归档: November 2020

您已经阅读了有关流行会议软件的文章，这些文章被发现存在严重的不安全因素，还曾听说过祖父母被骗向陌生人汇款的故事，或者最近看到网上的知名人物简介被兑现了比特币捐款的承诺。

这些示例表明，几乎任何平台上的任何人都可以随时发生网络攻击。当涉及到您的业务时，您永远也不想遭受攻击，尤其是当您可以使用安全的视频会议解决方案（如SparkleComm视频会议）来保护它时。

现在，我们已经研发出一种致力于构建多功能，专为企业使用而设计并尽可能安全的视频会议解决方案SparkleComm。今天，分享这些知识比以往任何时候都更加重要。如何确保视频会议的安全？您如何防止陌生人随机参加会议？

在此博客中，我们还将解决有关安全视频会议的其他问题，包括：

为什么投资安全解决方案很重要

评估业务需求时需要寻找的5件事

遵循最佳实践以确保您的视频会议尽可能安全

为什么SparkleComm是确保视频会议安全的最佳选择之一

为什么拥有安全的视频会议解决方案很重要？

我们知道您可能在想什么，仅仅是视频会议，他们可能从我的视频中得到什么？ 但是，在视频会议中，您共享了多少次文档？只说机密信息怎么办？并说“这将永远不会发生在我身上”，几乎可以保证它会在您身上发生。

可以将安全的视频会议解决方案视为在家门上有锁。即使您从未有过入侵者，这是否也意味着您不需要锁？当然不是，这只是意味着您很幸运。

对于您的公司，不仅是您自己的信息可能会受到损害，而且还会给每位员工以及他们所投保的任何人（如配偶，子女或家庭成员）带来风险。最重要的是，如果有人侵入您的帐户，他们可能会造成不可逆转的损害，这可能会破坏您的业务，这显然对您和您的员工来说是可怕的。

是的，它很吓人，听起来很荒谬，但确实如此。实际上，被黑客入侵的小型企业中有60％在六个月内破产。.最后，您想确保您的业务安全以保持客户的信任。最近几个月，您可能与客户进行了无数次视频会议。也许您谈论的是财务或预算，或者谈论的是尚未准备好公开展示的即将到来的项目。如果要将此信息公开，则可能会花费客户很多钱，而且也可能使您失去关系。 所以使用安全的SparkleComm视频会议系统会帮助你赢得业务关系。

由于COVID-19 ，移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工，客户，团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议，以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是，当然，虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区，虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务领导者，专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作，提供更好的项目成果，并在多个时区建立人才，创意和技术团队。

但是，仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制，并不意味着领导者和管理者应滥用对他人时间和工作时间的访问权。变焦疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语，可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康，以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践，可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南，您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战，您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并引导有益的电话会议。

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词，它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易，因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是，具有创造性和技术性角色（如设计，编写和软件开发）的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时，他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单：安排更少的会议。作为项目经理，您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议，限制会议持续时间，并使用SparkleComm等协作工作区来处理快速问题和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议，您可能仍会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理，您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样，如果您遇到技术挑战，您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划，而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示，而面对面的会议则不像肢体语言，语调，步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题，并帮助您清楚地传达关键点。

 1. 事先分配清晰，简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。
 2. 为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一：消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。
 3. 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音，并在通话期间坐在安静的地方。
 4. 使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员，并记住当您需要每个人的回应或贡献时，请按姓名呼叫每个人。
 5. 坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛，偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议，那么他们很可能会准备就绪，精力和精力更加集中。
 6. 始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前，请每个人问他们接下来的步骤，以确保每个人都知道自己的责任。

遥远的时区

有时，您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友，客户或利益相关者。

作为项目经理，您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表，但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议，特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时，您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议，充满动力的团队以及成功的总体机会。

