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沟通不畅几乎每天都在发生，一天多次。为什么客户支持代表没有得到我需要的东西？为什么盘子还在水槽里，我不是已经提醒她了吗？在我们的个人生活中，误解有时是灾难性的，但主要是它们只是在当下很麻烦和有点刺激。然而，在我们的职业生涯中，风险要高得多。当下的沟通不畅可能会产生持久的影响，从而终结每个企业的价值观：关系、利润和信任。

如果消息在翻译过程中丢失并导致提案错过最后期限，您所看到的不仅仅是潜在收入损失。当信息没有被清楚地传达时，从您的品牌声誉到作为企业的信誉，一切都会受到影响。

让我们公平一点——实际上没有人试图在交流方面表现得非常糟糕。但并不一定需要一个糟糕的沟通者才能引起误解。使用错误的工具来传递信息或小错误（例如向不知道您正在与他们联系的人发送信息）通常是沟通不畅的罪魁祸首。

忘记教科书所说的，这才是真正的“商务沟通”

商务沟通这个词很模糊。问任何人，他们都会给你他们自己的定义。如果您尝试查找它的正式定义，您可能会得到如下结果：传递消息或信息以促进组织的目标、目的和活动，以及增加公司内部的利润。 

但这对于让团队成员就如何准确地做到这一点以及做得好这一点达成一致并没有多大帮助。

这是您可以考虑业务通信的另一种更实用的方法：选择正确的方式来表达自己的想法和意见的其他人，使他们能够更好地理解。

正确的方法将归结为：文字和语言的选择、说话的语气、沟通渠道（面对面与SparkleComm在线沟通等）。

“其他人”可以是：合作伙伴、经理或行政人员、客户、投资者、媒体等。当被交谈的人能够：

识别说话者来自哪里（在分歧中，听者仍然可以认同对方的观点）

根据明确的方向或反馈采取行动（团队成员根据项目经理的意见制定行动计划）

从他们刚刚听到的内容中获得知识（跨职能团队可以更多地了解彼此的角色，即使这不会直接影响他们自己的角色）

在商业环境中，良好的沟通将导致：

解决冲突或防止潜在冲突的发生（通过消除理解障碍）

当某事不工作时清晰

通过共同理解培养相互尊重来改善关系

商务沟通的目的是什么？

了解沟通的四个原因将有助于您更好地决定正确的沟通方式。对于每个人，请注意何时可能发生沟通，以便您可以选择最佳渠道例如通过SparkleComm即时通讯进行沟通。请记住，良好的商务沟通的目的是引起充分的理解。

1）同事之间

在与您共事的人之间交谈或交换信息属于这一类。这发生在团队环境中，同时在一个项目上工作时，或者在部门之间，比如在产品发布之前产品和营销团队之间的交接。

信息交换时间的示例：

共同决策、解决问题或集思广益

在团队内或跨部门分享个人学习

培训新员工

协作处理工作文档

一般而言，大多数交流将通过对话可以快速移动的渠道进行，例如通过SparkleComm电话/视频通话、即时消息和文本。

2）从管理层到员工

这是自上而下的，领导者向他们的支持团队分享新闻。这通常涉及向向他们报告的人员提供指导或分享有关业务绩效和议程的广泛新闻，以使团队在重点愿景上保持一致。

信息交换时间的示例：

对员工绩效提供可操作的反馈

分享业务变化、业绩或增长计划的新闻

成为解决问题的决策者

由于自上而下的沟通比员工之间发生的频率低，因此通常使用更正式的沟通渠道，例如面对面，或通过电子邮件或文档。

3）从员工到管理层

当员工与上级共享信息时，这种类型的沟通是自下而上的。通常，这是为了传达进度或结果，以便领导者了解他们日常不参与的活动。

信息交换时间的示例：

分享工作或项目进展情况

提供数据、分析或财务报告

讨论职业发展的计划和目标

与上一种类型类似，领导者可能不会每天都与员工交谈。根据您组织的文化（人员层次结构的扁平化或结构化程度），这里的沟通可以正式或非正式地进行，只要每个人都同意。在更传统的业务中，沟通往往是正式的，并且是当面或通过报告、电子邮件或文档进行的，但随着互联网的发展，现在类似SparkleComm统一通信这样的线上沟通也变得很广泛。

4) 外部利益相关者

外部交流是与您的业务以外的个人发生的任何交流。想想潜在客户、客户、投资者，甚至媒体。通常在这些交流中，您希望始终如一地自信地向那些可能第一次听到您的人展示您的品牌。

