确保视频会议记录安全的5种最佳做法(二)

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SparkleComm统一通信平台解决方案是由有能力负担大量服务器库和可用存储空间的公司提出的。他们开始在服务器上租用空间,并将其称为云存储。这导致了一个新的流行语,即服务器更少的计算,公司将所有数据存储在云中(实际上,云服务器只是别人的计算机)。

事实证明,这种方法非常流行,每字节相对便宜,以至于它很快就成为了进行业务的标准方式,即使对于企业级公司也是如此。特别是对于大数据量服务(例如视频会议),出于法律或档案原因,必须将视频会议记录保存一段时间。

我们列出了五个安全视频会议的最佳做法,并列出了安全共享会议录像和公司视频资产的护栏。

1.网络

没有多少人考虑过这一点。所使用的网络是视频会议的骨干网络,因此它必须尽可能安全。由于视频会议中的每台计算机之间可能有许多网络跃点,因此攻击者可以插入很多点,并在中间攻击中执行一个操作,以收听和录制视频会议。禁止在咖啡店中使用公共网络。最好只允许有限范围的经过审查的已知安全IP地址能够加入会议。

使用安全的身份验证方法,并确保对数据流进行加密,以减少中间攻击情形下的人员。

2.硬件

由于视频会议现在可以在包括移动设备在内的几种不同设备上进行,因此这一点可能有些棘手。由于BYOD(自带设备)趋势,几乎不可能知道该计算设备的安全状态(如今,移动电话本质上是计算机)。

根据所需的安全级别,需要参加视频会议的任何人都可以使用公司提供的,锁定并经过审查的设备,或者在其设备上安装了特殊软件,以减少发生或检测到黑客攻击的可能性。

3.政策合规

对于大多数公司而言,像SparkleComm视频会议这样的是推动业务增长的工具。但是如果公司没有管理共享记录会议的政策该怎么办。如果以未经授权的方式共享信息,将会发生什么?即使以错误的方式将数据共享给正确的人,这也可能(很可能会)带来非常重要的数据被错误使用的安全风险。

ITDM应该制定有关如何将数据提供给授权人员的政策,并确保每个人都遵守该政策以最大程度地降低安全风险。

确保视频会议记录安全的5种最佳做法(一)

视频会议应该可以提高生产力。相反,它给信息治理带来了新的挑战。随着组织越来越多地使用视频会议解决方案来进行业务通信并提高生产力,他们忽略了一个关键方面-确保会议记录的安全。

在线会议是开展业务的地方,因此,维护这些会议期间生成的信息的机密性对于业务战略至关重要。毕竟,您不希望专有信息落入他人之手。

想象一下这种情况:一家公司即将召开一次重要的视频会议,他们必须存储该录像,并保护其免受知识产权(IP)盗窃的伤害。假设他们将讨论一种利用黑洞为Alcubierre翘曲驱动器供电的新解决方案。并且出于法律或档案原因,必须将视频会议记录保存一段时间。

IT决策者(ITDM)是否清楚了解视频内容的安全共享和保留策略?通常,员工会通过文件共享服务(例如Dropbox和Box)共享视频记录。虽然这些解决方案可以用作快速解决方案,但它可能会导致数据安全问题。您还冒着不符合组织的安全和隐私标准的风险。

那么,公司如何促进SparkleComm视频会议录像的安全共享?在我们深入探讨与视频会议和数据记录相关的风险之前,让我们看一下数字如何成为加速企业领域创新并推动无纸化向云存储转变的关键催化剂。

从无纸化迁移到云存储

当计算机开始在商业世界中流行时,人们感到非常兴奋。计算机有望成为终止所有工具的业务工具,并消除了由于必须管理和存储数据的需求而使许多企业遭受非生产时间的需求。这些数据通常存储在纸质介质上,而电子存储的机会催生了“无纸办公”一词。理想的无纸化办公室根本不使用任何纸张,并且被吹捧为一种节省环境的方法。

