标签: 视频会议

视频会议是新的常态，因此使用正确的在线会议解决方案至关重要。但是，有这么多的选择余地，这并不总是一件容易的事。

每个系统都具有或多或少适合不同团队和项目需求的功能。

1.高品质的视频和音频

高质量的音频和视频是绝对必要的。如果您看不到或听到您的声音，则会议将不会成功。

如今，大多数公司都使用视频，以便每个人都能看到彼此并感觉成为团队的一员。没有亲眼见面的能力，很容易错过交流的视觉细微差别。这些对于与员工和客户建立良好的关系至关重要。

在在线SparkleComm视频会议中，主持人还可以检查每个人是否参与。如果没有视频方面的内容，就无法看到参与者在会议中是从窗口望出去还是在执行其他任务。

因此，高清视频质量是大多数企业的首要任务。像素化图像会分散注意力，使会议效率降低。

如果没有可靠的高质量音频，会议体验将大大减少，结果受阻。当涉及音频选项时，同时包括进行在线视频通话和电话通话的能力是有意义的，因此与会者可以选择如何参加活动。

如果您要与国际受众主持会议，请考虑添加本地，国际和免费电话号码供与会者使用。

2.安全性

根据最近的报道，到2021年，网络犯罪的年度成本将上升至6T。您选择的任何软件都应具有鲁棒性和安全性。

如果安全对您来说至关重要（例如，如果您在严格监管的环境中工作），那么请选择使用加密的在线会议系统。同样，采用允许您添加权限级别的系统也很有意义，这样只有合适的人才能访问敏感的对话。

您可能希望使用需要PIN才能访问会话的软件，以提高安全性。

3.记录和报告

将此功能作为函数确实很有帮助。它使您可以回顾并反思会议上的发言。这可以使您对会议进行的方式以及是否需要为将来的通话进行调整而提供有用的见解。

能够共享录制内容还使参与者能够赶上他们可能错过的部分，并让您提醒他们项目的截止日期。有了回放功能，与会者就不必花时间写大量笔记了。录音也可以与无法亲自参加的人共享。

您可能还需要使用SparkleComm会议软件，该软件可让您访问报告：事件发生后的出席，键入的消息等。如果是这样，请选择一个可以轻松导出报告并与CRM交互的工具。

4.实时聊天和文件共享

具有键入实时聊天功能的功能是一种流行的功能，因为它使参与者可以在其他人交谈时进行交流。一个聊天框可以让人们添加注释和问题，使主持人可以看到它们，但它不会打断会议流程。

您还可以从在线会议解决方案中受益，该解决方案使团队可以共享文件并设置任务。这样可以避免员工彼此之间通过电子邮件发送手册，议程和演示文稿。也可以选择将某些文档设为不公开，以便只有选定的主持人才能看到它们。

选择启用桌面共享的软件有助于进行深入培训。通过让所有学习者看到共享的视频演示，白板和网站，可以实时进行辅导。

远程和面对面的方式，以促进更好的沟通和团队合作

根据团队成员所处的位置，可以通过多种方式进行协作。远程协作样式：

1.小组渠道：每个人都有一个可以交流，共享文件和管理任务的空间，对团队的整体效率产生了巨大的影响。例如，尝试找到通用的应用程序或软件，使您可以通过语音，视频或文本进行实时聊天，在共享文件上留下注释，以及直接在一个位置分配任务，而不是让您在窗口之间切换和标签不断。例如，类似于SparkleComm统一通信应用程序。

更不用说，对于个人可以如何选择连接的选项可以使每个人以他们喜欢的方式与他们交谈。例如，一位分析师可能更喜欢一封电子邮件，上面写着要参考的信息，而协调器则喜欢发送快速的即时消息来检查同事的工作情况。

2.视频会议：使用支持屏幕共享的会议软件，使您的虚拟会议更加轻松，如SparkleComm视频会议那样：无需在会议之前（或更糟糕的是，在会议期间）提取正确的文档并将其分发给队友，您只需单击一下即可共享屏幕上的内容，从而使所有人都在同一页面上。

