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什么是视频会议软件？

视频会议软件是在支持视频和音频的呼叫中连接两个或更多人的任何软件产品。该软件的目的是给人一种您正在参加面对面会议的印象，即使您是在全球各地开会。

视频会议的想法几乎与第一部电话一样长，但第一个商用视频会议工具于 1964 年上市，随后在接下来的30年中出现了可供个人消费者使用的设备。大多数企业和消费者负担不起硬件投资，更不用说每次通话的价格了。

2000 年代的第一个十年通过以下方面的创新推动了视频通话市场：

广泛可用的高速互联网连接

智能手机

网络摄像头包含在 PC 和笔记本电脑中

由于在线流媒体平台，在线视频技术和设备的激增

由于技术的这些变化，视频会议工具迅速成为常见的家庭应用程序，紧随其后的是各种规模的企业的SparkleComm等视频会议软件和硬件。

今天，几乎每个人都使用视频通话。新冠大流行迫使许多公司将其非必要的劳动力转移到在家工作的模式。这种在全球范围内向远程工作的转变导致SparkleComm视频和音频会议平台的使用量急剧增加。

SparkleComm视频会议工具除了商业用途，学校、个人家庭、瑜伽工作室、读书俱乐部和几乎所有其他生活领域都继续以数字方式见面。

视频会议解决方案的主要特点

视频通话

如果没有此功能，视频会议将只是一个电话。SparkleComm视频通话软件通过互联网为两个或更多人提供实时视频和音频流。用户通过 URL 链接或当一个人向另一个人提交呼叫请求时访问视频源。

视频通话用于两个人之间的通话，并且可以扩展到数千个群组。许多视频会议软件供应商对大型团体活动的视频馈送收取额外费用——尤其是在不止一名参与者与该团体交谈的情况下或者为以后使用的分组会议和录音等额外费用。

音频通话

除了视频通话之外，许多视频会议软件工具如SparkleComm还提供了通过互联网协议语音 (VoIP) 或专用交换机 (PBX) 连接进行纯音频对话的选项。这些功能仅为少数员工提供廉价的电话服务，或者它们可以扩展到成千上万的电话参与者。

与视频通话一样，数字音频通话仅受参与者的互联网速度限制。如果多个呼叫者同时尝试连接到该服务，公司的互联网服务可能无法支持负载，但大多数企业都有足够的带宽来支持数百个同时呼叫。

安全功能

在新冠疫情大流行期间，各种应用程序上的爆炸式视频会议对互联网恶作剧者和黑客来说是一个福音。有几个著名的会议应用程序因安全漏洞而受到审查，这些漏洞使各种技能水平的黑客都可以重新创建随机生成的会议代码并闯入会议。此类漏洞导致许多视频会议工具重新将精力集中在安全性上并增强当前产品，例如SparkleComm视频会议包括以下安全功能：

通话和会议的端到端加密

通话录音、共享文档和其他敏感资产的安全存储

受密码保护的会议

工具的合规性

白板和注释

随着通过视频会议的虚拟会议迅速取代面对面的会议，对视觉辅助工具的需求也在增长。我们中的许多人习惯于在一张纸上绘制计划，在玻璃会议室墙壁上涂鸦，或在白板上绘制工作流程来说明我们的观点。SparkleComm视频会议的数字白板和注释功能为与会者提供了相同的工具，它就在屏幕上。

屏幕共享

应用内演示工具中最有用的可能是在SparkleComm视频会议期间共享屏幕的能力。在屏幕共享中，演示者可以选择向组显示他们的整个桌面、单个浏览器窗口或一组文档。

但是，屏幕共享功能具有不同程度的复杂性。有些总是显示演示者的当前窗口或桌面，而另一些则允许用户选择要显示的浏览器窗口，不包括任何桌面通知或其他打开的窗口。

每个用户都必须熟悉屏幕共享功能的工作原理。这可以避免用户意外分享他们大部分填写的工作申请、将朋友或家人的短信广播到群组，或意外地将敏感的公司信息暴露给客户。

聊天和消息传递

许多视频会议软件选项已从简单的通信工具演变为成熟的协作平台。通常，这些工具还包括用户可以访问的应用内消息，无论他们是否在通话中。

SparkleComm通话中聊天功能对于在网络研讨会期间提出问题、在不打断演讲者的流程的情况下对演讲者的幻灯片提供评论以及在会议期间进行私人讨论很有用。

市政厅在进入企业界之前很久就有了相当的历史。它们为公民提供了与政府领导人交流的机会。市政厅允许双向​​通信。 公司市政厅也有类似的功能。你有员工和高级管理人员，而不是官僚或官员，而不是公民。公司市政厅不太可能产生辩论或引发愤怒的言论，但它为领导层提供了接触所有员工的机会。公司市政厅的主要目的是让每个人都在同一页面上了解整个组织。

