企业协作:为什么需要它以及如何改进它

企业协作在最基本的层面上取决于大型组织的通信方式。它包括组织的各个成员用来讨论工作,提供反馈和交叉传授其思想的各种技术和平台。企业协作软件的使用还可以揭示有关公司文化的许多信息,以及它们如何帮助或阻碍思想和信息的交换。

企业协作软件每天都变得越来越流行,因为公司正在寻找有效的方法来连接越来越分散的远程团队。实际上,一项调查指出,60%的受访者计划为其业务购买某种协作软件。

在这里,我们讨论什么是企业协作,为什么重要,以及董事和项目经理如何从战略上利用它来提高生产力。我们还将介绍有关实施的常见问题,并介绍一种新工具来帮助您入门。

什么是企业协作?

企业协作是帮助各种团队一起工作的过程,一开始听起来很简单。

但是,在思想领导力和个人品牌建设仍在上升的世界中,许多人现在被聘为独立运作的专家,而不是习惯于作为团队成员的通才。即使这不是您公司的招聘策略,您也可能已经注意到整个组织各个方面的承包商和支持角色最近有所增加。

无论哪种方式,都由企业主管和项目经理来帮助这些人通过一个内聚的系统发挥作用,即使他们可能相距遥远,是一次性贡献者,还是有相互竞争的目标。

除了为日常任务提供支持系统外,团队还需要帮助来了解总体情况,每个项目如何支持该愿景以及每个团队成员有望做出的贡献。

为什么企业协作很重要?

在Inc.com上的文章中,指出了协作的两个不可否认的好处:

1、通过社交工具,SparkleComm视频会议等内部协作,可以提高生产力。

2、通过用户论坛,博客评论,社交媒体,实时网络研讨会,会议和聚会与客户,合作伙伴和供应商进行外部合作,您可以收集反馈来提高创新能力。

跨职能团队协作以及与利益相关者的外部协作可以提高效率和效力,这是有道理的。打开沟通渠道后,可以轻松找到所需信息或寻求同事和客户的反馈和帮助。

除此之外,协作还可以帮助组织满足最重要的业务优先事项,例如改善业务流程和降低企业成本。Aberdeen Group对299个组织进行了调查,发现了企业范围内协作的重大好处:

 - 客户服务指标提高53%
 - 员工生产力提高49%

该数据证明企业协作可以帮助团队和客户。当流程得到改善并且沟通变得更加有效时,团队成员可以专注于为客户提供价值。

企业协作如何提高项目生产力?

企业协作通过整体方法提高了项目生产率。首先,首先要评估一下您的团队今天的位置。哪些工具,工作流程和系统已经到位?这些在短期和长期如何帮助或损害进展?

在确定了哪些方面需要改进之后,就可以继续进行战略。通过同时与协作者讨论将业务目标,项目目标和团队目标之间的点联系起来。在甚至开始建立新的工作方式之前,您必须使每个人都在同一页面上。这正是企业协作的第一阶段所做的。

然后是时候尝试新策略,检查结果并根据需要进行调整了。这些步骤通常很长且涉及很多,但对于弄清楚如何最大程度地发挥团队潜力至关重要。在您进行的过程中,积极聆听人们对他们的项目生产力的评价,并准备对正在或不起作用的内容应用反馈。

当您通过这种方法来进行项目管理时,您可以通过强大的交流实践(例如集中式文档共享和@提及)使每个人都参与其中,从而直接提高协作者的参与度,从而提高工作效率。

安排工作流程的所有组件还有助于在故障发生之前就进行预测。它还使尝试新事物变得更加容易。这是提高生产率的重要组成部分,因为众所周知,如果您始终做您一直做的事情,您将获得相同的结果。

企业协作面临哪些挑战?

企业协作的首要挑战是复杂性。考虑到竞争的声音和优先事项,即使是最简单的工作流程也很难整理。例如,假设一家营销机构正在与一名自由设计师合作开发客户的网站。如果客户更喜欢动手操作,则需要有一个强大的企业协作系统,以防止他们的反馈妨碍前进。

然后是决策。诸如任务管理,会议安排和工作流程指定之类的选择都可以从每个参与者的参与中受益。但是,如果项目经理或主管不创建规则和系统,则很容易造成误解,在没有咨询团队成员的情况下就承诺交付成果,并制造其他问题,使客户和合作者不满意。

即使您的团队已经拥有自己完成工作的内部方式,也可能很难将新手作为一次性贡献者而加入。企业协作本来就是敏捷的,因此,如果您的团队需要在任何阶段调整其流程,那么您都需要快速适应,重新预测并保持一切运转而不会错过任何节奏。

归根结底,在企业中使用企业协作可以节省每个人的大量时间和不必要的麻烦,即使这需要一点点设置或习惯。

企业协作始于文化,而非工具

在过去的十年中,企业协作工具的数量激增。尽管它们是有益的工具,但对于希望立即高效进行团队合作的组织而言,它们并不是开箱即用的解决方案。

毕竟,任何承诺合作的技术都无法独自带来改变。内部文化必须同时发生转变,从个人孤岛到透明而慷慨的思想和资源共享。这种转变不会在一夜之间发生。您的组织必须每天在其实施的流程和执行的策略中进行工作。

良好的企业协作习惯可灌输到您的组织中 您可以开始在宏观和微观层面上将企业协作习惯注入到您的组织中。两种最重要的习惯包括:

 - 将所有项目更新整合到一个源中,这样每个人都可以轻松参考最新信息。
 - 注意项目,阶段甚至单个任务的现实时间表。
 - 注意在预算,资源和人员的实际限制内工作。

为什么要投资企业协作软件

进行企业范围内协作的一种方法是让团队习惯于在协作平台内共享信息。选择一个平台,该平台可以在长电子邮件线程之外实现文件共享和打开对话。

您必须采取一些小步骤,让个人自愿分享他们的工作量,上传他们正在处理的文件,评论最佳实践,甚至吸引其他人参加他们的项目以进行跨团队协作。但是,一旦像共享信息的习惯这样简单的事情在公司文化中根深蒂固,就很容易为企业团队之间的广泛协作建立流程。

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Catherine

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