虚拟会议:如何从头到尾举行一个会议(一)

远程工作和远程会议正在成为我们生活中越来越重要的部分。COVID-19大流行的趋势已经大大加速,许多企业已经开始朝着更偏远的远程工作方式发展。

enter image description here

不用说,迁移到远程工作会带来挑战。因此,在您致力于实现更有效的虚拟会议的努力之前,您和您的团队应该了解一些事情。以下是一些关键问题:

什么是虚拟会议

虚拟会议的优点和缺点是什么?

在主持虚拟会议之前您需要了解什么?

如何使虚拟会议成功?

虚拟会议结束后该怎么办?

无论如何,虚拟会议到底是什么?

虚拟会议只是在网上进行的会议,而不是与所有与会者都在同一会议室中进行的物理会议。

虚拟会议工具包括SparkleCommVideo和您可能听说过的其他工具,例如Microsoft Teams,Zoom和Skype。(最好保留一两个工具,以便与朋友和家人聊天。)

人们通常使用虚拟会议进行工作,以吸引来自世界各地(或同一建筑物不同部分)的远程团队成员。最主要的是,他们都在使用虚拟会议软件(如SparkleComm)在屏幕上互相交谈和看到对方。

有哪些虚拟会议

虚拟会议有几种不同类型,您选择的虚拟会议将取决于团队和业务的需求。我们将在这里讨论的主要类型是电话会议,视频会议网络会议

电话会议

电话会议通常是纯音频会议,远程队友在其中进行拨入并加入电话会议。这些最适合每个人都参加讨论的小组会议。

电话会议的主要好处是操作简便:与其他类型的虚拟会议相比,安排呼叫所涉及的技术更少。缺点是您看不到别人的反应和肢体语言。劳格科技SparkleComm电话会议系统的设计理念就是“让使用者只需要关心会议的内容,会议的其他一切管理工作交由SparkleComm系统完成”。

视频会议

视频会议就像面对面的团队会议,但实际上不需要人们面对面,至少在身体上不是。

当然,视频通话的直接好处是,每个人都可以从视觉提示(例如肢体语言)以及音频提示中获得灵感,这使得整个对话显得更加个人化。

随着视频会议软件像SparkleComm视频,你甚至得到了高质量的视频和音频,这意味着与会上视频通话可以看到和听见对方(如果你定期通过SparkleComm视频与客户和潜在客户进行交流,那么你可能会认为这就是那个重要的因素)。

杰出的联络中心代理的8种素质

出色的客户体验只有通过出色的联络中心代理才能实现。绩效低下的代理人会导致代理人流失率很高 ,每年使联络中心付出大量金钱。这意味着,识别和识别重要的联络中心技能不仅对招聘经理的日常工作至关重要,而且对您的业务底线也有直接影响。为了协助您,我们总结了一些主要特征,以帮助您找到可以给您的团队带来最大提振的呼叫中心代理。

有礼貌

好的联络中心代理最重要的素质之一就是如何对待客户。这听起来似乎很明显,但是礼貌和友好是必不可少的,因为大多数客户可以立即感觉到消极或冷漠的态度。例如,当客户在产品上遇到问题时,从代理商处获得优等或对抗性待遇只会加剧问题,并且对所代表的所有公司都没有很好的反映。另外,您永远都不知道谁在另一边。因此,座席必须在每次通话过程中保持热情友好,这一点如此重要。

专业精神

在任何工作中,最大的挑战就是将个人问题摆在家里。每个人都有糟糕的一天,但是当您让这些感觉干扰您的工作能力时,可能会造成混乱。由于呼叫中心代理一直在与各种情况的客户打交道,因此缺乏专业素养会迅速导致互动脱离常规。

恭敬

有时候代理商可能会反复与愤怒的客户联系,以摆脱挫败感。这可能是一个压力大的经历,代理人如何处理情况通常会决定他们最终能否在工作中取得成功。在任何情况下,代理商都必须富有同情心,尊重他人,并理解尝试纠正问题通常是生气的客户想要的最后一件事。在压力下保持镇定并在逆境中处理客户的要求和问题是联络中心最宝贵的技能之一。

解决问题

尽管通常联系中心代理人要按时上课,但不可避免地会出现培训课程未涵盖的问题。在这些时刻,座席可以独立思考至关重要。这并不意味着要独自解决问题。通常,这就像知道何时寻求经理的协助一样简单。

