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7.事先准备所有必要的文件。

您应该为电话会议所需的所有重要文件做好充分准备。资料必须提前通过电子邮件发送给相关各方。如果您至少在会议开始前一天没有收到任何材料，则可以提前要求您的同事。

8.避免拖曳论文或与其他参与者交谈。

请记住，您发出的任何声音都会分散其他参与者的注意力。您必须小心，以使其他人都能很好地听取讨论。因此，当会议中的其他人讲话时，也不要与其他人讲话。

9.避免使用手机。

如果可能，在进行电话会议时请勿使用手机或其他小工具。存在潜在的不良连接或静态结果，这将降低其他方的电话会议的价值和质量。您必须关闭手机，因为它可能还会响铃，这可能会分散其他参与者的注意力。

10.切勿保留通话。

保留呼叫后，可能会有不想要的声音干扰电话会议。这将极大分散会议中的其他各方的注意力。

11.避免进食。

尽管在会议期间您可能处于舒适区域内，但在此期间您必须避免进食。加入电话会议之前，您必须先准备好零食或饭菜。

12.注意并保持活跃。

会议期间您必须专心。这样，您将能够了解正在讨论的内容。因此，如果您有任何疑问，您只会提出相关的问题，并且与主题相距不远。此外，如果您刚好想到一些可以做出贡献的事情，那么对小组成员来说将是一件好事。

13.保持桌子清洁。

放下所有个人物品，桌子应保持清洁。在开会时，诸如电话，钱包或食物之类的东西可能会分散您和其他参与者的注意力。清理烂摊子，使您也可以给别人留下积极的印象。

14.不要回复所有电子邮件。

在举行SparkleComm电话会议时，您只必须回复相关的电子邮件。这样，您将变得富有成效，并且仍可与其他参与者保持同步。

15.坚持议程。

确保所有人都遵守会议的议程，并且确保会议议程都被覆盖。始终关注话题。这样，您将成功召开会议。

16.做个好主人。

作为主持人，您必须准时，与每个参与者打招呼，并定期与所有参与者进行签到，以查看他们是否有意见、建议或问题。在电话会议期间和之后，请确保每个人都舒适并拥有良好的时间。

为了成功召开会议，必须遵守电话会议的礼节。因此，请记住，您必须礼貌，自信，积极和守时。

借助当今的先进技术，世界各地的每个人都可以召开会议。通过SparkleComm电话会议，这是让无法亲自参加特定会议的各方参与的好方法。

当您包含一些高级工具（例如SparkleComm应用程序）时，商务会议将变得更加灵活和高效。在这里，您可以找到共享文件或文档的一些方法，还可以录制电话会议或会议。

但是，有电话会议礼节规则，每个人都必须遵循该规则以互相尊重，并与所有参与者进行顺畅的会面。会议必须有积极的成果，而且有关各方之间必须有良好的印象，因为缺乏电话会议礼节不能提供任何有效和理想的结果。

以下是电话会议时的注意事项：

1.从无噪音的地方打电话。

参加电话会议的每个人都可以听到您发出的所有声音。您必须关闭门，或者可以考虑在门上放置“请勿打扰”或“电话会议中”标志。这样，在会议期间，任何局外人都不会打扰您。

2.准时打电话。

你必须守时。确保作为会议参与者，您准时。如果您迟到并让他们等待，则不会给其他人留下好印象。此外，迟到的呼叫者可能会中断讨论并分散其他人的注意力。

3.正式介绍自己。

您必须用全名介绍自己，而不仅仅是姓氏或名字。您必须以积极的态度展示自己。此外，当您向自己介绍全名时，其他人会记住您的名字，而不仅仅是您的姓氏或名字。

4.说话前说出您的名字。

您的参与者可能无法识别您的声音或面部表情，尤其是在您第一次或您很少召开电话会议并且您距离很近时。因此，您可以在发表评论或讨论任何内容之前先说出自己的名字。

5.遵守正确的着装要求并自信。

仅仅因为您没有亲自见面，这并不意味着您在参加电话会议时不会特别注意自己的穿着。您必须为会议准备适当的着装。如果您是电话会议的主持人，则在选择衣服时必须格外小心。或者，如果您申请工作，则必须保持这种电话会议面试礼节，就像您亲自去面试时花点时间打扮。

6.保持舒适。

在电话会议中可能要坐几个小时，找到最舒适的坐姿。不要交叉，这样您就可以将更多精力放在讨论上。如果您总是改变自己的位置，则可能会分散他人的注意力，并且不会受到他人的欢迎，尤其是在视频电话会议中。

3.合作不应受到限制

许多人认为必须遵循特定的协作场所和时间。但是，如果您将视频会议限制在特定的开会地点或开会时间，那么您只是在限制机会，因为随时可能会出现好的想法和讨论的机会。公司可以计划办公室外的开放式会议区域，这些区域可在人们需要讨论想法时使用。公司还应提供屏幕共享工具，以在任何即兴协作会议发生时在整个团队中传播信息。

4.有重点的目标很重要

如果没有任何团队设定目标，这只会成为良好视频协作的障碍。每当小组开会合作时，他们应该有明确的重点和目标，每个人都必须意识到这一点。在达成目标之前，除非达成目标，否则不能说合作已经完成。小组当然可以在许多问题上进行协作，但是一次只解决一个问题以享有适当的生产力很重要。

