工作场所中5种常见的会议类型(二)

enter image description here

3.信息共享会议

信息共享会议是业务沟通中最重要的会议类型之一。顾名思义,这全是要告知参与者特定问题或共享关键信息。在大多数情况下,此类会议通常具有教育意义,例如SparkleComm视频会议

为了成功召开信息共享会议,会议计划者需要保持与会人员的参与。当组织者邀请外部发言人时,这种会议的主要挑战就出现了,在大多数情况下,外部发言人很难确保共享的信息对组织而言是个性化的。但是,在下一次会议上,应要求与会者向演讲者提供有关上一届会议的一些反馈。这样,信息共享会话将变得活跃而高效!

4.创新会议

创新会议可以被认为是私人会议的一种类型,通常是通过联想,集思广益,更重要的是在更广泛的范围内共享想法,以开箱即用的思维开始。创新是每个组织成功的主要关键,这解释了这种类型的会议经常举行。

为了使创新会议富有成效,应该正确地做三件事,并且要记录下来,一直进行到完全参与。参加会议的人员可以使用多种过程和技术来表达他们的想法,并提出针对性的建议。通过使用SparkleComm会议进行评估,决策和排名,确定最合适的想法和任务,并提出建议,以供公司管理层采取进一步行动。

5.团队建设会议

团队建设会议是通常在工作场所中举行的常见的5种不同类型的正式会议之一。尽管前面讨论过的各种会议都应有助于公司文化,加强关系和团队建设,但还是有专门针对团队建设活动的专门会议。此类别包括开工会议,全员会议,公司活动和团队建设郊游等会议。管理人员和主管必须注意,让参与者感到团队,单位,分支机构,部门和公司整体上的关键部分对员工的绩效,满意度乃至绩效都有积极影响。图片来源来自剪贴画, PNG项目, PNG。

结论

工作场所会议种类繁多,上面解释的只是最常见的一些。尽管大多数功能都与众不同,但是了解特定会议的特定功能将有助于您更好地确定适合于会议的结构,目标和活动。由于工作场所会议对员工和组织都具有巨大的价值,因此在计划和举办卓有成效的高效SparkleComm视频会议中赢得声誉将完全取决于了解不同类型的会议。

工作场所中5种常见的会议类型(一)

在工作环境中举行会议无疑是适当管理的企业文化的一部分。在公司工作的人员可能被要求每天,每周甚至每月参加会议。与管理层,员工和组织的其他利益相关者进行持续沟通时,会议是必不可少的组成部分。

enter image description here

除了使他们能够进行交流之外,会议是共享信息,解决问题和讨论项目进度的正确渠道。工作场所会议可以是非正式的,也可以是正式的,参加者的人数可以从两个人到数百人不等,这取决于组织的规模。

在当今的工作环境中,借助一些最佳的解决方案,会议可以在线举行,以方便来自偏远地区的参与者在线会议软件,例如SparkleComm视频会议

任何工作场所会议的主要目的都是在预先确定的议程清单上进行讨论,并讨论一套目标,以做出与之相关的适当决定。一些组织可能举行会议促进问责制和透明度。

不管举行此类会议的原因是什么,只要它们正确地运行并计划得当,它们的生产力就会令人难以置信。相反,它们可能是烦人和浪费时间。无论哪种方式,了解工作场所中不同类型的会议都是至关重要的。因此,以下是常见的会议类型及其主要功能:

1.销售会议

在拥有大量销售代理商的公司中,销售会议是最常见的会议类型之一。众所周知,大多数销售代表通常将大部分时间花在办公室以外的工作上。定期举行这类会议可以激发良好的动力和使用SparkleComm通讯工具使他们与其他公司的员工聚在一起。在这些会议期间,销售经理可以发起重要的计划,例如大型广告活动,发布新产品,甚至传达组织在随后的财政年度的销售计划。

2.员工会议

员工会议是工作环境中另一种常见的会议。经理和主管将其称为“管理”,其目的是使工人了解当前影响他们工作的问题以及影响其部门的问题。如果存在影响整个组织的重大问题或政策变更,则员工会议是发布信息并向员工解释该变更的正确论坛。评估会议是员工会议的一种形式,主管和管理人员与工人进行一对一的会议,以相对于构成工资审查和评估个人基础的目标进行工作绩效审查训练需要。

什么是云电话系统?(三)

enter image description here

许多中小型企业无法获得配置和维护安全电话系统所需的IT专业知识。因此,由于供应商负责安全性,因此使用云电话系统是更好的选择。只要您正确地保护内部网络,云电话系统就不会成为安全链中最薄弱的环节。