信息交换时间的示例：

展示您的企业从投资者那里筹集资金的吸引力

参与社区参与（筹款和活动）

通过社交媒体营销和广告接触客户

分享有关主要业务成就的新闻稿

因为这些形式的交流很少伴随着画外音，所以它需要对接收者来说是事实正确、简洁和清晰的。这些类型的交流通常以销售演示或提案、在线广告、白皮书或您企业网站上的博客的形式共享。

1）出站呼叫中心活动

客户推荐活动，重点关注现有的、满意的客户。

目标不是销售，而是收集客户群对产品印象的想法。使用正确的客户满意度调查问题以获得更深入的见解。这种对外活动可以减少客户流失并在小问题损害关系之前将其升级。

客户调查活动也可以是提供升级或尝试向现有客户追加销售的机会。客户可能会让您的代理知道他们对当前的计划或产品不满意。提前计划脚本和要推销的具体交易。

使用 SparkleComm呼叫中心，以及正确的策略，您就可以通过更多潜在的追加销售机会产生更多推荐。

2）入站呼叫中心活动

入站营销活动可帮助您改进座席处理来电的方式。大多数入站营销活动都不是专注于销售，而是专注于改善客户服务。您可以细分并关注特定的客户级别。

呼入SparkleComm呼叫中心的运作方式与呼出SparkleComm呼叫中心不同。由于没有拨号，您主要与现有客户打交道。

使用自动呼叫分配，以便每个座席处理适当的呼叫。
传达策略以帮助您的团队取得成功。
使用您的呼叫中心软件实时跟踪呼叫量以进行劳动力管理。
在呼叫中心展示活动进度以激励您的员工。
通过应用这些最佳实践，您的入站营销活动将更加成功。

3）客户服务活动

客户服务活动侧重于解决客户的入站问题和疑虑。为了帮助您的座席有效地为客户服务，请根据客户的关键细分对不同的队列进行分类。

使用SparkleComm呼叫中心，您可以专注于支付更多的高价值客户或与您长期合作的客户。客户使用您公司的时间越长，他们就越愿意分享他们的坦诚反馈。

此呼叫中心活动背后的目标应始终是提供卓越的客户服务。为此，请关注以下指标：

等待时间短
首次通话解决率
低放弃率
客户满意度和保留率

这是通往更快乐客户的道路。如果在每次通话后发送自动调查，您可以使用这些来衡量您的SparkleComm呼叫中心的帮助。

4) 技术支持活动

与一般客户服务不同，技术支持包括更复杂的场景。与其只关注表面指标，不如努力改进底层流程。底层呼叫中心基础设施和呼叫路由有很大的不同。

考虑以分层方式培训您的团队。此策略可提高客户服务团队的绩效。

第一层可以处理大多数“操作方法”和基本问题。第二层可以处理更复杂的问题，需要更高程度的能力和技能。

与衡量平均处理时间等指标不同，首次呼叫解决率至关重要。如果技术支持无法解决您客户的问题，您的竞争对手会。

5) 入站销售活动

入站销售活动侧重于向致电贵公司的感兴趣的买家进行销售。如果您的公司在广播、电视或其他广播媒体上做广告，您可能会遇到潜在客户的反应高峰。

大多数企业通过按点击付费 (PPC) 广告的方式在浏览器上做广告，作为其营销活动的一部分。许多人在没有进一步计划的情况下在那里打了一个电话号码。

使用 DNIS，您可以跟踪某人呼叫的电话号码，因此您可以优先呼叫实时代理。这意味着您可以完成更多交易并占领更多市场。宣传您的公司电话号码，但不跟踪广告系列的响应是没有意义的。

您需要经验丰富的销售代理操作电话才能实现健康的投资回报率。计划包含脚本、特别优惠和明确目标的入站销售活动。考虑进行额外培训，以便您的销售团队克服反对意见并完成销售。

使用SparkleComm呼叫中心，可以提供以上多种呼叫中心活动，并根据您的应用场景选择不同的呼叫方式实现价值最大化，这是值得您去信赖的呼叫中心系统。

呼叫中心有自己的一套关键绩效指标（KPI），经理可以使用这些指标来确定其运营的成功与否。下面我们将回顾通用呼叫中心KPI。但是，请记住，关键的管理问题不是这些数字是什么，而是你如何处理它们。 基本呼叫中心KPI

