虚拟会议:如何从头到尾举行一个会议(六)

给大家一个任务

不太确定自己在会议上做什么的人很可能会随波逐流。给每个人一个任务:这样,他们就有明确的目标,应该有助于保持专注。例如,您可以让参与者记笔记,记下提出的问题并保持计时,以确保会议不会超支。诸如此类的特定任务使会议参与者感到自己更加积极地参与了会议,使他们可以集中精力。

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包起来

会议结束时节省几分钟以进行总结。会议结束后,每个人都应注意以下几点:

需要什么可交付成果

谁负责每个可交付成果

何时交付成果

下一次SparkleComm视频会议何时举行

请花一点时间来澄清这些要点,以便每个人都知道下一步需要做什么。这有助于使事情更有效率,并减少了进行后续澄清会议的时间,这可以占用不必要的时间。

会议结束了怎么办?

恭喜,您已经成功运行了第一次虚拟会议。在执行其他任何操作之前,请先完成所有管理工作。确保会议记录和其他相关文件都在您面前时正确归档。

如果有人在会议期间报告了技术问题,请记录下来以单独跟进。这应该使您能够解决所有可能遇到的问题,并帮助您计划下一次更顺利的SparkleComm会议

花一些时间来思考会议的进行情况。哪些部分进展顺利,还有哪些改进空间?您还应该向团队询问相同的问题,无论是单独还是作为一个小组。您可以向他们发送调查问卷以匿名填写;这样,人们更容易诚实。

寻求反馈将帮助您进行任何必要的更改,以改善将来所有相关人员的虚拟会议体验。一些虚拟会议工具(包括SparkleComm)具有视频录制功能。然后,您可以将相关文件发送给您的团队,以便他们可以随意观看。

准备好运行下一次虚拟会议了吗?

与大多数事情一样,在虚拟会议上,实践是完美的选择。从面对面会议切换到远程会议面临着独特的挑战,因此请准备好对自己和他人保持耐心。召开几次虚拟会议后,您应该会发现一切都变得更加轻松顺畅。 有关所有功能的更多信息和提示,请查看SparkleComm Video

虚拟会议:如何从头到尾举行一个会议(五)

创建一个受欢迎的虚拟环境

团队文化和工作环境至关重要。人们越舒适,则在分享想法时就越有信心,这应该使团队合作更加有效。

在办公室内培养协作文化相对容易。人们之间不断地互动:无论是喝咖啡,走过去还是同时下班。这样的时刻有助于使同事团结在一起。但是,在虚拟世界中,没有真正的对等物,这就是为什么尽可能地有意地近似它们很重要。

在会议开始时花几分钟时间与参加者进行签到,并鼓励您像在面对面会议开始时那样进行随意的交谈。问人们今天过得怎么样,或者他们是否看到已经展示了所有人都在谈论的话题,像这样的简单聊天很重要。

这一切都有助于营造一个更加温馨舒适的环境。即使对于以前见过面的人,SparkleComm虚拟会议一开始也可能会感到有些尴尬。虚拟的欢乐时光和聊天频道可以帮助重现办公室的“节水时刻”。

现在准备工作已经完成,您就可以开始工作了。

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如何召开成功的虚拟会议

在将团队过渡到远程会议时,重要的是建立会议准则和虚拟工作场所的参与规则。

虚拟会议礼节

虚拟会议礼节通常与面对面会议礼节非常相似,但要记住一些其他要点:

做好准备:事先熟悉会议议程。

如果SparkleComm会议尚未开始,则在会议开始时将参与者介绍给彼此。

确保在可能的情况下将您放置在安静的地方,并尽量减少背景噪音。

关闭手机的通知(这意味着将手机保持静音而不是振动)。

不要看你的手机。

不要检查您的电子邮件或从事其他任务,专注于会议

不要在别人说话时打扰他们,在虚拟会议中这可能是个问题。

不说话时将自己置于静音状态。

尊重和礼貌必须成为面对面会议的口号。

保持大家的参与

当每个人都在自己的房间里,在自己的屏幕后面时,保持团队的集中精力是一项挑战,这是使同事保持敬业度的方法。

腾出时间赶上

前面我们提到,在SparkleComm虚拟会议开始前花几分钟时间进行休闲,友好的聊天是个好主意,这有助于使人们更加舒适并为会议本身带来热情。

通过在SparkleComm虚拟会议之前不久与人们交谈,您可能会发现他们更加想参与其中,并对接下来的事情保持警觉。

虚拟会议:如何从头到尾举行一个会议(四)

您需要哪些基本功能?

