统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

就客户满意度而言，商务电话礼仪非常重要。电话可能是他们第一次与您的企业互动，第一印象很重要。 这就是为什么我们汇总了这十个技巧，以帮助您保持通话友好、乐于助人和专业。

以下是使您的业务脱颖而出的 10 大商务电话礼仪技巧。

1. 做好准备

接听和管理电话可能很困难，但提前为电话做好准备会使它们更易于管理。准备好键盘或纸笔做笔记，并确保您彻底了解您的产品、服务和客户。  

培训您的员工，为所有来电者提供一致的、知识渊博的帮助，以确保无缝的客户体验，让您的客户对每次互动都感到满意。

2. 做笔记

确保在整个通话过程中做笔记，即使您相信您能够在客户在线时处理问题。您的笔记越详细，您就越能做好准备，以防在此过程中稍后需要回调。

确保每条笔记都清晰易读，并且任何阅读它的人都能理解它所说的内容。确保将注释保存在系统中，以便您或同事稍后可以参考它以进行适当的跟进。

您的笔记应包括通话的日期和时间、通话内容、要采取的任何行动项目或后续步骤、通话对象以及所发生情况的详细信息。

额外提示：为了让另一位代表更容易从您离开客户的地方继续工作，SparkleComm统一通信系统与您喜欢的CRM集成，将为每位客户和每次互动汇总电话、求助单和备注，确保不会漏掉任何信息。

3.不要打扰

让您的客户在打电话时发言，即使您觉得自己有重要的事情要说。在别人说话的时候打断别人是不礼貌的，也会让对方感到不舒服和被低估。

通常，客户会打电话抱怨或表达不满，虽然这些电话可能令人沮丧，但保持冷静并让客户发表意见至关重要。一旦客户完成了他们想说的话，您将有充足的机会在对话中添加一些积极的东西。

4.风度翩翩

有时，客户很难通过电话而不是面对面表达他们的担忧。培训您的客户服务代理，使其听起来友好并能够进行诚实、人性化的对话。请务必在通话过程中使用来电者的姓名，并在可能的情况下表达同理心。

当客户服务代理能够证明他们了解客户的问题时，他们听起来很友好。你越能感同身受，你就越有可能与客户建立联系。

打电话时微笑。即使您正在录制语音邮件或为某人留言，您的语气也会听起来更加欢快和友好。

5. 专业

风度翩翩并不意味着你可以吝啬专业精神。不要让您的商务电话礼仪在重要通话期间滑倒。在电话中表现得随意很容易，但必须保持专业的风度。注意你的语气，仔细地表达你的想法。   避免在商务电话中分享个人信息、不恰当的幽默或负面评论。请记住，即使您的客户可以说出任何想法，您也代表您的公司，并且必须始终保持专业的举止。

6.了解你的按钮

很少有事情比在与客户服务代理通话中意外挂断更让客户感到不安。确保您知道如何正确使用SparkleComm电话系统上的按钮，以避免可怕的挂断。请特别注意“保留”和“转接”按钮。这将减少意外掉线，节省时间并防止客户烦恼。

7. 消除背景噪音

关掉收音机，关上办公室的门，让其他电话和桌面通知保持安静。确保在通话期间没有同事进出办公室，并且没有任何背景噪音会分散谈话的注意力。

如果您在远程工作，这可能更具挑战性，但它仍然很重要。无论您是在家庭办公室还是实体呼叫中心环境中，来电者都不应在通话期间知道您在哪里。

8. 使用语音信箱

商务语音邮件很容易被忽视，但它是您电话礼仪计划的重要组成部分。首先是设置业务语音邮件，允许客户在无法联系到某人时留言。制作礼貌、愉快和专业的SparkleComm语音邮件提示。

不要停在那里。没有什么比留下语音邮件但从未得到回复更糟糕的了。确保制定一个计划，包括检查消息、确定优先级和回电话。

9. 通知客户

客户看不到你在做什么。如果您正在采取措施帮助他们，请通过这些步骤与他们交谈，以便他们知道发生了什么。如果您要转接他们，请让他们知道他们接下来要拨打的号码。避免让客户长时间搁置而不让他们知道发生了什么以及您什么时候回来。

