您需要什么开始在线会议?

现在,由于技术已完全改变了我们的日常生活,因此对许多企业来说,在线管理会议是有益的。特别是,随着许多公司在全球扩张,并提供人们可以自由工作或在家工作的职位,对于许多公司而言,在线进行商务会议至关重要。这些会议允许人们在相距较远的情况下彼此见面,而且这些会议还可以使会议更具生产力,并可以更快地做出决策。

1.平台

首先,需要有一个良好的平台来进行在线会议。如今,您可以在这里拥有多种功能和优势的多种选择。有些可能在一种情况下工作,而另一些可能在其他情况下工作。

某些在线会议平台的目的不同。例如,诸如SparkleComm,MyOwnConference,Join.me和WebEx之类的程序,其中包括所有基本功能。但是其他服务,例如SparkleComm,不仅仅可以进行电话会议,还可以进行视频会议;并且在会议过程中还可以进行录音和录屏。

2.设备

对于每个大师来说,他的工具对于他的工作都是至关重要的。对于此类虚拟事件的组织者来说,高质量的设备至关重要。实际上,它是决定性的组成部分之一。首先,您绝对应该拥有出色的互联网,如果通过电缆连接则更好。

还需要高质量的监视器,网络摄像头和音频设备,例如麦克风和耳机。房间应该光线充足,因为不良的照明会严重损害印象并妨碍适当的感知。根据您要说的内容,最好随身携带笔记本,荧光笔和笔以便记笔记。

3.议程

每个事件都需要一个经过深思熟虑的计划或议程。虚拟会议也不例外。

在开始会议之前,您应该计划会议的日期和确切时间。向您的听众发送消息以提醒和鼓励他们参与将是非常不错的。当前,安排人们在计算机旁坐在办公室的好时机可能会更加困难。

如果您事先计划会议,那就太好了。您所设想的细节越多,您被混淆的机会就越少。让您的参与者知道会议将持续多长时间。计划每个点,每个问题或解决方案。显然,可能存在一些负面反应,几乎在任何会议中都存在。结果,会议将顺利进行,从而产生积极的印象和气氛。

4.高效的演讲

演示还需要高效。它应该引起并引起人们对这些问题的足够的兴趣。如果您要提供某种视觉效果,那么它就必须具有视觉吸引力,这样参与者就不会感到无聊,而是以正确的方式感知信息。

演示视觉对象上不应包含过多的单词,以免使参与者不知所措。每个细节都可能决定结果。颜色,元素排列,口音,字体…对交付的意识和信心…

5.创意思维定势,准备即兴创作

有时,会议的某些部分可能未按计划进行,这很好。这就是为什么任何会议组织者在开始在线会议时都应准备即兴使用的原因。为会议带来新鲜感。开箱即用。不要过多地遵守固定计划。在这种情况下,即使会议将采用与预期不同的路线,也将继续有效地运行。

您还应该有一种创造性的方法,以便可以使参与者保持专注并可以了解需要的内容。此外,情绪是必不可少的。它们就像整个过程中的花椒。如果演示者本人仅对他的发言感兴趣,则可以参与。与那些只用冷淡而过分理性的方式交付的项目相比,对项目充满兴趣的交付项目似乎对听众更具吸引力。

总而言之,在线会议具有挑战性,因为有时没有真正的交流可以解决任何混乱。因此,请花足够的时间进行准备。第一次可能很困难,可能需要进行大量研究。也许您需要一些专家和经验丰富的人士的咨询。是的,很高兴听到来自不同观点的不同意见,并得出自己的结论来发展自己的路线。

您可能会发现很多问题,并克服了许多意想不到的障碍。但是,如果您始终专注于自己的目标,则要抱有积极的态度,并使用所有工具为之服务,那么您在虚拟会议中成功的可能性就更大。

谈一谈在线会议(二)

