在线和亲自举行会议的注意事项(二)

安排在线会议或面对面会议时要避免的陷阱

为了了解如何有效地在线或亲自进行会议,以下是一些常见的会议错误,您需要注意这些错误,避免在下次您负责安排会议时发生这些错误。

enter image description here

1)选择错误的会议形式。

您必须了解,有时最好进行一次在线会议,有时最好是亲自见面。如上所述,第一次见面时最好亲自见面。但是,在很多情况下,不需要亲自开会,而且涉及的每个人都可能会觉得视频会议更合适。例如,当需要进行快速的非正式聊天时,SparkleComm视频会议是最佳选择。

2)没有向所有与会者充分提供会议通知。

您可能已经在商务中心预订了会议室,安排了餐饮并制定了最终的会议议程,但是如果您没有向与会人员提供足够的通知,而您的会议就要开始了。在线会议也是如此,因为您会浪费时间,尽管您不会预定会议室。所以选择一个能提前预约通知的视频会议系统很关键,劳格SparkleComm视频会议系统就能很好的完成这一点,避免发生没有向所有与会者充分提供会议通知的错误。

3)忘记指定会议负责人。

无论您是在会议室,办公室还是在线会议,没有领导者(或将领导会议的人)都是一个大错误。为了使会议具有建设性,他们需要带头。这样可以确保会议继续进行。传统上,无论开会地点在哪里,安排会议的人都将主持会议。劳格SparkleComm视频会议具有多重的权限控制功能,包括:拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等,每个权限角色有清晰的功能区分。

4)无法创建会议议程并使每个人都知道。

创建会议议程并将其通知与会者非常重要,特别是对于涉及三个或更多人的正式面对面会议而言。

人们通常认为这是一种良好的礼节(尽管举行非正式视频会议并没有那么多必要),以便让其他人知道会议的目的。这可能只是一封简短的电子邮件,上面有几个要点,概述了您计划讨论的内容。

这些重要的考虑因素以及其他许多因素,例如:保持会议的气氛和节奏富有建设性,在会议之后进行跟进以确保达到目标等,这些因素都适用于在线会议以及亲自举行的会议。此外,作为业务专业人员,重要的是要精通进行视频会议和面对面会议,以展现领导才能并成为贵公司的重要资产。


相关文章

本文发布者:

王莉

王莉

生活比梦来得浪漫!