高效办公修炼秘籍,拿走不谢!

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        一天的工作什么时候才算完成?对于许多公司来说,答案是“永远没完”。甚至许多管理人员手头也常被一大堆事务忙得焦头烂额。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡,员工要学会高效工作,如果做不到这点,就容易精力不济、创造力低下,甚至危及健康。我们应该怎么做呢?

每天都以计划开始

        在核对电子邮件或语音邮件之前,每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后,你就会清楚地知道,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作是今后几天内要完成的,哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题,从而避免被那些不重要的事情分散精力。

分派任务

        在写出了任务清单后,认真考虑一下,哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务,就会使团队成员可以尽早开展工作,从而加快完成任务的速度。和你一样,同事也希望对每天的事情早做安排。

控制干扰

        不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划,从而使你不得不加班。为控制干扰,可以这样做:每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话;要求将会议安排在你方便的时候召开。

不要在工作时间干私事

        一些员工放任自己,在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的,因此要对付账单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。否则这些小事情会影响你的工作。

依靠和信赖电子邮件

        许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然,也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是,绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。

检查你的技术设备

        “磨刀不误砍柴工”,对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作,使你可以按时回家。例如,一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。

利用自动化手段

        充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务,这样会最大化减少手工操作,使你获得更多的时间。视频会议系统比如可搭建一套视频会议,将之应用于协作办公,日常例会,远程沟通等,办公效率会得到极大提高,同时管理成本也会大幅度降低哦。


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Lynn

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文章编辑员