5个主要指标表明您已准备好更好的VoIP软件(一)

在许多方面,沟通才是推动业务发展的动力——与客户,供应商,合作伙伴,员工等的沟通。进行通信的介质和设备同样重要。  在数字时代,从电子邮件到视频会议在线聊天和社交媒体,通信选项无穷无尽。但是在某些时候,它总是回溯到老式电话。这就是您的IP语音(VoIP)软件是IT基础架构最关键的部分之一的原因。如果它没有发挥最高的作用,那么您的核心业务流程将受到影响。

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也许您当前的VoIP解决方案还有很多不足之处,但您还不能完全理解为什么。您怎么知道何时该回到市场上去购买更好的东西?好吧,对于初学者来说,您可以寻找以下五个关键指标。

1)您无法连接

如果您进行了大量基于列表的呼叫,则可能会使用某种自动拨号器将数字送入队列并将其路由到业务代表。自动拨号器是将伸缩性提供给远景勘测或电话销售的一种好方法,但是如果系统中没有酌处权,那么您的代表将浪费大量时间来处理忙碌的信号和不连贯的号码。

在您进行下一次VoIP软件比较时,请寻找一种具有预测性拨号的解决方案,劳格科技SparkleComm VoIP解决方案是你不错的选择,它是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。SparkleComm使用实时分析来从自动拨号队列中删除不可用的号码和应答机。

2)行动不便

您当前的解决方案是让员工在每次拨打或接听电话时都使用硬电话,而远程办公是不可能的。如果真是这样,您将失去很多生产力和便利性。在几乎每个行业中,员工动员都可以帮助公司更好地进行协作,并保持领先于竞争对手的优势,而电话业务是其中的重要部分。全国目前有70%的劳动力至少部分与远程办公兼容,并且近90%的员工表示他们希望兼职远程办公。

获得该程序,SparkleComm是一种可提供软件电话和本机移动应用程序的VoIP解决方案,以便您的员工无论坐在办公桌前,在休息室里吃零食还是在家中穿着睡衣裤,都可以在公司电话上接听电话。  

在专业环境中进行即时通讯和群聊礼节

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即时消息传递是一种在工作中高效交流并轻松简化每个工作流程的极好方法,这就是为什么它在商业领域中广受欢迎的原因。此外,SparkleComm即时消息非常适合公司内部的协作,因为您可以在群聊中实时发送消息,从而可以根据需要与许多人一起高效,高效地开展项目。SparkleComm即时消息传递可以提高工作场所的生产率,并可以为公司带来许多其他好处。

无论即时消息传递多么流行,仍然存在常见的礼节错误,这些错误会导致与同事的关系恶化,误解和时间浪费。我们准备了在专业环境中进行SparkleComm即时消息传递和群聊时要遵循的基本规则,因此请看一下这些规则。

1.确保您的屏幕名称和头像适合工作

您的朋友可能会认为您的屏幕名称很酷,并且头像很有趣,但是您的同事们可能没有相同的看法。他们可能会发现它不专业或令人反感,甚至可能对您形成完全错误的印象。

因此,请确保您的屏幕名称和头像是专业的并且适合工作环境。例如,使用您的全名和简历照片,会给人专业的感觉。

2.问候语开始每次对话

虽然在工作中使用即时消息和群聊可能会让您想起与朋友聊天,但了解两者之间的差异并采取相应的行动至关重要。不要在不首先介绍自己的情况下立即解决问题(如果您是第一次与某人聊天),这是因为您可能会表现得很粗鲁而且完全不专业。通过举例说明自己:“您好/嗨。这是来自IT部门的XXX”。在屏幕另一端打招呼之后,您应该为打扰而道歉,并询问是否是讨论某个问题的好时机。另外,即使您经常与一些同事聊天,也请务必在没有适当“问候”的情况下开始对话。

