管理远程员工的提示

技术和通讯方式的创新使公司雇用了比以往更多的远程工人。自2005年以来,经常在家工作的员工数量增长了140%。至少有一半时间,总共430万人远程工作。许多员工都享受这种灵活性,而雇主可以通过减少在职员工节省资金。

但是,远程工作者可能会遇到可能影响其士气和工作绩效的问题。根据Loogear SparkleComm视频会议解决方案的调查,完全远程工作者面临的一些最大挑战包括:

孤独感

合作/沟通问题

保持动力

时区差异

作为雇主,您有责任为办公室内和远程员工创造一个生产环境。以下是一些有用的提示,可帮助您管理完全远程的员工:

创建一个社区

如果完全偏僻的员工不觉得自己是团队的一员,他们可能没有动力去完成自己最好的工作。不要隔离您的远程雇主。让他们通过电话参加会议。将它们包括在部门电话会议中,让他们发出与你内部员工一样的声音。

设定明确的期望

当您雇用新的远程员工时,请确保您拥有广泛的入职流程,以为他们提供成功的适当工具。即使它们完全倾斜,也要保持恒定接触。设置每周一次的一对一会议,以确保您在同一页面上。分享过去的项目示例,使远程工作者可以了解您的期望。当员工做好准备时,他们就可以完成高质量的项目。

可用且可访问

如果内部员工需要帮助,可以进入您的办公室。您的远程工作人员没有这种奢侈。确保您在工作日始终保持空闲状态。优先处理来自远程工作人员的即时消息和电话呼叫。让他们等待可能会拖延他们的工作。

保持整个团队之间的沟通很重要,特别是如果您所在的时区不同于某些远程员工。例如,如果您居住在东海岸,则应在离开工作日后通过电话或即时通讯与您联系。也许您的一位西海岸偏远工作人员在工作结束时需要澄清。

提供可靠的协作工具

与办公室内员工一起工作时,通常可以评估他们对计划的心情和看法。通过电话交谈可能无法获取有关远程工作者正在思考什么的相同见解。不要低估非语言交流的力量。SparkleComm视频会议将面对面交流的好处与远程工作者所希望的便利结合在一起。

更好的工作场所:改善与千禧一代沟通的5条提示(二)

3)及时响应就是一切

千禧一代已成长为指尖,他们的世界触手可及,这要归功于互联网和社交媒体在进入青春期后的爆炸式增长。很快,他们就能知道朋友吃什么早餐,家人吃的什么午餐,甚至是他们最喜欢的名人吃的晚餐是什么。分享是对等的;他们想实时分享自己的想法,并期望得到即时响应。

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即时消息传递工具的名称恰如其名,旨在满足人们对办公室迅速行动和响应的不断增长的需求。采用类似劳格SparkleComm这样的应用程序可能是使整个团队保持联系和参与的一种好方法。而且作为统一通信平台的组成部分,SparkleComm语音通话视频通话功能原生整合在其中,在消息的任意位置均可发起语音通话视频通话

4)灵活的工作区是高效的工作区

灵活性是千禧一代在工作场所中的头等大事。他们希望能够灵活地进行远程工作,并制定时间表以使他们在工作与生活之间取得良好的平衡。

制定灵活的工作时间表可能很困难,但是它可能会增强您的团队的能力,并使他们对完成工作感到兴奋。那只是第一步。通过为千禧一代团队提供可以在任何设备上使用的协作应用程序如SparkleComm通信系统的访问权限,它可以在任何地方使用,您可以确信,即使团队位于远程,团队的生产力也不会下降。

5)熟识是你的朋友

在千禧一代的工作环境中,熟悉度也是一个重要因素。带上自己的设备(BYOD)并不是一个新概念,但是今天的重点已经转移到带上自己的IT上。如今,年轻的劳动力希望将自己喜欢的应用程序投入使用,或者至少要使用与每天在家中使用的应用程序类似的方式运行。在选择采用哪些应用程序之前,请确保咨询您的团队。这不仅可以帮助您找到合适的工具,还可以降低员工流氓使用自己偏爱的,安全性较低的应用程序保持领先的风险。

如果您遵循这些技巧与千禧一代进行更好的沟通,并采用正确的即时消息和协作工具如SparkleComm,那么您一定会从一个更快乐,更高效的团队中受益。

更好的工作场所:改善与千禧一代沟通的5条提示(一)

