设置商务电话系统的10个步骤(一)

不用等待电话公司设置您的座机。在几分钟之内,您就可以为企业配置多线虚拟电话系统。最好的部分就是您需要的是互联网连接。

SparkleComm这样的云电话服务可靠,功能丰富且易于使用。这是设置功能齐全的互联网协议语音(VoIP)电话服务的十个不同步骤。

如果需要的话,现场唯一的硬件将是台式电话。无需私人分支交换机(PBX系统)来日常管理!

1)登录到您的管理控制台

与新的服务提供商注册后,您应该做的第一件事是登录到管理员仪表板。了解您可以使用哪些电话系统功能。确定您可能要问的联系点的问题。

该门户是您建立团队和管理业务部门的地方。因此,您应该知道要备份的人或电话服务的主要管理员。

浏览管理员和用户门户,以了解您的团队将如何与您的虚拟电话系统进行交互 。

SparkleComm的仪表板触手可及。管理您的公司号码、 呼叫者ID 设置、呼叫转移等。

 2)设定营业时间

首先,为您的工作时间和假期设计和实施时间表可能会花费一些时间。

这当然不是最迷人的工作。但是呼叫转移和自动助理的自动功能超出了这些计划。尽早设计它们,并在将来节省大量时间和精力。

您无需担心在午餐或节假日处理电话线。甚至在不按按钮的情况下,在正确的时间获得正确的消息和呼叫路由。

办公室放假是否休假,但在紧急情况下有人接听?将电话转接到他们的手机。他们的班次结束后,您可以更改单元号。

3)配置团队扩展和语音邮件

你的 VoIP系统可以让你定义每个人,每一项功能的延伸。这会引起混乱。在这里,有组织的扩展系统很有用。

SparkleCommVoIP服务可对您的办公室电话系统进行全面的扩展控制。使用3-5位数的分机范围,并启用或禁用分机拨号以适合您的业务需求。

您的代理可以在任何地方管理他们的语音信箱问候和语音信箱。可视语音邮件选项可用于Android,iPhone和桌面应用程序。

4)设计呼叫流程

了解呼叫者对您的公司的感受至关重要。设计积极的体验将带给您更快乐的来电者和回头客。

问你自己:

  • 当有人拨打我的主要免费电话号码时该怎么办?
  • 他们收到消息了吗?
  • 有人接听电话吗?
  • 在解决问题之前,如何最大程度地减少电话转接?
  • 一个电话可以帮助您进行销售?
  • 我的呼叫中心经验如何创造终身客户?

通过拖放操作在画布上设计呼叫流程。另外,导出您的呼叫流程并保存记录以供参考。

UC技术如何支持长期远程工作(二)

视频扩展到整个组织

当COVID-19关闭办公室时,视频是大多数组织用来保持员工联系并保持业务连续性的UC应用程序。随着组织超越连续性阶段并展望未来,他们计划将视频扩展到业务的其他领域。

根据有关组织最近的一项研究,组织正在视频会议上花费更多的资金,以提高员工敬业度并实现更有效的长期远程工作。尽管会议仍然是视频的主要用例,但组织正在寻求将视频用于培训,员工新闻通讯和政府通信。一些组织还开发了用于远程医疗和客户支持的自定义视频应用程序。例如很多企业现在用SparkleComm视频会议系统进行员工培训和远程医疗。

组织还在评估工具,以更好地支持虚拟会议期间的协作。例如,当远程员工没有经常在会议室,以集思广益发现物理白板,记笔记或注释的设计挑战,SparkleComm视频会议应用程序可以满足远程团队的许多构想需求。SparkleComm应用程序功能包括项目和工作流的模板,跨设备访问和第三方应用程序集成,包括团队协作和文件存储。

移动UC和基于软件的电话可以在任何地方发出声音

当企业关闭时,大多数员工都无法随身携带台式电话。但是基于软件的替代方案使用户可以将其商务电话号码带到任何地方。软电话是台式电话的常见替代品,通常包括视频和聊天等其他功能。值得推荐的软电话就有劳格SparkleComm VOIP软电话,它是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。

台式电话的基于软件的替代方案也可以为组织节省资金。企业级台式电话的价格在100美元到500美元之间,对于大型组织来说可能是一笔不菲的价格。将电话部署为台式PC客户端或移动应用程序可以降低硬件成本。类似SparkleComm软电话和其他基于软件的语音服务可以提供功能和成本节省,从而有利于长期的远程工作。