当然,任何事物都有两面性,现在就谈谈在线会议的另一方面。

在线会议的缺点

1、减少个人联系 最好的交流方式是面对面交流。这是因为从面部表情或肢体语言可以理解很多事情。

面部表情对于有效沟通很重要;这是深入了解一个人的最有效方法之一。如果没有适当的肢体语言,则可能会造成误解。

当我们通过在线会议进行交互时,不可能深入了解一个人。在线会议可能会错过很多事情。

2、连接不稳定 完全信任技术是愚蠢的,因为它可以用于欺诈目的。同样,不能期望Internet连接不会中断,因为在参加在线会议时始终可以断开连接。

无论是不是商务会议,这种中断都会降低在线会议的效率。有时是由于设备质量低而发生的。因此,重要的是要为业务目的维护高质量的设备。

3、减少人际交往 在线会议并不适合所有聚会。保持社会关系很重要。使用在线会议软件意味着缺少社交联系。在线会议使关系变得干燥。

使用技术意味着会议变成以业务为中心,并且进行一般性讨论的机会更少。

4、黑客入侵的机会 主持在线会议时存在很高的安全风险。这是由于存在被黑客入侵的机会,这在企业业务中可能会损害事务的机密性。

黑客可以利用这些信息并滥用它们。因此,在通过现代技术共享信息的同时保持高安全性很重要。

5、计划不佳的潜力 毫无疑问,在线会议使某些计划过程变得更加容易。例如,没有会议室可以预定或打印议程。

但是,企业仍然需要进行足够的计划以使会议成功。由于计划流程与面对面会议的流程不同,因此该领域的业务可能会变得松懈。

结论 就像生活中的其他任何事情一样,在线会议也有其优点和缺点。的确,它们可能是迄今为止最经济,最便捷,最节省时间的通信方式。但是它们也大大减少了人际关系,并使公司容易受到黑客的攻击。但,随着科技的发展在线会议将会成为主流,也会变得越来越安全。

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谈一谈在线会议(一)

可以将在线会议称为基于特定目标的虚拟会议,而无需考虑国家和国际边界。虚拟存在放弃了时空概念,因为任何人都可以在任何地方,任何时间使用在线会议。可以看到,网络会议是商业,教育和其他领域的流行术语。在本文中,我们重点介绍了在线会议的主要优点和缺点。

例如,在使用VoIP的情况下,也可以使用扬声器和耳机进行音频通信。进行在线演示还可以将演示记录在客户端,以备将来查看。

实时点对点通信是在线会议的主要好处之一,并且是业务领域中的重要因素。没有技术的帮助,很难维持业务。

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在线会议的优势

1、沟通能力 在线会议在每个部门都是必不可少的。使用特殊软件,参与在线会议的人可以与其他国家的人聊天。具体而言,在这种情况下,距离不是障碍。

在线会议软件在距离较远的人之间提供了牢固而富有成效的关系。它改善了人与人之间的联系。

在线会议为不间断的交流提供了一个平台,而无需考虑任何干扰。

因此,现代世界认为在线会议是更有效的沟通方式之一。

2、容易接近 每个利益相关者在一个地方开会都是不容易的,特别是当利益相关者位于不同的国家时。

利益相关者的实际存在会增加成本。在这种情况下,在线会议比任何其他媒体都更容易访问。

在线会议可帮助每个人进行互动,而无需从一个地方移到另一个地方。每个人都可以轻松访问此服务。

3、节省时间 在线会议的另一个优势是节省时间。根据一位企业家的说法,时间是宝贵的,类似于金钱。因此,时间对于每个部门都很重要,对于取得巨大的成功至关重要。如果一个人可以节省时间并将其用于生产目的,那就是省钱。

设置在线会议可以节省大量时间。例如,可以将其视为避免出差的时间管理方法。

可以在任何时间,任何地点组织在线会议。会议唯一需要的是Internet连接。

4、成本效益 任何企业都希望明智地利用其财务状况。这包括削减支出。在线主持会议可以节省开支,因为企业不必为与会者支付差旅和住宿费用。

还值得注意的是,面对面召开会议可能意味着企业必须为会议室和茶点付费。而在线主持会议节省了这一开支。

5、出席人数增加 与会者不必出差即可参加在线会议。这意味着参加会议所花费的时间更少。如果与会者有紧急事务要处理,则与会者也可以参加会议和退出会议。

这些因素提高了灵活性。这意味着更多的人可能能够参加计划的会议。

6、信息共享 通常,在举行面对面会议时,会为与会者提供议程和相关论文的印刷版。对于在线会议,这不是必需的。与会者可以以数字方式查看必要的文书工作。

这节省了打印文书工作的成本。由于无需打印,因此还节省了时间。

在家做什么工作教我们如何信任云(一)

