选择正确的在线会议解决方案的9个步骤的指南(三)

7.用户友好且易于与当前系统集成

您的会议软件不会是技术的第一块中,你已经投入了。因此,您需要找到适合您现有系统的解决方案。例如,您可能需要一个可以共享Dropbox文件或与员工时间表应用程序集成的工具。

由于参与者可能使用许多设备,因此软件必须具有足够的灵活性以应对。从平板电脑,智能手机到计算机和笔记本电脑,您都不会因软件不兼容而无法访问会议的任何问题。

另外,请确保您的软件易于使用。提供广泛功能的系统可能很难学习和导航。如果员工难以登录或导航系统,这将浪费宝贵的时间,并导致沮丧和沟通不畅。

8.定价

您可以为SparkleComm在线会议软件支付任何费用,从零到最高。通常,额外的功能和技术支持的价格较高。尽管价格是一个问题,但拥有合适的系统可以为您提供帮助,着重提高生产率更为重要。这将取决于您的业务规模以及您必须花费多少。

花时间了解您的软件的实际成本。有些基于软件的托管方式,而另一些则基于每个用户。视频录制或拨入选项可能会产生费用,并且总费用可能会按分钟,一个月或每年估算。

9.别人怎么说?

在寻找解决方案时,请找出其他企业对该软件的评价。他们是否对自己的经历感到满意,还是遇到故障和停机时间?该工具可以应付大型会议,也可以应付10个或更少用户的较小呼叫吗?

在这个数字化转型的时代,有大量的在线会议解决方案可供选择。尝试比较平台可能会让人不知所措。要确定正确的解决方案(如SparkleComm会议解决方案),请查看您的业务需求,并确保您提出的解决方案具有所有相关功能。

仅仅为此选择一个具有所有“风吹草动”的解决方案是一个错误。花费一些时间来确定最适合您的组织的工具是值得的。

选择正确的在线会议解决方案的9个步骤的指南(二)

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3.记录和报告

将此功能作为函数确实很有帮助。它使您可以回顾并反思会议上的发言。这可以使您对会议进行的方式以及是否需要为将来的通话进行调整而提供有用的见解。

能够共享录制内容还使参与者能够赶上他们可能错过的部分,并让您提醒他们项目的截止日期。有了播放功能,与会者就不必花时间写大量笔记。录音也可以与无法亲自参加的人共享。

您可能还需要使用SparkleComm会议软件,该软件可让您访问报告:事件发生后的出席,键入的消息等。如果是这样,请选择一个可以轻松导出报告并与CRM交互的工具。

4.实时聊天和文件共享

具有键入实时聊天功能的功能是一种流行的功能,因为它使参与者可以在其他人交谈时进行交流。一个聊天框可以让人们添加注释和问题,使主持人可以看到它们,但它不会打断会议流程。

您还可以从在SparkleComm线会议解决方案中受益,该解决方案使团队可以共享文件并设置任务。这样可以避免员工彼此之间通过电子邮件发送手册,议程和演示文稿。也可以选择将某些文档设为不公开,以便只有选定的主持人才能看到它们。

选择启用桌面共享的软件有助于进行深入培训。通过让所有学习者看到共享的视频演示,白板和网站,可以实时进行辅导。

5.移动应用

在Covid-19危机期间,在线商务应用程序的下载量猛增。 

应用程序受欢迎是有原因的。如果您的在线会议软件具有允许您进行在线视频通话的应用,那么与会者可以从任何地方访问会议。如果Internet连接速度慢或计算机出现故障,它还提供了备份解决方案。

6.技术支持

不幸的是,即使安排得最好的在线会议也不一定总是按计划进行。当您遇到连接问题时,随时获得支持将是非常宝贵的。然后,您可以对问题进行排序,并尽快重新建立连接。一些软件供应商提供了比其他软件更好的技术支持。

如果没有可用的内部资源,则需要一个在程序包中包含全面支持的解决方案。

选择正确的在线会议解决方案的9个步骤的指南(一)

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视频会议是新的常态,因此使用正确的在线会议解决方案至关重要。但是,有这么多的选择余地,这并不总是一件容易的事。