当线路保持沉默时，客户会想知道您是否仍在关注他们，因此在您处理他们的问题时，确保及时更新让他们了解这一点很重要。

10. 积极主动

您不会总是能够在通话中解决客户的问题。如果您没有资源立即处理他们的问题，请务必让他们知道接下来的步骤是什么，您将如何帮助他们以及何时会发生。

如果行动项目是针对客户的，请解释他们需要做什么。不要在没有解决方案的情况下结束通话。

当您无法在现场帮助客户时，请确保他们知道原因。如果他们不满意，请解释您可以做些什么来帮助他们，并让他们知道谁负责或他们可以与谁交谈以获得进一步的解决方案。将问题上报给组织中的适当人员，以便客户知道解决方案即将到来。

始终与您的客户保持开放的沟通渠道，以便双方都对结果感到满意。

商务电话礼仪：让您的小企业感觉很大

这些提示可确保每位代表都是专业的并为每个电话做好准备。通过始终如一的商务电话礼仪，客户每次与您的业务联系时都将获得良好的体验。他们会感到被重视，他们的问题会得到解决，他们会更有可能为他们未来的需求寻找你的公司。

获取最适合您要求的SparkleComm统一通信电话系统，立即开始改善您的商务电话礼仪!

新冠疫情的爆发迫使整个医疗保健部门寻找新的方法来更快地提供更好的服务。对于付款人而言，由于大量客户询问疫情保险选项而加剧了隔离和社会疏离措施带来的挑战。因此，组织不仅必须从基于本地的劳动力转变为更加分散的劳动力，而且还投资于强大的基于云的通信，以比在办公室时更高的效率为成员提供服务。

但是，许多付款人最初将增强其远程工作能力作为临时措施。现在，随着大流行进入第三个年头，大辞职进一步加强了随时随地工作的趋势，支付者感受到永久采用可靠和安全的通信平台的压力。

远程工作将继续存在。因此，如果您是众多医疗保健支付者之一，他们担心他们的远程通信解决方案无法满足协作和安全要求，您必须尽快进行必要的升级。

以下是健康计划提供者的普遍需求和挑战，因为他们允许更多的远程工作，以及您如何通过确保您的通信系统远程就绪来解决这些问题。

健康计划面临的主要远程工作通信挑战

尽管支持随时随地工作的安排有明显的好处，但大多数付款人都在努力维持所需的生产力、质量控制和员工满意度水平。主要原因是员工协作效率低下和安全缺陷。

协作挑战

在员工流动性越来越大的健康保险行业，协作至关重要。面向客户的员工、承销商、经理、外部顾问和客户必须无缝互动，以提供及时、模范的服务。

然而，在远程工作设置中实现有效协作说起来容易做起来难。以下是集成远程就绪通信系统可以解决的远程工作中的三个协作障碍。

1.响应时间

在前数字时代，即时响应仅来自面对面或电话交谈。今天，即时消息、电子邮件和SparkleComm在线聊天平台等通信渠道使同步通信变得更加容易实现。

尽管及时沟通是数字交互的巨大好处，但它很快就会成为不可避免的干扰源。例如，基于文本的对话很容易让员工整天沉浸在通知中。

处理响应时间困境的一种有效方法是为何时使用同步或异步通道建立基本规则。包含这两种形式的SparkleComm统一通信平台可以帮助您更有效地管理使用情况。例如，您可以鼓励员工使用SparkleComm视频和电话会议进行快速响应，并转而使用在线聊天进行非紧急通信。

2.信息持久性

与面对面和电话交谈不同，数字渠道不断记录互动。因此，希望参考前一个线程的员工几乎可以随时随地访问它。

然而，一个新的挑战出现了，员工习惯于在聊天和电子邮件中留下重要的数据和见解，假设他们可以在需要时快速访问它们，但最终只能通过电子邮件和消息线程进行搜索。

一个合适的基于云的SparkleComm统一通信平台可以帮助您明确区分持久和短暂的通信。例如，您可以通过SparkleComm的电子邮件或聊天流将所有附件共享到存储在云中的特定用户文件夹中，以便轻松访问它们。

