VoIP技术的功能(一)

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VoIP提供了很多功能,但并非所有功能都是显而易见的或众所周知的。大多数组织都知道,该技术可以节省每月开支,资本投资和维护费用。VoIP的某些方面使其具有灵活性,可扩展性和高效性,但实际上并没有多少人真正知道能够带来这些好处的特定功能。实际上,VoIP的某些缺点已不再是缺点,因为许多供应商已经改善了这些领域的服务。

通过VoIP传真

例如,由于VoIP系统无法处理传真通信,因此企业通常维护专用于传真机的固定电话。尽管这似乎是一种过时的经商渠道,但对于某些行业和市场仍然是必不可少的。但是,现在有许多提供商通过SparkleComm VoIP服务提供数字传真,从而无需维护单独的座机和物理传真机。

使用数字传真,组织可以通过其电子邮件收件箱发送和接收传真。传入传真作为图像附加到电子邮件,可以根据需要进行打印。传出传真的发送方式几乎相同。一段时间以来,公司一直认为通过SparkleComm VoIP进行传真是不可能的,但现在不再如此。

与安全系统集成

这是在办公大楼中设置一两个固定电话的另一个原因。大多数安全系统都与模拟电话集成在一起,以实现操作,允许访客进入内部等。长期以来,VoIP技术根本无法做到这一点。尽管此功能尚未广泛使用,但某些部署可以与安全系统很好地配合使用,以实现访客进入,门锁,双向对话和其他选项。对于同时考虑同时使用VoIP系统和升级其房屋安全性的企业而言,这是个好消息。

通话分析

大多数企业的命脉不再是设备或金钱,它实际上是数据。在每个业务流程中都使用数据来提高效率和生产力。语音通信也不例外。对于模拟电话,可以收集和分析的信息非常有限。由于SparkleComm VoIP在数据网络上运行并与其他软件集成,因此可以定期生成有关呼叫成本,目的地,频率,质量和其他属性的详细报告,以进行分析。

这些报告可用于改善呼叫质量,评估对新功能的需求,甚至可以确定客户对支持部门或呼叫中心的满意度。您的客户是否正在忙于信号,而不是与操作员联系?查询是否路由到语音邮件而不是销售团队?使用呼叫数据可以轻松回答这些问题以及更多问题。

基于SparkleComm的呼叫中心:应用程序和示例

基于VoIPSparkleComm具有最低的价格和广泛的功能集,它使几乎所有企业都可以在预算不高的情况下部署企业级呼叫中心

提供SparkleComm驱动的呼叫中心解决方案,几乎支持所有类型的呼叫中心功能和活动,包括语音邮件,自动助理, IVR(交互式语音响应),呼叫路由和呼叫记录。

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应用领域

对于呼出呼叫中心SparkleComm技术允许在全球范围内以几年前似乎不可能的费率拨打电话:各大洲之间每分钟低至2分,并且几乎始终以低于传统电信公司收取的费率。

尽管入站呼叫中心不必担心拨出电话的成本,但是这些设施可以利用SparkleComm来降低基础架构成本。基于SparkleComm统一通信呼叫中心不需要各种类型的呼叫路由技术或面向电信的硬件,并且经常可以使用现有的数据网络。该软件本身也往往相对便宜。

对于虚拟呼叫中心SparkleComm统一通信技术提供了一种廉价高效的方法,可将遍布城市,州甚至大陆的座席与呼叫者,呼叫接收者以及呼叫中心主管和管理人员联系起来。由于自动记录了呼叫始发,目的地,持续时间,日期,时间和其他相关数据,因此记录保存也得到了简化。同时,技术支持中心可以使用SparkleComm统一通信将SMS文本直接发送到用户设备,并提供常规的基于语音的支持服务。

许多企业需要向员工或客户提供自动化的信息服务,例如商店的位置和时间,出行指南和风暴警报。所有基于SparkleComm统一通信的主要呼叫中心技术都可以使企业设置自动的,预先录制的消息,用户可以在方便时访问和收听。

SparkleComm统一通信提供的最大好处也许是与网站和内部计算机系统的快速轻松集成,使呼叫中心能够支持Web发起的回叫和屏幕弹出等服务,这些服务可立即将呼叫者信息呈现给座席。