先进的数字功能

升级到数字系统时,最大的优势之一就是您可以访问旧设备根本无法实现的先进功能。由于SparkleComm VoIP基于基于互联网的协议(与电话协议直接相反),因此您将获得一个复杂而可扩展的现代通信系统。

语音邮件就是这种现象的一个很好的例子。可视语音邮件允许用户在其电子邮件收件箱或移动设备中获取消息。消息会自动转录为文本,原始消息也可以收听。它允许员工从任何地方访问语音邮件。他们还可以记下重要的细节或立即回叫客户。

可视语音邮件只是VoIP可用的众多功能之一。从数字传真到多设备振铃,您都可以使电话系统满足您的业务需求,而不是相反。

集成

模拟通信系统的最大问题之一是数据被锁定在孤岛中。您不能简单地将数据从一个系统移动到另一个系统或使其在另一上下文中易于访问。例如,企业可以使用CRM软件来管理客户交互。但是,当销售人员需要联系客户时,他们必须切换到另一个应用程序或设备来进行实际的呼叫。

SparkleComm VoIP可以最大程度地减少浪费的时间。通过正确的集成,您的员工可以在CRM应用程序中致电客户。此外,呼叫详细信息(时间戳,持续时间,日期等)会自动记录在适当的客户记录中。即使您每次通话仅节省3分钟的额外工作,也请想象一下,如果您的团队一周内进行数百次通话,将带来好处!

什么是云电话系统?(二)

enter image description here

最初,企业犹豫是否使用云电话系统,因为它们无法提供高质量的语音,并且不如座机可靠。早期采用者这样做主要是出于成本方面的考虑,因为云电话服务的成本比传统的PBX系统便宜得多。但是多年来,供应商已经提高了质量,可靠性和可用功能集。现在,云SparkleComm电话服务是市场上最受欢迎的企业级系统之一。

使用云电话服务的好处

低成本

毫无疑问,云电话服务比同等的本地PBX系统昂贵。借助云SparkleComm VoIP系统,企业可以节省多个方面,包括:

初始投资

为什么要购买每隔几年必须维护和升级的电话硬件和软件?仅初始安装成本就高达数万元,这使小型企业无法使用这些系统。相反,云SparkleComm VoIP服务使您可以根据业务需求从一个或多个开始。

每月账单

每个人都知道没有免费的午餐之类的东西,但是有了云电话系统,您的内部通话是完全免费的。员工打给他人的任何电话(无论身在何处)都通过公司的数据网络或公共互联网进行传输。因此,您的公司不必为这些电话付费。此外,国际电话也更便宜,因为您只需为一部分通过PSTN传输的电话付费。

无需维护

由于您没有任何硬件,因此无需担心设备故障,退化或定期维护。您不必续订软件许可证或雇用其他专家来管理电话系统。

企业所有者可以通过在线仪表板管理配置和更改设置。这些年来,这些持续的成本节省迅速累积起来,因此,现在切换到云SparkleComm VoIP服务是一个明智的财务决策。

安全性

有些人认为VoIP系统(尤其是托管在云中的SparkleComm VoIP系统)对企业而言不够安全。现实情况是安全性取决于很多因素。正确设置后,云SparkleComm VoIP服务可能是组织内最安全的通信系统。但是,一些简单的错误很容易导致公司由于欺诈而损失数据或金钱。

什么是云电话系统?(一)

enter image description here

一段时间以来,世界各地的企业都在远离模拟座机。随着多个国家/地区的运营商宣布截止日期,该过程将加速,超过该日期将关闭该地区的网络。

原因很简单:随着基于SparkleComm VoIP的电话系统的流行,运营商不想维护两个网络。换句话说,旧的PSTN永远消失了。想要升级,更换或购买全新电话系统的企业主将不得不转向其他地方。那么,什么是云电话系统?

企业电话系统的历史

座机使用率的下降并不是云电话系统普及的主要原因。这些现代系统提供了令人难以置信的功能范围,可满足典型企业专用分支交换(PBX)系统的成本要求。但是,在深入探讨细节之前,让我们仔细研究一下云电话系统及其功能。

商业电话系统已经存在了一段时间,并且早于互联网。大多数企业使用PBX盒一次仅用几个号码即可连接多名员工。如果没有PBX,企业将不得不为需要和使用电话的每个员工购买一个号码。

随着SparkleComm VoIP的普及,公司开始用支持数字VoIP的系统替换较早的PBX系统。但是,他们仍然必须购买和操作电话系统。从购买设备,维护,安全和设置自定义配置开始,您自己的电话系统的运行成本会迅速增加。

此时,服务提供商为企业推出了云电话系统。这些供应商承担着所有幕后的重担,即他们拥有并维护系统,并通过互联网向公司提供电话服务。这种模式为企业节省了许多麻烦,包括必须保护电话以及在出现问题时进行故障排除。

什么是云电话系统?

