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3、以供应商为中心的模型。经过多年的努力避免出现锁定现象，我看到某些领域的数字工作场所已决定重返单一供应商主导地位。主导行业参与者Microsoft的数字工作场所产品的重大更改和改进与这种转变有很大关系，而且我看到，尤其是对于大型企业，有兴趣获得一套完全现成的，集成的和受支持的数字工作场所工具集，用于通信，协作，文档和生产力。Google在中低端市场有效地发挥了作用，并吸引了一些大型企业，而在SMB空间中，基本上有数十个竞争者。承诺是一组共同工作的通用工具，这些工具可以协同工作，得到一致的支持，并且将保持最新状态。然而现实是，大多数组织都拥有成百上千的运行其业务的应用程序，例如企业利用SparkleComm统一通信应用程序进行沟通协作。以供应商为中心的模型在为最常见的工作场所活动下订单方面具有一定的价值，但它假设操作环境相对简单，事实并非如此。

ZDNet专栏作家Michael Krigsman也称供应商相同的诅咒。然而，永恒的希望源于这种方法能够解决最常见的数字化工作场所的需求和问题，同时又不会因使用过多的最佳工具而减少竞争优势。简而言之，这是一个经典模型，可以使IT部门更轻松地实施数字工作场所，同时使企业更难将最佳的IT解决方案应用于其工作和/或确保广泛满足利益相关者的各种需求。

4、由IT，业务线和员工共同创建的混合数字工作场所。第四个模型是最新的但正在迅速兴起的模型，但是现在看来确实是当前技术采用和IT趋势几乎不可避免的结果。云和移动设备中应用程序（如SparkleComm视频会议）的激增使IT极易获得，几乎可以一次性用于多种用途。实际上，无需IT的许可或帮助，几乎任何人都可以迅速找到并使用最佳解决方案。这创造了一个环境，企业，部门，甚至个人层面都选择了很少或没有IT正式参与或所有权的技术。唯恐您认为这是一个新生趋势，最近对600位高级IT和业务决策者进行的调查实际上已经进行了很长时间表明CIO已经控制了三分之二组织中不到一半的技术预算。通过这种模型，IT可以如最近强烈建议的那样，主动利用Shadow IT和LOB IT支出中的优势，而不是被它取而代之，从而领先并接受LOB投资。这利用了整个组织的变革推动者作为更广泛的IT能力的来源，向IT本身转变为更新的现代模型，甚至可以构成广泛的数字化转型工作的骨干。也一样在这种模式下，IT可以组织自己成为更广泛，更具包容性的数字工作场所概念的策展人和协调人，找到更好地满足本地需求的方法，带来更快的变革和更高水平的创新，同时带来秩序，安全性，以及对技术组合整体发展的治理。

最后，我还看到了另一个经常使用的模型，但是由于无法经常使用而无法很好地执行，因此这个列表中没有包含它。该模型使用工作场所应用程序的特定模式或样式作为数字工作场所的主要原理。这些模式或样式通常侧重于如SparkleComm的统一通信（视频，语音，聊天），基于团队的协作工具（与企业级相对），公司内部网或其他特定的工作场所技术。由于这些工具仅覆盖相对少量的数字工作场所，因此我经常遇到5到6种不同的竞争性数字工作场所努力或基于这些工具的协作计划，尽管他们希望每个人都能获得自己的技术或方法来主导愿景。

从所有这些方面来看，很显然，我们有很好的方法来完善我们的数字化工作场所模型，并成功地指导数字化工作场所的发展。然而，对常用模型的这种探索传达了一个良好的整体图景：组织正在使用的有关数字工作场所的主要思考方式；公司所拥有的选择，这取决于其数字工作场所对企业功能的战略性他们的组织。

但是，公司的听众越来越小，不需要仔细思考如何才能在技术变革的快速步伐中保持领先地位，同时又可以确保整个企业不会继续发展IT负责并推动议程。最终，通过可持续的适应性计划创建有效且高度包容的愿景将是数字工作场所长期成功的关键。

四种组织数字工作场所的通用模型

此列表有趣的是，每个模型都相对于所有其他模型都强调一种原理，活动或工件类型。这样的例子包括劳动力协作，数字对话，文档，工作场所应用程序的采购和管理，甚至只是希望从满足各种需求的许多不同组成部分中构成一个可行的整体。这些模型是：

1.社区和社会事务。这个最新模型已经存在了很多年，但直到最近才成为一种广泛使用的模型，今年有65％的组织至少拥有必要的平台。例如很多组织正在用的SparkleComm统一通信平台，它是新一代的通讯平台，融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。其使用和有效性为这种模式将人们及其交流/协作置于数字工作场所的正中心。应用程序及其数据当然在此模型中仍然占有一席之地，但在开放式和参与式共享价值创造的前提下，支持高价值知识工作。有很多衡量此模型有效性的方法，麦肯锡最著名的是声称至少有1.3万亿美元的未开发经济价值转向这种工作模式。成功实现这种类型的新型数字工作场所通常需要在工作人员中固有地利用其优势的更新的数字技能。