SparkleComm还可以让您录制视频会议，以备以后观看，以防万一某人无法参加会议或您只是想错过要回滚的某个点（没有人能幸免于偶尔的思想游荡）。 

3.虚拟注释：通过使用视觉辅助工具，可以轻松进行头脑风暴。这种面对面的协作方式没有一次要说话的亲自限制，它邀请多人在开放的视觉空间中发表想法。

使用SparkleComm视频会议的注释工具，您可以标记文档，幻灯片或其他屏幕上的内容（在史诗独白中最大程度地减少不必要的分发的好方法）。

在这种情况下，参与者还可以使用内置的聊天框功能对彼此的想法进行评论，而不会中断演示流程（分析师或协调员可能会倾向于使用的另一个强大功能）。 

导演

每个小组都可以从董事中受益。您通常被视为决策者和经常发起讨论的人（因为您对表达自己的想法非常满意）。由于您受到切实成果的激励，并按时，按预算达到了里程碑，因此，您天生就有担负责任和履行职责的天赋。

团队合作的优势： 

在项目开始时或不确定期间建立订单

具有影响力和激励能力

划定团队角色和职责，并帮助组织团队的任务

您最擅长的环境： 

快节奏/敏捷（工作快速连续进行，之间的干扰最小）

有条理（工作有据可查并已计划好） 

高效（团队可以在更短的时间内完成更多工作）

小心提防： 

代表他人发言或超越他人发言，给同行蒙上阴影

主导对话

遇到要求很高的要求

协调器 

您就是人与人之间的纽带。您以建立良好的关系并以优雅和谦逊促进团队互动而闻名。因为您受到真诚合作的激励，所以您要付出更多努力以确保听到每个人的意见。就像有时您用SparkleComm即时通讯系统来了解对方的想法，对于那些需要更多帮助的人，您始终可以作为支持资源，采取更委婉的方式让其得到抚慰。

团队合作的优势： 

能够以耐心和理解来解决冲突

坚定地鼓励和激励他人发挥潜力

高度的情商可以利用他人即使没有外在表达时的感受

您最擅长的环境： 

平静（可以进行审议的空间）

和谐（团队成员通过言行举止表现出信任和尊重）

友善（与队友的关系不止于工作）

小心提防： 

不愿说出您的想法有冒犯他人的风险

过度适应他人的需求

对变化过于谨慎并适应现状

发起者

您将各种东西带到桌上，无论做什么都可以轻松看到更大的图景。其他人知道您经常提出一些好主意并展开讨论，以便每个人都可以一起探索新领域。因为您受到新颖性和新发明的激励，所以您不断探索寻求灵感或创造力的外部手段，这对您跳出框框进行思考并不陌生。

团队合作的优势： 

成为变革的拥护者并定期提出建议以改善团队 

通过定期提供新观点来促进令人发指的讨论

通过扮演魔鬼的拥护者来限制集体思考的想法

您最擅长的环境： 

刺激（积极鼓励以不同的方式思考）

表达自由（每个人都可以不经判断就表达自己）

积极而有创造力（失败被视为学习的机会）

小心提防： 

冲动地行动，例如在SparkleComm会议期间模糊未完成的想法或打断讨论

在安排任务优先级或按时完成任务时会感到混乱

将东西放在后燃器上的时间过长（您可能很容易拿起任务，但请务必遵循！）

分析师

您喜欢潜入一个复杂的问题，并以各种方式将其分解，直到找到答案。众所周知，您具有极强的分析能力，并且喜欢按顺序线性地处理工作，先完成一件事，再开始另一件事。因为您受数据及其准确性的激励，所以您非常注重流程，并且希望花一些时间来思考新的想法。  

团队合作的优势： 

提供基于研究的信息，以更好地指导团队的决策

一心一意地专注于情况的真实事实，而不是依靠猜测或假设

观察别人可能忽略的细节

您最擅长的环境： 

自主（大量停机时间可独立处理）

例行活动（每周同一天举行的SparkleComm视频会议，将任务变成习惯等）

安静（能够更轻松地集中注意力和倾听自己的想法）

小心提防： 

过度分析情况并因此而浪费时间；难以付诸行动（分析瘫痪！）

对自己，以及别人的言行举止过于挑剔（特别是如果他们不在您的范围之内）

害怕犯错并因此无视任何批评

轮到你了！

是时候将您的知识付诸实践了。

尽管面对面会议是理想的选择，但仍有一些方法可以升级您的虚拟会议，因此同样有效。需要记住的一些关键点：

 - 总是自我介绍并分享重大胜利
 - 穿着得体，尊重演讲者
 - 提出有趣的问题并避免多任务处理
 - 保持步调并专注
 - 总是仔细检查动作项目

如何使虚拟会议变得有趣

无论是快速呼叫，协作会议，与客户相关的会议，还是出于某些其他原因，所有讨论的目的都是为了满足关键的组织需求。

但是，虚拟会议有时会变得无聊，因为人与人之间的联系可能会丢失-参加虚拟会议可能会非常不堪重负，尤其是对于新员工而言。有时，羞怯会剥夺员工与其他团队成员建立联系的机会。