在过去的几十年中,诸如电子邮件和传真之类的任务已被电子邮件所取代。现在,库存盘点,库存和归档几乎全是电子的,因此这使得服务器场承担着公司信息存储中的关键任务。

但是,并非所有公司都能负担得起大量的服务器,尤其是在现在,存储数字信息呈指数级增长的需求尤其如此。随着像SparkleComm统一通信平台这样的视频会议服务成为商务工具,对数字存储的需求越来越高。

为什么要选择视频会议(二)

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SparkleComm统一通信平台就是这样一种受欢迎的主机,通过与数百名参与者建立联系,可以促进您的业务发展。作为用于云视频会议的最具创新性的平台之一,SparkleComm会议提供丰富的功能,例如高清视频和音频,创新的白板,即时屏幕和内容共享,跨平台聊天,控制和管理,记录和回放等。

了解会议桥

现在会议桥允许通过电话连接参与者。这需要虚拟会议室和电话线才能拨打电话。这种类型的会议可以容纳数十名参与者,但是如果以三种方式进行呼叫,您将总共只能找到三名参与者。公司通常更喜欢这种方法,因为这样可以节省旅行成本和时间。他们只需要支付现场会议的费用。

特征:

●对于会议桥,将有一个管理员为各个会议室分配DID号。 ●有些参与者可以使用密码来确保安全,而有些参与者可以使用所有用户的通用密码。 ●在以下情况下,也会使用图形用户界面先进的会议系统并允许您查看和了解谁参加了会议。 ●在特殊情况下,还会创建动态会议室,该会议室适用于容量大的大型系统。

随着技术的进步,公司已经可以创建虚拟空间,从而实现轻松的通信方式。在当前情况下,这是一个重要的要求,因为时间和金钱是远远不够的。与人保持联系也变得更加容易,参与者可以随时随地加入全球。无论是小型企业,新兴企业还是大型企业,都选择视频会议,因为您可以比任何其他会议方法更快地启动任何会议。通过更好的沟通,您可以在短时间内发现并解决问题。这是非常积极的一步,因为这可以大大提高组织的生产力。

但是,已经发现,小型企业正在转向不需要软件下载的基于Web的会议平台。公司选择的主要原因在线会议与传统会议相比,时间因素是所有人的主要关切。

为什么要选择视频会议(一)

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视频会议使其用户能够以互联网为媒介进行现场会议,会议,演示和培训。使用此服务,您可以选择从一个发送者到多个接收者的实时点对点通信或多播通信。该通信平台的基本思想是在广泛的地理位置上流传输诸如文本消息,语音或视频通话或聊天之类的数据。

视频会议定义

根据剑桥词典给出的定义,视频会议是一种系统,通过该系统,许多计算机用户可以使用网络摄像头同时通过互联网彼此进行通信。

那么什么是视频会议

它启用 语音和视频会议。支持屏幕注释、民意调查、发言人管理、聊天讨论、共享白板等也是一些使用的平台。现在,借助SparkleComm统一通信平台,您可以访问,但是要访问所有需要下载和安装的功能。主要目的是进行商务会议、研讨会、演讲、在线教育,甚至通过远程键盘鼠标控制提供直接的客户支持。

视频会议如何工作

关于视频会议及其工作方式很容易理解。公司可以选择购买会议软件或自己进行会议或选择特定的托管服务(例如SparkleComm统一通信平台)。如果您选择主持服务,他们将为您提供举行会议的软件和服务器空间。两种方式都必须具有足够的服务器空间和带宽,才能有效地执行功能。

现在,根据软件类型,您可以选择以下任一选项:

●幻灯片演示,如Power Point。 ●通过网络摄像头发送图片或视频 ●在白板上写字或画图,并使用麦克风进行说明 ●使用主持人的计算机桌面启用屏幕共享 ●使用音频聊天询问或回答问题

用于网络视频会议的工具:

●XML,HTML和ASP标记 ●Java脚本 ●Flash动画 ●即时消息 ●流音频和视频

视频会议的用途是什么?

