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给大家一个任务

不太确定自己在会议上做什么的人很可能会随波逐流。给每个人一个任务：这样，他们就有明确的目标，应该有助于保持专注。例如，您可以让参与者记笔记，记下提出的问题并保持计时，以确保会议不会超支。诸如此类的特定任务使会议参与者感到自己更加积极地参与了会议，使他们可以集中精力。

包起来

在会议结束时节省几分钟以进行总结。会议结束后，每个人都应注意以下几点：

需要什么可交付成果

谁负责每个可交付成果

何时交付成果

下一次SparkleComm视频会议何时举行

请花一点时间来澄清这些要点，以便每个人都知道下一步需要做什么。这有助于使事情更有效率，并减少了进行后续澄清会议的时间，这可以占用不必要的时间。

会议结束了怎么办？

恭喜，您已经成功运行了第一次虚拟会议。在执行其他任何操作之前，请先完成所有管理工作。确保会议记录和其他相关文件都在您面前时正确归档。

如果有人在会议期间报告了技术问题，请记录下来以单独跟进。这应该使您能够解决所有可能遇到的问题，并帮助您计划下一次更顺利的SparkleComm会议。

花一些时间来思考会议的进行情况。哪些部分进展顺利，还有哪些改进空间？您还应该向团队询问相同的问题，无论是单独还是作为一个小组。您可以向他们发送调查问卷以匿名填写；这样，人们更容易诚实。

寻求反馈将帮助您进行任何必要的更改，以改善将来所有相关人员的虚拟会议体验。一些虚拟会议工具（包括SparkleComm）具有视频录制功能。然后，您可以将相关文件发送给您的团队，以便他们可以随意观看。

准备好运行下一次虚拟会议了吗？

与大多数事情一样，在虚拟会议上，实践是完美的选择。从面对面会议切换到远程会议面临着独特的挑战，因此请准备好对自己和他人保持耐心。召开几次虚拟会议后，您应该会发现一切都变得更加轻松顺畅。 有关所有功能的更多信息和提示，请查看SparkleComm Video。

您需要哪些基本功能？

至少，您将需要良好的音频和视频功能。同样，如果参与者将观看实时演示或逐步演示，则还需要诸如屏幕共享之类的交互式工具。

如果协作对于您的在线会议至关重要，那么您需要确保每个人都可以访问正确的文档。SparkleComm可以达到这个目的，因为多个用户可以同时处理同一个文档。

一体化软件解决方案使您不必在多个工具之间进行切换，从而节省了时间和精力，并节省了资金。SparkleComm统一通信可能是这项工作的理想选择。它提供高清视频会议和屏幕共享，以及团队信息。同时，其注释功能使团队成员可以像面对面会议一样指向他们在屏幕上看到的内容。

全能工具，如SparkleComm也允许容易的任务管理，就在同一个应用程序，您还可以将其与其他任务管理工具集成，只需通过混合和匹配找到适合您特定需求的正确组合即可。

制定计划

安排会议可能很棘手，尤其是当您有多个时区的参与者时。首先使用具有团队访问权限的办公室日历，这样您就可以看到每个人何时有空。

尝试找到适合每个人的时间。例如，如果您在纽约和温哥华拥有员工，请尝试在纽约时间下午1点（温哥华时间上午10点）安排会议。这在两个时区的工作日内都非常舒适。 根据团队的分布情况，弄清楚时区会很快变得非常混乱。 使用诸如“世界时钟会议计划程序”和“每个时区”之类的工具。也要尽可能提前安排会议，因为在最后一刻很难跨时区安排会议。

设定会议议程并坚持下去

无论是面对面的会议还是虚拟的SparkleComm视频会议，会议议程都是必不可少的。他们可以使会议更加高效和成功。   您的议程应包括关键的谈话要点，每个人都应负责的准备工作以及相关文件的链接。确保事先将议程发送给每个人。希望参加者阅读它，然后带着相关想法参加SparkleComm会议。

所有这些都应有助于节省时间：原本可以用在思考会议本身上的时间可以用于共享想法和协作。尝试将会议限制在30分钟以内。除此之外，参与者可能难以保持专注。

稳定性和弹性

在某些情况下，您无法以企业主的身份进行预测。（或者您是否一直知道COVID-19大流行就在眼前？！）几乎在一夜之间，一切都不同了：杂货店购物，学校，见朋友和家人，我们如何度过周末......

