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企业／组织机构对于办公会议的需求是刚性的。各种类型的会议在工作中的各个环节有着广泛的重要作用。与电话会议不同的是，视频会议提升了会议的直接效果。如何使用SparkleComm进行一个有礼仪的视频会议，请看以下几点提示。

大型会议的提示

确保您具有要呼叫的站点的IP地址，或者该站点已在目录中列出。
在开始通话之前，请设置摄像机预设，以便您可以在通话期间快速使用它们。
在另一个站点讲话时，请使用遥控器上的“静音”按钮，而在您要讲话时请禁用它。
避免“双方交谈”；允许其他站点/人员在您发言之前完成发言。双向通话可能会导致音频反馈和音频桥的回声。
请在预定时间之前设置设备，以便您有时间测试系统并在会议之前解决所有问题。

精彩视频的提示

避免穿鲜艳的颜色，浅色或深色的衣服，或非常“忙碌”的图案（例如小格子或窄条纹）。
浅色蜡笔和柔和的颜色在屏幕上看起来最好。
如果房间中有窗户，请关闭任何窗帘或百叶窗。日光是可变光源，可能会与室内照明发生冲突。
说话时请使用自然手势。
调整相机时，请尽量使人而不是桌子，椅子，墙壁，灯或地板充满整个屏幕。

优质音效的秘诀

以正常的声音说话，不要大声喊叫。
询问其他地方的人是否可以听到您的声音。
让他们自我介绍，这样您就可以确保可以听到他们的声音。
在会议期间移动麦克风之前，请将其静音。
由于音频的延迟很小，您可能需要短暂暂停一下，以便其他人回答您或发表评论。
与任何会议一样，尝试限制双方对话。
将麦克风放在会议中与会者面前的桌子上。

多点通话提示

多点桥接器负责在语音激活的多点中进行视频切换。它会根据谁在说话而自动在会议站点之间切换。
您的声音将激活“多点桥接”，这将改变从最后一个说话者到当前说话者的画面。

显示内容的提示

检查计算机是否具有显示文档所需的应用程序，例如Microsoft PowerPoint，Project或Word。
为了使演示文稿更流畅，请确保您的演示文稿已准备好显示。在开始通话之前进行测试。

托管统一通信（UC）可能是一个令人恐惧的提议。在大多数组织中，拨号音就像电一样：它必须一直工作，没有它，企业就无法运转。放弃对拨号音的控制可能会让人感到恐惧，但是让我们探究为什么它对于中小企业（SMB）可能是个好主意。

首先，让我们定义术语统一通信。有很多定义，但是出于本文的目的，我们可以肯定的是SparkleComm UC平台具有以下功能：   - 可以拨打公用电话交换网（PSTN）的电话 - 语音信箱 - 视频会议 - 通过网络会议进行实时协作

由此，您可以看到统一通信不仅仅是拨号音。所有这些附加功能也带来了更高的复杂性。大多数中小型企业倾向于让一名或几名IT专家执行从台式机支持到网络和执行备份的各种IT职责。一些SMB可能根本没有专职人员，也没有预算。对于IT专家而言，拥有成功部署和管理本地语音或SparkleComm统一通信解决方案所需的技能将是很少的例外。这是在市场上很难找到的技能，大多数电信主题专家都只专注于这一IT领域。   许多SMB并非一直都需要所有SparkleComm统一通信功能，但是本地解决方案的最低支出通常会扩展到公司规模的数倍。与许多内部部署解决方案相比，托管提供商可以在这里利用其规模经济为每位用户提供更低的价格。一个很好的例子是SMB，它需要一个大型的Web会议平台，但每月只需要一次或两次。在这种情况下，托管平台可能更适合此要求。   这并不是说SMB不可能很复杂，但总的来说，它们没有企业那么复杂。呼叫中心集成，与多种类型的视频会议桥的互操作性以及大型企业常见的其他场景的需求很少见。对于SMB UC产品，还有更多的cookie切割器方法可以降低成本和复杂性。