如果您检查一下 视频会议程序在互联网上,您会找到许多可用的选项。聊天和即时消息传递是主持人基于文本的小组讨论的最常见形式。更高或更高级的级别使用网络摄像头和视频流来在线共享文档。一些使用基于计算机和互联网的系统,而一些使用基于电话的系统来分发音频内容。

正确处理远程事件的6种方法(三)

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由于事件可以自动记录,因此通过更多的渠道将事件内容分发给更大的受众非常简单-加上字幕,翻译和转录,内容甚至可以在全球范围内访问。如果面对面会议的与会者曾经不得不在一个分组会议或另一个分组会议之间进行选择(如果会议是在同一时间安排的话),那么就可以通过SparkleComm视频会议事件记录,点播内容以及持续的联系机会来消除这一难题。并在活动结束后在同一虚拟场所进行互动。

这种灵活性(传统活动无法提供)可以帮助吸引更多的受众,不受地域,旅行预算或其他后勤障碍的限制。

6.关注投资回报率

毫无疑问,对于许多组织而言,视频会议的转移已为公司节省了大笔资金-消除了差旅和场地费用,并使组织者可以在全球范围内容纳比面对面设置更多的人员。但是,尽管活动支出可能会急剧下降,但确保参与者和赞助商为其金钱和时间获得价值仍然至关重要。

签约世界一流的主讲嘉宾,提供高质量的流媒体播放以及为有意义的社交活动提供充足的机会,对于使虚拟活动真正使各方受益都大有帮助。 

如果组织者的目标是复制现场活动的经验,那么他们将为失败做好准备。两种格式根本不同,而且像过去几个月中发现的那样,对一种格式有效的方法很难转换为另一种格式。但是,通过专注于开发制作精良,引人入胜的创新型虚拟活动,组织者仍然可以提供更有价值的体验。

正确处理视频会议事件对于接下来的几个月导航并不仅仅重要。随着我们都习惯了基于视频的交流和虚拟体验,长期而言,我们的期望和偏好已经开始发生变化。此外,这种大流行还刺激了高管们重新考虑公司的长期旅行预算,这意味着即使在COVID-19消退之后,虚拟会议也将成为新的规范,完全虚拟或混合形式。现在是活动组织者完善虚拟公式的时候了,借助正确的工具和对实验的承诺,他们将很好地做到这一点。

正确处理远程事件的6种方法(二)

enter image description here3.利用线束分析来衡量参与度和成功度

活动组织者的虚拟参与策略是否有效?预算所有者在参加,赞助或主持的每次活动中提出的最困难的问题是,他们如何获取确定活动成功的数据。衡量面对面事件真的很困难。唯一知道的方法是使用分析工具消除猜测,并实际提供硬指标。这一切都是在线发生的事实,因此可以更轻松地跟踪和报告每次互动和有意义的参与。不再需要追逐将名片装在口袋里而不是扫描销售线索的销售人员了——数据就在那里。

对活动参加者的调查提供了一种衡量参与者情绪的方法,这些民意调查的结果有助于指导有关未来活动内容的决策。但是,如果组织者配备了分析软件,则没有必要。这样的SparkleComm解决方案使组织者可以查看哪些内容被消费以及由谁消费,同时还可以测量每个会话期间用户参与度的高峰和低谷。毫无疑问,这是虚拟事件相对于面对面事件的主要优势。

4.个性化内容,使其真正令人难忘

迄今为止,有关虚拟事件的最常见抱怨是,它们是高度制造且重复的,提供了“更多相同的条件”。但是,正如每个活动的组织者都知道的那样,创建与观众产生共鸣的内容的秘诀是让每个人都觉得该内容是专为他们而制作的。

事件组织者可以使用基于人工智能和机器学习的工具,为每个参与者创建个性化的事件体验,从而引导他们进行针对其特定兴趣,角色和行业的会议和社交活动。这种个性化的方法甚至可以扩展到赞助商。与最相关的受众群体建立联系,花时间与真正需要其产品的合适参与者交流,并确保参与者只能看到与他们相关的广告和赞助内容,这很可能导致赞助者与参与者之间的关系。

5.提供录音的灵活性

对于无法实时进行活动的注册者,组织者应制作可共享的事件记录,使注册者可以随时随地观看事件,甚至可以与同行和团队共享特定的兴趣时刻。通过使内容永不过期,虚拟活动可以通过延长活动的持续时间并为活动和参与者提供重要的新价值,使他们有机会在实际事件发生后继续与参与者、演讲者、赞助商或参与者进行互动通过了。SparkleComm提供的灵活性使事件可以持续数年。

