标签: 视频会议

企业和行业正在使用虚拟活动来接触客户，确定这些活动的 ROI（投资回报率） 并不像实体会议那样容易，但可以做到。

在新冠疫情大流行之后，随着公司和行业调整会议战略，虚拟活动的数量猛增。但是，尽管它们被广泛使用，但衡量虚拟事件的投资回报率仍然具有挑战性。

理想情况下，用于衡量虚拟活动投资回报率的指标将反映实体活动的指标，包括总体出席率、会议出席率、会议互动性、赞助收入、展厅人流量、展位参观、产生的合格潜在客户、正面新闻等指标，并建立联系。

不幸的是，我们不能使用所有这些指标，因为虚拟事件不会产生与物理事件相同的结果。虚拟事件平台不够复杂，无法提供与物理事件完美的网络等价物。相反，我们需要了解他们做得好的地方，并根据这些基准来衡量他们。

以可访问性为例。虚拟活动平台擅长提供对会议和小组的访问。他们还在流媒体内容以及处理虚拟活动的票务方面做得很好。然而，他们并不擅长创建虚拟展厅。有很多平台可以通过虚拟展位提供某种虚拟展厅体验。然而，许多都处于早期开发阶段，并且没有一个在虚拟活动市场中被主流接受。

虚拟活动平台获得牵引力的地方

目前，使用虚拟活动平台有两个主要原因。第一种是在因疫情取消物理事件时流式传输会话和面板。第二个是提供混合活动体验，那些选择不亲自参加的人仍然可以现场观看SparkleComm视频会议，即使他们错过了一些互动性并且无法亲自走到展厅。许多人仍然对恢复完整的旅行日程感到不安，并正在寻找以虚拟方式例如使用SparkleComm视频会议系统参加更大比例活动的方法，特别是如果他们可以在不错过太多内容和体验的情况下这样做。

事实上，内容是可以衡量虚拟活动投资回报率的一个领域。 明显的指标是远程参加的SparkleComm视频会议代表人数、注册个人会议的人数、直播中的互动量以及赞助网站的点击次数。技术问题将是另一种衡量标准，特别是与访问直播或活动后记录的困难有关的问题。

这些测量值会有所不同，具体取决于您的虚拟活动的性质和目标。但最终目标是展示一个被认为非常有价值的混合活动，以吸引与会者明年亲自出现，并让参展商有机会面对面展示他们的商品。

有几个词已成为新冠疫情的代名词——隔离、社交距离、封锁、在家工作和虚拟会议等等。虚拟会议对商业世界来说并不新鲜，但大流行已使其成为全球数百万工人的重要工具。

甚至在 2020 年之前，虚拟会议通常用于国际团队、远程工作人员和公司间业务流程。但由于我们中的许多人在家而不是办公室工作，虚拟会议几乎取代了我们过去与同事和老板的 所有互动。 今天，企业正在使用SparkleComm虚拟会议来进行销售宣传、项目讨论、头脑风暴会议，甚至欢乐时光。不幸的是，这并不意味着 所有这些虚拟会议都是成功或有效的。就像面对面的会议一样，虚拟会议可以成为完成工作的绝佳资源。或者演变成令人沮丧的混乱，没有人愿意关注。

面对面会议和虚拟会议之间的区别

虚拟会议通常无聊、乏味或令人讨厌的最大原因是人们忘记了它是一个完全不同的游戏。您不能应用管理常规会议的规则并使用它们来运行有效的虚拟会议。当然有共同点，但它们完全是不同的野兽。

大多数虚拟会议都包含视频，让经理们误以为事情与面对面会议一样。但你会发现这根本不是真的。

沟通不仅仅是说和听。它还包括面部暗示、肢体语言、语调等。虽然带有视频的虚拟会议确实提供了一些细微差别，但通常很难衡量某人的反应或收集诚实的意见。

虚拟会议的危险

许多人将虚拟会议（甚至是那些有视频的会议）视为处理多项任务或完成其他事情的机会。会议组织者往往准备不足且不知所措。你会看到交替的沉默时间，或者每个人都会同时说话。1 或 2 个人也很容易大声喧哗并主导会议，而牺牲其他参与者的利益。

除此之外，一些或所有参与者可能会遇到技术障碍，甚至在会议开始之前就可能使会议脱轨。即使你坚持只举行视频会议，情况也可能不允许。您需要容纳正在旅行的人或互联网连接不稳定的人。由于大多数人仍然在家工作，因此分心的事情也少之又少。从孩子到宠物和吵闹的室友，很难专注于虚拟会议。

虚拟会议的优势

另一方面，运行良好的虚拟会议可以创造奇迹。它将可能无法以其他方式见面的人们聚集在一起。如果您有团队远程工作或人们居住在不同的时区/国家，虚拟会议可以节省大量时间和费用。会议桥不能很好地替代具有视频、议程和兴奋的参与者的虚拟会议。

虚拟会议使企业可以更频繁地举行会议并在问题变得无法克服之前解决问题。这也是一个在周末赶上同事并进行社交的机会，这是每个人都在家工作时通常不会做的事情。您甚至可以通过虚拟会议运行培训计划、研讨会和其他学习机会。