一天下来在商业媒体中不提及千禧一代的情况很少见。您所要做的就是搜索“业务中的千禧一代”,您将被淹没于剖析这一代人的特征以及如何更好地管理它们的文章。通常被认为是1982年至2000年之间出生的人,这个经过广泛分析的小组现在构成了我们劳动力的大部分,他们的影响力遍布我们周围,尤其是在沟通方面。如果您处于年度计划模式,那么现在正是停止思考如何管理千禧一代并着眼于如何与他们更有效地合作的好时机。以下是5条提示,可帮助您改善与千禧团队的沟通:

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1)保持简短而甜美

不可避免的事实是传统对话正在线上进行。就像发短信和在社交媒体上发布帖子取代千禧一代的电话一样,即时消息传递和SparkleComm视频会议也取代了面对面的会议和电子邮件。随之而来的是“推特效应”;数字对话很短,只有几个单词或一个句子,而不是段落。

在您的IT平台上添加即时消息应用程序(例如SparkleComm)将为您的团队提供一个工具,使他们可以按照自己喜欢的方式聊天,协作和设置任务:简洁明了。因为SparkleComm是一套方便快捷且安全保密的即时消息沟通平台,来实现内部及相关人员之间的沟通与交流。

2)团队合作获胜

尽管交流很简短,千禧一代倾向于走上银幕,而不是亲自见面,但他们还是非常重视团队合作,更愿意共同努力以使事情成真。正如《福布斯》最近的一篇文章所指出的那样,他们不想孤零零地工作,仍然对协作文化寄予厚望。像SparkleComm这样的即时通讯应用程序使千禧一代以他们所熟悉的格式拥有他们所寻找的包容感。SparkleComm的文件共享,组消息传递和视频会议等内置功能使您的团队可以在项目上进行无缝协作,从而高效地完成工作。

我们热爱SparkleComm的7个理由

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我们选择SparkleComm的7个理由,以及我们认为使SparkleComm成为现代世界公司卓越的电话会议解决方案的原因:

轻松加入通话

与其他在线会议供应商不同,使用SparkleComm可以让您下载应用程序并打长针,实际上感觉就像他们希望您加入通话!如果您或其他人正在参加电话会议,那么您只需在计算机上访问SparkleComm的URL或通过电话拨打电话-还有一个方便的应用程序供那些想要的人使用。

高清音频和自动静音

使用SparkleComm时,即使连接不良,音质也从来不是问题。当有很多与会者参加大型会议时,启用自动静音是提高声音质量的一种好方法。管理员还可以轻松静音具有背景噪音的参与者。

屏幕共享

出于多种原因,我们每天都会在SparkleComm上使用屏幕共享:从注册客户到我们的网站,与客户讨论设计项目,再到技术团队协作会议。它易于使用和交换屏幕,并且不会减慢笔记本电脑或其他正在运行的程序的速度。

整合集成

通过三方集成,我们可以查看有关正在通话的人员和公司的信息。通过集成来更新我们的销售数据库,我们的内部团队使用SparkleComm直接拨入群组电话。拥有一个可以轻松插入我们的日常工作活动和团队已经使用的工具的系统,这令人耳目一新。

聊天功能

SparkleComm通过聊天窗口中的即时消息栏以一种非常不错的方式融合了聊天和呼叫功能。许多其他解决方案也可以做到这一点,但是SparkleComm中的UI非常出色。甚至可以在聊天栏中共享文件。

消息功能包括账号间文本聊天、支持图片/短视频/短语音发送、支持消息推送提示。

短消息列表,支持按号码对短消息进行合并排序,每个号码对应一条,按时间倒序排列。可查看所有消息记录,可直接进行回复。

消息发送:包括可发送文字、视频、语音、表情、和图片(从手机相册选择或直接拍照);支持文字、表情、图片混排;支持消息内容转发。

保密通话

拥有保密通话技术,并支持客户端(app2app)端到端动态加密,使得通话内容无法被窃听。这对于现代世界注重安全性的新兴企业来说,有利于防止信息外泄,机密丢失。

SparkleComm保密特征:支持实时加密,端到端加密,支持通话启动和关闭加密。

要利用家庭趋势中的远程工作,企业应该简化(一)

