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随着协作软件市场以惊人的速度增长，选择的数量变得越来越难以驾驭。以下是如何有效地比较团队协作工具并为您的业务选择正确的解决方案。

步骤1评估你的商业前景

为了有效地比较团队协作工具，您首先必须了解您的团队需要什么才能很好地协作。工作场所协作策略可以根据您的业务结构和员工的工作方式而有所不同。例如，如果你正在投资混合型工作或拥有远程员工，你将需要基于云的SparkleComm统一通信工具来协调分散的工作人员。如果你的大多数员工都在办公室工作，你可能会投资更多的会议室技术和SparkleComm视频会议等软件。

问问你自己:我们的团队如何沟通?你的员工更喜欢面对面交流，还是通过软电话或电子邮件，还是通过即时通讯和视频会议应用程序?他们合作什么类型的项目?在你的业务中有哪些常见的项目?创意公司可能需要具有白板功能的协作工具，而工业品牌可能会从XR解决方案中受益。

有多少人在合作?你需要支持多少人?他们是否被组织成不同的组和特定的工作流程段?同样值得考虑的是，您是希望集成多个工具还是访问一个通用平台来满足您的协作需求。真正统一的SparkleComm统一通信体验可以减少上下文切换并提高团队的工作效率。

步骤2:定义您需要的协作工具的类型

接下来，是时候更广泛地了解您的业务需求了。当您比较团队协作工具时，需要考虑各种解决方案。您实现的系统将取决于几个因素，包括您现有的资源。

例如，如果你正在投资具有视频和音频会议功能的SparkleComm视频会议平台，你是否有合适的硬件来支持你的员工?你需要在会议室套件、网络摄像头和音频解决方案上投资吗?

您首先需要考虑哪种协作系统?选项包括:

通讯工具:即时通讯、会议工具、留言板、论坛等方式，统一分布在各地的员工。

文件管理:用于实时共享、存储和处理文档的基于云的应用程序。

项目管理工具:项目计划、任务管理、待办事项列表、通知、看板和甘特图的解决方案。

工作流管理:用于自动化和定义工作流、增强业务流程和提高生产力的解决方案。

步骤3:解决潜在的挑战

在比较团队协作工具之前，有必要考虑在实现这些工具时可能面临的挑战。考虑一下目前在你的工作场所中危害合作的挑战和障碍。

例如，如果您的员工目前花费大量时间浏览冗长的电子邮件线程以查找关键信息和文档，那么您可能需要一个更全面的知识共享计划。大约80%的商业领袖会分享对业务增长至关重要的见解。

其他需要考虑的因素包括:

沟通偏好:工作场所中不同的员工群体可能有不同的沟通偏好。考虑一下你的移动团队、新一代关注信息的员工以及那些更喜欢打电话的人的需求。

特定的业务需求:某些公司可能对保护数据安全性或调整不同的团队成员有更特定的需求。仔细考虑你的团队在哪里以及如何运作。

预算和定价:考虑如何为协作解决方案付费。您的供应商是否提供按用户、组或其他方式定价?你如何确保你没有为你的团队不使用的功能付费?

步骤4:比较团队协作工具的兼容性

研究表明，员工平均每天使用大约11个工具和应用程序。当您比较团队协作工具时，寻找巩固和对齐技术堆栈的方法是值得的。确保您的协作工具与其他解决方案(如劳动力管理应用程序和呼叫中心平台)良好配合，可以带来各种好处。

SparkleComm统一通信通过确保所有信息在同一平台中保持一致，它可以帮助最大限度地减少知识和数据孤岛。此外，它可以确保您的员工在一个地方访问更多实际工作所需的资源，而无需切换应用程序。

与现有技术和硬件集成的灵活协作工具和软件也减少了对复杂定制配置的需求。从长远来看，这可以使管理和维护您的技术更加容易。

步骤5:优先考虑用户体验

当你比较团队协作工具时，关注员工体验是至关重要的。如果您的团队成员难以使用您提供的解决方案，那么采用将受到影响。这意味着你最终会为你不使用的软件付费。另外，如果员工开始使用他们喜欢的资源，您可能会遇到使用影子IT的困难。

专注于寻找易于学习和理解的协作解决方案。要做到这一点，一个很好的方法是考虑你的员工已经知道的系统。寻找能够帮助你密切监控员工敬业度和体验的工具也是值得的。寻找内置调查软件或跟踪工具的解决方案，帮助您监控应用程序的采用和使用情况。

步骤6:考虑安全性和遵从性

投资于协作工具是协调和授权团队的绝佳方式。但是，在比较团队协作工具时，您必须意识到基于云的技术可能给您的业务和数据带来的风险。仔细考虑你在你的行业中应该遵循的监管准则。

对于如何捕获、保留和存储数据，您需要多大程度的控制?您是否需要考虑特定的数据主权要求或访问兼容的记录工具?如何确保消息和信息在静态和传输中都是加密的?