云电话系统是由第三方提供商托管的基于SparkleComm VoIP的企业电话系统。供应商通过互联网向客户提供电话服务。这些云服务的特点是成本低,功能广泛以及与其他企业工具(例如CRM软件)的集成。

让你在视频会议中保持最佳状态的7个要素

enter image description here

作为一名礼仪爱好者,我经常被邀请分享我对从邮件礼仪到约会礼仪等各种话题的建议和技巧。由于我大部分时间都在忙碌,所以我的很多会面都是通过SparkleComm进行的。多亏了SparkleComm,我可以在任何时间、任何地点与任何人交流。 你可能认为视频会议不需要你在面对面的面试或客户会议中展现的优雅,但视觉效果是其实一样的。这里有一些建议,可以帮助你在准备近距离拍摄时看起来和表现得更专业。

1.关于光照

光线和角度对于视频通话和专业摄影来说非常重要。一般来说,避免使用荧光灯,因为它会投下不好看的阴影。也要避免使用头顶灯,因为它们会使眼影变黑。把主光源放在相机后面。这样,光线和相机就会指向同一个方向。你也可以使用相机后面的两个光源,一个在右边,一个在左边。至于角度,相机应该放在你的眼睛水平。如果你用的是笔记本电脑,在它下面放些东西把它抬起来,直到你的眼睛和相机镜头处于同一高度。

2.选择一个中性的背景

无论你是在家里还是在正式的办公室里,请确保你的背景是干净和专业的。换句话说,你可能很喜欢那些挂在墙上的家庭照片,但是相机另一边的人可能会觉得它们分散了你的注意力。你也可以考虑指定一面墙作为你的公司墙,让墙壁的颜色和图像保持一致。

3.穿合适的衣服

衣服不要穿有图案、条纹和格子图案的衣服。选择纯色、大胆的颜色和简单的首饰。女士们,当你走动时,不要戴耳环或任何会发出噪音的配饰件。在大多数电话会议上,你可以在腰部以下穿任何你想穿的衣服——除非你觉得可能因为某种原因需要站起来。在登录前最后一次检查你的外观。检查一下牙齿、头发和妆容,用粉饼或吸墨纸来控制面部光泽。在你的抽屉里放一把刷子或梳子和一面小镜子,以便在面试休息时快速修饰妆容。

4.消除干扰

如果你的房子里有动物或孩子,关上或者锁上房间的门,让你的家人知道你在参加电话会议,这将有助于避免不愉快或尴尬的情况。

5.把你的笔记放在附近

如果你在通话过程中看到一些笔记,需要把它们记在一张纸上,请把它们贴在相机旁边。这将帮助你在紧张的时候保持状态。尽可能多地记住要点,在视觉上尽可能不受干扰的情况下做笔记。

6.保持良好的眼神交流

如果你不直视镜头,或者不看对方的脸,你看起来肯定会像个新手,也不要盯着屏幕角落里的小框看自己。

7.获得最好的视听效果

如果你经常参加视频会议,可以考虑购买一个高清晰度的外部网络摄像头。根据你周围的环境,你可能需要在通话时使用耳机或耳塞。即使你对视频会议感到紧张,也要记住熟能生巧,一旦你掌握了在镜头前的技 巧,你就掌握了另一项无价的商业技能。

VoIP的历史和现在的变化(二)

enter image description here

只要遗留业务电话服务的价格居高不下,SparkleComm VoIP就值得一试。业务采用速度很慢,不仅是因为质量和可靠性仍然令人怀疑,而且还因为VoIP的功能集非常有限。PBX占据了主导地位,其全面的功能集是一大卖点。尽管这些系统几乎可以满足任何呼叫需求,但实际上它们是高度工程化的,并且实际上只使用了少数功能。就是说,当企业尝试SparkleComm VoIP时,权衡是显而易见的-他们的电话成本会降低,但是折衷方案是功能更少。

