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随着冠状病毒（COVID-19）的继续传播，几乎没有什么行业受到破坏-虚拟会议已成为现代企业保持生产力和连续性的重要组成部分。它们是调整多个办公室，保持远程员工敬业度以及与客户和供应商合作的一种简便，经济高效的方法。

尽管虚拟会议可能已经成为您日常工作的一部分，但仍然很容易成为某些主要会议的受害者。与面对面会议相比，虚拟会议礼仪是一种全新的游戏，因为本周许多人正在学习！

为了帮助您保持会议的高效和专业，请遵循以下七个简单的虚拟会议礼节规则和提示。

1.不用理会键盘

无论您是像在做模范员工一样努力地做笔记，还是在偷偷地与工作伙伴聊天，打字的声音都会使人分心。这不仅分散了会议中其他所有人的注意力（因为笔记本电脑的内置麦克风距离键盘只有几英寸远），还使您无法全神贯注于会议。选择优质的耳机或拿起笔记本和笔来记笔记 。

SparkleComm具有录音功能，能够记录会议的发言情况，让你在来不及做笔记的时候也不会慌张，从而不会错过之后的内容。

2.穿着适当

远程工作的神奇之处之一就是可以自由穿着任何东西进行工作。是梦想，对不对？不过，没有理由向您的同事展示您的睡衣和床头。（除非整个团队都同意这是一个笑话，在这种情况下，我们会批准）。

花几分钟时间穿上干净的衬衫并梳理头发。远程工作时真正做好准备的最好的部分是，您将置身于正确的顶空以提高生产力。

3.注意周围的环境

当您身后的角落里有一堆脏衣服时，您的同事将无法听到您的想法或将您当真。您还希望避免由于光线不足而看起来像在洞穴内部工作。

调整工作设置，以使您面对窗户或暴露在充足的光线下。并确保您的背景是专业的并且工作适当！这意味着：

 - 在后台没有床（未整理或已整理）
 - 没有凌乱的房间或开放的壁橱，每个人都可以看到你的混乱
 - 没有NSFW艺术品
 - 尽管孩子和宠物很可爱（当您感到不知所措时，这是非常需要的干扰），但您的同事将不会喜欢与尖叫的孩子或吠叫的狗说话。因此，请注意噪音并…

4.不说话时将麦克风静音

没有什么比听到来自相互冲突的麦克风的外来回声更令人沮丧的了。通过在静音时参加会议来拯救所有人，免于喧闹的疯狂！

除非你一个人住，否则这些天你的房子可能很吵。当您不讲话时将麦克风静音可以使其他参与者能够发出声音并分享他们的想法而不会分散注意力或沮丧。

5.大声说

当您参加小型会议（大约2至5人）时，请宣布自己加入。听到“刚加入的人”的声音然后沉默，可能会很尴尬。当您参加会议时，自我介绍并打个招呼–请确保不要在句子中间打断别人。

也不要害怕表达自己的声音！您的团队将很高兴能够听到您的声音而不必费力地将耳朵或音量调高。

6.禁止食物

在虚拟会议之前，尝试吃点零食。在讨论重要的业务事项时，没有人希望看到您用筹码填满自己的脸。它不仅会分散别人的注意力，而且您将无法专注于手头的任务，因为您会担心整个键盘上都掉下碎屑。

7.保持坐姿并保持在场

在会议的沉闷时刻检查收件箱或进行旁聊可能很诱人，但不要这样做！您可能会错过重要信息，也可能会错过机会进行输入。如果您使用的是网络摄像头，请使用细心的肢体语言：坐直，不要做大的无关紧要的动作，也不要让眼睛过分漂移。

在线技术日新月异。它使包括政府、医疗保健、企业、教育等在内的所有部门的生活更加轻松。会议在任何企业中都是重要的，因为关键的讨论是通过会议进行的。今天，许多会议都是在线举行的。在线会议安排程序使这成为可能。企业只需单击即可在线安排视频会议。通过这样做，企业交易变得越来越高效，而且错误越来越少。

