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您是否曾经希望减少会议次数？虽然会议当然有其位置，但它们通常可以成为生产力的杀手。

如果您觉得办公室中的会议太多，那么以下建议可以帮助您不仅减少会议数量，而且可以提高每个人的工作效率。

1）从数字通信开始

减少办公室会议数量的第一种方法是询问以下两个问题：

我们可以通过通讯应用程序聊天吗？

我们尝试仅在数字通信无法完成工作时才召开会议。

如果我们需要进行对话，则尝试首先使用SparkleComm会议软件进行对话。

并非每个人都同时有空，因此召开会议会打扰人们的工作流程，或者要求每个人都等到每个成员都能见面为止。

使用SparkleComm，每个人都可以在有空的时候参与对话。

这种异步对话可能看起来有些慢，但对涉及的其他每个人而言，负担却要少得多。

它还使人们有时间思考。

我们可以通过电子邮件演示和讨论吗？

SparkleComm会议通常用于更新团队的进度。好，此更新很有帮助。

但是，每个人都需要花时间在SparkleComm会议上以获取更新吗？更新可以作为电子邮件发送吗？

最终，对于更新，团队应该关注一些关键项目，所有这些项目都可以通过电子邮件传达。

2）在电话或视频通话中“开会”

群组通话基本上就像是一个SparkleComm会议，因为每个人都必须同时有空。

但是，这很重要，但并不是每个人都必须参与并关注整个通话。

如果您只需要某人发言五分钟，而该人的发言不会被其他人的发言通知，则该人只能等到轮到他们发言时才静默或取消静音。

一旦他们说完，就可以挂断电话。

3）选择更好的动词

有很多充分的理由开会。

但是，如果要召开以下会议之一，也许有更好的方法来实现目标？

讨论，更新，审阅，告知，报告，呈现，检查，谈论，评估，连接，思考，考虑…

如果这些词中的任何一个是主要动词，则电子邮件和在线聊天也可能同样有效，并且还有让人们有时间和仅在需要参与时才参与的额外好处。

通过电子邮件和聊天，您可以执行该列表上的所有操作。

您的最终目标应该是仅召开和参加直接导致变更或采取行动的会议。

当然，对话可能会导致采取行动，但是将要采取什么具体行动，该行动会对业务产生有意义的影响吗？

如果没有，请避免开会！

保护团队协作平台

当公司为远程员工建立团队协作环境时，他们必须查看其远程工作策略和流程，以确保它们与用户与平台交互的方式保持一致。

例如，如果团队协作平台最初是由不同部门部署和管理的应用程序，则组织现在将希望通过IT集中管理，并应用单点登录和其他安全最佳实践。团队协作平台应遵循与其他公司应用程序相同的标准，并遵守法规要求。

与团队协作平台相关的安全问题与其他业务应用程序相同：网络钓鱼，移动漏洞，合规性和数据泄漏。这些平台还使公司面临其他可能的问题，例如针对其呼叫基础架构的收费欺诈攻击可能会导致财务损失，针对网络和本地应用程序的拒绝服务攻击以及可能使用的侮辱性或不恰当语言，需要加以治理。

组织减少漏洞的一种方法是减少在企业中支持的团队协作平台的数量，因为管理多个应用程序可能具有挑战性。

以下是使用多个团队协作平台提出的一些问题：

应用程序集成；

了解风险并在众多平台上加强安全性；

部署和更新功能；

难以规范用户培训；

成本增加；

IT的故障排除负担更大；

缺乏一致的用户界面。

基于云的团队协作平台也可能给组织带来风险，需要一些基本的考虑，包括实施以下云协作安全最佳实践：

彻底审查提供商，尤其是任何第三方风险；

权衡提供商如何处理访客访问特权；

了解提供商如何支持分层的安全控制；

制定解决云风险的用户培训计划。

支持外部协作

外部协作正迅速成为团队协作平台中的必备条件，因为用户希望能够与公司范围之外的人们接触并以与同事相同的方式进行交互。但是，提供这种访问可能很棘手。

访客访问和联合身份验证 是可以实现外部协作目标的两个模型。访客访问基于邀请，并在受控的基础上扩展到各个用户，而联合则基于允许不同的平台进行交互。尽管来宾访问是一种更简单的方法，但联合会提供更多的控制权，例如限制外部协作者对某些功能的访问。