如何进行有效的虚拟会议

话虽如此，通过正确的工具和计划，您可以获得SparkleComm虚拟会议的好处，而不会遇到任何问题。因此，以下是帮助您进行有效虚拟会议的 4 大技巧：

1. 获得正确的技术

没有办法解决 - 如果没有合适的技术，您将无法召开虚拟会议。最好的部分是有很多选择，您一定会找到适合您业务的（例如：SparkleComm统一通信）。

事实上，您甚至不需要单独的平台来运行SparkleComm虚拟会议。如果您的手机已经有托管的 SparkleCommVoIP 系统，您可以随时使用视频运行虚拟会议。在 SparkleCommVoIP 上运行的统一通信套件集成了视频，因此您无需下载其他应用程序或支付单独的许可证即可召开虚拟会议。

也许最大的技术提示是坚持尽可能多地使用视频。自然，您希望允许意外的发展，但没有视频的虚拟会议不太可能富有成效或有效。还可以通过使用视频来提高召开有效会议的几率。它使每个人都尽可能地靠近，而无需实际在同一个房间里。

但请务必检查您选择的平台是否适合您的需求。您需要考虑以下几点：

• 该应用程序应该很好地处理多个参与者。
• 参与者在必要时加入、退出和重新加入的能力。
• 参与者可以加入视频、纯音频或在这些选项之间切换。
• 所有参与者都可以下载和使用该应用程序，尤其是当组织外部的人需要加入时。
• 你可以和其他人共享屏幕吗？如果有人在他们结束时发出分散注意力的噪音，您是否可以将参与者静音？
• 允许队友通过链接、会议桥或唯一的会话代码加入。
• 会议组织者可以提前安排会议或临时安排会议。

2. 为会议设定目标和期望

SparkleComm虚拟会议可以是团队的每周定期签到、新想法的头脑风暴会议、社交的欢乐时光或让每个人聚在一起进行重大项目更新。每种会议在目标、期望和结论方面都会有所不同。它还将确定会议的长度，并允许每个人围绕它计划他们的日程安排。

例如，您可以为您的团队设置每周的欢乐时光来进行社交活动。这可能只是一个 30 分钟的聊天，让每个人都放松一下，面对面地看到同事进行一些社交互动。参与通常是可选的，这些会议往往是非正式和轻松的。

如果您正在为一个重大项目召开虚拟会议，那么这种轻松的态度是行不通的。您需要为每个人安排一个方便的时间见面，设定议程，确保每个人都参与并确保您达成令人满意的结论。这样的会议将更加正式和有条理，因此每个人都可以重新开始工作或开始分配的任务。

3.做好准备

无论虚拟会议的目标是什么，您都应该做好准备。确保测试您选择的技术——无论是免费选项还是您一直依赖的久经考验的企业工具。要求每个人至少提前 5 分钟登录以测试他们的硬件（硬件和麦克风）。这样您就不会浪费宝贵的会议时间。

想想你想要完成什么以及你需要什么工具来完成。你在向参与者征求意见吗？您可能想考虑一个投票工具或用作虚拟白板的应用程序。您是否打算展示项目的更新或结果？确保提前发送 pdf 或演示文稿，以便您可以在会议期间讨论想法。为什么要把会议时间浪费在让每个人看笔记或幻灯片上，他们以后可以阅读呢？

4. 基本规则

每个虚拟会议都是不同的，因此请为每个人制定基本规则。您打算如何召开会议？准备一些破冰船，尤其是在所有参与者互不认识的情况下。每个人都会积极参与，还是会有几个人在场，而其他人则在听和看？

不要依赖人们自发发言或参加会议。主持人要求每个人自我介绍是很常见的，但没有人知道如何开始。几分钟的沉默后，会有多人同时开始说话。

相反，试着说“鲍勃你想介绍自己吗？” 或“蒂娜和克里斯，你们对这次更新有什么要说的吗？” 关键是直接向特定的人提问。这消除了关于谁应该发言的困惑。它还可以让所有参与者知道此刻谁在说话。

您是否希望保留会议的最后 15 分钟以供反馈、问题和任何讨论？让每个人都提前知道，这样他们就不会被迫用问题打断演讲者。

制定处理冲突、回答疑问和一般性问题的基本规则。您可能会觉得棘手的主题应该等待面对面的会议，但这不一定是真的。即使通过虚拟会议，您也可以随时解决任何情况。如果需要，您可以安排一个单独的一对一会议，参与者较少。

自从转向混合工作以来，由于不断变化的需求和技术的新机遇，视频会议、协作和通信市场一直处于流动状态。业务领导者越来越意识到他们需要协作工具，以在物理、虚拟和混合会议之间创造无缝体验，无论位置和设备如何。随着企业适应，需要为更多的远程劳动力扩展技术和通信。

组织在欢迎一些员工回到办公室并继续支持他们的远程员工时需要哪些东西才能生存和发展。

劳格科技已经认识到智能协作平台在过去几年的兴起，并且仍然是该行业的市场领导者。

未来，智能视频会议平台将能够帮助企业：

全面的会议自动化——设置、记录和转录

完整的视频管理，包括摄像头、电影模式的使用等

自动图像检测，从人脸开始

基本和高级场景检测，用于更快地定位视频部分

SparkleComm视频会议平台具备所有这些功能，以及包括端到端加密和数据丢失防护在内的安全功能。可以说SparkleComm是在会议和电话领域均处于领先地位的解决方案！