反过来，这阻碍了有效的协作和决策。现在该到了时候，我们考虑一些独特的方法了，这些方法可以使远程团队彼此融洽相处。建立信任和归属的基础只需要一点额外的努力。

除了标准做法外，还必须让每个人都参与并参加远程会议，以激励与会人员并保持参与。

以下是改善虚拟会议并使之更具生产力和包容性的几种方法：

 - 使会议更具互动性和吸引力的最有用的方法之一是从破冰船会议或活动开始。一旦参与，它将使每个人都感到包容。他们将在整个会议期间保持参与。

 - 您可以合并一些简单的游戏，这些游戏有封闭式问题或可以选择的选项数量有限。

 - “两个真相与一个谎言”游戏也可以使会议环境更加活跃，从而使团队参与其中。

 - 使用“单词联想”测试对团队的智力理解。这是一种让人们开箱即用的思维方式并不断前进直到玩家无法在链中添加更多单词的好方法。

 - 宠物总能照亮一天。带上您的宠物参加会议，并向同事介绍您的皮毛婴儿。在下一次会议的前五分钟，让大家的宠物共享屏幕。

 - 展现您的艺术风格，并在下次远程会议上上传视觉上吸引人的背景

 - 安排一个虚拟的欢乐时光。这是一种很好的联系员工的方式，可以让他们摆脱压力大的工作时间。

您在虚拟会议邀请中输入了哪些信息？

主持会议需要适当的礼节，以便将商务会议邀请发送给预定的参与者。首先，请确保您的会议邀请看起来正式而专业。

与常规会议相比，虚拟会议有不同的邀请。当您发送会议邀请时，诱使您快速邮寄邀请，以确保来宾不会在预定时间安排或接受其他会议的邀请。

如果您想知道会议邀请的外观，那么本综合指南将告诉您会议邀请所需的一切。

简洁的主题行

以主题行开始邀请，并确保其简短，简单且易于理解。另外，它应该包含日期，会议名称以及关于您要发送的邀请类型的线索。

这样，人们就知道您在什么时间安排会议，并且无需阅读整个电子邮件就可以了解会议议程的内容。

个人介绍（可选）

如果您与平常的会议对象不同，则应在邀请电子邮件的顶部添加简短的个人注释，以使他们知道谁在请求会议。

例如，一个简短的注释，例如“大家好，我希望在项目启动时见到大家！” 或“这是我们即将进行的演示的邀请电子邮件。” 这些可以帮助人们回想起从谁那里接收电子邮件以及用于什么预定目的。

准备要求（可选）

如果您需要与会人员准备一些报告，事先进行设计审查或预先收集有关某些主题的信息，请确保提供准确的说明以明确期望的内容，以免被错过。

会议日期和时间（必填）

必须在会议邀请的电子邮件内容中提及日期和时间。最好在写日期时拼写出几个月，以方便不同位置的人们理解简单的日期格式。另外，包括时区并找出被邀请人的正确时间。

位置/媒介：面对面或在线（必填）

如果是物理会议，则需要提及将要召开会议的物理位置，例如会议室。

在虚拟会议中，加入远程讨论的链接将是位置字段，音频准则或任何特定的系统要求。另外，为虚拟会议添加电话号码，因为这样可以使移动电话中参加会议的人们更加轻松。

会议目标（必填）

安排会议的原因，目标。您可以在电子邮件邀请中的简短行中包含会议目的。会议的成果或目标将实现。

议程（可选）

需要包括会议议程，以使参与者知道会议中要讨论的主题或与之相关的任何指示。

此外，如果您的会议围绕审阅文档，报告，提案或某些研究结果而进行，那么最好事先将这些文档附加在同一封邀请电子邮件中。另外，如果参与者无法通过电子邮件访问和查看它们，请在这些文档上附加一个链接。