如今,在家办公已成为“新常态”的一部分,当今大多数IT领导者所面临的挑战是迅速汲取在这个快速过渡时期中汲取的经验教训,并将其转变为有意义的长期战略。

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对云的需求

但是,在汲取的许多教训中,有两个似乎比其他地方更为突出。首先,最重要的是,好像IT领导者还没有足够的理由将系统迁移到云中一样,在家工作似乎消除了对进行过渡的所有疑问。在这种新的工作环境中,随时随地在任何设备上提供对应用程序和数据的访问的需求,就形成了云解决方案,这仅凸显了本地技术最令人担忧的缺点之一。

其次,如果云技术的重要性是在家工作的第一课,那么云通信技术的重要性似乎紧随其后。在转为在家办公之后,在线会议的使用激增,其他在线协作工具(例如团队消息传递和基于云的SparkleComm统一通信)也实现了类似的增长。 

云安全是一个大问题

过去,IT主管经常将安全性作为他们将更多的应用程序和数据移至云的主要关注之一,尽管这些关注在最近几年似乎已经减弱。随着许多公司将类似SparkleComm这样的云统一通信解决方案作为其在家工作策略的关键要素,许多公司还吸取了有关如何建立对云解决方案的更多信任的重要教训。 

建立这种信任很大程度上取决于选择强大的云提供商。他们应该提供这种级别的安全性,加密,可见性和分析,以便您信任云。当第一次发生从家庭到工作的快速过渡时,他的许多客户都在为安全性而在传统VPN技术方面作斗争。坏消息是,传统VPN没有达到他们的期望和规模。他们不得不告诉人们他们每天只能在家工作两到三个小时,然后他们不得不将VPN许可证交给另一位同事。

恰当的9个会议礼仪技巧(二)

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保持专业

与面对面的会议相比,虚拟的SparkleComm会议压力要小得多。视频会议会让你更容易自在放松,也会让你比和其他人在同一个房间里更随意。即使参与者看不到你光着脚坐在家里的桌子上,你随意的态度也会在你的声音和语调中体现出来。但是,无论你是参加音频还是视频会议,都要保持专业的姿态和外表。你要穿得像在见面一样,不要认为在视频通话中穿裤子是可选的,其他与会者可能只能看到你的腰部以上,直到你意外地需要站起来!

保护敏感信息

如果在向其他与会者展示时共享屏幕,请确保只看到预期的内容。在启动视频会议之前,关闭浏览器窗口中不必要的标签和其他你正在使用的应用程序。在共享完整桌面时,在浏览器地址栏中搜索可能会出现令人尴尬的自动完成结果。启动一个新的浏览器窗口并提前做好准备,将有助于保持敏感或可能令人尴尬的信息的机密性。

为了更好地控制参与者在演示过程中看到的内容,请选择“只共享一个屏幕或一个应用程序”而不是整个桌面,这样一来,重点就集中在你和你的演讲上,而不是那些会分散你信息的东西上。

让会议继续进行

虽然尊重每个人的时间永远是最好的做法,但请记住,现在许多员工在日常工作之外还要兼顾意想不到的责任。作为组织者,你能做的支持他们的最好的事情就是让会议继续进行下去。首先,把与会者限制在那些真正必要的人。虽然你有几十个与会者,但并不意味着他们都有必要被邀请参加会议。将来宾名单限制在重要的参与者,可以最大限度地减少因过度讨论而造成的干扰,并有助于保持会议议程的正常进行。鼓励与会者在视频会议中使用聊天和文件传输功能进行旁听或提问也是一个好主意。这样主要谈话就可以不受干扰地继续下去。

计划一个有效的总结

在会议结束时,不要只是注销帐户,继续你的一天。相反,应该以一个简短的回顾来结束,陈述所做的决定和达成一致的行动。另外,让大家知道接下来会发生什么,比如:你将发送会议记录和会议记录的链接、你可以继续回答那些你在会议中不能回答的问题、您将安排下一次视频聊天的后续活动等等。一个成功的在线会议需要每个与会者的积极参与,在收工前说声谢谢来表达你对他们所做的努力的感谢。