卓越的端到端体验

凭借完整的软件解决方案，我们真正优化了用户体验和价值。我们在SparkleComm中的软件集成功能是协作市场的关键差异化因素。深度集成可优化体验、改进功能并为用户提供更高级的功能。

单一平台优势

我们完整的集成平台还在简化部署、安全性、管理和分析方面为客户组织带来了巨大的好处。SparkleComm统一通信单一平台方法消除了显著的集成成本、工作量和风险。结果是为用户提供了更好的体验，并为管理员提供了集成交付，他们不必拼凑多个工具来尝试获得类似的结果。

谈到协作技术，复杂性往往是敌人。虽然今天有许多通信和协作工具可用，但我相信提供与电信网络、安全和设备无缝协作的单一集成平台使SparkleComm统一通信成为更易于部署和使用的一流解决方案。

技术创新

我们在创新方面投入巨资，将用户体验和生产力提升到一个新的水平。我们的客户都认可了我们在基于人工智能的音频和视频智能等多个领域的卓越表现。

我们的音频智能功能使用人工智能来优化演讲者的声音或平衡小组会议的声音——这意味着每个人都能被听到最好的声音。此功能还将消除背景噪音，改善协作体验。 SparkleComm的新视频功能可平衡参与者屏幕的大小和焦点，确保同等的影响力和包容性，这表示会议室后面不再有小脑袋！

我们在SparkleComm视频会议平台中加入的另一项进步是实时翻译，它将内容翻译成多种语言以及音频转录，以便更快、更轻松地回顾会议或活动。

有竞争力和灵活的定价

协作解决方案的定价通常会产生误导，因为它取决于组织内的部署范围和选项。我们通过将定价声明与实际客户用例进行测试来消除一些混淆。当详细考虑这些现实生活场景时，SparkleComm解决方案被证明具有很强的竞争力——事实上，在许多情况下，它是价格领先者。

总之，SparkleComm统一通信可以帮助您确定通信和协作技术能改善您的业务。想确定是否与您和您的业务需求产生共鸣，立即查看对SparkleComm统一通信优势的独立验证吧！

在远程工作时代，视频会议比以往任何时候都更加重要，但我们必须敏锐地意识到相关的网络安全风险。详细了解它带来的安全威胁以及为什么零信任对于始终保持通信安全至关重要。

尽管视频会议技术并不新鲜，但随着越来越多的公司转向远程办公，它的使用和重要性呈指数级上升。即使它很方便，您在注册任何新的视频会议应用程序之前肯定会暂停，理由是担心被黑客入侵或受到危险监视。但这些应用真的有害吗？如果是这样，它们会带来哪些安全隐患，以及进行安全虚拟会议的最佳做法是什么？

SparkleComm视频会议工具必须安全可靠，才能定期用于业务交互。远程工作环境要求员工通过一系列技术进行连接，这些技术必须安全可靠，以确保敏感数据的隐私。不幸的是，许多视频会议解决方案不能为用户提供最佳的安全性。使用安全凭证较差的解决方案会带来会议中断、机密信息被截获或未经授权访问录制会话的风险。

视频会议安全风险

视频会议应用程序的一些风险： “由于选择过多而没有充分执行而导致的错误配置是当今最大的风险之一。大多数现代视频会议平台都具有内置的安全功能，但这并不意味着它们已启用。“

人们通常对视频会议应用程序的担忧是视频会议提供商窃听正在进行的实时通话的能力。这种担心是完全可以理解的，但也是错位的。首先，所有主要的视频通话提供商都提供了一些“端到端加密”（EE2E）功能，并且大多数商业计划都默认启用了 EE2E。”

这意味着正在进行的通话被加密，只有端点的用户，通话中的人，才能解密音频、视频和文本聊天。这已经是一种比电子邮件和普通手机更好的加密状态，它们通常用于私人、敏感的通信，也只是在客户端-服务器级别加密，容易受到所有这些风险和威胁参与者的攻击。

因此，假设启用了 EE2E（这在各类视频会议软件如SparkleComm中很容易做到），人们应该确信他们的视频通话实际上是私密的。

虽然拥有合适的视频会议软件和技术可以大大提高会议的可访问性，但它们并不是您唯一需要考虑的事情。您的组织文化起着重要作用。主持人和参与者说话、行动和互动的方式也是如此。考虑到这一点，这里有一些使会议更易于访问的指导。正如您将看到的，我更关注虚拟会议而不是面对面会议，因为它们本质上更易于访问。

1. 营造一种敢说的文化

您和您的组织可以做的最重要的一步是让会议更容易进行，那就是营造一种让人们可以畅所欲言的文化。无论您如何努力使会议具有包容性和可访问性，都不可能一直取悦所有人。但是，如果您的会议是人们可以在需要时询问他们需要什么的安全空间，那么您将处于进行调整并根据需要为人们提供访问权限的理想位置。如果参与者觉得在聊天中说或打字很舒服，“我看不清你的屏幕共享。你能放大吗？” 或“视频中你的吊扇给我带来了麻烦。请你改变你的相机角度或模糊你的背景吗？” 那么每个人都处于更好的位置来取得成功。