随着中小企业的发展和壮大，它们的容量需求也趋向于动态变化。这与普遍缺乏通信工具的资本预算相一致。托管的SparkleComm统一通信解决方案为公司提供了按需付费的运营支出模式。它还允许公司灵活地扩大或缩小规模，而无需花费大量金钱。   作为SMB，无论您只是需要拨号音还是完整的SparkleComm统一通信解决方案，在许多级别上探索托管选项都是有意义的。简而言之，它允许作为人力资源有限的SMB专注于其核心业务，但具有常规的IT功能。电信和UC的专业员工价格昂贵，很难找到。IT专家通常更好地利用预算，并为企业执行更广泛的IT功能。市场上对于几乎可以想象到的每个SMB变体都有许多外包的统一通信解决方案。看看周围的问题。这些产品可能比您现在拥有的功能更多，而且成本更低。

随着越来越多的组织每年允许远程工作，团队消息传递对于保持分布式团队有效地沟通和协作至关重要。问题是，通过文本进行交流与亲自交流有很大不同。想法可能会被误解，表达可能会被误解，文本墙可能会被掠过。团队消息传递具有完全不同的礼节形式，通过了解规则，您能够将团队的协作精神提升到一个新的水平。

以下是我们使用团队消息传递进行有效交流的六种最佳实践：

1.考虑您的听众。

从本质上讲，短信是一种快速而随意的交流形式，几乎所有内容都带有速记，符号和语言（即表情符号，gif，模因等）。参与商务聊天时，请记住与您交谈的对象，您要传达的内容以及表达信息的最合适方法。也许您知道IMO的意思，但是您60岁的老板呢？他或她是否知道您仅表达您的个人观点而不是事实？

2.组织您的团队消息传递工具。

设置明确命名的团队，房间或渠道，仅包括在特定部门（即开发，市场，销售等），与特定客户或特定项目一起工作的团队，房间或渠道，以确保与正确的人说话，您的信息才有意义。您甚至可以通过建立虚拟的SparkleComm视频会议进行非正式的对话，人们可以在SparkleComm平台中聊天并与同事建立联系。

3.保持简明扼要的信息。

根据定义，聊天是简短的，因此请避免发送长度超过几句的消息。小心传达基本信息，不要过度修饰。并且，如果您发现需要共享更详细的信息，请考虑使用其他交流方式，例如通过SparkleComm统一通信平台共享文档或注释。

4.使聊天变得可行。

许多团队消息传递平台如SparkleComm都包含内置的项目管理和生产力工具，这意味着可以轻松地将诸如任务，里程碑和截止日期之类的详细信息添加到团队日历和其他项目管理功能中。包括将对话转换为实际任务列表所需的所有信息。

5.校对您的消息。

从错别字到奇怪的自动更正，聊天往往充满错误，尤其是在移动设备上键入时。重读您写的内容，然后再点击发送。另外，请注意您的协作者所在的时区。例如，“一天的结束时间”取决于您的所在位置，因此对于美国东海岸的同行来说，太平洋标准时间下午4:00开会可能是下班后。

6.有礼貌。

仅仅因为聊天具有非正式的感觉并不意味着它是不礼貌。通过使用此人的名字表示敬意（@表示提醒该人正在等待消息），注意您的语气，并在回答中考虑周到。即使在随意的交谈中，您也会通过举止得体而获得大量的善意。

我们度过了愉快的交谈，并且通过SparkleComm统一通信系统持续的聊天，我们比以往任何时候都更加紧密地联系在一起，在聊天之前花时间思考，以确保有效的沟通。

3.建立一些内务守则并遵守

成为远程会议参与者通常会令人沮丧。旁聊，说话者听不清，难以表达自己的意思，这些都可能使虚拟会议对于远程工作者而言不愉快。

通过为在线会议和视频电话会议设置一些常规的内务管理规则，每个人都将更倾向于保持关注，并更有可能接受您的下一个邀请。这是您的规则手册的一些启示：

（1）在会议中没有交叉聊天或边聊。

（2）简洁明了，始终牢记远程与会者。

(3)给电话上的人们讲话的机会。给他们留些时间，并且要意识到他们随时都可能有疑问，就像房间里的每个人一样。

(4)文明和尊重应该成为准则。准时并准备潜水，尊重他人的时间。

4.花一些时间进行介绍

在开始业务之前，请花时间进行介绍和闲聊，最好不要仅仅只是工作上的讨论。通过随机询问参与者并鼓励一些玩笑来使之有趣。想一想：“每个人早餐/午餐吃什么？您一周的亮点是什么？”

