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文件管理

对于远程团队来说，云存储是一种流行的文件管理解决方案，因为它允许他们将重要文档存储在远程服务器上，这意味着可以从任何地方使用任何设备访问这些文件。 这对于协作也非常有用，因为多个人可以同时在一个项目或任务上一起工作。 

最受欢迎的文件管理工具可能是Google云端硬盘和Dropbox，但是如果您使用的是劳格SparkleComm系统，则其中还具有文件共享功能，可让您与队友和小组共享计算机中的文件。 因为它与我们上面提到的那些云文件管理工具（如Dropbox，Google Drive，OneDrive和Evernote）集成在一起，所以您还可以将这些文件直接与您的团队进行聊天和视频通话。

任务管理

当您无法在同事的办公桌前走路并要求更新项目状态时，任务管理软件就变得更加重要。 

理想情况下，您需要能够轻松创建，分配，共享和跟踪任务的软件。最受欢迎的是Todoist和Trello，但同样，如果您想整合您的工具并减少每月要支付的不同应用的数量，SparkleComm也具有任务管理功能。您还可以在团队对话中分配任务，在日历或列表视图中查看任务，甚至可以按项目或团队对任务进行排序。 

吸引远程员工参与的7项活动

现在您知道了与远程员工一起工作需要哪些工具和流程，是时候将它们付诸实践了。面向远程员工的这些有趣的活动将使他们感觉自己就像是一个紧密联系的团队的一部分，不管他们有多远。

1.上午启动会议

在一家专业服务公司，员工通过参加名为提高服务技能的SparkleComm会议来共同开始新的一天。这次电话会议是新的一天的开始，使每个人都可以听到有关正在发生的事情的快速更新，并帮助远程员工保持与总公司文化和对话的联系。 

2.虚拟网络程序

美国运通（American Express）与其人力资源团队合作，启动了BlueEn，这是一个虚拟的工作人员网络，该网络专门设计用于召集具有灵活工作安排的员工。他们还举办了一个虚拟职业周，为2,000多名员工提供服务，甚至还设有BlueEn大使，他们倡导为公司的虚拟人群提供资源和支持，提高BlueEn员工网络的知名度，并在远程员工之间建立联系。

上期我们了解了SparkleComm的可扩展性、可靠性不仅是基于云，也是基于大多数企业所要实现的功能之上的，SparkleComm是可以根据用户的需求对功能模块进行扩展，即使是某些组织自定义也无法实现的，同时我们要知道在部署时应该注意到的其它5个要点，接下来让我们一 一了解。

1.您希望为您的企业提供哪些高级功能？如今，所有系统都可以拨打和接听语音电话，大多数VoIP系统允许使用软电话，软电话是在台式计算机或手机上运行的应用程序。其他功能可能包括视频会议，协作呼叫。如果你需要那些，那么你应该检查它们是否可用。您可能还需要即时消息（IM），自定义报告或数据导出，或更强大的安全功能，如审核，加密和记录。

2.您的业​​务是否有条理，以便您在某个地方有一个接待员或电话接线员？如果是，那么您将需要能够支持某种运营商的控制台，并且您需要为该人配置特定的权限和工作流程。

3.您的销售人员或支持人员是否拥有较大的通话量，或者您是否在运营中运营呼叫中心？两者都不仅需要网络优化，还需要软件支持。销售和支持人员需要与您的客户关系管理（CRM）和应用程序集成，而呼叫中心通常需要语音提供商提供的除一般UCaaS客户端以外的特定软件。

4.你的网速是否够快？语音呼叫要么需要单独的网络，要么需要具有服务质量（QoS）支持的虚拟LAN（VLAN），以便语音呼叫保持可理解性。此外，您需要一个不受Windows Update影响的VoIP呼叫网关。小型组织通常可以使用共享网络和正确配置的VLAN，但不仅如此，还需要单独的网络。并且该网络必须足够快，这意味着如果您没有运行千兆以太网，那么您的速度就不够快。

5.您的员工中有很大一部分是移动或远程办公吗？虽然不太相关，但这些实际上是单独的考虑因素，需要您考虑改进您的远程访问基础架构，将各种移动设备集成到您的管理框架中，以及可能包括呼叫加密或仅拨打电话等事件的道路战士的安全注意事项通过虚拟专用网络（VPN）服务。

还有一些需要考虑的事情：首先，当涉及到员工将使用的物理手机时，您通常可以选择自己喜欢的手机，因为几乎所有VoIP手机都可以在基于相同标准的硬件上运行：会话启动协议（SIP）协议。但是，一些供应商，尤其是那些专注于企业客户的旧供应商，仍然使用他们自己的SIP专有版本，因此您需要在购买前检查所需的手机支持。