团队协作供应商

团队协作平台千篇一律，以至于很难确定哪种产品最适合组织。大多数平台都具有创建持久性通道，房间或团队空间的能力，这些通道，房间或团队空间可在团队活动或项目的背景下进行小组交流，并提供一对一的私人聊天功能，从而使其成为IM平台的合适替代者。但类似SparkleComm统一通信这样的协作平台得差异化因素包括以下几点：

支持集成的SparkleComm电话和视频会议功能；

SparkleComm采用端到端加密，包括客户持有的加密密钥；

与传统呼叫和会议平台集成；

现成的集成，以及支持自定义集成和工作流程的API；

许可选项和费用；

支持跨公司协作。

另一个值得进行的练习是将组织中的两个主要选项正面交锋，并观察它们如何堆叠。例如，有公司在四个关键业务领域进行了正面对比：协作基础，视频会议功能，呼叫和电话选项以及软件集成。

这份深入的团队协作平台指南探讨了如何创建虚拟环境，以促进安全的用户参与，生产力和创新。

在COVID-19大流行之前，团队协作平台是对面对面会议的补充。一旦员工变得遥不可及，这些平台（包括聊天，消息传递，状态，语音呼叫，SparkleComm视频会议，文件共享等）便成为组织员工和合作伙伴进行沟通和协作的主要枢纽。该指南深入介绍了管理团队协作平台的好处，挑战，安全问题，购买注意事项和最佳实践。

什么是团队协作平台？

多年来，团队协作平台已经从简单的沟通渠道发展为组织的强大平台，从而实现了任务，项目和文档管理。随着新功能的不断添加，很难确定这些平台可以做的所有事情。

以下是团队协作平台的一些核心功能：讯息传递、聊天、频道、语音通话、视频会议、屏幕共享、日历、文件共享等。

其他功能可以包括以下内容：虚拟白板；与生产力应用程序，ERP系统或客户服务管理平台的应用程序集成；网络研讨会/培训；聊天机器人和AI提供更准确的会议成绩单。

团队协作平台旨在让用户在既定团队和临时团队之间创建协作虚拟工作区。大多数平台都支持保护公司数据和用户的隐私和数据安全策略。它们还使组织能够对数据共享和存储，日志记录，审计/发现和归档执行合规性和法规要求。

尽管某些团队协作平台是免费提供的，但大多数组织需要付费以确保对企业级功能和安全性的访问。

大流行对团队协作平台的影响

在大流行开始时，很少有组织为远程工作做好充分的准备。然而，似乎在一夜之间，公司不得不部署基础架构，以支持分散的员工队伍之间以生产率为中心的集成式协作，并使他们与合作伙伴，供应商，客户和业务生态系统的其他成员保持联系。

诸如SparkleComm统一通信之类的平台有助于应对这一挑战，并帮助组织将虚拟协作功能提升到与亲自协作相当的水平。对于具有不同基础架构级别（包括计算能力，移动性和连接性）的用户而言，这并非易事。所有用户都需要跨地理位置和设备的无缝，相似和安全的体验。

该平台必须与其他应用程序（例如电子邮件，日历和后端系统）进行一流的集成，因此应用程序切换保持在最低限度。对于IT团队来说，这是一个艰巨的任务，他们试图从物理办公室中站稳脚跟。

随着模式的快速变化，公司还需要与员工如何利用这些平台保持一致。例如，在大流行的早期，用户非常依赖视频会议，但是此后经历了“缩放疲劳”，这使他们减少了视频会议的使用。用户还意识到，如果他们要永久地处于远程状态，他们将需要诸如SparkleComm中虚拟白板之类的功能，以实现更好的协作。

团队协作平台的好处

团队协作平台已成为关键的业务工具，因为它们为用户和组织都带来了许多好处。以下列举了团队协作平台的一些业务优势：

会议减少；

提高生产力；

节约成本;

