VoIP配置示例:设置前的注意事项(四)

要做:熟悉您的VoIP电话系统仪表板

您可以在系统中进行任何更改,然后调用提供商。他们中的大多数人会很乐意进行任何必要的更改。但是,打电话并由其他人执行工作的过程可能会花费很多时间。

作为互联网电话服务,SparkleComm提供了一个易于使用的门户网站来管理整个帐户。重置密码、调整呼叫转移、更改语音信箱PIN等可以在线完成。

在线管理您的商务电话帐户最终可以在繁忙的工作日节省您的时间和金钱。

请勿:避免使用培训材料

我们懂了; 您不喜欢阅读说明手册。但是对于您的电话系统,您至少应该偷看一下,以了解如何根据业务需求对其进行定制。

SparkleComm汇集了易于阅读的支持资源,以使您和您的团队保持高效。查阅我们的快速参考指南和用户手册,以了解许多流行的VoIP设备。安排现场培训课程或观看产品网络研讨会并与您的团队分享。

每一点知识都有其价值,它可以限制您花费在寻求帮助上的时间,并增加您对公司的价值。

应做:计划电话分机

当您的VoIP系统允许您定义每个人的分机以及高级功能的分机时,可能会造成混淆。最好是开发用于提供扩展的组织系统。

您可以通过位置定义第一个数字。例如,考虑以下方法:

  • 总部是1000-1999
  • 卫星办公室是2000-2999
  • 仓库是3000-3999
  • 将每个办公室的用户扩展名保持在1-200范围内。
  • 自动话务员和呼叫组300s
  • 呼叫中心400s
  • 将每个办公室的组页码设为999

这样,仅从电话分机号码,您就可以了解群组及其背后的人员。分组和识别扩展名可以使您的办公室保持井井有条,并且无需使用庞大的参考列表。

请勿:选择VoIP提供商时跳过

选择最便宜的电话系统似乎是最好的选择,但它永远不会奏效。如今,Cloud PBX系统提供的功能远不止电话服务。最便宜的可能不会带来最高的投资回报。

查看您当前正在使用的其他工具:

这些“小”费用加起来。选择一种可以消除一个平台中实惠工具的SparkleComm统一通信解决方案可能更有价值。

VoIP配置示例:设置前的注意事项(三)

应做:设置数据优先级/ QoS

了解带宽利用率的起伏对保持高质量VoIP连接很重要。延迟只有十分之几秒是显而易见的,因此每一位速度都至关重要。

配置数据优先级或服务质量(QoS)是一种可用于调节和平衡通过网络的语音和数据流量的方法。在路由器内管理QoS,以将语音数据优先于可能不是实时的其他类型的数据,但您也应考虑在交换机上优先处理VoIP设备。这样,您的整个网络都可以高效运行,并且您的电话流量被视为VIP。

使用虚拟局域网(VLAN)标记对语音和数据进行分段可以帮助在整个网络范围内构建QoS配置。

请勿:语音质量差而卡住

许多因素都会影响语音质量、互联网质量和稳定性。例如,如果某个呼叫通过传统电话网络(PSTN),甚至通过您所使用的电话的听筒类型进行传输。

目的是控制您的能力。与您的互联网服务提供商合作,对您的互联网连接进行长期监控,以检查数据包丢失和信号中断。丢失的语音数据包是会话的丢失位。

确保您的电话或软电话支持HD-Voice编解码器。购买针对您的会议室优化的会议电话

当所有其他方法均失败时,请与VoIP服务提供商合作,找出并隔离所有音频或网络问题的根源。

DO:验证电话号码的可移植性

并非所有服务提供商都能处理所有电话号码。服务提供商可以是运营商本身,也可以是运营商的对等方,以持有并提供与电话号码的连接。您所在的位置越偏远,在提供服务的区域中占用资源的难度就越大。

与云电话提供商通话时,请他们检查号码的可携带性。这比选择一个电话并发现他们无法移植您的电话号码要好。

请勿:继续使用旧机器进行传真

传真还没有死—许多行业严重依赖传真。但是,这并不意味着您需要保持座机开放并继续使用旧的传真机。查看 在线传真服务 (也称为电子传真)。这些解决方案使您可以通过电子邮件或Web门户发送和接收传真。

如果您所在的行业关心HIPAA,请确保您的传真服务符合HIPAA的要求。可能需要使用硬件选件将其挂接到称为传真桥的传真机上,但它将符合HIPAA准则。

您是否知道SparkleComm的商务电话服务包含在线传真?您无需再为在线传真服务付费!