3. 保真度

视频会议等高保真通信渠道胜过在线聊天等低保真通信渠道，因为它们包括对话中的语调、语调变化、音量、停顿、手势和面部表情等元素，所有这些都有助于编码正确的信息。

低保真交互的优点是更简洁，但也会助长误解。另一方面，虽然高保真沟通更准确，但不是很持久，通常需要书面跟进。

一个同时适应高保真和低保真交互的SparkleComm视频会议通信系统使远程工作人员能够根据情况无缝切换到他们想要的频道。例如，当发生误解时，在线聊天的员工可以迅速转向SparkleComm视频。

安全挑战

付款人处理敏感信息。因此，远程工作人员无意中危及公司数据和网络的风险怎么强调都不为过。在员工和设备不在同一地理位置的世界中，不安全的无线网络和无人看管的计算机只是付款人必须注意的一些不利影响。加上技术技能低的远程员工，它会成为一种组合，可能会使您的公司面临代价高昂的网络攻击。

以下是远程工作中的五个安全挑战，您的随时随地工作的通信系统必须解决这些挑战才能被视为远程就绪。

1. 合规性

通用数据保护条例要求公司通过使用适当的安全措施来保护个人信息并最大限度地减少数据泄露。许多付款人发现管理合规性对远程工作人员来说具有挑战性。然而，支持高级安全和隐私标准的SparkleComm统一通信平台可以帮助满足这一要求并避免责任。

2. 钓鱼邮件

研究表明，超过 60% 的组织经历了成功的网络钓鱼攻击，其中超过 30% 的事件导致恶意软件感染。因此，持续的培训对于增强员工的警惕性至关重要。您还可以考虑使用SparkleComm统一通信平台，该平台允许您将交互限制在一些外部在线聊天解决方案中，同时授予特定员工访问电子邮件的权限。

3.弱密码

员工通常是企业网络面临的最大安全风险，原因之一是密码管理不善。记录在案的策略可以帮助远程员工建立责任感，同时添加延迟后触发的锁定屏幕功能可以最大限度地减少恶意访问的机会。

4. 不安全的个人设备

远程工作的员工经常使用个人设备访问公司网络。虽然公司设备可能有 VPN 和防火墙，但大多数个人小工具都是不安全的。强大的 IT 基础架构可以立即阻止任何不符合安全标准的设备，从而保护整个网络。

5.未加密的文件共享

健康计划提供者可能对内部数据有加密策略，但他们可能不会考虑在系统之间传输数据时对数据进行加密。在不保护的情况下通过互联网发送敏感信息会使公司面临重大的法律和财务风险。幸运的是，基于云的顶级SparkleComm统一通信平台提供端到端加密，保证安全传输。

使用 SparkleComm统一通信让您的通信系统远程就绪

尽管技术在促进沟通和远程工作方面发挥着关键作用，但54%的公司表示 IT 基础设施薄弱是有效远程工作的最大障碍。

通过确保您的通信平台远程就绪，您的公司可以消除数据孤岛并实现卓越的协作、监督和安全性。SparkleComm统一通信平台在设计时考虑了健康计划的需求：以最高水平的协作和安全性促进随时随地的工作。借助SparkleComm，您可以统一消息传递和语音系统以无缝共享信息并降低成本和复杂性。

餐饮业是高度接触和员工驱动的。它的节奏也很快，需要各个方面的效率，包括沟通。该行业正在张开双臂拥抱技术，在现代世界中采用并适应它。餐饮业的云通信工具可以成为有价值的补充，提高客人满意度和员工效率。

让我们看看其中一些可以支持客户和员工体验的关键应用程序。

基于云的SparkleComm电话系统实现响应性和移动性

餐厅云通信菜单的第一部分应该是基于云的SparkleComm电话系统，这对员工和客户都有很多好处。

您的员工无需在现场接听或拨打电话。对于那些管理预订和活动或与顾客互动的人来说，这是一个很大的好处。您的用户可以在他们的移动设备上使用SparkleComm即时通讯应用程序。借助虚拟语音邮件和通知等功能，您的员工将能够及时回复顾客、供应商或合作伙伴。