受邀者名单（可选）

最后，在您的电子邮件邀请结束时，列出将参加会议的所有参与者的姓名，以便所有人都知道与谁进行讨论。

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在冠状病毒时代（或远程工作中）进行合作

他们说，在交流方面，有7％的人来自口头语言，38％的人来自语气，（高达）55％的人来自肢体语言。

您可能会想到，当我们与整个屏幕上的人们进行协作时，还有很多话要说。如果没有环境背景或没有记下手势或微妙的面部表情的能力（特别是与多位会议参与者进行SparkleComm虚拟通话时，这时脸变得很小），当我们真正彼此了解时会感到迷失。

在建立信任和建立关系时，可以与新的同行开始一个项目，虽然利用SparkleComm视频会议系统而无需最初面对面的交流就可以进行测试，但握手的丧失也失去了连接的机会。这就是为什么不仅要了解自己的知识，而且要分享彼此的协作风格可能会花费很多猜测，而这在很短的时间内就彼此认识。无需对他人的工作习惯，价值观或动机进行假设，您可以比较下面的“协作工作风格测验”的结果。

四种最常见的协作风格

准备找出您是哪种风格的协作者？参加我们的简短测验，找出答案！

在小组环境中工作时，您最关心的是什么？

1.立即有效地完成工作并立即看到结果

2.保持团队民主，保持团队和谐 

3.在未开发的机会中探索新的可能性并拥抱创造力

4.注重细节以使事情正确，而停机则需要独立思考

在团队环境中，您最想激发什么样的事情？

1.取胜，超越竞争对手，取得成功

2.良好的合作并得到他人的真诚赞赏

3.新颖的经历，有趣的任务和积极的社会认可

4.在我感兴趣的领域展示我的专业知识

当涉及多个人时，您如何处理冲突？

1.主张我的立场，然后让最好的主意获胜

2.收集每个人的观点，找到可以容纳尽可能多人的折衷方案

3.寻求外界意见以对所有职位有新见解

4.花一些时间来处理自己的情况并运用逻辑方法进行处理

在团队会议（如SparkleComm会议）中进行讨论时，您倾向于：

1.直接果断-我毫不犹豫地说出了我的想法

2.耐心与合作-在适当的时候，我会让别人先介入

3.生动活泼—在分享想法时，我充满热情和生气

4.体贴而系统性-我确保每一个贡献都能为对话增添价值

您的团队正在从事的项目不断延迟，您拒绝妥协的一个因素是什么？ 

1.结果-未来需要按时，按预算达到项目里程碑

2.员工-团队中人的关系优先于工作本身

3.想法-目标崇高，但您打算在不降低愿景的情况下将其贯穿始终

4.精度—速度有多快，质量多少都无所谓

准备好您的结果了吗？如果您的回答大多为1，则说明您是导演；如果您的回答大多为2，则说明您是协调器；如果您回答的大多数都是3，则说明您是发起人；如果您的回答大多为4，则说明您是分析师。

虚拟会议最佳实践

自我介绍

听起来很明显，有时人们需要提醒一下，并不是每个人都熟悉虚拟电话。

尤其是在远程团队中，通过让每个人介绍自己并分享自己的工作（而不是他们正在做的事情-保存状态更新）来启动虚拟会议是个好习惯。

除了介绍外，还可以通过让与会者走动并分享胜利或自上次会议以来发生的积极事情来传播积极态度。发起大型活动，与潜在客户会面或仅完成 任务都可以。

您会发现，在一个组织中，只有一个人不能成就大多数成就。分享这些胜利可以帮助全面提高士气-从右脚开始会议。

注意你的举止

当涉及到时间差异时，总是有可能在凌晨或深夜安排虚拟会议。在这段时间里，会议礼节和举止落在了路旁，所有希望举行富有成效的会议的希望都荡然无存，没有多少咖啡可以节省下来。

提醒自己练习适当的会议礼仪可以使您保持专注和投入，并对参加者表示尊重和考虑。这样做时，您会发现其他人在轮到您发言时也会给予您同样的尊重。请记住一些会议方式：

 - 衣着端庄
 - 准时或早到达
 - 关闭所有不相关的标签或浏览器
 - 不要检查您的电话或电子邮件
 - 在其他人出席时使麦克风静音
 - 切勿进行边际对话
 - 在演示结束时保存问题
 - 谢谢大家的时间

