在会议方面，我们的想法会想象一个图像，显示安装在物理会议室中的各种视频系统，主机和参与者按照预定的时间聚集在一起，就像公司月度会议或研讨会一样。显然，如果遇到交通繁忙或暴风雪，后来者会错过这种会议。
以前的传统视频会议系统并不那么方便，因为我们可以安排时间来适应它，但不是相反的。技术正在发展，在线视频会议的出现已经改变了我们的会议惯例，并在业务协作中发挥着重要作用。
在线视频会议更灵活，用户友好，因此我们可以使用它来应对计划外和意外情况。我们编制了一系列步骤，您可以通过网络视频会议构建完整的解决方案来处理各种紧急情况：
1.考虑您需要多少房间
在线会议室比预订实体会议室更容易。您还必须根据自己的需要仔细考虑，否则一切都会变得一团糟。
不同房间的不同会议，所以你应该给你的房间一个正确的名称，会议参与者也可以轻松找到它，如SparkleComm统一通信。
如果您的会议每隔一段时间举行一次，您最好给房间一个固定的名字。如果您的房间是临时使用，您可以根据视频会议的目的和主题更改名称。
2.给每个房间一个详细的介绍
如果您在危机管理情况下创建了许多备份空间，则应标记每个房间的简单介绍，说明何时参加会议以及谁有权访问会议室。
如果您仍然担心有人可能会忽略这些说明，您可以下载SparkleComm视频会议软件，并告诉他们如果使用浏览器，平板电脑或移动设备，如何加入会议。
3.确定要邀请的参与者数量
当您完成在线会议室的创建后，理论上每个人都可以访问这个房间。但是你知道在学校里每个班级都有其有限的学生席位，同样，每个在线会议室都有自己的规模。您可以为100名参与者使用会议室，或为更多参与者购买更多访问权限。
由于资源有限，您应该清楚地考虑您想邀请多少人，以及是否应该设置新房间。
SparkleComm在线视频会议的一个好处是，您可以随时随地加入视频会议，无论您使用何种设备。您可以通过单击浏览器上的邀请链接或在使用智能手机时输入代码来加入会议。所以你再也不会害怕迟到了。
4.测试您的设备并熟悉会议软件
如果在会议期间发生任何危机，您最好运行视频会议来测试您的系统并确保一切正常。您必须检查您的严重网络是否稳定，并测试您正在使用的SparkleComm视频会议工具的每个功能。这样您就可以成功举办会议。