这也包括工作场所。许多企业别无选择，只能关闭并安排其他选择。转移到虚拟会议和远程工作的选项使这些企业能够保持运营。对于许多人来说，这种额外的稳定性和弹性使他们得以生存。

虚拟会议的缺点是什么？

虽然远程会议具有主要优点， 但也有一些次要缺点。

设定

首先，举行在线会议涉及一些技术设置。它很容易管理，但是开始时可能会遇到一些麻烦的问题，尤其是对于那些以前从未参加过的人。

每个人（很可能）将在家中参加会议，这意味着将涉及不同的操作系统，音频和视频功能以及Wi-Fi连接。

但是，一旦您在几次会议中解决了这些小问题，从那里开始就应该很顺利。所以寻找具有客户服务团队和在线知识库的视频会议软件如SparkleComm视频会议系统，以便您可以快速设置并在需要时获得帮助。

保持参与者的参与

虚拟会议的另一个挑战是，让所有人保持专注和参与可能是一个挑战。

即使每个人都可以看到对方，但他们仍然在不同的房间里并且在屏幕后面。这意味着与面对面会议相比，被动起来要容易得多，尤其是在有很多参与者的情况下。但是，SparkleComm的视频会议始终比音频会议更具吸引力。

在开始之前，您还应该了解虚拟会议的哪些内容？

这是如何进行准备，以使您的第一次虚拟会议顺利进行。

选择合适的工具

正确的协作工具将取决于您的业务性质。值得庆幸的是，有许多选项可供选择，以帮助您更快，更轻松地进行有效的协作。这里有几点要考虑。

远程会议中将有多少人？

您的会议中将要有三个人吗？25吗 80？一些会议平台最适合一对一会议，当20人或更多人尝试加入会议时，这些会议平台可能会承受压力。还有其他工具可以容纳200名参与者，但是这些工具可能会附带高昂的价格标签。一旦您大致知道将有多少人参加您的在线会议，就可以开始考虑所需的功能。事实上，劳格SparkleComm视频会议是一个可以一对一的视频工具也可以是一个容纳上百人的视频工具，根据你的需求可以随时切换功能且价格便宜。

网络会议

大多数人将网络会议称为一种更加动手的虚拟会议。您可以将其用于演示和虚拟事件，在项目上进行协作（例如，通过屏幕共享和白板）以及进行培训课程。 

网络会议使同事可以同时在同一个项目上一起工作。它经常与网络研讨会相混淆，但是我们应该小心区分两者，因为它们不是一回事。

“网络研讨会”一词将“网络”与“研讨会”结合在一起。本质上，这是一个在线研讨会。这往往是一种单向通信方法（可能是“问答”会话除外），而Web会议涉及多向通信。

虚拟会议的优势是什么？

虚拟会议使很多事情成为可能，而这些事情原本会受到地理的限制。让我们仔细看看主要优势。

与海外团队成员联系

借助远程工作，与海外同事进行协作比以往任何时候都更加容易。我们不再局限于与在当地工作的人一起工作。现在，您可以与来自全国乃至世界各地的顶尖人才一起工作-您所需要的就是可靠的互联网连接（甚至是摄像头）以及一个好的通信工具（如SparkleComm统一通信平台）。

减少差旅费用

有时，您可能想邀请一个团队成员来从事项目工作，或者您可能需要与外部顾问更紧密地合作，但是，这样做的成本很快就会增加。通过SparkleComm虚拟会议，您可以削减成本，因为您可以进行紧密和远程的协作，不在需要在天上飞来飞去。

