3家领先的科技公司如何使用UCaaS推动创新(二)

通过提高员工敬业度来提高客户满意度

对于屡获殊荣的某车队管理公司而言,为最终用户提供一流的通信和支持是至关重要的。但是,过时的本地PBX系统以及无法完成任务的云通信解决方案阻碍了它们提供创新的客户服务的能力。

客户体验和技术运营副总裁说:“不幸的是,我们急忙选择了第一个云解决方案,而该解决方案还不够先进,无法满足我们的需求。” “它无法管理我们实现,跟踪每个呼叫者在队列中的位置,提供简单的一键通回叫功能或提供我们想要的呼叫流量可见性所需的复杂路由指令。” 毫无疑问,这些低效率使支持中心的员工感到沮丧,并使执行帮助客户简化和优化车队管理的使命变得更加困难。

SparkleComm不仅可以满足车队的复杂需求,而且还为他们提供了提供真正前沿的客户支持所需的一切。 SparkleComm的新功能包括更好的呼叫队列和一键通回叫功能,以及(更重要的是)集成和其他功能,这些功能可以提高可见性并使员工更轻松地合作。

“我们的调查表明,员工对我们以前的沟通工具的满意度约为50%。但是自推出SparkleComm统一通信以来,这一数字已跃升至80%的范围,” 他们的副总裁说。“我们的支持中心员工非常赞赏SparkleComm系统的直观性。在SparkleComm呼叫中心中,团队视图仪表板使我们的支持人员可以看到队列中正在通话的呼叫以及其他人员正在处理的呼叫,因此他们知道何时加入并帮助团队成员。我们的主管也可以加入,我们从来没有过这些功能。所有这些都是无价的,因为快乐,敬业的员工是我们成功的关键因素。”

简化工作,为创新留出空间

作为全球发展最快的网络安全公司之一,屡获殊荣的创新者,持续增长和成功取决于其向所有气缸发射的能力。但是其通信系统(可追溯到2003年公司成立之初的遗留PBX系统,以及其他工具的拼凑而成)无法完成任务。至少有五种不同的通信解决方案(包括两个会议服务和多个聊天应用程序)到位,无论员工是位于北京办事处还是遍布全球市场,通信都变得越来越复杂和繁琐。

SparkleComm的多合一平台不仅消除了远程协作的麻烦,而且还通过与其他业务关键型应用程序集成来提高效率,从而提高了生产率并释放了创新时间。让SparkleComm自动出现在Salesforce中,有助于提高他们的销售和支持团队的生产力。对于我们来说,这也是一种很好的方式,例如查看员工在电话上花费的时间,或者客户需要花费多少时间获得支持。SparkleComm的报告很棒,而集成则使我们具有了可见性。”该公司的CEO说。

SparkleComm为创新铺平道路

明确定义并传达的公司愿景。赢得员工的经验,旨在减少摩擦和浪费的时间,并使其与同事(无论身处何处)的合作更加轻松。可以协同工作的业务应用程序,可以提高可见性并减少孤岛。如果创新在路线图上,那么最清晰的途径就是找到能够同时提供所有这些和其他好处的策略。

如这些示例所示,正确的沟通平台为创新文化奠定了基础。SparkleComm统一通信的无缝性,易用性和可扩展性使其不仅仅是一个通信平台,而是将其视为真正创新的技术组织的骨干。

如何召开良好的电话会议

传统上,面对面会议是最有效,最可靠的召集方式,但是随着全球劳动力的不断壮大,电话会议比以往任何时候都更加重要。如果您是大型企业或中小型企业,则您的独特需求需要清晰简洁的沟通。

可以将电话会议视为虚拟会议桌,无论身在何处,每个人都可以参与对话。电话会议可促进团队协作,是亲自见面的理想选择,可节省您的通勤时间,差旅费和住宿。

但是,您如何进行良好的电话会议,而又没有人在场,却又风度翩翩,富有成效和创造力?在本文中,我们将介绍进行流畅的电话会议的主要技巧,无论这是您的第一个电话会议,还是您正在寻找从现在开始改善每个重要电话的方法!