客户成功:分6步为您的小型企业制定策略(一)

当涉及营销,销售或客户服务等大多数业务功能时,我们被编程为相信所有客户旅程都将到达一个有限的终点。

随着客户成功的重要性日益提高,这种观念正在发生变化,如今,一些企业正在采用这种方法来投资其客户的成功并帮助他们实现其目标。客户的成功将客户的旅程视为永无止境的循环,可以随着客户在各自领域的发展而加深与客户的关系。

当所有行业的客户获取成本达到历史最高水平时,客户的成功将为您提供强大的帮助,从而提高您的客户留存率。

作为一家帮助数百家小型企业发展潜力的公司,我们永远不会厌倦将其锤炼到新客户中,留住客户比获取新客户要容易得多。值得庆幸的是,许多企业正在意识到新的现实。这可能是越来越多的小型企业渴望成立客户营销团队的原因,只是几个倡导客户成功重要性的新概念。

但是什么是客户成功?与客户服务有何不同?在这篇文章中,我们将介绍所有这些内容,并为您详细介绍如何为自己的企业创建客户成功策略。

这是您将从本文中学到的所有内容:

什么是“客户成功”?

客户成功与客户服务或客户支持有何不同?

如果没有庞大的团队,您可以运行客户成功计划吗?

如何通过6个步骤建立客户成功策略

什么是客户成功?

从哲学上讲,客户成功(CS)是基于这样的思想,即您的业务成功取决于客户的成功。但是,在实际业务环境中,这看起来如何呢?

其实很容易理解。假设您在一个不错的社区拥有一家杂货店。作为企业主,您是希望附近的家庭变得富有和繁荣,还是希望他们成为无家可归和贫穷的人?显然,该社区的繁荣对您的企业来说是好兆头,而其经济衰退将直接威胁到您企业的生存。

实际上,客户成功是您的业务确保客户成功的一种主动方式。这意味着帮助您的客户充分利用您的产品或服务,从而实现最终目标,无论是节省更多时间还是赚更多钱。

客户成功与客户服务或客户支持有何不同?

根据定义,客户服务和客户支持通常是被动的,是指品牌何时将支持扩展到寻求问题答案或寻求帮助的客户。

客户服务作为业务功能的范围还在于帮助客户解决问题,了解他们的问题后,您还可以解决问题。

在谈论客户服务时,要记住三个方面:

1.客户,希望您能出现在所有渠道中,哪怕是邮件、电话SparkleComm视频会议等等,无论何种方式,并及时,有意义地回答他们的问题,或者希望能够在没有CS团队帮助的情况下,轻松地自己找到问题的答案。

2.代理商,他们控制着您的品牌所提供的客户体验的质量。快乐的代理商可以使客户满意,这意味着可以增加收入。

3.业务利益相关者,例如联络中心经理或使用SparkleComm进行沟通的跨团队成员,其成功与客户服务团队的绩效有关。

但是,在当今瞬息万变的业务环境中,被动支持通常并不能解决问题。以最近的普华永道研究为例,该研究发现,只要有一次糟糕的经历,大约三分之一的顾客会离开自己喜欢的品牌。同样,只要有2到3次负面体验后,有92%的消费者就会放弃原来的品牌。

因此,对于公司而言,仅关注工作时间的电话线和电子邮件收件箱已不再足够。我们生活在一个永远在线的社会中,企业必须适应以保持相关性,那么类似SparkleComm这样的可以让您永远在线的统一通信平台是必不可少的交流与协作工具了。