正确处理远程事件的6种方法(一)

在冠状病毒爆发触发主要行业会议的首次取消半年后,很明显,虚拟聚会已成为新的规范。而不是营销的三分之二说,除非有疫苗,他们会避而远之,从现场活动至少到2021年夏天。 

尽管同一调查显示大多数虚拟事件参与者都对该体验感到满意,但不可否认的是,这种新格式存在许多故障和改进的余地。随着一些事件因乏味和重复的内容而绊倒,以及人际交流的尴尬,无疑需要创新和重新定义事件的机会。 

虚拟事件具有很大的价值,即使在大流行后的世界中,虚拟事件也将持续存在。随着行业将注意力转向主要是虚拟聚会,这里有六种使您的虚拟活动更具吸引力和吸引力的策略。

1.使用视频工具促进更好的联网

考虑到对笨拙的虚拟交互的担忧,事件组织者必须利用工具来促进更自然的对话和交流。 

幸运的是,存在各种各样的此类工具(如SparkleComm),包括大多数视频平台上的实时聊天功能,使与会者能够看到其他人在场,并能够邀请其他与会者参加私人聊天或个人虚拟会议室。对会话,聊天或共享内容的评论和一键式情感反应等功能也可以增强社区感,并创建一个充满活力的反馈循环。 

虚拟圆桌会议或分组讨论室,与会者可以在此举行更私密甚至是非正式的聚会,可以促进更深入,协作的讨论和联网,尤其是亲自参加的活动。分组讨论室中的重点网络休息室可以为与会者提供讨论特定主题或兴趣,共享笔记和内容的空间,并在活动后轻松继续进行讨论。提供安排与主题演讲者和其他感兴趣的与会者进行一对一讨论的选项,也可以促进更大的参与度。这些工具可以使虚拟网络更加令人兴奋,并且使与会者更容易访问。

2.通过互动功能创建有意义而难忘的体验

与会者想要做的最后一件事就是感觉自己好像在被动地从沙发或家庭办公室消费视频会议,而没有任何有意义的方式为活动做贡献。更糟糕的是,如果他们觉得自己被迫坐在一系列视频中,然后可以在更舒适的时间轻松观看这些视频。因此,找到增强互动性的方法至关重要-49%的营销人员认为这是成功举办虚拟活动的最重要要素。

现场民意测验,视频中的测验,联合阅览室和现场研讨会都可以使与会者感觉像是虚拟事件或视频会议的活跃参与者,同时也为体验注入了一些急需的乐趣和社交氛围。

在线协作如何工作

在线合作是一组同时处于不同位置的人的在线互动。如今,世界已与Internet连接,从而使来自不同国家/地区的人们即使在身体上也不在一起也可以一起工作。连接到Internet的最新技术(例如智能手机)使在线协作变得更加容易。有了这些新技术,世界的确已成为一个地球村。现在,人们可以在世界不同地方共同处理文字处理器文档,集思广益和Power Point演示。

在线协作带来以下好处:

•不同地区的人可以做出重要的决定; 

•工作做得很好,不会影响结果。

•团队合作减少了人们交流想法时出错的机会。

在线合作如何工作?

的 在线协作工具包含许多高级功能,可以帮助一个小组共享其内容,文件、文档和图像。然后,可以使用任何启用Internet的设备登录不同地区的居民。该系统允许他们随时查看和浏览同事发布的任何文档。地点不同的人会共同制定议程,并组成一个协作小组,从那里开展活动。然后用一个登录安全代码来创建该组,以确保只有合法成员才能访问它。这些程序都已通过Internet连接和各种服务提供商得以实现。当人们登录帐户时,他们可以看到其中发生了什么平台。在视频会议的情况下,他们可以彼此看到,在音频会议的情况下,他们可以彼此听到。他们可以有组织地一次发表评论并发表意见。一个人主持会议并负责会议的不同阶段。