3.简洁明了

SparkleComm即时消息用于发送短消息,因此请确保你的消息简短明晰,其它具体事项可以通过电子邮件或电话讨论。但是始终要保持清晰,具体,简洁,最主要是保持重点,尤其是在进行群聊时,因为涉及的人员更多,因此您不应该接管整个对话(当然,除非您是老板,并且您需要向您的团队介绍一些迫不及待的事情,这些事情迫不及待要您召开会议。如果需要彻底讨论某些问题,并且需要更多时间,请选择发送电子邮件或询问何时才是讨论该问题的最佳时间。

4.心烦意乱时不要使用即时消息

如果您在生气或不高兴时与同事聊天,您的信息可能会被误解,或者您说的不恰当的话会让您立即后悔。这就是为什么在发送愤怒的信息之前先停下来冷静一下至关重要的原因。

因此,在工作场所请勿发送您不会大声说的话,也不会冒犯到同事或错误信息被传递及破坏形象的风险。

5.等待回应时要有耐心

您需要给人们一些时间来回复您的消息,因为他们可能无法立即回答。每个人,包括您在内,都在工作,因此,如果他们不懈怠,他们可能不会每次都立即做出回应。因此,请耐心等待您的回应,而不是发送大量其他消息来引起别人的注意,记住,这很粗鲁又很烦人,更不用说完全不专业了。

6.遵守状态可用性设置

如果您要IM的人的状态为“忙碌”或“离开”,请尊重并等待正确的时间发送您的消息。如果它们不可用,则它们可能正在开会或打电话,或者只是在处理其他一些与工作有关的任务,这意味着您不应打扰他们。尊重他们的时间,不要打扰他们的工作,因为这可能会对他们的生产力产生负面影响。

7.永远礼貌待人

礼貌在每个工作场所中都非常有价值,因此请确保始终遵守此规则。在专业环境中发送一对一和小组信息时,请始终保持礼貌,因为这表明您是专业人士。您不能在工作中表现出粗鲁,永远不要评判任何人或指责他们。

8.确保使用正确的语法

与朋友聊天时,您可能不会特别注意语法和拼写,更不用说在发送即时消息之前检查是否有任何错误。 但是,在专业环境中,使用正确的语法非常重要,在发送给任何同事或老板之前,您应始终仔细检查每条消息。

另外,请勿使用缩写用语,不用说,您应该避免使用表情符号,因为毕竟,您是在与同事聊天,而不是与朋友聊天或发短信。

这些都是在专业环境中进行SparkleComm即时消息和群聊的基本礼节规则,您应该认真参考这些规则。 确保始终遵循它们,因为它们将帮助您描绘出专注于工作并希望更高效地完成工作的专业人员的形象。

制定可充分利用协作工具的策略

协作正迅速成为业务沟通和员工工作流程的核心。协作工具(如SparkleComm统一通信)为用户提供了中心位置,可以开会,发送消息和共享内容。这些工具中的许多工具还提供了开放的API和应用程序存储库,使用户能够连接到其他业务应用程序,例如内容管理和客户关系管理平台。

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将协作与业务应用程序和工作流集成在一起变得至关重要。将通信功能引入工作流程可以简化流程并提高生产率。劳格科技SparkleComm统一通信平台就是一个很好的协作工具,SparkleComm除提供语音的IP电话及视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

借助API的可用性以及低代码和无代码开发功能,比以往任何时候都更轻松地构建员工为尽其所能所需的协作集成。在开放式API普及之前,需要在协作工具和业务应用程序之间建立集成,这需要了解Java或Python之类的开发语言。低代码和无代码工具(例如可视化流程工具)打开了大门,使几乎没有开发专业知识的用户可以构建自己的工作流程。

与业务应用程序集成的能力突出说明了中央协作如何提高员工的工作效率。但是,为了通过协作获得真正的成功,组织需要一种能够培养协作文化的战略。建立协作文化应着重于打破部门与员工之间的沟通孤岛。消除孤岛使组织不仅可以更好地了解员工的沟通和工作流程的需求,而且可以评估和部署正确的工具,功能和集成。而这一切劳格SparkleComm统一通信就能完成,因为SparkleComm采用开放式结构,可以灵活的集成应用,可以方便的与现有或者第三方的应用集成,如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