减少电子邮件；

由于面对客户的个人可以快速获得所需的答案，因此收入增加了。

既有的公司可能很难与年轻的云原生竞争对手竞争。但是SparkleComm视频通话的优势可以使竞争环境趋于优势。

最近视频通话优势如何帮助已建立的企业与基于云的竞争对手竞争展开讨论

最近通过使用SparkleComm的视频技术，帮助多家企业经销商从最初的通话中更好地吸引了客户。

SparkleComm视频通话选择位置后，客户可以选择与销售人员实时聊天或发短信。随着互动的继续，视频的其他链接也将可用，例如如何为车辆融资。

SparkleComm视频通话的优势增强了服务通话

SparkleComm视频提供了音频通话无法提供的关键视觉信息。通过SparkleComm视频会话，用户可以体会到视频通话的优势如何简化了支持电话。

语音邮件绑定到您的日历

SparkleComm还使用视频会议中的独家通信技术来促进客户端通信。业务中的一个常见问题是由于语音信箱改组而导致无法连接到联系人，双方不断获取对方的语音信箱。

SparkleComm使顾问可以避免此问题，因为该系统已连接到每个顾问的在线日历。

SparkleComm统一通信系统使用户能够设置语音邮件问候语，告诉呼叫者何时可以安排回叫，而呼叫者只需按1即可确认。确认后，将在通话的用户日历上屏蔽15分钟。

纯数字公司的崛起

分析在关于企业如何利用云通信以发挥其优势的会议上说，最近的一项研究表明，使用更复杂应用程序的公司往往拥有内部开发人员或使用第三方开发人员。

内部没有做更多开发的公司往往对采用通信技术的新方法不那么开放。较小的公司仍在尝试新技术，但对SparkleComm所谓的“婴儿步骤”持开放态度，以了解客户满意度如何提高。会看到他们在将语音呼叫集成到呼叫中心或CRM中，或者通过跨渠道的社交网络做更多的事情。”

人们的兴趣证明了已经有多少个实际的用例。”“保险，医疗保健，远程医疗，一般性会议-人们可以适应SparkleComm统一通信应用程序。”

投资高效的房间管理系统

您可能熟悉“准备失败，准备失败”一词。

任何重要意义的会议当然都是如此。就SparkleComm会议的结果以及在这方面而言，准备至关重要。

可靠的房间管理系统可以消除任何不必要问题的风险。

考虑到这一点，必须说，拥有高效的房间管理系统的主要好处之一就是可以节省大量的时间和精力。

消除了电话或短信带来的延迟和烦恼之后，这种智能技术是确保每次SparkleComm会议都能正确开始的最佳方法。

实施会议室计划软件

如果预定了所有会议室，则不可能召开富有成效的SparkleComm会议。

通过实施会议室调度软件，您可以避免冲突和重复预定SparkleComm会议。

但是，这是计划软件将帮助您优化会议室的时候。

在某些情况下，有一些较小的团队或小组不需要大量空间或一台投影仪，但是尽管如此，他们仍将保留一间拥有最佳投影仪的大型会议室。

简而言之，该软件可以通过分配适合每个SparkleComm会议需求的会议室来阻止这种情况的发生。

投资无线演示解决方案

对于仅依靠电线的会议室，寻找合适的适配器或电缆可能非常耗时。

笔记本电脑和计算机具有几种不同的视频输出，不得不识别它们中的每一个也很令人沮丧。

这是无线演示解决方案最有用的地方。

通过从会议室拆除这些导线，演示者和组织者只需按笔记本电脑上的按钮即可开始演示。

自然，按下按钮所花费的时间比您必须致电IT部门中的某人开始时要少得多。

认识到智能技术对于智能会议室的价值

投资准备工作是大多数SparkleComm会议成功的根本原因。

从会议室管理系统和其他上面的其他智能技术，可以确保无忧SparkleComm会议。

同时也可以很容易地专注于SparkleComm会议的单词内容。

还必须说，交付演示文稿的环境与如何接收演示文稿同样重要。

在当今分散的员工队伍中，保持系统的正常运行变得更加重要。这是使工程团队随时准备就绪的五种方法。

在当今的“ 始终开启”世界中，仅从基础架构角度来看还不够。服务不仅需要响应请求，而且还需要确保所有集成点均正常工作，并且它们在应用程序生态系统中的核心功能以预期的方式和预期的速度运行。始终需要一支有弹性的工程团队，尤其是在公司，在这里，身份对于我们所做的一切至关重要。

保持系统正常运行始终很关键，但是，如今的分布式员工队伍比以往任何时候都更为关键。在过去的12年中，我们一直在我的团队中进行实践，因此，我们创造了一些独特的方法来推动整个工程团队的发展。以下是五种入门方法：

监控和可见性

实施持续监控以确保您的团队在紧急情况下能够迅速采取行动至关重要。您必须在应用程序级别进行监视，识别关键的用户流，并确保创建综合交易记录和启发式监视，以在客户体验开始下降之前识别出中断的迹象。

