分类: 呼叫中心

关键是要屏住呼吸，不要急于打任何电话，以使客户感到自己在听。

以正常速度说话

说话慢可能会很诱人，这样客户才能更好地理解您，或者说更快就能完成通话。无论哪种情况，这都不是您想要的。您不是要进行销售或使客户感到被拒绝。相反，您的SparkleComm 呼叫中心座席需要尽可能正常地讲话，不能太慢或太快。正常说话也可以帮助您的呼叫中心座席更好地倾听。

并且不要害怕根据客户来调整您的说话速度。如果他们有口音并且似乎不以汉语为母语，则他们可能需要较慢的速度。

使用正确的语言

仅有7％的含义来自我们使用的实际单词。但是，这并不意味着语言并不重要。当您仅通过电话与客户交谈时，呼叫中心座席使用的语言会极大地影响通话结果。

在每次通话中使用幽默和个性化设置，让像SparkleComm这样的呼叫中心座席可以自由自在。但是，请确保说明何时以及如何最好地表达自己以增进信任，以及何时专注于基础知识。

有效提问

您的平均通话，电子邮件或聊天将始终使用一些常见问题，例如“你好吗？”和“似乎是什么问题？”关键是确保每个问题都是有价值的，这意味着要了解三种主要类型的客户服务呼叫中心问题之间的区别，以及如何使用它们来帮助客户。

悬而未决的问题：这些问题对于使对话进行下去并在表现出同理心的同时快速识别问题非常有用。

探究性问题：这些类型的问题使您可以更深入地研究客户的答案，以了解到底发生了什么。

封闭式问题：这些是或否的问题使您可以确认您了解客户并有效地解决了他们的问题。

提问是您的呼叫中心座席可以证明的最重要技能之一，一些好的问题可以使一切变得不同。

建立融洽关系

客户希望感觉自己与您的呼叫中心代理人有联系，这就是建立融洽关系如此重要的原因。它增加了您的代理与客户之间的尊重和理解，对于成功进行通话至关重要。好消息是，有建立关系和展示联系的简单方法。

破冰：每次通话的前几秒都是必不可少的，因此一开始破冰并解除客户武装非常重要。

认真聆听：如上所述，聆听很重要。除了忽略客户的需求外，没有什么比让客户烦恼更重要的了。

反映客户：体谅客户，反映他们的语气和声音，并证明您在同一页面上。

结束通话/聊天

就像打开电话很重要一样，关闭电话也很重要。您不能拨打电话或结束聊天太快。消息的结尾是必不可少的，这是在每次呼叫中心呼叫结束时您应该做的几件事。

您的呼叫中心代理是您公司成功的关键。他们是与客户联系的第一点，对客户如何看待您的业务负责。

因此，他们最终负责您的底线。

问题在于过去有很多呼叫中心。他们仍然停留在过时的度量标准和处理与今天的客户期望不符的客户的方法上，这可能导致不良的客户服务体验，从而失去销售。

最后，卓越的客户体验全部归结为真正优质的客户服务电话。

在本文中，我们将分解像SparkleComm这样的客户呼叫中心的解剖，最佳实践和成功所必需的质量保证指标。

• 了解您的呼叫中心代理及其工作方式

真正好的呼叫中心客户服务电话的第一步是了解您的代理商。这些人在各个层面代表您的品牌，他们的表现将带来无数的利益或后果。因此，在我们探讨客户服务SparkleComm 呼叫中心的最佳做法之前，让我们看一下您的代理商，尤其是他们的头脑。

您的座席在每次通话时都使用大脑的三个部分。知道每种方法的工作方式以及它们的职责将有助于确保您始终在呼叫中心中脱颖而出。

额叶：额叶占大脑的41％，负责思考，判断和创造力。这是代理人大脑中最活跃的部分，负责帮助他们站起来思考并脱离脚本。

顶叶：顶叶是沟通的关键。大脑的这一部分负责选择语言和语调，这可以打或打一个客户电话。尽管您可以为呼叫中心座席提供脚本，但他们会选择他们的语言和语气，从而影响呼叫者感知整个交互的方式。

颞叶：颞叶负责我们的感情和短期记忆。这就是同理心的存在，可以使成功或否定的呼叫有所不同。它也是最难训练的，往往是自然的或非自然的。

• 7客户服务电话中心最佳做法

现在您已经知道了座席的大脑工作原理，那么您可以采取什么措施来获取这些信息并将其转变为像SparkleComm这样的出色的呼叫中心？这一切都是关于实施七个关键的客户服务呼叫中心最佳实践的。

