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随着越来越多的公司开始建立了客户服务的支持功能，呼叫中心越来越受欢迎。不同的呼叫中心具有的功能也许会有些不同，比如SparkleComm，可以让你的客户服务人员随时待命，通过电话帮助客户处理在产品使用中可能出现的难题，以确保客户即使在进行了初始投资之后，仍然对你的产品和服务感到满意，并扩大你的品牌影响力。

建立呼叫中心的优势

拥有一个呼叫中心对你的公司来说有很多好处。比如SparkleComm的呼叫中心系统：将你的服务人员集中在一个地方（线上或是线下），公司可以随时通过调整人员数量和人员可用性来匹配呼叫量，始终满足客户对于客户服务的需求。这样就能确保你的客户即使在节假日或周末等服务需求量大的时候也能得到服务支持。

除此此外，呼叫中心还有一种灵活性，这可能是公司内所有其他部门都不具备的。由于呼叫中心处理的更多的是信息问题，它拥有着训练有素、知识渊博、熟悉雇主政策的员工，所以它可以在任何地方运行。然而在其他国家运营一个呼叫中心的成本通常比在中国更高，因此，国外许多公司已经将呼叫中心转移到国内。

虚拟呼叫中心的出现

在21世纪之前，呼叫中心的技术多少有些停滞。虽然有的公司增加了自动呼叫菜单和质量保证监控，但这些变化不大，对客户的满意度几乎没有影响。在2000年左右，许多公司开始从实体呼叫中心转向虚拟呼叫中心。

虚拟呼叫中心由各个服务代表组成，他们分散在一个地理区域，许多人在家工作，而不是住在一栋楼里。许多人发现，让客户服务代表在家工作可以创造一个更稳定的工作环境，并显著降低运营成本。灵活的工作时间和在家工作的便利对员工很有吸引力，而公司也不再需要支付租用和维护办公空间的开销。呼叫中心通常是一个高流动率的地方，研究表明，利用虚拟呼叫中心可以大大减少流动率，因为员工都对于这份工作很满意。拥有虚拟呼叫中心也意味着公司不受其租用空间的限制。如果大部分业务都是在圣诞节期间完成的，那么一家公司就可以根据消费者的需求雇佣尽可能多的客户服务代表，而不必租用额外的空间。相反，在一年中的其他不太忙的时候，他们也不会为过大的租用空间支付更多的费用。

虚拟呼叫中心重要的优势之一是不限制提供帮助的时间。许多公司意识到，对于忙碌的消费者来说，在正常工作时间有客户服务代表是不够的。事实是，如果消费者有足够的钱买得起某公司的产品，那么他们是最有可能在正常营业时间工作的，为了平衡这样的时间差，许多公司使用虚拟客户服务中心来延长工作时间。

综上所述，虚拟呼叫中心不仅可以节省公司的管理费用，还可以增加收入。而且对于打电话的顾客来说，如果他们没有被要求等待很长时间，他们会更愿意宣传他们收到的优质客户服务，满意的客户才更有可能提供回头客。

4.明智地选择您的沟通渠道

团队消息传递应用程序并不适合每次对话。例如，消息传递组可以很好地用于奖励和认可（请参阅技巧3）以及项目更新和讨论，但它们很少是进行建设性反馈，个人讨论或公司公告的最佳场所。 

这是一个很好的经验法则：如果响应需要一句话或更少，请使用消息传递或电子邮件。如果响应需要三个或三个以上的句子，请安排一次SparkleComm电话会议或视频会议。最好面对面处理复杂的问题，以便您可以接受非语言提示，例如手势，面部表情，肢体语言和姿势。 

5.整合您的信息

有人可能会说，世界由两种类型的发短信人组成：以快速连续发送的大量短文来传达思想的人，以及将思想整合为一条完整信息的人。

尽管前者通常以呼叫或视频聊天的形式工作，但还是一种消息传递方式，而同事可能会觉得很讨厌阅读。这也会使您的同事更难理解您想要从他们那里得到什么。请记住：您最初的沟通越清晰，互动就越有效率。 

6.要专业

尽管消息传递会话的正式性不如电子邮件，但您仍希望保持一定的专业水平，以避免误会。 

例如，避免使用缩写以及过多的感叹号或问号。最后但并非最不重要的一点是，不要忘记校对您的消息，打字错误会发生，但是在工作环境中太多的拼写或语法错误会使您显得粗心。 

7.一点仁慈会走很长一段路

俗话说：“您遇到的每个人都在打一场您一无所知的战斗。” 因此，如有疑问，请保持仁慈。在继续其余消息之前，尝试以问候语如“你好吗？”开始对话。话语很容易被误解为文本，因此为了避免冲突，请尽最大努力避免判断他人的观点，任何故事总是有两个方面，也不一定是对还是错。