再次回到2020年,VoIP在另一方面有所不同。早先,SparkleComm VoIP是对企业的妥协服务,如果不愿意牺牲某些质量或可靠性,那就没有必要了。随着当今的宽带和云服务的出现,这种妥协在很大程度上消失了,现在的经济驱动力越来越弱。对于老牌用户而言,传统电话已成为一大难题,他们正在寻求退出该业务并使用所有SparkleComm VoIP。他们将在未来几年继续提供该服务,但价格要低得多,主要是为了与VoIP的价格竞争。

含义

对于仍使用传统电话的企业,此历史课程有两个重要的启示。首先是您将通过SparkleComm VoIP节省大量成本的想法。与传统定价相比,您将获得一些节省,但不足以使它成为以前的主要驱动力。VoIP的主要推动力(第二点)是现在的功能集比传统电话更丰富。除了供应商早在几年前就停止了对传统电话的研发投资外,SparkleComm VoIP本质上就能够支持无数种功能。

这很重要,不仅因为您的最终用户可以个性化他们的电话体验,还因为VoIP现在与SparkleComm UC之类的协作平台集成在一起。您可能会考虑将VoIP满足您的电话需求,但是作为协作的垫脚石,有一个更大的价值主张。使用传统电话无法实现此桥梁,并且通过显示VoIP的发展,这篇文章可能会帮助您更新对它可以为您的业务做的思考。

VoIP的历史和现在的变化(一)

enter image description here

VoIP在1995年商业化时,它在很大程度上被视为一种业余爱好技术,并且是许多尝试为新生的万维网创建实用程序的实验之一。对于千禧一代而言,这似乎是古老的历史,并且可能尚未使您意识到所有互联网地址所用的“ www”前缀。在出现宽带之前-没关系4G-我们使用笨拙的调制解调器通过非常慢的拨号服务进行连接。

我离题了,但是你知道为什么叫“拨号”吗?信不信由你,上线的唯一方法就是通过您的POTS线路-Plain Old Telephony Service-当然在每个家庭中都有。固定电话是当时的真正生命线,拨号服务给现有的电话公司带来了新问题,但也带来了机遇。PSTN(公共交换电话网络)是为语音而不是数据而构建的,并且是当时唯一的传输通道,这对于VoIP来说存在很大的问题。

从理论上讲,VoIP优于传统的电话技术-TDM或时分多路复用-但实际上在1995年,现实是可笑的。尽管体验远不及TDM,但电信公司似乎并不介意,因为不欢迎他们争夺高利润电话服务。

但是,在VoIP出现之前,消费者主要只是使用拨号上网来连接网络,而由于服务太慢,这将固定电话捆绑了起来。电信公司非常乐意向您出售第二条电话,这样您就可以在不阻塞电话的情况下随时上网。由于当时网上浏览的内容很少,因此拨号服务就足够了。您可能会惊讶地发现,电信公司(以及其他公司)不愿投资建设新的网络以提供所谓的宽带,主要是因为尚不清楚对服务的需求是否足够。

今天的VoIP有什么不同

快进到2020年,情况就大不一样了。尽管许多企业仍在使用旧版服务,但VoIP无疑已成为主流。也许最大的变化是当今的VoIP是企业级的,并且确实没有理由不使用它。话虽这么说,但值得注意的是VoIP技术本身并没有真正发展。最大的进步来自拥有宽带(其中很多并不昂贵),该宽带旨在支持VoIP等实时数据应用。

没有宽带,VoIP将在很久以前就消失了。值得庆幸的是,它现在正在为拨号时代无法想象的业务提供价值。早期,VoIP的推动力是节省成本的100%。蜂窝服务仍然是一种奢侈,高价计费电话服务无可替代。消费者起初是驱动市场的,但是随着技术的改进,企业开始尝试使用SparkleComm VoIP服务,同时也是为了省钱。

为VoIP或UC升级网络时的前5个注意事项(二)

enter image description here

电话系统管理 

如果公司规模足够大,则内部IT支持人员可能能够管理电话系统。如果没有,您可以通过受信任的顾问或代理商进行外包。在确定最适合您的组织时,请考虑以下因素:  

  • 是否有内部IT资源?
  • 您会使用IT顾问吗?
  • 您的经销商或可信赖的顾问会提供管理服务吗?

如果您要外包管理和技术支持,请查看样本支持合同,并与潜在的支持技术人员会面以取得信心。有时经销商只是转售制造商的支持,而这可能无法满足您的要求或成本很高。   业务关键可用性 

对于某些企业来说,电话系统是销售和服务的绝对要求,并且企业不能承受错过任何一次通话的麻烦。其他业务可能适用于非实时电话服务。考虑以下内容:  

  • 您的企业是否要求100%的可用性,以使实时语音始终或在所有工作时间都响应?
  • 提供哪种类型的冗余?单独服务器中的虚拟机?冷或热备用设备或服务器?
  • 提供哪种类型的灾难恢复服务?如何解决电话公司或本地故障?
  • 语音邮件或交互式语音响应系统是否足够?