准时并组织初学者

就像任何亲自开会一样,守时都是一种期待。在许多方面,按时出现,甚至比计划的开始时间提前一点点都是体贴的。

首先,它使您有时间进入会议室并熟悉设置。环顾四周,看看静音按钮在哪里,然后尝试一下通话中可能会使用的所有其他功能。查看您将最常使用的功能在哪里;“开始”,“时间表”等。

专家提示:参加会议时注意保持音乐吗?这表示您来对地方了,并且是一项周到的功能,它向在线的访客指示该呼叫将很快开始。

其次,请花一些时间检查您的麦克风和扬声器,以确保电话会议如火如荼地进行时不会出现技术问题。这将减少中断和麻烦的故障排除时间。

第三,练习一点“电话会议”礼节。没有什么比一袋薯片的起皱声或背景噪声的反馈更震撼了。准备好耳机,为笔记本电脑充满电,并准备好您可能需要的其他任何物品-减去嘈杂的小吃!花了一些时间将自己和周围的环境组织成​​“电话会议就绪”状态,这将使您留下良好的第一印象或进行富有成效的会议。

准备好

您在电话会议中出席吗?托管?共同主持?这种同步的目的是什么?

确立角色后,您可以提前计划并分解电话会议,以使其他与会者容易理解。知道每个人聚在一起的原因,您可以为合适的人提供动态会议,而不会造成延迟或复杂化。

考虑在电话会议期间需要共享哪些文件。让他们在您的桌面上准备好拖放到呼叫中或点击“屏幕共享”功能以向参与者确切显示您在屏幕上看到的内容。

在传达您的信息时,请清楚地表达您的想法,并以开头,中间和结尾来介绍您的发现或陈述。有时注意力不集中,因此通过提前练习会议的一部分,您可以解释您的想法并轻松进行追逐。

无论您扮演什么角色,即使只是作为观察员,也要提前计划以了解通话的目的并确定外卖业务,以确保您每次都能召开无缝会议。

坚持议程

有时电话会议会导致冗长的对话,尤其是在您讨论高级内容,发表意见,集思广益的创新目标或提出突破性想法时。

为确保每个人都能按时完成计划,请考虑在会议开始前制定宽松的行程。提前一两天发送给参与者,这样他们就可以仔细研究即将发生的事情。这样,他们将对预期的结果有更好的了解,并且他们可以在会议之前准备问题或准备反馈。

专家提示:提示参与者写下所出现的任何问题,并在最后留出一段时间回答。如果时间用完了,只需要求每个人在电子邮件中包含他们的问题,该电子邮件就会在当天晚些时候得到答复并发送出去。或使用会议平台上的聊天功能实时共享问题和评论。

另外,为了最大程度地减少加班时间,也许值得考虑一下您的会议是否应包含视频会议组件。这在视觉提示有助于做出决定(例如在虚拟采访中)的情况下效果很好。

记录电话会议

在下一次会议上,尝试按记录保存现在并稍后观看,您将看到该功能的价值。

为无法参加预定电话会议的人员捕获会议中发生的一切。这是浏览重点内容,获得清晰度,挑选小块智慧或查看如何从A点到达B点的完美方法。

录制电话会议时,您可以完全注意发生的事情。在场并充分聆听时,记笔记已成为过去。同步完成后,您可以观看并选择影响您和您工作的重要部分。

录音的另一个好处;您可以全面了解如何做出决定。通过从头到尾捕获会议,您可以了解整个开发过程的历史。没有任何想法或评论留在路边。做出决定的每一步都可以帮助您到达并到达目的地。