虚拟市政厅

市政厅是通常不会每天见面的团体之间交流的好机会。但是，这确实意味着每个人都必须亲自到场。随着远程工作、远程办公和在家中进行半永久性工作，面对面的市政厅不再可行。

公司长期以来一直忽视家庭员工的工作，因为他们不是组织内的一个大群体。但由于全球大流行，大多数人在家工作，市政厅不得不虚拟化。

虚拟市政厅有很多好处。它们更具成本效益，因为没有人必须旅行或报销费用。它们更具包容性，因为可访问性和调度问题较少。较大的组织可以将市政厅分成几个小组，以便每个人都有机会参与。

但并非所有市政厅都是平等的。面对面会面时，更容易确保人们集中注意力。使用虚拟市政厅，您可能会分心孩子和宠物跑来跑去的人在手机上执行多项任务。但是，有一些方法可以运行更有效的虚拟市政厅会议，让所有参与者受益。

运行有效的虚拟市政厅会议的最佳实践

如果您曾经举办过一次SparkleComm虚拟团队会议，您就会知道每个人都很容易分心或分心。现在想象一个有数百甚至数千人的市政厅会议。让每个人都按时完成会议可能要困难得多。但这并非不可能。以下是一些可以帮助您举办有效的虚拟市政厅会议的最佳实践：

检查你的技术

对于任何市政厅会议，您都需要掌握正确的基础知识。对于虚拟市政厅，这意味着使用正确的技术。您需要几个不同的部分来构建虚拟市政厅，其中包括：

• 寻找并使用适合您需求的平台。有时您需要一个单独的平台，一些公司可以将其现有的 SparkleCommVoIP 系统用于市政厅。
• 测试以确保它适用于不同的硬件（笔记本电脑、手机、多个操作系统等）。
• 进行一次练习，以便您知道如果需要它可以与数百甚至数千人一起使用。
• 确保您有足够的带宽来运行虚拟市政厅。没有人喜欢参加无法听到或看到演讲者的虚拟会议。
• 如果您打算保存和共享事件的记录，请确保平台支持它。
• 检查平台和系统是否支持您想要的任何额外功能，例如投票、团队聊天、测验等。
• 提供多种加入市政厅的方式，从通过电子邮件发送的链接到与会者可以拨打的电话号码。

庆祝获奖者

这是团队会议和市政厅之间的关键区别之一。这是一个庆祝你的赢家的机会——无论是一个好季度的结果还是杰出的员工。这是在市政厅本身与员工互动的好方法，也让他们感觉与组织有联系。考虑花一部分时间来赞美和奖励优秀的员工。

设定议程

没有议程的会议很容易脱轨。对于SparkleComm虚拟会议来说更是如此。因此，请务必制定一个议程，其中包括您想做的所有事情的时间，例如破冰船、问答、获得反馈或回答员工的问题。

提前将议程发送给每个人，这样他们就可以为虚拟市政厅准备一个小时或多长时间。您还可以提前向员工征求问题，以便为他们准备答案。确保为公告、重大决策或战略变更留出一些时间。

指定协调员、主持人和会议主持人

您的每周/每月虚拟会议不需要多人负责。但是虚拟市政厅是一个更大的活动，需要组织和处理。您需要不同的人来处理不同的事情，例如：

• 协调员：此人负责支持用户解决任何问题，包括 IT 问题。他们将保持会议正常进行，并确保一切按时完成。
• 主持人：这个人可以说是负责组织幕后的事情。他们将负责收集问题、进行投票、在聊天中回答问题等等。
• 会议主持人：这个人实际上是会议的代言人。他们将宣布主持人，介绍所有人，启动破冰船等。

以这种方式分配职责可以减轻任何一个人的压力。它可以让您召开有效的市政厅会议。

旋转不同的扬声器 不要在每次市政厅会议上都有相同的发言人。这几乎肯定会让所有与会者感到厌烦。在来自多个部门的不同领导之间轮换，以便每个人都了解整个公司正在发生的事情。

确保演讲者比关于公司愿景的陈旧无聊公告有更多话要说。尝试通过即兴测验或互动会议来混合事物。此外，请确保将幻灯片或演示文稿限制在市政厅的一部分。

忘记通常的幻灯片，您将需要通常数量的两倍。人们一次在屏幕上看同一件事几分钟会很无聊。确保每张幻灯片只有 1 或 2 个点，并包含图片或视频以传达更多信息。

包括休息时间

一个典型的市政厅可能会运行几个小时或更长时间。但是，任何人坐在整个会议期间看着屏幕都是不健康或不有趣的。通过在片段之间加入休息时间，帮助参与者保持清醒和活跃。一个好的经验法则是每 30 分钟的会议休息 5 分钟。