2. 提前提供议程和材料

每次会议都需要有明确的议程。对于定期的SparkleComm视频会议，议程可能会包含在会议的名称中（例如每周签到），但实际上，如果每个人提前知道会议的内容，这对每个人都有帮助。添加议程使一切变得清晰，并帮助参与者了解他们需要做些什么来准备。如果残障人士认为他们将成为会议的被动参与者，然后当场要求他们参加，那么他们可能没有充分准备好这样做。

同样，在会议开始前向与会者提供任何材料的副本，例如演示文稿，或者至少在开始时将它们分发出去。当您向人们提供演示文稿的副本时，他们可以在SparkleComm视频会议中使用屏幕阅读器、根据需要放大、按照自己的节奏进行操作、在本地副本上做笔记，并且在技术故障中断时不会失去他们的位置或分心实时演示。

3. 向演示文稿中的图像添加替代文本

在分发会议材料之前（现在您将在会议之前进行），请确保为所有重要图像添加替代文本。替代文本允许那些因残疾或技术问题而无法看到图像的人获得他们所缺少的内容的简要说明。例如，如果您包含财务图表，则替代文本应简要总结您要突出显示的内容，例如“图表显示 2022 年 1 月至 6 月增长 50%”。

在某些会议软件中，您可能无法为某些图像添加替代文字，例如通过聊天共享的图像。在这些情况下，如果图像对会议很重要，演示者可以给出简短的口头描述，或者有人可以在聊天中输入简短描述。

4.使一些会议异步

在会议之前发送您的幻灯片或会议材料是使会议的一部分异步的一种方式（这意味着人们不会实时交互）。当会议具有异步组件时，您在会议上浪费的时间会大大减少，并让人们有机会在现场讨论之前处理信息、思考和集思广益。性格内向、对会议语言没有严格掌握、有言语障碍以及许多其他人发现，在已经完成会议要求完成的一些工作后参加会议非常有帮助。

5. 记录通话

对于重要会议、大型会议和SparkleComm视频会议，录制通话并在之后向人们提供视频。拥有视频意味着任何无法参加的人现在都可以访问您的会议。它还可以让人们重新观看会议的重要部分，做更好的笔记，并澄清他们第一次不理解的任何内容。观看视频的人还可以减慢或加快播放速度，打开隐藏式字幕，有时甚至可以下载音频的副本。

6.启用隐藏式字幕

SparkleComm视频会议中最大的参与者可以选择在会议期间启用自动、机器生成的隐藏式字幕。它被称为实时字幕（在新窗口中打开）, 它包括一个设置，让参与者将他们的字幕翻译成多种语言中的一种。但是，自动生成的字幕总是不够用，因此利用 SparkleComm现在可以选择实时转录会议，并向参与者显示更准确的隐藏式字幕。

7.让辅助功能选择退出，而不是选择加入

许多人在进行虚拟会议时忽略的一个关键步骤是了解他们使用的软件。很少有人知道他们必须采取哪些选择来确保会议安全。当你探索你的软件并了解存在哪些辅助功能，查看您可以永久启用哪些功能，以便它们默认启用。通过这种方式，可访问性功能成为会议人员的选择退出，而不是选择加入。

8. 复习幻灯片的最佳实践

在虚拟会议中演示材料之前，请查看创建和演示幻灯片的最佳实践（在新窗口中打开）因为它们也提高了可访问性。例如，幻灯片的一种最佳做法是将类型设置为比您预期的大得多：面对面会议为 40pt，虚拟会议至少为 24pt。使字体变大会迫使您将页面上的文本保持在最低限度，这是另一个最佳实践。不要弄乱你的幻灯片。始终显示您引用的重要产品、地点和人员（包括他们的头衔）的完整书面名称，因为不是每个人都知道这是谁。

9. 被动参与者：让自己静音

当您是会议的被动参与者时，不将麦克风静音有点不专业，但也不利于可访问性。来自您终端的意外噪音可能会干扰其他人的听力并影响正在使用的任何隐藏式字幕的质量。

如果你参照以上会议指导，并利用SparkleComm视频会议软件进行虚拟会议，你将得到更高效的会议。

旧的工作和办公室范式已经消失，出现的是下一代混合工人。简而言之，混合工作场所模式将继续存在，并且没有回头路。 

现在，确保您的技术和文化准备就绪。这意味着无缝、安全的技术在办公室和远程工作中可以消除人与人之间的距离。这意味着一种支持这种新范式的文化。 

尽管存在所有挑战，但新冠疫情揭示了工作的可能性。全球大部分劳动力几乎在一夜之间转移到远程工作。尽管有相反的担忧，但我们证明了我们可以比以往任何时候都更有效率。   组织成功的关键在于采用混合工作场所模式向前发展，并提供工具以使混合工作人员在工作日的每个阶段保持联系。  SparkleComm视频会议是专为混合型员工设计的全面协作会议平台。这是您建立更有目的性的下一代办公室会议的机会。

