减少会议室SparkleComm会议干扰的方法(二)

禁止在董事会中使用所有技术的“焦土”政策的另一种选择是采用正念和整体专注技术。

最近的一本书宣称“浓密的存在”的好处,“厚存在”指的是一种高度专注的,单任务的操作系统,没有干扰。

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可以将其视为会议室的指导冥想。

是的,很难忽略您的电话,但是在SparkleComm会议中与会人员与房间中其他人(和人类)的联系越多,您越早就能找到自己满意的解决方案。

这个网站建议在SparkleComm会议开始时进行一个简单的1-2分钟的静心冥想练习,以帮助所有人消除一天中的精神困扰,并在会议中更加充实地参加会议

另外一些可能不立即显而易见的提示:

保持水分

SparkleComm会议上喝水。轻度脱水的症状包括烦躁不安和注意力不集中。

允许并鼓励涂鸦

研究表明,手工书写笔记和涂鸦可以提高注意力和记忆力。

SparkleComm会议中提供纸笔可以使团队在创纪录的时间内获得更好的结果。

专注于白板

给每个人一个干擦标记,让他们参与贡献董事会内容。如果您的房间很大,并且有很多潜在的参与者,请考虑将IdeaPaint放在墙上。

最后,一些专家建议使用设备来提高SparkleComm会议效率。

他们认为,笔记本电脑,平板电脑和电话是我们工作场所不可或缺的一部分,我们可以利用它们的计算能力。

当然,我们知道预订软件可以简化会议室的安排和预订,使所有与会者都了解最新的会议空间。

技术也可能在SparkleComm会议中使用。

所有人都可以使用公用数字会议记录,并且消除了忘记重要细节的风险。

集中的信息可以进行更具创意的集思广益会议

当今智能手机上的“请勿打扰”功能使您的团队可以使用共享的计划和笔记应用程序,而不会一直受到推送通知的攻击。

需要安排下一届SparkleComm会议吗?

您的会议室经理可以在离开会议室之前完成此操作,从而节省了以后的漫长电子邮件链。

当然,有时即使安排得最好,效率最高的会议也会使您分心。

发生这种情况时,提供了一些不要太认真的提示:

计划失败

如果您的Powerpoint演示文稿,视频会议平台或投影屏幕无法配合使用,请做好足够的准备以通过硬拷贝浏览相同的材料。

发生这种情况时表现出幽默感可以帮助房间中的每个人摆脱困境,恢复正常生活。

承认环境干扰

外部建筑噪音,警报器或雷暴可能与技术一样分散注意力。

花一点时间向他们表示感谢,并作为一个小组评估会议是否可以在喧闹声中继续进行。

处理叛徒的手机

总会有一个人忘记静音手机或将其置于“请勿打扰”模式。如果在SparkleComm会议期间电话响了,每个人都会分心。

确认这一时刻,并用它来重申您对集中精力的渴望,以此作为快速,富有成效的会议的一种手段。

如果第二次发生,请该人离开。

各种规模的组织都可以从这8种IVR功能中受益(一)

在当今的呼叫中心中,客户体验(CX)为王,技术是确保其稳固地位的一种工具。现代消费者重视速度,便利和选择,并将奖励那些在其客户服务交互中提供这些品质的企业。相反,当组织无法兑现这些期望时,他们就会四处逛逛。风险如此之高,组织需要全力以赴来满足客户的需求,包括实施增强体验的呼叫中心软件。

如果CX是国王,那么交互式语音响应(IVR)系统就是迎接城堡游客的管家。精心设计的IVR,就像主管管家一样,热情地向客人致意,评估他们拜访的原因,并确保他们到达目的地。这种互动为其余的“访问”设定了基调。

什么是IVR?

一个IVR是一个自动化的接口,允许呼叫者与一个电话开始的组织相互作用。IVR通常播放录制的问候语,然后提供菜单选项,最终将呼叫者引导至代理或自助功能。许多人都知道IVR是告诉他们“按1进行销售”的系统。

IVR通常在呼叫中心使用,它们与自动呼叫分配器(ACD)集成在一起以处理呼叫路由。但是,它们的使用不仅限于呼叫中心-它们可用于需要确保将电话定向到正确目的地的任何类型的组织中。

IVR已从现代技术中受益匪浅。早期版本使用DTMF(双音–多频)进行呼叫者输入,这意味着交互仅限于呼叫者可以使用其电话键盘输入的内容。如今,人工智能使呼叫者可以向使用自动语音识别(ASR)的IVR发出自己的需求。此外,智能手机用户可以在连接呼叫之前使用可视IVR来表达他们的需求。

呼叫中心软件的高新技术?