吸引参加者

登录，关闭视频以及从心理上退出虚拟会议（按此顺序）非常容易。但是，关闭视频会使您更容易分心，并导致多任务处理-这对您没有任何帮助。

即使在最繁忙的日子，拟虚会议中的多任务处理也不会给您带来任何好处。您不仅减少了对会议的关注，而且与单独处理相比，在多任务处理中完成相同的任务要花费多达 40％的时间。所以没有人赢。

打开视频可以提高注意力。由于每个人都在互相看着对方，这阻止了与会者检查电话或写电子邮件。

领导力解决方案咨询公司总裁，美国管理协会为期三天的研讨会“领导的虚拟和远程团队”的创建者和主持人唐娜•丹尼斯（Donna Dennis）建议进行讨论，并让所有人在会议中分享自己的角色，然后再进行讨论。她说：“您可以从面对面进行的所有模拟都很好。”

鼓励解决问题和反对想法。演讲后再听演讲会阻碍外部思考和思想交流，并可能导致 集体思考。支持分享所有问题和想法（无论它们多么“遥远”），并愿意就重大决策进行公开讨论；而把判决留在门口。

保持专注

随着与会人数的增加，跳出话题并使整个虚拟会议脱轨变得更加容易。这导致会议拖延，参与者失去兴趣，并且没有实现会议目标。

那么，我们如何避免从一个主题跳到另一个主题并保持原样？罗杰·施瓦兹（Roger Schwarz）是《聪明的领导者，更聪明的团队：您和您的团队如何获得结果的秘诀》的作者 ，在《哈佛商业评论》中写了一篇 文章，内容涉及如何避免出轨：

 - 在下车之前，先在赛道上达成协议。 事先让所有人都同意会议的主题和目标。
 - 在继续之前，请确保您已涵盖所有内容。与其说“好吧，让我们继续”，不如说“我认为我们已经涵盖了主题A的所有内容。每个人都准备好进入主题B了吗？”
 - 测试您对会议出轨的假设。如果有人选择提出一个外部话题，请通过以下方式质疑两个问题之间的关系：“迈克，我不确定您对X的观点与话题B有什么关系。您能解释一下两者之间的关系吗？？
  - 满足所有会议目标后，结束会议！感觉您不需要占用日历上阻止的整个小时。通过尽早完成会议来庆祝工作做得好，这样每个人都可以抽出几分钟时间来喝杯咖啡或完成某些任务。

查看后续步骤

重要的是要记住，在虚拟会议中，您必须为未来制定路线图。富有成效的会议将时间花在专注于前进而不是回头上。

当面授课时，您可以与有影响力的演讲者结束会议，并在剩下的几分钟中吸引所有人的注意力。但是，很难在线传达相同的消息。会议结束时，大多数与会者的手指都在“结束会议”按钮上。

结束会议之前，不要回顾演讲动议或模棱两可的“还有什么要讲的吗？”，而是回顾一下您已完成的工作以及接下来将要发生的事情。总结重大决策，并召集负责执行行动的人员，以确保行动是首要任务。约定截止日期，并通过在工作管理工具中创建和分配任务将其锁定。将演讲稿保存为当面。

当您结束所有人的虚拟会议并就下一步的工作达成一致时，您将开始看到您的会议变得更加富有成效和效率。

网络会议是一个广义的术语，大致上定义了各种在线协作服务，包括电话会议、视频会议和在线举行的商务会议。随着Internet和实时通信方法的兴起，Web会议越来越流行。最近的是SparkleComm。事实证明，Web会议类型在商业界，教育界乃至全球信息共享中至关重要。

网络会议可以是中央分发的，中间人可以向不同地方的其他人提供信息。这种形式的网络会议在讲座和教育信息中更为常见。另一种形式是网络研讨会，在不同位置的两个不同的人之间举行会议。在大多数情况下，会议是实时的，有很多或只有两个不同的参与者。

网络会议在我们的世界中非常普遍。有提供免费云的实际公司视频会议，例如SparkleComm。下面将讨论一些网络会议的优点：

网络会议的优点

1.节省成本和时间

在过去，在网络会议普及之前，来自不同地理位置的人参加的商务会议需要准备几个月的时间，在酒店服务，交通和旅行费用方面需要大量支出。花了几天的时间来购买机票，签证和机场。