1.专注于每次通话的重要元素

每个呼叫都会影响呼叫中心的整体成功，因此，至关重要的是确保每个呼叫都具有成功的必要要素。

观看声音

每个人全天都会根据与谁聊天和谈论的内容来调整自己的语气。关键是使用与其他人匹配的音调。当涉及到呼叫中心座席时，这意味着将语音语调与他们的客户相匹配，这会产生同理心并帮助推动对话。寻找自信和乐观的语气。

认真听

倾听是呼叫中心座席可以展示的最重要技能。客户最讨厌的是与客户服务呼叫中心代表交谈，并感到自己没有被听到。即使您的代理人已经听过相同问题一千次，他们仍然需要积极倾听。

最重要的是，VoIP是从VoIP是另一个推广渠道的角度出发的。 呼叫（无论是呼入还是呼出）都可以触发座席屏幕上的任何弹出屏幕，活动或上下文信息。通过外拨活动呼叫，您可以自动弹出一个屏幕，其中包含有关该联系人的所有信息，创建新活动，记录呼叫，通过语音转文本软件具有转录功能，并将所有功能集成到基于Web的工作流程中。您可以将其放入联系人记录中，以便在通话中进行所有活动。它可能会启动其他活动，例如支持案例或团队参与。

开放性

VoIP如此容易与IT集成的原因之一是VoIP本质上是一个开放系统。常规电话服务和系统却没有。

尽管传统电话产品的供应商近年来在开放性和互操作性方面取得了长足的进步，但他们的系统却始于每个人都有自己专有系统的封闭环境。相比之下，VoIP基于IP并由其他开放标准补充。在SparkleComm VoIP世界中，并不是所有的东西都是完全开放和可互操作的，但是很大一部分是。

例如，SIP（会话启动协议）是建立和断开语音，视频，数据和多媒体连接的标准化方法。VoIP供应商正在迅速采用SIP，这是因为它提供的互操作性程度以及简化新服务开发的能力。

帮助开发的领域之一是开发新服务。由于VoIP的开放性，并且由于其许多开发环境都是基于标准计算机协议的，因此开发人员更容易学习使用SparkleComm VoIP。这意味着供应商可以降低成本，缩短开发时间，并为使用VoIP的呼叫中心提供更多服务。

免于当地连锁店

VoIP可以连接到拨号网络，几乎可以在任何地方拨打传统电话。这是与传统电话系统的巨大差异，并为呼叫中心带来了可观的收益。没有VoIP，您可以做到这一点，但价格昂贵。必须在每个呼叫中心中都有一个PBX。这是一个非常昂贵的提议，因此，这些呼叫中心将非常庞大。每个位置都需要数百个座席。

实际上，您可以使用SparkleComm VoIP来让代理在家中工作，或者在全国范围内添加较小的呼叫中心。能够在传统主要地点之外雇用人员具有很多优势。其中之一是绿色的东西。使用IP代理或家庭代理无需开车进入办公室，这是一个巨大的优势。您可以节省房地产成本并控制大多数公司的环境事物将被保留。

较小的呼叫中心也可以位于低成本区域，而不会使劳动力市场超负荷。建立只有几十个座席的VoIP卫星呼叫中心可能是经济的，因此这些中心不必在主要城市地区。

SparkleComm VoIP通过其他方式开放了呼叫中心。在家中或在家附近工作对许多潜在员工来说是一个巨大的好处，这有助于控制呼叫中心的营业额，并为那些不易上班的员工（例如身体上）提供劳动力残疾人。

SparkleComm VoIP还允许专家虚拟地处理客户问题，从而使呼叫中心的操作更加容易。如果必须上报支持电话，那么座席可以吸引更多种类的人才，而无需专家亲自出现在该呼叫中心。他们可以在另一个中心，也可以在公司的任何地方。

积分

SparkleComm VoIP集成了您的数据系统和电话服务，这是传统电话系统难以（甚至不是不可能）的方式。由于VoIP数据包是计算机数据，就像任何其他Internet流量一样，因此很容易将它们绑定到呼叫中心的IT系统。与传统电话系统相比，可以更轻松地注释，分析，存储和路由呼叫。