至少,您将需要良好的音频和视频功能。同样,如果参与者将观看实时演示或逐步演示,则还需要诸如屏幕共享之类的交互式工具。

如果协作对于您的在线会议至关重要,那么您需要确保每个人都可以访问正确的文档。SparkleComm可以达到这个目的,因为多个用户可以同时处理同一个文档。

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一体化软件解决方案使您不必在多个工具之间进行切换,从而节省了时间和精力,并节省了资金。SparkleComm统一通信可能是这项工作的理想选择。它提供高清视频会议和屏幕共享,以及团队信息。同时,其注释功能使团队成员可以像面对面会议一样指向他们在屏幕上看到的内容。

全能工具,如SparkleComm也允许容易的任务管理,就在同一个应用程序,您还可以将其与其他任务管理工具集成,只需通过混合和匹配找到适合您特定需求的正确组合即可。

制定计划

安排会议可能很棘手,尤其是当您有多个时区的参与者时。首先使用具有团队访问权限的办公室日历,这样您就可以看到每个人何时有空。

尝试找到适合每个人的时间。例如,如果您在纽约和温哥华拥有员工,请尝试在纽约时间下午1点(温哥华时间上午10点)安排会议。这在两个时区的工作日内都非常舒适。 根据团队的分布情况,弄清楚时区会很快变得非常混乱。 使用诸如“世界时钟会议计划程序”和“每个时区”之类的工具。也要尽可能提前安排会议,因为在最后一刻很难跨时区安排会议。

设定会议议程并坚持下去

无论是面对面的会议还是虚拟的SparkleComm视频会议,会议议程都是必不可少的。他们可以使会议更加高效和成功。   您的议程应包括关键的谈话要点,每个人都应负责的准备工作以及相关文件的链接。确保事先将议程发送给每个人。希望参加者阅读它,然后带着相关想法参加SparkleComm会议

所有这些都应有助于节省时间:原本可以用在思考会议本身上的时间可以用于共享想法和协作。尝试将会议限制在30分钟以内。除此之外,参与者可能难以保持专注。

通过将其通信转移到云而成功的几种方式

enter image description here对于企业来说,是否从本地PBX(私有分支交换机)迁移到云通信解决方案可能会很复杂。云计算的好处显而易见。如果您是决策者,那么请考虑推动业务发展的价值。

我们的劳格SparkleCoom统一通信方案解决了计划迁移到云的客户的首要考虑事项。

让我们更仔细地看一下这些要点的含义:

1)平滑的迁移可优化您当前拥有的资源:

统一通信解决方案意味着无需安装或维护现场PBX硬件;您使用该解决方案,然后您的提供商将为您管理该解决方案。然而,平稳的迁移将使您能够优化现有的电话设备,同时使您的商务电话系统现代化。在劳格SparkleCoom统一通信,我们与客户紧密合作,为他们提供一切而不会浪费任何资源。

2)简化付款并消除隐性成本:

劳格SparkleCoom统一通信解决方案的最大好处就是成本优势。您只需要为使用的服务付费,就可以以更好的价格可预测性和可控制性(无意外或麻烦)简化付款流程,而不必担心多余的硬件容量或许可证。同时,您将消除网络升级,许可费,安装,单独的建筑物布线,独立服务,维护人员培训等方面的隐藏费用。以一个完整的解决方案为您提供所需的一切。

3)没有通信蔓延:

本地电话系统无法提供统一的云通信体验,其中涵盖了员工做好工作所需的一切(视频通话,网络会议,团队消息传递等)。与屏幕共享和视频进行协作,并通过文件共享和任务管理使您的团队步入正轨,所有这些都来自劳SparkleCoom统一通信应用程序,可在任何设备上使用,并得到我们屡获殊荣的支持服务的支持。最重要的是,您可以获得统一解决方案的一张帐单,而不是来自多个供应商的多个帐单。

4)随着您业务的增长轻松扩展,而无需担心系统管理:

使您可以在现场或跨站点进行无限制扩展和扩展。您将不必构建备用硬件容量来适应增长。只需克隆用户并根据需要添加即可。使用劳格SparkleCoom统一通信解决方案,管理也非常简单。作为管理员,您将获得凭据,可以随时随地从任何设备登录管理仪表板以查看信息,进行更改并安全地监视企业的通信。在购买劳格SparkleCoom统一通信的过程中,我们的客户成功团队将介入教育用户如何轻松地自我管理系统。

5)不再需要定期更新您的电话系统:

当前平台上的最新发行版需要花费金钱,更不用说计划和计划以最大程度地减少业务中断的时间和精力了。最重要的是,在升级过程中可能会出现问题并造成中断。劳格SparkleCoom统一通信解决方案意味着始终保持最新状态,零硬件流失或极富挑战性的升级。因此您无需费力(更新每季度自动进行一次,不收取任何额外费用)。员工将拥有有效工作所需的一切,而您将永远不必担心通讯解决方案过时。