SparkleComm呼叫中心可以管理许多KPI。下面列出了一些常见的方法，并附有简短的说明。下面还有更长的解释。业务管理术语表中定义了更多的业务术语。 接听时间：代理接听来电需要多长时间？ 放弃率：有多少百分比的电话在接听前丢失？ 呼叫处理时间：代理完成呼叫需要多长时间？ 第一次呼叫解决：一次呼叫可以解决的呼叫百分比是多少？ 转接率：需要转接到其他人才能完成的呼叫百分比是多少？ 空闲时间：一个代理在完成一个呼叫后，花费多少时间来完成该呼叫的业务？ 等待时间：在通话过程中，代理让来电者等待多长时间？ 附加呼叫中心代理KPI 除了上述可由自动呼叫分配器（ACD）电话系统准确测量的指标外，许多呼叫中心还使用质量监控程序根据以下不太客观的指标来测量代理的性能。 电话礼仪：来电者或观察者如何评价代理人的行为或通话？ 知识和专业性：来电者或观察员如何评价代理人对所提供产品或服务的了解程度，或如何评价代理人解决来电者问题的程序？ 遵守程序：如果有脚本或公司规定的处理电话和呼叫者的其他程序，观察员如何确定代理人遵守脚本的情况？

呼叫中心KPI说明

下面是对这些标准的更详细描述。 这是一个测量值，通常以秒为单位，表示从接到呼叫到代理应答的时间。它是对SparkleComm呼叫中心性能的衡量，而不是对代理性能的衡量。然而，这取决于呼叫中心代理是否可以在预定时间接听电话。这一指标与放弃率密切相关。

放弃率

这是一个测量值，用百分比表示，是在呼叫代理接听电话之前断开或被断开的呼叫者数量。这是衡量呼叫中心性能而不是代理性能的指标。然而，这与呼叫处理时间有关。

呼叫处理时间

这是代理与调用者通话时间的度量，通常以秒为单位。此呼叫处理时间因呼叫而异，具体取决于呼叫方问题的性质和复杂性。因此，代理在任何一个呼叫上的呼叫处理时间都不是一个好的指标。为准确评估代理的性能，对多个呼叫的平均呼叫处理时间很重要。平均呼叫处理时间也是整个呼叫中心和呼叫中心内各个团队的衡量标准。

首次呼叫解决（FCR）

这是一个以百分比表示的测量值，表示在该呼叫过程中已解决的呼叫数，不需要客户回拨或代理向呼叫者发出带有附加信息的传出呼叫。这是对代理人绩效的间接衡量。代理越好，其个人FCR就越高，但这不是一个精确的衡量标准，因为解决呼叫可能需要代理以外的其他人（如主管或其他部门）采取行动。FCR难以准确测量，应谨慎评估。

转移率

除了第一次呼叫解析外，SparkleComm呼叫中心还测量传输速率。这是代理必须转移到其他人才能完成的呼叫数的一个度量，以百分比表示。这可能是给主管或其他部门的。转接的原因可能是代理的错误、呼叫者的请求或传入呼叫的路由错误。

空闲时间

这是对呼叫方挂断电话后代理完成呼叫工作所用时间的度量，通常以秒为单位。例如，它可能是代理将请求的材料放入信封并将其邮寄给调用方所需的时间。SparkleComm呼叫中心要求代理在呼叫方等待电话时处理此类问题。这将导致较低的空闲时间值，但较高的呼叫处理时间。

等待时间

这是代理在呼叫过程中保持呼叫方等待的时间的度量，通常以秒为单位。这可能是查找某些内容或与其他人交谈以找到来电者问题答案所需的时间。许多呼叫中心还指定了呼叫方在代理不与呼叫方进行核对的情况下保持等待的最长时间。

电话礼仪

这是对代理在通话中的礼仪质量的衡量，以百分比表示。它通常由许多因素组成，有时是加权的，由监听呼叫的质量监视器检查。勾选的因素越多，代理的得分越高。其中包括“按姓名问候客户”、“用清晰、平静的声音说话”和“反复询问来电者的问题以验证理解”等内容。

知识和专业精神

这是对代理在调用期间的知识质量的度量，以百分比表示。这可能是销售呼叫中心的产品知识或客户服务呼叫中心的程序知识。

遵守程序

这是代理人在通话过程中遵守公司程序的程度的度量，以百分比表示。在销售呼叫中心中，代理可能需要遵循一个脚本。其他过程指定如何问候来电者、如何终止通话、何时转接电话、如何回应愤怒的来电者等。