查看您可以在协作软件中利用的访问控制也很重要。您是否可以定义每个员工的权限，以防止特定团队访问敏感数据?当员工离开你的公司时，你能迅速将他们从你的生态系统中移除吗?

步骤7:比较团队协作工具和可伸缩性

即使您只需要协作工具的少量许可和基本功能，也要确保考虑到未来。随着业务的发展，您不希望每隔几年就比较一下团队协作工具。

寻找一种易于扩展的解决方案，在必要时添加新用户(远程和现场)。确定你的协作应用程序将如何允许你添加功能。您的协作软件的供应商是否定期投资于创新的新解决方案，比如自动化的新机会?如果您想在未来巩固您的技术堆栈，您可以将您的协作解决方案与SparkleComm统一通信平台结合起来吗?

步骤8:探索创新

当您为您的业务比较团队协作工具时，必须对环境中发生的创新持开放态度。例如，生成式人工智能正迅速成为协作的标准部分。很多解决方案正在改变员工协作和人工智能的方式。

仔细考虑可以支持和增强您的团队的创新。88%的公司已经在使用生成式人工智能来促进协作和生产力。许多公司还在自动化方面投入更多资金，以尽量减少重复性任务并提高效率。

您甚至可以考虑进入扩展现实和虚拟世界的世界。像SparkleComm视频会议这样的解决方案可以前所未有地帮助弥合分布式员工之间的差距。沉浸式协作工具可以提高生产力和创造力，并为更有效的培训方案铺平道路。

步骤9:测试各种选择

最后，确保您能够有效地比较团队协作工具的最佳方法之一是对它们进行测试。许多用于协作的顶级工具，包括用于通信、项目管理和文件共享的工具，都有免费版本。

这使得业务领导者可以向他们的团队介绍不同的选择，收集他们的反馈，并就采用哪种平台做出明智的决定。为您的新软件和技术激活一个beta测试团队可以帮助您为您的未来做出正确的选择。跟踪来自协作工具和报告软件的洞察还可以确保您在正确的资源上有效地使用预算。

如何比较团队协作工具:正确的方式

弄清楚如何比较团队协作工具并不复杂。一旦您了解了您的团队如何协作和沟通，您就可以开始寻找消除工作流程中摩擦的解决方案。

通过以上步骤，您可以仔细评估当前市场上可用的各种协作工具，并根据预算做出明智的决策。请记住，随着您的需求和业务的发展，团队的理想协作工具也可能发生变化。准备好适应创新和机遇的出现。

近年来，由于工作方式和业务环境的变化，我们的合作方式发生了巨大变化。今天的团队在全球范围内工作，需要获得正确的解决方案来帮助他们分享知识和创新，无论他们在哪里。

研究表明，尽管80%的商业领袖认为合作对成功至关重要，但只有20%的人对团队的合作方式感到满意。正确的团队协作工具或软件可以带来许多好处，从提高生产力到更好的公司文化和人才保留。

什么是团队协作工具?

团队协作工具是一种解决方案和软件平台，使员工无论身处何地都能高效地协同工作。它们涵盖了从微信和SparkleComm统一通信等复杂的通信工具到项目管理和日程安排应用程序的所有内容。

虽然团队协作工具可以包括硬件，如用于SparkleComm视频会议的网络摄像头、会议室技术和耳机，但大多数公司关注的是软件。团队协作软件(通常托管在云中)在分布的团队之间架起了桥梁。

近年来，随着混合工作和远程工作的兴起，这些解决方案变得越来越有价值。然而，团队协作工具甚至可以在团队返回办公室的环境中改变生产力和性能。员工在协作时的工作效率提高了15%，72%的员工表示使用团队协作工具对他们的生产力至关重要。