休息时间让每个人都有机会吃点东西、喝点东西、去洗手间，甚至只是稍微伸展一下腿。你也可以带领大家做一些瑜伽姿势来缓解颈部或背部疼痛。没有什么比与数百名同事一起尝试有趣的瑜伽姿势更能建立团队精神了！

跟进和跟进

与大家会面后别忘了跟进。为那些错过的人发送事件的录音以赶上。您可以回答活动期间无法回答的问题并发送会议记录。这也是一个很好的机会，可以征求大家对市政厅会议的反馈和建设性的批评。分析出了什么问题，询问员工下一次如何改进，并解决突然出现的任何意外问题。

首先登录PC版本SparkleComm软件，点击左侧会议图标进入会议主界面，然后点击“我的会议”选项进入我的会议界面。

1.新增了会议列表无数据提示，而且新增无数据时便捷“发起会议”功能，当会议列表无数据时，提示如下，而点击按钮则会直接跳转到“发起会议”界面，自行发起新的会议，以更直观的方式告诉用户会议详情。

2.新增会议我的会议“会议详情”删除功能，在“我的会议”中点击列表中某条会议，进入到会议详情界面，新增删除会议功能如下图，还选项只有创建者才能操作，如果用户是参会者身份，则该按钮显示为“退出会议”；删除或退出后，用户的会议列表中就没有该条会议记录。

有效的团队合作对于任何企业的成功都是至关重要的。它也不限于企业。运动队、乐队，甚至家庭都需要有效的团队合作来完成工作。商业领袖总是对有效团队合作的秘诀感兴趣。毕竟，你不想希望你为一个项目组建的团队会很幸运。 伟大的团队——能够带来非凡成果的团队——具有某些特征。企业可以在创建团队以实现目标时学习和应用它们。例如，如果您知道成功的团队依赖于有效的协作，您可以为您的团队配备工具来帮助他们更好地协作。这比相信一群随机聚集的人会以某种方式取得成功要好得多。

高效团队合作的 10 个关键

企业可能出于各种原因创建团队，包括长期的和短期的。有些团队是临时的，为特定项目创建，然后解散。其他人则更长期，通常跨越数年为组织实施关键项目。

1- 每个团队都应该有明确的目标

有效的团队合作需要几件事，但也许最重要的是有明确定义的目标。很多时候，业务领导者会为定义不明确或含糊不清的任务创建团队。如果团队不知道他们的目标，他们将如何实现目标？

考虑两个团队。一项任务是在 5 年内将成本降低 30%。另一个团队只是被告知要提高业务的盈利能力。第一队比第二队更有可能成功。

为什么？第二队没有数字，也没有明确的指示。他们应该专注于削减成本还是促进销售？他们希望取得多大的进步？

然而，第一队有一个先机。他们已经知道：

• 他们需要实现的目标——削减成本
• 多少 – 30%
• 什么时候——5年内

2- 一个成功的团队有清晰的沟通

团队之间的沟通是成功的关键因素。开放、诚实和清晰的沟通在整个项目中起着重要作用。你如何沟通以及它发生的频率会影响有效性。如果你信任你的同事，你就更有可能分享见解和想法。沟通不仅仅包括谈话，倾听也是一个重要的组成部分。

难怪企业在通信工具上投入如此之多。一个成功的团队需要随时跨渠道沟通的能力。您不希望员工每次需要更新某人或讨论某事时都在玩电话标签。在电话、电子邮件、短信、即时消息、视频聊天、群组通话、电话会议，甚至语音邮件之间，不乏选择。

那么如何确保您的团队有效沟通并完成工作呢？投资一个平台，让您可以将多个渠道集成到一个有凝聚力的系统中。在当今世界，这通常意味着使用 VoIP作为基础的SparkleComm统一通信套件。SparkleCommVoIP 允许企业使用其现有的数据网络进行语音通话、视频通话、群组音频和视频通话、即时消息、可视语音邮件，甚至传真。

确保您的团队能够使用最好的沟通工具，并看到他们的效率飙升。

3-有效的团队合作需要协作

如果你看看成功的团队，你经常会发现一个特定的特质很突出。它是彼此密切协作以创建解决方案的能力。无论是推出新产品还是解决质量保证问题，有效的团队合作都需要密切协作。

曾经有一段时间，协作意味着每个人都出现在会议室中并进行头脑风暴/一起工作。团队使用白板、笔和纸、会议等协作工具。到 2021 年，这种模式对于可能分散在世界各地的团队来说非常有限。

今天的协作工具几乎总是在线并且可以从任何地方访问。会议是虚拟的，文档共享发生在云中，团队甚至可能不会面对面地见面一次。但是这些工具的存在并不意味着您的团队会使用它们。您需要让每个人都尽可能轻松地访问它们。您的业​​务需求决定了您使用的确切应用程序，但您应该涵盖基础知识。