2.以文档和内容为中心的工作场所。许多以知识为基础的公司通过利用我们过去称为纸张的想法和结果来获得其大部分价值。现在，此输出几乎已完全变成数字化，因此这些工作场所使用文档和内容管理系统（如SharePoint和Documentum）在管理其员工的大量数字文档流方面投入了过多的资金。尽管文档管理和内容管理系统的鼎盛时期已经过去，但它仍然是工作场所的主要模型之一，并且随着协作模型的发展，以文件同步和共享等不同形式不断涌现。而在劳格SparkleComm统一通信平台中就把以文件同步和共享的形式发挥得很好。这种模型在事务处理系统的位置上也相对沉默寡言，承认它们的必要性，但强调文档和内容是我们许多组织的命脉。尽管如此，这是一种看待数字工作场所的较旧的，更有限的方法，它并不太专注于人或完全启用/实现其潜力。

我们什么时候应该考虑整个数字化工作场所？

多年来，这种状况已导致公司定期精简工作场所体验，以期减少工人在数字工作场所完成工作时所经历的大量应用，上下文切换，物理步骤以及总体认知负担。

有时，这是通过标准化和/或定制短名单供应商的小型核心解决方案来实现的，这些解决方案希望采用一套基本的通用数字工作场所体验，这些体验在操作上是一致的，可以消除不必要的复杂性，并且希望有所改进集成。另一种常见的方法更多地涉及基于目录的方法，方法是提供桌面或Intranet体验，通过提供一个具有凝聚力和自我指导性的结构，以及对哪些工具的匹配指导，从而形成进入应用程序，服务和访问数据的起点用于哪个目的。有时在沟通上也采用类似SparkleComm这样的统一通信系统，SparkleComm是一套集成的统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。

但是更常见的是，数字工作场所的工作越来越放弃了定制或定制单个现成的系统或应用程序本身的尝试，尤其是交易或记录多样性系统的尝试，而侧重于最重要的事情：a）复杂的协作交互在高价值员工之间，b）从这些团队活动中产生的知识，以及c）从上述过程，尤其是内容和对话中获得的输出结果。

劳动力互动已成为数字化工作场所的重点，因为在战术层面上，IT定制因其高昂的成本和未来升级的障碍而在很大程度上未能成为竞争优势的来源，但更重要的是知识从销售和项目管理到产品开发和战略规划，工作往往包含最有价值的活动，这些活动可以在组织中创造价值，而现在人们已经理解到，工作的结果，交易记录（例如客户记录或财务数据）被理解为：仍然很重要，但并不是企业本身的实际价值创造者。

专注于最高价值的工作场所活动

因此，在我所见过或参与的越来越多的数字化工作场所努力中，重点越来越不是放在整个海洋的沸腾和改善海洋的各个方面上，而是集中在组织中最有价值的活动和制造上他们更好，更轻松，更快。这通常是通过使用启发式或组织性原则以轻量级方式将人员，数据和系统组合在一起以创建改进和优化来实现的。

因此，就像数字体验管理和社交业务已成为面向外部数字体验的顶级组织原则一样，还有其他一些模型可以推理出如何构建数字工作场所。这些可以帮助确保随着时间的推移发展和出现新的进步，它仍然忠实于其核心利益，而不是可能陷入会逐渐侵蚀基础技术所提供利益的临时困境。

尽管有许多方法思考如何组织数字化工作场所，但实际上似乎存在三种广泛使用的模型，而第四种较新的模型似乎正在以非正式的方式迅速发展。

随着公司越来越多地寻求更新和现代化其数字化工作场所以及其员工的支持技能，他们经常努力确定什么是有效的组织原则。

如今的组织拥有比以往更多的可用技术选择，例如AI技术、视频会议技术如SparkleComm，以改善其工作场所的运营方式并为其利益相关者创造价值。从表面上看，实际上对于所有实际目的而言，我们现在可以使用无限数量的数字选择集来实现重要目标：提高生产率，提高质量并提高客户满意度，同时还为我们的员工创建一个竞争激烈且回报丰厚的工作场所。

但是，正是这种技术的丰富性使公司今年真正停下来，因为他们试图确定如何最好地成为使生活更加合理，可管理和可持续的数字化工作场所，并得到技术的支持，因为新兴技术正在不懈地努力，几乎进入我们业务的所有方式。

从个人工作者的角度来看，理想的数字工作场所应该比今天拥有的工作场所更加可用和有效，使工作变得更加简单和轻松，同时有可能实现该技术的必杀技，从而使该技术本质上不受干扰并几乎消失了。