SparkleComm云会议

这是一个统一通信程序,允许视频会议多达一百人。该程序还允许在计算机和移动电话上共享屏幕和白板。它是一个关键工具,因为它可以提供高清视频会议和许多会议。无论使用哪种设备,一个人都可以从Mac,PC,Android设备或iOS进行视频和音频电话会议。会议组织者可以选择使用整个屏幕,也可以选择仅显示特定的应用程序,具体取决于屏幕的强度或应用程序共享功能。这是现代视频技术的先驱之一。它提供质量一流且可以接受的一流视频。它具有跨所有操作系统的无线屏幕共享体验。一个人可以使用他或她的设备中安装的SparkleComm随时与任何人联系,而不会错过任何会议。

为什么它是首选?

•只需单击一下程序,程序就可以轻松加入和使用。

•高清视频会议可提供高达720p-1080p的超高视频图形。

•文件或屏幕共享与其他与会者共享文件。

•具有公开和私人聊天功能,成员可以在其中聊天。

•它具有一个遥控器,可以在需要时为其他与会者提供支持。

结论

通过在线协作,世界变得更加美好,因为人们可以在不同的地方工作,并且仍然可以满足他们的工作期望。仍在发明许多其他形式的在线协作。确实,世界已成为一个地球村。

什么是软件电话?:软件电话基础知识和十大功能(三)

十大基本软件电话功能

无论您使用哪种软电话,它都应具备以下十大基本软件电话功能:

联系人目录:您的网络电话应具有联系人列表。测试新的软件电话的一种好方法是弄清楚导入现有联系人并创建新联系人的难易程度。SparkleComm提供手机通讯录以及云端企业通讯录。

分机拨号:由于商务软电话具有与台式电话相同的功能,因此它们应该具有通过分机拨号连接到同事的能力,尤其是在参加会议时。

呼叫转移:企业级软电话应该能够轻松转移呼叫,无论是转移到另一个分机,外线还是转移到同一条线路但使用另一台设备。

呼叫保持:除了管理多个呼叫外,您的网络电话还应显示不同的呼叫保持了多长时间,以便您首先知道向谁寻址。

呼叫者ID:一点都不费吹灰之力,因为如果现代电话应用程序不告诉您谁在给您的业务部门打电话,那么现代电话应用程序有什么用?找出应用程序的呼叫者ID的详细程度:仅是一个数字,名称和号码,哪种类型的号码等。

三方会议:与会议桥不太一样,三方会议仅表示第三方加入了常规通话。

状态:不需要花哨,但是任何优质的软电话都应让您知道哪些同事有空。

音量控制和静音:软电话非常适合其移动性,但这也意味着您可能不在理想的位置接听电话。好的软件电话应具有音量控制和静音选项。

DTMF(拨号盘):一些软电话已取消将拨号盘作为主要界面,以使其应用程序具有更现代的外观,但这是电话菜单和会议PIN的重要功能。

视频通话:视频通话对于具有远程成员的团队非常重要,因为它具有视觉效果,使协作更轻松。确保您选择的软电话可以在通话期间随意启用或禁用视频源。

软件电话应用比较

对于使用哪种软电话平台代替台式电话,您有三个主要选择:移动电话应用程序,台式机应用程序或网络电话。在当今的VoIP时代,几乎所有平台都应具有相同的特性和功能,因此选择实际上取决于个人喜好或方便程度。

  • 移动应用软件电话与台式电话

移动应用软件电话和台式电话之间的主要且最明显的区别是灵活性。毕竟,手机是……可以移动。在手机上安装具有相同功能的应用程序,然后将其与桌面上笨拙的硬件相提并论的能力,对于始终在旅途中辛苦工作的个人来说,是一个巨大的改变者。一些特殊功能包括:

不限于VoIP联系人:在iOS设备上,您可以选择通过SparkleComm应用程序以及标准电话应用程序从电话中呼叫联系人。

设备转移:您可以轻松地在设备之间转移呼叫。边吃午饭边接电话!当您回到办公室时,将其传输到桌面应用程序和耳机。

  • 桌面应用软件电话与台式电话

让我们回想起SparkleComm的早期,那时固定电话仍然占据主导地位。您是要拿起将您连接到办公桌的手机还是单击桌面应用程序中的名称?哪一个界面更清晰,甚至允许您与该线路另一端的人进行视频聊天?在这种情况下,台式机软电话就像SparkleComm,但具有企业级电话功能,协作功能和队列监督工具。