拥有这种类型的电话设置对于处理量激增也至关重要，您在处理外卖订单时可能会遇到这种情况。如果您无法接听电话，您可能会丢失订单。

即使餐厅不营业，顾客也会很高兴能够联系到某人。否则，可能会导致他们放弃您的业务。SparkleComm IVR（交互式语音响应）确保系统根据呼叫者的响应将呼叫者路由到正确的人。此外，并非所有来电者都需要与员工交谈。如果他们对您的位置或时间有疑问，他们可以通过 IVR 自助服务。路线也可能会根据您的营业时间而改变。

除了SparkleComm解决方案的灵活性之外，您还可能会降低这方面的成本，尤其是在您仍在使用旧的本地系统的对比情况下。无需 IT 支持即可轻松扩展和添加新用户。

团队聊天让员工保持联系和知情

群聊有很多不同的方式，但它们并不都是有效和安全的。群组文本缺乏云通信平台中实际团队聊天的功能。在这样的模型中，您可以为部门、事件、日程安排等提供各种渠道。

考虑这样一个平台如何组织交流并确保每个人都能收到它。这对餐馆工作人员来说往往是一个巨大的挑战。如果您没有定义渠道并使用短信、电子邮件或消息传递应用程序，事情可能会变得一团糟。

通过SparkleComm统一通信平台的搜索功能，员工可以找到他们需要的东西。例如，如果他们需要知道如何请求 PTO，那可以是频道中的固定主题。

用户也可以进行一对一的聊天，使用SparkleComm统一通信平台，用户会收到直接通知，因此他们知道有未解决的问题或请求，这比其他通信选项更有效。

团队会议和派对策划的视频通话

视频通话技术是餐厅的另一个必备品。您可能会定期举行员工会议，但在让每个人都在一个物理空间中遇到挑战。冲突的日程安排可能会让这成为一场噩梦，但通过SparkleComm视频通话，您的员工可以在任何地方参与其中。他们甚至可能更加投入，并且会欣赏这种更有效的见面方式。

除了定期会议之外，SparkleComm视频会议也是一种很好的培训媒介。SparkleComm视频会议的另一个用途是为客户计划聚会和活动。他们会喜欢在家中开会讨论菜单、座位安排和装饰的灵活性。世界上大多数人都对此感到满意，有些人甚至更喜欢它。通过提供SparkleComm视频计划会议，让您的客户轻松与员工沟通。

通过SparkleComm的屏幕共享，您可以向客户展示特殊菜单、照片、图形或与他们的活动相关的任何其他内容。

文件共享有助于保持菜单井井有条

菜单更改是餐饮业经常发生的事情。它可以是季节性的、主题的或彻底的改造。厨师通常是这方面的带头人，但他们也需要咨询经理，以审查配料的可用性和定价。他们可以与安全的文件共享一起处理，而不是通过电子邮件来回发送文件。

SparkleComm的这种云通信功能允许实时协作和编辑文档，此功能可以减少完成菜单所需的时间。

集成提高效率和个性化

云通信解决方案与餐厅使用的其他平台集成。一个例子是SparkleComm与 CRM（客户关系管理）平台的集成。在 CRM 中，您拥有有关客户的信息。这不仅仅是联系方式，还有偏好、忠诚度俱乐部会员资格和过去的订单。

跨平台提供相关的客户数据可以为您的客人带来更加个性化的体验。例如，如果现有客户致电询问他们想要计划的即将到来的场合，您可以在对话期间轻松访问 CRM 详细信息。通过这种方式，您准备得更充分，客户会觉得您了解他们并欣赏他们的业务。

餐饮业云通信工具：立即采用，为未来做好准备

餐饮业在过去几年发展迅速。敏捷的能力帮助许多人生存和发展。SparkleComm云统一通信工具可以成为今天和未来成功的一部分。

为您的客户提供最好的产品和服务对于吸引和留住他们至关重要。随着劳动力模式的转变，许多人可能正在寻求用于通信和协作的新技术应用程序，例如SparkleComm UCaaS（统一通信即服务）。新的 UCaaS 经销商可能不知道从哪里开始推广新产品、向现有客户追加销售以及向新客户销售。