团队信息交流的艺术

SparkleComm团队消息传递应用程序使我们能够比以往更快地交流和共享信息，但这并不意味着我们应该忘记我们的同理心和同情心。有效的沟通是一项宝贵的技能，需要努力，专心和大量实践才能培养。如果您在输入之前花了点时间思考，您可能会发现您的团队成员会更开放，更容易接受您所说的话。 

如今，工作场所中的交流不仅仅是团队消息传递。员工使用消息传递，SparkleComm视频会议和呼叫的组合与同事进行沟通和协作。尽管团队消息对于现代工作至关重要，但重要的是您的组织始终拥有视频和电话以进行更深入的讨论。理想情况下，您的解决方案将消息传递，视频和电话整合到一个应用程序SparkleComm统一通信中，从而使员工可以在通信模式之间无缝切换。

还记得AOL Instant Messenger（AIM）吗？当它于1997年推出时，它向一代互联网用户介绍了基于即时文本的消息传递的概念。它继续成为同类中最流行的应用程序之一。 尤其是千禧一代，在即时通讯的帮助下成长。从AIM和MSN Messenger到SMS文本消息传递，这些技术塑造并定义了一代人的通信方式。 

尽管AIM在2017年消亡，但曾经广受欢迎的消息传递应用程序的遗产仍然存在，特别是在消息传递如何成为当今商务通信的主要内容方面。事实证明，那些使用即时消息长大的千禧一代现在占员工总数的35％，并且已经将这一概念带给了各代业务同事。 

但是，21世纪的商业版本而不是即时消息传递，而是关注团队消息传递，这是团队使用团队消息传递，文档共享以及呼叫和视频会议的集成解决方案（如SparkleComm统一通信平台）的强大组合，围绕业务主题和项目形成的一种方式。 

尽管消息传递无论如何都不是新鲜事物，但在工作场所通信中的这种增强作用当然是。然而，随着这种新的重要性，需要确保您使用的是正确的礼节。正如我们许多人所经历的那样，没有肢体语言和语气语境的简单文本通常容易被误解。  以下是有关如何有效使用团队消息传递应用程序与同事进行通信的一些技巧。

1.做一个有思想的使者

虽然团队消息传递SparkleComm平台可以帮助您更加简洁地进行沟通，但是过于直白或简短的消息也可能发送错误的意图。例如，同事经常会误以为是侮辱。 仔细选择您的用语，在发送消息之前，请花一点时间阅读它，问问自己，如果收到的话感觉如何。另外，请记住，您的沟通偏好可能与您的同事不同，因此不要害怕问他们希望如何与您联系。

2.及时回复

有时，我们所有人都只需要调整世界并专注于我们的工作。这没什么不对，但是可以设定人们何时可以期待您的回应。如果您忽略了太多请求，同事可能会觉得他们不是优先事项。

为避免误解，请务必确认消息。一个简单的“收到，谢谢！” 或“我现在很忙，但是我会在午餐后回复”，这可以使您的同事感到被倾听和赞赏。而且，如果您知道要花很多时间在平视模式下，请事先对您的团队进行平视，以便他们知道何时可以期待您的回应。   3.公开表扬，私下改正

建设性的反馈是员工发展的关键部分。但是，您如何提供反馈与反馈本身一样重要。 

优秀的同事在员工会议期间不会训斥他人，您的SparkleComm团队消息传递平台也是如此。公开批评会使员工感到尴尬和士气低落，并且常常会导致羞耻感，避免工作或彻底辞职。它还会影响团队的整体士气。为避免这些问题，请通过SparkleComm私人消息或电话一对一地提供反馈。 

另一方面，公开分享赞美。根据您公司的规模，当员工不直接参与彼此的项目时，他们常常会很难欣赏他们的同事。在公共团队消息传递小组中分享胜利可以使员工感到更有价值和欣赏，并可以提高整个团队的士气。

对于许多有能力在任何地方工作的组织而言，挑战在于弄清楚如何赋予完全远程的员工以权力，并确保无论身在何处都能获得成功。总部可以设在广州，上海或北京，而整个团队则分散在多个城市和时区。同时，远程员工可能会选择与队友一起制定不同的时间表，并且存在多个可能阻碍协作的变量。

自然，技术对于任何地点的实践都是至关重要的。COVID-19将远程工作从员工的福利转变为一夜之间的业务需求。在大流行期间，员工和经理已经接受了通讯和协作应用程序的速成课程，更不用说电子邮件，视频会议和团队消息传递等工作日了。考虑到许多组织要再几个月才能恢复工作，因此这些工具和做法将坚持下去。

团队消息传递，视频会议和基于云的电话等生产力工具使员工可以从任何位置和任何设备进行通信和协作。而且，SparkleComm统一通信解决方案将这些基本工具组合到一个平台上，在SparkleComm平台上可以进行所有消息传递，文件共享，视频会议和电话呼叫。远程员工只需管理SparkleComm这一个应用程序，只需单击即可轻松地在不同的通信模式之间切换。