将云通信带入舒适区:您应该向UCaaS供应商咨询的7个关键安全注意事项(一)

到目前为止,大多数IT专业人员都知道云的好处。他们还面临许多相同的安全问题,因为将关键IT功能和公司数据移出物理数据中心通常意味着移出其舒适区域。

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同样,当您考虑将业务通信移至云时,需要将安全性作为关键考虑因素。但是,根据美国国家标准技术研究院(NIST)的说法,“由于将语音和数据集成到单个网络中,因此,建立安全的VoIP和数据网络是一个复杂的过程,”在实践中,要确保集成语音和数据网络(如基于云的统一通信即服务(UCaaS))的安全性,需要采用坚固的基础架构来容纳核心技术。这些物理保护不仅需要与IP电话和UC方面的深厚专业知识相结合,而且还需要包括法规遵从性和网络安全性在内的众多安全学科。

劳格科技作为著名的UC提供商,他们的目标是使组织获得在不牺牲其期望的可靠性,安全性或服务质量的情况下将业务通信迁移到云中的好处。他们的新一代统一通信平台SparkleComm,是融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。通过控制自己的全球网络来做到这一点,其中包括实施一个全面的安全框架,该框架不仅可以确保客户的关键数据和语音通信的安全,而且还可以遵守严格的政府和行业隐私法规。针对云安全性的全面方法从本质上映射到我们认为是考虑使用云UCaaS提供商时应寻找的七个关键要素。

UCaaS的七个关键安全注意事项

1)安全的数据中心:所有技术基础结构都应位于具有强大物理保护,冗余电源和经过测试的灾难恢复程序的设施中。最高级别的安全性和可靠性应得到独立认证的支持。但是,并非所有供应商都如此。可靠的云服务提供商应能够向您展示独立审核员进行的验证和频繁验证的证据。如果没有这种全面的,经过认证的安全性,您的组织将面临丢失有价值的竞争信息或不遵守省,市和行业隐私法规的严重后果的风险。

劳格科技SparkleComm将关键的UCaaS技术基础架构和客户数据存储在位于强化Tier 1数据中心中。每个设备均由冗余电源支持,并由一系列安全设备,技术和程序进行保护,以控制,监视和记录对该设备的访问。这些设施与国际数据中心互通以提供我们的全球网络。安全性包括加密的数据传输,具有清晰审核记录的全面数字跟踪以及安全的文件存储。这些设施受到24/7全天候监控,并符合SSAE 16标准。所有系统都每月进行审核,并且审核报告可供客户使用。此外,他们的加固数据中心由训练有素的现场工程专家管理,其中包括安全和监管合规性方面的专家,涉及隐私法规。

在全球范围内提供现代通信体验

为了在当今瞬息万变的业务环境中保持竞争力,尽管地理位置和时区有所不同,您的团队仍需要保持联系。随着公司的发展和在全国及世界各地开设新办事处的影响,您的IT团队正在寻找方法来整合多种通信解决方案,并在所有通信,设备和位置的所有模式中提供一致,便捷的用户体验。

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但是,由于有许多可用的通信模式,要在全球范围内构建真正统一的体验可能比看起来要困难得多。这是因为当今数字化工作场所的员工依靠电话,电子邮件,短信,团队协作,视频会议和其他工具来完成工作。面临的挑战是将这些零散的模式组织和集成到统一,无缝的通信体验中,既要提高员工的工作效率,又要降低运营成本。

根据关于云统一通信即服务(UCaaS)的最新报告,对于希望在全球范围内实施一致的UC解决方案的公司,有三个重要考虑因素。

统一消息

统一消息历来围绕着已连接的电子邮件和语音邮件消息流。但是今天该术语已经扩展,以表示将即时消息,聊天,文本消息,电子邮件和语音消息连接到一个平台的综合解决方案。劳格科技SparkleComm就是这样的一个统一通信平台,它除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。在报告的一部分中进行的一项调查中,80%的受访者将统一消息列为最必备的UC功能。