IVR通常没有得到应有的尊重。诚然,某些组织配置其IVR的方式还有很多不足之处。谁没有被困在无尽的电话菜单中,而是反复大喊“代表”或一遍又一遍地按手机上的零键?这使您质疑公司的动机,就好像他们永远不想让您与客户服务代理联系一样。在这些情况下,这些组织将他们的IVR变成了坏的管家,带您到城堡里四处游荡,最终使您无法逃脱地牢放置在地牢中。

当我们针对2019年NICE inContact客户体验(CX)转型基准研究对消费者进行调查时,我们询问了消费者对其IVR体验的满意度如何。只有26%的人在10分制上给他们9或10分。有待改进,克服了许多不幸的声誉。做到这一点很重要,因为同一项研究还表明,电话仍然是最常用的支持渠道,这意味着大量用户将在通话开始时继续与IVR进行交互。

企业需要在配置客户时考虑到其IVR,包括编写简洁的菜单并提供一种快速连接到座席的简便方法。否则,下面将讨论的IVR的某些功能将不会被最大化。

能力

高质量的IVR具有增强客户体验并简化某些关键操作流程的功能。组织可以决定利用所有这些功能,或者只是选择一些功能来实施。IVR应该足够灵活以适应业务需求。以下是这些功能的一些示例。

1.播放自定义的问候

不要小看第一印象的重要性!IVR应该让您轻松记录并实施问候语。许多企业甚至雇用语音人才来确保第一印象的品牌正确。但是在品牌塑造次要的情况下(例如在网站中断的情况下),组织应该能够快速切换问候语以告知呼叫者状态。

此外,最好的IVR可以根据呼叫者拨打的号码播放不同的问候。对于BPO,这意味着他们可以为不同的客户设置不同的问候。对于常规企业,这使他们能够为各自的销售和服务线播放不同的问候(并提供不同的菜单选项)。

2.评估呼叫者的需求

传统的IVR要求客户使用电话上的键盘与菜单进行交互(“按5键以进行公司销售”),但是更现代的系统可能允许呼叫者简单地说出他们的菜单选项,或者通过陈述他们的需求来完全绕开菜单(“我需要下达公司订单的帮助”)。不管采用哪种方法,IVR收集的信息都会将呼叫者需要的信息告知系统,并启用下一个功能。

3.促进更智能的路由

IVR通常与自动呼叫分配器(ACD)配合使用,以将每个呼叫者路由到最能为他们提供帮助的座席。IVR在前期交互过程中收集的信息,无论是菜单选择还是口头需求,都将传递到ACD,后者使用其路由例程中的数据。例如,需要公司销售帮助的呼叫者将被路由到公司销售专家,而不是常规的销售代理。也可以根据地理位置,语言偏好等来路由呼叫。更智能的路由应该带来更令人满意的结果和体验。

4.启用自助服务

现代的IVR使客户能够自助完成一些简单的任务,例如检查营业时间,查明帐户余额以及重新安排约会。这使企业能够提供24/7全天候服务,并向希望快速解决自己问题的客户提供吸引力。此外,在IVR中处理这些联系人比让座席处理它们更具成本效益。IVR自助服务需要IVR与其他业务系统之间的集成。例如,如果更改约会是一项自助服务,则IVR需要与客户约会计划系统进行对话。

5.理解人类的言语

为了提供某些上述功能,IVR必须注入人工智能(AI),以便它可以理解和处理人类语音。IVR使用自然语言处理(NLP)来解释呼叫者对它说的话-“大街商店在星期六什么时候开门?” -然后将其转换为其他系统可以使用的格式。然后,它使用文本语音转换(TTS)将响应读回给呼叫者-“大街商店在周六上午10点营业。” 除了启用自助服务外,呼叫者与菜单进行语音交互还需要这些语言功能。

6.管理来电者的期望

IVR可以帮助管理呼叫者对等待时间的期望-当呼叫量大且队列已满时,这尤其有用。没有人喜欢在队列中等待,但是如果IVR可以提供估计的等待时间,那么它至少会更可口。此外,良好的IVR可以为排队的呼叫者提供从代理接收回叫的选项,这样他们就不必继续等待。

7.快速启动代理交互

IVR收集的信息也可以传递给代理以快速启动对话。例如,如果IVR对呼叫者的身份进行身份验证,则可以将该信息传输到代理并触发CRM系统的屏幕弹出。座席不仅可以跳过身份验证过程,而且还可以立即访问客户历史记录,从而可以个性化呼叫并开始业务。这样可以减少平均处理时间(AHT),降低人工成本,并使代理商专注于解决问题。

8.收集客户反馈

获取客户反馈是持续改善客户体验的关键。IVR可以在电话结束时进行调查,以便企业可以衡量客户满意度(CSAT),净促销员分数(NPS)等。在联系后立即要求反馈,将确保呼叫者仍能从中获得新鲜的体验。及时而定期的反馈将帮助企业领导者了解客户旅程中一个重要的接触点-呼叫中心的绩效。

了解更多关于SparkleComm呼叫中心的问题:IVR仅适用于大型企业吗?请持续关注本文的第二部分。

IP语音的缺点(二)

连接不良

如果您的连接质量不好,您将有非常差的VoIP体验,您最终会讨厌技术,硬件,服务提供商……甚至可能是与您交谈的可怜人!