4- 独特的角色和身份

团队合作需要每个人朝着一个共同的目标努力，但每个成员都应该有一个明确的角色。您的员工具有由他们的经验和技能组合塑造的独特身份，因此在组建团队时利用它们来发挥您的优势。一些经理试图通过将已经工作得很好的人聚集在一起来尽量减少团队内部的冲突。但他们的技能或角色可能不适合该项目。

一般来说，团队需要能够履行特定角色的成员，例如：

• 有大局观的创意者和探索者
• 有条不紊和有逻辑的人来制定细节，让团队完成任务等
• 财务专家处理数字并跟踪指标
• 运营人员设置后勤、配送、物资等

自然，在团队安顿下来之前，角色将是流动的，并且您可能需要更多或更少的角色，具体取决于项目。但在人员配备之前考虑它们至关重要。

5- 从一开始就建立流程

有效的团队合作不仅与个人有关，还与流程有关。每个项目都有里程碑、截止日期、时间表和需要完成的工作任务。这些应记录在案并易于访问。这不仅仅是在项目结束后将它们归档，团队可以而且应该使用它们来完成任务。

从一开始就建立和使用这些流程很重要。考虑团队将如何：

• 分配工作：谁做什么、何时以及如何
• 依赖关系：哪些任务需要先完成，哪些可以等待
• 里程碑：应满足哪些截止日期以及如何相应地安排工作
• 状态更新：谁应该被告知进度以及这些将如何发送

团队应该就流程达成一致，这样就可以毫无疑问地使用什么工具来达到什么目的。这将使您更容易专注于工作，而不是像使用电子邮件与管理层交谈或安排会议那样的细枝末节。

6- 信任和承诺

成功的团队依赖于相关人员之间的深厚联系。一些团队成员甚至可能在工作之外发展个人友谊。但重要的是每个人都互相尊重和信任。应该有相互信任来鼓励想法分享，没有人应该害怕表达他们的意见。

只有当每个人都坚定地致力于结果时，才会发生有效的团队合作。团队成员应该互相支持，依靠队友一起克服障碍。

7- 鼓励冒险

关于团队有一个基本的误解，那就是每个人都认为团队合作不鼓励冒险。这并不奇怪，因为新闻主要由领导业务变革的有魅力的领导人主导，几乎是在解读对既定做法的讨伐。

但现实情况是，大多数成功的团队都鼓励冒险。成员能够将他们独特的经验和观点带到桌面上。这使个人在做出艰难决定时能够承担风险。他们知道他们的同事会支持他们，并在错误发生时纠正任何错误。团队成员不会因为冒险而受到嘲笑，而是鼓励他们这样做。

8- 创造力和创新

与冒险相似，创造力和创新对于团队合作产生结果是必要的。无论您是在谈论头脑风暴会议以产生独特的想法，还是评估疯狂的策略以推出新产品，创造力都是必不可少的。对持续改进和创新的关注也是如此。

对待风险、创造力和创新的态度是优秀团队与平庸团队的区别。对成功的团队合作进行仔细检查——无论是商业项目、运动队还是乐队——将显示出创造性和创新思想的相同联系。

9- 冲突解决

有效的团队合作并不意味着成员永远不会发生冲突或持有相反的观点。然而，一个成功的团队将有解决此类冲突的适当方法。成员们很体贴，即使他们有不同的意见，也会互相尊重。没有人身攻击或不专业的行为。

一个成功的团队由具有不同观点的独特个人组成。偶尔会有个人之间的冲突，但它永远不会失控，威胁到有效的团队合作。另一个冲突途径是团队面临失败时。发生这种情况时，团队成员不会互相指责。每个人都对自己的行为负责，并通过为总体目标做出贡献而参与其中。

10-决策和领导

几乎每个人都认为强大的领导者对于有效的团队合作是必要的。然而，最成功的团队使用一种参与式领导形式。这意味着不是一个人领导其他人，而是每个人都参与领导团队走向成功。这包括做会议记录、分配任务、做出决定和记录结果等任务。这种领导风格允许每个人为成功的结果做出贡献，而不是将所有责任集中在一个人身上。

首先登录PC版本SparkleComm软件，点击左侧会议图标进入会议主界面，然后点击“预约会议”选项进入预约会议界面,如下图。

1.默认时间，默认的开始时间为当前时间之后的近半小时，比如当前时间10时10分钟左右，开始时间就为10时30分，若分钟数超过了30分钟，则往下一个小时点开始。

2.开始时间，开始时间不能比当前时间早，也就是不能为过去时间，必须比当前时间晚，否则，会议预约时提示“会议时间不能比当前时间早”，而且预约失败。

3.结束时间，默认的结束时间时要比开始时间晚一个小时的，但是在您选择结束时间时，结束时间就为您所选择的时间，注意，选择的结束时间不能比开始时间早，否则会议无效，预约失败。