沉浸式虚拟办公室允许自发协作

视觉呈现指示器和大量交流选项让您可以轻松地与您的团队在 2D 中闲逛，或者您可以自定义您的 3D 化身并全力以赴。

安全会议以提高生产力

SparkleComm视频会议现在每次会议最多可容纳 1,0000名与会者，并为会议主持人提供创建分组会议以更好地促进协作会议的能力。 

通过协作板释放创造力

SparkleComm视频会议的协作板可让您将团队的想法和内容结合在一起。混合工作人员现在拥有一个集成的、无限的画布，只需单击一下即可。

消息传递让协作变得简单

功能齐全的SparkleComm即时消息传递工具允许混合工作人员在群聊中或直接从您的虚拟会议或办公室一对一地共享消息、文件或表情符号，结果是轻松协作。  

我们知道未能提供灵活的工作安排，例如混合工作场所模型，对组织的招聘、员工敬业度、绩效、福利和保留策略构成重大风险。而SparkleComm视频会议系统让混合型员工能够充分利用他们的一天，同时确保他们与同事和组织保持联系。 

与许多软件服务一样，视频会议提供商提供多个定价层。大多数视频会议服务例如劳格的SparkleComm视频会议提供免费试用，通常为 30 天，而且很多都不需要信用卡，这意味着您不必担心试用期结束时会自动收费。

大多数服务提供具有有限功能集的免费计划。这些对于想要联系朋友和家人的个人或不打算在会议上花费大量时间的分布式团队来说非常有用。但是，一旦您转到付费层级，您就需要注意定价细节。例如，许多经过测试的产品对主机和用户的收费不同。仔细阅读细则，您会发现主持人是可以发起会议的用户。并非所有公司都需要让每个用户都成为主机，这取决于您的组织如何处理协作。这会对您的整体价格产生重大影响，因此请务必在购买前确定细节。

许多服务会根据您需要的主持人和与会者的数量来调整定价。这就是为什么我们建议不要只使用我们顶级视频会议服务中的功能；您还应该利用该试用时间来试验有多少用户需要具有会议管理员身份。换句话说，评估视频会议如何最适合您组织的文化和工作流程。

一般来说，按主持人而不是按用户定价的服务对于网络研讨会类型的环境更具成本效益，在这种环境中，少数主持人将向许多与会者（用户）展示。按用户定价的计划往往对任何人都可以开始会议的协作式参与更具吸引力。

另一个价格考虑因素是硬件。大多数笔记本电脑都有一个麦克风和一个可维修的集成网络摄像头。一些笔记本电脑配备了高质量的网络摄像头，许多高端移动设备也是如此。

然而，台式电脑将需要额外的硬件。如果您正在寻找更清晰的声音或视频，您将需要最好的麦克风和高端网络摄像头。根据您希望以这种方式配备的台式机和会议室的数量，您可能会显著影响视频会议解决方案的总体成本，因此您应该预先为此进行预算。

支持视频会议的挑战

不幸的是，即使在像您的主要办公室这样的集中式网络中，使用任何依赖流的应用程序，尤其是视频，网络越大，竞争带宽的应用程序越多，就越棘手。如果您在高流量网络上运行全部或部分解决方案，您的 IT 人员可能需要调整某些网络设置，以最大限度地减少视频伪影、卡顿或暂停流的过度缓冲。

对于远程工作者来说，情况更加复杂。对于您的 IT帮助台人员来说，这可能是一个长期存在的问题，他们几乎无法控制为远程员工的家庭办公室供电的消费设备和家庭网络路由器。然后是其他外围设备，例如网络摄像头和麦克风。其中大部分不是由 IT 部门购买的，这意味着 IT 支持人员没有接受过为它们提供服务的培训。所有这些都使得在端到端的基础上支持这些家庭用户变得非常困难。这甚至没有考虑处理大部分网络流量的 Internet 上的条件（这也是您的 IT 部门无法控制的）。

大多数企业别无选择，只能根据具体情况处理这个问题。如果 IT 专业人员可以远程为路由器提供服务，就会发生这种情况。如果没有，那么要么将设备发送到中心位置进行重新配置，要么通过电话引导员工完成所需的步骤。

由于这些担忧，为远程工作者开发长期解决方案是一个好主意。例如，IT 可以预先配置多个路由器型号，然后将它们分发给远程工作人员，以便每个人都使用同一个平台。

虚拟专用网络 (VPN) 是另一个相关问题。许多企业要求员工在远程工作时使用这些服务，以保护自己免受网络攻击并保护公司数据。由于它们使用加密，VPN 通常会导致影响视频流性能的带宽或吞吐量问题。它们也由您的视频会议供应商以外的公司运营，因此支持两者的结合通常会成为内部问题。

为了提供帮助，您需要研究用于远程连接的 VPN 产品，并可能与您的 IT 人员合作  ，在您的主网络和用户的家庭网络上实施服务质量(QoS) 功能。这将有助于保护SparkleComm视频会议期间所需的带宽。尽管如此，请注意，公共互联网仍然是它自己的野兽，不可避免地会出现超出 IT 员工控制范围的问题。