最后，不要跳过提供商的销售文献中谈论专业服务产品和支持的部分内容。如前所述，与管理直接面向数据的网络相比，语音流量和其他流通信通道是不同的。您将面临重新配置路由器，交换机以及相当大比例的应用程序，这样不仅可以为VoIP系统腾出空间，还可以确保您的呼叫保持最佳水平的音频质量。同时，能够使用知识渊博的支持人员的服务是决定竞争语音提供者之间的关键。

6. 5G连接

的出现5G连接 拥有先进的网络架构，并带回家，当今世界需要的速度。5G由于具有高端功能，因此在数据传输速度，容量和低延迟方面为UC系统提供了出色的功能，并带来了一系列好处，包括改进的高清视频流，AR和VR集成，增强的协作以及改进的VoIP服务。跨多个位置。这使企业能够利用4k进行员工视频通话，将虚拟导览引入视频通话等等。

7.智能设备和可穿戴设备

智能设备和可穿戴技术（包括手表，健身追踪器和衣服）在全球范围内的使用呈指数增长，已为统一通信领域挖掘了金矿。随着业务中智能手机的日益普及，公司逐渐将智能设备作为在工作场所采用统一通信的主要驱动力，并计划投资智能手机应用程序以优化其业务流程。

8.区块链集成

当今UC市场的全球趋势表明，越来越多地使用区块链来加速移动电话号码向不同服务提供商的迁移，而整合工作场所通信渠道是最新趋势。由于区块链可以作为分散账本，可以为全球所有运营商提供标准化的访问和路由查找功能，因此公司正在对该新兴技术进行投资，以优化移动电话号码可携带性（MPN），本地号码可携带性（LNP），免打扰（DNC）他们的办公室电话，移动电话以及VoIP电话的注册表。

9.嵌入CPaaS和API以优化工作流程

通信平台即服务（CPaaS）为企业提供了满足其统一通信要求的综合框架，而无需为实现视频会议，呼叫和消息传递等不同功能而投资单独的应用程序和工具。此外，UC领域对易于访问和集中管理的需求不断增长，这促使组织将CPaaS和API纳入其现有业务工具中。这可以促进即时消息，视频呼叫或约会提醒在公司系统上的集成，从而为员工和客户提供卓越的用户体验。

10.增强数据安全性

在这个数据驱动的世界中，公司将继续收集用户信息，以提供个性化的客户服务并保持竞争优势。此外，云计算的迅速普及和技术采用的日新月异也引起了人们对数据安全性和隐私性的担忧。结果，法规要求公司在其UC体系结构中内置数据安全性和隐私保护功能，以保护用户信息并赢得客户的信任。在安全系统上进行重大投资以确保数据保护，消息加密，欺诈预防，安全控制和网络灵活性是今年将塑造UC市场的另一个关键趋势。

SparkleComm统一通信的未来令人兴奋，并为希望给团队带来竞争优势的公司提供了巨大的机会。随着分布式和远程劳动力成为常态，全球组织在遥远的地方建立供应商和客户群，对统一通信的需求不仅会节省成本和时间，而且还会提高生产力。影响UC的10大技术趋势只会使空间变得更具交互性，吸引力和功能。

2020年十大统一通信和协作趋势

统一通信是简化企业通信，提高生产力和提供无缝用户体验的关键投资机会。以下是将在2020年塑造统一通信和协作市场的一些主要趋势。

1.越来越多地采用Cloud UC

现代通信基础设施的未来将基于云。随着Internet的可访问性不断增长，统一通信即服务（UCaaS）已成为比维护内部网络更可行和更具成本效益的选择。随着本地解决方案的维护和管理变得越来越昂贵和更具挑战性，企业正转向UCaaS解决方案（如SparkleComm统一通信平台）以简化关键业务功能并通过任何可用于Internet的设备快速访问其数据，音频和视频通信。此外，由于所有内容都存储在云中，因此可以更好地解决灾难恢复和业务连续性问题。

2. AI和ML集成

尽管AI和ML集成是UC系统的最新功能，但有大量证据表明它可以帮助组织简化运营。通过利用AI和ML，企业可以使用用户行为和公司沟通模式的数据分析来提高员工的生产力和协作能力。统一通信的客户服务应用程序同样是AI和ML的受益者，它们具有语音转文本功能，智能决策引擎以及虚拟助手或机器人。