快速的回忆

快速回忆信息的能力是联络中心技能中被低估的一项。不断要求代理商研究和记忆特定产品或服务的许多不同方面,以及为客户服务的程序路径。这些知识中的一些可以随着时间的流逝而获得,但是如果预期的代理人已经具备了立即召回关键信息的诀窍,则将有所帮助。

信心

这种特质可能并非对所有话务员都是自然而然的,但值得庆幸的是,并非总是如此。呼叫中心代理无论在多大压力下或多么复杂的情况下,都应该能够表现出可以做的态度来为客户服务。很多情况下,如果出现任何重大问题,呼叫中心团队可以通过与其他合格的团队成员联系来建立对座席的信心。

自我激励

联络中心为所有培训提供了新员工,这不能使他们为工作感到自豪。这种自决的感觉必须来自潜在特工的个性。这些类型的工人总是乐于接受反馈,学习并努力使自己变得更好。

可靠性

由于工作的按需性质,许多联络中心无法为员工提供传统的9到5轮班。雇用呼叫中心代理时,无论白天或黑夜,您都必须依靠他们会按计划定期出现的事实。在这些时间里,您还必须能够依靠它们在压力下保持镇定,保持生产力并处理尽可能多的电话。少了一点也不会削减它。

优秀的联络中心代理还有许多其他素质,但这是我们发现的一些重要因素,它们可以成败一个好员工。或许还有遗漏,那就点击SparkleComm,联系我们,告诉我们更多重要信息。

VoIP与固定电话:哪种电话系统适合您的业务?

SparkleCommVoIP比固定电话好吗?传统的模拟电话比IP电话有什么优势?选择正确的电话系统时,了解这些差异至关重要。 enter image description here 电话系统的类型

在考虑为您的企业使用电话系统时,您有很多选择。除了处理电话以外,它们的功能也大不相同。

当今有三种类型的电话系统可用:模拟,VoIP和SIP中继。

1)模拟 模拟电话系统由本地电话公司安装的传统座机组成。也称为普通老式电话服务(POTS)。为了实现业务功能,您可能需要额外的电信硬件。

模拟电话的功能与一个多世纪前的功能相同。声音是通过电线上的电脉冲传输的。这些电线连接到电话服务提供商。

公司将使用一条或多条电话线配置本地专用小交换机(PBX)。PBX创建一个内部电话网络,将员工置于共享电话系统上。

被称为“铜线”的语音服务只能在您用电线挖沟和敷设的任何地方运行。传统电话服务会遇到恶劣的天气,安装和昂贵的长途电话费用。

2)VoIP Internet协议语音(VoIP)使用您现有的Internet连接进行电话呼叫。它还包括服务中内置的许多高级呼叫功能。

SparkleCommVoIP电话系统也称为数字电话服务或托管电话服务。它通过将声音转换为数据包并将其传输到VoIP提供商来工作。VoIP提供商然后在公共交换电话网(PSTN)之间定向呼叫。

得益于快速的电缆或光纤宽带互联网连接,这种情况可以在几毫秒内发生。SparkleCommVoIP使小型企业能够以一小部分成本获得所有最佳的电信功能。

就功能而言,固定电话无法与VoIP相提并论。如果您希望更好地控制通话体验,那么VoIP电话就是您的最佳选择。

借助VoIP,公司无需任何额外的硬件即可拨打和接听电话。他们所需要的只是一台计算机,笔记本电脑或手机来使用他们的商务电话系统。

请记住,员工最喜欢台式电话。IP电话将声音转换为数字信号,并保持与VoIP提供商的连接。

3)SIP中继 SIP中继可从SparkleCommVoIP服务提供商提供现有的PBX语音连接。线槽需要严格的技术技能才能操作。

中继是一项电话服务,没有企业可能期望的高级功能。您必须配置语音邮件,呼叫转移,呼叫路由,自动助理。

那么,SIP中继的优势是什么?如果您已经在管理PBX,并希望云具有可靠的可扩展性和可靠性,那么中继就是您的最佳选择。

如果这听起来像您的果酱,您将享受我们对SIP中继的深入了解。在本指南的其余部分中,我们将重点介绍VoIP与固定电话。

混合工作场所模型从会议室,视频开始(二)

基于云的视频的价值

摩根大通公司已经拥有一种视频文化,它具有一个本地系统,该系统为近25万名员工提供支持会议室,行政台式机和视频电话。总部位于纽约的摩根大通执行董事尤金·皮茨表示,在COVID-19大流行之前,员工举行了约10亿分钟的会议。

