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第二步：让自己准备好主持

1.起草你的笔记或谈话要点。

充实已经列入议程的项目，以避免失去焦点。不要起草准备好的声明。坚持一个关键点，短命令和不完整句子的项目符号列表。这样可以防止你发出机械声。一些例子包括：目前的招聘需求状况：会计现已配备齐全。还需要市场营销新任经理和广告新行政助理。两个开口的预算限额= 100,000美元。
福利变化：总部逐步淘汰401k。为新员工制定新的403b计划。健康，牙科，视力保险目前尚未改变，但仍在审核中。

2.列出与会者名单。

包括他们来自哪里以及关于他们的一般个人信息。当您向彼此介绍每个人时，请使用此信息。您还可以在等待其他与会者加入时使用此信息进行聊天。
为您的记录员制作此列表的副本。记录员可以在他们到达或登录时简单地检查每个人的姓名，而不是花时间写出每个人的姓名。

3.检查你要展示的信息。

不要等到最后一分钟。在完成笔记和/或演示后的第二天开始查看信息。尝试将主要点提交到内存中，以便您可以在不停顿查看纸张或屏幕的情况下进行讨论。您保存的每一秒都可以用于其他演示者或问题。

4.在通话前一两天调查房间。

确保所有设备都存在且工作正常。如果您正在使用大房间并且预计有大量的与会者，请寻找具有战略意义的扬声器。如果遗失或发生故障，请尽快通知相关部门。

5.设置通话。

如果可能，请提前10分钟登录电话会议。有些工具不会让您在计划的时间之前登录。其他人不会让任何人沟通，直到有特殊密码的领导者登录。最后一次测试桥，以确保它运行顺利。
如果您不知道如何使用该设备，请提前几天学习。如有必要，请从贵公司的IT部门获取帮助。不知道如何操作软件或硬件可能会让你看起来不专业。

网络视频会议，可以实现在两点和多点间实时传输图像，语音和应用数据（电子白板、图形）等信息。适合远程会议，远程面试，小规模网络讨论。目前，网络视频会议主流分屏在25-30分屏显示。

视频会议系统可适应各种网络条件，不仅实现了高性能视频和音频通信，而且还提供了各种会议管理和数据功能。用户不需要投资高成本的硬件视频设备，只要使用普通PC，标准的视频采集设备，耳机，就可以轻松实现高品质，高可靠性，远程视频会议功能，而且还有效地节省时间和资金，提高效率。

视频会议软件为您的业务价值：

1，时间和距离不再是障碍，使会议开放更有效率;

2，节省大量会议成本和差旅费，使会议开的更经济;

3，最大化减少旅行疲劳和旅行消耗，使会议开启更加舒适;

4，避免疾病滋扰和意外入侵，使会议开的更加安全;

5，音视频，数据，文件等交流，使会议开放更全面;

6，方便的即时通讯和实时会议，使沟通更加彻底。

web会议系统高清视频会议，以便捷、高效、低成本的绝对优势引领互联网音视频浪潮，参会人员只需打开浏览器输入网址变可轻松参加会议，同时支持网页视频会议、web视频会议、视频会议客户端，手机视频会议等方式方法快速接入会议，特别适合公司老板、领导、高层管理和企业员工快速高效的召开全球网络会议。

公司的发展更重要的是内外部的沟通和协作。这也是构成企业团队的更重要因素。然而，随着社会的发展，时代发展速度在加快，留给企业进行内外部沟通的时间越来越少。尤其是非常多关键时刻，根本没有时间将团队成员聚齐起来进行沟通。如果团队成员没法聚集起来，就没法沟通了吗？视频会议的诞生让这一观点彻底改变。随着互联网的发展，个人终端和移动网络已经普及全社会，即使成员不在共同，也能进行面对面的沟通，这就是视频会议系统，那么，视频会议系统对企业的而作用到底有多大呢 ?

视频会议系统利用高科技的设备终端进行远程通信连接，从而达到虽远隔万里却能非常近距离的进行会议沟通交流，其实视频会议系统的好处可以体现在公司应用视频会议的多个方面，视频会议系统的更大好处之一就是高效，同一件事和以往的处理方式相比，使用视频会议系统决策者得到信息的速度更快，能与更多相关人员交流，从而有更多参与者提供意见和建议。对于突发事件，也能进行更快速的处理，传统的会议交流方式已经不能满足人们对信息的需求，视频会议系统的好处是更自然的交流方式，从讲话人的形态、表情等来领会对方的意思，从而更好的表达相应的观点，促进和谐交流。

现在，很多企业多会面临的问题就是企业的组织结构丰腴复杂，企业的高层的指令很难即时的传达给每个公司员工。而且，除此之外，在远程差旅问题上，企业的决策也很难对出差在外的工作人员起到明确的指示作用。虽然，可以通过电话、电子邮件的方式方法来给员工发出指令，但是，一旦涉及到一些专业的问题，那么，普通的信息交互方式就无能为力了。这时视频会议系统在企业发展的关键时刻会发挥巨大的作用。只要通过网络召开视频会议，用很短的时间就能做出更合适的方案，这样就能保证问题的及时解决。而长久以往下去，企业就获得巨大发展。