尽管适用于呼叫中心的VoIP功能分为五大类，但这些组中的每一个都代表CRM呼叫中心可以使用的数十种新功能。每个都有可能为您的呼叫中心带来显着的竞争优势。

SparkleComm VoIP为呼叫中心提供了更低的成本，更好的控制，更大的灵活性，与数据系统的集成改善以及最重要的是一系列新服务和功能。

您问什么新功能？没人知道。当经济推动了呼叫中心向VoIP转换的第一波潮流时，新一代VoIP呼叫中心应用才刚刚开始出现。已经有许多有用的应用程序可用，但是这些只是对VoIP在未来几年中将提供的功能的尝试。

VoIP开发工具和应用程序供应商Ribbit Corp.的SaaS（软件即服务）总经理Greg Goldfarb表示：“传统上，VoIP呼叫中心是（传统的基于PBX的系统的）有效替代，提供了更便宜的拨号音。” 。“它还没有完全兑现新服务的承诺。”

其中一些优势，例如与呼叫中心数据的集成，是该技术固有的。其他因素，例如较低的成本，是监管环境的结果。由于新的VoIP供应商采用与传统电话公司完全不同的思维方式处理呼叫中心，因此还带来了诸如新应用之类的其他好处。

VoIP涉及使用互联网进行电话服务。从本质上讲，它通过对语音进行数字化，将其拆分为数据包，然后通过互联网发送这些数据包以在目的地将其重组来进行工作。最常见的目的地是常规拨号网络中的访问点。

低成本

最初吸引呼叫中心使用VoIP的功能是其较低的成本。将其电话服务转换为VoIP的住宅客户每月可以轻松节省 40美元的服务费。通常，企业每年可节省数百万元。

减少的费用来自较低的电话公司费用。通过用较少的宽带Internet连接替换本地电话线，可以削减本地电话费用。当用互联网代替中继线时，长途费用也会下降。最后，SparkleComm VoIP设备通常比常规电话设备便宜。

您已经听过专业术语，但是您真的知道联络中心和呼叫中心之间的区别吗？

在1960年代，自动呼叫分配（ACD）系统的发明使雇用和培训客户服务代表首次以高性价比的方式处理传入的电话。这种创新-通过将入站呼叫根据其可用性或专业知识将入站呼叫路由到多个座席的机器而得以实现-被称为“呼叫中心”。

联络中心定义为一个团队（或一组团队），可以通过多种渠道与客户互动，包括电话，短信，电子邮件，实时聊天和社交媒体。

呼叫中心代理仅通过电话提供支持或销售。如果您的代理处理请求并通过任何其他渠道与用户或客户进行联系，则说明您正在运行联系中心。

• 运营成本：呼叫中心与联络中心

任何部门的运营成本通常包括雇用和培训，工资和福利，硬件，软件和设施。

呼叫中心比联络中心具有运营成本优势，因为允许客户在多个支持渠道之间进行选择可以减少电信支出，而不必降低客户满意度。

对于呼叫中心： 这可能是在录制的消息中添加了一个用于自助服务选项的插头。或者，您可以使用SparkleComm呼叫中心交互式语音响应（IVR）功能用脚本替换电话树，该脚本要求呼叫者说出他们的问题。这些程序使用自然语言处理来解析客户在说什么并提供解决方案。

对于联络中心： 您可以通过聊天机器人以经济高效的方式自动化Internet支持。

对于两者： 您可以通过使用软件识别客户并在通信开始后立即在代理商的屏幕上向代理商提供相关的客户数据（例如过往购买）来节省运营成本。在评估带有IVR的实时聊天软件或呼叫中心软件时，请寻找能够在客户自我识别后自动提供此信息的系统。

此功能可以显着减少平均呼叫时间，简化座席的生活，提高信息安全性，并节省客户的时间和沮丧（因为他们为了获得所需的帮助而需要做的解释很少）。

• 呼叫中心和联系中心的共同点是差异

让我们回顾一下呼叫中心和联络中心管理成功的三个技巧：

1.自动化您所能降低的运营成本

AI软件可以帮助您实现实时聊天对话的自动化，而带有IVR的SparkleComm呼叫中心软件可以帮助您的电话代理节省时间。

2.游戏化代理商的工作

在寻找呼叫中心软件或帮助台软件时，请询问供应商是否内置了游戏化功能。

3.衡量客户的满意度

如果您的呼叫中心软件或帮助台软件未内置客户调查，请查看客户体验软件。

托管系统通过宽带互联网连接进行连接，从而消除了对PBX（专用分支交换）服务的需求，但是它们通常需要网关和QoS（服务质量）设备来确保语音质量。如果您的企业已经有使用PBX的模拟系统，则可能需要权衡构建自己的系统与使用托管系统所花费的成本。

