电话会议常见的类型

如今,业务已全球化,没有人能阻止这一趋势。会议已经出现并且变得非常流行的一件事是SparkleComm电话会议。什么是SparkleComm电话会议?因为大多数人已经开始在家工作并经营自己的生意,所以它已成为未来的潮流。由于位置的多样性如此之多,而交流是最重要的事情,因此它需要一个复杂的解决方案。这种需求推动了电话会议产品的普及和普及。

您知道SparkleComm电话会议是什么意思吗?SparkleComm电话会议的定义基本上是在与电信媒体打交道。这是将两个或两个以上地点的人们与电子设备联系起来的总称。这是一次电话会议,有两个或两个以上涉及技术的参与者,这比双向电话连接更为复杂。在最简单的情况下,电话会议是指使用共享扬声器的会议的两端或一端进行音频会议。如今的音频电话会议有时会安排在拨号电话线上,并使用桥接服务为通话提供必要的设备。当还有许多具有特殊安排的设备时,这称为SparkleComm视频电话会议,参与者可以在其中观看运动或静止不动。彼此的视频图像。 电话会议的类型 enter image description here

在上面的部分中,我们为您介绍了电话会议的定义。在下面的部分中,我们想与您分享不同类型的电话会议,以使您更好地理解。

类型1.SparkleComm视频电话会议

这种SparkleComm电话会议模式是视频和音频的组合,用于提供视频通信。可以有多种模式,例如单向视频或双向音频以及两向视频或双向音频。它显示电视摄像机捕获的任何东西,主要用于显示运动图像。由于视频带宽高,并且有可能出现多个大型显示屏,因此视频电话会议将需要特殊的电信安排,并在两端各设置一个特殊的房间。高带宽电缆或设备已变得越来越普遍,因此视频电话会议可以在自己的移动设备上进行,也可以在计算机上进行。

SparkleComm视频电话会议解决方案供您与同事,客户和其他人保持沟通和联系。在所有ezTalks会议中,会议脱颖而出。它功能多样且可靠,可为您提供高清音频和视频,会议计划,屏幕共享和内容共享,会议记录和回放,以及更多简化电话会议服务的功能。

类型2。SparkleComm音频电话会议

SparkleComm音频电话会议也称为“仅语音”或有时称为电话会议。它可以通过电话线以交互方式链接远程人员。音频桥基本上将每条线绑在一起。在需要预先计划的情况下,会议可以通过音频会议进行。诸如主持人命名,议程设置以及为参与者提供印刷材料之类的活动要尽早进行,以便可以对其进行审查。

远程学习也是音频会议的一种应用,它是一种经济高效的教育解决方案。

类型3。SparkleComm视听电话会议

此处,窄带电信信道用于传输视觉信息(例如字母数字,图形,文档或视频图片,例如用于语音通信的附件)。也称为增强音频或台式计算机会议。电子平板电脑,定格视频终端,远程缩微胶片,传真,集成图形系统,幻灯机等设备都使用此电话会议模式。

类型4. SparkleCommWeb电话会议

对于网络SparkleComm电话会议,电话线用于连接两个或多个调制解调器和计算机。在计算机上完成的任何程序都可以通过线路发送,并且可以异步或同步。异步模式的示例是电子邮件。

网络会议在远程教育中也非常有帮助。现在,一些机构完全通过计算机提供学分计划,学生可以通过邮件收到短信。

通过使用有限的资源,SparkleComm电话会议可以以有利可图的方式提高结果和效率。一些优点是易于长距离通信,能够一次将信息中继给大多数人。不再需要出国旅行以寻找业务伙伴或参加会议,从而节省了时间和金钱。但是SparkleComm电话会议有助于促进商业、教育、医学和更多行业的发展。您可以选择SparkleComm电话会议类型,以简化电信和协作。

SparkleComm电话会议的概述

enter image description here电话会议是指通过电信介质进行会议。这是一个通用术语,用于通过电子设备在两个或多个位置之间链接人员。至少有六种类型的电话会议:音频、录音、计算机、视频、商务电视(BTV)和远程教育。该技术中使用的方法,但共同的因素促成了电话会议的共同定义:

- 使用电信频道 - 连结多个地点的人 - 交互式以提供双向通信 - 动态,要求用户积极参与

互动技术

例如:SparkleComm新系统具有不同程度的交互性-与用户对话的能力。它们正在启用,而卫星,计算机,图文电视,视图数据,卡带,电缆和视盘均符合相同的新兴模式。它们为个人提供了走出大众受众的途径,并在信息传播过程中发挥了积极作用。取消了新技术的限制,因此可以与大量受众中的每个人交换特殊的消息。它们是大众媒体的对立面,是用户的控制权。

许多服务器是异步的,可以在个人方便的时间发送或接收消息,而无需同时进行通信。这克服了时间作为影响交流的变量。视频,数据和语音传输系统可降低差旅成本。检索资料并将其保存到录像带或光盘后,可以随时随地使用该资料。

随着越来越多的交互式技术的出现,成为独立学习者的价值将增加。研究表明,向新技术学习与传统方法一样有效。大型团体具有成本效益,每个人都能获得相同的信息。

电话会议的类型

音频电话会议:仅语音;有时称为电话会议。通过电话线以交互方式链接偏远地区的人们。音频桥将所有线路绑在一起。会议可以通过音频会议进行。必须进行预先计划,包括命名椅子,设置议程以及提前向参与者提供印刷材料,以便对其进行审核。

