适用于高效远程团队的最佳协作软件(四)

您的协作中心的代言人:项目管理 

我们都喜欢待办事项清单,但是一旦您开始与团队合作和/或同时管理多个项目,就该放手,开始认真对待项目管理了。 

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最好的项目管理软件可以帮助您将大型项目分解为单独的任务,跟踪每个人的工作,并跟踪项目完成的状态。

使用Asana之类的工具将每个人保持在同一页面上,并防止任务落入裂缝。使用Asana,您可以将较大的项目分解为较小的任务,将它们分配给合适的人员,并为项目的每个阶段设置截止日期。这样,很容易计划何时实际完成项目。

Asana甚至与SparkleComm统一通信集成在一起,因此您的团队无需在应用之间切换即可跟踪项目状态。当您的板卡更新时,Asana可以将通知发送到SparkleComm上,从而消除了电子邮件的混乱情况,并将您的团队消息传递应用程序升级为真正的协作中心。

您的协作中心的代言人:客户服务

SparkleComm的独特之处之一是它不仅是您自己团队的通讯核心,而且对于客户服务团队合作而言,它也是一个非常有用的工具。 

通过使用SparkleComm统一通信系统与客户建立联系,您可以通过使支持团队在团队和客户沟通的一个平台内工作来提高客户沟通的质量和速度,并提供使客户满意的客户体验。您的支持团队将有权在他们熟悉的一个平台中快速高效地工作,而不必从一个用于客户对话的空间跳到另一个用于同事对话的空间,然后再返回。

通过在您的协作中心中进行正确的客户对话,支持团队成员可以通过消息传递或将合适的团队成员添加到对话中来快速而有效地获取答案。他们甚至可以通过SparkleComm视频通话或共享屏幕与客户合作,逐步解决问题。最终,这将帮助您提高客户保留率。

准备开始选择您的协作软件了吗?

通过选择正确的基础来制定有效的沟通策略,并与您的团队所依赖的工具和应用程序集成,您可以构建一个有效的协作中心,以根据您的业务需求进行定制。

下次您要向组合中添加新技术工具时,您不仅会询问团队如何使用它,而且还会在协作中心的其他分支机构中询问它的适用性。

适用于高效远程团队的最佳协作软件(三)

您的协作中心的辐条:文件管理   说到内容,您将需要确保协作中心的说辞之一是文件管理。在团队需要共享所有文件的情况下,我们都知道无休止的文档标题以“版本2”,“最终草案”和“最终决赛”结尾并通过电子邮件来回飞行是不会减少的。

减少混乱,并使用Google云端硬盘之类的平台进行文件共享。我们之所以喜欢Google,是因为每个人都可以共享文档,这意味着在团队内部和团队之间共享编辑功能。

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从在Google Docs中创建副本(了解27种省时的Google Docs黑客技巧)到上载和共享设计中的最终图像,甚至在财务团队之间共享电子表格,一定要选择一个使每个人都在同一页面上的平台。 

此外,Google与SparkleComm统一通信集成在一起,可以在您的聊天软件中进行无缝文件管理。您甚至不必发送电子邮件即可共享文件,只需将文件从Google云端硬盘直接导入您的团队聊天中,每个人都可以访问。

您的协作中心的代言人:销售

好的CRM(当然还有蓝牙耳机)是任何销售人员的生命线,在这里,他们可以跟踪潜在客户的整个旅程,然后再转换并决定购买。通过轻松访问与潜在客户进行的先前对话的详细信息,您的销售代表可以参加可帮助潜在客户做出决定的信息,这些会议都是由出色的销售对话启动者准备的。

Salesforce是销售团队可以用来管理潜在客户的流行且动态的“辐条”,此外,您可以将其与SparkleComm统一通信集成以优化销售协作中心。

通过获取有关案例更新的通知,并能够在您的SparkleComm聊天平台中查看机会,创建销售线索并为销售机会添加注释,您的销售团队将处于独特的位置,可以在与销售线索合作时在其团队内部和整个组织内进行沟通

例如,当营销团队成员与您网站的实时聊天中的潜在客户进行互动时,他们可以立即向销售团队发送消息。在经理分配了潜在客户之后,销售人员可以立即创建新的销售线索,并在甚至打开Salesforce之前填写售前对话的详细信息。

来自Salesforce的通知还使您的团队能够随时掌握最新情况,而不必费力地浏览无休止的电子邮件流或处理大量的应用程序。通过在已经与同事,潜在客户和客户进行交谈的同一个空间中发出通知,销售人员可以立即关注所有机会,并在发生变化时迅速采取行动。