不要打折供应商提供的支持资源。除了广泛的在线文档外，最好的SparkleComm视频会议服务还提供电话、电子邮件和聊天支持。以这种方式为最终用户提供支持可能会花费额外的费用，但如果您的 IT 员工人数较少，则值得考虑。寻找有助于培训用户和 IT 专业人员的专业服务部门是另一个重要因素，活跃的用户社区也是一个很好的资源。

会议成本高昂，不仅在人们的薪水方面，而且在认知负荷、精力和士气方面。会议具有干扰性，将人们的注意力从通常需要高度集中的核心工作上转移开。除了电子邮件之外，会议一直被员工评为几十年来最严重的痛点。 

在大流行期间远程工作的背景下，当很多人的压力和焦虑已经很高时，积极减少我们在会议上花费的时间是有道理的。 根据您的工作角色，您可能可以简单地退出某些会议，无论是取消还是放弃它们。如果可以以不同的方式更有效地传达会议内容，请不要召开会议。

那些你不能跳过的会议呢？毕竟，有些会议确实是有价值和重要的。会议让人们相互了解，从而产生友情。特别是在远程工作中，会议有助于建立信任， 当手头有紧急事项且速度成为问题时，会议通常是人们发现问题和做出决策的最快方式。一些会议以其他沟通方法无法提供的方式提供清晰度。

大多数人都知道，当你绝对必须开会时，会议应该有一个有目标的议程，议程应该提前传阅，或者你可以使用应用程序来帮助你举行更好的会议。很少有人会为这些步骤而烦恼。为什么不寻找其他方法来提高会议效率并减少您在会议上花费的时间？以下是如何做到这一点的四种策略。

1. 开会前开半场会议

与其召开一小时的会议，不如安排一次 30 分钟的会议，并在实际会议开始前让所有与会者有机会参与内容。这种策略不仅有助于减少会议时间，还可以让内向者和其他人以比在会议上发言更容易、更舒服的方式参与。

你怎么做呢？使用异步协作工具，例如共享文档或在线白板，人们可以在其中阅读议程、写下问题、集思广益，或者做任何你想让他们“参与”会议的事情。当你给人们一个阅读、消化、评论、集思广益和异步思考的地方时，当他们不在现场时，他们可以花时间去做。他们也可以在最适合他们的时间做这件事，并且不会打断他们的核心工作。

您可能会考虑使用的一些应用例如SparkleComm视频会议平台，甚至是协作式笔记应用。

通过在实际会议之前为人们提供一个记录他们想法的地方，您将获得任何可能不会发言的人更好的参与。更重要的是，您应该能够将实际会议时间显著减少，可能减半，因为已经提前完成了很多工作。 

此策略不适用于所有类型的会议，但它非常适合所有参与者都应参与的会议，例如头脑风暴SparkleComm视频会议或新产品启动会议。

2. 指定计时员

指定一名计时员，并确保介绍该人作为会议计时员。计时员负责确保会议准时开始和结束，以及任何应保持时间限制的部分。

为了准时开始，简单地介绍计时器是一个很好的方法。为了准时结束，计时员可以根据会议的气氛和重要性宣布还剩五分钟、两分钟或一分钟。

3. 就定期会议征求反馈意见

这里有一个策略可以帮助您减少重复会议的持续时间：向与会者征求反馈意见。对于定期会议最有效，例如常设团队SparkleComm视频会议和每周或每月签到，因为格式和某些主题通常每次都相同。

会后，询问具体的反馈意见，例如：

那次会议是否比需要的时间更长？是不是太短了？我们没有涵盖您想讨论的内容吗？我们不需要花这么多时间在什么事情上？如果我们以另一种方式进行，例如在共享文档中集思广益，会议的哪个部分会更好？

您的会议的与会者很可能对如何改进会议有很好的想法，这意味着缩短会议时间，改变格式，或两者兼而有之。

4. 定制你的一对一

您的组织可能有一对一SparkleComm视频会议的规范，这意味着员工和经理之间的定期会议。他们通常每周举行一次，通常持续半小时到 45 分钟。但是谁能说这个时间表对你来说是理想的呢？

通过一对一，双方可以而且应该就会议的频率和持续时间是否有益和有效进行公开对话。每隔一周开一个半小时的会议可能就足够了。尝试在您的下一个一对一SparkleComm视频会议中提出这个话题，看看您和您的对手是否可以就理想的共度时间达成一致。

更短、更高效的会议

不是每个会议都可以取消。也不是每次会议都应该比您最初预期的要短，这取决于会议的目的和期望的结果。但可以肯定的是，知识工作者举行的大多数会议可能会花费更少的时间并提高效率。通过积极专注于减少会议花费的时间，您将大大减轻会议带来的痛苦。更重要的是，您的同事会感谢您。

当新冠疫情于 2020 年初来临时，许多中小型企业 (SMB) 面临着突然的重大人员挑战。为空缺职位招聘人员变得越来越困难，如此多的远程职位的可用性似乎更具吸引力，而且通常更有利可图。