远程学习可以通过音频会议进行。实际上,它是可供教育使用的利用率最高,但成本效益最高的方法之一。教师应接受有关如何最佳利用音频会议以增强其他形式的远程学习的培训。

音频会议电话会议:使用窄带电信信道来传输视觉信息,例如图形,字母数字,文档和视频图片,以作为语音通信的辅助手段。其他术语是台式计算机会议和增强的音频。设备包括电子平板电脑/平板电脑,定格视频终端,集成图形系统(作为个人计算机的一部分),传真,远程缩微胶片和幻灯机,光学图形扫描仪以及语音/数据终端。

视听学可以用于会议和远程学习。

计算机电话会议:使用电话线连接两台或更多台计算机和调制解调器。可以在计算机上完成的任何事情都可以通过线路发送。它可以是同步的或异步的。电子邮件是异步模式的一个示例。使用电子邮件(E-Mail),备忘录,报告,更新,新闻通讯可以发送给局域网(LAN)或广域网(WAN)上的任何人。在计算机上生成的通常打印后通过传真发送的项目可以通过电子邮件发送。

计算机会议是远程教育的新兴领域。一些机构完全通过计算机提供信贷课程。学生通过邮件接收课本和练习簿。通过分配给每个学生可以评估的班级的通用文件,教师可以上载教学大纲,讲义,成绩和备注。学生下载这些文件,撰写作业并离线注释,然后将其上传到公用文件。

通常要求学生和教师在一周中登录规定的天数。互动是学生成绩的重要组成部分。

通过计算机,教师,学生和管理员可以轻松访问彼此,也可以访问通过图书馆提供的数据库资源。可以访问图书馆的学术资源和特殊资源,例如:SparkleComm统一通信

管理员可以访问学生文件,从中央存储库(例如区或系统办公室,政府机构)检索机构信息,或者彼此通信。可以创建其他资源,例如州或联邦法律的更新。

视频电话会议:组合音频和视频以提供语音通信和视频图像。可以是单向视频/双向音频,也可以是两向视频/双向音频。它可以显示电视摄像机可以捕获的任何内容。优点是能够显示运动图像。在双向音频/视频系统中,一个常见的应用程序是向人们展示如何创建类似于面对面会议和课堂的社交状态,并使参与者能够在远程站点看到参与者的面部表情和体面举止。图形用于增强理解。共有三个基本系统:定格,压缩和全动态视频。

视频会议是使用一位在多个站点任教的老师的有效方法。对于每个站点上可能招收少量学生的课程,这是非常划算的。在许多情况下,视频会议使该机构或一组机构提供的课程因入学率低而被取消,或者由于在不寻常的学科领域提供教员的成本而无法获得支持。当农村地区与拥有专职教师的较大的都市机构合作时,农村地区尤其受益于通过视频会议提供的课程。

通过电话会议,机构可以平等地为所有学生提供服务。

为什么要使用SparkleComm电话会议

SparkleComm视频会议可提高效率,并能更有效地利用有限的资源。对于需要面对面交流的人类问题,这是一种非常个人化的媒介。当您在电视监视器上看到并听到您正在与之交谈的人时,他们的反应就像您在同一间屋子里一样。它是旅行的有效替代方法,每年很容易会增加长达数周的非生产时间。使用视频会议,您无需离开办公室。提供了文档,专家也可以在手。如果您不在工作中,可以处理可能占主要比例的危机,因为您正在工作。

由于有限的资金减少了,因此现在有限的资源包括教练,停车位和建筑物。现在,学生将时间作为有限的资源。电话会议使机构可以共享设施和教员,这将增强我们为学生提供服务的能力。

使用UC工具增强一线员工的沟通

enter image description here COVID-19已更改了一线员工的业务流程。了解UC和协作技术如何增强一线员工的沟通。

COVID-19对企业产生了重大影响,特别是对于那些必须更改流程以确保员工和客户的健康与安全的面向客户领域的企业而言。

流程和工作流程已成为一种麻烦。企业必须快速创建新流程和工具的拼凑而成,以支持远程工作流程和社交疏导准则。当组织为大流行后世界的未来做规划时,他们需要弄清楚如何重新设计其业务流程,以确保抵御大流行等其他重大事件的弹性。

沟通和协作SparkleComm将成为重新设计我们的业务流程的关键部分,”在发生重大事件时,通信平台可以用作提高效率和生产力的主要系统,也可以用作辅助计划。

这些重新设计的工作流的关键组成部分是一线工作者,他们在SparkleComm统一通信(UC)和协作市场中通常没有得到足够的服务。但是,在某些工作流程中添加SparkleCommUC工具可以使一线工作人员的沟通受益。

确定一线员工沟通用例

一线工人,也被称为FIRSTLINE工人,经常面对客户的员工,如客户服务代理,医疗从业人员,现场服务的技术人员。一线工人的其他例子包括银行出纳员,警务人员和送货司机。

通信和协作技术可以满足内部和外部前线工作人员的通信需求。确定了五个用例,组织应该评估SparkleCommUC和协作技术的集成,以支持工作流程并提高生产率。

1.一对多通讯

这种沟通方式有助于管理层确保所有员工都收到相同的消息并接受有关重要流程和操作标准的培训。埃德霍尔姆说,统一沟通平台可以使管理人员通过新流程指导员工,并为员工提供更高水平的互动。