正如在2016年关注的新兴企业技术列表中所总结的那样，我们必须清醒地考虑为员工提供的新进步的数量增长速度，比我们大多数人都能使用传统方法赶上的速度快。

这意味着对于大多数现实意图而言，大多数组织现在都直接面对巨大复杂性，规模庞大，指数变化/选择，甚至混乱理论的力量。数字世界已经为我们启用，自动化并从当今的可能性艺术出发，从根本上思考我们的业务的方式创造了机遇与挑战的扩散。我们显然需要可行的新思维方式来帮助分解并解决这些问题。

传统上，数字工作场所在很大程度上是偶然现象，它是IT系统，个人计算设备，业务线应用程序，生产力套件，类似SparkleComm的统一通信应用程序以及诸如VPN服务，远程访问以及越来越多的虚拟化之类的访问技术的积累。桌面，添加移动应用程序商店，云中的SaaS软件以及自带技术（BYOD，BYOA等）的各种可想象的风味，然后认识到影子IT的存在，很明显，工作场所技术领域确实变成了一个非常拥挤和混乱的地方。

标准工作会议：商业世界的一个主要部分，旨在促进沟通，让每个人都处于循环之中。

据最近的研究，视频会议的状态，发现开始会议是最常见的会议挑战。超过50%的视频会议用户在每次会议上花费近10分钟进行会议设置。如果你没有准时开始，你就失去了讨论的时间和你所召集的小组的焦点。想象一下，如果多出10分钟，你能做些什么！

不仅仅是我们的数据支持这一点。北卡罗莱纳大学（University of North Carolina）的一项研究对182名不同行业的高级管理人员进行了会议调查，结果显示：

71%的人认为他们的会议效率低下。 65%的人说开会会妨碍他们完成自己的工作。 这是一个很大比例的高级管理人员认为会议是没有价值的东西。事实上，据估计，非生产性会议每年使公司损失高达370亿美元。

有了这些数据，你能做些什么呢？有没有办法提高会议的效率并保持高度的参与度？对！继续阅读我们的最佳想法，以充分利用您的会议。

1.指派一名会议负责人

有一个指定的人负责制定议程并保持会议的正常进行是很重要的。一个会议领导人可以推动讨论，而不让它陷入毫无意义的喋喋不休之中。

2.制定议程

每次会议都需要事先确定议程。这确保每个人都知道讨论主题或度量标准是什么。快速制定日程是浪费员工时间的好方法，有一个会议领导也有助于确保你在每次会议后都有一个目标和意图。

3.设定时间限制

如果你安排一个小时的会议，就开一个小时的会议。如果你的会议经常超过预定时间，很可能是你没有有效地进行。为每个讨论点留出一定的分钟数，并保持该限制。

4.只邀请合适的人参加会议

一个企业经常会召开一次部门范围的会议，但是某些团队必须在没有讨论任何与他们相关的事情时，坐下来讨论。这浪费了那些人的时间，使他们失去了应该做的工作。

5.安排你的会议

在您的议程主题中，您应该安排会议的进度。例如，对于一个给定的主题，您可能希望呈现情况的概述，浏览任何数据，进行讨论，然后做出决策。像这样安排会议将减少人们的闲暇时间，如果每一步都有时间限制，你将有一个及时、高效的会议。

6.为远程员工提供视频会议软件

这不仅会让你的远程员工感觉更加投入，而且比让所有员工都在办公室开会要便宜60%。SparkleComm视频会议软件能够有效地连接您的远程和办公室团队，并将增加团队协作的便利性和创建的高质量工作。在每周的会议中，你将不再让你的远程团队处于不受控制的状态。

7.相应地计划

如果你没有正确的计划，就没有逻辑去设定时间限制和日程安排。在与十几个人的会议上讨论一个重要的话题，五分钟内是做不完的。实事求是，仍然允许人们讨论和被倾听。

8.必要时休息一下

大多数会议应该持续30分钟左右，但如果你的会议时间较长，你应该安排在中点休息。这使您的团队能够专注于手头的任务，而不会失去注意力。如果一个小时或更长时间的会议不包括休息时间，参与者的思想就会游荡，并开始思考何时离开。5分钟的短暂休息会让你的团队保持精神饱满，随时准备关注讨论的主题。

9.不要害怕对会议说不

你可能会因为拒绝一个会议而感到不好，但有些会议最好不要参加。如前所述，有时可以邀请不必要的人，这使得讨论毫无成效。如果您无法提供有价值的意见，或者会议将占用其他任务或会议的时间，而这些任务或会议的效率会更高，请单击“否”。这将节省您和您的小组进行额外工作或不需要的意见的时间。

遵循这些指导原则，我们相信您的会议会有很大的改进。你不会浪费时间，你的员工会更有效率.