但是，使用网络会议，您最多只需要一个小时，就可以让每个人登录其帐户并参加会议。无需定居，不需要酒店和门票。

即使在公司确实采购网络托管服务提供商的情况下，成本差异也无法比拟。

2.无位置费

随着酒店业变得越来越昂贵，找到一种无需花费房间或会议厅就能传递消息的方式是令人欣慰的。只要没有背景噪音，就可以在任何位置举行网络会议。

3.提高生产力

计划和安排任何会议都需要很长时间。为与会者预订房间并进行计划，安排日程和监控出席是一项针对个人的繁琐工作。在大多数情况下，整个过程浪费了本来会花费在实际会议上的时间。

网络会议是通过减少准备时间来提高生产率的有效方法。

4.应用程序和桌面共享

利用Word和PowerPoint文档的可用性，所有可用的演示文稿材料可确保每个人都与演示者位于同一页面上。可以实时获取材料，而无需复印。网络会议桥接了物理位置的限制。

5.员工培训 变得更容易

在员工积极参与不可或缺的公司中，几乎没有时间找到停止工作和参加培训会议的时间。网络会议使员工可以在自己的时间接受相同的信息培训。在高级培训中，甚至可以创建简单的考试来评估他们对所提供信息的理解。

6.改善客户服务

优质的客户服务基于客户提出投诉后的及时响应。由于时间和地理位置的限制，不可能给客户应有的及时反应。

但是，通过SparkleComm会议系统，可以实时与客户服务人员联系，并能够对客户的投诉进行分类。这对于提高您在这些排名网站上的公司评级有很大帮助。一个伟大的网络会议的优势 在业务。

7.灵活

网络会议允许即席会议，否则将无法在短时间内召开。网络会议使会议可以在完全不同的时区之间进行。

8.多样性

如在联合国会议上所见，网络会议加上翻译设备和广告翻译器，使不同国籍和不同地点的人们可以互动和共享信息。

4.灵活性对企业有利

远程软件不仅为您的团队带来方便。这对您现在和将来的客户也很重要。

一家技术初创公司，专注于软件测试，软件质量保证和HP服务。它提供可优化业务技术的领先的HP软件解决方案和专家服务（手动和自动）。当他们的办公空间供不应求时，他们知道现在还该更新电话系统，以更好地联系他们的分布式团队。

他们的办公室经理解释说：“当时我们正在扩大规模，包括在办公室和整个国家雇用新员工。” “能够整合我们的办公室和远程员工对于我们的成长至关重要。”

这种转变使销售人员对团队成员和潜在客户都更容易接近。“我们的销售团队中有30％的人是出差工作；有些人甚至花费多达60％的时间在路上。现在，他们要做的就是使用手机上的SparkleComm统一通信移动应用程序通过他们的公司号码拨打和接听电话。当他们离开办公室时，他们不再错过任何电话。”

使用最新的SparkleComm统一通信应用程序，您的团队可以在任何地方拨打和接听电话，与他们的团队协作以及开始视频会议。

5.购买前考虑整合

如果新技术不能使您的生活变得更简单，那又有什么意义呢？

因此，重要的是要确保您对与经常使用的其他系统（如CRM）（客户关系管理软件）兼容的软件进行投资。但是，最好的通信应用程序将不仅仅与您现有的系统同步。他们会让您处于集成的主导地位。

某公司为组织提供了专门构建的合规套件，用于自动检测合规风险，AI辅助的监督工作流程，归档以及所有形式的数字通信的电子数据展示。该公司屡获殊荣的产品使用AI和深度学习来帮助企业自动化复杂的任务，以使其音频，视频和其他通信保持符合监管机构不断变化的要求。

他们最喜欢SparkleComm的什么？在开放式API的生态系统，使高科技公司构建定制集成和增益暴露在新的市场。该公司业务开发和运营副总裁说：“当我们成立公司时，我们是一家年轻的科技公司，只有这么多资源。” “我们必须非常战略性地考虑哪些潜在合作伙伴将在我们投入的时间内为我们带来最大的回报。”“找到一个统一云通信的领导者，使我们能够构建一个集成的合规套件，更不用说一家公司也拥有我们可以建立的开放平台，这是一个很大的要求。但是劳格SparkleComm完全适合所有这些属性。”