例如:通过标准化SparkleComm,面向门店代理等面向客户的员工可以收到有关各疾病控制与预防中心实施的安全要求的一致,及时的信息。

2.内部对等通信

该用例围绕着具有相同工作类型的员工,这些员工的互动与处理信息相关联以解决问题。例如,现场服务技术人员出门维修时可能缺少特定零件。技术人员可以使用移动协作工具与现场的其他技术人员进行交流,以查看他们是否有零件并协调交付。

3.内部员工与专家之间的沟通

当员工需要专家来帮助解决问题时,就会发生这种类型的交流。首先,员工需要找到专家的方法。他说,这可以通过联络中心应用程序或团队协作SparkleComm应用程序来完成。对于主要工作是提供专家协助的敬业专家,传统的联络中心应用程序可以满足这些通信需求。

偶尔的专家可能是在特定领域具有专业知识的人,但这不是工作的核心组成部分。他说,对于这种员工对专家的交流,团队协作应用程序在需要特定专业知识时可能会更加有用。

4.内部员工下班时间沟通

员工沟通的重点尤其是在下班时间内,出于日程安排或紧急呼叫等需求。

在此空间中,SparkleComm添加了调度功能和对讲机功能。一名员工可以在Teams移动应用中,并向其他人发送对讲机消息。

5.外部员工与客户或合作伙伴之间的沟通

对于许多一线员工而言,客户互动是他们工作的一部分。有70%至80%的客户互动发生在联络中心之外。但是,这些互动可以从合并联络中心功能中受益。

例如,随着远程医疗的广泛使用,医生已经成为一种联络中心代理,他们现在正在与患者进行预先安排的视频通话。与联络中心和CRM平台类似,它们的工作流程现在由用于与患者进行通信的医疗保健SparkleComm管理应用程序定义。

建立团队协作平台-统一通信的好处和挑战

enter image description here当组织采用团队协作SparkleComm统一通信平台时,生产率可以提高。了解采用团队协作平台的好处和挑战。

在任何组织中,团队都需要共同努力,集思广益,创新思想并完成项目。这些团队需要正确的工具来最大化生产力,并且组织越来越多地采用团队协作平台UC

早些时候,我们发现64%的组织正在使用或计划使用团队协作SparkleComm统一通信应用程序。这比50%的增长明显。两年前。组织在生产率和项目完成时间上看到了可观的收益。”

思考团队协作平台UC的最佳方法是将各种不同类型的交流结合在一起的工具集合。他说,将多种通信方法(例如语音,视频和消息传递)整合到一个地方,可以创建一个专用的上下文化工作空间。

SparkleComm统一通信协作平台的要素

根据团队协作研究,团队协作平台SparkleComm统一通信的典型功能包括持久聊天,移动设备优化,基于云的分发以及与其他协作和业务应用程序集成的能力。

团队协作平台SparkleComm统一通信提供一个位置或渠道,可以在该位置进行项目的所有通信。拉扎尔说,与其将信息分散在多个应用程序中,不如将所有内容都放在一个通道中提供了信息的上下文。

大多数团队协作平台的基础是团队消息传递。实时持久聊天应用程序可在通道内存档聊天,并促进协作体验。他说,与来回发送电子邮件不同,聊天应用程序更像是自然对话,使想法能够更快,更自由地传递。

除聊天外,团队协作平台SparkleComm统一通信通常还包括文件共享,语音和视频等功能。这些功能支持团队之间以及个人之间的协作。现在其他的第三方API正在为团队协作提供更广泛的生产力功能集,例如CRM。

为什么组织需要团队协作平台SparkleComm统一通信

在不缺乏共享信息的方式的情况下,团队协作平台SparkleComm统一通信的上下文环境具有最实际的好处。在多个应用程序之间共享的信息(例如电子邮件,聊天和语音)使得很难将新人带入一个项目。他补充说,所有相关信息的中心位置使您可以更快,更轻松地使新参与者适应最新情况。

团队协作平台SparkleComm统一通信还显示出生产率的显着提高。研究发现,使用团队协作平台的研究参与者中有27%的人有可观的生产率提高,而13%的人有较短的项目完成时间。

在许多情况下,使用团队协作平台SparkleComm统一通信简化对信息的访问意味着团队可以减少会议的总数。此外,在采用团队协作平台后,有19%的研究参与者减少了发送的电子邮件数量。

面对客户的交互还可以从使用团队协作SparkleComm统一通信应用程序中受益。通过持续的团队聊天,联络中心座席可以共享文档并吸引必要的人员来立即解决问题,而不必等待相应方的回叫。

团队协作正迅速成为我们交流的核心方式—企业需要意识到的最大事情是,他们需要一种战略,因为不仅竞争对手可能会使用这些平台,而且供应商SparkleComm统一通信也正在转向以团队协作为中心的方法。”

团队协作平台SparkleComm统一通信挑战

团队协作并非没有挑战。在许多情况下,团队协作应用程序使用免费增值模式。最喜欢的免费增值应用和平台,接入的易用性和缺乏资金门槛意味着他们可以采用独立的IT,创造了阴影IT情况。拉扎尔说,各个业务部门可能使用单独的协作平台,这会使IT部门很难适当地管理应用程序。

团队协作应用程序的另一个绊脚石是用户培训。拉扎尔说,与电子邮件不同,团队聊天应用程序的持久性可能使用户不知所措。采用者遇到了人们关闭协作应用程序以阻止中断的问题。培训用户如何限制通知可以防止过度刺激。