优先考虑安全问题

视频会议服务需求的快速增长揭示了一个不幸的事实,一些服务并不像假设或要求的那样安全。在选择视频会议公司时,确保你做过一些安全特性和优先级的比较。此外,回顾允许增加保护级别的基于用户的功能,如拨号功能、对未授权与会者的会议锁、密码保护和会议录音等。

最后提醒你对参与者要有耐心,对发生的误解要宽容一些,希望我所分享的这些技巧能帮助你将过去的面对面会议转变为成功的在线会议

视频会议礼仪指南(一)

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今年由于冠状病毒爆发,许多员工迅速过渡到全职远程工作时期,在这种情况下,理解和执行视频会议礼仪变得尤为重要。虽然许多原始的建议今天仍然适用,但我们希望提供更多的信息以帮助你的在线会议在今天快速发展的环境中尽可能地高效和专业。

礼貌会让你的在线会议更有成效

虚拟会议是与潜在客户、同事和远程团队成员联系的宝贵工具。使用SparkleComm,只需一个简单的电话会议或点击一个在线会议的链接,你就可以与全国各地的与会者进行沟通交流,再加上视频会议,让你感觉就像在同一个房间一样。但是,你有没有花时间考虑过你的网上商务礼仪呢?

任何参加过在线会议或电话会议的人都知道,面对面的会议和音频或视频会议有一些不可否认的区别。视频会议礼仪(以及电话会议礼仪)与一般的商务礼仪有者微妙的不同,要注意这些差异,尤其是在在线商务会议日益成为常态的今天。使用下面的技巧将帮助你避免在下次在线会议中犯失礼的错误。

在线会议做准备

无论是面对面的还是虚拟的,没有明确目的的会议都是在浪费时间。电话会议组织者和与会者的准备工作是在线会议成功的关键。

如果你是会议组织者

电话会议之前,向所有与会者发送一份附带议程的会议请求,说明电话会议的目的、将出席会议的人员以及会议期间需要实现的目标。如果你要求会议参与者在会议前回顾资料,请提前提供并清楚地说明你的期望。如果你需要在会议中做出决定,提前让与会者知道,这样他们就可以做好准备。在会议开始之前,通过反复检查音频和视觉设置来测试你的视频会议平台,这可以让你避免在会议过程中浪费时间。

在会议开始前确定角色也是一个好主意。如果你是主持人,你不需要做笔记,不需要知道时间,也不需要进行问答。我们知道人类的大脑并不是设计用来处理多重任务的,事实上,当你同时做不止一件事情时,你所做的就是在两件事情之间快速切换,这可能会导致你40%的效率损失。既要做领导又要做笔记,这样会让谈话慢下来,还可能会让你错过一些重要的信息。相反,你可以把记笔记的责任分配给其他人,或者使用SparkleComm自动记录会议内容并存储在云中以方便访问。

如果你是一个会议参与者

没有什么比被邀请参加一个虚拟会议,却不知道会议内容是什么或者会被问到什么问题更糟糕的了。请提前浏览主持人发给你的材料,要积极主动,如果组织者没有提前提供信息,提前询问他们的期望,尽可能做好准备。如果有空的话,你也可以主动帮助其他与会者收集信息,因为如果组织者没有时间做充分的准备,你的主动就向你的团队领导展示了你的积极性。

新的SparkleComm视频会议解决方案使加入速度更快,协作更轻松(一)

劳格科技新推出当今基于浏览器的视频会议解决方案,SparkleComm视频会议,强调了我们认识的不断增长的需求速度更快,也越来越多地在家工作团队之间更智能的协作。

随着全球范围内向远程工作和在线学习的飞速发展,SparkleComm视频的推出迫在眉睫。根据Gartner的数据,到2024年,只有25%的会议将亲自举行,而今天这一比例为60%。Gartner认为,这归因于远程工作趋势和不断变化的劳动力人口统计。 

