改善远程工作时代的视频会议体验

如果您过去六个月来一直生活在困境中,很明显 ,即使在大流行病消退之后,远程工作和分散的团队也将留在这里。

虽然有些工人会逐渐回到亲自(办公室或其他方式) 工作场所的方式,但这只是许多人从任何地方到工作高速公路的入口。

这些永久性的混合式面对面/远程团队需要手段和技术工具来像以前一样有效且可能更频繁地进行沟通和协作。

在所有变更中,SparkleComm一直没有改变的重点是SparkleComm专注于客户反馈并满足实际业务需求。

为了应对工作模型,使用模式和客户反馈的全球变化,重新确定了视频会议和协作产品路线图的优先级,着眼于一系列新功能。

这些新功能使远程工作更加愉悦,简单,个性化和安全适用于最终用户以及支持他们的IT和AV管理员。

为远程工作人员和远程管理员增强SparkleComm视频会议体验?

1.使其更轻松地参加会议

没有什么比主持人或参与者遇到湍流加入或使会议脱离地面时使会议停滞不前了。

无论用户喜欢哪种设备,浏览器或工作地点,该过程都必须平稳,一致且高效, 否则他们将完全放弃该平台。

为了确保一致性,引入了新设计的登录名和简化的加入会议体验。

不管他们的帐户类型或首选的台式机或移动设备,参加者都可以通过SparkleConference-Video会议软件的外观和感觉来迎接与会者。

2.提升会议体验

团队舒适地坐在虚拟会议中后,就可以鼓励参与和自然协作。

最引人注目的是为了寻求参与,我们正在分阶段推出新的会议布局,包括画廊,面板和活动发言人视图,以及经过改进的用户界面和一些有用的会议导航功能。

进一步实现了整个SparkleComm视频会议体验的现代化。

3.提供更多的安全性,灵活性和控制性

由于视频使用和远程工作的空前增长,安全性,隐私和远程管理功能对于企业和IT领导者保持员工连接,安全和高效的工作变得越来越重要。

除了现有的安全功能之外,SparkleConference-Video会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。

确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

如何做到消除变焦疲劳和视频会议疲劳(二)

对抗变焦疲劳的9种最佳方法

现在,我们比以往任何时候都更在线地运行越来越多的会议和活动。这种趋势似乎不会很快改变,但是值得庆幸的是,有很多方法可以最大程度地减少视频会议的疲劳感。

1.切换到仅语音会议

您可以做的第一件事是探索召开会议的其他方式,以打破视频聊天的单调乏味。尝试回拨十年左右,让您的团队通过电话进行电话会议。大多数视频会议工具应具有此选项。

例如,SparkleComm统一通信平台使您可以轻松地将会议从视频切换为音频(反之亦然)。

2.召开更少的会议,而是赶上一条消息

这听起来似乎很明显,但是也许是时候退后一步,看看本周是否安排了所有会议。也许您可以跳过(或取消)一两个?例如,如果您定期举行站立会议,并且日程安排超满,为什么不让每个人都在群聊中更新呢?它可能有助于减轻缩放疲劳。

3.召开较短的会议

也许视频会议的问题与媒体本身无关,而与媒体的运行方式有关。您可以采取一些简单的步骤,使大家的会议更短,更简洁,更轻松。最好的方法之一是在会议开始之前将会议议程发送给团队中的每个人,以便人们可以提前准备他们的问题和评论。

这为会议创造了特殊性和意向性,尊重每个人的时间,并使会议闭幕。

4.让团队中的每个人都进行自我审核

尽管他们看着自己很多,但很多人并不清楚他们在视频聊天中的感觉如何。尽管您可能会觉得自己的房间是宁静的图片,但听起来像是行人闲逛的声音或听起来像是鸽子在窗外摇晃的声音,这听起来可能有些奇怪。

正如我们前面提到的,在您的会议中,所有这些干扰都可能使其他人分心。这样做(并使您的团队也这样做)。录制会议,并用您的视频通话软件讲话,并仔细听讲。麦克风中有回音吗?您的说话距离计算机太远还是太近?在审核期间进行这些调整,以帮助其他人召开会议。

5.在线会议期间不要多任务

面对现实吧-我们在会议期间都承担着多重任务。在会议进行期间尝试去完成一些工作的诱惑是无法抗拒的,尤其是当我们没有那么大的角色要参加的时候。但是,除了粗鲁,低效和烦人之外,多任务处理还对您不利。伦敦大学一项研究的一些参与者在进行多任务处理时,智商下降了15点。

杂耍和快速切换任务会消耗大脑的能量储备,从而导致更多的疲劳。

另外,试图吸引可能会执行多任务的其他通话参与者的注意力可能会极大地消耗精力。因此,无论您是要执行此操作还是您的团队都可能会导致Zoom疲劳。

6.遵循基本的视频聊天礼节

与例会一样,视频会议对于每个团队也应有一套自己的规则。您可以考虑合并以下几种:

1)在向队友打招呼后将麦克风静音,只有在绝对必要时才取消静音。 2)而不是在别人讲话时不打扰问问题,而是看看您是否可以写下您的问题并稍后再问。或者,如果有人要插入或提出问题,请使用聊天框,尤其是在网络研讨会期间: 3)使用屏幕共享和其他演示工具,使队友可以更轻松地访问自己的积分。 4)是否未在在线会议得心应手。 5)如果图片中有家人,宠物或其他任何干扰,请关闭视频。

7.进行体育锻炼

通过远程工作,久坐的生活方式变得不可避免。久坐不动的生活方式与健康不佳和疲劳程度高有关。考虑在工作日安排至少一个小时的体育锻炼时间。更好的是,考虑通过在视频会议中站立或坐在健身球(或稳定球)上而不是椅子上来击败Zoom疲劳。作为奖励,它也有助于保持姿势良好!

8.在会议之间休息

如果您在安排会议上有发言权,请确保在两次约会之间至少保持15分钟的时间以保持喘息。即使在不可避免的长时间会议中,也要时不时将视线从屏幕上移开,或者将窗口最小化并让自己休息一下。无论您有多疲倦,这些都是使您专心的必要条件。

9.关闭您的视频

如果您的队友对此没问题,请关闭视频。视频聊天最让人分心的事情之一就是能够看到自己的脸。根据研究,看到自己的脸,尤其是自己在视频聊天中的负面表情,可能会筋疲力尽。

这是有道理的,因为笔记本电脑的相机有时可能会让人有些不自在,并且在视频中看到自己,就像听到自己的讲话可能会使您非常自觉。为避免这种情况,请不时关闭自己的视频。

可以继续进行视频聊天,但无需担心缩放疲劳

我们在工作中不断适应新的沟通方式,尽管您可能在第99次会议后开始讨厌视频聊天,但这并不一定很糟糕。

适度地,视频聊天可以成为维持我们联系并保持我们前进的生命线。(如果您性格外向,可能会喜欢上它。)

当我们不能在同一个空间中时,这是一种新的方式来了解同事的面孔,并且可以帮助我们与其他国家的队友和客户建立联系,因此我们可以采用另一种方式来建立同事关系。嘿,现在您有9个想法来应对视频会议的疲劳(如果有的话)。

呼叫中心自动话务员解释(三)

客户服务问候语-感谢您与公司ABC客户服务联系。请从以下菜单选项中选择:

  • 按1以获得访问您的在线帐户的帮助
  • 按2其他所有问题

在此处提供更多选择的目的是允许您将查询定向到可以帮助呼叫者的正确人员或部门。毕竟,将呼叫者从一个人转移到另一个人以解决任何问题都令人沮丧。

SparkleComm呼叫中心要花多少钱?

尽管大多数企业VoIP服务通常免费提供此功能,还是很实惠的。一些像SparkleComm提供程序还包括一定数量的转录服务,以帮助您记录消息并将其安装在配置中。如前所述,自动话务员的实际配置通常很简单。但是,有一些注意事项:

请务必花一些时间考虑您的消息会说什么以及您希望如何在内部路由呼叫者。这部分可能很耗时,但是值得付出努力,因为良好的初始流程应该经受时间的考验。解决此问题的一种好方法是创建一个简单的流程图,说明您希望如何在公司内部定向每个呼叫

尝试找到一个拥有出色录音能力的员工,朋友或家人,并请他们为您录制脚本。与提供这项服务的公司来回交流可能很耗时,甚至可能很昂贵。

确保以受支持的音频格式进行录制,并测试门户网站可以上传您的测试消息。某些门户网站要求使用特定的音频格式才能上载,因此请谨慎使用用于此目的的软件。大多数VoIP提供商都允许您调用系统并记录一条消息,然后可以将其用作脚本。

测试,再测试。确保在激活话务员后检查所有选项,并确保将呼叫路由到您希望将其路由到的位置。这将有助于避免不良的用户体验。

SparkleComm VoIP提供商音频文件格式和呼叫中心配置

尽管从理论上讲,音频文件的音频格式不应引起任何问题,但是您仍然很有可能会遇到一些问题。确保使用提供程序提供的工具来创建您的音频文件,前提是这些工具可以按预期工作,以确保格式正确。如果您决定使用第三者来录制脚本,那么选择正确的格式尤为重要。

呼叫中心自动话务员解释(二)

关键选择选项:

转发至分机-如果呼叫者选择此键,系统将自动将他们连接到分机或分配给该键的寻线组。

转发到外部电话号码-如果您希望呼叫者可以选择使用私人号码与您联系,请使用此选项路由呼叫

播放消息-如果您要播放消息,例如提供指示或说明营业时间,请使用此选项。

存入语音邮件-也许您希望呼叫者可以选择保留语音邮件。如果是这样,则可以选择该选项。

播放另一个脚本-这是帮助进行更复杂的呼叫路由的绝佳选择。例如,如果您的话务员说“按3以获得客户支持”,则可以播放另一个脚本,该脚本使呼叫者可以根据呼叫的内容按不同的按钮。

重播当前消息-如果呼叫者不确定要选择什么,请给他们一个重播该消息的选项。

公司目录-允许呼叫者通过公司目录搜索他们要联系的人

话务员-大多数话务员将按钮0配置为话务员按钮,呼叫者可以跳过消息并直接将其路由到在线话务员。

拨打分机号码-大多数自动话务员都允许呼叫者在消息过程中的任何时间拨打他们要联系的另一方的分机号码。

尽管通常将IVR(交互式语音响应)视为自动话务员的集成部分,但实际上它们是用于不同目的的不同技术。使用IVR,您必须使用语音而不是按下按钮来回答伴随的问题。但是,某些系统确实允许语音和按钮响应。对于有重音的人,IVR可能是一种可怕而令人沮丧的体验。

SparkleComm呼叫中心脚本

SparkleComm呼叫中心的脚本应简短明了,并应由声音清晰且没有重音的人录制。以下是一些可能的脚本示例:

主要问候-感谢您致电ABC公司。请仔细聆听,因为我们的菜单选项可能已更改。您可以随时拨打分机号。

  • 按1获取客户服务
  • 按2进行销售
  • 按3进入公司目录并按姓名拨号
  • 按4指示
  • 按下5个售后
  • 按6留下语音信箱
  • 按7重复此消息
  • 按0与接线员通话

现在,假设您已经拨打了该号码以寻找客户服务,并按下了电话上的按钮1,以便将您定向到客户服务部门。然后,您会收到第二条消息,它实际上是第二个脚本。

呼叫中心自动话务员解释(一)

本文深入介绍了呼叫中心是什么,配置和脚本的典型应答规则,成本以及一些受欢迎的提供程序及其支持的音频文件格式的比较。

什么是呼叫中心

呼叫中心自动话务员功能是现代商务电话解决方案中功能最强大、使用最广泛的功能之一。如果我们回顾过去几年,在SparkleComm VoIP成为各种规模的企业改变游戏规则的技术之前,以下列举了一些典型的示例,当您拿起电话打电话给企业时,会发生以下情况:

  • 一位现场接待员迅速接听了您的电话,当他们处理其他电话时,您立即被搁置。
  • 您的呼叫不断响起,直到被具有通用消息的答录机接听为止。
  • 您的电话响了,再也没有接听。

好吧,你知道了。诚然,在少数情况下,您的电话会立即得到答复,并且您的电话会被定向到正确的部门或人员。

由于已经激活了SparkleComm呼叫中心自动话务员、机管局或虚拟接待员解决方案的企业,现在自动接听功能已彻底改变了这种情况,现在按以下方式向所有呼叫者打招呼:

  • 一到两声响铃后,所有呼叫都会自动接听。
  • 专业的打招呼会立即为呼叫者提供选择的选项。
  • 呼叫会立即路由到可以为呼叫者提供帮助的正确人员或部门。
  • 来电者对您的业务印象深刻。

除此之外,您不再需要雇用实际的人来接听所有来电,因为自动值班人员已有效地取代了接待员的职责。您还减少了因未接来电而失去任何业务的可能性。

在继续进行操作之前,如果您对此主题有任何意见或疑问,请告知我们,我们将竭诚为您提供迅速的答复。只需使用我们的评论部分,让我们知道我们将如何提供帮助。我们甚至可以为您的配置提供帮助。

呼叫中心配置的典型应答规则

首先,我们建议您使用SparkleComm VoIP提供商自动助理解决方案。这意味着您正在使用一个管理门户进行所有电话服务功能配置。大多数门户网站都是用户友好的,可以使设置简单明了。在配置话务员软件时,可以从以下典型选项中进行选择:

主要问候-这是每个人打电话给您公司时听到的信息。您将需要录制问候语,使呼叫者可以选择按哪个按钮,以正确转移他们的呼叫。在考虑此消息将要说的内容之前,请确保弄清楚您的呼叫流程,否则您将不得不重复努力。

首先尝试分机-如果您想让某人有机会在话务员软件启动之前接听电话,请确保选择此选项,然后确定在启动话务员之前等待应答服务多长时间。

白天,夜晚和假日设置-大多数自动助理允许您根据一天中的时间以及办公室的打开或关闭来配置不同的脚本和欢迎消息。