4.基于电话的服务与基于计算机的服务：基于计算机的系统对于呼叫中心可能更好，因为电话到电话VoIP服务通常只允许其自己的用户之间进行连接。

5.基于计算机的电话通常在屏幕上显示呼叫和语音消息，并且在某些情况下，它们允许用户通过输入或选择电话号码来拨打电话，这对于已经在线工作的呼叫中心人员来说非常方便。一些提供商可以通过数据通信来支持在线问答，基本故障排除和实时呼叫中心人员，这可以进一步节省成本。

6.体系结构： VoIP服务基于两种不同的体系结构：H.323和SIP（会话发起协议）。两种协议都在不断发展，以提供有效的服务。

7.当前，许多VoIP供应商都倾向于SIP，但是两种架构的可用性都有望继续。技术正在朝着使SIP和H.323相互通信的方向发展。您的企业选择的SparkleComm VoIP供应商应该能够同时使用两种技术。

8.安全性：您的企业将需要各种常规的防火墙，反间谍软件应用程序和防病毒工具，但是您还应该考虑一个安全的网络，也许是VPN（虚拟专用网络）。呼叫中心还受益于NAC（网络访问控制）技术，该技术可确保防病毒和Windows更新是最新的并提供安全的登录控制。如果您的公司选择使用托管提供程序，请查明它提供了哪些类型的附加安全性。

呼叫中心正在从简单的订购台或技术支持热线变为公司用来管理其客户关系，市场和销售团队的中心联系点。VoIP正在成为一种具有成本效益的方法，它将呼叫中心功能与企业的其他方面结合起来，以增强客户服务和利润。

基于计算机的VoIP可在互联网门户上运行，从而可以在使用同一台计算机访问CRM应用程序的同时，在任何地方连接公司员工。SparkleComm VoIP提供了呼叫中心代理所需的功能：IVR（交互式语音响应），呼叫记录，呼叫路由，语音邮件和实时聊天。

如果您的企业正在考虑转向VoIP，则应首先查看该技术如何与当前电话和数据系统对接。这里有几点要考虑。

1.呼叫中心的类型和可扩展性：贵公司的呼叫中心有10个席位还是1000个席位？它们是位于单个机构，位于世界各地的呼叫中心枢纽还是位于单个房屋中？如果您的企业当前有模拟电话服务，则可能希望从少量的VoIP电话开始，然后逐渐增加数量，这将随着时间的流逝而分散成本。

座席主要是打入或打出电话吗？您可以使用模拟转换器来确保VoIP电话可以呼叫模拟电话，但是您需要与VoIP提供商确认模拟电话是否可以呼叫企业的基于SparkleComm VoIP的呼叫中心。

2.带宽：请咨询您的ISP，以确定为预期的呼叫数量提供足够带宽的成本。

3.托管与前提：这也是一个成本考虑因素。现场电话设备可能很昂贵，因为公司必须提供设备，并支付维护和升级费用。您的公司还将需要训练有素的技术人员来维护系统。

尤其是通过云和IP语音（VoIP）电话，与嘈杂的呼叫中心相比，使更多的呼叫中心代理可以在家中工作。企业可以节省呼叫中心周围的房地产和基础设施成本。企业现在还可以雇用在多个时区在家工作的呼叫中心代理。呼叫中心员工可以获得在家工作所提供的灵活性。SparkleComm VoIP平台提供商都在利用其公司的VoIP经验来帮助客户创建下一代呼叫中心。   这里有七个选择支持家庭呼叫中心代理的VoIP平台的技巧。   1.支持多种电话选项

为您的家庭呼叫中心代理寻求SparkleComm VoIP平台，该平台支持多种电话选项，包括：   家庭电话（个人）； VoIP电话（企业购买）； 软电话（基于计算机）；和 移动客户端应用（智能手机或平板电脑）。

