在新冠肺炎传播期间为分布式团队进行有效沟通的6种简便方法

远程工作是目前的新常态,而且这种情况不太可能在短期内得到改善。随着我们学习如何避免感染冠状病毒,企业现在已经加快了允许员工在家工作和保护自己的过程。

但是,一些企业对员工在家工作时的生产率表示怀疑。幸运的是,员工已经适应了新的生活方式并因此而蓬勃发展。

为分散的劳动力建立有效的沟通渠道可以建立对员工的信任。基于云的远程工作解决方案使从未接受过家庭文化娱乐的企业的过渡变得更加顺畅。

您不仅需要进行分布式团队沟通,还需要一个可靠,安全的渠道与您的客户和员工进行沟通,以不断提供不间断的服务和支持。

在本文中,我们将探讨在新冠肺炎传播期间为分布式团队进行有效沟通的6种方法。

1.基于云的通信解决方案

办公室内的员工可以预定会议室,或直接走到同事的办公桌旁进行项目合作并交流想法。基于云的SparkleComm统一通信解决方案实现了这一构想,并允许团队无缝地工作

对于处理客户服务和支持运营的团队而言,云通信是必不可少的工具,因为它使他们可以远程工作并甚至可以从智能手机处理呼叫。

企业必须不断提供不间断的服务来招待客户。SparkleComm VoIP软电话通过允许企业所有者和经理只需登录其管理面板即可有效地管理呼叫流程,从而铺平了正确的道路。只需单击几下,他们就可以设置如何处理呼叫。

基于云的SparkleComm VoIP电话解决方案具有众多功能,可用于更好的通信,例如:

1.自动话务员或虚拟接待员:使用此功能,您可以消除接待员将呼叫转接到合适的座席的要求。借助适用于您的企业的声音自动值班电话系统,您可以播放录制的消息或使用高级文本语音转换功能来处理通过IVR系统进行的客户呼叫。

2.自动呼叫分配:您可以根据客户的技能,部门和其他类似因素将客户客户转移到座席。

3.托管的IVR – IVR代表“交互式语音响应”,它使企业能够自动执行重复的客户端操作,例如预订演示,查找产品信息,最新新闻和更新等。客户根据您的IVR脚本进行交互并按按钮进行选择一个特殊的选择。

4.呼叫转移–此功能使您可以将客户的呼叫转移到座席的分机,振铃组,呼叫队列或手机。

  1. Call Barge(呼叫驳接)–收听代理与客户之间的实时对话,并在您认为代理无法令人满意地回答用户的查询后立即控制呼叫。

6.呼叫记录–记录客户的呼叫,以进行将来的分析和质量控制程序。

7.实时呼叫监控–查看实时来电,去电和未接来电的总数。

2.团队协作工具

投资正确的团队协作工具对于远程和分布式员工之间的有效沟通至关重要。这些工具应易于使用,并具有基本功能,例如文件共享,远程桌面控制,团队消息传递,视频和音频会议,以及关键的安全功能,例如端到端加密和两因素身份验证。

基于云的SparkleComm统一通信也已经发展成为成熟的统一通信平台,可以有效地弥合分布式员工之间的无缝通信需求。

团队消息传递,基于云的会议和视频会议等功能使SparkleComm统一通信成为企业之间团队协作工具的流行选择,因为它们也可以使用它来处理客户操作。

3.视频会议系统

商务会议对于不同的利益相关者之间思想的自由交流和做出关键的决定至关重要。拥有分散的劳动力,由于对国际旅行的限制,组织团队成员,客户,供应商或其他实体之间的实体会议远非现实。

幸运的是,基于云的SparkleComm视频会议系统正迅速为此目的而来,可以使企业主持在线虚拟会议。但视频会议平台上支持的参与者数量因各种提供商而异。但是,您应该选择具有以下基本功能的视频会议系统:

屏幕共享–可以在[视频会议][10]期间共享屏幕,以便演示者可以用适当的插图演示关键点。

会议中聊天–可以在[视频会议][11]期间聊天。

安全性–完全加密的视频会议室,具有其他关键功能,例如基于密码的身份验证。

会议记录–记录在线会议并稍后访问以供查看的选项。

虚拟候机室–在允许参与者加入[视频会议][12]之前管理参与者的队列。

4.音频会议工具

有时,快速音频会议工具可以发挥最佳作用,因为电话会议在可访问性和灵活性方面提供了很多好处。呼叫或音频会议易于设置和组织。只需单击几下,您就可以建立电话会议会议并与参与者共享图钉,并要求他们在特定时间加入。如果参加人数较少,则您还可以组织三方通话。

5.项目管理工具

项目管理工具使企业所有者和经理可以更轻松,更高效地跟踪其项目并查看进度。对于分散的工作团队来说,项目管理工具至关重要,因为它们可以组织不同的任务,其状态,负责人和截止日期。

如果没有项目管理工具,这些重要信息很容易在成千上万的团队消息传递和在线会议中丢失,这可能会在以后导致团队成员之间的误解。因此,最好使用有用的项目管理工具来保持事物的组织和适当的监视。

6.团队参与活动

除了提高生产力,公司还应该关注团队成员的心理健康和士气,这些成员在家中工作时表现最好。因此,通过使用上述技术进行娱乐活动变得非常必要。一个积极进取,积极进取的团队将有效地沟通并建立个人纽带,这将帮助他们团结一致并为公司的成功而努力。

在您的分布式团队成员之间建立清晰有效的沟通应该是您组织的优先事项。在这里,我们讨论了在远程团队之间实现无障碍和开放式通信的各种方法。如果您正在探索用于远程工作的云通信解决方案,请与我们联系,并索取SparkleComm统一通信的免费试用账号。


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Catherine

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