共享连接

在公司环境中,您很可能会在高速宽带连接上部署VoIP,还将将其用于其他数据和通信需求:下载,服务器连接,聊天,电子邮件等。VoIP最终只能获得您的一部分连接,高峰时间可能会留下不足的带宽,从而导致通话质量下降。由于您有多个用户,因此您将不知道同时在线的用户数量,因此很难始终提供足够的带宽。由于连接不良而减少公司电话线是有害的。

良好的做法是在通话时尽量减少将Internet连接用于VoIP以外的其他用途。

VoIP需要动力

您需要将调制解调器、路由器、ATA或其他VoIP硬件插入电源才能正常工作–与PSTN电话不同。如果电源中断,您将无法使用手机!几分钟后,使用UPS(不间断电源)将无济于事。

紧急电话

VoIP服务提供商不受提供紧急呼叫的法规的约束,因此并非所有人都提供。尽管许多公司都在努力在其服务中提供紧急呼叫,但是此问题仍然是阻止VoIP的重要因素。

安全

这是该列表中的最后一个,但并非最不重要!安全性是VoIP的主要关注点,其他Internet技术也是如此。VoIP上最突出的安全问题是身份和服务盗窃,病毒和恶意软件,拒绝服务,垃圾邮件,电话篡改和网络钓鱼攻击。

VoIP如何变得更昂贵

虽然VoIP是一种更便宜的选择,但它需要某些条件才能发挥其价值。通常,不能满足VoIP系统的基本要求最终导致通过VoIP进行通信比其他方式更为昂贵。

许多因素都会导致这种情况发生,例如Internet连接(在某些情况下可能会很昂贵),硬件,移动性,呼叫的性质,距离,服务计划,政府施加的限制等。因此,无论何时何地VoIP变得更加昂贵,而不是VoIP本身更昂贵,而是它的使用。

在某些情况下,VoIP并不是最便宜的通信方法:

您需要投资每月20元的Internet连接,才能在计算机上拨打免费的SparkleComm电话。但是,如果您只打了几个不太长时间的电话,最好抓住传统电话。

您想使用手机拨打免费或廉价电话。为此,您需要一个3G数据计划,因为Wi-Fi的范围有限。该计划的费用可能比您通过GSM网络拨打电话所要支付的费用还要多。

伴随着Internet连接(包括国际通话)的互联网和电话服务提供商也很多。如果您打算选择捆绑服务,则可能无需同时投资VoIP

您想在小型企业中部署VoIP,并投资购买昂贵的电话和设备,而您的公司并不需要它。

您使用错误类型的VoIP服务或计划进行注册。您最终要么用得比所得到的少得多,要么浪费了所要支付的大部分钱,要么所使用的超过了您应得的权利,从而使您在分钟数上的支出超出了套餐所提供的。

还有许多其他原因导致使用VoIP可能会产生与预期相反的结果。在参与SparkleComm VoIP订阅,硬件或习惯之前,请仔细考虑和计划。充分了解情况很重要。

IP语音的缺点(一)

IP语音(也称为VoIP或Internet电话)是一种使用Internet进行语音和视频呼叫的技术。通话大部分时间都是免费的,即使不是很便宜的话。SparkleComm VoIP以其众多优势吸引了全球数以百万计的人和公司。

无论您是已经改用VoIP还是仍在考虑使用该选项,您都需要了解VoIP的缺点-带来的各种陷阱以及附带的缺点。主要是:

  • 语音质量
  • 带宽依赖性
  • 功率依赖性
  • 紧急电话
  • 安全

该列表可能不够长,而且影响力不足以影响您的决定。此外,我们大多数人已经在不知不觉中使用了SparkleComm VoIP。但是,了解哪里可能出问题以及哪些限制是可以帮助您获得更好的交流体验的。 

VoIP语音质量

简而言之,VoIP中的服务质量(QoS)是VoIP服务提供的“质量”水平,用于以体面的方式发出呼叫。QoS因技术而异。我们所谓的VoIP优质QoS是严格的,这可以使您进行良好的通话而不会受到延迟,怪异的声音,噪音和回声的困扰。您希望像拨打座机电话一样进行通话。