权衡取舍

尽管SparkleComm统一通信有很多好处,但它并不是完美的,考虑采用该技术的企业需要意识到其局限性。

与其他VoIP服务一样,SparkleComm统一通信的音频质量变化很大。在大多数情况下,语音质量从完美到可接受。但是有时-根据呼叫中心SparkleComm统一通信和用户之间Internet连接的状况-音频可能听起来抖动,乱码或异相。SparkleComm统一通信服务也可能会偶尔退出并自发断开连接。

从积极的一面来看,随着公司努力改进其技术,并且随着ISP在处理高优先级VoIP呼叫流量方面越来越有经验,SparkleComm统一通信服务正在迅速改善。仍然,期望服务与高价传统电信公司的质量相匹配的企业可能会感到失望。

呼叫中心面临的另一个主要缺点是可扩展性有限。尽管某些呼叫中心供应商承诺代理人数达到三位数或更高,但实际的实际限制是大约20或30个代理。更大的部署往往会超出当前基于Web的语音技术的限制,因此必须使用硬件来定向和管理呼叫。

底线

SparkleComm统一通信呼叫中心技术既便宜又成熟,但是采用者必须愿意接受它的局限性。

改善通讯软件的5种策略

交流是一种人与人之间的互动,可能会阻止人类在我们目前的冠状病毒大流行等危机时期陷入混乱。清晰,紧急和快速的消息传递可以消除恐慌,镇定磨损的神经,并为人们提供有用的行动计划。

尤其是组织,需​​要进行沟通,以便最终部署他们在此类情况下制定的业务连续性计划。作为平台,他们最需要的是统一通信软件,以保持其团队的团结,与客户的对话以及使他们的流程和服务持续运行。

商业环境中的在线交流

这些在线通信工具创建了一个桥接多个方的桥梁,以便他们可以使用计算机及其各种组件(如调制解调器)进行交互。他们彼此交谈和/或聊天时会发生互动。

Internet协议语音或VoIP是使之成为可能的一种平台。通常,听觉交流会在视频中得到补充,例如,当人们使用智能手机进行面对面交流时,就会发生这种情况。

但是,SparkleComm统一通信软件的优点不仅限于连接呼叫以及消息的传输和接收。它与以前的模拟产品不同的地方在于,它可以将几乎不可估量的数据从一方传送到另一方或另一方。

数据可以有多种形式,从简单的文档,图像和电子表格到视频和录音。这些可以帮助促进讨论并验证,增强并最终支持参与者提出的想法。因此,它们也被视为当今家庭统一通信工具中最好的作品之一。

通过这些策略改善您的统一通信软件

以下是优化用于企业及其众多目标的统一通信软件的五种方法:

1.在云端托管PBX电话系统

专用小交换机(PBX)电话系统是指组织以两种方式使用的电话网络:在内部,从人员到管理,从管理层到员工;在外部,为其客户,合作伙伴,供应商和其他第三方。

自贝尔(Alexander Graham Bell)发明电话以来,PBX一直存在,并且只要人们进行交流,它就将继续存在。

令人惊讶的是,当今许多公司仍在与他们的VoIP系统一起维护模拟电话。他们被剥夺了数字化PBX带来的优势。

虚拟PBX执行与模拟PBX相同的功能,但它托管在云中。语音呼叫通过网络无缝传输。这使得交换不易受笨重电缆或物理基础设施恶化等限制的影响。

虚拟PBX的维护成本也较低,因为您不必在开销和维护上花费很多。与业务合作伙伴和客户的国际通话费用也不比通常的国际模拟通话费用昂贵。

使用虚拟PBX的另一个优势是,您可以在任何给定时间存储和访问您传输的任何数据。

2.自动打出电话

SparkleComm统一通信软件可以使用诸如预测拨号器之类的设备自动执行您的出站呼叫。对于进行大量外部呼叫(例如销售,客户服务和跟进应收账款的催款)的部门或团队而言,此功能特别重要。