适用于高效远程团队的最佳协作软件(二)

中心:您的通讯指挥中心

协作的基础是沟通,因此拥有合适的中央沟通工具是协作中心的关键基础。您的通信工具可以连接组织中的每个人,甚至包括远程员工或在不同办公室工作的人员。它使每个人保持联系,并在同一页面上,并为跨距离和跨部门的协作开辟了可能性。 

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协作中心的理想基础是使您能够以各种不同的方式进行通信,从接收入站电话到进行视频通话再到团队消息传递。例如,使用SparkleComm统一通信,您可以在同一平台上实时共享屏幕,进行视频通话并共享文件。此外,借助SparkleComm的任务管理功能,您可以在团队中分配和跟踪项目的进度,每个人也可以看到他们各自在做什么。 

将任务管理和通信集中在一处,意味着您可以轻松掌握项目的顶部。检查团队成员?从该对话中直接分配后续任务,并附上完成工作所需的相关文件。

SparkleComm有一个免费试用版,可以开始使用,因此在您为团队制定付费计划之前,您可以自己查看所有功能。

一旦确定了通信中心的中心,就该选择工具,这些工具不仅可以满足每个部门的特定需求,而且还可以与您的通信应用程序集成以创建总体中心效果。

以下是构成协作中心分支机构的工具的几个示例,以及它们如何集成以使每个人保持团队有效工作的示例。

您的协作中心的代言人:市场营销

如果您正在使用电子邮件营销平台与潜在客户建立联系,那么您可能已经习惯了这种困境:您是在每次订阅和取消订阅时都在电子邮件的冲击中苦苦挣扎,还是关闭了电子邮件通知,并一直停留在黑暗的? 

当您将电子邮件营销平台(或营销技术堆栈中的其他应用)与通信工具集成在一起时,可以避免做出选择。当您可以在团队消息传递应用程序中获得有关电子邮件营销活动的通知时,为什么还要收件箱混乱? 

例如,邮件群发工具 (与SparkleComm统一通信集成)是一种有效的电子邮件营销工具,可让您与活跃和参与的潜在客户(收件箱)建立联系。尤其是通过这种集成,例如,当您发送欢迎电子邮件时,您和您的团队将收到SparkleComm通知,这样您就可以为每个人准备潜在的答复,或者让他们准备好跟踪其他类型的参与。

您还可以使用SparkleComm的通知为销售和支持团队提供有关您刚刚发送的电子邮件的信息,以防他们遇到任何后续问题。在许多公司中,销售和市场营销是一个臭名昭著的沟通障碍,但不一定非要这样,将营销和销售工具与SparkleComm沟通工具连接在一起,可以使这些团队比以往任何时候都更好地进行沟通。由于您的销售和市场营销人员都可以在SparkleComm消息传递应用程序中看到他们正在处理的所有内容,因此他们可以轻松共享更新和通信。市场营销可以使销售团队随时了解他们正在创建的新资源,销售人员可以提交内容请求并查看其潜在客户所收到的电子邮件。

适用于高效远程团队的最佳协作软件(一)

随着越来越多的办公室创建多个地点或提供远程工作机会,鼓励甚至从未见过面的队友之间的协作可能会感到困难。 但是创建一个协作式工作场所并不一定那么困难。通过将您的技术从一堆单独的工具升级到一个真正的协作中心,您可以使您的团队更轻松地进行协作,而无论它们是遍布全球还是跨平台。

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在这篇文章中,我们将看:

什么是协作中心,以及它与协作软件的关系

协作中心的外观

如何选择合适的协作软件来构建枢纽

什么是协作中心,它与协作软件有什么关系?

在我们讲解之前,您可能会想知道“协作中心”的真正含义是什么?您企业的协作中心是支持整个公司之间的协作和沟通的中央资源。它使团队中以及来自不同部门的员工可以共享笔记,交流他们正在从事的工作并进入同一页面。

建立有效的协作中心是一种主动的步骤,可以帮助您在企业中创建协作文化,并加强团队之间跨部门共享信息的想法不是一个好主意,而是在工作场所中实际完成工作的方式。

您的协作中心使每个人都可以以数字方式集中在一个地方,即使他们不能在一个物理空间中也是如此。随着公司向数字化工作场所发展,拥有一个可以与您的队友建立联系和协作的中心位置比以往任何时候都更加重要。

如果您的团队正在使用协作软件,那么这是一个很好的第一步。但是为了使每个人都尽可能高效地运行(并使您的技术堆栈保持精简),该软件应该相互集成。在一起,就可以创建一个真正的枢纽。   协作中心的外观如何?