吸引更多客户

借助远程工作和SparkleComm虚拟会议，您可以从本地和国内市场之外的途径获得新客户。现在，与世界各地的人们进行远程通信非常容易，您可以扩展到竞争不激烈的新领域，并大幅提高您的收入。

更大的灵活性

远程会议的另一个重要优点是您可以在时间上更加灵活。无需通勤和亲自出席会议，因此更容易找到适合所有人参加会议的时间。

假设您的一位同事需要在下午2点接女儿参加足球练习。通常，他的一天必须在下午1点结束，以便他可以在那里接她。但是通过SparkleComm远程视频会议，一旦他将女儿带回家并离开她去做作业，他就可以简单地在下午3点恢复工作。这种额外的灵活性有助于使每个人的工作体验更加积极。

远程工作和远程会议正在成为我们生活中越来越重要的部分。COVID-19大流行的趋势已经大大加速，许多企业已经开始朝着更偏远的远程工作方式发展。

不用说，迁移到远程工作会带来挑战。因此，在您致力于实现更有效的虚拟会议的努力之前，您和您的团队应该了解一些事情。以下是一些关键问题：

什么是虚拟会议？

虚拟会议的优点和缺点是什么？

在主持虚拟会议之前您需要了解什么？

如何使虚拟会议成功？

虚拟会议结束后该怎么办？

无论如何，虚拟会议到底是什么？

虚拟会议只是在网上进行的会议，而不是与所有与会者都在同一会议室中进行的物理会议。

虚拟会议工具包括SparkleCommVideo和您可能听说过的其他工具，例如Microsoft Teams，Zoom和Skype。（最好保留一两个工具，以便与朋友和家人聊天。）

人们通常使用虚拟会议进行工作，以吸引来自世界各地（或同一建筑物不同部分）的远程团队成员。最主要的是，他们都在使用虚拟会议软件（如SparkleComm）在屏幕上互相交谈和看到对方。

有哪些虚拟会议？

虚拟会议有几种不同类型，您选择的虚拟会议将取决于团队和业务的需求。我们将在这里讨论的主要类型是电话会议，视频会议和网络会议。

电话会议

电话会议通常是纯音频会议，远程队友在其中进行拨入并加入电话会议。这些最适合每个人都参加讨论的小组会议。

电话会议的主要好处是操作简便：与其他类型的虚拟会议相比，安排呼叫所涉及的技术更少。缺点是您看不到别人的反应和肢体语言。劳格科技的SparkleComm电话会议系统的设计理念就是“让使用者只需要关心会议的内容，会议的其他一切管理工作交由SparkleComm系统完成”。

视频会议

视频会议就像面对面的团队会议，但实际上不需要人们面对面，至少在身体上不是。

当然，视频通话的直接好处是，每个人都可以从视觉提示（例如肢体语言）以及音频提示中获得灵感，这使得整个对话显得更加个人化。

随着视频会议软件像SparkleComm视频，你甚至得到了高质量的视频和音频，这意味着与会上视频通话可以看到和听见对方（如果你定期通过SparkleComm视频与客户和潜在客户进行交流，那么你可能会认为这就是那个重要的因素）。

基于云的视频的价值

摩根大通公司已经拥有一种视频文化，它具有一个本地系统，该系统为近25万名员工提供支持会议室，行政台式机和视频电话。总部位于纽约的摩根大通执行董事尤金·皮茨表示，在COVID-19大流行之前，员工举行了约10亿分钟的会议。