使用SparkleComm，使虚拟会议中的问题成为过去

从面对面会议过渡到远程会议可能需要很多时间才能适应。幸运的是，SparkleComm帮助团队组织会议记录，创建和分配任务，跟踪项目进度以及管理团队工作量。

试用我们的技巧应对虚拟会议的挑战，然后开始使用我们灵活，强大且协作的工作管理软件。立即申请免费试用！

5.移动应用

在Covid-19危机期间，在线商务应用程序的下载量猛增。 

应用程序受欢迎是有原因的。您的在线SparkleComm会议软件具有允许您进行在线视频通话的应用，与会者可以从任何地方访问会议。如果Internet连接速度慢或计算机出现故障，它还提供了备份解决方案。

6.技术支持

不幸的是，即使安排得最好的在线会议也不一定总是按计划进行。当您遇到连接问题时，随时获得支持将是非常宝贵的。然后，您可以对问题进行排序并尽快重新建立连接。一些软件供应商提供了比其他软件更好的技术支持。

如果没有可用的内部资源，则需要一个在程序包中包含全面支持的解决方案。

7.用户友好且易于与当前系统集成

您的会议软件不会是技术的第一块中，你已经投入了。因此，您需要找到适合您现有系统的解决方案。例如，您可能需要一个可以共享Dropbox文件或与员工时间表应用程序集成的工具。

由于参加者可能使用任何数量的设备，因此重要的是您的软件应具有足够的灵活性以应对。从平板电脑，智能手机到计算机和笔记本电脑，您都不会遇到任何人都无法访问会议的问题，因为该软件不兼容。

另外，请确保您的软件易于使用。提供广泛功能的系统可能很难学习和导航。如果员工难以登录或导航系统，这将浪费宝贵的时间，并导致沮丧和沟通不畅。

8.定价

您可以为在线会议软件支付任何费用，从零到最高。通常，额外的功能和技术支持的价格较高。尽管价格是一个问题，但拥有合适的系统可以为您提供帮助，着重提高生产率更为重要。这将取决于您的业务规模以及您必须花费多少。

花时间了解您的软件的实际成本。有些基于软件的托管方式，而另一些则基于每个用户。视频录制或拨入选项可能会产生费用，并且总费用可能会按分钟，一个月或每年估算。

9.别人怎么说？

在寻找解决方案时，请找出其他企业对该软件的评价。他们是否对自己的经历感到满意，还是遇到故障和停机时间？该工具可以应付大型会议，也可以应付10个或更少用户的较小呼叫吗？

在这个数字化转型的时代，有大量的在线会议解决方案可供选择。尝试比较平台可能会让人不知所措。要确定正确的解决方案，请查看您的业务需求，并确保您提出的解决方案具有所有相关功能。在这里推荐SparkleComm统一通信平台，安全稳定且可靠。

仅仅为此选择一个具有所有“风吹草动”的解决方案是一个错误。花费一些时间来确定最适合您的组织的工具是值得的。

视频会议是新的常态，因此使用正确的在线会议解决方案至关重要。但是，有这么多的选择余地，这并不总是一件容易的事。

每个系统都具有或多或少适合不同团队和项目需求的功能。

1.高品质的视频和音频

高质量的音频和视频是绝对必要的。如果您看不到或听到您的声音，则会议将不会成功。

如今，大多数公司都使用视频，以便每个人都能看到彼此并感觉成为团队的一员。没有亲眼见面的能力，很容易错过交流的视觉细微差别。这些对于与员工和客户建立良好的关系至关重要。

在在线SparkleComm视频会议中，主持人还可以检查每个人是否参与。如果没有视频方面的内容，就无法看到参与者在会议中是从窗口望出去还是在执行其他任务。

因此，高清视频质量是大多数企业的首要任务。像素化图像会分散注意力，使会议效率降低。

如果没有可靠的高质量音频，会议体验将大大减少，结果受阻。当涉及音频选项时，同时包括进行在线视频通话和电话通话的能力是有意义的，因此与会者可以选择如何参加活动。

如果您要与国际受众主持会议，请考虑添加本地，国际和免费电话号码供与会者使用。

2.安全性

根据最近的报道，到2021年，网络犯罪的年度成本将上升至6T。您选择的任何软件都应具有鲁棒性和安全性。

如果安全对您来说至关重要（例如，如果您在严格监管的环境中工作），那么请选择使用加密的在线会议系统。同样，采用允许您添加权限级别的系统也很有意义，这样只有合适的人才能访问敏感的对话。