每个系统都具有或多或少适合不同团队和项目需求的特性和功能。

1.高品质的视频和音频

高质量的音频和视频是绝对必要的。如果看不到您或您听不见,您的会议将不会成功。

如今,大多数公司都使用视频(如SparkleComm会议),以便每个人都能看到彼此并感觉成为团队的一员。如果不能亲自见面,就很容易错过交流的视觉细微差别。这些对于与员工和客户建立良好的关系至关重要。

在在线SparkleComm视频会议中,主持人还可以检查是否每个人都参与其中。如果没有视频方面的内容,就无法看到参与者在会议中是从窗口望出去还是在执行其他任务。

因此,高清视频质量是大多数企业的首要任务。像素化图像会分散注意力,使会议效率降低。

如果没有可靠的高质量音频,会议体验将大大减少,结果受阻。当涉及音频选项时,同时包括进行在线视频通话和电话通话的能力是有意义的,因此与会者可以选择如何参加活动。

如果您要与国际观众主持会议,请考虑添加本地,国际和免费电话号码供与会者使用。

2.安全性

根据最近的报道,到2021 年,网络犯罪的年度成本将上升到6T。您选择的任何软件都应该功能强大且安全。

如果安全对您来说至关重要(例如,如果您在严格监管的环境中工作),则选择使用加密的在线会议系统。同样,采用允许您添加权限级别的系统也很有意义,这样只有合适的人才能访问敏感的对话。

您可能希望使用需要PIN才能访问会话的软件,以提高安全性。

沟通是关键:为什么云会议需要视频

您很可能曾经经历过这种情况:您的团队已准备就绪,可以与新客户等众多受众进行电话会议。开始通话时,您的神经很高,但是您的团队已为任何事情做好了准备。

直到连接不良并且通信困难为止。或者,您发现通过音频传达特定概念的翻译效果不理想。

电话会议解决了过去几年的长途商务旅行问题,但是我们的需求和技术已经发展。这就是为什么云中的所有会议都必须使用视频的原因。  如今,有58%的企业在日常业务中使用视频会议

除了改进的音频连接,云中的视频会议还具有以下优点:

改善业务沟通

与同事或客户交谈时,您如何知道他们的感受或想法?尽管他们可能会说,但其中的大部分信息都是来自他们的  非语言交流。

通过电话与客户交谈时,您不能仅通过听取他们的声音来了解这些提示。相反,通过在云上托管视频会议为您的团队提供了机会,可以通过响应非语言提示来改善客户之间的通信。

从长远来看,通过视频协作改善的沟通还可以提高生产力并加强与客户的关系。

视觉辅助的使用

如果您发现很难通过电话展示策略,产品或服务的特定方面,则使用视觉辅助将有所帮助-尤其是当您需要与大量受众交流时。这可以通过在云上托管网络广播来实现。

您可以使用SparkleComm统一通信平台在收益电话会议期间传达从新活动的媒体到最新财务报告的所有内容。在一个云解决方案中使用视频,音频和视觉辅助工具,使网络广播成为企业的理想通信工具。

降低间接费用

过去,要进行大量视频会议,需要昂贵的现场硬件。此视频会议选项还需要IT支持团队的帮助才能保持正常运行。

视频会议和网络广播选项使您的公司可以投资于改进的通信解决方案,而不会浪费您的全部预算。

另外,诸如SparkleComm统一通信平台之类的解决方案   可提供完全安全的连接,而无需额外的费用和第三方安全措施的费用。

通过视频改善云上的公司沟通

通过使用视频在云上进行会议来增强您的客户关系和公司整体沟通。劳格的SparkleComm统一通信平台可以帮助您通过视频与客户和同事无缝安全地进行协作。

为什么在线活动要用专业的统一通信工具(二)

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企业级安全性,可伸缩性和质量:寻找最高质量的企业安全性,以保护组织的数据和参与者的隐私。其中应包括密码保护,登录身份验证和门禁访问,而无需下载应用程序或配置防火墙。您的供应商应使用对等网络和预先设置的带宽等技术,确保向数千名参与者完美无缺地交付高质量视频