2.支持聊天和电子邮件

您考虑用于家庭呼叫中心代理的任何VoIP平台也应支持基于聊天和电子邮件的客户支持。   3.与您的CRM平台集成

VoIP平台要求的首要任务是通过应用程序编程接口与您现有的客户关系管理（CRM）系统集成。为您的家庭式呼叫中心代理提供CRM-VoIP集成可提高生产率，并进一步将CRM系统作为所有呼叫中心交易的“记录系统”。   4.包括后端分析以监视呼叫中心代表的生产率

呼叫中心（如果有的话）是一个数字驱动的业务，因此，请寻找一个具有后端分析的VoIP平台，其中包括正确组合的自定义选项，以便您可以生成有关呼叫中心座席及其活动的报告。如果基于家庭的呼叫中心代理对您的企业来说是新的，那么衡量生产力可能会具有新的重要性。寻找包含自定义报告构建器的后端分析，该分析器将使非程序员能够创建和运行自定义报告，直到找到用于管理远程代理的正确报告组合。   5.符合安全和合规标准

除了各种服务和性能选项之外，您为家庭呼叫中心代理选择的任何VoIP平台都应满足行业所需的安全性和合规性标准。   6.包括多个部署和配置选项

将呼叫中心代理从大型集中式呼叫中心的噪音中移出，可以鼓舞士气。为了支持呼叫中心工作的高周转性，请寻找SparkleComm VoIP平台，该平台包括用于电话部署和配置的多个选项，以简化车载呼叫中心代表的工作。部署和配置选项可以说明标准的公司电话设置，计算机设置，甚至是移动设备客户端应用程序。   7.支持多种培训选项

任何呼叫中心都必须满足持续的培训要求，因此VoIP平台应包括在线培训材料和知识库，使呼叫中心代理能够在升级到服务台之前尝试解决自己的VoIP技术问题。   地理位置分散的呼叫中心现已成为现实。云VoIP和相关的进步使企业能够利用基于家庭的呼叫中心代理来与客户和潜在客户进行无缝通信，从而获得良好的第一印象。

当然，并非每一天都是完美的，有些人可能并不完全欣赏他们所提供的帮助。这就是与人沟通的代价。但是，对于每个敌对的来电者，都会有更多的感激之情。

我说过的那些员工绝不仅仅是目标驱动，而是发现他们实现的目标是一种帮助他们推动自己做得更好的好方法，并且与其他工作不同，在像SparkleComm这样的呼叫中心中的个人进步得到了丰厚的回报。

下次呼叫中心工作人员向您表示他们的日子过得怎么样时，也许您应该相信他们。毕竟，他们的角色是多种多样且具有挑战性的，实际上他们可以直接帮助人们。我们当中有多少人可以对我们的工作这么说？

但是，当您遇到敌对客户时，您可以选择一些方便的清单来进行学习。

• 有关呼叫中心的重要注意事项

每个呼叫中心都是不同的，就好像您是为处理入站电话的慈善机构工作一样，生活将与电话销售代理的生活大不相同。这是您需要了解的一些知识。

每个像SparkleComm这样的呼叫中心都围绕六个关键基础：

运营关键要素：

1.顾客

2.技术

3.处理

4.人

5.金融与企业管理

6.位置，建筑物和设施

这六个组件中的每个组件都与其他组件有直接联系，这意味着，如果一个组件失败，则会直接影响其他五个组件，从而严重损害呼叫中心后面的公司。

良好通话的要点

在排队时间，呼叫解决和座席行为方面，每个呼叫中心都有自己的一套目标，以改善客户体验。

尽管排队时间不受座席控制，但呼叫中心员工应期望可以进行一系列衡量以监控绩效，并通过游戏或者激励措施来提高结果。

专注于生产力

根据前几年的调查“呼叫中心现在在做什么？”，80％的行业经理发现他们分配的预算使他们无法运营理想的呼叫中心。

这凸显了行业中资金的限制方式，并导致像SparkleComm这样的呼叫中心从有限的人员数量中获得最大收益。这等同于高度重视生产力。

融洽和共情将永远很重要

任何客户服务呼叫中心要素都是融洽关系，因为这将有助于在一家电话销售公司工作时进行销售，并在其他情况下建立客户体验。

除此之外，座席应该期望将重点放在同情上，因为这将有助于与您正在交谈的人建立联系。

面试中要准备的问题

客户服务面试问题将主要围绕相同的主题解决，以测试沟通，听力和动机技能。

因此，潜在的代理人应该期望与善于控制对话的同类型人（通常是外向的人）一起工作。毕竟，这是专为采访过程设计的那种人。