但是本地视频系统有其局限性。皮茨说，这家金融服务公司平均每天可以进行30,000个并发呼叫，但仅能在外部网络（例如家庭网络）上支持7,000个并发呼叫。

他开始评估云视频会议服务，以获得更好的弹性以及将容量转移给服务提供商的能力。他说，现在，限制对外部网络上的用户的呼叫的想法已经无关紧要了。自大流行以来，每天的视频使用量约为2500万分钟，并发会议多达60,000次。他说：“我是否正在计划让每个人都在家工作的类似于COVID的情况？不，但这肯定是积极的结果。”

云的另一个好处是，与本地系统相比，新功能的部署速度更快，尤其是AI功能。摩根大通的本地系统缺乏添加新功能的速度和计算能力。皮茨说：“云为您提供了一个不可思议的平台，关键是继续在此基础上发展。”

新趋势支持混合工作场所效率

新的工作方式也推动了统一通信（UC）领域的新趋势。我们希望探索异步视频通信的新用例，并开放视频创建和分发给员工。异步视频通信可能会通过短视频消息取代电子邮件，类似于消费者应用程序，用户可以在其中录制快速视频而不发送电子邮件。

AI是另一种统一通信趋势，例如劳格SparkleComm统一通信中的AI就可以通过满足转录，实时字幕和动作项目等功能来提高混合型劳动力的生产率。AI还可以处理音频和数据点，以将信息提供给销售团队，以实现更快，更有效的客户呼叫。人工智能可以通过分析音频来确定决策以及哪些问题需要跟进来使SparkleComm会议更加有效。

虚拟白板是支持混合工作场所模型的策略中密切关注的另一个增长趋势。先进的虚拟协作技术将变得越来越重要，因为我们试图将会议室带到会议空间之外，从而使虚拟会议室吸引人们的加入，就像亲自加入会议的人们一样。

超过40％的公司正在采用或计划采用虚拟白板应用程序。他们有一个强大且不断增长的市场，我们认为这将成为核心协作产品组合的一部分。人工智能还可以通过诸如情感分析之类的应用程序应用于虚拟白板。将情绪分析应用于虚拟白板可以通过确定会议参与者在某些主题上同意或不同意的地方来帮助做出决策。情绪分析还可以根据白板数据为参与者做出决策。

混合工作场所是未来，因为不是每个人都会全职返回办公室。了解IT领导者如何使用UC支持混合工作场所模型。

大流行爆发后，很多大型企业开始实施在家办公的策略，并推出了必要的协作工具来支持远程通信和工作流程。在12个月内，很多公司从办公室迁移到了在家工作。

随着医疗保健公司及其员工逐渐适应新的常态，当一些员工开始返回办公室而另一些员工仍然偏僻时，现在的首要任务是找到支持工作场所未来的最佳方法。现在我们面临的挑战是了解新工作模型的外观，没人知道远程，混合和办公室工作人员的正确比例，这种平衡将在未来两到三年内发生变化。但是组织需要确定正确的设置以支持这三种工作状态。

会议室启动了混合工作场所

对于很多企业而言，混合工作场所模型的正确设置意味着专注于会议空间。在大流行之前，与会的远程参与者相比，远程参加的参与者参加了会议，并且会得到更好的体验。挑战在于使远程参与者感到自己像是会议空间的一部分，重要的是要使参加会议的任何人都具有同等的参与度。现在我们正在评估较新的技术，以便将其部署在多个国家/地区的数千个会议场所中。由于大流行，还利用了大多数办公室关闭的优势来逐步升级会议空间，从而获得更有效的设置来支持远程会议。

有分析师表示，由于大多数团队将以混合工作场所模式进行分发，因此SparkleComm视频会议通常会取代面对面的会议。组织将需要使用合适的设备来优化会议空间，甚至将更大的会议室变成更小的会议空间。

那么会议室必须发展。有15个人走进会议室，在桌上摆一壶咖啡，然后在那间屋子里整天呆着的想法可能不会很快再次发生。公司正在向会议室添加视频设备和类似SparkleComm这样的视频会议软件，以期望当员工返回办公室时，他们到处都需要视频和参加SparkleComm视频会议。有些员工甚至可能会进入办公室，但更喜欢使用SparkleComm视频会议平台从办公桌旁参加SparkleComm会议。