无缝集成和自动化:确保解决方案的注册,报告和事件信息可以轻松地与常见的CRM和营销自动化系统集成。您还应该能够自定义和自动执行确认,提醒和后续操作,以使推广变得容易。

先进的演示和参与功能:您的统一通信解决方案应支持各种各样的演示技术,包括多个扬声器,视频覆盖,实时屏幕共享以及自动语音识别产生的同步字幕。参与功能(如投票、问答、测试和参与者认证)也应成为软件包的一部分。

易于重新利用:一流的统一通信解决方案不仅有视频会议电话会议,而且还可以方便地重新安排活动内容以重看。其他功能,例如可下载的视频会议转录,可以使您的内容可访问和可搜索。

全面的注册,管理和报告工具:寻求针对具有标准化或自定义问题的所有事件自定义注册和报告的功能,以深入了解您的受众。轻松管理演示者,参与者和内容,以确保活动流畅,专业。单击即可运行标准化和自定义报告,然后将其下载到Excel进行分析。

面向未来的统一通信工具

无论地理位置如何分散,都需要快速有效地调整组织,这几乎不局限于大流行。为了保持竞争力,这是全球组织的日常必需品。音频会议和在线会议解决方案并不是为处理专业的大型现场活动而设计的,其安全性,质量和功能都需要确保观众的参与和保留。现在是时候选择从头开始构建的统一通信解决方案了,以提供准确的解决方案。

SparkleComm是一个可靠、高质量、易于使用的企业级视频会议电话会议VoIP呼叫中心等统一通信平台,可为世界上的任何观众提供出色的支持和技术,使您放心地运行事件。  

为什么在线活动要用专业的统一通信工具(一)

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在COVID-19危机期间全球办事处关闭时,许多组织转向熟悉的音频和视频会议服务来与遍布全球的员工、客户、股东和其他利益相关者进行通信,但是他们很快发现这些解决方案根本不是旨在大规模提供专业质量的统一通信平台。他们无法容纳超过数百名参与者,并且演讲经常遇到网络故障,非直观界面以及参与者需要下载一个专有应用程序的困扰。

但是,与大型人群进行快速有效交流的能力(对于公司大会堂,、贸易展览、会议和对时间敏感的培训课程)仍然至关重要。解决方案?一个专门构建的统一通信平台(例如SparkleComm统一通信平台),功能强大,足以为各种规模的全球观众举办丰富的交互式虚拟事件,其中包括视频、音频。这样的平台必须在不降低音频和视频质量的前提下安全地处理此容量,同时还必须提供满足组织需求的服务水平。

6项必备功能

您组织的活动需要投射出适合您品牌信息的专业形象,同时最大程度地提高受众的参与度和一致性。您的演示者应该有自由地专注于内容和交付,而不必担心事件管理,并且您的听众应该能够点击一下加入。以下是评估统一通信解决方案时要考虑的最重要标准:

多层次的支持:没有两个事件是完全相同的。如果您的人力资源团队正在召集一个专门的培训课程,那么在不牺牲可扩展性或质量的情况下提供简单性和控制性的自助服务选项可能是理想的。对于备受瞩目的活动,您应该能够召集经验丰富的团队来处理您的统一通信的所有内容,包括技术和安全设置,电子邮件提醒和演示者培训。在其他情况下,可能需要混合服务级别,该级别允许您创建自己的事件,同时还要聘请专业的生产经理来检查内容质量,协助来宾演示者并运行直播。

统一通信管理的6大好处(二)

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3.减少时间消耗

SparkleComm统一通信管理使企业更容易建立团队和设定目标。该过程将减少耗时且无麻烦。您无需访问员工的实际位置进行讨论,也无需访问任何项目即可成功完成项目。甚至SparkleComm统一通信也可以为您提供文档。您可以轻松设置提醒,共享和保存文档。您可以立即与团队成员联系。您可以跟踪增长情况。所有设施使该过程更省时,更有效。您可以在较短的时间内完成一个项目,从而获得更好的结果。