由于许多企业因人员短缺而苦苦挣扎，很少有人专注于对其技术进行现代化改造，以帮助抵消当今劳动力市场带来的复杂性。这样的举措对于改善客户服务至关重要，这通常是企业生存与否的区别。

应对劳动力短缺

随着劳动力短缺的持续存在，企业如何保持正确的客户体验？答案是通过通信和协作技术为面向客户的员工提供超能力。良好的沟通是任何强大客户体验的核心。清晰、高效和有帮助的交付是商业成功的关键。

当面向客户的团队成员可以将更多时间用于客户服务，而将更少时间用于低价值的管理任务时，您的公司将在竞争中处于更有利的地位。尽管招募和留住团队成员可能具有挑战性，但当您拥有合适的技术时，很容易提高员工的工作效率而不会增加压力。

SparkleComm统一通信即服务 (UCaaS) 和呼叫中心即服务 (CCaaS) 是有助于促进更高效的员工协作和更好的客户服务的技术。如果您让客户选择完成他们的预期任务怎么办？也许他们根本不想与员工交谈，而是希望立即回答常见问题？或者设置自动警报以在可用时接收首选信息？或者选择他们希望收到回复的方式和时间？所有这些选项都为客户提供了可以提高满意度的选择，同时也减轻了那些面向客户的员工的压力，这些员工随后可以腾出时间参与更高价值的客户互动。这就是SparkleComm统一通信和呼叫中心平台支持的事情。

需要多个渠道吗？

借助正确的技术，客户可以选择多种参与渠道——电话、聊天、短信、电子邮件，甚至视频会议。同时，您面向客户的代表可以立即获得有关每个呼入呼叫者的信息和上下文。更重要的是，您的整个管理团队可以查看整个业务中的所有参与活动——注意平均保留时间、掉线次数、转接次数以及每次对话的正面或负面情绪。

所有这些场景都可以从领先的SparkleComm统一通信即服务和呼叫中心即服务方法中受益。这些好处的共同点是改善客户服务，从而提高满意度，同时减轻员工负担，从而提高生产力和减少辞职。

随时随地提供客户服务

新冠疫情大流行给我们留下的一个后果是混合劳动力。一些员工将在办公室工作，其他员工将远程工作，许多人可能会在两者之间转换。世界劳动力已经设定了条件。

具有正确工具集的移动员工群的好处是多方面的。SparkleComm统一通信技术允许员工在任何地方提供卓越的客户服务，无论是在办公室、在路上，还是在几十公里外的家中。为什么酒店、餐厅、医生办公室或账户的前台代表必须亲自迎接客户并同时处理呼入电话查询？在高峰时段拆分您的角色，以便当面代表可以热情地迎接亲自出现的人员，远程员工可以从他们工作的任何地方回复呼入电话、聊天、短信或电子邮件查询。

混合劳动力可根据您的需要扩大您的人才库。对于高成本地区的企业来说，地理灵活性为低成本地区提供了招聘机会。在许多情况下，您可能不需要全职远程工作者。现在，在高峰时段增加人员甚至按活动付费都是企业领导者可以选择的选择。

网络安全，易于使用

SparkleCommUCaaS 和 CCaaS 存在于云中，这意味着几乎所有的业务通信服务（包括电话、视频会议、聊天、文件共享和电子邮件）都可供您的所有人员访问，无论他们身在何处。

此外，通过合适的云提供商，您会发现SparkleComm UCaaS 和 CCaaS 服务都驻留在最先进的安全服务器设施中。这些云环境提供企业级安全功能和人员，很少有中小型企业负担不起。这不仅意味着您的应用程序和数据将在您的业务需要时出现，而且对敏感数据被盗的担忧要少得多，这对您的合规团队和法律同事来说是个好消息。

今天的窃贼更加关注中小企业，因为这些企业的安全控制往往较弱。当这些企业将数据存放在安全的云数据中心时，情况并非如此。

技术

当我们讨论有助于提高客户服务效率和响应速度的技术时，我们指的是哪些具体技术？

SparkleComm统一通信即服务方法就做到了这一点——在一个易于使用、安全且高度可靠的平台上统一您的任务关键型业务通信工具。如前所述，SparkleComm UCaaS 的美妙之处在于它允许员工在他们工作的任何地方进行交流和协作。不再是由四堵墙定义的办公室。相反，您会遇到这样一种情况，无论您身在何处，SparkleComm UCaaS 服务也随之而来，这意味着世界现在基本上就是您的办公室。

SparkleComm将多个功能齐全的电话系统与视频会议、团队聊天/短信、呼叫中心、文件共享和协作等功能相结合，集成的桌面和移动应用程序允许用户随时随地访问 SparkleComm，在他们的台式机、笔记本电脑、平板电脑和移动设备上。团队成员能够随时随地交流他们想要的方式，并且可以提供响应反馈，这不仅可以保持内部项目的进展，还有助于回答客户的疑虑或询问。