团队协作工具类型

市面上有太多的团队协作解决方案，所有团队协作工具的主要目标是促进协作工作并提高团队绩效。然而，每个解决方案都有其独特的特性和要服务的用例。常见选项包括:

文件和知识共享工具:文件和知识共享工具使团队能够快速分发和传输文件，而无需依赖电子邮件，它们还可以让团队实时地一起处理文件。

沟通工具:沟通工具，如SparkleComm统一通信平台允许用户通过各种媒介进行同步和异步的沟通。它们可以支持即时通讯、视频会议、IP语音通话等等。

生产力工具:以生产力为中心的协作工具确保团队可以一起完成全面的任务。例如在线白板等工具。

日程安排工具:像在线日历这样的日程安排工具可以帮助团队安排视频会议，有效地沟通，并监控即将到来的截止日期。这可以帮助员工保持一致，无论他们在哪里。

项目管理工具:项目管理工具允许用户创建全面的工作流程，跟踪进度，并将任务分配给不同的团队成员，它们通常对数字协作至关重要。

在今天的大环境下，混合型工作比以往任何时候都更受欢迎。一些团队成员在办公室里，可以共享空间进行协作，而另一些则是远程的。在这两个团队之间创造协同作用对于确保每个人都在同一页面上并能够平等地参与过程至关重要，但这是一项艰巨的任务。你需要合适的设备来实现这一点，这就是SparkleComm电话会议的用武之地。

• SparkleComm电话会议的常见特性和类型

SparkleComm的电话会议产品为召开会议和降低成本提供了一种简单的方式。它有一些常见的特点包括:

高清语音支持：高清语音是一种通过增加频率响应和减少背景噪音来提高音频质量的技术。

一个直观的界面与按钮，让您轻松静音，转移，或记录您的电话。这些电话还包括扬声器，这样你就可以在办公室的任何地方继续开会。

• VoIP会议电话

VoIP电话会议可以有几种不同的形式。您可能会使用物理电话，或者您可能会跳过额外的设备，转而使用软电话功能。这就是你使用手机或电脑上的SparkleComm软件来参加电话会议。无论您选择哪种方式利用VoIP技术，都可以获得良好的效果。

• 为什么使用？

您可能拥有电话号码，但以前从未使用过SparkleComm电话会议服务，这意味着您可能不知道自己错过了什么。以下是您可能要考虑使用此功能的一些原因：

你在团队中工作

我们敢说，这是人们使用会议的最直接、最明显的原因。如果你在一个团队中工作，但有一个复杂的项目，能够实时讨论而不是依赖电子邮件链可以让所有参与者的事情变得更容易，并且可以更快地解决问题。

你和那些没有超级积极性的人一起工作

说到依赖电子邮件：您无法完全确保它们被阅读。当有人发送电子邮件时，这一切都超出了他们的控制范围；除非您有软件可以告诉您电子邮件何时被打开，否则您将无法知道电子邮件是否已被阅读。

你的团队分散

假设您在一家现代公司工作，该公司的办事处或员工遍布您所在的城市、州甚至整个国家。如果每个人都在同一个城市，你可能可以把他们都安排到一个办公室，但是州呢？国家？祝你好运。

您的团队正在与一个大客户合作

如果是一对一的工作，那么标准呼叫可能适合您。但是，如果一群团队成员将与客户进行不同的交谈，那么他们都应该随时待命，以便每个人都达成共识。您可能会忘记一些事情，没有什么比一名重要的团队成员被排除在外更糟糕的了。

您的企业通信系统使您的公司保持运行，是团队协作和客户拓展的关键。因此，如果你使用了错误的技术或服务，最终可能会损害你的利益。

各种规模的公司正在转向基于云的呼叫服务。为什么有这么多企业认为云呼叫是与他人联系的现代基准?了解这些语音服务如何最大限度地提高企业的连接性和生产力。

基于云的通话意味着通过互联网连接而不是固定电话进行语音通话。云电话集成了所有其他流行的通信渠道，并增强了功能，以提高您的效率和收入。

虽然不是所有的VoIP服务都是基于云的，但云通话使用的是互联网语音协议。SparkleComm是一个信誉良好的VoIP电话供应商，以确保您拥有高质量的基于云的呼叫。

什么是基于云的呼叫(或云电话)?