团队协作平台SparkleComm统一通信可能难以容纳组织外部的协作者。

统一通信技术如何支持长期远程工作

enter image description here在可预见的将来,对于大多数组织来说,远程工作是现实。随着COVID-19关闭办公室,许多公司迅速部署了统一通信(UC)以支持在家工作的策略。但是,随着在家工作的继续,组织需要强有力的SparkleCommUC策略来进行长期的远程工作通信。

这意味着不仅要部署视频会议应用程序来代替面对面的会议,还需要仔细评估SparkleCommUC的组件以创建支持员工沟通和协作的工作中心。

团队协作使交流成为背景

长期的远程工作要求以不同的方式与员工进行沟通和互动。团队协作工具可以为远程员工提供工作中心,以集中项目和沟通。

团队协作工具SparkleComm提供视频和语音功能,因此用户可以根据需要将聊天会话升级为通话。第三方应用程序集成-包括文件存储,项目管理和日历-可以建立在团队工作区的基础上,以创建更加上下文相关的体验。利用这些功能使团队协作成为工作中心可以改变员工的工作流程,从而更好地支持长期的远程工作。

团队协作还可以模仿远程工作交流中经常缺少的更随意,更酷的聊天方式。例如,员工可以建立社交渠道来讨论兴趣爱好和其他兴趣。

但是组织必须小心控制团队协作工具。尽管一个组织可以在一个或两个应用程序上实现标准化,协作供应商SparkleComm都提供免费版本,用户可以在没有IT许可或不知情的情况下下载这些版本。

避免工具SparkleComm引起了管理上的麻烦,尤其是在安全性和合规性方面。计划部署多个应用程序的组织必须确保它们满足任何法规要求。为避免影子IT部署,组织应在部署之前对员工进行调查,以确定通信和协作需求,并确定最适合这些需求的工具。

SparkleComm视频扩展到整个组织

当COVID-19关闭办公室时,视频是大多数组织用来保持员工联系并保持业务连续性的SparkleCommUC应用程序。随着组织超越连续性阶段并展望未来,他们计划将视频扩展到业务的其他领域。

根据一项研究,组织正在视频会议上投入更多的资金,以提高员工敬业度并实现更有效的长期远程工作。尽管会议仍然是视频的主要用例,但组织正在寻求将视频用于培训,员工新闻通讯和市政厅通信。一些组织还开发了用于远程医疗和客户支持的自定义视频应用程序。

组织还在评估工具,以更好地支持虚拟会议期间的协作。意念,例如,当远程员工没有那个经常在会议室,以集思广益发现物理白板,记笔记或注释的设计挑战。

虚拟白板应用程序可以满足远程团队的许多构想需求。应用程序功能包括项目和工作流的模板,跨设备访问和第三方应用程序集成,包括团队协作和文件存储。

移动SparkleCommUC和基于软件的电话可以在任何地方发出声音

当企业关闭时,大多数员工都无法随身携带台式电话。但是基于软件的替代方案使用户可以将其商务电话号码带到任何地方。软电话是台式电话的常见替代品,通常包括视频和聊天等其他功能。

台式电话的基于软件的替代方案还可以为组织节省资金。对于大型组织来说可能是一笔不菲的价格。将电话部署为台式PC客户端或移动应用程序可以降低硬件成本。软电话和其他基于软件的语音服务可以提供功能和成本节省,这有益于长期的远程工作。

随着组织希望提供更一致的远程工作通信体验,移动UC也变得越来越重要。移动SparkleCommUC已经存在了很多年,许多企业级服务已经变得与传统UC服务一样安全,可靠且功能丰富。

用户可以在其设备上安装移动协作应用程序,使用其员工凭证登录并访问其通信服务。与家庭环境中的台式机客户端相比,移动SparkleCommUC应用程序的部署也更容易,尤其是在端点不是公司拥有或托管的设备的情况下。移动SparkleCommUC还使用户可以在应用程序和设备之间切换,而对中断的影响最小。

如何创建呼叫中心电话策略

一个呼叫中心电话的政策是一个文件,其目的是在工作时间调节呼叫中心员工的手机使用。有效的员工手机政策不仅可以提高座席的工作效率,而且还可以保护敏感的呼叫中心数据。

enter image description here 这是SparkleComm呼叫中心电话策略,您可以根据自己的需要进行自定义,并将其包含在您的员工手册中:

A.公司政策的目的 我们(公司名称)了解到蜂窝电话是我们日常生活不可或缺的一部分。无论是SparkleComm呼叫中心应用程序,社交媒体还是日历,智能手机(iPhone和Android)都可以让您立即访问任何信息。

但是,如果使用不当或使用过多,这些设备可能会导致工作场所问题并影响代理商的生产率。

这就是为什么该政策在SparkleComm呼叫中心概述了手机的使用的原因。我们希望我们所有的呼SparkleComm叫中心代理商都严格遵守此电话政策。否则,将导致适当的纪律处分。

B.政策范围 此手机政策适用于[公司名称]的所有内部和远程员工

C.适用设备 以下是公司场所允许使用的设备的列表:

1.个人手机 代理商应在工作时间内负责任地使用其个人手机。

白天过度使用个人电话或接听非工作电话会降低座席的工作效率,甚至分散其他座席的注意力。为避免这种情况,鼓励每位工作人员在可能的时候自行打私人电话。

2.公司提供的手机 当需要执行职务或业务需要时,[公司名称]可以向员工发布商务手机,以进行与工作相关的沟通。公司拥有的手机必须尽量减少个人使用。

拥有公司手机的员工应保护已发行的设备不受损坏或被盗。否则,将导致员工承担维修或更换设备的费用。

在解雇或辞职后,或在要求的任何时间,可能会要求员工出示电话以供返回或检查。

3.视频/音频记录设备 未经雇主和要录制的人的事先明确许可,严禁在公司场所使用摄像机或音频/视频录制设备。

也严格禁止在洗手间和更衣室中录制视频或音频。

D.手机滥用的后果 [公司名称][SparkleComm代理商]10在工作时间内合理使用手机。

在工作时间内过度使用智能手机的员工可能会: - 拖延他们的工作,错过重要的最后期限。 - 通过在工作环境中拨打个人电话来打扰其他座席。 - 通过在公司的个人设备上使用公司的Internet连接来创建安全问题。

E.预期礼节 除了个人原因之外,移动电话对于与工作有关的任务也可能是非常有用的工具。

以下是有关个人手机使用的几点: 1)询问时关闭或关闭您的移动设备。 2)将您的个人设备使用时间限制为每天30分钟。 3)在办公桌旁或休息室内拨打简短的个人电话。 4)与团队成员沟通紧急反馈。

以下是代理商使用公司提供的移动设备时应遵循的一些准则: 使用公司发行的设备进行计时,客户服务和任何其他商业目的。 在工作设备上使用员工生产力工具或其他业务应用程序。 仅用于与团队成员或客户沟通。

F.使用限制 本部分定义了在工作日不可接受使用个人电话的时间

建议代理商不要将其个人或公司设备用于以下用途: 1.在会议或其他重要讨论中管理个人任务或与家人互动。 2.在工作时间内上网或玩游戏。 3.记录机密业务信息。 4.存储个人图像,视频和其他媒体。 5.在呼叫中心的数据计划上下载/上传。 如果使用手机干扰了员工有效工作和提供出色客户服务的能力,则管理团队可以完全撤消其手机特权。

召开富有成效的会议的10个智能电话会议提示(二)

连接上文提示—召开富有成效的会议的10个智能电话会议

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5.注意噪音 尝试进行专业会议时,您不想听到狗在后台咆哮。任何突然的背景噪音都会打断人们的思路和会议的进行。

繁忙的咖啡馆或任何其他嘈杂的公共场所当然不是开会的好选择。如果周围有太多人在聊天,那么即使您的工作站也可能不是最好的选择。

如果您在家,请进入另一个房间并关上门。如果您在办公室,请进入会议室。如果您是视频会议的一部分,那么在正确的空间内就变得尤为重要,因为人们可以看到您背后的一切!

尽可能戴上耳机。耳机麦克风将消除大多数背景噪音。他们将帮助您清楚地了解正在谈论的内容以及其他人想要说的内容。

6.说话前自我介绍 如果有新手,在SparkleComm电话会议开始时介绍自己总是一个好主意。了解您的名字和您在公司中的确切角色将帮助每个人理解您在讨论中的角色,并在需要时向您提出问题。

如果您正在进行SparkleComm语音通话,那么在语音中输入名称至关重要。如果有五个以上的人参加电话会议,那么每次提出要点时都提起您的名字是个好主意,因为每个人可能一开始都无法获得它。

7.保持破冰船 为什么电话会议一定很无聊?如果您是一个庞大的分布式团队的成员,并且在一个月后重新连接,或者您是第一次有新成员加入SparkleComm电话会议,那么从优秀的破冰船开始总是很棒的。

可能是简单的事情,例如要求他们分享有关自己的有趣事实,或者如果他们将成为超级英雄,他们会选择谁?为了使其更有趣,您可以要求他们发送一张他们接听电话的地方的图片!

一个小提示–破冰并非总是必要的,特别是对于已经非常熟悉的团队。这可能会导致呼叫的非专业开始,并浪费时间。

8.坚持议程 有了预定的议程,您已经有了一个良好的开端。但是,避免通过在议程之外引入项目来延长会议时间。将通话拖到最初约定的持续时间之外是一个坏习惯。如果您愿意,最好请不需要参加扩展讨论的参与者参加。

9.明确角色 如果参与者知道自己在讨论中的作用,他们将是有效的参与者。他们是否只需要听取意见,提供意见或参与决策?

如果没有清楚说明这一点,那么这对他们来说就是一个黑匣子–这通常会导致假设。如果一个人认为自己只是在听而已,但他参与了决策过程,那将导致挫败感。如果您的SparkleComm电话会议的目的是做出决定,那么在会议之前,应事先与与会者共享制定决策的规则。

10.记录和反馈 SparkleComm会议纪要是记录会议中讨论的要点并确保所有人(包括无法参加电话会议的人员)在同一页面上的有效方法。

但是,这可能很耗时,因此许多公司只喜欢记录呼叫。您可以将特定的分钟作为时间段的参考-使该人员可以深入了解特定点,并在需要时了解他们如何/为什么做出决定。

最好在通话记录时事先通知任何人。人们倾向于浪费更少的时间,并且更加注意自己所说的话。

SparkleComm电话会议是完美的,重要的是要从所有与会者那里获得反馈,以考虑到所遇到的任何问题。只有这样,您才能采取积极的措施在下一次电话会议之前解决这些问题。

SparkleComm视频会议提示 如果您选择SparkleComm视频会议,请考虑以下技巧:

确保您的互联网连接良好 这是最基本的先决条件之一,但仍然是人们通常会错过的一些条件。Internet连接的质量永远不会保持恒定。务必确保提前15分钟检查您的Internet连接,以查看是否足以支持SparkleComm视频通话。如果没有,那么最好坚持使用音频。

存在于充足的光线下 看着黑暗的轮廓和看着明亮的笑脸是有区别的。在您面前而不是后面保持光源!