4.具有成本效益

这些工具将帮助公司在许多领域降低成本。差旅费用是首先想到的。您无需花钱购买机票和酒店,即可使团队成员聚在一起。他们能参加在线会议从他们的位置,可以讨论一切。比较方便。他们不需要共享注释。相反,他们可以共享文档、文件、图像并可以记录会议。这些东西可以使工作更轻松,也可以提高生产率。此外,您无需花一分钱即可安排会议。

5.提高质量

通过统一通信管理工具工作的团队倾向于提供质量更高的工作。原因是他们可以随时聚在一起,以发现潜在的问题并实时找到可以带来最佳结果的解决方案。它使团队成员可以展示专业知识,并在团队最需要时找到解决方案。他们无需等待几天就可以安排会议和讨论会延迟流程的问题。

6.更透明

整个过程将是透明的。由于所有成员都将使用通信工具,因此不会有任何隐藏数据。此外,数据将被保护在工具中以备将来使用。他们可以使用这些工具来跟踪他人的工作和项目的发展。所有团队成员将被赋予一些任务,其他成员将通过工具意识到这一点。该过程将是透明的,并且沟通将更加容易。

带有工具的协作式工作管理为企业提供了一种经济高效的解决方案,以提高其生产率并使通信更加透明和更有效。任何企业都可以使用这些工具进行更好的管理和轻松的协作。

统一通信管理的6大好处(一)

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日子已经一去不复返了,当您不得不 安排会议提前确保所有参与者的可用性。现在,您无需出差即可参加会议。您可以在任何方便的地方随时安排或参加会议。多亏了先进的技术为我们造福了统一通信管理的世界。统一通信使沟通变得容易且富有成效。使用已开发的软件(例如SparkleComm统一通信平台),您可以立即解决任何问题。在线协作服务就像SparkleComm会议一样。

当前的工作管理方式非常注重沟通的重要性。他们使用统一通信工具促进这一过程并使之更加有效。使用SparkleComm统一通信,您可以根据项目的可用性和需求安排与来自不同位置的团队成员的会议。

统一通信管理的好处

统一通信管理有很多好处。它可以提高生产力并改善您的业务绩效。它使您的员工可以聚在一起实时讨论问题。其他一些好处如下。

1.位置不会成为障碍

您无需花费数小时即可参加会议。您只需从您的位置加入即可。来自不同位置的公司的员工可以团队合作,并且可以毫无困难地讨论所有项目工作。他们无需访问实际位置即可了解有关进度以及与团队合作和项目相关的任何信息。他们可以随时与团队成员联系进行讨论。他们可以跟踪项目,提供反馈并可以共享文件。

2.更好的管理

统一通信管理工具可以为您管理项目工作。您无需担心过去的结果和未来的增长。您将从工具中获取所有详细信息。该工具使您可以保存最新文件、浏览注释、分配工作,了解目标以及设置截止日期提醒。您将在一个地方找到所有内容。您将不必经历搜索机的麻烦。您可以将时间花在其他重要任务上,而不是专注于可以由协作工具轻松管理的事情,例如SparkleComm统一通信平台

什么是软电话?

  • 什么是软电话?

软电话是基于软件的功能,等同于您的商务台式电话或个人智能手机。它可以在可以运行该软件的任何硬件设备上发送和接收呼叫。

无论您的软件电话是在台式机还是智能手机上运行,​​它都将使用数据连接来连接您的语音服务提供商。对于SparkleComm 软电话,可以直接连接到商务电话计划,因此您可以使用与您的帐户关联的电话号码或分机拨打电话。您可以使用移动数据,WiFi或直接的互联网连接拨打呼出电话或接听呼入电话。

您打开软电话的方式与打开其他程序的方式相同。双击或点击图标以加载程序后,可以使用鼠标或触摸屏拨打号码。您可以像通常在智能手机上一样通过软电话或通过连接到计算机的耳机来讲话。