没有什么比笑声更能拉近人与人之间的距离并增进对话的乐趣了。当您坐在同一个办公空间中时，与同事建立联系可能非常困难，更不用说隔了半个国家或整个城市。仅花费很少的时间建立关系就可以为远程团队的士气创造奇迹。

5.保持每个人的联系和参与

现在该讨论会议的实质了。尝试使其成为协作事务，避免自己说话。如果您要演示，请暂停询问每个人是否仍在关注或有任何问题。如果这是例行的SparkleComm会议，则让每个人都参与轮换任务，例如花几分钟时间并跟踪动作项目。

每当有寂静隐约出现时，鼓励一些小组成员参加会议。通过向在线的每个人提问，也可以使远程与会者更多地参与进来，当然，只有在有意义的情况下。SparkleComm会议结束时，这可能很简单，只要征求他们的意见和反馈即可。

6.不要忘记您的跟进

与面对面会议一样，请确保在会议结束后发送清晰的注释，并附上适用的操作项目，SparkleComm视频会议把这一项做到完美。直接与远程与会者联系以感谢他们参加会议并询问他们是否有任何在会议中没有问到的问题。要求他们提供有关下次可以改进的方面的反馈，向他们表明您重视他们的意见。

有了我们的虚拟会议指南，您可以放心地告别典型的在线会议上的挫败感，并让每个人都保持联系和参与，无论他们是在远程还是坐在您旁边的座位上。有关成功进行远程团队沟通的更多信息，请查看我们的帖子，有效的远程团队沟通的6个最佳实践。

许多年前，关于在线会议是否能够真正取代面对面会议的争论就越来越激烈了。从那以后的许多年中，许多人可能会说该论点充其量是很难解决的，最坏的情况是没有根据。

这是因为两者都有其独特的品质。最后，没有一个比另一个更好。但是，很明显，与以往相比，通过在线会议进行的业务越来越多。在2005年至2017年之间，远程工作增加了159％。显然，类似SparkleComm这样的在线会议技术是远程员工最关键的通信和协作工具之一。根据研究公司Global Market Insights的调查，视频会议在2017年的市场规模就已超过为110亿美元，预测到2024年将增长到200亿美元。

因此，随着在线会议的日益普及，我们认为我们将着眼于进行在线会议的独特方面，并提供一些技巧，以帮助您完全保留远程与会者（无论您是否能看得见）合作共赢。

这里有六个技巧可以帮助您掌握参与在线会议的技巧。

1.准备的重要性

议程

首先，在会议开始之前，请在通话前发出清晰的议程，以免造成任何混乱。确保清楚说明会议目标和每个人的预期贡献（如果适用）。如果您希望在本次会议上获得有关行动项目的报告，请提前告知与会者，以便他们在会议开始阅读议程之前不要离开会议。

设定

用SparkleComm平台发送会议邀请时，请确保包括电话会议的登录详细信息，并提早五到十分钟到达以检查其是否有效。在开会之前花点时间进行设置将阻止您进行尴尬的争夺，以便在您发现没人可以连接时更新登录详细信息并调整邀请。

补充材料

接下来，确定您将在会议中使用哪些随附材料。如果您要演示，这很容易，但是即使您只是参加SparkleComm团队会议或项目会议，也要考虑使用哪些视觉辅助工具可以使远程与会者充分参与其中。无论采用哪种格式，请确保将您的在线会议工具设置为可以进行屏幕共享和视频会议。

2.确保您拥有正确的远程工作工具

除非您拥有合适的在线协作工具，否则您为虚拟会议所做的所有认真准备都是徒劳的。如果您发现自己定期召开虚拟会议，请确保您拥有适合您需要的软件，并可以轻松进行屏幕共享以及清晰的视频会议。

劳格SparkleComm统一通信解决方案是将虚拟团队和个人聚集在一起的好方法，只需按一下按钮，即可进行视频通话和屏幕共享。

屏幕共享是在虚拟会议期间进行交流的必备功能。通过共享演示文稿，视觉辅助设备，甚至会议议程或便笺，每个人都可以保持在循环中，并且不会分散注意力。但是，即使您不能使用屏幕共享功能，当您希望让每个人都参与虚拟会议时，SparkleComm的视频会议功能才是真正的目的。与电话线末端的声音联系起来非常困难。当您可以全神贯注时，障碍就会减少，建立联系更加自然，每个人都可以为会议做贡献。只要记住您的视频屏幕处于打开状态，就可以避免措手不及！