一个完整的 CCaaS 平台，例如SparkleComm，提供了曾经只为最大的组织保留的客户服务水平。我们以 SMB 价格提供企业级功能和可靠性。SparkleComm呼叫中心通过其全渠道在单个应用程序中集中处理呼叫、网络聊天、电子邮件和 SMS能力。这意味着代表可以通过这些不同的渠道进行处理和沟通，而无需在应用程序之间切换。它通过出站拨号、高级外展活动功能和自动通知功能提供增强的受众参与度。它可以快速轻松地与 CRM 和 WFM 系统集成，为客户提供更加个性化的参与体验。它还提供人工智能驱动的交互分析，以帮助识别可能对您的业务产生最大影响的对话。

SparkleComm统一通信和呼叫中心都具有实时和历史报告功能，以帮助确保最佳效率和生产力。通过单一、直观、基于 Web 的控制面板，管理变得简单。由于SparkleComm的 99.999% 正常运行时间服务水平协议和经过认证的技术支持，您可以信赖来自SparkleComm 24/7/365 的卓越服务、支持和可靠性。

设置比您想象的要容易

大多数 SMB 没有大量 IT 资源，因此认为企业级 IT 技术遥不可及。但是，对于 UCaaS 和 CCaaS，如果您选择了SparkleComm，您的云通信提供商就会成为您的 IT 部门——为您部署和管理服务，而且价格实惠。

业务主管不需要被提醒客户服务的重要性，但他们可能没有意识到技术增强的客户服务计划，具有正确的 UCaaS 或 CCaaS 机制，可以帮助弥补人员短缺，同时改善 CX 甚至提升过程中获利。

视频会议是现代企业不可或缺的工具，视频会议已成为大多数企业的新常态，尤其是那些接受混合工作的企业。甚至在新冠疫情大流行使在家工作成为必要之前，许多公司就已经减少了与工作相关的旅行，并使用类似SparkleComm这样的视频会议来连接卫星办公室甚至不同楼层会议室的工作人员。这一新现实意味着投资于您能找到的最佳视频会议系统至关重要。

您可能已经看到部署在智能会议室中的专有端到端系统仍然存在，但今天的明星玩家是云服务，只需要一个帐户和一个网络摄像头。

SparkleComm视频会议系统能为您做什么

与过去的专有视频会议系统相比，我们已经取得了长足的进步。今天的云视频服务使用 TCP/IP 作为主要的网络协议。 大多数视频通话都是通过互联网而不是专用局域网进行的。此外，它们的硬件支持通常是开放的，这意味着您可以使用与您的计算设备配合使用的任何网络摄像头或麦克风。这些新服务通常支持完全基于 Web 浏览器的体验，无需安装任何应用程序（尽管独立应用程序通常提供最佳体验）。通常也支持移动设备，包括适用于Android、iOS的移动应用程序。

这些系统的挑战在于它们通常不能互操作。这意味着，如果您的员工需要与使用与您不同系统的公司参加视频会议，他们将需要安装兼容的客户端或依赖他们的浏览器。另一方面，优点是这些系统不再需要购买大型系统。相反，它们是按用户或按主机订阅提供的服务，这可以大大降低成本。

现代SparkleComm视频会议系统还提供了大量旧系统从未有过的新功能。一流的SparkleComm视频会议服务让用户可以共享他们的屏幕、远程访问彼此的桌面、通过文本聊天、交换文件、通过数字白板进行交流，甚至向大量被动观众（如网络研讨会）广播会议。其中一些是面向业务的 IP 语音 (VoIP) 软件包的一部分，可让您动态地将语音呼叫更改为视频呼叫，或者只需按一下按钮即可发起共享会议，而不会丢失原始连接。

这些功能非常适合中央办公室，但它们也是在家工作场景的绝佳沟通辅助工具，尤其是从长远来看。但是，视频会议可以走得更远。例如，它是实时解决客户支持问题或在网络研讨会期间与客户实时互动的完美工具。至少在未来几年，这些和其他因素可能会继续推动用户采用这些服务。

SparkleComm视频会议如何降低成本

在疫情时代，我们中的许多人都接触过SparkleComm视频会议。但即使在大流行之前，许多中小型企业 (SMB) 也分布在不同的地理位置。虽然这一趋势对大多数公司而言既有成本优势，也有招聘优势，但它也给沟通带来了复杂的挑战。由于差旅支出的限制，面对面的会议通常是不可行的，对于客户和合作伙伴来说也是如此。这就是SparkleComm视频会议可以大大提高公司利润的地方。

即使不考虑地理位置，SparkleComm视频会议也可以省钱。这一轮竞争者中包含的许多新协作功能旨在自动化过去需要额外费用的任务。两个主要的例子是会议转录和录音。

在较旧的专有系统中，录制会议意味着单独的摄像头或第三方麦克风用于纯音频录制，以及用于存储的服务器空间。SparkleComm视频会议现代服务具有自动录制功能，您只需按一下按钮即可启动，然后自动将录制内容保存到云端并自动与所有与会者共享。

转录在过去需要额外费用，会议经理将录音发送到转录服务。而SparkleComm视频会议服务现在包含虚拟会议助手形式的人工智能(AI)，可以管理诸如出勤跟踪和将会议直接转录为 PDF 或 Word 文档之类的事情。然后，他们可以将这些文档发送给讨论中的每个人，或者将它们保存在共享云存储中。