软电话通常提供其他功能,例如“最近通话”列表,“通讯簿”以及用于音量控制和发起或关闭通话的按钮。您可能还会看到与其他软件的集成。

  • SparkleComm软电话的好处

在大多数手机(Android/iOS)和计算机上运行

您可以在iOS和Android智能手机或Mac和Windows桌面上运行SparkleComm APP。只要有数据连接,就没有地方无法保持与商务电话系统的连接。

大量功能

VoIP扩展可用的所有标准在SparkleComm Softphone上均可用。像在办公室一样,充分利用呼叫记录,会议,振铃组,直接拨入和ACD队列的优势。SparkleComm呼叫日志中还包括所有软件电话呼叫,因此您将始终拥有准确的记录。

非常适合远程办公人员

如果您的业务需要旅行,则可以随身携SparkleComm Softphone。您的远程员工还可以继续在家中使用其个人智能手机,并使用我们的应用程序进行所有业务工作。

员工通过软电话拨打的所有电话都会与公司电话号码一起显示,因此员工可以保护自己的个人隐私,并可以维护自己的企业形象。

  • 什么是您的企业软电话?

在预算紧张的情况下,可以使用它来支持业务。这是您到远程员工的链接。

总而言之,软电话可以为那些需要比传统台式电话便宜,多功能的公司带来奇迹。

视频会议与电话会议的五个好处

音频会议是公司中生产力最高的技术之一。只需按几个按钮,用户就可以快速轻松地与团队成员交谈。尽管音频会议看起来很方便,但为了进行会议,仍然必须容忍一些缺陷。噪音,导致讲话者语音掉线的信号丢失,以及由于缺少视觉辅助工具而导致无法集中精力进行对话,使音频会议变得有些不便。

随后出现了以视频为中心的会议。这些在线会议不仅利用音频功能,使参与者可以在不同的位置听到自己和其他人的声音,而且还具有允许个人在视觉上进行互动的视频组件。视频会议相对于音频会议的好处是广泛的;其中一些描述如下:

改进的通信SparkleComm视频会议可以恢复长距离通信中许多必要的视觉提示。非语言交流约占人与人之间交流的三分之二。例如,眼神交流使我们能够理解说话者传达的信息的含义,即仅语音交流可能无法完全传达信息,从而建立了基本的社会纽带和共同的理解。对于音频会议,这些非语言提示不存在。

提高生产力 –几乎每个人都经历了永无休止的“来自各地的电话会议”。视频会议从根本上消除了这些问题,即使在大型团体通话中也是如此。重要会议通常更短,更有效。视频会议用户报告说,使用该技术每周至少可以节省两个小时。小组协作和文档共享的互动极大地提高了生产力。

会议质量视频会议的所有优缺点都取决于网络质量。早期版本的视频会议的音频和视频广播清晰度不均匀。如今,这些问题对于低端和消费类系统仍然存在。但是,包括WebRTC在内的最先进的技术现在可以提供清晰,可靠的音频和视频质量,从而使这一一次性劣势迅速成为过去。

视觉辅助工具 -尽管音频会议仍可以节省人们的时间并避免旅行费用,但是SparkleComm视频会议可以提供视觉辅助工具的好处。这些可见的对象使个人更容易专注于会议的目的和总体目标。幻灯片放映或白板可与视频会议一起使用以引起兴趣。由于缺乏全面的了解,无效的音频电话会议会导致召开更多会议,从而降低了工作效率并增加了挫败感。以视频为中心的交流使参与者可以利用多种感觉,而不是严格地限制他们听到对话的能力。这提高了注意力水平,并使参与者能够吸收更多信息。

清晰的沟通=更少的错误SparkleComm视频会议还可以帮助消除团队成员之间交换意见时经常发生的沟通错误。无情绪的音频通话为说出的内容留出了不同的解释空间,人们可能会误解了重点的目的。然而,视频会议减少了混乱,因为人们能够掌握未说的元素或重申最初可能被误解的事实。

尽管仍在使用和赞赏,但随着越来越多的人熟悉视频会议,音频电话会议在劳动力中逐渐失去作用。可以证明视频会议带来的好处的增值经销商将帮助客户提高利润并能够与员工进行更清晰的沟通。反过来,这又为转销商提供了持续的收入,并提供了专业服务和维护合同的机会。