VoIP可以改善QoS,但并非在所有情况下都可以改善。VoIP QoS取决于许多因素:宽带连接,硬件,提供商提供的服务,呼叫目的地以及其他因素。

越来越多的人正在享受使用VoIP进行的高质量电话通话,但是仍然有许多用户抱怨听到“火星人”,必须等待很长时间才能听到答案以及其他问题。常规的电话服务提供了非常好的质量,以至于VoIP呼叫的丝毫缺点也不会被忽视。

尽管VoIP技术具有更多优势,但事实证明,它比PSTN技术“不那么可靠”。数据(主要是语音)必须先进行压缩和传输,然后再进行解压缩和传输。所有这一切必须在很短的时间内完成。如果此过程花费了几毫秒的时间(由于连接速度慢或硬件原因),则通话质量会受到影响。这会引起回声,这是您说话后几毫秒后听到声音的现象。

但是,如果您可以确定良好的宽带连接,高质量的硬件和良好的VoIP服务,则可以不用担心而使用SparkleComm VoIP。一些服务提供商会采取一些措施来防止回声,但这还取决于您的连接和硬件的质量。

VoIP高度依赖带宽

VoIP的另一个名称是Internet Telephony。当您说“ Internet”时,您说的是带宽-您的宽带连接。我们在这里允许使用“宽带”一词,因为如果您正在使用或打算使用VoIP,我们假设您确实具有宽带Internet连接。尽管VoIP确实可以通过拨号连接工作,但对于VoIP而言却太慢了。

连接断开

由于VoIP取决于您的宽带连接,因此如果连接断开,您的电话线也会断开。公式很简单:使用VoIP,没有互联网就意味着没有电话。这在家里可能非常烦人,并且对您的企业造成灾难性影响。

哪些因素会影响VoIP通话的语音质量?

过去几年,质量和可靠性是VoIP声誉中的两个最黑暗的地方。现在,在许多情况下,使用VoIP就像测试对讲机的日子已经一去不复返了!有了很大的进步。但是,人们对VoIP的语音质量非常挑剔,因为他们已经习惯了数年来无可挑剔的座机电话质量。这是影响VoIP语音质量的主要因素,可以采取哪些措施来最大程度地提高质量。

带宽

Internet连接始终是影响SparkleComm VoIP对话中语音质量的因素之首。VoIP的带宽是语音质量的关键。例如,如果您有拨号连接,请不要指望高质量。只要宽带连接不杂乱,并且不与太多其他通信应用程序共享,宽带连接就可以正常工作。带宽依赖性是VoIP的主要缺点之一。

设备

您使用 的VoIP硬件设备会极大地影响质量。质量低劣的设备通常最便宜(但并非总是如此!)。因此,在投资并开始使用ATA,路由器或IP电话时,尽可能多地获取信息总是一件好事。阅读评论并在论坛中进行讨论。也可能是您选择的硬件是世界上最好的,但是仍然会遇到问题-因为您没有使用满足您需求的硬件。

对于ATA /路由器,您需要考虑以下几点:

  • 支持压缩技术(编解码器)
  • 回声消除,这是一种减少回声的机制
  • 防火墙和安全支持
  • 电话频率

IP电话的频率可能会对其他VoIP设备造成干扰。在许多情况下,使用5.8 GHz电话的人们一直在遇到语音质量问题。如果所有故障排除方法均失败,则将手机更改为较低频率(例如2.4 GHz)的手机即可解决此问题。

天气状况

有时,声音会被称为“静电”的东西严重扭曲,这是由于雷暴,大雨,强阵风,电脉冲等在宽带线路上产生的小“杂草”静电。您在网上冲浪或下载文件,这就是为什么我们在使用Internet进行数据访问时也不会抱怨的原因;尽管它位于此处;但是当您收听声音时,它会变得令人不安。消除静电很容易:拔下硬件(ATA、路由器或电话),然后重新插回。静电将被消除。

天气状况对您的连接的影响是无法更改的。在某些情况下,您可以得到一些短期的救济,但是在大多数情况下,这取决于您的服务提供商。有时,更换电缆可以完全解决问题,但这可能会导致成本高昂。

硬件位置

干扰是语音通信过程中语音质量的毒药。SparkleComm VoIP设备经常相互干扰,从而产生噪音和其他问题。例如,如果您的ATA离宽带路由器太近,则可能会遇到语音质量问题。这是由电反馈引起的。尝试使它们彼此远离,以消除乱码,回声,掉线等问题。

压缩:使用的编解码器

VoIP以压缩形式传输语音数据包,从而减轻了传输负担。用于此的压缩软件称为编解码器。有些编解码器很好,而另一些编解码器则不好。简而言之,每个编解码器都是为特定用途而设计的。如果将编解码器用于其他通信需求,则质量会受到影响。