协作工具

协作包括团队消息传递,会议,文档/文件共享和其他通信工具。除了基本功能之外,劳格SparkleComm统一通信解决方案还能使员工无论在办公室,在家还是在远程工作,都可以完全访问自己喜欢的协作功能。

业务应用程序集成

如果该解决方案与他们每天已经使用的其他业务工具无缝集成,则用户更有可能采用并接受统一的通信解决方案。通过提供与Google,Microsoft,OA系统、企业邮箱、微信和其他流行应用程序的集成,高级UC解决方案SparkleComm消除了在调用,传真,发短信或共享文档时在程序之间进行切换的需要。这不仅可以节省您的公司时间和金钱,还有助于进一步使您的员工按照他们想要的方式工作。

要了解有关企业如何为全球团队,客户,供应商和合作伙伴提供一致的统一通信体验的更多信息,请下载SparkleComm APP

SparkleComm以您想要的方式工作

在我们快节奏的世界中,我们的工作方式正在迅速且不断发展。但是,在理想的工作环境中,我们是否都应该能够按照自己想要的方式工作?如今,像我们这样的快速成长的组织期望迅速的行动和取得成果。尤其是作为营销人员,我们需要有效地工作,以确保内部或外部团队之间的平滑交叉协作,保持敏捷,灵活和高效。因此,毫不奇怪,我们越来越依赖技术来优化工作质量和数量。

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我们迅速了解到,如果我们拥有正确的无缝协作解决方案,那么技术可以帮助减少完成实际工作的障碍。弄清楚如何使其对您有利的工作至关重要。但是,比起我们通常想要的,我们不得不修改我们的工作方式,以弥补所使用的技术和解决方案缺乏可访问性和灵活性。是不是该技术符合我们要求,而不是反过来了?

好吧,在劳格科技,它做到了。由于在这里工作了好几年,我已经成为特别重视我们的团队消息传递统一通信和协作解决方案SparkleComm。为什么?因为它符合我想与同事,客户和合作伙伴进行沟通和协作的方式。

解决老虎团队的任务

如果您的世界像我的世界,那么您将处于多个跨职能团队中,以同时制作多个项目。这些项目总是因其复杂性,团队规模和执行过程的性质而有所不同。其中一些项目有3人组成的团队,而另一些则有10人或更多。一些项目是持续进行的,并且来回频繁,而其他项目的保质期仅为几周。

在工作中,我一直在适应不同的个性,不同的节奏和不同的任务分配方法。最重要的是,随着项目达到完成的各个阶段,优先级总是在变化。我一直在寻找更好的方法来简化工作并跟踪我的所有不同要求。

而这正是SparkleComm帮助我实现目标的地方。我可以轻松地围绕一个项目创建和组织一个团队,这是一个基本概念,但是通过SparkleComm直观地完成,使其变得无价,并且比创建电子邮件组别名容易得多。之后,我发现我可以将所有相关的通信和协作集中到一个虚拟工作区中,无论是视频语音即时消息传递还是文档共享。

解决文件迷失方向

作为许多项目的一部分,我涉及很多营销内容。对版本控制有一种厌恶,因为有时它会引起混乱。我确定您已经经历过一个令人困惑的时刻,想知道您打开的文档是否确实是最新版本。是的,您可以谨慎操作,并稍稍更改文件名以区分版本,但是仍然不能告诉您该迭代是否是最新版本。

SparkleComm使查找和查看文档的最新版本变得容易。我可以将文档放入会话流中,这意味着可以在最后一个会话条目中找到最新文档。我还觉得很吸引人的是,我可以在对话流中围绕文件编写上下文,以便突出显示关键细节。

我喜欢的SparkleComm的另一个功能是可以直接在SparkleComm中注释文档的功能。我跳过了文档下载,“跟踪更改”的麻烦,文件的重命名以及文档的重新上传。审阅者和编辑者可以进行更改,而无需离开SparkleComm窗口。就个人而言,由于它的易用性,当我不得不编辑文档时,我可以更快,更频繁地响应,因为我不必浪费任何时间来创建,命名或保存新版本,我可以做到无需离开平台就可以实时进行。