联机会议安排程序是旨在处理有关联机会议的任何内容的软件或应用。它使您可以创建联系人列表，计划会议，发送会议警报并最终在线举行会议。

为什么企业喜欢安排在线会议？

在联机会议室计划程序的帮助下，企业发现在线安排会议比其他任何方法都更有效。首先，这些软件或应用程序易于使用。所需要的只是良好的互联网连接，这是小菜一碟。如您所见，几乎所有工作场所都具有Wi-Fi、LAN和其他Internet连接。此外，在线安排会议还可以节省时间。因此，雇主和雇员可以节省额外的工作时间。此外，在线会议安排程序是专门为会议安排而设计的。它的特定目的是在会议安排中表现更好。在线安排会议也可以缩小空间。企业中的团队成员不必亲自开会来安排会议，甚至不必参加视频会议。

如何使用SparkleComm统一通信安排在线视频会议？

您是否正在考虑安排在线会议？别再看了。SparkleComm在线会议安排程序是最好的在线会议计划程序软件。它从事在线会议业务已有一段时间了。它为您提供高端的在线会议安排服务。易于导航，因此用户友好。SparkleComm具有四个关键功能：创建或添加联系人，安排会议，开始会议和加入会议。在这里，我们强调安排在线视频会议。

您可以创建联系人列表或从电话中导入联系人，这使此在线会议室计划程序更加灵活。安排会议时间时，有一个时间规范，例如GMT。这样可以提高准确性，以确保成员之间的时间不会混淆。

您应该做的第一件事是在PC或智能手机上下载SparkleComm程序。之后，您需要安装它。

接下来，运行它。单击安排会议。这带来了一个小的计划会议窗口。在此窗口中，输入参与者的电子邮件地址，会议主题，键入会议举行的时间（包括日期）并填写会议详细信息。然后，单击计划。

单击日程安排后，SparkleComm将向参与者发送电子邮件，通知他们会议。收件人获得有关会议持续时间和参加人数的信息。邀请看起来像一条短信。您可以邀请不在您的联系人列表中的人参加会议。

SparkleComm在线会议安排程序使许多企业可以轻松地在线安排视频会议。它不仅仅满足计划安排。它使您能够像真正的面对面会议一样开始在线会议。您的同事或客户参加您的会议，观察彼此的肢体语言，与一个或所有人聊天，共享屏幕，使用内置的图形绘制想法白板工具， 记录在线会议播放等等。简而言之，通过SparkleComm在线会议安排程序进行的在线会议与面对面会议之间的交互方式没有太大区别。

2.随时随地轻松访问–座席可以在家中或旅途中登录以查看他们的日程安排，查看与他们一起工作的人，并在有空时通知其经理。经理和资源团队能够随时随地建立有效的时间表，以完全控制他们的联络中心运营。

3.智能资源配置–使用历史数据，资源团队可以通过单击按钮来预测他们将需要多少个代理商，他们需要的技能以及合适的人员来填补这些职位。他们甚至可以支持许多不同的轮班模式，包括短期轮班或分班轮班，而不是在一天的特定时间雇用一定数量的人员。

4.随时随地进行灵活的计划-关键功能提供了急需的灵活性。SparkleComm呼叫中心实时遵从性监控代理对日程表的遵从性。当计划有被破坏的危险时，自动警报会发出警报，实时数据输入（可在几秒钟内更新）可实现快速决策。

至关重要的是，当日计划安排允许在一天中进行少量更改，同时考虑到计划外的代理人缺席和客户需求的变化。例如，管理人员可以灵活地更改休息时间和午餐时间，或者在技能组，前台和后台工作之间转移人员。更改通常仅需几分钟，但是这些小的更改可能会在高峰时段满足服务水平和丢失宝贵的电话之间产生差异。

5.适应未来–最新的预测技术有助于确定您的联络中心的未来规模。运行一系列“如果...怎么办？” 这些场景可以预测人员的需求，以应对常规的季节性波动，即将进行的营销活动，甚至是组织的长期业务计划。

6.自助服务–自助服务功能使座席可以进行交易，表达他们对加班的偏好并要求休息，从而增加了联络中心的灵活性和座席满意度。另外，设置自动批准意味着如果管理不可用，员工不必等到第二天才能得到答案。