与您一起回家工作曾经是一个迹象,表明您的工作/生活很危险地失去平衡。现在,在家工作已成为现代劳动力最期望的福利之一,这正是因为它有潜力提供更好的工作/生活平衡。

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实际上,最近的研究发现,灵活的日程安排和在家工作的能力在员工决定上班或下班的过程中起着重要作用。如果您是希望从千禧一代招募的雇主,则最好提供在家办公的远程办公服务,因为90%以上的人表示他们希望获得这种选择。但是,如果您是雇主,并且想利用远离家庭趋势的远程工作来吸引最好的年轻人进入您的企业,请注意,这种安排带有警告,请保持简单。除非每个人都通过相同的渠道开展工作,否则跨远程团队进行沟通,协调和建立合作关系可能会导致丢失消息和空的视频会议的纠结。

幸运的是,有一种新的数字通信形式可以解决这个问题,那就是劳格SparkleComm统一通信平台,它除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

家庭趋势中的远程工作

当前远程工作或远程办公的繁荣很大程度上是由于数字技术和互联网使其可负担和可访问这一简单事实。显然,我们正处在远程办公的繁荣时期:2014年,有26家公司使用100%的远程劳动力开展业务,今天有170多家公司。甚至还有罗技(Logitech)设计的“ 家庭周全国工作”计划刚刚进入庆祝通勤的第三年。

通过短信和电子邮件进行远程数字通信已经有很多年了。但是,如今,视频会议SparkleComm,共享的在线文档和工作区以及即时消息传递平台等先进的数字技术非常简单,可以通过智能手机进行操作,而价格又足够便宜,可以在个人手中使用。例如,您可以以200美元左右的价格购买最先进的4K网络摄像头,并以每月不到15美元的价格使用顶级SparkleComm视频会议平台。

将这种能力添加到已成长为千禧一代和Z世代的期望中,这些期望被互联网和智能手机的无障碍访问能力所包围,您将拥有进行家庭革命的完美条件。

为即时消息和协作平台创建有效的监管策略

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现代化的工作场所比以往任何时候都更加紧密地联系在一起,随着新的数字渠道的出现,员工每天都在屏幕上面对大量信息。对于需要监视其员工的电子通信是否合规的受管制行业的公司而言,管理每个渠道已经是一项艰巨的任务。

SparkleComm和Microsoft Teams等协作和即时消息平台是改变人们在工作中互动方式的最新工具。

SparkleComm的构建以简洁为重点。不仅为开发人员和企业主提供了出色的文档;而且易于使用。 SparkleComm还拥有专门的开发和工程团队,他们提供24/7的维护和监控,以保证99.5%的正常运行时间。

SparkleComm和团队对合规团队提出了新的挑战。它们是集成的通信平台,可连接到许多其他应用程序,从而扩展了其潜力,但涵盖了很多内容领域:语音和视频通话,以及共享文档的协作编辑等。

此外,IM和协作平台上的对话将从台式机移动到移动设备,反之亦然。除非捕获所有消息类型并完整保留所有元数据的索引,否则这可能会在数据审查中造成空白。

所有这些复杂性层都导致大量数据和各种数据。他们需要细致入微的监管策略和具有细粒度功能的现代化工具来管理流程。

平衡随机抽样和目标策略

监管机构通常要求公司采取几种不同的监管方法:在特定时间段内对通信进行随机抽样(以检查可能不在雷达范围内的受保护信息)以及针对特定单词和短语的积极政策。

协作渠道可以实现很高的交互率,这意味着需要监视大量的工作量。在确定监管(以及潜在的业务和运营)风险与在整个通信数据档案库中覆盖如此广泛的网之间,需要权衡取舍,以使监管变得笨拙且效率低下。

如果您的组织处于企业级别,则尤其如此,在这种情况下,没有狭窄定义的参数的随机样本可能会被白噪声和高百分比的误报所淹没。在所有各种消息传递平台上接受大量员工监督的企业受到独特的影响。

内部和外部对话进行管理

尽管即时消息传递和协作渠道主要在内部使用,但这些在线对话所构成的风险与外部对话所构成的风险一样大(如果不是更多的话)。

例如,在发生机密或专有信息泄漏的情况下,如果有关于公司即将进行的IPO的讨论,并且该信息的共享不当,可能会引发许多法律问题。

但是SparkleComm和团队对于与第三方用户进行通信很有用。确保经纪人,顾问和高管可以轻松地与客户和其他外部合作伙伴共享信息至关重要。

解决这些问题的第一步是为内部和外部交互实施沟通准则,以指定哪些员工可以使用每个渠道。另一个保障措施是使用支持现代通信术语的词典来制定监督策略,并概述无法共享的数据类型。最后,每两年检查一次违反员工行为的政策和升级计划。