今天的客户对是什么让客户体验积极有不同的看法，呼叫中心现在必须重新考虑他们提供的体验。 

客户渴望安全的数字通信

越来越多的客户希望通过各种数字渠道与您的呼叫中心建立联系。客户偏好的这种变化意味着公司必须通过客户喜欢的数字渠道与他们的客户联系。

随着交互量激增，客户也在寻找快速解决问题的方法，而不会陷入呼叫中心等待帮助的困境。这意味着公司还必须提供更灵活的选项，例如可以处理客户关于位置或营业时间的简单查询的聊天机器人。

齐头并进是对安全的关注，开放更多渠道也带来了安全方面的复杂性，公司必须确保这些交互比以往任何时候都更加安全。 

快乐的代理商等于快乐的客户

与此同时，代理商正在寻找更好的体验。随着他们必须处理的渠道增加，座席体验可能会直线下降。此外，向混合呼叫中心的大规模迁移让一些远程工作的座席感到孤立和漂泊。

对于一些代理商来说，这是他们第一次被要求在家工作。由于此举有些突然，许多工作人员缺乏必要的培训和工具来成功地采取行动。以较少破坏性的方式为在家工作的座席进行快速、无压力的部署比以往任何时候都更加重要。而且，这不是一次。在后端进行持续安全更新的能力对于代理提高生产力至关重要 。

座席生产力对于任何以服务成本衡量的呼叫中心都是必不可少的。这也很严重，因为现实情况是，富有成效、积极参与的代理人比不积极参与的同行更快乐。 

座席体验非常重要，因为快乐的座席最终会带来快乐的客户。劳格科技的SparkleComm呼叫中心提供了一个无缝桌面，设置简单且易于快速开始交互的解决方案。

探索 SparkleComm呼叫中心解决方案 

SparkleComm继续在呼叫中心解决方案领域进行创新，目标是加强人际关系。我们的解决方案旨在增强各个层面的代理和客户体验。

例如，SparkleComm专为外呼呼叫中心活动而设计。它具有各种拨号程序，包括手动、预览、渐进式和预测拨号程序、可自定义的代理脚本以确保为您的活动提供正确的消息、随时随地工作的代理访问、高级报告和分析以帮助您发现机会领域或改进等等。 

同样，SparkleComm为您的座席提供跨数字渠道工作所需的一切，包括跨多个数字渠道（如即时通讯、电子邮件、电话会议）和聊天渠道（如 视频会议、视频通话）的支持，智能路由利用 AI 和机器学习每次将联系人路由到合适的代理，社交媒体评论聚合可帮助您发现趋势和机会，识别大使和批评者的能力，同时通过跟踪数量、活动和质量的分析来促进销售跨越每一次互动等等。

借助移动的WebRTC技术，我们不断取得了SparkleComm视频会议的改进。最近，我们对通信协议进行了重大更改，以减少带宽使用。现在，您将在会议中体验更快的连接速度和更好的稳定性。

借助 SparkleComm视频会议，我们通过内置的音频会议服务使音频变得简单易行。您可以使用 VoIP 直接从您的计算机加入会议，也可以使用国际拨入号码从您的电话加入会议。

直接从您的计算机加入

我们在SparkleComm视频会议中重新引入了 VoIP或互联网呼叫，以便从您的浏览器加入会议。加入SparkleComm会议后，系统将提示您允许访问麦克风和网络摄像头，以便从计算机加入会议。

使用电话呼叫

我们现在增加了基于收费的国际拨入号码，并提供多达 40 个国家的号码。演示者和参会者可以从工具栏中选择他们的国家以获取各自的拨入号码和会议详细信息以加入音频会议。

免费插件

我们还为 25 个国家/地区添加了免费电话号码。您可以获得免费附加组件，以便您的参与者加入会议而无需为通话花费一分钱。

录制您的电话会议

您和您的参与者可以在SparkleComm会议期间选择任何内置音频选项加入会议。当您录制会议时，会议中的讨论将被自动录制。

使用您自己的会议服务 

如果您想使用自己的会议服务，您可以在安排会议时提供会议详细信息。演示者和参与者将使用会议工具栏中的这些会议详细信息加入会议。

如果您是会议新手，那么SparkleComm是您最好的选择，SparkleComm是一个强大的网络视频会议平台，专为举办在线会议而构建，无需任何安装。使用视频面对面交谈或使用国际拨入号码通过电话交谈，共享您的屏幕或应用程序，记录您的会议，在您的网站上嵌入会议等等这些都可以帮您实现。

 我们不断增强SparkleComm视频会议并添加更多功能的可用性，请继续关注我们。最后祝您会议愉快！