随着组织希望提供更一致的远程工作通信体验,移动UC也变得越来越重要。移动UC已经存在了很多年,许多企业级服务已经变得与传统UC服务一样安全,可靠且功能丰富。

用户可以在其设备上安装移动协作应用程序,使用其员工凭证登录并访问其通信服务,与家庭环境中的桌面客户端相比,移动UC应用程序的部署也更容易,尤其是在端点不是公司拥有或托管的设备的情况下,移动UC还使用户可以在应用程序和设备之间切换,而对中断的影响最小。

UC技术如何支持长期远程工作(一)

成功的长期远程工作需要统一的沟通,了解组织为确保有效的员工沟通所需要的沟通工具

在可预见的将来,对于大多数组织来说,远程工作是现实。随着COVID-19关闭办事处,许多公司迅速部署了统一通信(如SparkleComm UC)以支持在家工作的策略。但是,随着在家工作的继续,组织需要强有力的统一通信战略来进行长期的远程工作通信

这意味着不仅要部署类似SparkleComm这样的视频会议应用程序来代替面对面的会议,还需要仔细评估UC的组件以创建支持员工沟通和协作的工作中心。

团队协作将交流背景化

长期的远程工作需要以不同的方式与员工沟通和互动。团队协作工具可以为远程员工提供工作中心,该中心可以集中项目和沟通

大多数团队协作工具提供视频和语音功能,因此用户可以根据需要将聊天会话升级为通话。第三方应用程序集成,包括文件存储,项目管理和日历,可以建立在团队工作区的基础上,以创建上下文相关的体验。利用这些功能使团队协作成为工作中心可以改变员工的工作流程,从而更好地支持长期的远程工作。

团队协作还可以模仿远程工作交流中经常缺少的更随意,更酷的聊天方式。例如,员工可以建立社交渠道来讨论爱好和其他兴趣。但是组织必须小心控制团队协作工具。尽管一个组织可以在一个或两个应用程序上实现标准化,但是大多数团队协作供应商都提供免费版本,用户可以在没有IT许可或知识的情况下下载这些版本。

多个团队协作工具造成管理上的麻烦,尤其是在安全性和合规性方面。计划部署多个应用程序的组织必须确保它们满足任何法规要求。为了避免影子IT部署,组织应在部署之前对员工进行调查,以确定通信和协作需求,并确定最适合这些需求的工具。劳格科技SparkleComm统一通信平台就是一个极安全的沟通工具,它支持实时加密,端到端加密,支持通话启动和关闭加密的方式让企业和员工得到通话的安全保障。

为什么领先的高科技公司将员工像客户一样对待

上个月,一家信息技术研究公司发布了备受期待的2021年技术趋势预测,其中最值得一提的是一个名为TX的新想法。TX,总体体验的缩写,该概念着眼于客户,员工和用户体验之间的交叉点,以提升整体业务成果。

尽管这种整体方法提供了一些令人兴奋的好处(我们在此文章中对其进行了分解),但它也表明,实施简单的思维转变会有所收获:要在COVID及以后发展壮大,领先的科技公司需要从他们的客户手册中借用一页书,并开始像对待客户一样对待员工。

改善业务绩效:快乐的员工优势

我们已经知道可以提供出色的客户服务的显著差异。致力于减少交互的挫败感和摩擦,利用SparkleComm统一通信来简化通信并提供友好的人文服务的公司获得了以下回报:忠诚度,每位客户的更多支出(最多增加16%,具体取决于类别),以及来自客户的更多推荐商的网络。

同时,科技公司早已认识到员工经验与业务绩效之间的密切关系。敬业的员工更有可能展现出推动产品和服务创新的关键特征;赋予员工更大的灵活性和对工作方式控制的公司发展出更大的高绩效人才库; 并购后的员工和敬业的员工在成功中起着至关重要的作用,预计这将在COVID后的恢复中发挥重要作用,尤其是在技术领域。

随着劳动力适应新的常态(包括可能增加的永久性远程工作),员工满意度将变得尤为重要。这是因为随着招聘人数几乎扩展到任何地方,科技公司将面临更大的压力,要求他们磨练员工的经验,以此作为招聘顶尖人才的竞争优势。

COVID期间的员工经验

即使在面临停摆和经济不确定性的挑战的情况下,科技公司今年仍然在保持员工满意度方面做得很好。根据信息技术研究公司的说法:

87%的技术员工表示,他们的公司让他们在大流行期间感到了自己的价值(比各行业的平均得分高12分)

81%的人说他们的公司文化有所改善(跨行业平均值为70%)

但是,其他行业当前员工满意度的情况并不乐观:

73%的从事技术工作的受访者表示,他们的工作现在比COVID之前的要求更高,这一水平明显高于其他行业

68%的人报告了工作与生活平衡方面的挑战,也高于其他任何部门

这些挑战可以通过应用成功的客户体验原则来转变员工体验来克服。

将客户体验应用于员工体验:技术是关键差异化因素

明确建立的品牌和文化;人情味;方便无缝的体验。这些都是人们希望在光顾的公司以及所服务的公司中看到的所有素质。

普华永道一份题为“体验就是一切”的报告指出,技术是实现“非凡的客户体验”的关键因素,并指出:82%的最佳公司表示,他们密切关注围绕数字和技术的人类经验。

使用新的数字工具来转换体验非常强大,因为它可以完成以下(以及更多)工作:

通过提高速度,便利性,友好性和知识来帮助企业满足客户需求

减少摩擦

通过提供更清晰的数据并消除阻碍服务交付的障碍,技术可帮助企业重新调整重点,以创造更多创新体验

实现这些优势的关键在于选择合适的技术来满足客户的需求和期望。在改善员工体验方面也是如此。鉴于通信技术为工作生活提供了一些主要基石,工作的完成方式和同事之间的联系,在这里集中精力可以为转变员工体验奠定坚实的基础。

尽管许多企业使用单独的解决方案来处理即时消息电话和视频(员工每天需要完成许多其他业务应用程序,这些应用程序还是分层的),但是像SparkleComm这样的统一通信平台可以帮助员工简化协作和共享信息的工作。减少阻力和浪费的时间,并改善在COVID-19期间出现的一些主要痛点,为了获得更好的员工体验,SparkleComm统一沟通工具是一个成功的开始。

内部沟通的基础

内部通讯有点像盖房子。有很多正确的组件。拥有坚实的基础至关重要。而且您绝对不希望有任何差距。

但是在构建内部通信中犯错误太容易了。它导致消息丢失,重要信息被忽略以及机会丢失。

解决方案在于使用正确的构建块来构造一条能够引起注意,阅读并采取行动的消息。那就是我们可以提供帮助的地方。这是建立良好内部沟通基础的蓝图。

内容建设建立认知

始终如一地呈现的消息被员工识别的可能性提高了4倍。以一致的样式和方式交付内容可帮助员工创建一种思维上的“捷径”,从而迅速实现认可并提高读者成功率。

视觉提示支持员工认知并加快信息处理。在暴露于视觉提示下,收件人可以更好地识别和回忆与视觉相关的内容。使用视觉效果可将学习效果提高多达400%。

使用颜色可将识别度提高80%,将理解力提高73%。

内容的建设影响沟通的有效性。将消息中的文本和视觉效果结合起来可将信息的理解和保留能力提高9%。

增强对于纠正随时间推移的自然记忆侵蚀很重要。研究表明,反复接触消息会鼓励记忆检索,这有助于学习。重复检索可用于更好地将知识嵌入工作场所。

邮件重复出现大大提高了通信直通性。第一次重复发出台式机警报,将读者人数从52%提高到67%。一次发送四次消息(初始发送+三个重新通知)可以实现近80%的读者。

渠道选择决定了沟通的成功

频道选择是提高沟通效率的基础。不同的渠道有不同的优势和劣势。有些在促进对话方面有效,但在快速通知方面则较弱。其他选项可用于全面覆盖,但不适用于定向消息传递

沟通目标的性质将定义最佳使用渠道。

电子邮件不适合基于时间的消息传递。电子邮件的时间安排和传递可能无法预测,无法保证员工何时会看到一条消息(几小时,几天或从不),并且电子邮件的可见性会迅速下降,因为它们会自动过滤到子文件夹中或被新消息取代。

要求员工采取行动要求通道以快速吸引注意力的消息传递。桌面警报的初始读者率为52%,而电子邮件仅为36%。

在商业环境也影响信道选择。医疗保健机构主要由病房工作人员组成。患者评估设施的安静程度,这是患者康复的重要组成部分。在此环境中,仅桌面通知或开销通知将无效。

多渠道获得更多直通

通过单个通道传递的单发送消息可能会失败。这不是内容质量的反映,而是我们如何处理信息。

研究表明,人们对某种事物表现出偏爱,其中包括信息。对于传播者而言,这意味着重复发送消息会导致熟悉,从而形成偏好,从而增加采取行动的可能性。

通过多个渠道重复加强了信息并建立了切入点。一个哈佛商业研究证明,谁传话多次管理者和通过不同的媒体得到了他们的项目建成谁比那些没有更快更流畅。

多渠道方法充分利用了每种方法的属性。这样,通过被动和慢速刻录格式的现有消息条件,可以提高可视性和侵入性消息的有效性。

多种消息曝光和互补渠道的结合推动了员工之间的内容识别和知识回忆。

SparkleComm统一通信平台可以克服员工的选择性关注,增强理解力并增强长期召回能力,从而帮助您构建良好的内部沟通渠道。SparkleComm,除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。