如何制定,实施和完善政策

为了将精力集中在要满足合规性义务而要捕获的内容上,在建立策略框架以降低噪声,提高生产率并制定有效的监管策略时,请牢记以下做法:

确定组织内个人和团体的监督层次结构。允许机密的利益相关者在电子平台上讨论机密交易,并通过适当的工作监督政策(WSP)限制高风险可见性,该政策概述了如何使用或不使用应用程序。

使用确定的参数制定词典策略以捕获相关术语。确保解决常见的拼写错误和会话术语。 与合规团队和内部资源一起确定潜在的风险术语和短语。经过优化的词典足够简明扼要,可以捕获语法上的变化,但又不能太宽泛,无法引入过多的“白噪声”。

通过将高风险术语和域排除在公司批准的词典中,避免使用它们。 Pro Archive和Enterprise Supervision中的排除策略可以在监管过程中提供额外的防线。

通过有针对性的排除和定期,勤奋的随机抽样,可以提高政策执行的效果。不要只是设置它而忘记它。安排与利益相关者的常设会议以检查绩效。

无论是出于内部目的还是为了满足法规要求,组织都需要调整后的政策来执行其监督流程。 正确的策略设置对于高效,直观的消息查看和其他工作流程至关重要。

可以自定义创建策略,也可以从解决方案提供商提供的模板中构建策略,并且应定期对其进行微调,以实现最佳性能和效率。 培训和教育员工带来了整个政策调整周期的循环-即使出现新平台,也能使合规工作效率很高。

UCaaS如何简化您的IT堆栈(一)

通讯应用程序本应促进协作并简化工作流程,但许多员工发现它们带来的麻烦超出了他们的价值。这些应用程序确实可以帮助团队协作,尤其是远程团队,但它们也可能会影响生产力并带来安全风险。如果它只是一个通讯应用程序,那么过载不会那么糟。但是员工正在使用电子邮件,办公程序,文件共享,语音通信,社交媒体,在线文档协作,视频会议,团队消息传递等进行协作。组织拥有的应用程序越多,IT的工作就越困难。而选择一个集成的UCaaS就尤为重要,劳格SparkleComm统一通信平台除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。SparkleComm是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。

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影子IT借助通讯应用程序蓬勃发展

通常,IT部门对超出标准办公室生产力应用程序使用范围的控制权很少。每个部门都会选择一个应用程序来满足其需求,从而在组织内部制造孤岛,并使IT部门失去控制权。发生这种情况的原因是,员工偏爱一个应用程序而不是另一个应用程序,并创建了影子IT文化。对通信应用程序的这种失去控制使组织面临来自不安全应用程序的安全和合规风险。

例如,一个部门可能选择使用消费级应用程序进行即时消息传递和聊天。但是,这些应用程序的供应商通常拥有数据,而不是企业。不能保证共享的消息和文件是机密的。即使删除聊天可能也做不了什么。这些消费类应用程序中的某些仅仅是存档数据。即使该公司不在金融或医疗保健等严格管制的行业中,他们仍然冒着盗窃知识产权的风险。庆幸的是,劳格SparkleComm统一通信平台解决了安全问题,在SparkleComm中,劳格科技特有的保密通话技术,支持客户端(app2app)端到端动态加密,所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

IT如何帮助防止UC工具通信过载(一)

越来越多的可用通信工具似乎是有益的,但是采用太多工具可能会导致信息孤岛和用户通信过载。为了帮助您,IT部门可以采取预防措施。

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总部位于多伦多的J Arnold&Associates首席分析师Jon Arnold表示,云已经改变了采用工具的方式。过去,IT部门严格控制部署哪些工具,但是,有了影子IT和免费增值云选项(如Slack),用户通常可以在没有IT帮助或知识的情况下选择他们想要部署的工具。

随着用户自己积累更多的工具,IT人员很难确保具有凝聚力的UX。此外,对用户而言,分类信息和过滤干扰的能力变得更加困难。

太多的工具使UC无法统一

统一通信(UC)的好处就是名义;它是统一的,”阿诺德说。如果用户选择自己的通信工具,IT部门将无法监控这些工具以获得一致的体验。用户选择自己的通信工具时,无法保证他们会选择相同的工具或可互操作的选项。结果,在一个应用程序中共享的信息不易与使用其他应用程序的人共享,这会导致信息孤岛。