为了在这种情况下帮助你们，请查看这些可以帮助您增加收入机会的提示。

技巧一：让你的团队快速上手

理想情况下，您的UCaaS合作伙伴将在教育和培训您的销售团队方面发挥作用。首先，他们需要了解平台的物流，以便向客户演示。不仅如此，他们还应该了解它们为用户提供的功能和好处。

例如，一个关键的SparkleComm UCaaS 工具是跨设备使用它的能力，从桌面电话到桌面或移动应用程序。为您的客户带来的好处是移动性，无论他们如何使用该技术，都可以为他们的员工提供相同的体验。

您希望您的卖家有信心，因此他们需要知道如何使用这些功能以及为什么它们对公司有利。如果您的合作伙伴提供品牌营销材料，您可以使用您的徽标进行更新，您应该在进入市场时使用这些材料。

提示二：保持您的客户关系

作为 UCaaS经销商取得成功的最重要技巧之一是保持客户关系的能力。这对于许多只允许推荐的模型是不同的。如果您要与客户建立长期关系并为他们提供服务组合，您需要拥有它。

成为新的 UCaaS 经销商并不意味着您对所服务的企业不熟悉。他们了解并信任您。为了保留这一点，您需要找到一个可以让您维持这种关系的提供者。这意味着您完成交易、管理计费、部署软件并提供持续支持。

技巧三：通过自有品牌维护品牌资产

如果您的品牌在您所在的地区享有盛誉，那么将其用于您的优势是有意义的。为 UCaaS 解决方案贴上私有标签可确保客户只看到您的品牌，而不是供应商的品牌。这取决于合作模式。许多 MSP（托管服务提供商）发现它对他们的成功至关重要。如果他们将其标榜为自己的品牌，就会引起那些已经信任该公司的人的共鸣。

技巧四：突出你的差异化

您可以确定产品功能中的差异化因素以及您带来的优势。UCaaS 市场竞争激烈，呈指数级增长。有这么多种选择，并不是所有的都能满足用户的需求。因此，如果您定义竞争没有的东西，将会有所帮助。

对于SparkleComm UCaaS产品，它的这些功能或属性可能帮助您：

转录消息和发送通知的虚拟语音邮件

平台内的文件共享和协作

与 CRM 等其他软件的集成

高级安全性

高可靠性和正常运行时间

作为 MSP，您的与众不同之处可能是：

多年经验

支持特定行业客户的历史

响应迅速且简单的支持

实施专家

当您作为新的 UCaaS 经销商进入市场时，拥有高质量的产品是第一步。您还有很多要添加到策略中的内容，因此请务必强调您将如何向他们提供这种出色的产品。

技巧五：准备好提问

您参与的任何客户都会对 UCaaS 有疑问。这可能与它包含的内容、云托管、部署等有关。您可能会遇到的最大阻力之一是迁移到云。

云提供了许多好处——高级安全性、从任何地方访问和降低成本等。尽管许多公司在 2020 年迁移到云端，但并非所有公司都完全或有效地这样做了。对云也存在误解，因此清除这些是必不可少的。

您的供应商的学习和培训将是一个很好的起点。减轻对变化的恐惧对任何企业来说都是一个挑战。当您与客户会面时，您准备得越充分，他们就越有信心作为回报。这对所有人来说都是双赢的。

技巧六：以教育和建议为主导

最后，作为 UCaaS 经销商，您可以做的最好的事情之一就是以教育和建议为主导。当你这样做时，它真的会自我推销。展示SparkleComm UCaaS平台如何在提高生产力和效率的同时为他们节省资金将激起他们的兴趣。

新的 UCaaS 经销商可以通过SparkleComm 获得成功

转售 UCaaS 的最佳技巧是找到一个能够提供出色解决方案并为您提供适合您的模型的合作伙伴。劳格科技的SparkleComm UCaaS就是专业的解决方案，作为中间媒体合作伙伴，您可以拥有关系、设定利润并为产品贴上白标，我们随时为您提供支持。