您可能希望使用需要PIN才能访问会话的软件，以提高安全性。

3.记录和报告

将此功能作为函数确实很有帮助。它使您可以回顾并反思会议上的发言。这可以使您对会议进行的方式以及是否需要为将来的通话进行调整而提供有用的见解。

能够共享录制内容还使参与者能够赶上他们可能错过的部分，并让您提醒他们项目的截止日期。有了回放功能，与会者就不必花时间写大量笔记了。录音也可以与无法亲自参加的人共享。

您可能还需要使用SparkleComm会议软件，该软件可让您访问报告：事件发生后的出席，键入的消息等。如果是这样，请选择一个可以轻松导出报告并与CRM交互的工具。

4.实时聊天和文件共享

具有键入实时聊天功能的功能是一种流行的功能，因为它使参与者可以在其他人交谈时进行交流。一个聊天框可以让人们添加注释和问题，使主持人可以看到它们，但它不会打断会议流程。

您还可以从在线会议解决方案中受益，该解决方案使团队可以共享文件并设置任务。这样可以避免员工彼此之间通过电子邮件发送手册，议程和演示文稿。也可以选择将某些文档设为不公开，以便只有选定的主持人才能看到它们。

选择启用桌面共享的软件有助于进行深入培训。通过让所有学习者看到共享的视频演示，白板和网站，可以实时进行辅导。

许多人有一种幻想，即只有“电话”才是他们的商务电话。实际上，在幕后，还有很多事情要做，以确保世界各地的大量办公电话能够正常工作并到达其呼叫目的地。商务电话使用的电话系统是此方法中的参数之一。它甚至不是放在办公室后墙上的盒子。 

电话系统的三种类型是什么

有三种主要类型的商务电话系统。他们是： 

• PBX本地
• VoIP PBX
• 托管的VoIP电话设备

让我们了解大多数这些商务电话设备的功能以及它们如何变化。

PBX本地 

PBX在分解时的工作原理非常清楚。这是电话公司的真实版本，并且已经使用了几十年。该设备是企业内部的电话亭，可以接听所有已接电话和线路上的所有电话，并为它们提供适当的服务。 

现在，本地PBX系统还包含其他一些功能，但是，传统的PBX可以管理位于系统核心的组织的电话。 

常规系统正迅速被其更年轻，更现代的替代产品：VoIP PBX取代。

VoIP PBX

常规电话系统的改进变体是VoIP PBX或VoIP电话系统。 

好吧，您可能会想，“有什么不同？” 您会发现，传统商务电话系统和VoIP PBX系统之间的主要区别在于它们的操作方式以及所使用的各种技术。 

本地PBX使用称为ISDN的模拟或数字线路，而VoIP PBX使用宽带或数据链路拨打和接听电话。这可能比替代方案便宜一些。 

与替代的PBX相比，使用VoIP PBX的优点是质量更好的语音通话，用户之间的免费通话以及将一个设备用于多个站点的能力。

托管的VoIP电话服务 

这将我们带到了最后但并非最不重要的公司电话系统。最现代的便携式电话系统是托管的VoIP电话系统（例如SparkleComm VoIP）。在办公室的墙壁上，此模型将盒子拆下，并将所有呼叫都带到云中。这种方法需要您的呼叫和文本，将它们转换为数字字节，将其传输到云中，然后以毫秒级的方式将其发送到呼叫的另一端。 

