乐公司制作的Dana Bilbao说。 “另外,对话有一种快速亲密的倾向,因为即时通讯几乎可以像对自己说话一样。”毕尔巴鄂将她的即时通讯会话限制在相关信息中,当事情变得过于个人化时,她会礼貌地结束。

  • 遵循公司政策

“确保你知道你公司的IM政策,如果有的话,”伯甘特警告说。 “许多公司,特别是不同地点的大量人员必须协调其活动的公司,都明白即时通讯是一个很好的办公室间工具,但我也曾在那些真正不满意的公司工作。”了解您的公司是否有适用的规则,并遵守它们。如果公司政策不存在,请使用常识,不要越界使用。  

  • 避免谈论保密信息

纽约证券公司办公室经理Richie Fusco说:“当你在进行即时通讯的时候,一定要意识到你处于一条不安全的线路上。 “我总是小心不要通过即时消息来讨论机密或敏感信息,因为盗版者侵入旧的对话日志非常容易,而且我总是确保我的病毒和间谍软件保护是最新的。”

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所以公共的即时消息IM总不是那么安全的,换言之,安全即时通信的需求从未如此大。但并非所有IM网络都提供相同的隐私和安全性。为此劳格科技推出了一个适用于企事业的安全即时通讯解决方案SparkleComm,消息在内核会加密传输,采用TLS通道传输,所传输数据将会传递一份副本服务器,业务层服务器可集中保存,实现消息记录的追溯。提供账号间文本聊天、支持图片/短视频/短语音发送、支持消息推送提示、创建群组/讨论组/会议等丰富的消息功能。

SparkleComm提供不同设备平台版本,可根据需求下载试用。

在工作场所使用IM的优点

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即时消息技术允许员工快速且私密地与对方聊天。该技术类似于电子邮件,因为信息以电子方式发送给收件人,但即时消息不需要收件人访问个人收件箱即可检索邮件。即时消息自动显示在收件人的当前屏幕上。许多企业利用即时通讯提高工作场所通讯效率,减少干扰并改善客户服务。

①改善沟通

即时通讯改善了工作场所的沟通。它比电子邮件更有效,因为它允许立即显示消息,从而节省时间。通过即时通讯,工作人员可以在出现需要帮助的问题时与他人保持不间断的联系。管理员可以远程工作,并仍然积极与团队成员沟通,就好像他们在同一个房间里一样。

②减少中断

许多员工使用即时消息来替代电话,电子邮件或个人访问。这些通信形式通常比即时消息更耗时且更具破坏性。通过即时消息,员工在继续进行当前任务的同时可以互相沟通。由于即时通讯不需要员工停止接听电话或进行面对面交谈,因此该技术显着降低了工作场所的干扰。

③改善客户服务

即时消息允许员工向客户提供实时信息。如果客户服务问题需要经理批准或立即关注,那么员工可以在不离开办公桌的情况下向经理或高级员工索取信息或反馈。这减少了客户停留时间并确保了高质量的客户体验。

④成本效益

即时通讯是一种经济有效的通讯方式。对于定期在不同地点进行协作的大型企业,即时消息可节省差旅费用。即时消息允许公司开展会议,创建演示文稿,并在线发送和接收应用程序,而无需前往其他办公地点。该技术还允许用户即时更正文档和电子表格,节省印刷和分发成本。

当然根据现如今的市场,企业更需要的是安全且保密的企业即时消息而非公共即时消息。加密很重要。如果您使用的是开放式无线连接,则任何下载免费软件的人都可以拦截未加密的IM通信流。企业即时消息的功能一样丰富,而且更加的隐私和安全。SparkleComm是专门为企业提供的内部通讯解决方案。它是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。提供语音通话视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递等功能。不仅有丰富的即时消息功能,还可以提供专门的语音视频会议功能,满足企业或组织的需要,也可实现不同企业专属的定制化需求。

视频会议的租赁模式受青睐

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近些年来,为了适应市场的变化,颇多的中小公司成了视频会议系统行业中应用的主导群体。对于中小企业来说,如果需要购买一整套视频会议系统的话,这对于他们来说也是一种不菲的开支。

在以前网络视频会议行业主要为单一的销售为主,逐渐发展为销售和租赁两种业务模式推举。这一模式满足了用户多样化的需求,也为网络视频会议软件厂商拓展了新的业务渠道。视频会议的租赁方式,点数越多价格越便宜,不需要自己维护系统,厂家定期对系统进行升级维护。据相关媒体资讯 ;2012-2013年中国视频会议发展趋势及市场机会研究报告分析,网络视频会议租赁业务在年年增长,虽然现在还处于发展期,不过未来的发展空间非常之巨大。

租赁成为软件行业一种新的运营模式

所谓租用的模式也就是用户只需要续费就可继续使用。而用户需要配置的条件就是:网络、电脑、耳麦、摄像头。这种模式为中小企业远程视频会议的全面发展,带来了生机和希望。一方面拥有丰富的办公功能;同时,它又不需要中小企业事先投入巨大的硬件成本,只要有网络和PC环境,再租用视频会议的租赁服务,立即就能召开企业的视频会议

目前这种租赁模式已受到众多中小企业的大力推广,因为它彻底解决了企业视频会议的诉求,并将资本最大化利用,节约了运营成本。企业员工无需再为了参加一个会议天南海北的跑了,省去了舟车劳顿的辛苦。

目前视频会议的网络租赁模式已成功运用到各个行业,也给众多的企业带来的实际的效益。劳格科技统一通信解决方案视频会议系统能为众多的企业实现利益最大化,服务好每一位用户是我们用户至上的理念,我们会一贯秉承我们的服务宗旨和理念做视频会议行业中最好的品牌。