  • Web浏览器软件电话与台式电话

使用网络浏览器软件电话(也称为网络电话)也比台式电话更有优势。该SparkleComm应用程序的功能很像其桌面版本,但呈现在桌面应用程序的接口的强大组合和移动应用的灵活性:只要你有你的登录方便,您可以登录到任何设备的网络话机。如今,智能手机的电池寿命令人望而却步,因此知道您可以借用朋友的设备或使用公共计算机是一个令人欣慰的后备。

幸运的是,无需在软件电话中进行选择。实际上,您可以互换使用所有这三个。SparkleComm软电话允许您在设备之间转移呼叫,因此从手机回到桌面应用程序比忽略屏幕右上角的Apple更新通知更容易。假设您外出享用午餐时打了电话。您可以使用耳机在手机上接听电话,然后回到办公桌后,即可切换到该应用程序和耳机的另一个版本。

什么是软件电话?:软件电话基础知识和十大功能(二)

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VoIP软电话业务优势

SparkleComm软电话在商业领域具有许多优势:与传统的台式电话相比,它们的价格便宜,它们将员工的个人电话号码保密,并且可以实现远程工作的灵活性。

  • 使用软电话省钱

毫无疑问,与软电话相关的主要优势是成本。对于需要保持较低开销的小型企业和初创企业而言,软电话可以节省新手机和昂贵台式电话的成本。IP台式电话的价格通常在每台50至150美元之间。对于有员工在旅途中或经常在客户现场工作的公司,软电话消除了使用多个未使用电话占用桌面空间的需求。但是特权并没有就此结束。

  • 保密您的个人号码

在这个具有隐私意识的时代,在您的个人电话上安装SparkleComm软电话意味着您将不必为客户牺牲个人号码的隐私,因为软电话使用您的SIP地址。将手机应用程序下载到手机上似乎很奇怪,但是拥有软电话意味着您的设备可以告诉您传入的未知号码是与工作有关的还是个人的。

  • 随处工作

当员工离开办公桌或定期拨打长途电话时,软电话还可以防止员工在其个人电话上增加费用。甚至NASA也认识到优质软电话的重要性:

“使用(一部)软电话并不是太空计划的关键方面,但这是其中的一些小事情,当您一次与家人分开几个月的时间时,这意义重大。”

技术应该可以使我们的生活更轻松,业务更具可扩展性,并且一切都可以简化。但这只有在我们随着技术发展而更新技术时才有效。软电话是继台式电话之后的下一步发展。不再与我们的办公桌捆绑在一起,它可以将我们功能齐全的商务电话存储在我们的口袋中。

对于员工而言,无论如何,这些天我们几乎都已连接到智能手机,那么为什么不将它们变成个人/办公用双重电话呢?随着共享办公空间的兴起,传统的分配办公桌的概念已被淘汰。如果您没有固定的桌面空间,那么应该在哪里设置台式电话?人们到哪里去了?拥有软电话意味着您的个人设备是功能齐全的商务电话,因此无论您在任何一天想工作的地方如何,都可以随身携带。

哪种VoIP软件电话最好?

SparkleComm推出自己的软件电话之前,已经有很多的第三方软件电话应用。这些应用程序中的大多数收取的许可费通常仍比主流电话服务低很多,但它们通常包括访问基本电话功能(如呼叫转移或语音邮件到电子邮件)的额外费用。此外,如果没有强大的头戴式耳机和扬声器功能,您的软件电话通话质量可能不如具有高清语音功能的台式电话那么高。

在审查了那些软件电话应用程序之后,我们决定构建自己的应用程序,以努力为我们的用户创建一个包含所有功能的软件电话,以满足所有可能的商务电话需求。因为我们是从头开始构建的,所以我们能够创建我们认为是更好的软件电话应用程序,其中包括对高清语音的支持。