不仅限于电话系统-了解有关劳格SparkleCoom统一通信的更多信息。

发短信如何使您的联络中心在2021年保持敏捷

2020年的挑战使联络中心的敏捷性经受了考验。随着许多挑战在2021年继续存在,许多联络中心仍在努力解决各种问题。

 - 呼叫量仍然是一个严重的问题,无论是由于大流行期间的增加还是由于削减或关闭而导致的资源有限。

 - IT部门发现他们的世界颠倒了。尽管他们的家庭网络基础设施存在问题,他们仍将继续面临帮助远程代理维持一致的客户体验这一艰巨的任务。

 - 随着越来越多的客户选择社交媒体等数字渠道,联络中心意识到了统一全渠道战略的重要性。不幸的是,分析师预测,到2022年,只有50%的企业将统一其客户参与渠道。

幸运的是,通信方面的进步使这些问题变得可管理。其中一种进步是业务短信,随着组织看到其在提供现代,敏捷和有效的客户体验中所起的关键作用,它在联络中心社区中引起了轰动。

客户文字,企业也应该

商业发短信比以往任何时候都获得了越来越多的动力,这是有充分的理由的。长期以来,发短信一直是首选的交流方式。从历史上看,企业仅使用短代码(例如55555)将文本用于促销目的。如今,公司正在通过文本启用其当前的本地或免费电话号码,以使其在客户旅程的每一步都更容易与客户互动。这是一种有效的策略,因为60%的客户希望能够回复从企业收到的短信。

商业发短信在以下几个方面超过了其他沟通渠道:

 - 更好的可访问性:

网络聊天和社交媒体渠道很棒,但是却不像发短信那样方便。95%的美国人拥有手机,这意味着他们可以随时随地收发短信。相比之下,网聊并不总是可以通过移动设备进行访问,并且并非每个人都有社交媒体帐户(尤其是还发短信且可能没有智能手机的老年人)。这可能就是为什么59%的人更愿意直接从企业接收消息,而不是通过应用程序与他们联系。

 - 更好的参与度:

对于涉及任何外展活动的联络中心,发短信比其他任何方式都可以更好地将您与客户联系起来。前三分钟读取了所有短信的98%。完全只读取22%的电子邮件。如果您需要客户做出回应,那么您很幸运–与电子邮件相比,客户回复文本的可能性高出4倍。他们也会很快地做到这一点。这是因为回复短信大约需要90秒,而通过电子邮件回复则需要90分钟。

 - 更好的客户体验:

客户期望企业更快地做出响应。几乎没有人容忍等待,甚至一分钟。如果您的客户在电话上等待几分钟,他们可能不会长时间待客。发短信是呼叫队列的游戏规则改变者。座席可以管理多条同时发的短信,而不用一个电话独占时间。SparkleComm在通过文本与客户沟通时看到的放弃率降至0%。虽然发短信对客户来说很棒,但对于希望获得更大敏捷性的联络中心来说同样如此。

发短信–解锁联络中心敏捷性

增强联络中心敏捷性的关键是在最需要时拥有正确的资源(时间,才能和人数)。通过将短信嵌入您的联系中心,您可以收回宝贵的业务代表带宽,并将其用于最需要他们的技能的地方。

 - 使用IVR中的文本转移呼叫:

为客户提供在IVR中启动文本对话的选项。这么小的东西可以产生巨大的结果。

将呼叫转移到文本意味着代理不必立即处理传入的文本。创建文本IVR可以处理将文本路由到正确的业务代表的过程,这与传统IVR路由入站呼叫的方式类似。

 - 发送MMS以便进行更快的沟通:

“一幅图片值得一千个字”的格言对于客户支持尤其如此。MMS短信使代理商和客户可以灵活地交换图像,GIF,表情符号,PDF和Word文档,与口头解释相比,它们可以更快,更轻松地传达复杂的想法。

 - 自动进行文本对话:

发送自动文本回复有两件事-确保客户拥有正确的电话号码,还为他们提供他们想要的即时回复(即使在几个小时后)。

自动文本不仅限于传入文本。自动化的出站文本可以减轻座席追逐客户,留下无数语音邮件并希望他们响应的麻烦。

通过短信统一客户参与

发短信是改善客户体验的绝佳工具,但在与其他客户参与渠道整合时,此功能最为有用。

1) 文本使客户可以使用相同的电话号码来呼叫您的联系中心,这是重要的第一步。

2) 将短信发送到您的业务所依赖的系统中,以支持您的客户,无论是CRM还是CCaaS解决方案。它为您的代理创造了更大的简便性,并允许管理人员在其他交互的上下文中查看文本,从而获得更大的见解和流程改进。

使用短信+ SparkleComm改善联络中心敏捷性

SparkleComm联络中心提供了一个短信平台,该平台专门用于改善客户体验,提高客户参与度,改善联络中心的性能和效率并增加收入。