统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

虽然电子邮件在许多情况下都适用，当您要安排视频会议时。您想要包括事件的链接，对事件的内容进行评论等，电子邮件往往会在收件箱混乱的情况下被忘记，或者被藏在看不见的文件夹中。它还向客户表明，除非包含时间敏感的链接，否则您不会寻求快速答复。那么，当不适合使用基于触摸的电子邮件时，该怎么办？

替代基本电子邮件的方法

1.如何使用电话和视频会议

如果您想在重要会议之后或项目里程碑之后进行跟进，则电话效果很好。它使您有机会讨论会议中未解决的任何关注或问题。如果您决定需要书面记录或安排其他会议，可以随时跟进电子邮件。

通话效果更好的另一种情况是当您需要与多人交流时。与启动所有参与者（不超过3至4人）的群组电话通话一样，它不会启动迅速失去控制的电子邮件链，而是可以帮助您更快地敲定细节。

视频会议呢？将其视为电子邮件和电话的组合。它是实时的，因此您可以快速获得反馈。但是，您也可以共享屏幕并向参与者显示您的意思。您可以共享链接，安排会议，展示您的产品以及向所有参与者发送群组消息。通过电子邮件进行相同的操作可能需要几天的时间，并且涉及每个人之间的数百条消息。

2.结合多种沟通渠道

维持与客户沟通的最佳方法是适当地使用多个渠道。如您所见，电子邮件在某些情况下适用，但在其他情况下则不适用。在某些情况下，快速通话或由几个参与者组成的简短视频会议可能是理想的选择。

但是使用多个渠道会有后果。对话很容易丢失或错过。销售人员可能会发送电子邮件，客户代表会使用电话，而业务经理可能会召开会议。每个人都不知道对方在做什么，客户感到沮丧。它还会给人一种不专业的印象，好像您的企业不知道发生了什么。

借助以SparkleCoom,VoIP统一通信套件，您可以获得最佳状态。由于所有事情都由一个提供商管理，因此活动部件更少。集成的解决方案还意味着可以记录每个客户的互动，并且可以在一个地方轻松访问。

您还可以将SparkleCoom集成。当您可以自动化并简化手动流程时，为什么还要依靠手动流程呢？因此，请继续改进“联系基础”电子邮件，以获取结果并建立客户关系。

多年来，传统电话系统一直是业务通信的基础。但是随着员工探索与数字世界互动的看似无止境的方式，对统一通信系统的需求已成为必然。采用云并不一定要很复杂，并且借助SparkleCoom,VoIP之类的解决方案，降低成本和复杂性，且支持所带来的好处实在令人难以置信。 1.可达性

SparkleCoom,VoIP统一通信通过采用电子邮件模型解决了此问题。每个用户都有一个可以在其所有设备之间进行同步的公司电话号码。来电在所有设备上响起，并且可以在不中断的情况下在设备之间传递呼叫。无论您身在何处，拥有什么设备以及与哪个网络相连，一个数字都可以通过语音，文本，传真和视频连接您。由于所有未接听的电话都进入一个语音信箱，因此SparkleCoom,VoIP统一通信还使用户更易于管理。

2.知识工作者的全渠道

如上所述，员工的用户体验正在发生变化。工作人员依赖于可在许多不同设备上访问的大量数字接触点（Web，文本，视频）和交互类型（触摸，语音，视觉），他们期望获得统一且轻松的体验。需要SparkleCoom,VoIP统一通信解决方案来支持工作人员更有效的通信方式。

还有无缝的设备切换。假设您戴着耳机在办公桌上拨打电话会议。会议进行了很长时间，您需要离开去接孩子上学。借助SparkleCoom,VoIP统一通信，您只需将呼叫从办公室电话切换到手机，即可通过可靠的VoIP连接继续通话。在电话系统呼叫您的手机时无需保持通话状态，并且使用手机网络也不会降低性能或降低音频质量。

3.消除物理会议室

SparkleCoom,VoIP统一通信已经发展到不需要物理会议室的地步。SparkleCoom,VoIP统一通信为每个用户提供了完整的协作功能，从而使他或她自己的桥梁成为可能，从而减少了工作量。团队可以使用视频会议进行每周会议，而无论人们身在何处或使用什么设备，都可以进行屏幕共享和共享文件。您的营销部门可以同步，即使团队中有一半处于州外会议状态。在演示过程中，销售人员可以即时聘请产品专家来回答客户的问题。SparkleCoom,VoIP统一通信提供了无限制的音频和视频会议。

了解有关SparkleCoom,VoIP统一通信的更多信息。查找可在何处以及如何工作的统一通信系统。

给大家一个任务

不太确定自己在会议上做什么的人很可能会随波逐流。给每个人一个任务：这样，他们就有明确的目标，应该有助于保持专注。例如，您可以让参与者记笔记，记下提出的问题并保持计时，以确保会议不会超支。诸如此类的特定任务使会议参与者感到自己更加积极地参与了会议，使他们可以集中精力。

包起来

在会议结束时节省几分钟以进行总结。会议结束后，每个人都应注意以下几点：

需要什么可交付成果

谁负责每个可交付成果

何时交付成果

下一次SparkleComm视频会议何时举行

请花一点时间来澄清这些要点，以便每个人都知道下一步需要做什么。这有助于使事情更有效率，并减少了进行后续澄清会议的时间，这可以占用不必要的时间。

会议结束了怎么办？

恭喜，您已经成功运行了第一次虚拟会议。在执行其他任何操作之前，请先完成所有管理工作。确保会议记录和其他相关文件都在您面前时正确归档。

如果有人在会议期间报告了技术问题，请记录下来以单独跟进。这应该使您能够解决所有可能遇到的问题，并帮助您计划下一次更顺利的SparkleComm会议。

花一些时间来思考会议的进行情况。哪些部分进展顺利，还有哪些改进空间？您还应该向团队询问相同的问题，无论是单独还是作为一个小组。您可以向他们发送调查问卷以匿名填写；这样，人们更容易诚实。