7.时间和成本效率–劳动力优化技术提供的自动化功能将战略计划与全天的即时微调相结合，从而创建了高度灵活的联络中心框架，可保持座席人员的积极性，客户满意度和CEO满意度。

您可以从SparkleComm呼叫中心开始进行灵活，更智能的计划的倒计时。你在等什么？

联络中心经理承受着巨大的压力，需要用更少的资源来获得更好的结果。员工希望获得更大的灵活性，其中35％的员工认为灵活的工作环境至关重要。公司预算的减少正迫使组织考虑采用更具创造性的方式来支付员工工资。这些措施包括零工时合同形式的即付即用安排，减少的和年度化的工作时间以及无薪休假。

这些预算问题也促使一些企业寻找减少昂贵办公空间和IT开销支出的方法，例如迁移到虚拟团队或引入自带设备（BYOD）程序。 

所有这些因素都直接影响联络中心的运营，尤其是座席安排。从固定、分班和微班制到“储备工作”的兴起（调度技术最多可让25％的团队进行班次轮班），将全职、兼职、合同和虚拟座席团队整合在一起是一个重大挑战。

然后，组织如何才能使员工、客户和企业满意，从而实现全方位的SparkleComm联络中心灵活性和成本节省？

智慧调度的7个步骤

联络中心负责人应首先建立付款结构和班次类型，以激励座席达到目标，同时降低人员流失率并最大程度地降低招聘成本。之后，归结为利用SparkleComm呼叫中心解决方案的前七项功能和优势：

1.多合一，易于使用的软件包–拥抱新技术的最大障碍是易用性，或者缺少它。幸运的是，今天的SparkleComm呼叫中心解决方案使有效地管理员工、预测需求、创建时间表，开发准确而有洞察力的报告以及提高整体客户满意度变得轻而易举。

例如，当要保留工作时，无需每周重新设计整个班次。现代劳动力优化系统的灵活性意味着您可以提前安排适当数量的后备人员，以匹配呼叫需求以及准确地考虑疾病和培训因素。

透明度是额外的好处。代理商一目了然，可以确保每个人轮流进行最不受欢迎的轮班。然后，管理人员可以添加一个额外的列以将具有相同开始和结束时间的人员分组，以帮助及时组织和交流共享汽车的机会。

解决客户问题

第四个整合点是联络中心。随着团队协作平台成为业务运营的工作中心，其功能可以扩展到一线员工，以提高客户参与度。团队协作平台还可以帮助改善和自动化前端和后台人员之间的通信。

所有这些平台的集成，特别是SparkleComm联络中心，工作流自动化，团队协作和事件响应，也可以帮助解决客户问题。例如，如果客户发布有关公司软件更新的负面推文，则可以提醒营销团队，开发人员和联络中心人员，以便采取纠正措施。

此外，工作流自动化平台和SparkleComm联络中心平台都可以与记录系统集成，例如Salesforce，Oracle等。CRM帐户还可以将销售活动中继到工作流自动化工具，后者可以将这些定期更新发送给某些人员。

考虑企业文化

总之，不同阶层的工人需要不同的工具集。但是，将这些工具连接到集成的协作环境中可以帮助远程员工更有效地协同工作。

团队协作平台可以通过使用第三方应用程序的预构建连接器来与其他几个平台集成。团队协作平台为组织提供了坚实的通信功能层，这些功能提供了巨大的生产力潜力和新的工作方式。有几种平台可用，除了Google Workspace和Microsoft 365，其他选项还包括Cisco Webex，Slack，SparkleComm和Facebook。

我们鼓励IT主管和统一通信经理对员工进行调查，以找出他们需要做的最好的工作。此外，请考虑将不同的功能与最适合员工工作的场所结合在一起使用。组织可以以很少的成本采用大多数平台，并且有机会在购买前先试用，例如劳格SparkleComm统一通信平台就有免费试用阶段。最后，组织应探索如何通过自动化提高生产率，以及供应商和合作伙伴如何从技术投资中受益。同样，组织应考虑需要对其组织文化和管理实践进行任何更改以适应这种新的工作方式。