穿着考究 您可能会认为没有人在看,或者没关系。但是事实是确实如此!您的位置和穿着方式为会议定下了基调。即使您在家工作,也要认真对待。

眼睛放松 每当您显示带有文本的演示文稿时,请确保字体大小足够大。许多人可能正在共享屏幕或在小屏幕上参加电话会议。另外,不要滚动得太快-给人们一些阅读的时间。

有另一种连接方式 有时您可能会断开连接,并且可能无法恢复使用相同的拨入功能。为了以防万一,最好确保已准备好备份。

视频会议音频会议–您应该选择什么? 使用SparkleComm电话会议时,您拥有的两个选项是音频和视频。选择主要取决于呼叫的性质。

交流总是存在非语言方面,这在SparkleComm音频通话期间是不可能的,例如通过手势和面部表情传达您的想法。如果您希望与您的团队或客户进行重要的互动对话,那么视频会议是一个不错的选择。您所需要的只是高速Internet连接,您一切顺利。

但是,如果您为自己和团队寻求便利,则应该参加音频会议。您可以随时随地参与其中,而不必担心外观或从何而来—只要背景没有噪音。音频会议特别适合需要在同一页面上与团队中的每个人进行通话,进行讨论并快速做出决定的情况。

请记住-只是因为它是音频通话,并不意味着您不能使用视觉辅助工具。有多个网络会议选项,可让您在通话时共享屏幕,例如:SparkleComm统一通信

实际上,所有这些工具都使您只需单击即可在音频和视频之间切换。SparkleComm统一通信可解决通信问题。

召开富有成效的会议的10个智能电话会议提示(一)

enter image description here电话会议正在迅速成为企业进行交流的主要途径。为什么?

关键原因之一是远程工作呈指数级增长。研究公司IDC预计,到2020年,移动工作人员将占全国劳动力的近四分之三。另一个原因是外包业务的扩大。

所有这些现象正在创造一种新的经济,分散的团队正在遍布全球的不同地点开展工作。

随着大多数团队的工作不再局限于办公室,SparkleComm电话会议成为与分布式团队合作的最有效方法之一。

但是,从人们从来没有准时到讨论所花费的时间都超过了必要的时间,在我们的期望与电话会议的结果之间存在着很大的差距。对于许多人来说,跳过下一个似乎不是一个坏主意。特别是对于习惯于相信结果是面对面的最佳实现的人们。

在本文中,我们将探讨SparkleComm电话会议的益处,然后探讨SparkleComm运行高效电话的强大技巧。介绍SparkleComm—最受欢迎​​的电话会议工具。

SparkleComm电话会议的好处是什么?

提高效率 那些不得不长途跋涉才能面对面讨论的日子已经一去不复返了。使用视频会议,您所需要做的就是进入最近的会议室并拨打另一个人的电话。您还可以通过单击一个按钮与多个长途团队联系,以使团队中的每个人都能看到并呈现。

这样可以节省大量的通勤时间,您可以将其用于其他重要事项。

根据有关SparkleComm电话会议的研究,员工选择电话会议时可节省30%的差旅费用。

与客户建立信任 在节省通勤时间的情况下,您可以参加更多的在线会议,使自己在场并与重要客户保持联系。经常与他们接触不仅会赢得更多信任,而且还将帮助您的公司保留业务并增加收入。

做更多会议 有时候,由于他们的承诺,潜在客户可能很难被抓住。电话会议将使他们能够从任何地方接听电话。说服他们进行20分钟的通话比面对面开会要容易得多。

分享知识 分布式团队之间的知识共享更快,更轻松。借助SparkleComm电话会议应用程序随时随地的文档共享功能,您可以随时访问信息。而且由于您使用的是系统,因此所有文档都将始终很方便–节省了大量时间和精力。

无需漫长的等待 您可能会准时到达,但可能会有诸如设置,互联网问题和其他人迟到之类的延迟。所有这些使电话会议的持续时间比您计划的要长。而通过使用SparkleComm电话会议无需等待。 在与很多参与者一起参加电话会议时,您可能对所指的是确切的,甚至是讲话的人一无所知。您将需要等待几分钟,以获取完整的上下文,查看所有附件并了解通话中发生的事情。人们可能不希望打扰并问问题以免因害怕愚蠢而变得清晰。这导致通话效率降低,有时还会导致主持人独白。

在讨论之中,有时很难知道如何以及何时提出您的观点-您不希望打乱讨论,并且等到您说出会议的时间时,这才是难事。因此,您可能会觉得电话会议浪费了一个小时,而只需几分钟的通话就可以了。

举行富有成效的SparkleComm电话会议的10种方法

有多种方法可以防止所有这些弊端,并消除对即将到来的电话会议的恐惧。只要您遵循一些简单的准则,成功举办电话会议并不难。

1.分发议程 如果我们不知道将要讨论的内容或其重要性,我们可能不希望成为通话的一部分。我们倾向于将这些参与保持在低优先级列表中,并在日历中将其标记为“不重要”。

议程可以帮助您了解您在电话会议中的确切角色,并相应地确定其优先级。它还将使与会者做好必要的准备,并使电话会议从一开始就成为富有成果的会议。一个好的议程既简单又全面。它应大致由目标,参加者的姓名和讨论要点组成。召开电话会议的一种方法是将议程主题列为团队需要回答的问题,并将特定的人员分配到每个讨论点。