基于云计算的通话包括使用互联网连接来拨打电话，而不是使用固定电话。你可能会听到人们把基于云的呼叫称为“云呼叫”或“云电话”。

云呼叫是一种统一通信即服务，它使语音通信更简单、更便宜，尤其是对企业而言。SparkleComm统一通信解决方案将您的所有通信整合到一个服务中，这意味着您的语音、视频、聊天和即时通讯可以通过一个供应商的简单计费一起工作。

基于云的呼叫是如何工作的?

云通话使用互联网语音协议，将来自互联网电话或智能设备的音频信号转换为数据包。该服务通过互联网将这些数据发送给您的提供商，提供商将呼叫路由到接收者。

这种安排允许您使用可以处理这些数据包的设备向其他VoIP用户拨打电话。您的提供商还可以呼叫传统的固定电话用户，因为它可以处理将数据包转换回音频信号。

由于基于云的呼叫通过云专用分支交换进行操作，因此不需要内部PBX系统。相反，您的提供商在其自己的站点上为您管理安全和维护。

为什么使用基于云的SparkleCommVoIP呼叫平台?

有了SparkleCommVoIP云电话，即使是小型企业也可以拥有与大型企业相同的强大通信优势。

安全

基于云的SparkleCommVoIP电话呼叫平台可帮助您跨多个支柱保护您和客户的数据。在语音和所有其他通信中依赖最先进的加密和安全管理。

增长空间

与内部PBX不同，您可以使用管理仪表板立即扩展SparkleCommVoIP云呼叫系统。升级和安装只需几分钟，而不是几个月。因此，您可以快速转向以满足客户需求并增加收入。

灵活性

您可以使用SparkleCommVoIP与远程团队保持密切联系。任何拥有互联网连接设备的人都可以通过您的安全系统进行通信，从而允许您从全球人才库中招聘，而不会影响协作质量。

节约成本

使用基于云的SparkleCommVoIP呼叫，您可以节省办公室内PBX所需的办公空间、设备和维护费用。另外，网络电话给你更低的长途和国际电话费用。

不会过时的功能

通过SparkleCommVoIP云电话系统立即获得最新功能。提供商安装并管理与生产力软件的最新集成，并帮助您在市场竞争中处于领先地位。

用户友好性

一个强大的通信系统不应该过于复杂。通过SparkleCommVoIP连接到其他人很容易，有一个简单的用户友好界面，可以轻松调用其他人并存储客户端详细信息。

简单的安装

与升级一样，实现基于云的SparkleCommVoIP呼叫平台也很容易。如果你有高速网络，你可以在几天内准备好。您的提供者将与您一起工作，让您尽快站稳脚跟。

可靠性和弹性

通信中断的代价很快就会高昂。云调用以99.999%的正常运行时间保护您，这意味着您的系统每个月最多只能停机26秒。

此外，中断和灾难不会对业务连续性造成太大影响。任何你能上网的地方都能让你再次上网。

加强管理

带有在线仪表板的SparkleCommVoIP云电话系统使经理和主管能够监督运营并与员工互动。先进的人工智能程序可以更深入地了解客户交互并实现工作流自动化。

了解如何从今天开始使用基于云的电话

基于云的呼叫是那些想要跟上时代并为未来做好准备的公司的明智选择。联系我们，了解使用SparkleCommVoIP来设置您的云呼叫是多么容易!

传统上来说，大多数企业认为电话是企业所能提供的最重要的通信工具。然而，你可能会发现越来越多的情况下，其他形式的交流更有效，更容易管理或创造更好的整体用户体验。考虑到最近混合和远程工作的趋势，这一点尤其正确。在许多情况下，打电话不再是最好的选择。这就是更现代的统一通信工具，如SparkleComm视频会议、即时通讯和文件共享，从用户生产力的角度发挥作用的地方。

1. 改进现有流程

为了正确理解统一通信如何使企业受益，决策思维必须超越传统的电话，进入更广泛的业务通信范围。在评估员工使用所有这些通信应用程序的情况时，SparkleComm统一通信实施的好处变得清晰起来。因此，公司应该注意确保他们的员工拥有正确的SparkleComm统一通信工具。

SparkleComm统一通信(UC)成为一项战略决策，因为它可以通过提供一个集成平台以新的方式解决通信问题，所有这些应用程序都在一个共同或统一的环境中使用。SparkleComm统一通信使公司能够同时和互换地使用通信工具，创建多渠道会话，以便员工可以更有效地协作。