与本地和VoIP PBX相比，SparkleComm VoIP的优势在于更低的成本，更高质量的音频和视频通话，更大的用户通用性以及减少的维护和实施成本。 

4.电话：对于可以理解地不喜欢视频通话的人（例如想加快对话速度的导演），电话可以带来（或更高）生产力。您猜对了，SparkleComm也提供电话服务，您也不必粘在办公桌上也可以打电话。由于所有通信都是在SparkleComm一个应用程序下以数字方式进行的，因此您只需单击一下即可将呼叫切换到任何设备（退出即可在手机上拨打电话）。

面对面的协作风格： 

1.会议：这些会议不一定总是在会议室举行。尝试将其切换并在一个共享的空间（休息室，厨房区域，午餐时间等）开会——您可能会发现保持非正式状态使每个人都有机会提出自己的不同版本。

2.果酱会议：没有人喜欢坐在三个小时的对话中，每个人都在无休止的辩论中来回走动。取而代之的是，举行一次有组织的果酱会议，该会议利用互动来激发创造力。尝试使用白板，让合作者轮流在视觉上分享他们的想法。使用便签对它们进行投票，并在更短的时间内提出针对复杂问题的商定解决方案（除非您拥有数字白板，别忘了在离开时给它拍照）。 

3.研讨会：引入外部参与者可以扩大团队的视野。邀请来宾演讲的人谈论与您正在进行的项目相关的经验教训，可以激发反思性思考更好的合作方式。

不同的协作方式意味着不同的合作方式

说实话，您不能总是建立所需的团队。董事很自然会倾向于与其他董事合作，因为他们很相似。但是，最有效的团队可以利用个人优势以更多维的方式发挥作用。想象一下，一个团队中有八个人具有相似的协作和冲突管理风格。虽然这乍一看可能是有利的，但在实践中，相似的观点实际上可能会阻碍分辨率。想象一下，让大多数人回避问题，而不是为此找到折衷方案……

但实际上，您也不能总是保证所有四种协作样式都可以在一个团队中出现。但是，您仍然可以确保在整个项目过程中都能体现其价值和方法。

从主任的角度来看，请确保明确阐明任务并有效地做出决策。从协调者的角度来看，确保每个人都尊重他人的差异，并以同理心对待方法上的冲突。从发起者的角度来看，请确保寻求外部资源以寻求灵感和采用新方法来处理过时的过程。从分析师的角度来看，请确保为关键声明建立支持数据，并且不要让细节掉入裂缝。

别忘了，多样性具有价值，但是首先，让我们了解一下您的不同之处。

远程和面对面的方式，以促进更好的沟通和团队合作

根据团队成员所处的位置，可以通过多种方式进行协作。远程协作样式：

1.小组渠道：每个人都有一个可以交流，共享文件和管理任务的空间，对团队的整体效率产生了巨大的影响。例如，尝试找到通用的应用程序或软件，使您可以通过语音，视频或文本进行实时聊天，在共享文件上留下注释，以及直接在一个位置分配任务，而不是让您在窗口之间切换和标签不断。例如，类似于SparkleComm统一通信应用程序。

更不用说，对于个人可以如何选择连接的选项可以使每个人以他们喜欢的方式与他们交谈。例如，一位分析师可能更喜欢一封电子邮件，上面写着要参考的信息，而协调器则喜欢发送快速的即时消息来检查同事的工作情况。

2.视频会议：使用支持屏幕共享的会议软件，使您的虚拟会议更加轻松，如SparkleComm视频会议那样：无需在会议之前（或更糟糕的是，在会议期间）提取正确的文档并将其分发给队友，您只需单击一下即可共享屏幕上的内容，从而使所有人都在同一页面上。

