会议室的未来目标会议效率

在对您的会议室技术进行检修时,请不要忘记所有最终用户的基本功能,例如高速网络连接和电源可访问性。

根据Nemertes Research的数据,超过70%的公司从事数字化转型计划,据研究这些项目 - 从表单自动化到增强的联络中心渠道 - 可以增加收入,降低成本,改善客户体验,提高竞争优势和提高员工忠诚度。

一个成熟的转型区域可能看起来很平凡。但根据Nemertes的数据,三分之二的组织正在参与,计划或评估“未来会议室”项目。

通过简化会议室的协作技术和物理特性,会议变得更加高效,团队可以更快地做出决策 - 有可能增加收入并提高竞争力。

然而,最初的挑战之一是确定谁将负责项目。通常情况下,战斗是在IT和设施管理团队之间进行的。在许多组织中,IT正试图控制这些项目,以使整个企业的技术保持一致。

不要忽视最基本的功能,IT领导者启动或评估未来会议室的项目需要考虑几个因素。

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由于会议室正在成为技术中心,IT部门必须控制项目,同时与设施团队合作,协助进行物理布线,交付,安装,当地法规和其他项目。IT部门还必须与业务部门合作,根据会议室的类型收集某些要求,无论是礼堂,大型会议室,会议室还是个人办公室。

通常,最重要的改进涉及最基本的功能。所有房间,无论大小,都需要高速网络连接,高质量的声音和视频,可靠的终端和所有参与者的电源可访问性。令人惊讶的是,许多房间不提供这些基本组件。另一个常见问题是组织可能有多个Web会议平台,而员工不确定使用哪个。

未来的会议室应该简化会议设置

许多会议室可能需要进行物理检修。例如,电源插座,视频控制或网络连接的位置都因房间而异,需要加以考虑。家具也是不同的,因为有些座椅可以调节,而有些则不能。

此外,一些房间有无线连接,而其他房间没有。而且,越来越多的公司正在使用各种不同的数字白板,例如Cisco Spark Board,Google Jamboard和Microsoft Surface Hub。

Cisco Spark Board是一款支持触摸的数字白板,旨在实现会议室技术的现代化。更复杂的是,协作应用程序非常不一致。大型视频室无法始终与聚会室或移动设备中的视频系统集成。团队协作应用程序并不总是集成到会议室中。

但是更加无缝的协作工作流程是可能的。例如,生物识别传感器可以记录会议领导者何时进入房间。它可以指示AI应用程序启动视频和音频桥接,打开团队协作通道,并上传会议的所有相关文档。

此外,在考虑未来的会议室时,请不要忽视辅助服务。会议空间必须集成到日历中,以使调度更容易,更准确。此外,如果预先安排的会议实际上没有发生,物联网传感器可以更新日历,从而可以在这些会议室中进行临时会议。此外,组织希望在启动会议室技术时提供礼宾服务或语音助理以提供支持。

确保员工满意和成功:有效会议室转型的关键是一致性。员工应该能够进入任何会议室并知道如何启动技术,查找插座和网络连接,无线共享屏幕以及使用数字白板。

确保满意度和持续改进的一种方法是衡量以下领域的活动和成功之处:会议室使用。随着会议室技术变得更加一致,员工使用增加了吗?如果没有,是否有共同努力推销员工的改善?应用程序用于会议室,哪些应用最受欢迎,哪些不受欢迎?扩展人们喜欢的应用程序。

应用性能。技术如何表现?如果你有太多的停电,员工就会放弃。确保使用性能管理工具来保持技术高效运行。统一通信和协作管理提供商(如IR,Oracle,Riverbed和Unify Square)可以帮助实现实时性能管理。

业务指标。会议在哪里落空?人们很难获得技术吗?也许这些指标可以证明自动启动每个视频或音频会议的AI应用程序。

重庆劳格科技研发的SparkleComm是新一代的视频会议系统,它从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。可以全面满足用户的在线培训、协同办公等需求,视频效果稳定流畅,充分迎合了大众移动办公的习惯。

希望这些关键提示和注意事项有助于您在启动未来的会议室时开始使用。


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本文发布者:

王莉

王莉

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