在公司范围之外进行合作

团队协作平台（如SparkleComm）可以作为枢纽，通过公司间联合会与外部供应商进行合作，与供应商和业务伙伴进行沟通。组织不再受办公室，部门和员工位置的限制，但是业务合作伙伴和供应商正在与这些分散的员工进行更多的协作。因此，沟通和协作是至关重要的考虑因素。随着供应链在全球范围内的重新配置，作为数字化供应链中的合作伙伴和支持其他客户的重要性日益增加，这是更广泛的协作和沟通计划的一部分。

在外部通信领域，劳格SparkleComm统一通信等服务可以实现不同团队协作平台之间的互操作性。大型组织也可能拥有不同的平台，在该平台中，联邦对于防止信息孤岛至关重要。

自动化日常任务

使用工作流自动化平台是另一个关键点。虽然自动化现在并不普遍，但工作流自动化将在未来几年内显著影响业务运营，而团队协作提供了一个平台，这些要素可能会融合在一起。

借助一些新技术投资，组织可以使多个业务流程自动化。即，在工作流程自动化平台的帮助下，可以简化重复的任务，例如销售订单，IT票务，费用批准、视频会议和员工入职。该领域的一些工具可能包括Smartsheet，SparkleComm，Loogear的云招通和Microsoft的Power Automate等。

整合事件响应

另一个关键的整合点是事件响应。团队协作平台可以自动为故障单和事件响应问题提供IT支持。由于团队协作平台可以轻松地与其他应用程序集成，因此组织可以基于现有技术投资并在需要时合并新应用程序。通过集成前端应用程序，团队协作可以提供一个环境，您可以在该环境中自动升级问题，在解决方案上进行协作并快速更新用户。例如劳格SparkleComm就是一个集成的统一通信平台，它采用开放式结构，可以灵活的集成应用，可以方便的与现有或者第三方的应用集成，如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。机器人也可以集成到平台中，以解决常见的员工问题，例如密码重置。

通过与其他几个业务运营集成，团队协作平台可以为虚拟团队提供一个中央工作区，以组织其生产力。

因为冠状病毒大流行，企业必须迅速转向新的工作方式，员工被送回家，远程协作变得司空见惯。一些组织比其他组织准备更好进行这一转变。

就团队而言，团队协作平台已成为关键的工作中心，可以与组织内部和外部的其他通信工作流程集成。在这种集成的协作环境中，团队协作平台可以用作中心核心，将通信集成的辐条传播到其他工作流程中。

现在团队协作平台的集成能力变得越来越重要，例如，公司需要与客户，供应商和合作伙伴进行外部沟通，同时还要为员工内部沟通。由于团队协作平台可以扩展到其他工作流程和集成，因此该平台成为虚拟团队完成工作的中央工作中心，但其重点是在中央工作区中组织团队生产力。例如劳格SparkleComm统一通信就是一个团队协作平台，它是新一代的融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台，不仅可以完成公司与客户，供应商和合作伙伴的外部沟通，同时还可以进行员工内部沟通。

组织寻求协作的灵活性

毫无疑问，大流行的封锁已经改变了全球无数组织的业务运营。根据研究，一些组织发现其基础架构无法满足其业务需求，只有17％的组织为远程工作做好了充分的准备。组织意识到他们需要一个IT基础架构，以使他们能够迅速应对不断变化的情况。

由于工人，客户和业务合作伙伴现在比以往任何时候都更加分散，全职订单已迫使组织考虑采用更集成的协作环境。随着企业重新构想其运营和工作流程，他们意识到他们需要一个灵活的类似SparkleComm统一通信这样的协作平台来支持人们在何时何地工作。

有效的集成协作环境以团队协作平台为核心，然后扩展到业务的其他元素。例如，团队协作平台可以是Google Workspace或SparkleComm统一通信。

可以将在线会议称为基于特定目标的虚拟会议，而无需考虑国家和国际边界。虚拟存在放弃了时空概念，因为任何人都可以在任何地方，任何时间使用在线会议。可以看到，网络会议是商业，教育和其他领域的流行术语。在本文中，我们重点介绍了在线会议的主要优点和缺点。