寻求反馈将帮助您进行任何必要的更改，以改善将来所有相关人员的虚拟会议体验。一些虚拟会议工具（包括SparkleComm）具有视频录制功能。然后，您可以将相关文件发送给您的团队，以便他们可以随意观看。

准备好运行下一次虚拟会议了吗？

与大多数事情一样，在虚拟会议上，实践是完美的选择。从面对面会议切换到远程会议面临着独特的挑战，因此请准备好对自己和他人保持耐心。召开几次虚拟会议后，您应该会发现一切都变得更加轻松顺畅。 有关所有功能的更多信息和提示，请查看SparkleComm Video。

创建一个受欢迎的虚拟环境

团队文化和工作环境至关重要。人们越舒适，则在分享想法时就越有信心，这应该使团队合作更加有效。

在办公室内培养协作文化相对容易。人们之间不断地互动：无论是喝咖啡，走过去还是同时下班。这样的时刻有助于使同事团结在一起。但是，在虚拟世界中，没有真正的对等物，这就是为什么尽可能地有意地近似它们很重要。

在会议开始时花几分钟时间与参加者进行签到，并鼓励您像在面对面会议开始时那样进行随意的交谈。问人们今天过得怎么样，或者他们是否看到已经展示了所有人都在谈论的话题，像这样的简单聊天很重要。

这一切都有助于营造一个更加温馨舒适的环境。即使对于以前见过面的人，SparkleComm虚拟会议一开始也可能会感到有些尴尬。虚拟的欢乐时光和聊天频道可以帮助重现办公室的“节水时刻”。

现在准备工作已经完成，您就可以开始工作了。

如何召开成功的虚拟会议

在将团队过渡到远程会议时，重要的是建立会议准则和虚拟工作场所的参与规则。

虚拟会议礼节

虚拟会议礼节通常与面对面会议礼节非常相似，但要记住一些其他要点：

做好准备：事先熟悉会议议程。

如果SparkleComm会议尚未开始，则在会议开始时将参与者介绍给彼此。

确保在可能的情况下将您放置在安静的地方，并尽量减少背景噪音。

关闭手机的通知（这意味着将手机保持静音而不是振动）。

不要看你的手机。

不要检查您的电子邮件或从事其他任务，专注于会议。

不要在别人说话时打扰他们，在虚拟会议中这可能是个问题。

不说话时将自己置于静音状态。

尊重和礼貌必须成为面对面会议的口号。

保持大家的参与

当每个人都在自己的房间里，在自己的屏幕后面时，保持团队的集中精力是一项挑战，这是使同事保持敬业度的方法。

腾出时间赶上

前面我们提到，在SparkleComm虚拟会议开始前花几分钟时间进行休闲，友好的聊天是个好主意，这有助于使人们更加舒适并为会议本身带来热情。

通过在SparkleComm虚拟会议之前不久与人们交谈，您可能会发现他们更加想参与其中，并对接下来的事情保持警觉。

您需要哪些基本功能？

至少，您将需要良好的音频和视频功能。同样，如果参与者将观看实时演示或逐步演示，则还需要诸如屏幕共享之类的交互式工具。

如果协作对于您的在线会议至关重要，那么您需要确保每个人都可以访问正确的文档。SparkleComm可以达到这个目的，因为多个用户可以同时处理同一个文档。

一体化软件解决方案使您不必在多个工具之间进行切换，从而节省了时间和精力，并节省了资金。SparkleComm统一通信可能是这项工作的理想选择。它提供高清视频会议和屏幕共享，以及团队信息。同时，其注释功能使团队成员可以像面对面会议一样指向他们在屏幕上看到的内容。

全能工具，如SparkleComm也允许容易的任务管理，就在同一个应用程序，您还可以将其与其他任务管理工具集成，只需通过混合和匹配找到适合您特定需求的正确组合即可。

制定计划

安排会议可能很棘手，尤其是当您有多个时区的参与者时。首先使用具有团队访问权限的办公室日历，这样您就可以看到每个人何时有空。

尝试找到适合每个人的时间。例如，如果您在纽约和温哥华拥有员工，请尝试在纽约时间下午1点（温哥华时间上午10点）安排会议。这在两个时区的工作日内都非常舒适。 根据团队的分布情况，弄清楚时区会很快变得非常混乱。 使用诸如“世界时钟会议计划程序”和“每个时区”之类的工具。也要尽可能提前安排会议，因为在最后一刻很难跨时区安排会议。

设定会议议程并坚持下去

无论是面对面的会议还是虚拟的SparkleComm视频会议，会议议程都是必不可少的。他们可以使会议更加高效和成功。   您的议程应包括关键的谈话要点，每个人都应负责的准备工作以及相关文件的链接。确保事先将议程发送给每个人。希望参加者阅读它，然后带着相关想法参加SparkleComm会议。

所有这些都应有助于节省时间：原本可以用在思考会议本身上的时间可以用于共享想法和协作。尝试将会议限制在30分钟以内。除此之外，参与者可能难以保持专注。