最后,会议录像带动了参与者之间的责任感。当项目和修正案分配给特定资源时,记录将提供详细信息和清晰度,并且可以视为完成工作的口头“地图和行动计划”。

从现在开始,只有一个好的电话会议

无论是严格的电话会议还是视频增强,下一次同步时,您都可以确信自己从在线会议中获得的收益与亲自获得的收益一样多。

不断增长的员工队伍没有理由无法随时随地保持沟通畅通。借助免费电话会议工具,您可以与您的直属团队,新员工,世界各地的潜在客户保持联系,使您保持联系。

SparkleComm为您的成长中的企业提供完成良好工作,保持竞争力并保持易于使用的通信所需的一切。借助免费的电话会议服务和免费的视频电话会议,您可以使用一流的音频和出色的视频质量,随时随地与国内外的员工保持联系。您的虚拟电话会议表变得更大了!

为您的企业设置VoIP的5条提示(三)

4附加路由器

重要的是要记下办公室中的其他路由器以及它们的使用方式,例如,它们是充当路由器还是只是交换机或AP。

真正的路由器具有网络地址转换(NAT)和防火墙功能,可以阻止不受欢迎的访客,并将面向公众的IP地址映射到网络中的许多私有IP地址(例如电话)。它通常将具有DHCP(动态主机配置协议)服务器,该服务器将专用IP地址提供给网络专用端上的所有设备。

通常,您只希望一台主路由器完成上述所有功能,然后任何下线的其他路由器都将充当简单的交换机和AP或无线网桥。这样可以确保您的网络只有NAT的1级,这对于VoIP很重要。如果您具有其他路由器和NAT功能,并且这些路由器使电话处于下行状态,则其他NAT级别可能会导致电话对话的路由问题。这里的问题是,VoIP呼叫通常会将面向公众的IP地址和私有IP地址嵌入控制数据包中。如果添加其他级别的NAT,音频数据包将很难路由到其在网络上的预期目的地。

电源中断的冗余计划

VoIP依靠稳定的Internet连接,当然也需要电源。如果其中任何一个出现问题,则您的电话系统将无法正常工作。但是,您可以采取一些措施来确保客户能够继续与您联系,如下所述:

后备电源

这可能很难实现,但是如果您可以购买不间断电源(UPS)来在断电期间支持您的电话和Internet调制解调器/路由器,则可以省去一些麻烦。

手机应用程式

确保提供商提供用于其电话服务的应用程序,这样您就可以使用智能手机应用程序拨打和接听电话。如果您的Internet或电源中断,WiFi模式将无法工作,但蜂窝模式将为您提供良好的蜂窝信号强度,因此仍然可以使用该应用程序拨打和接听商务电话。

转接所有电话

大多数VoIP服务都可以选择呼叫转移并按照我的类型输入功能。对于VoIP服务,请确保这些功能可用,因为在断电或Internet中断期间,您可以将所有呼叫转发到您选择的多个电话,例如手机。托管的SparkleComm VoIP服务通常具有一个Web门户,您可以登录以控制这些功能,因此,使用手机就可以登录并自行控制,而无需VoIP公司的任何支持。

结论

VoIP电话公司以极具竞争力的价格提供丰富的功能集。这刺激了企业尤其是中小型企业的巨大需求。但是,如果您在没有为VoIP电话的到来做好准备的情况下跳入并注册了服务,则可能会感到有些讨厌。编写本指南的目的是为企业为SparkleComm VoIP做准备,并且通过遵循每个步骤,您可以极大地最大限度地提高成功的机会和高质量的电话服务。

论电话会议遇到的难题

由于移动员工的增加以及在全球设有办事处的大公司的增加,电话会议如今变得更加普遍和重要。

根据国际数据公司的数据,“到[2020年],IDC预计移动员工将占美国劳动力总数的近四分之三(72.3%)。”

这种趋势只会增加,所以为什么不增加电话会议技巧呢?