例如，在使用VoIP的情况下，也可以使用扬声器和耳机进行音频通信。进行在线演示还可以将演示记录在客户端，以备将来查看。

实时点对点通信是在线会议的主要好处之一，并且是业务领域中的重要因素。没有技术的帮助，很难维持业务。

下面来谈一谈在线会议的优点和缺点。

在线会议的优势

沟通能力

在线会议在每个部门都至关重要。使用特殊软件，参与在线会议的人可以与其他国家的人聊天。具体而言，在这种情况下，距离不是障碍。

该软件在距离较远的人之间提供了牢固而富有成效的关系。它改善了人与人之间的联系。

在线会议为不间断的交流提供了一个平台，而无需考虑任何干扰。

因此，现代世界认为在线会议是更有效的沟通方式之一。

容易接近

每个利益相关者在一个地方开会都是不容易的，尤其是当利益相关者位于不同的国家时。

利益相关者的实际存在会增加成本。在这种情况下，在线会议比任何其他媒体都更容易访问。

在线会议可帮助每个人进行互动，而无需从一个地方移到另一个地方。每个人都可以轻松访问此服务。

节省时间

在线会议的另一个优势是节省时间。根据一位企业家的说法，时间是宝贵的，类似于金钱。因此，时间对于每个部门都很重要，对于取得巨大的成功至关重要。如果一个人可以节省时间并将其用于生产目的，那就是省钱。

设置在线会议可以节省大量时间。例如，可以将其视为避免出差的时间管理方法。

可以在任何时间，任何位置组织在线会议。会议唯一需要的是Internet连接。

有兴趣主持在线会议吗？点击SparkleComm申请免费试用，开始你的主持会议之旅。

成本效益

任何企业都希望明智地利用其财务状况。这包括削减支出。在线主持会议可以节省开支，因为企业不必为与会者支付差旅和住宿费用。

还值得注意的是，面对面召开会议可能意味着企业必须为会议室和茶点付费。在线主持会议时，就不需要了。

出席人数增加

与会者不必出差就可以参加在线会议。这意味着参加会议所花费的时间更少。如果与会者有紧急事务要处理，则与会者也可以参加会议和退出会议。

这些因素提高了灵活性。这意味着更多的人可能能够参加计划的会议。

信息共享

通常，在举行面对面会议时，会为与会者提供议程和相关论文的印刷版。对于在线会议，这不是必需的。与会者可以以数字方式查看必要的文书工作。

这节省了打印文书工作的成本。由于无需打印，因此还节省了时间。

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在线会议的缺点

减少个人联系

最好的交流方式是面对面交流。这是因为从面部表情或肢体语言可以理解很多事情。

面部表情对于有效沟通很重要；这是深入了解人的最有效方法之一。如果没有适当的肢体语言，就有可能造成误解。

当我们通过在线会议进行互动时，不可能深入了解一个人。在线会议可能会错过很多事情。

连接不稳定

完全信任技术是愚蠢的，因为它可以用于欺诈目的。同样，不能期望Internet连接不会中断，因为在参加在线会议时始终可以断开连接。

无论是不是商务会议，这种中断都会降低在线会议的效率。有时是由于设备质量低而发生的。因此，重要的是要为业务目的维护高质量的设备。

减少人与人的接触

在线会议并不适合所有聚会。保持社会关系很重要。使用在线会议软件意味着缺少社交联系。在线会议使关系变得干燥。

使用技术意味着会议变成以业务为中心，并且进行一般性讨论的机会更少。

黑客入侵的机会

主持在线会议时存在很高的安全风险。这是由于存在被黑客入侵的机会，在商业情况下，这可能会损害事务的机密性。

黑客可以利用这些信息并滥用它们。因此，在通过现代技术共享信息的同时保持高安全性很重要。

潜在的不良计划

毫无疑问，在线会议使某些计划过程变得更加容易。例如，没有会议室可以预订或打印议程。

但是，企业仍然需要进行足够的计划以使会议成功。由于计划流程与面对面会议的流程不同，因此该领域的业务可能会变得松懈。

结论

就像生活中的其他任何事情一样，在线会议也有其优点和缺点。的确，它们可能是迄今为止最经济，最便捷，最节省时间的通信方式。但是它们也大大减少了人际关系，并使公司容易受到黑客的攻击。