如果一个人使用Slack而另一个人使用Microsoft Teams,则他们不能交换信息。要进行交互,用户将需要离开应用程序环境以在单独的平台上与某人共享信息,这增加了额外的步骤,而且效率不高。如果人们使用一个统一的通信平台,就能解决这个问题,例如劳格SparkleComm,它是新一代的通讯平台,融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台,SparkleComm除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。

通讯过载的问题

使用太多工具也会造成通信过载。当用户有多个联系点时,例如电子邮件,即时消息,文本消息,视频语音呼叫,这会引起很多干扰。他说,用户可能会被通知所淹没,这会降低生产率。用户无法区分来自不同应用程序的重要传入消息的优先级。结果,当只有少数几条消息与其当前任务有关时,他们可能每天不得不整理数百条消息。

最佳即时会议软件

在过去的几十年中,由于各种技术进步,经营业务的方式已发生了很大变化。早期的企业主和管理者必须从一个城市到另一个城市去参加商务会议或寻找机会来促进他们的业务。但是,如今,各种即时会议软件选件的可用性已大大改变了现状。在讨论一些流行的即时会议软件工具之前,您必须了解即时会议的含义。

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什么是即时会议

即时会议是一个系统,您可以通过拨打单个公用号码随时与任何数量的参与者开始通话。此类商务电话被视为与会者亲自参加的会议的替代。如果不使用即时会议软件作为工具,则无法进行此类呼叫。通过这种方式,这些软件选项可以消除从一个地方到另一个地方参加商务会议的需要,并且使每个人都可以舒适地获得期望的结果而不必离开自己的舒适区域。

下面讨论一些流行的即时会议软件选项,以帮助您选择适合自己的软件。

对方便,有效的即时会议服务的不断增长的需求有助于开发各种类型的即时会议软件选件,以为商务会议提供更方便的环境。SparkleComm统一通信在一段时间前被介绍为全国最好的即时会议软件之一。您可以使用该软件通过一次向近100位与会者进行即时会议呼叫来组织视频会议。与此软件一起,还可以组织高清质量的音频和视频会议。您也可以有效地使用此软件工具与其他参与者共享白板演示文稿以及计算机屏幕,而不管他们在这个世界上的位置如何。

在查看了受欢迎的即时会议软件选项之后,可以很容易地得出结论,您可以根据业务需求找到一个。市场上有许多其他软件工具,您可以在比较它们的功能,价格和其他设施之后从中选择合适的工具,这些工具可以使您轻松进行即时会议。

用SparkleComm即时消息聊天

作为一种人际交流工具,SparkleComm即时通讯取得了惊人的成功;在某些情况下,它已经取代电子邮件成为在线交流的首选方式。现在,开发人员正在使用此技术进行应用程序对人和应用程序对应用程序的通信。

直到最近,只有少数服务提供商控制了这项技术;目前,流行的SparkleComm即时消息服务是基于专有协议的通信孤岛。实现者面临一个困难的决定:支持多个协议或锁定到一个协议。无论选择如何,实现者都必须依赖SparkleComm即时消息(IM)服务提供商拥有的服务器。

开放协议可以帮助开发人员摆脱专有的陷阱。其优点是多种多样的:开放协议鼓励开发相互竞争的实现(其中一些是开源的)。它们鼓励广泛采用一项共同议定书,从而防止通信孤岛的发展和服务条款的孤立主义做法。在许多方面,开放协议使因特网成为可能在即时通讯领域,开放协议确保封闭系统和协议的互操作性问题不会阻碍基于即时通讯服务的增长。

而如今,SparkleComm即时消息显著改变了我们沟通和开展业务的方式。有些人称之为浪费时间,而另一些人则因为它有效率而追随,最初作为办公室用户相互通信的方式,SparkleComm即时消息(IM)已经变成了一种每天每分钟都在增加其数量的现象。

SparkleComm即时消息是一个非常有用的工具-到目前为止,您希望与不使用相同即时消息系统的人进行通信。随着即时消息在企业中的作用不断扩大,互操作性将变得越来越重要,因此企业公司和即时消息供应商将需要找到方法,使相互竞争的即时消息系统发挥良好的协同作用。

简言之,SparkleComm即时通讯可以极大地提高各种供应商的客户服务质量,同时让员工更有效地运营。我们真正需要的是IM的互操作性,以及那些有远见的提供商,以了解IM能够提供的竞争优势,从而使之成为现实。