虚拟会议已成为现代工作场所工作流程中不可或缺的一部分。尽管它们在工作连续性和沟通中起着至关重要的作用，但是要最大限度地提高远程会议的效率和有效性仍然是很大的挑战。

自然，远程会议的方法与常规的面对面会议有很大不同，因此人们自然以独特的方式进行响应和交互。但是，并不是所有情况下都适合使用远程会议，因此了解何时以及如何利用此技术至关重要。

让我们学习进行有效的虚拟会议所需的所有知识。

虚拟会议如何工作？

虚拟会议利用的技术使个人可以使用Internet连接通过视频和音频进行连接和协作。这是远程工作人员之间的实时交互，以实现共享的目标或计划。

有趣的是，虚拟会议比常规的面对面会议更容易计划和进行。对于许多人来说，这就像启动笔记本电脑并设置一个远程会议应用程序一样容易，其他人也可以“收听”。

您需要转动相机，以便其他人可以看到您，并且需要一个麦克风让其他参与者听到您的声音。此外，买一副耳机或头戴式耳机也是个好主意，因此您可以听别人说什么，而不会打扰周围的其他人。

远程会议有什么好处？

虚拟团队会议为大小企业都提供了无数机会。

无论是参与，跨位置和部门之间的沟通，还是其他潜在的交互，远程会议都是可扩展的且具有成本效益的选择。

以下是对远程会议最常见好处的一些深入见解：

降低成本

老实说-运营和差旅成本会迅速增加公司的支出。虚拟会议可以大大降低公司的管理费用。通过单击远程会话，您可以立即方便地与您的团队和同事互动。

此外，您可以进行内部和外部沟通，并保持健康的关系，而无需上下班。当您进行在线会议时，办公用品，水电，材料等运营支出也将稳步下降，从而节省了企业的时间和金钱。

远程会议使您可以在任何地方与任何人见面，并单击按钮即可提供有关与会者，持续时间，讨论等的详细信息。它还可以根据需要通过自动注释，转录和翻译来简化会议-在面对面会议中，您必须记笔记以跟踪关键点。

改善内部和外部沟通

虚拟团队会议鼓励明确的交流和更好的互动。当每个人在屏幕上都是一个正方形时，人们会迅速学会直接与需要的人进行交流，以及在需要时进行交流，而无需亲自去办公室。

此外，它还可以在虚拟环境中促进健康的工作环境。员工可以通过聊天和Messenger选项更好地建立联系并相互了解。远程协作可以促进沟通，促进协作。

只要主持人始终处于控制之中并阻止干扰并阻止人们互相交谈，一站式就可以实现很多成就。

借助远程会议，距离不再是障碍，您可以在各个位置与客户联系，并与他们建立并保持健康的联系。

节省时间

不可否认，远程会议可以为员工和雇主节省大量时间。

通勤的麻烦，寻找停车位，在加油站停车都不再需要-虚拟会议消除了旅行的需要，并节省了您可以在其他地方更有效利用的时间。

提高生产力

生产力对于公司的成长至关重要。在舒适的家中进行快速的虚拟会议可以激发更高的效率和产出。结果，您可以提高工作效率，这可以帮助企业产生更多的利润。

同样，即时在线会议比常规的面对面会议要有效得多，在常规的面对面会议中，每个人都走到会议室，花时间解决问题，并将会议至少延长10-15分钟。

总而言之，人们可以更快，更高效地完成工作。您可以设置计划，安排时间表，相应地管理时间，并对其进行优化以提高生产率。此外，您还可以管理环境并删除令人分心的东西。

加强跨团队合作

合并的远程会议可以改善跨团队和整体协作。由于您不必依靠公司中的其他人员将您与需要交谈的人联系起来，因此可以促进有效的协作。

此外，对团队进行集中管理，每个成员都可以与相关人员访问，共享，查看和交换文件。它促进透明，安全和快速的通信。在线平台具有促进跨职能团队之间成功进行虚拟协作的多种功能。

远程工作人员优先考虑敏捷性，移动性和无缝的通信方法，这使他们在远程工作时可以毫不费力地实时协作。尽管虚拟会议不能完全取代人际关系，但可以促进员工之间健康，平衡的沟通和协作。