技术使当今的员工能够在办公室、在家或在旅途中完成业务任务。团队可以真正在任何地方工作，使用各种设备。平板电脑、笔记本电脑甚至智能手机都提供了过去无与伦比的功率和便携性。

随时随地工作的灵活性确实带来了新的挑战。在咖啡店、机场甚至您的家等新环境中工作时，专注于手头的任务并保持生产力是主要问题。

由于许多自然的干扰，在家办公或旅行时很难设置界限：

似乎在最不合时宜的时候打断的家庭成员

需要玩耍或散步的宠物

不断涌现的电子邮件以及非商务电话

其他旅客及周边活动

有一些方法可以为在家工作的员工设置有意义的界限，这有助于解决在传统办公环境之外工作的困境，从而提高效率并帮助保持合理的理智水平。

设立指定的家庭办公室

在家工作时，创建一个办公空间，让家人知道您是“禁区”，并且不会受到日常家庭干扰。如果可能，请将您的工作区设置为交通流量较低的区域，以便将无意中的干扰降至最低。备用卧室、书房甚至地下室都可以成为有效的家庭办公区域。确保您拥有一个仍然有助于提高生产力的环境，访问电话或SparkleComm VOIP 功能、打印功能和互联网访问，以实现可靠的通信和文件共享。

向家人强调，当您工作时，您需要注意业务活动，尽量减少干扰。处理家庭事务将在您的工作时间之后进行。

通过选择一个可以在工作时关上门的工作空间，或者甚至只是张贴一个明确说明您正在工作的标志，这可能会有助于加强您的可用性。

创建时间表和实践纪律

当然，在任何地方进行的大量工作都不会只是来自您的家。您可能在公共图书馆、客户站点或在旅途中工作。无论您身在何处，制定规则都将帮助您设定界限——甚至是为您自己设定界限。

设置你的工作时间表

您需要满足雇主对工作任务的期望，但远程工作为您提供了设置日程的能力。您可能会发现更好的日程安排是早上工作几个小时，休息几个小时，然后在当天晚些时候再回来处理业务任务。

我们都有处于最佳表现的时候，所以要设定好你的时间表，但要坚持下去。您的同事和管理层也需要了解您的日程安排和可用性。

休息一下

设置你的日程安排是等式的一部分，但一定要计划定期休息。有时离开你的电脑和椅子是件好事，这样你就可以清醒头脑并伸展身体。将你的鼻子放在键盘上可能会催眠，转身吃午饭或定期四处走动。

我们都需要偶尔充电。不要让检查工作活动的便利性诱使您远离假期。当你不工作时，享受你的休息时间。

不要忽视外观

这是为自己设定的界限——着装要求。有很多关于在家工作并跳过传统办公室服装的工人的笑话——穿着睡衣和兔子拖鞋工作。与老板和同事保持联系的最有效方法之一是通过SparkleComm视频会议。确保你的外表总是端正的，当网络摄像头出现时你不会感到尴尬。

 设定技术界限

您对生产性工作任务的访问包括与同事、经理和客户的可靠通信。安全地设置您的互联网访问、WiFi 和SparkleComm视频会议，以便您拥有可靠和私密的连接。

尤其是在陌生或公共场所工作时，将 WiFi 网络与 VPN 服务结合使用。这消除了黑客、窃听者或其他可能“监听”您的通信的 WiFi 用户的风险，当然还要使用安全的SparkleComm统一通信平台进行沟通与协作。

离开工作场所

这是一个很容易掉入的陷阱——晚上晚些时候走过您指定的工作区，您登录到您的笔记本电脑或查看您的企业电子邮件，看看是否有任何需要您注意的事情。设定你的家庭生活界限，不要让工作影响你的家庭时间。当一天的工作完成后，请注意休息。

在任何地方工作时建立这些基本界限将使每个人的家庭生活更加愉快，同时仍然提供加入远程劳动力所提供的好处和灵活性。