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尽管这些趋势导致在线会议的急剧增加,但不幸的是,远程工作者一直在努力寻找满足他们期望的通信和协作解决方案,这在很大程度上是因为许多人使用了不断增长的断开连接的应用程序集合,从而使他们的讨论陷入孤岛。CITE Research 最近进行的一项调查发现,有67%的员工表示他们很难在两次会议之间进行切换,而将近三分之一(62%)的员工坦白参加会议只是面临挑战。

MVP:沟通与协作的三大支柱

劳格科技,我们一直专注于保持人们之间的联系。这就是为什么我们如此强烈地相信SparkleComm统一通信平台,该平台紧密集成了我们所谓的通信和协作的“ MVP”支柱-消息,视频和电话。在许多方面,集成平台解决了远程工作的一个重要挑战-保持上下文。换句话说,随着员工将对话从团队消息传递工具转移到电话,然后转移到单独的在线会议工具,每个对话的上下文在每个阶段都会丢失  。一个真正统一平台将每种通信模式以及相关文档和链接保持在一个保持上下文的中空间中。转移通信模式不再意味着必须重新查看以前的对话,因为它们存储在同一解决方案中。刚开始讨论的新手可以立即掌握最新进展。

这就是劳格SparkleComm VideoSparkleComm Office云通信和协作解决方案紧密集成的关键原因  。SparkleComm Office  在可跨所有设备使用的单个移动和桌面应用程序中包含团队消息传递和电话功能,从而为用户提供了所需访问权限的灵活性。  

在线和亲自举行会议的注意事项(二)

安排在线会议或面对面会议时要避免的陷阱

为了了解如何有效地在线或亲自进行会议,以下是一些常见的会议错误,您需要注意这些错误,避免在下次您负责安排会议时发生这些错误。

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1)选择错误的会议形式。

您必须了解,有时最好进行一次在线会议,有时最好是亲自见面。如上所述,第一次见面时最好亲自见面。但是,在很多情况下,不需要亲自开会,而且涉及的每个人都可能会觉得视频会议更合适。例如,当需要进行快速的非正式聊天时,SparkleComm视频会议是最佳选择。

2)没有向所有与会者充分提供会议通知。

您可能已经在商务中心预订了会议室,安排了餐饮并制定了最终的会议议程,但是如果您没有向与会人员提供足够的通知,而您的会议就要开始了。在线会议也是如此,因为您会浪费时间,尽管您不会预定会议室。所以选择一个能提前预约通知的视频会议系统很关键,劳格SparkleComm视频会议系统就能很好的完成这一点,避免发生没有向所有与会者充分提供会议通知的错误。

3)忘记指定会议负责人。

无论您是在会议室,办公室还是在线会议,没有领导者(或将领导会议的人)都是一个大错误。为了使会议具有建设性,他们需要带头。这样可以确保会议继续进行。传统上,无论开会地点在哪里,安排会议的人都将主持会议。劳格SparkleComm视频会议具有多重的权限控制功能,包括:拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等,每个权限角色有清晰的功能区分。

4)无法创建会议议程并使每个人都知道。

创建会议议程并将其通知与会者非常重要,特别是对于涉及三个或更多人的正式面对面会议而言。

人们通常认为这是一种良好的礼节(尽管举行非正式视频会议并没有那么多必要),以便让其他人知道会议的目的。这可能只是一封简短的电子邮件,上面有几个要点,概述了您计划讨论的内容。

这些重要的考虑因素以及其他许多因素,例如:保持会议的气氛和节奏富有建设性,在会议之后进行跟进以确保达到目标等,这些因素都适用于在线会议以及亲自举行的会议。此外,作为业务专业人员,重要的是要精通进行视频会议和面对面会议,以展现领导才能并成为贵公司的重要资产。

在线和亲自举行会议的注意事项(一)

随着数字技术的普及,商务人士越来越倾向于在线开会,而不是亲自开会。这是可以理解的趋势,更不用说在许多方面具有内在的好处了。但是,进行面对面的会议仍然很重要,如果除了建立更强大和更有意义的业务关系之外,没有其他原因。