他们的共同点是跟进外部各方,以解决问题,预约或最终获得销售或付款的确认。所有这些活动都是确保收入流或提高客户参与度不可或缺的要素,从而可以保持业务正常运转。

要自动执行外拨电话,您必须向系统提供一组在呼叫被接听之前一直保持通话状态的号码。

还可以对SparkleComm统一通信软件进行编程,以筛选出传真机的响应,应答机和免打扰的答复。一旦有人(经过验证的人的语音)接听了电话的另一端,系统便将呼叫转移给可以熟练,熟练地处理这种情况的人员。

自动执行外拨电话可以节省您和您的人员通常但过分的时间浪费,而这仅仅是尝试使电话接听即可。特别推荐给呼叫中心,该呼叫中心雇用数百名每天打电话,每天工作八个小时,将产品推销给目标人群的人员。

3.为客户安装交互式语音响应

交互式语音响应(IVR)是自动拨出电话的副本。它简化并提高了进入公司的呼叫的效率,在可能将其传递给人工代理之前先对其进行筛选。它消除了漫长而乏味的过程,即在找到合适的部门之前将客户从一个部门转移到另一个部门。

呼叫者首次通过电话系统时,他们听到的第一件事是自动语音录音,描述了所谓的菜单:他们可以呼叫的本地号码列表,可以将他们定向到他们所寻找的部门或人员。在该菜单上,始终存在的选项是保持在线并等待人类代表与他们交谈。

许多客户仍然喜欢与人声交互的体验,除了回答他们的问题外,他们还可以体会自己的处境。结果,通过IVR,客户可以快速方便地解决他们的问题。他们以非常令人满意的用户体验结束了对话,从而保留了他们作为客户的经验。

4.利用人工智能提升用户体验

人工智能(AI)在统一通信软件行业中的出现正在彻底改变内部或外部的用户体验。 AI可以从系统中提取数据并选择对您的员工有用的内容,从而使他们的对话更加高效。

一个例子是通过上面提到的IVR完成的。在AI之前的一天,一旦路由并接受了呼叫,员工和外部呼叫者将进行正常的对话并解决手头的业务。

但是,AI将这一过程提高了一个等级。在进行呼叫转移之前,它将有关呼叫者的信息发送给接收方。这意味着该员工可以正确准备对话,因为他已经有了呼叫者的姓名,联系信息以及投诉或疑虑。对AI进行适当的编程,它还可以确定呼叫者的心情和个性。

AI也可以编程为在通话过程中翻译语言或特定语言的某些单词。此功能使对话可理解,甚至令人愉悦,特别是在涉及不同国家或地区的人的情况下。

有时,参与者可能会错过一个重要的观点,因为他们不了解同事说的相关外语。人工智能可以赋予他们含义,并帮助消除误解的可能性。

5.使用保留的音乐或公告消除烦人的沉默

线路另一端的任何人都不想被搁置。下一个令人讨厌的事情是震耳欲聋的沉默。想象一下,当系统将您转移到相应部门时,出现30至60秒的绝对听觉虚无。

没有任何声音,已经因普遍存在的问题而感到焦虑的客户可能会感到被抛弃,遗忘和不尊重。相反,播放音乐可以确保他们的呼叫正在处理中,并且他们的存在得到重视。

至少,它可以避免无聊。音乐的选择可以而且应该适合您的目标市场。您可以使用AI过滤婴儿潮一代的古典音乐,以及千禧一代的最新歌曲。

另一种选择是使用描述您的最新产品或服务的公告。在等待期间,您的客户可能会对他们的最新创新产生兴趣。只需确保语气轻巧,友好,脚本或副本相关且有用,并且整个过程听起来不像是面对面的推销。

为什么要改善沟通策略

企业所有者和公司领导者已经开始意识到统一通信软件的优势,尤其是当他们在全国或世界各地设有众多办事处时。根据《 Apps Run the World》的估计,到2023年,全球统一通信软件市场或应用程序的估值将达到109亿美元,复合年增长率为2.1%。

但是,SparkleComm统一通信软件不仅仅具有通过Internet进行的语音呼叫的功能。有许多策略可以最大程度地利用它们,以激励您自己的员工,增加股东的参与度,并从整体上激发大量的生产力。

精心安排您的空间并积极参与在线会议(三)