自从在劳格科技工作以来,我发现了许多方法可以使工作更智能,更好和更快地完成,而SparkleComm则位居榜首。我认为这是目前最好的统一通信和协作解决方案。是的,我有偏见。今天您是否有想要考虑的老虎团队?免费试用SparkleComm统一通信,您会发现与内部和外部团队成员的工作和协作从未像现在这样简单或高效。

协作通信:明天数字工作场所的关键组成部分

唯一不变的就是变化。尽管这句著名的说法是在2500多年前写成的,当您考虑技术推动的快速变化步伐时,今天甚至更是如此。现代企业自然会感受到这些变化的影响,因此必须找到与之相适应的方法。

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例如,我们曾经生活在仅由硬件主导的商业世界中。台式电话,打印机,传真机和其他设备都是每个办公室使用的标准工具。如今,除了硬件之外,我们还以互联网,云解决方案和其他虚拟技术为中心。未来的工作场所将越来越数字化,而未来的发展很快。需要证明朝着数字化工作场所的巨大转变吗?根据调查,目前全球有超过38亿人使用84亿台设备进行连接。到2020年,将近70%的劳动力由千禧一代和后千禧一代组成,这种趋势只会继续增长。

那么,您的组织可以做些什么不仅可以生存下去,还可以迎接明天的数字化工作场所的兴起?在通信方面,劳格SparkleComm统一通信通过跨各种设备和通信模式跨全球分布的工作人员的能力提供了明显的优势。SparkleComm统一通信平台,除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

SparkleComm统一通信使团队,客户和合作伙伴将协作置于中心位置,并通过开放平台方法启用企业工作流,从而以所需的方式工作。SparkleComm这种统一的体验包括团队消息传递,语音,视频,在线会议等,使人们可以使用任何设备进行交流,无论何时何地,无论他们想要什么。

管理远程员工的提示

技术和通讯方式的创新使公司雇用了比以往更多的远程工人。自2005年以来,经常在家工作的员工数量增长了140%。至少有一半时间,总共430万人远程工作。许多员工都享受这种灵活性,而雇主可以通过减少在职员工节省资金。

但是,远程工作者可能会遇到可能影响其士气和工作绩效的问题。根据Loogear SparkleComm视频会议解决方案的调查,完全远程工作者面临的一些最大挑战包括:

孤独感

合作/沟通问题

保持动力

时区差异

作为雇主,您有责任为办公室内和远程员工创造一个生产环境。以下是一些有用的提示,可帮助您管理完全远程的员工:

创建一个社区

如果完全偏僻的员工不觉得自己是团队的一员,他们可能没有动力去完成自己最好的工作。不要隔离您的远程雇主。让他们通过电话参加会议。将它们包括在部门电话会议中,让他们发出与你内部员工一样的声音。

设定明确的期望

当您雇用新的远程员工时,请确保您拥有广泛的入职流程,以为他们提供成功的适当工具。即使它们完全倾斜,也要保持恒定接触。设置每周一次的一对一会议,以确保您在同一页面上。分享过去的项目示例,使远程工作者可以了解您的期望。当员工做好准备时,他们就可以完成高质量的项目。

可用且可访问

如果内部员工需要帮助,可以进入您的办公室。您的远程工作人员没有这种奢侈。确保您在工作日始终保持空闲状态。优先处理来自远程工作人员的即时消息和电话呼叫。让他们等待可能会拖延他们的工作。

保持整个团队之间的沟通很重要,特别是如果您所在的时区不同于某些远程员工。例如,如果您居住在东海岸,则应在离开工作日后通过电话或即时通讯与您联系。也许您的一位西海岸偏远工作人员在工作结束时需要澄清。

提供可靠的协作工具

与办公室内员工一起工作时,通常可以评估他们对计划的心情和看法。通过电话交谈可能无法获取有关远程工作者正在思考什么的相同见解。不要低估非语言交流的力量。SparkleComm视频会议将面对面交流的好处与远程工作者所希望的便利结合在一起。