混合学习：教育的未来？

您可以说混合学习代表了高等教育的当前状态。学生将上课，而讲师将在SparkleComm虚拟学习平台上发布补充材料。

随着全球医疗保健危机迫使全球范围内的高等教育机构转向虚拟学习，这种情况在2020年初发生了变化。突然，课堂学习变得不可能了。它构成了健康风险。

混合学习为学生提供了一种继续安全学习的方式。SparkleComm虚拟学习平台允许讲师记录他们的演讲，然后将其发布，以便学生观看。学生不必因为没有上课而感到好像错过了任何东西。

您的混合学习平台应具备哪些功能？

为了满足学生的需求并遵守当地的健康限制，高等教育机构越来越多地寻求混合学习平台。混合学习平台应具备哪些功能？下面以SparkleComm视频会议混合学习平台为例：

视频会议，屏幕共享和实时聊天以提高参与度

能够录制演讲是SparkleComm混合学习平台的必备功能，它支持后台录音与录像，后台录音可以全程混合录音与录像，即教师在演讲中的发言录制在一个视频文件中，视频的后台录制音轨和视频图像支持分离即融合。但还有其他两个至关重要的功能：屏幕共享和实时聊天。

屏幕共享使教师可以共享相关材料，而在线聊天则可以让学生回答问题和发表评论，从而使他们可以与所学内容进行互动。

与学习管理工具集成

混合学习平台还必须与其他学习管理工具集成在一起。这种集成使教师可以发布他们的讲座以及补充材料，以帮助学生学习。而且SparkleComm采用开放式结构，可以灵活的集成其他应用，可以方便的与现有或者第三方的应用集成，如工作流、团队协作、OA系统、邮箱、微信等。

易于在任何设备上使用

今天的学生想在自己选择的设备上学习。可能是智能手机，平板电脑或台式机。

SparkleComm混合学习平台易于在学生选择的任何设备上使用。即使学生正在异步学习，它也应该促进学习以及参与虚拟教室。

使用SparkleComm的虚拟学习平台将混合学习置于适当的位置

SparkleComm的虚拟学习平台已为世界各地的高等教育机构所采用。使用混合学习平台，讲师可以举行现场讲座并记录下来以备后用。学生可以通过SparkleComm实时聊天参与课程，并且与学习管理解决方案的集成使他们可以访问补充资源。要了解更多信息， 请请求演示。

远程工作文化推动团队协作供应商增强产品。了解有关视频，工作流集成，安全性，AI和其他新出现的功能的更多信息。

在COVID-19大流行之前，存在团队协作应用程序，但并不是日常工作流程和交流的中心。现在，远程工作人员正在通过SparkleComm视频会议，工作流集成，人工智能和安全性等功能寻求更成熟的技术，以安全地保持它们的连接并提高生产率，而在家工作仍是标准。

协作的概念将变得越来越广泛，因此，供应商将继续积累更多的功能。组织应关注供应商如何计划改进最理想的功能。 团队协作提供者的工作量很大，而物理办公室逐渐变成了遗物。在全球大流行期间，许多企业员工被剥夺了社区意识和社会化意识，这些工具为创造员工创建社区的新途径提供了独特的机会。

以下是市场在开发新的协作功能方面的细分方式。

视频—对抗变焦疲劳

市场已经变得饱和，视频厂商都在试图超越对方。新功能有助于使视频体验更好，更直观，还增加了背景效果，满足容量限制，日历和应用程序集成，分组讨论和白板功能。但是企业及其用户仍然无法避免“缩放疲劳”。

我们正看到视频方面的反击，部分新颖性正在逐渐消失。视频沉浸在一段时间后会沉浸在水流中。人们只是想完成工作，而不必意识到自己的衣服，凌乱的公寓或其他在家中正在发生的事情，在这些情况下，变得很难专业。