现在,与我们在上面讨论的更正式的在线会议形成对比,您与最了解的人举行了会议。例如,使用劳格SparkleComm视频会议系统就能非常了解彼此。我们坚持在会议期间使用SparkleComm。我知道您还没有洗头或剃头时的样子,太酷了,但我对您现在脑子里发生的事情更感兴趣。让我们消除手续,当面谈谈。连接比上下文更重要。

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至少对我们来说,这种随意的参与对于站在办公室里曾经发生过的非语言互动有很大帮助,在这里,您可以认识到对方两个人,可以告诉他们他们是否度过了愉快的一天甚至在您与他们交谈之前。 

实际上,我们使摄像机整天运转。您会注意到有人不在那里。好吧,我想我已经有一段时间没看到好朋友了。我不知道他在干什么?当他回来时在盘子上放了一个三明治时,我会问:“你买了什么?” 我可以听到一些有关它的信息。而且,我还记得这也是我的午餐时间。关键不是要监视人,而是要通过SparkleComm保持联系的渠道。

当然,这样的安排可能并不适合每个人,但是根据我们的经验,为了更广泛的连接而放弃一些隐私是值得一提的。有了合适的紧密联系团队,这是一项可以带来红利的交易,我们已经注意到曾经不愿说话的人。

无论如何,如今所有人都在远程工作,没有比这更好的时间来舒适地打开SparkleComm视频会议系统了。在冠状病毒清除后不久,远程工作和SparkleComm在线会议很可能在未来几年仍将是知识工作的核心要素。这些不断变化的动力为不同的性格类型提供了发展和将思想推向前台的机会。明天的赢家和输家将不同于过去的赢家和输家。 

只需打开SparkleComm并进行互动即可使您领先于那个仍然坚持参加会议并带一些姓名缩写的人。将这种信心与为整理工作区的外观而付出的额外努力结合起来,SparkleComm视频会议将成为与同事和客户联系的桥梁,而不是障碍。

精心安排您的空间并积极参与在线会议(二)

回想一下您的第一份工作,当您出去花很多钱时,您买了漂亮的衣服,只是为了从第一天起就给人留下好印象。您想尽自己最大的努力,所以您付出了额外的努力来为成功做好准备。您为什么不在家办公时做同样的事情? 

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有些人喜欢使用虚拟背景,例如使用品牌徽标或风景秀丽的海滩场景,但是对我来说,最好通过管理自己的空间来定制您的信息。就像办公室或隔间中的装饰几乎没有显示您的身份一样,在线背景也显示出一种身份。 

完全公开之后,我自己仍在适应这个新现实,而我自己的工作区仍需要一些改进。最近几周,我基本上不在主卧室里工作。在刚开始的几天里,有些衣服和东西在我身后晃来晃去(让我们说这是一项正在进行的工作)。但总的来说,您想要一个漂亮,干净,明亮的空间。 

接下来,也许是一些个人物品。如果您喜欢网球,您的球拍如何挂在附近的挂钩上?你是一个大读者吗?也许您最喜欢的几本书放在肩膀旁的书架上。这可能就像将有趣的画涂在墙上一样简单。无论如何,您需要对此类事情保持谨慎。

除了发送有关您的专业资格的信息外,这是一种与个人互动的方式。与您为第一份工作买的那条糟糕的领带不同,在诸如此类的细节上加倍努力可以正面影响一对一的关系,团队氛围和您的公司文化。

一旦设置正确,充分利用SparkleComm视频会议就很重要。安排自己,使您位于相机的中央。由于人们的眼睛(和自我)倾向于在屏幕上向自己的方向徘徊,因此最好将自己的流式图像对准相机镜头附近的某个位置。当您点头和微笑时,您很可能在注视自己,但这似乎使您与其他人眼神交流。更好的是,从电视和电影演员那里获取线索,并在提出观点时直接看着毫无生气的相机。刚开始时可能觉得很奇怪,但是对于您的听众来说,您是超级连接,人们关注与他们互动的人,现在我们有了连接。

如果您已经做到这一点,那么您已经领先于大多数人。至少有一半的女性和大多数的男性(至少根据我们的研究)仍然不愿打开相机。在SparkleComm视频会议中展现自己的最佳自我,您将一路领先。