会议中应避免的5大最可怕的事情

您是否曾经参加过无处可去的视频会议

视频会议结束时比开始时感到更加迷茫的地方?

或更糟糕的是,视频会议浪费了您的时间?

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许多人在日常工作中不得不承受这样的会议弊端。

但是,有多种方法可以帮助确保每次视频会议都发挥最大的潜力,从而使每个会议成员受益。

这是您每次视频会议都可以做的最坏的事情以及如何避免它们:

1.毫无准备的时候参加视频会议

每个人都知道没有准备会议的感觉。

当然,最可怕的部分是被要求讲话而不太知道该说些什么。

当本来可以花更多的时间做更多事时,这可能会浪费您自己和其他会议成员的时间和精力。

尽管如此,为视频会议进行计划是召开有效会议的最关键步骤之一。

因此,制定会议议程或降低会议期望可能是确保每次视频会议都发挥最大潜力的成功方法。

您现在可以通过SparkleComm准备会议的准备工具。

通过向与会者发送会议邀请,其中包括会议之前的议程项目,这样会议与会者就可以为将要进行的讨论做好准备。

每位与会者将能够跟进他先前的会议中应采取的行动,做出的决定以及查看先前会议的整体记录。

您还可以附加视频会议的相关文件。这样,您可以确保每个人都按计划进行。

2.会议迟到:

在当今工作流程中忙碌的生活方式中,人们注定要迟到视频会议,甚至更糟的是忘记视频会议本身的存在。

设置提醒也可能是一件乏味的工作。

这就是为什么SparkleComm会在一天中自动向您发送提醒,以提醒您任何即将举行的会议或需要采取的适当措施。

除了每周概述摘要(其中包括您前一周的所有会议摘要)之外,SparkleComm还直接将过期的操作发送到您的收件箱。

SparkleComm还与您的Google日历和Office 365集成这样您所有的视频会议都将与您的日历同步。

借助这些有用的建议工具,您势必可以跟踪所有会议邀请,并紧紧关注行动项目。

3.会议后忘记或不知道该怎么办:

视频会议结束后很难跟上您的期望。

像您自己一样,许多人甚至感到迷失在会议之外。

没有方向,与会成员会浪费时间进行毫无意义的讨论,而无需采取行动来推动流程的进行。

SparkleComm理解这一点,并在这里为您提供帮助,它允许您为与会者分配明确的操作并设置截止日期,此外还有简洁的决定(与会者可以集体投票)。

会议结束时,SparkleComm邀请与会者批准他们可以添加评论或进行编辑的会议记录,方法是创建另一个版本,直到会议记录最终设置为每个人都认可为止。

这可以帮助所有会议成员与会期间的发言保持一致,并成为真理的来源,以便在需要时重新使用。

4.会议内容分散在不同的孤岛之间:

随着数字平台的兴起,人们可能会为了找到重要的会议内容而从一个筒仓跳到另一个筒仓。

似乎好像需要一张备忘单才能确定哪些文件在哪里。无论如何,这也可能导致浪费大量时间。

另外,由于会议成员倾向于快速记下笔记而不与他人共享;有些内容甚至可能会被忽略。

您是否曾经在SparkleConference-Video 聊天中做过笔记,而在会议结束后最终失去了笔记;无法取回它们?

然而现在,通过SparkleComm您可以在访问所有会议内容时从一站式体验中受益。

您还可以与他人公开共享您的内容。会议成员可以自由查看实时编写的会议记录。

5.会议往往随着时间的流逝而变化:

您是否曾经被困在似乎没有结束的会议中?

超过会议期间设定的时间很常见,因为会议讨论往往会加班。

正如人们所想像的那样,失败的原因是本可以浪费在做更有生产力的事情上的时间。

让所有会议成员都专注于会议议程是非常困难的。但是,使用SparkleComm时,您可以放心,尊重会议议程

通过对所有与会者可见的会议计时器,成员现在更有可能保持原样并遵循预期的议程。

会议可能是推动您的业务或工作流程前进的关键步骤。

它们可能是伟大构想和项目的开始,但是如果没有正确地准备它们,最终可能会浪费时间。

许多会议成员甚至会忘记会议是由于工作繁忙而召开的。


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本文发布者:

Liuyi

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