但是本地视频系统有其局限性。皮茨说,这家金融服务公司平均每天可以进行30,000个并发呼叫,但仅能在外部网络(例如家庭网络)上支持7,000个并发呼叫。

enter image description here

他开始评估云视频会议服务,以获得更好的弹性以及将容量转移给服务提供商的能力。他说,现在,限制对外部网络上的用户的呼叫的想法已经无关紧要了。自大流行以来,每天的视频使用量约为2500万分钟,并发会议多达60,000次。他说:“我是否正在计划让每个人都在家工作的类似于COVID的情况?不,但这肯定是积极的结果。”

云的另一个好处是,与本地系统相比,新功能的部署速度更快,尤其是AI功能。摩根大通的本地系统缺乏添加新功能的速度和计算能力。皮茨说:“云为您提供了一个不可思议的平台,关键是继续在此基础上发展。”

新趋势支持混合工作场所效率

新的工作方式也推动了统一通信(UC)领域的新趋势。我们希望探索异步视频通信的新用例,并开放视频创建和分发给员工。异步视频通信可能会通过短视频消息取代电子邮件,类似于消费者应用程序,用户可以在其中录制快速视频而不发送电子邮件。

AI是另一种统一通信趋势,例如劳格SparkleComm统一通信中的AI就可以通过满足转录,实时字幕和动作项目等功能来提高混合型劳动力的生产率。AI还可以处理音频和数据点,以将信息提供给销售团队,以实现更快,更有效的客户呼叫。人工智能可以通过分析音频来确定决策以及哪些问题需要跟进来使SparkleComm会议更加有效。

虚拟白板是支持混合工作场所模型的策略中密切关注的另一个增长趋势。先进的虚拟协作技术将变得越来越重要,因为我们试图将会议室带到会议空间之外,从而使虚拟会议室吸引人们的加入,就像亲自加入会议的人们一样。

超过40%的公司正在采用或计划采用虚拟白板应用程序。他们有一个强大且不断增长的市场,我们认为这将成为核心协作产品组合的一部分。人工智能还可以通过诸如情感分析之类的应用程序应用于虚拟白板。将情绪分析应用于虚拟白板可以通过确定会议参与者在某些主题上同意或不同意的地方来帮助做出决策。情绪分析还可以根据白板数据为参与者做出决策。

混合工作场所模型从会议室,视频开始(一)

混合工作场所是未来,因为不是每个人都会全职返回办公室。了解IT领导者如何使用UC支持混合工作场所模型。

大流行爆发后,很多大型企业开始实施在家办公的策略,并推出了必要的协作工具来支持远程通信和工作流程。在12个月内,很多公司从办公室迁移到了在家工作。

enter image description here

随着医疗保健公司及其员工逐渐适应新的常态,当一些员工开始返回办公室而另一些员工仍然偏僻时,现在的首要任务是找到支持工作场所未来的最佳方法。现在我们面临的挑战是了解新工作模型的外观,没人知道远程,混合和办公室工作人员的正确比例,这种平衡将在未来两到三年内发生变化。但是组织需要确定正确的设置以支持这三种工作状态。

会议室启动了混合工作场所

对于很多企业而言,混合工作场所模型的正确设置意味着专注于会议空间。在大流行之前,与会的远程参与者相比,远程参加的参与者参加了会议,并且会得到更好的体验。挑战在于使远程参与者感到自己像是会议空间的一部分,重要的是要使参加会议的任何人都具有同等的参与度。现在我们正在评估较新的技术,以便将其部署在多个国家/地区的数千个会议场所中。由于大流行,还利用了大多数办公室关闭的优势来逐步升级会议空间,从而获得更有效的设置来支持远程会议

有分析师表示,由于大多数团队将以混合工作场所模式进行分发,因此SparkleComm视频会议通常会取代面对面的会议。组织将需要使用合适的设备来优化会议空间,甚至将更大的会议室变成更小的会议空间。

那么会议室必须发展。有15个人走进会议室,在桌上摆一壶咖啡,然后在那间屋子里整天呆着的想法可能不会很快再次发生。公司正在向会议室添加视频设备和类似SparkleComm这样的视频会议软件,以期望当员工返回办公室时,他们到处都需要视频和参加SparkleComm视频会议。有些员工甚至可能会进入办公室,但更喜欢使用SparkleComm视频会议平台从办公桌旁参加SparkleComm会议