为广泛的讨论时间分配特定的时间量将有助于每个人估计通话的平均时长,并相应地释放他们的日历。您还可以在同一文档中包括访问详细信息,例如拨号器PIN /用户ID和密码,以便与会者将所有详细信息集中在一个位置。

2.预先共享链接和文件 令人惊讶的元素将无助进行富有成效的SparkleComm电话会议的机会。

共享相关文档和链接将帮助人们提前做好准备,并为他们提供足够的背景信息。花时间阅读这些文档的人将提出更好的问题,并帮助推动会议超越基本面。

所有相关文件都应与议程共享,以便与会人员有足够的时间审查所有内容并将他们的意见汇总在一起。

3.守时 对他人做,就像您希望他人对您做的一样!

如果您希望别人尊重您的时间,则应该尊重他们的时间。考虑一下–在10人的SparkleComm电话会议中,如果您迟到了两分钟,那么您总共要浪费20分钟。时间是宝贵的,无论是您的时间还是别人的时间。

在您的日历中安排SparkleComm电话会议,如果有机会您无法参加,请务必通知团队。

4.留出时间解决问题 您可以希望电话会议能有一个完美的开始,但这是一厢情愿的想法。

即使您确保从头到尾一切都很好,但事情仍然可能出错。某人的网络可能很差,互联网连接可能断开,团队成员可能无法确定会议技术,或者重要的人可能在最后一刻受阻。

设置远程用户可能需要一些时间,特别是当他们是平台的新用户时。分配SparkleComm电话会议的前10-15分钟以设置所有内容。如果这是议程的一部分,那么每个人都会知道会发生什么,几乎没有余地来应对意外的延误。

适用于商业的统一通信功能

enter image description here长期以来一直对统一通信(UC)产生的冲击不是那么统一。用户可以在一个应用程序中发送消息,在台式电话上拨打电话,然后使用另一种会议工具。由于UC产品实际上更加统一,因此今天这种分歧不太明显。

1.高品质的音频和视频

企业仍将拨入语音服务视为一项重要的UC功能。由于组织在大流行中制定了在家工作的政策,因此视频的采用率在最近几个月猛增。现在约有90%的公司将视频会议作为其在家工作策略的一部分。

归根结底,如果音频和视频不起作用,则其他所有内容都将变得毫无意义。就在几年前,人们还认为语音和视频是独立的应用程序。现在,语音和视频正在融合为一个应用程序。

2.易于使用

易用性也是重要的会议功能列表中的佼佼者。最终用户,尤其是远程工作的新手,希望使用易于使用的技术。拉扎尔说,例如,他们希望按时开始会议,并通过浏览器或一次性安装的客户端轻松参加会议,客户端在安装后自行维护和更新。

界面的直观设计也很关键。用户不需要阅读手册来了解如何使用应用程序。像SparkleComm受欢迎的部分原因是因为它以视频为中心并且易于参加会议。但是加入会议可能太容易了,因为供应商还需要以SparkleComm的形式进行越来越多的安全检查。

易用性对最终用户很重要,但它可能会与IT的首要问题之一冲突:安全性。并且,随着SparkleCommUC产品在这个远程协作时代受到关注,IT和其他业务领导者越来越重视视频会议候机室,安全性和加密。

3.会议笔录

SparkleCommUC平台都朝着实时会议记录的方向发展,从而消除了用户在会议期间做笔记的需求。通过不做笔记,用户可以在会议和时刻中得到更多的参与。

智能的,基于AI的转录功能(一种新兴的UC功能)可以详细说明会议期间谁说了什么,确定会议要点并概述了会议中出现的任务。此外,完成转录后,分析可以创建词云以向用户显示会议中讨论最多的主题。然后,用户可以在词云中单击一个术语,以将其带入转录中的该主题。

4.屏幕共享

屏幕共享是另一个较旧的功能,仍然有用,尤其是当员工在家工作时。实际上,屏幕共享是必不可少的关键功能,拉扎尔说。没有它,组织将无法拥有完整的UC服务。

顾名思义,屏幕共享使用户可以在会议期间实时共享其桌面和设备(包括文件)的屏幕。当团队需要在视觉文件(例如建筑设计和工程原理图)上进行协作时,此功能特别有用。

多年来,屏幕共享已经实现了一些创新,包括无线屏幕共享和文件的远程双向注释。

5.消息和聊天

消息传递功能已经发生了转变。SparkleCommUC功能分开的地方,消息传递现在更加动态并与其他工作流集成在一起。

例如,在SparkleComm会议之前,消息和相关文档可以填充虚拟工作空间。会议开始时,文档和消息都保留在该工作区中,以提供背景信息和上下文内容。在团队成员在会议期间进行交谈时,私人消息传递可以作为个人进行一对一聊天的有用反向渠道。群组消息可以保存在会议的上下文中,并链接到文件存储。

轮询也是一项有用的与消息传递相关的功能,可收集来自团队成员的反馈。消息流中的GIF,表情符号和模因也是远程团队进行互动并减轻与大流行相关的在家工作的压力的轻松方式。