扩展为虚拟律师事务所之前:您需要了解的内容(五)

视频会议

如果您经营的是虚拟律师事务所,那么最大的调整之一可能就是从面对面会议转向虚拟会议。这意味着您将需要一个好的视频会议软件。

因此,如果您正在运营一家专注于在线业务的律师事务所,那么必须投资于使您的分布式团队能够尽可能轻松地进行协作并为您的客户提供多种联系方式的工具。例如,许多律师事务所虚拟工作区就通过将即时消息传递视频会议和现代商务电话系统整合到一个易于使用的SparkleComm统一通信平台中来实现此目的。

SparkleComm从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求,让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备,后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。SparkleComm系统可以在任何设备上运行,Mac或PC,Android或iOS,该平台为客户创建了永远在线的通信线路,并将来自社交媒体,电子邮件和实时聊天的所有消息汇总到一个集中式仪表板中,以便您的团队可以迅速,准确地进行答复。同时,您的团队成员可以通过SparkleComm视频会议彼此保持同步,通过团队消息管理案件量并共享文件,以及捕获和跟踪客户与呼叫日志的交互。 

至关重要的是,SparkleComm统一通信平台通过其强大的安全措施保护所有对话和客户信息,使您更加安心。此外,作为一个多合一的交流平台,您不再需要为了保持团队联系而订阅多种工具,因为 SparkleComm还采用开放式结构,可以灵活的集成应用,可以方便的与现有或者第三方的应用集成,如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

准备过渡到虚拟律师事务所

尽管有这些好处,但飞跃经营虚拟律师事务所并不适合胆小者。要确保虚拟环境中的流程,技术和人员之间的平稳运行相互起作用,需要进行大量的准备工作。 就是说,只要您预先进行必要的准备工作,并准备好在新的领域中找到所需的适应方法,那么你就会得到运作虚拟公司的所有好处。

扩展为虚拟律师事务所之前:您需要了解的内容(四)

运营虚拟律师事务所所需的工具

技术是任何远程团队的骨干。如果没有合适的通讯工具包和系统,可以轻松(安全地)管理重要的客户文件和信息,那么您的虚拟公司将无法正常运行。作为经营虚拟公司的人,您应该始终在寻找可以帮助您解决业务问题的新技术。

过渡到虚拟时,首先要做的是盘点您已经在使用的工具,以便您可以确定还需要什么。大多数公司严重依赖法律实践管理软件来处理诸如约会计划,时间跟踪,冲突检查和法律案件管理之类的基本功能。您应该花时间仔细考虑您的选择,并牢记您可能还需要投资进行额外的团队培训,以充分利用您采用的所有新工具。

在虚拟工作环境中进行团队沟通时,您不能指望仅依靠电子邮件和电话就能有效地进行操作。收件箱混乱不堪,重要的对话被掩埋,而电话并不适合完成某些任务,例如记录相关信息以备后用。 

电话

不管现在有谁说什么,拥有电话服务对于几乎每个虚拟公司而言仍然是至关重要的事实。尽管视频会议是一个很棒的新选择(稍后会详细介绍),但是电话仍然是与客户联系(并使他们也可以与您联系)的最简单,最方便的方法之一。

现在,您当然可以使用典型的商务电话了。但是,如果您经常与客户和同事通电话,则可能需要更复杂的功能。例如,您是否知道有一些通讯应用程序可让您将电话从手机切换到计算机?不仅如此,其中一些应用还可以让您只需轻按一下即可将电话切换为视频通话(以防您要面对面交谈或共享屏幕)。劳格科技SparkleComm统一通信应用程序就包含了这两项巧妙的功能。SparkleComm除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程,它是融合语音、视频即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台

此外,在与客户沟通方面,当律师允许他们选择通过实时聊天或SparkleComm视频会议等渠道保持联系时,约有三分之一(34%)的客户更喜欢电话这种方式。可以肯定地说,对于专门向虚拟律师事务所寻求法律咨询的客户来说,这个数字甚至更高。