5.协作信息必须易于获取

如果无法轻松获得所需的信息，则可能难以有效地进行协作。因此，应使用技术来确保员工随时需要协作信息。一个 ，可以用来捕捉想法，然后详细信息可以保存为一个文件，该组的成员可以参考在需要的时候。云计算服务可用于将文档和文件保存在一个地方。SparkleComm就是这样一种工具，它提供了所有这些功能，创新的白板，记录和回放等。

视频协作确实是非常重要和有益的，更重要的是，因为公司正在不断扩展，并屏幕共享在世界各地都设有分支机构。来自世界各地的员工不可能一直都身临其境地出席特定地点的会议，但是在线协作无疑使大大小小的每家公司的工作变得更加轻松和高效。只要确保使用最佳的SparkleComm视频协作工具，然后每次协作会话都一定会成功。

对任何公司的成功都有很大贡献的一个因素是其员工是否能够团队合作。随着竞争的不断加剧，如果您想享受更高的生产率并希望您的员工分享健康的关系，那么在工作场所鼓励协作是绝对必要的。与单独进行项目工作相比，团队合作有助于确保员工为您提供更好，更快的结果。因此，协作对于公司的成功确实起着非常重要的作用。

什么是工作场所中的协作？

在工作场所进行协作是指两个或两个以上的员工通过共享想法或想法以达成某个共同目标而一起工作。这基本上是团队合作，但更高层次。团队合作通常需要两个或两个以上的人在同一地点实际完成一项任务，但是随着技术的进步，高速互联网以及诸如SparkleComm之类的出色工具的出现，协作是一种更有效率且肯定更好的方式做事 但是，如果您尝试使用协作但没有成功，那么让我们开始学习如何改善协作以获得更好的结果。

如何改善工作场所的协作？

1.重视社会互动

在许多工作场所中协作未成功的原因之一是，团队成员由不经常互相工作的人组成。对于公司而言，重要的是找出员工定期与之互动的方式。公司计划的体育赛事，野餐或电影之夜可以证明是公司不同部门的人们相互了解的好方法。将来当这些人需要作为团队工作时，统一的沟通和协作肯定会变得容易得多。可以安排定期的非正式聚会，让来自世界其他地区的员工相互了解。

2.利用视频会议

视频会议价格便宜且有效，因此对于企业来说是一个很好的解决方案。甚至同一栋大楼中的员工都可以使用视频会议，而不必担心任何大笔费用。实际上，协作的一大障碍是员工在需要讨论重要事项时无法与其他团队成员见面。但是，视频会议将使事情变得容易，因为您甚至可以不必离开办公桌就可以与其他团队成员见面。它可以节省时间，并在必要时帮助您进行协作。只要确保使用最好的视频会议工具（如SparkleComm统一通信）即可。

可以在任何地方工作。

从SparkleComm VoIP服务提供商的角度来看，BYOD的关键功能是这些应用程序可以在任何设备上运行，无论是Apple的iOS设备，谷歌的Android设备，甚至是BlackBerry，Nokia，Windows Phone或任何设备较不受欢迎的平台。

目前，大多数企业VoIP服务提供商的应用程序都可以在iPhone和Android Phone上运行，但是您应该检查特定提供商是否与您选择的设备兼容。

• 统一通信将所有这些都联系在一起

统一通信与协作，有时也被称为UC或UCC，统一通信和协作正在迅速成为商业界的流行语。将离散技术和平台（例如Skype，SparkleComm，电子邮件，电话和传真）组合到一个程序中，比以往更加容易。将您的Facebook，Yahoo和AOL列表连接到一个聊天中。单击电子邮件，然后致电发送给您的人。接听IP电话，并弹出一个带有呼叫者最近未付帐单的屏幕。

借助互联网协议语音VoIP，您和您的员工将拥有充分利用忙碌的工作周所需的所有工具。

• 免费电话，本地电话，虚拟号码

有了SparkleComm的VoIP，新客户与你取得联系的方式从来没有这么多。VoIP提供商存在的任何地点，您（订户）都可以选择该区号中的电话号码。您可以保留您的电话号码，也可以获取一个新电话号码。

VoIP提供商还提供带800前缀的免费电话号码和较新的免费电话前缀，包括888、877、866和现在的855。

你的公司看起来会很好，有一个有创意的虚拟号码，很容易让潜在客户记住，对你来说也不贵。一个虚拟或免费电话号码给你的业务带来庄严。

SparkleComm VoIP提供商提供的另一项服务是虚拟号码。虚拟号码是任何区号中的号码，该号码会自动转发到您的主号码。您甚至可以拥有国际号码。使用虚拟号码，您只需在计划中添加另一个虚拟号码即可开设新办公室。

• 电话会议和视频聊天

SparkleComm是用于个人视频聊天的绝佳工具。但是，对于企业来说，您需要一种意味着商务的服务。SparkleComm VoIP 视频会议和音频会议工具具有更高的声音和视频质量，可以更轻松地区分不同的语音，从而减轻耳朵疲劳。

视频会议技术在VoIP方面取得了巨大飞跃。好像还不足以拥有高清图片，新的VoIP 视频会议摄像机会根据扬声器的声音平移并放大扬声器。另一种类型的音频会议软件使用计算机屏幕通过点亮其头像来表明谁在讲话。

没有一种最佳的视频会议或音频会议工具，只有最适合您的一种，就比如SparkleComm。但是，如果没有Internet协议上的语音VoIP，它们将不可能实现，更不用说负担得起了。