更好的工作场所:改善与千禧一代沟通的5条提示(二)

3)及时响应就是一切

千禧一代已成长为指尖,他们的世界触手可及,这要归功于互联网和社交媒体在进入青春期后的爆炸式增长。很快,他们就能知道朋友吃什么早餐,家人吃的什么午餐,甚至是他们最喜欢的名人吃的晚餐是什么。分享是对等的;他们想实时分享自己的想法,并期望得到即时响应。

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即时消息传递工具的名称恰如其名,旨在满足人们对办公室迅速行动和响应的不断增长的需求。采用类似劳格SparkleComm这样的应用程序可能是使整个团队保持联系和参与的一种好方法。而且作为统一通信平台的组成部分,SparkleComm语音通话视频通话功能原生整合在其中,在消息的任意位置均可发起语音通话视频通话

4)灵活的工作区是高效的工作区

灵活性是千禧一代在工作场所中的头等大事。他们希望能够灵活地进行远程工作,并制定时间表以使他们在工作与生活之间取得良好的平衡。

制定灵活的工作时间表可能很困难,但是它可能会增强您的团队的能力,并使他们对完成工作感到兴奋。那只是第一步。通过为千禧一代团队提供可以在任何设备上使用的协作应用程序如SparkleComm通信系统的访问权限,它可以在任何地方使用,您可以确信,即使团队位于远程,团队的生产力也不会下降。

5)熟识是你的朋友

在千禧一代的工作环境中,熟悉度也是一个重要因素。带上自己的设备(BYOD)并不是一个新概念,但是今天的重点已经转移到带上自己的IT上。如今,年轻的劳动力希望将自己喜欢的应用程序投入使用,或者至少要使用与每天在家中使用的应用程序类似的方式运行。在选择采用哪些应用程序之前,请确保咨询您的团队。这不仅可以帮助您找到合适的工具,还可以降低员工流氓使用自己偏爱的,安全性较低的应用程序保持领先的风险。

如果您遵循这些技巧与千禧一代进行更好的沟通,并采用正确的即时消息和协作工具如SparkleComm,那么您一定会从一个更快乐,更高效的团队中受益。

更好的工作场所:改善与千禧一代沟通的5条提示(一)

一天下来在商业媒体中不提及千禧一代的情况很少见。您所要做的就是搜索“业务中的千禧一代”,您将被淹没于剖析这一代人的特征以及如何更好地管理它们的文章。通常被认为是1982年至2000年之间出生的人,这个经过广泛分析的小组现在构成了我们劳动力的大部分,他们的影响力遍布我们周围,尤其是在沟通方面。如果您处于年度计划模式,那么现在正是停止思考如何管理千禧一代并着眼于如何与他们更有效地合作的好时机。以下是5条提示,可帮助您改善与千禧团队的沟通:

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1)保持简短而甜美

不可避免的事实是传统对话正在线上进行。就像发短信和在社交媒体上发布帖子取代千禧一代的电话一样,即时消息传递和SparkleComm视频会议也取代了面对面的会议和电子邮件。随之而来的是“推特效应”;数字对话很短,只有几个单词或一个句子,而不是段落。

在您的IT平台上添加即时消息应用程序(例如SparkleComm)将为您的团队提供一个工具,使他们可以按照自己喜欢的方式聊天,协作和设置任务:简洁明了。因为SparkleComm是一套方便快捷且安全保密的即时消息沟通平台,来实现内部及相关人员之间的沟通与交流。

2)团队合作获胜

尽管交流很简短,千禧一代倾向于走上银幕,而不是亲自见面,但他们还是非常重视团队合作,更愿意共同努力以使事情成真。正如《福布斯》最近的一篇文章所指出的那样,他们不想孤零零地工作,仍然对协作文化寄予厚望。像SparkleComm这样的即时通讯应用程序使千禧一代以他们所熟悉的格式拥有他们所寻找的包容感。SparkleComm的文件共享,组消息传递和视频会议等内置功能使您的团队可以在项目上进行无缝协作,从而高效地完成工作。