挑战工程师为未知事物做准备的一种方法是通过常规游戏和测试机会，例如SRT（站点可靠性测试）和中断模拟。在这些游戏中，我们将团队一分为二。一个团队的任务是了解如何监视新技术的多个指标，以确保新技术正常运行，并在发现中断后在需要时采取手动措施以恢复服务。另一个团队将有目的地介绍几种破坏模式，并监视它们如何影响系统。在这过程中，我们可以用SparkleComm视频会议系统来进行工作与交流。可以甚至鼓励推动团队超越极限，迫使他们重新评估自己并为下一次学习而努力。

“冗余为王”的态度

为了确保弹性工程，没有单点故障并主动为可能需要“备份”的地方做准备是至关重要的。这看起来像是多个服务器支持的多个单元，并且所有单元都由不同的数据中心支持。当您发送凭据进行身份验证时，如果一个子系统不起作用，则可以重定向到另一个子系统，这样身份验证就可以正常工作，并且对最终用户而言是无缝的。我们花了很多时间来了解故障模式，并确保我们的体系结构可以立即解决这些故障模式。

始终记住，不仅应该在基础架构中，而且在与您依赖的第三方提供商或服务之间，都应该考虑冗余。

寻找安全视频系统时，请考虑以下3点：

• 确保通话安全-确保不请邀请的人不会加入您的SparkleComm通话/会议

• 安全的媒体-确保通话期间共享的内容安全（加密）

• 防止对您的设备进行“拒绝服务”攻击-确保没有人入侵设备本身并中断其与网络的连接

保持私人会议的私密性

拥有安全的解决方案将确保没有人在听您的会议。

尽管安全的基本原理也可以用于保护SparkleComm视频会议端点和基础架构免受不受欢迎的访问。

但许多人认为Internet安全可以防止对文件和内部计算机的未经授权的访问。

视频是一种极其强大的媒体，它可以实时地在世界各地与人们面对面。

想象一下，一场敏感而重要的视频会议向公众泄漏出去，并出现在YouTube上，甚至更糟的-在法庭上的后果。

这可能会给品牌认知度带来可怕的后果，并使您的公司损失大量时间和金钱。

保护资料

在这些GDPR时代，丢失他人数据的后果可能是巨大的，这对视频有何影响？

保护视频系统中的数据包括保护使用该服务的人的个人数据。

例如，通过IP地址或他们的名字通过加入会议或通过视频系统的联系人目录来定位他们的位置。

让合作伙伴放心

如果有人听说您存在重大安全漏洞，他们可能会三思而后行。

然后再与您签约-甚至更糟-您的某些现有客户可能会离开您。

一个众所周知的事实是，获得一个新客户要比保留一个老客户花费更多，并且您肯定希望避免因可以避免的事情而流失现有客户。

不要让SparkleComm视频会议解决方案的安全性危及您建立的信任。

这提高了我们的客户满意度，因为我们能够比以往更快，更可靠地进行交流。

3.知道如何在会议室保持和加强社交距离

研究告诉我们，有60％的员工预计会在某种程度上回到办公室。人数很多，而且大多数人都不会接种疫苗，因此仍将保持与社会保持距离的规则。到今年年底，我们可能会恢复到COVID之前的数字。一些员工可能不顾社会疏离规则而对其他员工感到焦虑。 

现场有更多的人，加上社交距离的需求，这意味着您需要一个计划来跟踪和限制会议室的容量。现在就开始计划如何监视这些数字。如果超出人数，将如何提醒您？

也许您也需要重新考虑座位安排。是否会固定它们以控制距离？还是您可以提供免费座位并让员工自己保持适当的社交距离？仔细考虑一下，找出最适合您的公司和空间的最佳方法，计划如何实施和教育新系统。

4.建立会议室的预订礼节

当考虑到会议室时，请考虑贵公司的预订礼节。大流行前，员工经常超额预定房间，而没有使用它们。当员工返回办公室时，由于社交距离的要求，空间将非常宝贵，您也不会希望会议室不必要地空着。

考虑创建一个预订工具，该工具可以使人们同时预订和取消会议室空间。确保员工知道优化空间的重要性，例如，由三个人组成的小型会议不会垄断可容纳25人的空间。

同样，也不允许员工接管空的会议室以安静地工作。相反，请寻找其他允许员工集中精力的选项，例如通过SparkleComm统一通信平台进行远程工作和沟通。

您的新预订规则还应该鼓励高效的会议。明确说明会议不能超过分配的时间，这可能导致当前和以后的会议参加者聚集在同一空间中。 

SparkleComm房间：弥合办公室和远程工作人员之间的鸿沟

在劳格科技，我们了解公司在开始计划员工永久或偶尔返回办公室时的需求，因此我们可以提供帮助。无论您的会议室大小或形状如何，我们都可以轻松地为大流行后的新常态做准备，以实现安全高效的会议。