为了避免视频倦怠，企业正在开始努力安排会议空间，并鼓励员工在通话后休息。供应商正在发布使体验变得不费吹灰之力和更具刺激性的功能。

视频是冠状病毒启动后最重要的功能。虽然我们没有看到视频在下降，但是公司在安排会议方面变得越来越好，这样人们就不会在无休止的多次通话中陷入困境。公司现在常常只需用SparkleComm视频会议系统安排远程会议即可。

在工具方面，供应商还旨在使视频体验更加丰富，以保持用户的参与度。

有一种重新创建白板的兴趣，以及更多的集思广益和协作功能，如便利贴。互动功能（如社交媒体流，分组讨论，民意测验和问答）在类似SparkleComm这样的视频会议平台中也变得越来越普遍，以推动更加互动的体验。企业希望在会议中丰富视觉体验，而重新构想会议的兴趣将保持不变。

AI发挥更大作用

我们都同意AI将在团队协作应用程序功能中发挥更大的作用。除了可以跟踪中断的行为分析以及用户访问特定平台的方式之外，AI功能还可以自动化管理任务，例如会议安排和笔记记录，以释放员工的精力来处理更多关键业务和精神密集型工作。例如在SparkleComm视频会议中，我们将看到公司利用AI来创建会议摘要，并基本上在会议空间中实现尽可能多的自动化。

人工智能的存在也推动了应用程序中智能机器人的增长。机器人协调通过主聊天界面，渠道或单独的私人聊天进行的某些用户交互。SparkleComm统一通信平台为客户提供了他们认为合适的添加机器人的选项。

3.需要连接 

超过1/4的员工表示他们的工作互动频率较低。

连接是人类的核心需求，但是由于COVID-19，现在同事之间的社交互动越来越少。员工需要一种联系感和归属感，尤其是在远程或混合工作环境中。甚至有一半的员工都认为与同事在同一地点很重要。考虑到员工将电子邮件列为与同事进行社交交流的第一选择，其次是电话和短信，因此优先选择易于使用甚至易于设置的可靠电子邮件和电话系统（如SparkleComm统一通信电话系统）。

4.生产力需要更多关注

在过去的几个月中，每4个企业中就有1个的生产力正在下降。

生产力是所有企业主的头等大事。如果员工的生产力下降，您的企业将受到打击。通过让您的员工跨团队消息，视频会议和电话进行无缝协作，开始提高生产力并最大化员工，供应商和利益相关者之间的协作。根据我们的报告，员工使用电话，短信，团队消息和视频会议的频率更高。而且不要止步于此，通过尝试这四种提高生产率并增强团队能力的方法，将生产率提高到一个新的水平。事实上，劳格SparkleComm就是一个将团队消息，视频会议和电话无缝集成的统一通信平台，无论是企业还是员工都可以只用SparkleComm这一个平台就能完成所有的沟通协作。

5.视频会议日益普及

在通信工具方面，视频会议的使用量增长最快，五分之二的企业更频繁地使用它。

您知道现在有近1/3的企业对视频会议的看法比六个月前更积极吗？如果您尚未使用视频会议，那么该是重新考虑的时候了。视频会议为明天的混合工作场所提供支持，在该场所中，会议不仅需要物理会议室，还需要更多。传统的面对面会议不再适用，因为它们无法容纳远程员工。通过视频会议和内置的团队消息传递将办公室内和远程员工连接起来。更进一步，升级到高级在线会议工具，例如SparkleComm视频会议系统，可以更好地为员工提供支持，以便他们可以使用新的会议功能随时随地开会。 

向前进 

无论您将混合工作视为挑战，机遇，还是两者兼而有之，我们希望您走开，对如何采用这种新的工作方式充满信心。在构建和完善业务策略以适合混合工作模型时，请将这些关键的见解和技巧放在口袋里。