3. AR和VR的普及

AR＆VR技术正在重新定义客户体验技术，并且已经在许多跨行业应用程序（例如医疗保健，娱乐等）中实现了集成。通过将覆盖的信息实时转换为可视内容并让员工真正地“体验”协作，AR和VR技术具有在UC环境中推动创新的潜力。尽管还处于起步阶段，AR和VR技术仍具有改变UC游戏的潜力。

4.物联网驱动的移动劳动力

由于2020年第一季度在大流行的边缘已经结束，我们正在目睹将工作定义为空间而不是场所的转变。由于发生COVID-19疫情，全球员工被迫进行虚拟工作，举行会议并在家中提交报告。随着智能手机的普及以及企业对物联网上运行的未来应用程序和设备的越来越多的采用，使得这种统一成为可能。展望未来，公司需要培训员工使用移动和智能设备，以提高他们无论身在何处的通信和协作的可能性，而不会造成数据丢失或安全漏洞的威胁。

5.虚拟会议室

许多公司已采用虚拟会议或视频会议，以节省时间和资源，传达清晰的信息，并使执行董事会了解组织内的最新动态。SparkleComm统一通信平台使人们可以使用集成的音频、视频、聊天和应用程序工具，无论他们身在何处，都可以通过互联网进行有效的实时通信。远程工作和分布式办公室设置的全球趋势日益增长，迫使企业在其组织中投资于虚拟会议和其他统一通信系统。

您如何开始使用远程工作程序？需求因行业和工作职责而异，但是所有远程工作者都需要VPN，协作软件和视频会议平台。

1. VPN保护公司数据

您的远程员工可能会在其家庭办公室，咖啡店或其他任何可以获得Wi-Fi信号的地方工作。为确保它们的连接安全，您需要提供一个虚拟专用网络（VPN），以保护公司数据并保护对云服务的访问。

VPN提供了到Internet的加密连接，可以防止其他人看到网络活动。在远程工作场景中传输敏感的业务数据时，这一点尤其重要。但是，由于VPN处理您的互联网流量，因此请务必仔细阅读条款，以确保您选择的提供商不会保留活动日志，这一点很重要。

2.协作解决方案促进远程工作

很难在办公室进行协作，更不用说在互联网上进行协作了。从事新的远程工作计划的企业必须仔细考虑员工如何相互沟通并完成工作。

大量可用的基于云的通信工具和项目管理解决方案有助于简化交互并简化远程协作。这些应用程序通常提供免费版本或试用期，因此您可以确保在长期承诺之前满足您的业务需求。

3.视频会议平台擦除距离

在过去的十年中，SparkleComm视频会议取得了显著进步，但是对于许多组织而言，这仍然是一个艰巨的任务。问题的一部分是缺乏互操作性。与电子邮件，电话或短信不同，SparkleComm视频会议中的所有与会者都必须使用同一应用程序。

因此，为您的员工指定视频会议平台很重要。提供了许多功能齐全的独立解决方案，而一些协作工具则包括基本的视频会议功能。寻找与您正在使用的其他应用程序集成的解决方案。

举办在线视频会议的提示

面向所有人的时间：确保会议的每个成员都可以彼此见面，或者至少知道所有其他参与者。这意味着每个参与者都必须登录视频会议，即使某些参与者在同一个房间中也是如此。

时间就是一切：安排远程视频会议可能很复杂；注意时区和夏时制。

修饰角色：参加SparkleComm视频会议很容易，但是应该作为面对面的会议来处理。穿着办公服将使您更具风度，使您更容易开展业务。

请勿打扰：通过关闭铃声，在门上贴上请勿打扰的牌并尽力避免与房间中的其他人进行互动来防止打扰。

点亮：不要忘记照明。后面的光线过多会形成轮廓，头顶的光线会投射出难以形容的阴影，侧面的阳光会造成眩光。主要来自前方的环境照明使其他人可以在最佳光线下看到您。

保持眼神交流：总是很想看看正在与之交谈的人，或者是在屏幕角落看着自己。尝试不时看摄像机，以保持目光接触。

保持安全：如果您坚持要在公共场所开会，请注意周围的环境，使用隐私屏幕，并注意不要在他人的耳中泄露敏感信息。

制定备份计划：每个视频会议都需要制定计划B。应预先设置主要应用和备份计划，这样您的团队就不会在技术问题上浪费时间。

远程工作不再是趋势

COVID-19的到来是全球性的危机，必须通过一系列战略来应对，其中只有一项是远程工作。对于某些人来说，在家工作可能是一个突然的变化，但是只有很少的工具，大多数小型企业才能迅速适应以确保员工的安全和高效。

为了使您的小型企业更轻松地过渡到远程工作，我们开发了全面的SparkleComm视频会议指南来创建正式的远程工作策略。