使用您现有的视频会议硬件，我们的SparkleComm会议室可将任何大小的会议室变成视频会议室。这是如何运作的？假设一半的会议参与者将远程加入，而另一半则在办公室。会议开始时，远程加入的人员可以单击其SparkleComm视频会议邀请进入，将所有人连接到同一会议室。

它不只是视频会议解决方案。SparkleComm提供了有关视频会议各个方面的详细见解，管理员可以全面了解房间和设备的性能，会议参与度，在线和离线状态等等。 

此外，还期待着我们即将推出的“房间控制器”功能，该功能使与会人员可以直接通过智能手机控制会议室的设置。 

强调：

会议室有望在今年卷土重来，但是将它们投入使用将不会像以前那样简单。

企业将需要加强社交疏散和其他安全措施，同时配备会议室以弥合办公室内和远程员工之间的鸿沟。

在重新打开会议室之前，这里有几个主要注意事项。  

随着疫苗的普及和大流行病的临近，对于许多人来说，重返办公室的可能性很大。话虽如此，我们的工作场所看起来可能会与过去几年大不相同。例如，根据一项研究发现83.7％的企业希望允许部分员工在任何地方工作。随着企业努力提高生产力并优先考虑安全性，这种混合安排是未来的发展。 会议室尤其需要特别护理。会议室经常到处都是细菌，细菌可以在人与人之间迅速传播。同时，随着更多员工在任何地方工作，传统会议室将不得不弥合办公室员工与远程员工之间的鸿沟。

企业如何恢复会议室可能对其合作和文化产生重大影响。随着路线图的恢复，这是正确的做法。让我们看一下大流行后会议室的几个主要注意事项。

1.保持会议室清洁

您的通风系统工作正常吗？国家疾病预防控制中心建议，重新占用建筑物不需要新的通风系统，但是新的往往比旧的更好。无论如何，通风良好的会议室对于确保员工安全至关重要。

在预定的会议之间留出足够的间隔，以便清洁房间。确保可以轻松获得清洁用品，以擦拭会议之间的表面，并确定和沟通负责人。也有广泛可用的洗手液。

移开椅子以保持适当的社会距离，并张贴清楚地标明必须与之保持距离的人以及其他必须遵守的政策和程序的标志。

确保有一个非接触式房间控制面板。有些允许您使用智能手机或其他个人设备控制房间参数。

2.确保为视频会议设置了会议室

在大流行后的工作场所中，员工可能只将一部分时间花在办公室上。这种称为混合工作的新工作范例使员工可以自由选择最舒适和最有生产力的工作。

只有一个问题：没有设立许多办事处来支持混合型劳动力。让我们看看您的标准会议室。会议室专为实际出席而设计，是面对面讨论的重要推动者。但是那天在家工作的队友呢？还是那些永久偏远的地方？

有了混合型劳动力，企业将需要确保员工可以轻松有效地进行交互，无论他们是在办公室还是从远程位置拨打SparkleComm视频电话。  

这意味着会议室将需要适当的视频会议硬件和SparkleComm视频会议软件来弥合差距。例如，Poly和Logitech都提供了使安装变得轻而易举的多合一视频会议设备。使用SparkleComm作为软件会议解决方案，您的会议室可以为来自任何地方的工作人员提供支持。

面对面交流，视频

同时，对于Z世代（出生于1997年之后的人）来说，工作是沉浸式的，与生活密不可分。

通讯轻松，透明且始终进行-最好一次打开多个屏幕。

这是第一代手机很可能是智能手机的这一代。

SparkleComm统一通信是基于视觉的社交媒体渠道已经成为一种生活方式，即使它们可能会使其他年龄段的人感到困惑。

研究表明，到2025年，预计75％的劳动力将由数字原住民组成，他们首选的通信方式是视频。

为这些员工提供协作工具是在保持人才的同时保持快乐和生产力的关键。

不仅仅是模拟音频通话即将到来。

视频的温暖，逼真和便捷正在改变人类的交流方式，导致人们的工作方式发生永久性的变化。

视频是他们交流和日常生活中不可或缺的一部分。

不断发展的企业要求

组织已经具有连接性。他们已经拥有带有高质量摄像机和音频功能的视频会议系统。

开发人员正在将视频集成到应用程序中并创建定制的体验。

视频会议可以成为凝聚整个员工队伍的粘合剂。

很有可能，您组织中的明天领导者会期望如此。