视频会议的出现，很大程度上解决了公司执行力低下的问题。通过视频会议，企业可以节约会议的成本，提高会议的效率，不仅可以再本地召开会议，还可以通过网络视频会议来与在外地的差旅人员取得联系，获取更新的外地信息，为企业高层的决策提供足够的依据。同样，企业的决策也可以通过视频会议系统对差旅在外的工作人员进行类似现场一样的指导。

视频会议系统是通过网络通信技术来实现的虚拟会议，是目前支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。视频会议通过传送协作成员的视频与音频信息，极大地方便了协作成员之间真实、直观的交流；同时，视频会议还可利用多媒体支持协同工作中各种信息的处理，如数据共享等，从而营建一个多人共享的工作空间。

视频会议系统的多媒体功能随着视频技术的发展，用户的需求越来越丰富,需要视频会议系统主要应用目前仍是“开会”，但同时，视频会议系统应用又已经超越了人们传统的认识“开会”的范畴。主流的视频会议系统，可节省公司开支，异地沟通交流方便，同时视频会议协同办公功能更近一步提升工作效率。

视频会议系统专业通讯协作视频会议软件，全球范围内的客户通过其视频会议系统能够更方便地召开会议，视频会议系统界面直观、友好，用户无须任何培训便可进行熟练操作和灵活使用，体验音、视频交互和资料交流的强大功能。完全满足公司协同办公，数据共享，技术支持等，帮助企业快速建立视频会议平台，满足各行业对视频会议的需求。

视频会议系统通过融合音频、视频、数据的网络通信技术，实现多方远距离的实时沟通和协同办公。使用视频会议系统，参会者可以听到其它会场的声音、看到其它会场现场参会人的形象、动作和表情， 还可以发送电子演示网站内容，使与会者有身临其境的感觉。

随着音视频通讯技术的日益成熟，远程培训系统已为企业、培训机构广泛采用，如面向大众的金融、证券等行业的第三方培训服务，面向企业员工的内部信息化培训平台，软件公司面向客户的远程软件示教平台，等等。

远程互动教学是一种基于多媒体通信技术，虚拟现实中的教学过程，将课堂搬到互联网的一种信息化教学互动应用。与传统会议相比较，具有会议安排迅速，没有时间、地域限制，费用低廉等特点。老师和学员仅仅只需在电脑或者移动设备上安装云课堂软件，并配齐耳麦、摄像头，上网即可进入您专属的在线教室和课堂。

主持电话会议让你有机会展示你管理和指导他人的能力。要想成功地领导一个电话会议，你需要知道如何组织电话会议，为你的角色做好准备，主持会议，并在会议结束后与与会者保持联系。通过练习，你会发现在电话会议中涉及到的许多步骤与面对面的会议类似。

第一步：组织通话

1. 选择一个方便好用的会议软件。

今天，你有各种各样的网络会议电话软件可供选择。选择一些用户友好的，大多数远程与会者已经安装。如果调用包含幻灯片，请确保选择了带有视频组件的软件。如果安装的软件不是一个现实的选择，选择一个人人都可以免费在线访问的服务。

为了在不需要软件的情况下为与会者提供服务，请确保电话是在一个装有扬声器的房间里进行的。这个拨号选项也将是一个方便的备份，如果网络研讨会软件失败。

2.轮询您的与会者一段方便的时间。

选择三到五个可能的日期和时间。向所有参与者发送电子邮件，以评估每种可能性的可用性。告诉任何无法做出任何时间的人尽快让你知道。

您还可以使用像Doodle这样的在线调度调查。这些工具允许与会者通过单击鼠标选择日期和时间。如果选择此选项，请不要忘记在电子邮件中包含该链接。

如果所有与会者都在同一时区，请避免在午休时间，工作日开始时或正常工作时间之后计划呼叫。

3.写一个议程。

包括需要讨论的主题。涵盖您预期来自其他成员的任何问题或疑虑。首先关注积极的问题。然后，解决挑战并提供解决方案或想法以克服任何障碍。

如果您计划将特定的任务分配给某些与会者，请在发送议程之前与他们讨论。你最不想做的事情就是出其不意地抓住某人，或者给经理或客户不正确的信息。

4.向所有与会者发送初步信息。

包括登录呼叫所需的所有内容，例如呼入号码和密码。将议程草稿附在电子邮件中。要求所有人阅读并通知您是否要添加内容或修改现有内容。

5.指定一个记录员。

为此任务选择最负责任，最周到的实际参与者。确保它们包含所有在场人员的姓名。让他们总结讨论的主要观点，使用议程作为大纲。

如果他们的手机上有数字录音机或录音功能，如果不讨论敏感材料，请让他们使用。

如果您在网络研讨会软件上使用录制功能，请不要跳过此步骤。因为可能会在您最不期望的时候失败。如果发生这种情况，您可以将书面记录作为备份。

6.发送提醒电子邮件。

如果是在午餐后或早上预定通话的前一天，请在通话当天执行此操作。利用此机会发送呼叫所需的任何报告或文档。您有责任确保每个人都在同一页面，并且每个人都在通话前完成了他们的职责。