SparkleComm还可以让您录制视频会议，以备以后观看，以防万一某人无法参加会议或您只是想错过要回滚的某个点（没有人能幸免于偶尔的思想游荡）。 

3.虚拟注释：通过使用视觉辅助工具，可以轻松进行头脑风暴。这种面对面的协作方式没有一次要说话的亲自限制，它邀请多人在开放的视觉空间中发表想法。

使用SparkleComm视频会议的注释工具，您可以标记文档，幻灯片或其他屏幕上的内容（在史诗独白中最大程度地减少不必要的分发的好方法）。

在这种情况下，参与者还可以使用内置的聊天框功能对彼此的想法进行评论，而不会中断演示流程（分析师或协调员可能会倾向于使用的另一个强大功能）。 

导演

每个小组都可以从董事中受益。您通常被视为决策者和经常发起讨论的人（因为您对表达自己的想法非常满意）。由于您受到切实成果的激励，并按时，按预算达到了里程碑，因此，您天生就有担负责任和履行职责的天赋。

团队合作的优势： 

在项目开始时或不确定期间建立订单

具有影响力和激励能力

划定团队角色和职责，并帮助组织团队的任务

您最擅长的环境： 

快节奏/敏捷（工作快速连续进行，之间的干扰最小）

有条理（工作有据可查并已计划好） 

高效（团队可以在更短的时间内完成更多工作）

小心提防： 

代表他人发言或超越他人发言，给同行蒙上阴影

主导对话

遇到要求很高的要求

协调器 

您就是人与人之间的纽带。您以建立良好的关系并以优雅和谦逊促进团队互动而闻名。因为您受到真诚合作的激励，所以您要付出更多努力以确保听到每个人的意见。就像有时您用SparkleComm即时通讯系统来了解对方的想法，对于那些需要更多帮助的人，您始终可以作为支持资源，采取更委婉的方式让其得到抚慰。

团队合作的优势： 

能够以耐心和理解来解决冲突

坚定地鼓励和激励他人发挥潜力

高度的情商可以利用他人即使没有外在表达时的感受

您最擅长的环境： 

平静（可以进行审议的空间）

和谐（团队成员通过言行举止表现出信任和尊重）

友善（与队友的关系不止于工作）

小心提防： 

不愿说出您的想法有冒犯他人的风险

过度适应他人的需求

对变化过于谨慎并适应现状

发起者

您将各种东西带到桌上，无论做什么都可以轻松看到更大的图景。其他人知道您经常提出一些好主意并展开讨论，以便每个人都可以一起探索新领域。因为您受到新颖性和新发明的激励，所以您不断探索寻求灵感或创造力的外部手段，这对您跳出框框进行思考并不陌生。

团队合作的优势： 

成为变革的拥护者并定期提出建议以改善团队 

通过定期提供新观点来促进令人发指的讨论

通过扮演魔鬼的拥护者来限制集体思考的想法

您最擅长的环境： 

刺激（积极鼓励以不同的方式思考）

表达自由（每个人都可以不经判断就表达自己）

积极而有创造力（失败被视为学习的机会）

小心提防： 

冲动地行动，例如在SparkleComm会议期间模糊未完成的想法或打断讨论

在安排任务优先级或按时完成任务时会感到混乱

将东西放在后燃器上的时间过长（您可能很容易拿起任务，但请务必遵循！）

分析师

您喜欢潜入一个复杂的问题，并以各种方式将其分解，直到找到答案。众所周知，您具有极强的分析能力，并且喜欢按顺序线性地处理工作，先完成一件事，再开始另一件事。因为您受数据及其准确性的激励，所以您非常注重流程，并且希望花一些时间来思考新的想法。  