此外，SparkleComm统一通信提供一致的用户体验，这意味着员工可以以相同的方式工作，而不管用于访问平台的端点、操作系统、位置或网络如何。如果企业领导认为其当前的通信管理方法限制了个人和运营绩效，那么就需要统一通信，现代SparkleComm统一通信工具提供了更丰富的通信体验。

2. 提高员工工作效率

这就是SparkleComm统一通信发挥最大作用的地方，因为所有员工都使用通信应用程序。对于内部沟通来说，在场是关键的催化剂，因为它使员工能够实时看到同事的状态。状态可以包括他们的位置，他们是否在打电话，以及他们是否能够在任何给定的时间进行通信等信息。这项技术不仅减少了浪费的时间，员工还可以通过了解哪些模式和团队成员可用来选择适合手头任务的最佳沟通形式。

SparkleComm统一通信使员工能够在公司办公室或远程位置有效地工作，从而使他们受益，这是我们现在运营的移动和远程员工的个人生产力的关键驱动因素。对于大多数员工来说，办公桌只是完成工作的众多场所之一，SparkleComm统一通信是围绕最终用户的位置而不是桌面电话的位置建立的。

3. 促进团队合作

在单独工作之外，员工也在团队中工作，在团队中，有效沟通的需求更为重要。在今天地理上分散的工作人员和分散的操作中，团队很少同时亲自开会。SparkleComm视频会议和文件共享应用程序使员工能够在不同地点和时区的团队之间进行有效的沟通。

SparkleComm统一通信使企业受益的另一种方式是一致的跨平台终端用户体验，每个人都在他们的台式机、笔记本电脑和移动设备上使用相同的应用程序。用户可以轻松地实时协作，无论他们在哪里。同样，公司可以在必要时将其他用户添加到对话中。高端SparkleComm统一通信服务具有强大的视频组件，包括高清视频会议，这可以帮助减少亲自参加会议的旅行需求。

另一个关键的好处是SparkleComm统一通信的持久性。它总是可用的，所以临时会议从来都不是问题。

4. 提高企业敏捷性

当员工和团队都更有效率时，企业也会更有效率。企业敏捷性反映了SparkleComm统一通信的战略价值，因为其结果对整个业务具有附加效应。

但是，要认识到SparkleComm统一通信对业务的好处，企业必须从管理层的角度来看待统一通信，而不仅仅是IT人员。对于管理层来说，沟通可能只具有实用价值，但SparkleComm统一通信的价值主张在显示出推动生产力、简化流程和带来更好的业务成果时产生共鸣。

企业在所有领域都需要敏捷性以保持竞争力，而管理层支持实现这一战略的计划。这包括快速沟通的能力。虽然用例很强大，但没有指标来做出数字驱动的决策，因此基本原理需要围绕统一通信可以像宣传的那样执行的保证来构建。

5. 精简资讯科技运作

在整个企业中部署和有效管理统一通信平台的责任落在了IT部门身上。但是，SparkleComm统一通信通过在公共环境中部署应用程序而使IT人员受益。IT团队可以通过本地设备、虚拟机或公共云中的托管服务来实现部署。适当管理一系列通信应用程序的能力是理想的——特别是当它消除了员工在IT控制之外寻找通信工具的需要时。

6. 降低成本

虽然ROI是评估其他业务技术收益的一个重要因素，但它并不是统一通信的一个很好的衡量标准，因为它很难量化。然而，部署SparkleComm统一通信平台确实可以节省一些成本，为企业提供可衡量的好处。

首先是整合重叠的通信服务。企业在各种会议服务上花费了大量资金，由于高成本和糟糕的用户体验，投资回报率往往令人失望。为通信部署单一平台使企业能够整合IT或最终用户自己可能已经部署的多个服务，从而减少持续的订阅费用。

如前所述，高端的SparkleComm统一通信平台包括高清视频会议，它使企业能够用视频会议取代面对面的会议。虽然这并不直接影响IT预算，但它确实减少了企业的差旅成本和相关费用。

选择统一通信提供商对整个企业来说是一个重要的战略决策。然而，很明显，一个平台不能仅凭数字来证明其合理性。SparkleComm统一通信的价值还体现在员工绩效和效率的提高上。对于看到通信和工作流结果之间的直接联系的业务，这些用例为做出同样服务于管理和IT的决策提供了坚实的基础。