当我们谈论用于您的业务通信的协作中心时,很难想象它的真正外观。

术语“轮毂”是指活动或网络的中心,但它也可以指代辐条从其辐射的轮子的中心部分,这可能是有用的视觉效果。想象一下,您的通信中心是所有员工进行通信和连接的中心,而部门特定任务所需的应用程序和工具就是您的辐条。 

有效的协作中心可将重要任务集中起来,从而避免技术超负荷,并利用与您的中心集成的辅助工具来完成其他特定功能。   构成枢纽的协作软件蓝图

公司特定的协作软件将取决于您拥有多少员工,技术工具需要哪些基本功能以及如何连接一切。 无论每个人使用什么工具,将它们转换为真正的通讯中心的关键都在于思考每个人如何协同工作。我们将为许多企业提供有用的SparkleComm统一通信平台,但是您可以(并且应该)根据自己的特定需求对其进行自定义。

建立KPI报告和联络中心基准

如果您最近对联络中心进行了现代化改造,则现在可以使用更好的报告工具。过去,由于无法访问丰富的运营指标,因此,旧报表只集中在少数几个效率指标上,而忽略了其他重要的联络中心成功指标,例如生产力,质量,客户满意度等,也就不足为奇了。

这是因为较旧的系统未提供现代SparkleComm联络中心软件中提供的功能,也无法访问扩展的KPI数据。

以下是扩展报告范围的三个建议:

1) 识别一套完整的KPI指标以进行衡量

2) 建立联络中心基准

3)使用报告和基准建立改进模式

联系中心KPI。联络中心的关键绩效指标(KPI)是衡量指标,它告诉我们联络中心对业务目标的贡献程度,座席遵循既定流程的程度以及客户如何接受我们的努力。每个联络中心都是唯一的;但是,相似类型的联络中心往往具有相似的报告需求。如果您将联络中心用于客户服务,销售或托收,则可以通过多种方法 来确定要使用的KPI指标。

可以按以下类别组织必要的联络中心KPI:

1.成本(提供服务的成本)

2.生产率(工作量和劳动力)

3.质量(遵守政策和流程)

4.合规(符合法规要求)

5.客户满意度(客户对我们的工作满意吗?)

6.代理商的敬业度和满意度(员工满意度)

7.有效性(资源利用)

8.客户的努力(难以获得服务)

9.保持联系C进入 基准

联络中心基准告诉我们,相对于比较标准,我们的KPI结果是否令人满意。例如,您的平均处理时间(AHT)KPI可能为11.2分钟。那结果令人满意吗?除非我们能够将其与标准进行比较,否则我们无法确定。我们的基准提供了该标准。

可以通过以下方式确定基准:

1、内部基准。这些很容易建立,通常是管理层制定的目标。例如,管理层可以声明他们希望AHT低于11分钟。在这种情况下,我们的AHT超过了此标准。请记住,除非内部基准是借助外部基准建立的,否则它们可能是主观的。我们将在一分钟内讨论外部基准。尽管如此,内部基准还是一个很好的起点。

2、历史基准。根据过去的表现,这些常用于显示一段时间内的改进(或缺乏改进)。例如,上一期间的AHT为12分钟,相对于该标准,我们的11.2分钟AHT有所降低。像内部基准一样,历史基准也可以是主观的,除非它们与外部基准保持一致。但是,它们非常有用,应该使用。

3、外部基准。 这些是通过汇总外部对等组织的结果而制定的标准。外部基准通常代表行业标准。例如,AHT的行业标准是12分钟。外部基准可能是最难获得的。他们经常需要竞争者之间的协调。如果要使用外部基准,请考虑行业协会是否可以提供这些基准,或者考虑使用 提供此服务的专业 公司。

SparkleComm呼叫中心的改进

联络中心的KPI和基准为建立持续的改进模式提供了必要的基础。KPI根据其与相应基准的差异进行评估。因此,我们的11.2分钟AHT低于行业AHT基准测试的12分钟。在所有情况都相同的情况下,这可能表明我们的联络中心正在忙于拨打电话,或者在拨打电话后没有适当地记录下来。KPI度量与基准之间的差异有助于引起我们对异常情况的关注。如果情况持续,则必须找出根本原因,并采取纠正措施。在应用纠正措施后,您可以通过观察KPI变化和基准调整来评估其有效性。通过遵循这种模式,

如果您当前的联络中心软件无法提供您所需的报告,则您可能需要考虑现代化您的联络中心。有关更多信息,您可以点击SparkleComm得到更多信息。