团队合作的优势： 

提供基于研究的信息，以更好地指导团队的决策

一心一意地专注于情况的真实事实，而不是依靠猜测或假设

观察别人可能忽略的细节

您最擅长的环境： 

自主（大量停机时间可独立处理）

例行活动（每周同一天举行的SparkleComm视频会议，将任务变成习惯等）

安静（能够更轻松地集中注意力和倾听自己的想法）

小心提防： 

过度分析情况并因此而浪费时间；难以付诸行动（分析瘫痪！）

对自己，以及别人的言行举止过于挑剔（特别是如果他们不在您的范围之内）

害怕犯错并因此无视任何批评

轮到你了！

是时候将您的知识付诸实践了。

尽管面对面会议是理想的选择，但仍有一些方法可以升级您的虚拟会议，因此同样有效。需要记住的一些关键点：

 - 总是自我介绍并分享重大胜利
 - 穿着得体，尊重演讲者
 - 提出有趣的问题并避免多任务处理
 - 保持步调并专注
 - 总是仔细检查动作项目

如何使虚拟会议变得有趣

无论是快速呼叫，协作会议，与客户相关的会议，还是出于某些其他原因，所有讨论的目的都是为了满足关键的组织需求。

但是，虚拟会议有时会变得无聊，因为人与人之间的联系可能会丢失-参加虚拟会议可能会非常不堪重负，尤其是对于新员工而言。有时，羞怯会剥夺员工与其他团队成员建立联系的机会。

反过来，这阻碍了有效的协作和决策。现在该到了时候，我们考虑一些独特的方法了，这些方法可以使远程团队彼此融洽相处。建立信任和归属的基础只需要一点额外的努力。

除了标准做法外，还必须让每个人都参与并参加远程会议，以激励与会人员并保持参与。

以下是改善虚拟会议并使之更具生产力和包容性的几种方法：

 - 使会议更具互动性和吸引力的最有用的方法之一是从破冰船会议或活动开始。一旦参与，它将使每个人都感到包容。他们将在整个会议期间保持参与。

 - 您可以合并一些简单的游戏，这些游戏有封闭式问题或可以选择的选项数量有限。

 - “两个真相与一个谎言”游戏也可以使会议环境更加活跃，从而使团队参与其中。

 - 使用“单词联想”测试对团队的智力理解。这是一种让人们开箱即用的思维方式并不断前进直到玩家无法在链中添加更多单词的好方法。

 - 宠物总能照亮一天。带上您的宠物参加会议，并向同事介绍您的皮毛婴儿。在下一次会议的前五分钟，让大家的宠物共享屏幕。

 - 展现您的艺术风格，并在下次远程会议上上传视觉上吸引人的背景

 - 安排一个虚拟的欢乐时光。这是一种很好的联系员工的方式，可以让他们摆脱压力大的工作时间。

您在虚拟会议邀请中输入了哪些信息？

主持会议需要适当的礼节，以便将商务会议邀请发送给预定的参与者。首先，请确保您的会议邀请看起来正式而专业。

与常规会议相比，虚拟会议有不同的邀请。当您发送会议邀请时，诱使您快速邮寄邀请，以确保来宾不会在预定时间安排或接受其他会议的邀请。

如果您想知道会议邀请的外观，那么本综合指南将告诉您会议邀请所需的一切。

简洁的主题行

以主题行开始邀请，并确保其简短，简单且易于理解。另外，它应该包含日期，会议名称以及关于您要发送的邀请类型的线索。

这样，人们就知道您在什么时间安排会议，并且无需阅读整个电子邮件就可以了解会议议程的内容。

个人介绍（可选）

如果您与平常的会议对象不同，则应在邀请电子邮件的顶部添加简短的个人注释，以使他们知道谁在请求会议。

例如，一个简短的注释，例如“大家好，我希望在项目启动时见到大家！” 或“这是我们即将进行的演示的邀请电子邮件。” 这些可以帮助人们回想起从谁那里接收电子邮件以及用于什么预定目的。