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在线会议和面对面会议的好处 

1)面对面的会议为印象留下了更多的机会。

在企业中,印象不仅重要,而且印象深刻。这就是为什么在视频会议之前进行面对面会议很重要的原因。在线会议是维持关系的好方法,但不是建立关系的好方法,这主要是由于缺乏肢体语言和阅读面部表情所涉及的困难。劳格SparkleComm视频会议虽然是在线会议,但它可以实现面对面的交流,完全能看清对方的肢体语言和表情神态,如果你想要面对面会议,SparkleComm在线视频会议是你不错的选择。

2)在线会议更便宜,因为没有人出差。

这是在线会议的一大好处,这也许是许多商人在线进行会议而不是亲自进行会议的最重要原因。旅行不仅涉及金钱,而且涉及时间,在业务中这通常是同一回事,因为时间等于金钱。

3)在办公室外亲自开会意味着每个人都不在案。

这不仅意味着记录会议,而且还意味着有机会见面和讨论真正的想法,而不必担心在拥挤的办公室中被窃听。在办公室外面对面开会是有利的,并且可以帮助商人了解真实的故事。通过寿司,拿铁咖啡或在街区漫步,我们的客户可以通过电话或电子邮件的方式让我们知道更多的色彩。

4)在线召开会议有助于保持关系,尽管距离遥远。

第一次与重要的业务伙伴或客户会面时,第一次面谈固然有利,但有时人与人之间的地理距离相距遥远,举行在线会议是保持重要关系的绝佳方式。与业务同行和客户保持联系对于使您的业务平稳运行至关重要。劳格SparkleComm的高清视频会议解决方案使用户可以随时随地在全球范围内举行多点高清视频会议

在线会议期间吸引观众的6个技巧(二)

3.建立一些内务守则并遵守

成为远程会议参与者通常会令人沮丧。旁聊,说话者听不清,难以表达自己的意思,这些都可能使虚拟会议对于远程工作者而言不愉快。

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通过为在线会议视频电话会议设置一些常规的内务管理规则,每个人都将更倾向于保持关注,并更有可能接受您的下一个邀请。这是您的规则手册的一些启示:

(1)在会议中没有交叉聊天或边聊。

(2)简洁明了,始终牢记远程与会者。

(3)给电话上的人们讲话的机会。给他们留些时间,并且要意识到他们随时都可能有疑问,就像房间里的每个人一样。

(4)文明和尊重应该成为准则。准时并准备潜水,尊重他人的时间。

4.花一些时间进行介绍

在开始业务之前,请花时间进行介绍和闲聊,最好不要仅仅只是工作上的讨论。通过随机询问参与者并鼓励一些玩笑来使之有趣。想一想:“每个人早餐/午餐吃什么?您一周的亮点是什么?”

没有什么比笑声更能拉近人与人之间的距离并增进对话的乐趣了。当您坐在同一个办公空间中时,与同事建立联系可能非常困难,更不用说隔了半个国家或整个城市。仅花费很少的时间建立关系就可以为远程团队的士气创造奇迹。

5.保持每个人的联系和参与

现在该讨论会议的实质了。尝试使其成为协作事务,避免自己说话。如果您要演示,请暂停询问每个人是否仍在关注或有任何问题。如果这是例行的SparkleComm会议,则让每个人都参与轮换任务,例如花几分钟时间并跟踪动作项目。

每当有寂静隐约出现时,鼓励一些小组成员参加会议。通过向在线的每个人提问,也可以使远程与会者更多地参与进来,当然,只有在有意义的情况下。SparkleComm会议结束时,这可能很简单,只要征求他们的意见和反馈即可。

6.不要忘记您的跟进

与面对面会议一样,请确保在会议结束后发送清晰的注释,并附上适用的操作项目,SparkleComm视频会议把这一项做到完美。直接与远程与会者联系以感谢他们参加会议并询问他们是否有任何在会议中没有问到的问题。要求他们提供有关下次可以改进的方面的反馈,向他们表明您重视他们的意见。

有了我们的虚拟会议指南,您可以放心地告别典型的在线会议上的挫败感,并让每个人都保持联系和参与,无论他们是在远程还是坐在您旁边的座位上。有关成功进行远程团队沟通的更多信息,请查看我们的帖子,有效的远程团队沟通的6个最佳实践。