6.流动性

移动性是SparkleCommUC的另一个必备功能。组织和团队成员需要具有使用UC系统,加入会议以及通过任何设备连接到会议室系统的能力,而与OS无关。无论是在平板电脑,个人计算机,笔记本电脑还是其他设备上,通过通用界面轻松加入会议的能力至关重要。

7.虚拟背景和SparkleComm视频布局*

虚拟背景可能看起来像个可爱的花招。但是最终用户喜欢它们,并且它们已经成为供应商之间的差异化因素。

例如,对于内部团队会议,虚拟背景使用户可以从该技术中获得一些乐趣,这对于被困在家中的工作人员来说是一个很小但可喜的缓解。无论用户是出现在热带岛屿还是电影背景上,虚拟背景都可以缓解一些在家工作的焦虑并隐藏不整洁的房间。

对于与重要客户的外部通信,虚拟背景为在家工作增加了专业感。公司甚至可以为员工提供具有公司名称或徽标的品牌背景。

另外,视频布局增加了通话中可以看到的人数,这已经成为供应商之间的“一大差异”。

SparkleComm统一通信和协作软件具有许多功能。有些比其他有用。尽管以下功能并未在前七项功能中名列前茅,但仍然值得一提:

通话录音。尽管此功能在某些情况和行业中似乎很重要,许多用户记录会议,但对记录不做任何事情。 流程整合。SparkleCommUC产品可以与人们常用的其他业务应用程序集成,例如日历和电子邮件。开发人员还可以使用API将其他应用程序与SparkleCommUC产品集成在一起。 分组讨论室。通过此功能,会议主持人可以将参加者分配给小组,小组将分别开会,然后返回主会议。

显然,SparkleCommUC多年来已经发展了,随着SparkleCommUC产品成为完全形成的工作中心。

定义 云电话(云通话)

enter image description here云电话,也称为云呼叫,是一种通过第三方主机提供语音通信服务的统一通信即服务(UCaaS)。UCaaS取代了对传统企业电话系统的需求,例如专用小交换机(PBX )。云电话服务可以基于Web或基于应用程序。

云通信提供商SparkleComm在其服务器上构建,运营和维护标准化的电话平台产品,客户可以通过订阅或根据需要通过Internet进行远程访问。该模型使组织可以放弃其传统的本地电话系统(例如PBX),这种系统往往相对昂贵且提供和维护很费时。

SparkleComm云电话使用户可以直接从任何具有Internet连接的计算机或移动设备发出呼叫,并使企业免于购买和存储独立硬件(例如PBX盒和手机)的负担。

尽管有点不稳定,但术语“云电话”通常表示多租户访问模型,订户付费使用提供商的商品化共享资源池。相比之下,托管电话通常是指专用的隔离环境-本质上是非现场PBX,主要运营商在其云中构建,容纳和维护该云,以供单个组织使用。

SparkleComm云调用的好处和风险 与传统的本地选项相比,SparkleComm云电话的支持者表示,它更具优势:

成本效益。通过将托管和管理职责转移给云通信提供商-使用支持资源池的订阅和按使用付费模型-组织可以减少其基础架构开销成本。

灵活的。拥有基于云的电话号码的员工可以通过Internet连接在任何地方接听和拨打呼入和呼出电话,从而实现了更加无缝的移动工作。

有弹性的。尽管自然灾害,火灾或其他紧急事件可能会使现场PBX系统瘫痪,但云呼叫服务往往会提供更具弹性的服务和更可靠的业务连续性(BC)。大多数云电话服务具有内置的故障转移模式,可确保在连接出现问题时可以使用备份。

可扩展 企业通常可以通过自助服务门户按需添加或更改员工电话号码,从而为现场和远程工作人员实现高效的员工入职和离职。

精简。借助云调用,组织不必承担实施,维护,故障排除和更新现场系统的负担。而是由第三方提供商处理基础设施维护和升级。

透明。许多UCaaS平台提供丰富的数据分析,提供有关用户行为的信息以及对优化员工效率的洞察力。

基于云的语音技术还为添加补充UCaaS功能(例如语音和关键字分析,呼叫中心功能,交互式语音响应(IVR)和支持人工智能(AI)的客户支持)奠定了基础。另一方面,UCaaS分析师表示,组织尚无法在本地系统所能达到的范围内自定义云调用产品,从而导致许多大型企业推迟采用。

就风险而言,专家表示,云电话平台无法满足某些安全要求-多租户,公共云环境无法满足某些严格的合规性规定。因此,处理高度敏感数据的组织可能会选择内部部署或托管电话,以确保资源在物理上保持隔离和安全。

SparkleComm云电话与VoIP 几乎所有的云电话平台都使用基于Internet协议的语音,但并非所有VoIP系统都在云中运行。术语VoIP仅表示呼叫数据的传输方式-通过IP的分组交换连接在Internet上传输,而不是通过传统的公共交换电话网络(PSTN)传输。

企业可以选择在现场安装VoIP系统(PBX),也可以将其外包给第三方提供商(云电话)。一些组织创建混合VoIP环境,这些环境同时使用基于云的呼叫和内部呼叫技术,这通常是长期云迁移策略的一部分。

云电话提供商 当前,许多提供商都提供云呼叫服务,通常还提供补充的UCaaS功能,例如网络会议,屏幕共享,团队消息传递,持久性工作区等。例如:SparkleComm统一通信

SparkleCommUC分析师希望看到云电话平台与其他业务应用程序之间日益复杂的集成。

当今的云电话供应商产品包括:劳格科技SparkleComm统一通信