准备要求（可选）

如果您需要与会人员准备一些报告，事先进行设计审查或预先收集有关某些主题的信息，请确保提供准确的说明以明确期望的内容，以免被错过。

会议日期和时间（必填）

必须在会议邀请的电子邮件内容中提及日期和时间。最好在写日期时拼写出几个月，以方便不同位置的人们理解简单的日期格式。另外，包括时区并找出被邀请人的正确时间。

位置/媒介：面对面或在线（必填）

如果是物理会议，则需要提及将要召开会议的物理位置，例如会议室。

在虚拟会议中，加入远程讨论的链接将是位置字段，音频准则或任何特定的系统要求。另外，为虚拟会议添加电话号码，因为这样可以使移动电话中参加会议的人们更加轻松。

会议目标（必填）

安排会议的原因，目标。您可以在电子邮件邀请中的简短行中包含会议目的。会议的成果或目标将实现。

议程（可选）

需要包括会议议程，以使参与者知道会议中要讨论的主题或与之相关的任何指示。

此外，如果您的会议围绕审阅文档，报告，提案或某些研究结果而进行，那么最好事先将这些文档附加在同一封邀请电子邮件中。另外，如果参与者无法通过电子邮件访问和查看它们，请在这些文档上附加一个链接。

受邀者名单（可选）

最后，在您的电子邮件邀请结束时，列出将参加会议的所有参与者的姓名，以便所有人都知道与谁进行讨论。

点击SparkleComm开启您的虚拟会议吧！！

在冠状病毒时代（或远程工作中）进行合作

他们说，在交流方面，有7％的人来自口头语言，38％的人来自语气，（高达）55％的人来自肢体语言。

您可能会想到，当我们与整个屏幕上的人们进行协作时，还有很多话要说。如果没有环境背景或没有记下手势或微妙的面部表情的能力（特别是与多位会议参与者进行SparkleComm虚拟通话时，这时脸变得很小），当我们真正彼此了解时会感到迷失。

在建立信任和建立关系时，可以与新的同行开始一个项目，虽然利用SparkleComm视频会议系统而无需最初面对面的交流就可以进行测试，但握手的丧失也失去了连接的机会。这就是为什么不仅要了解自己的知识，而且要分享彼此的协作风格可能会花费很多猜测，而这在很短的时间内就彼此认识。无需对他人的工作习惯，价值观或动机进行假设，您可以比较下面的“协作工作风格测验”的结果。

四种最常见的协作风格

准备找出您是哪种风格的协作者？参加我们的简短测验，找出答案！

在小组环境中工作时，您最关心的是什么？

1.立即有效地完成工作并立即看到结果

2.保持团队民主，保持团队和谐 

3.在未开发的机会中探索新的可能性并拥抱创造力

4.注重细节以使事情正确，而停机则需要独立思考

在团队环境中，您最想激发什么样的事情？

1.取胜，超越竞争对手，取得成功

2.良好的合作并得到他人的真诚赞赏

3.新颖的经历，有趣的任务和积极的社会认可

4.在我感兴趣的领域展示我的专业知识

当涉及多个人时，您如何处理冲突？

1.主张我的立场，然后让最好的主意获胜

2.收集每个人的观点，找到可以容纳尽可能多人的折衷方案

3.寻求外界意见以对所有职位有新见解

4.花一些时间来处理自己的情况并运用逻辑方法进行处理

在团队会议（如SparkleComm会议）中进行讨论时，您倾向于：

1.直接果断-我毫不犹豫地说出了我的想法

2.耐心与合作-在适当的时候，我会让别人先介入

3.生动活泼—在分享想法时，我充满热情和生气

4.体贴而系统性-我确保每一个贡献都能为对话增添价值

您的团队正在从事的项目不断延迟，您拒绝妥协的一个因素是什么？ 

1.结果-未来需要按时，按预算达到项目里程碑

2.员工-团队中人的关系优先于工作本身

3.想法-目标崇高，但您打算在不降低愿景的情况下将其贯穿始终

4.精度—速度有多快，质量多少都无所谓

准备好您的结果了吗？如果您的回答大多为1，则说明您是导演；如果您的回答大多为2，则说明您是协调器；如果您回答的大多数都是3，则说明您是发起人；如果您的回答大多为4，则说明您是分析师。