但是，可以减少危险。如果您使用SparkleComm之类的可靠工具，并且仍然时常会面，那么在线会议将真正帮助您随时了解，培训和更新信息，而无论您所在的时区，位置和财务状况如何。

现在，在家工作是一种更可接受的选择。VoIP可以访问存储在云中的工作文件以及团队会议的视频会议。

文件柜的使用已过时，几乎已经淘汰。而且，对“四壁”办公室的需求也是如此。您的设备现在可以成为您的办公室，并且无论您走到哪里都可以。

您不再需要担心未接来电或机会。VoIP支持您。

2）长途商务电话

使用基于Internet协议的语音时，这意味着您不再需要具有本地号码的座机电话与来自世界各地的人们通话。

使用您的移动设备接听并拨打工作电话。您也可以选择在拨打或接听这些电话时仅使用一个VoIP号码。

无论您住在哪家酒店或致电的客户国家/地区，都可以始终以相同的号码联系您。

VoIP通过提供更好的资费，使您能够降低国际通话时所要支付的巨额费用。

您不仅可以从固定电话切换，还可以告别附带的大量长途电话费。

3）业务短信

VoIP使您能够从您的公司电话号码向客户和员工发送短信。

同样，您可以选择仅使用一个号码，而无需使用多个号码，这要归因于拥有电话服务提供商。

只需使用已有的互联网即可发送和接收短信。

它将降低您的每月费用，并减少客户可能遇到的多个电话号码混乱情况。

4）可用的业务分析

借助SparkleComm VoIP，您可以立即跟踪业务数据，以保持领先地位。通过将数字和图表转换为可行的信息，您可以将您的业务与竞争对手区分开。

您的分析和见解迅速成为您可以用来就最适合您的业务需求做出明智决策的数据。

提供监视工具以使您提供的服务具有透明度，并有助于更快地解决问题。您可以将客户体验放在第一位。

是时候切换到SparkleComm VoIP了

您是选择通过Internet召开商务会议还是拨打客户电话。如果您决定发送电子邮件或短信，则可以使用VoIP。

随着VoIP的使用，我们正在向一个更加统一和互联的世界迈进。欢迎来到通信的新时代。

如何使用Internet进行业务通信的这四个VoIP示例只是冰山一角。通过在网络中采用最佳实践来避免VoIP问题。

您的VoIP策略可能会在2020年成为大动作。

一旦您了解了SparkleComm VoIP的世界，您就会想知道您如何生活在没有VoIP的世界中。

网络视频又称会议电视。

是通过视音频压缩和多媒体通信技术实现支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。

近年来随着网络技术和计算机处理能力的飞速发展。

以纯软件方式实现的网络视频会议系统凭借其灵活性和低成本成为网络视频会议的发展方向。

大多数用户在使用视频会议系统时除了一般会议功能外,往往还有很多虚拟合作需求。

如远程项目管理、客户服务、技术培训等,这些应用在知识型企业尤为明显。

开发丰富的会议辅助功能如资料分发、投票机制、录制播放、白板交互等是纯软件视频会议系统面临激烈竞争的需要。

以SparkleConference为例,介绍一种常用的会议辅助功能会议内容录制与播放的软件——SparkleConference-Video。

SparkleConference作为统一通讯平台的组成部分。

其后台采用SparkleComm的SparkleMCU。SparkleMCU采用纯软件架构，用户无需购置昂贵的MCU。

相比于同行的即时通讯系统，SparkleConference-Video是电信级的产品架构。

SparkleComm的创始人及合伙人均来自世界500强的高科技公司高层管理人员。

用户可以在视频会议进行过程中随时录制会议实况,以供会后回放观看。

会议内容的录制与播放作为一项辅助功能,是在系统基本框架完成后进行设计的。

而在视频会议基本框架中,一般都设置视频数据包播放类和音频数据包播放类来实时播放从网络接收到的视频数据包和音频数据包。

可以利用已有的这两个类来简化设计,但要实现实时音频与视频数据的同步录制与播放仍是一个富有挑战性的问题。