管理实践也可能需要重新考虑。管理完全远程和分布式的团队会遇到一系列独特的挑战，例如调整工作时间表，生产力问题，员工孤岛以及被排斥和孤立的感觉例如，经理无法监视远程团队的工作效率。结果，管理人员将不得不根据绩效而不是出勤率来评估各地员工的工作。

在世界各地推动业务成功

尽管超过90％的工人希望在COVID-19之前采取更灵活的工作安排，但大流行在许多方面无意间使其成为现实。员工体验到更好的工作与生活平衡和更高的生产率，而雇主看到了它对业务连续性的积极影响。 

这些员工中有许多人不会回到办公室。相反，组织可能会随处接受工作，并赋予员工对其职业和个人生活的更多控制权。无论是在家工作，在办公室，在巴黎岛进行家庭旅行，还是在家庭成员从疾病中恢复过来，甚至在医院工作，在任何地方工作都是未来的工作，而组织也在倾听。

随着来自任何地方的工作日益普及，组织应为当今的远程工作人员做好准备。诸如SparkleComm统一通信之类的工具可确保组织中的每个员工（无论是在现场，在家工作还是在任何地方工作）都可以在他们喜欢的任何位置和任何设备上使用该技术。SparkleComm统一通信使完全远程的团队可以像在办公室一样进行协作，而不必将员工限制在地理范围内。一旦无处不在的工作实现，拥有正确技术的组织将准备成功。

无论您的员工需要SparkleComm视频会议来主持小型1：1会议还是大型分布式团队会议，都有许多种视频会议用例。尽管每个人都有不同的参与者和目标集，但所有目标都是为了尽可能提高生产力。增加更多的价值，这些用例中的每一种都可立即节省差旅成本-无需人坐飞机或开车去开会，这一切都是虚拟完成的。了解您可以在会议室，远程设置或移动环境中主持的多种视频会议。

• 项目管理和团队讨论

该视频会议用例负责许多内部部门之间的大量日常会议。由于营销，产品，IT和工程等创意和技术组织对时间敏感的项目开发和执行负责，因此这些类型的会议对于现场和远程员工至关重要。

例如，假设有一个定期召开的每周会议，在此会议上，所有个人贡献者和经理都将决定围绕给定项目的下一步和行动项目。这可能包括软件公司的产品发布，新零售商品的发布日期，或将内部应用程序部署到大量员工中。无论类型如何，所有这些视频会议都涉及多个活动部分和相关性，每个部分都来自分布式会议参与者。目的是要尽可能地提高生产力，并使球保持滚动状态，以便满足所有截止日期。

• 客户服务和客户管理

客户服务视频会议用例最常由销售团队和面向客户的员工使用，将外部参与者带入SparkleComm视频会议。通常，客户经理会安排与至少一名从组织外部加入的受邀者举行会议。外部参与者进入视频会议时必须零进入门槛，这一点很重要。这些对话通常取决于牢固的关系，并在虚拟环境中最大程度地减少混乱的余地。

例如，销售代表在该季度的最后一天有50/50的关闭概率。如果潜在客户和销售代表与客户建立联系的能力之间存在任何其他摩擦，则销售可能会受到威胁。利用视频会议解决方案是一个好主意，该解决方案允许外部成员使用URL链接加入，而无需下载应用程序即可支持对话的简单启动。

• 人才招聘

HR视频会议用例将这一内容归档为“简化流程的好方法”是用户的最爱。每个招聘序列都需要进行多次面试，以找到该职位的最佳申请人。电话面试不再简单了-为什么当您可以在眼神中寻找候选人并进行个性化对话时，为什么要在纯音频对话上浪费时间？

将职位空缺张贴在公共工作委员会上之后，不可避免地会有大量简历投到招聘人员的收件箱中。因此，视频会议在审查人才库的最初几天特别有用。招聘人员在看到所有面部反应时，可以轻松地检测候选人的领域命令，自信心回答问题和文化适应度。同样，在招聘过程的最后步骤中，直接经理和队友会更好地了解，“这个人适合我们吗？” 实际上，与申请人面对面会面可以大大加快招聘过程，并帮助组织准确地找到他们想要的东西。

• 学习与发展

过去，与远程员工打交道时，新员工入职一直是一个挑战。如果您考虑与通过在总部飞行和住宿新员工来加快新员工的出差相关的费用，那么对于任何企业而言，成本都变得过高。代替现场培训，举办视频会议来解释公司的所有内部运作。这可以包括人力资源福利，技术教育以及与部门相关的任务。此外，大多数公司都提供持续的专业发展和培训课程，几乎任何公司的人都可以轻松参加。