在工作中推行远程程序的4个步骤

有关远程工作的所有好处是不在上下班的通勤中花掉时间,可以自由调整日程安排,可以在最有生产力的地方工作。但是您的公司没有宽松的远程办公政策。那么如果让你自己决定是否支持远程工作,你会怎么选?

👉第一步:制定远程工作建议

首先,您需要定义提案的范围。如果您的公司目前不适合远程办公,那么您可能不太可能说服他们将其业务100%远程化。 假设您的目标是让老板改变想法,使您能够至少部分地进行远程工作,这可能是每周几天或每月几周。

您的提案应遵循以下结构。在此示例中,客户服务团队负责人使用简洁,基于事实的论据来支持其立场:

1)说明您当前的职责,承担的工作量以及现在如何履行职责。

o回答客户的问题(60%):我回答来自公司帐户的社交媒体,电子邮件和电话查询。

o培训新的服务代表(25%):我会审核新的客户服务代表,他们会响应客户并提供反馈意见,以便他们改进。

o改进团队协议和流程(15%):我带领团队每周进行一次退步,以解决问题,找出问题出在哪里,并集思广益如何改进系统。然后,我写出我们的调查结果供我的经理签署并确保将其实施。

2)说明远程工作对您如何履行职责有什么影响(如果有)

o回应客户的问题:远程工作不会影响这一职责范围;我可以在家中用笔记本电脑和手机来完成此任务。

o培训新的服务代表:可以远程完成;我会拨入客户电话(但被静音),并且可以监视在家中的电子邮件回复。我会通过SparkleComm视频通话进行新的签到。

o改善团队规章制度和流程:我认为这次会议将是更加成功的面对面会议,因此,我将确保会议在我从办公室工作的那一天进行,而不是远程进行。

3)解决为适应远程工作而需要进行的物流,工作流程或通信方面的任何更改

o我想将小组会议从星期五移至星期四,因为我计划在星期五进行远程工作,并希望能够从办公室主持会议。

o我需要团队下载视频会议软件。我建议我们从SparkleComm视频会议之类的远程程序开始,该程序将满足我们小团队的需求,并首先使用我们工作用笔记本电脑上的相机。如果我们在声音或视频质量方面有疑问,我们咨询SparkleComm视频会议供应商投资购买更好的硬件。

4)定义测试期的期限-测试期将持续多长时间,您将使用什么度量标准来衡量您的成功,以及哪些利益相关者需要签署以使其成为永久性安排?

o我建议一个为期四个星期的测试期,其中我每周最多要进行两天的远程工作。

o我们将查看我处理的客户反馈数量,客户满意度等级以及团队衡量成功的定性反馈,并将它们与我在办公室内工作时得到的那些指标进行比较,以了解是否存在区别。

👉第二步:提出您的提案

撰写建议后,请召开会议与您的雇主讨论。如果您不习惯主持会议,请提前练习公开演讲的技巧,以使演示尽可能顺利。

当您提出要求时,请确保您不仅在为您而且为您的雇主考虑价值方面。谈论增加的精力如何使您与客户更多地互动,或者不通勤节省的时间如何使您早日开始工作。

如果您公司的竞争对手或同行有远程工作计划,请在您的演示文稿中突出显示它们,并建议在您的公司开始一个计划可以帮助吸引和保留人才。

👉第三步:设置测试程序

如果您的提案获得批准,并且准备进入试用阶段,请确保在最终计划中包括所有相关部门和人员,包括公司IT,安全和法律团队的成员。

一些很好的问题要问:

您是否需要像笔记本电脑或耳机这样的新技术在家中工作,您的IT部门可以帮助您做到这一点吗?您的办公室内团队成员是否需要新的硬件或软件来与您协作,例如摄像机或付费视频聊天程序?

在开放网络上工作时是否存在安全方面的顾虑?您是否需要使用VPN来访问工作计算机,并且已经完成所有设置? 您的工作是否存在保密问题,远程工作空间将如何解决这些问题?

然后弄清楚您的个人设置和时间表是什么样的。你会在家工作吗?在共享空间中?您的上网时间是多少?您的团队是否与此同步?您会在午餐时尝试锻炼身体还是在孩子放学回家时去看孩子?远程工作可提供更大的灵活性-您将如何利用它?

👉第四步:进行实验并扩展

当您开始远程工作时,请多加沟通。与客户通话后,与您的队友进行视频聊天,当您一天完成工作时收到消息,并标记问​​题,并尽可能多地发出通知。在SparkleComm视频会议上汇报您的工作时间,以便您的主管确切地知道您在哪里花费了多少时间,这有助于避免有人首次开始远程工作时常见的微管理。

当您继续前进时,反思一下什么可行,什么无效。假设您的提案正在顺利进行,并且您的经理愿意将远程工作机会扩展到团队的其他成员,那么您将是最有能力为公司设计远程工作策略以及有关例程,流程和问题的说明的人将是无价的。


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本文发布者:

李珊珊

李珊珊

山不在高 有仙则名 水不在深 有龙则灵