网络基础设施

最后,但最重要的是,局域网必须能够处理电话线,手机,并发呼叫和计划增长的数量的带宽。有能力提供QoS的路由器必须为语音和视频保留优先带宽。分析以下内容:  

  • 是否通过会话发起协议,T1或主速率接口中继线访问广域电话?是商务电缆吗?请勿将住宅电缆用于商业服务。
  • 什么是可用带宽和现有延迟?
  • 提议的带宽和延迟是否足以满足您的一年,三年和五年计划?如果需要,扩展的路径是什么?
  • 有紧急电话系统处理程序吗?
  • 您的网络是否完整记录为已建立?
  • 是否为远程或外出工作人员提供了虚拟专用网络?

为了确保网络可用于VoIP,许多公司使用专门从事VoIPSparkleComm UC的经销商来进行部署前网络评估。经销商使用网络工具来衡量性能并确定网络问题或配置风险。   具体考虑以下几点:  

  • 语音质量
  • 如有需要,可以提供会议视频
  • 能够始终接听电话,即使在高数据流量期间
  • 支持偏远地区和外出务工人员的能力
  • 对于无法在繁重的数据负载下为语音和视频流量提供QoS的IP网络,向网络中添加高质量的语音流量可能是一个挑战。
  • 消除对话期间的音频延迟(称为抖动)和掉线至关重要。SparkleComm VoIP通话声音清晰,可靠。

VoIP已经存在大约15年了,因此有许多经销商和托管服务提供商拥有多年的专业知识和经验,专门设计和安装高质量VoIP和SparkleComm UC系统。他们只是简单地准备好检查清单,并为用户配置系统报价,以使其在第一次和之后都可以正常工作。请记住,如果选择托管的VoIPSparkleComm UC系统而不是内部部署的VoIPUC系统,则可以消除或最小化本文中概述的许多注意事项。

为VoIP或UC升级网络时的前5个注意事项(一)

enter image description here

您是否正在考虑本地IP语音(VoIP)专用小交换机(PBX)系统?您是否要从现有系统升级并添加其他功能?升级到新系统时,有许多注意事项。本文探讨了在站点上计划和实施升级的VoIPSparkleComm统一通信(UC)系统时应考虑的五个主要方面:  

  • 员工和地点
  • 增长计划和设备可扩展性
  • 电话系统管理
  • 关键业务可用性
  • 网络基础设施
  • 解决了这些关键注意事项后,升级将更加顺利。

  员工及所在地

员工人数和地点是首要考虑因素。随着新的IP手机的出现,在开放区域中会出现简洁的类型,用于会议室的会议电话,用于执行和管理办公室的彩色触摸屏和其他高级功能,以及用于所有其他办公室的基本手机。价格,性能和带宽很重要。提出以下问题:  

  • 有多少员工需要台式手机?
  • 有多少主管和部门需要高级功能手机?这些可能需要千兆网络连接。
  • 如果您的员工人数少于50,您是否希望每个人都拥有相同的IP电话,以从员工协助中受益并降低培训成本?
  • 有远程工作者吗?如果是这样,高质量的语音将需要服务质量(QoS)路由器和高速宽带。
  • 什么是呼叫负载,这意味着在任一时刻主动电话线是多少?并发呼叫的数量也驱动PBX容量。

增长计划和设备可扩展性 

选择SparkleComm VoIP系统时,高级扩展计划比托管系统重要。服务器大小和虚拟化可能会进入决策过程,以处理电话线数量,并发呼叫数量和远程工作人员数量的增长计划。能够回答以下问题:  

  • 现在需要多少条电话线?从现在开始的一年,三年和五年将需要多少?
  • 所选供应商的系统如何扩展?
  • 在较高的用户级别上是否存在软件或功能许可费用?
  • 是否有销售或客户服务的客户呼叫中心?无论是呼入还是呼出呼叫中心都可以驱动容量配置。
  • 对于电话,您是否至少具有5类增强布线?
  • 您的交换机和电话是否启用了以太网供电功能,以支持功率更高的无线接入点?经销商可以为此提供很大帮助。
  • 系统是否将社交渠道与正常业务运营整合在一起?许多新的UC系统将社交媒体集成到整个业务应用程序中。
  • 服务器是否准备就绪并且能够处理VoIP电话系统?