召开电话会议(或参加电话会议)时,会遇到一些独特的挑战。

例如,没有肢体语言提示,因此人们经常互相交谈。

缺乏提示使得某些参与者更容易支配对话,而其他参与者更容易感到被忽略。

当参与者不可见时,它也更容易执行多任务或脱离接触,因此保持参与者的参与度尤为重要。

利用劳格科技的SparkleConference会议提示列表!随时给一些您在此过程中收集到的其他提示。

限制小组人数,让每个人都感到自在,从一开始就建立明确的礼节协议。

考虑发送描述您的电话会议规范的电子邮件。

通话开始时设定全神贯注的期望,让您的参与者完成工作,让讨论在适当的时候进行提出深思熟虑的问题。

使用具有仪表板,聊天界面,显示正在交谈的人,允许屏幕共享,具有匿名选项的界面,并且如果事情太吵杂,则可以将其静音。

考虑利用补充工具来完善您的电话并解决特定的挑战。例如,SparkleConference使得与呼叫成员进行签入,进行民意测验和收集问题成为可能,以便每个人都可以提供输入并查看协作反馈的可视化。

电话会议带来的挑战有敏锐的认识可以带来更有效的解决方案。

每次通话后,列出出现问题的地方并提出潜在的未来解决方案。

尽管很容易注意到道路上的颠簸并放开它们,但请考虑将电话会议变成一个创造机会,以改善每个人的体验,从而也改善您的业务。

为您的企业设置VoIP的5条提示(二)

无线

另一方面,WiFi不是大多数IP电话的标准配置。高端IP电话倾向于内置或支持USB WiFi适配器,该适配器可用于将电话连接到本地WiFi网络。

您在这里的另一个选择是购买WiFi桥接器。这些设备有多种形式,从具有无线功能和一个RJ-45以太网端口的小型设备到可以在桥接模式下使用的较大的接入点(AP)。无论哪种方式,这都将通过无线连接到您的主WiFi路由器,然后您可以将电话硬连线到AP的LAN端。这里唯一的小缺点是额外的延迟,因为所有音频呼叫都必须通过无线接口才能到达主路由器,然后再到Internet。不过,这不太可能引起问题。

最后一种选择是使用无绳电话。这是不理想的,因为与使用IP电话相比,音频质量往往较差,但它可能对您的小型企业有效,特别是在您需要某种形式的移动性的情况下。要连接标准DECT无绳电话,您将需要一个模拟电话适配器(ATA)。这将使用CAT5 / 6电缆连接到路由器/调制解调器,并将连接到无线基座。然后可以将听筒放在方便的位置。如今,基于IP的DECT无绳电话系统也有多种选择,这消除了对ATA的需求,只需将基座直接连接到调制解调器/路由器即可。

给手机供电

本部分的最后说明是为电话供电,因为它与您为办公室中的每个电话选择的位置非常相关。大多数IP电话都需要使用电源插座,因此请确保每个电话位置都靠近一个。市场上的许多IP电话也支持以太网供电(PoE),因此,如果您的办公室中有PoE网络交换机并进行电话的硬接线,那么这将是您无需担心的一件事情。

3-主路由器

路由器作为网守,可以保护和保护您的内部网络,以及将流量路由到互联网或从互联网路由出去,因此它是您业务的重要组成部分。您很可能已经在办公室中有了路由器,至少我希望您这样做!它甚至可能是路由器/调制解调器组合设备。无论哪种方式,都必须确保它与VoIP兼容。我们为您简化了操作,请查看我们的VoIP调制解调器和路由器兼容性指南,并确保您的设备适合SparkleComm VoIP

SIP ALG问题

如果您花时间阅读调制解调器/路由器兼容性指南,并且希望您这样做,您将看到路由器和VoIP最常见的问题之一就是称为SIP ALG(应用层网关)的功能。这往往会导致VoIP出现许多问题,例如掉线和单向音频。因此,我们编写了另一本可能有用的指南,该指南关于如何为某些较流行的路由器禁用SIP ALG。