全球人才库

远程会议是一种与全球人们建立联系的有效方式，否则将无法实现。它使您可以快速查找，与地理上相距遥远的其他人建立联系并建立关系。

此外，在招聘人力资本方面，企业有更广泛的选择。新员工不一定必须是本地员工。他们可以居住在世界任何地方，并在需要特定技能时为公司提供寻找和雇用人才资源的机会。

通过虚拟会议，地理障碍不会阻止公司探索全球人才库并寻求最佳资源来扩展业务。

虚拟会议最佳实践

参加虚拟会议的想法可能对您而言并不陌生。您已经参加了许多在线会议和研讨会，以了解发生了什么。

而且总是一样的。

您找到一间房间（最好是安静的房间）并具有良好的Internet连接，然后启动该虚拟会议软件，只是发现甚至没有一半的与会者在线，主要演讲者的麦克风正在进进出出，所以您无法理解一个东西，谁在发出令人讨厌的嘶哑声？

让我们面对现实：虚拟会议很少方便。人们分心，没人愿意打开视频，演示总是比他们需要的更长。

根据我们的虚拟会议调查，只有30％的受访者表示他们的大部分或全部（80-100％）在线会议富有成效。但是虚拟会议不会很快消失。

如果您正遭受这种虚拟协作不景气的困扰，那么现在该是有关如何举办有效的虚拟会议的进阶课程的时候了，这样您的团队就永远不会在再次拨入时退出。

虚拟会议与面对面

关于哪种方法更有效没有争议：面对面会议无疑是赢家，有68％的受访者表示，他们更喜欢面对面会议而不是虚拟会议。但是，重要的是要了解何时安排虚拟会议和面对面会议是合适的。

当与某人面对面会面时，您会得到他们的不间断关注，并且可以看到他们的肢体语言。面对面的互动最适合与潜在或当前的客户会面和工作面试。

但是，当团队处于远程状态且没有其他选择时，虚拟会议对于制定重大决策和推动业务发展必不可少。

让我们讨论一些有效的虚拟会议的技巧，并听取 一些专家的 意见，以帮助他们提高会议的生产力和吸引力。

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2.将您的校园社区与数字中心连接起来

为学生政府，俱乐部和活动设立团队

为了使学生进一步学习，您可以复制他们喜欢的许多校园生活基础。您可以通过以下几种方式将SparkleComm变成学生的数字中心：

通过创建活动团队和俱乐部（例如学生报纸，希腊生活和学生政府）来保持学生对校园生活的参与

这是让学生灵活地通过智能手机接入SparkleComm电话或视频会议的好方法，超级简单方便。 

3.管理行政和学术运作

维护学生事务和服务

教师和行政部门也可以通过SparkleComm来保持业务往来。专门为教师创建私人团队可确保在机密和敏感信息方面拥有更多的隐私权。可以在部门级别（例如，工程，田径等）和职能（例如大学基金会，校友关系，学术咨询和职业服务）创建教职团队。

以下是使校园社区了解校园范围信息的更多提示：

创建一个仅发布公告的团队来广播关键信息，例如在整个校园范围内关闭办公室或校园

添加Salesforce，Workday或ServiceNow之类的应用程序以简化校园管理

4.邀请外部组织访问您连接的校园

与研究人员，合作伙伴和协作者共享团队

使用团队将来自不同组织的合作伙伴聚集在一起，以扩展您在SparkleComm中的网络。这非常适合围绕功能和事件（例如研究财团，公共关系和赞助）进行跨学科讨论。

团队，应用程序和集成灵活性的简单组合，使教育工作者和管理员可以创建适合其机构独特需求的远程学习环境，同时还要有企业级安全性的支持。

5.无缝推动学生参与 

在社交媒体上与学生见面并获得支持

当学生，教职员工或校友通过电子邮件，文本或社交媒体联系时，您需要做好准备。使用全数字工具，通过他们喜欢的渠道与学生互动。从实时聊天到SparkleComm视频会议，让每一次互动都像直接打给您的支持热线。

这在校园体验中变得栩栩如生：

利用AI和机器学习来快速过滤，分类和路由学生消息到正确的学生服务。 

通过在微信，脸书或任何其他将响应全都联系起来的数字渠道上响应票务请求，在高峰季节支持体育运动

从新生一年级到毕业，跟随您的新入学学生。通过每次交互的分析来识别学生大使和那些不太满意的学生。

这些只是一些现实世界中的技巧，可以帮助您的校园保持联系并真正实现数字校园体验。