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即时通讯可能是您的标准通讯方式，但有些人仍然觉得它很吓人。如果您习惯于发短信或即时消息给朋友和同事，您可能没有意识到文本如何从左侧字段出现到新的联系人。当您在商业中使用文本时，请记住常识消息礼仪并遵循一些简单的行为规则。

请求发送短信的权限

您想要发短信的人是否同意以这种方式联系？不要假设每个人都随身携带手机接收短信或在线通过网络，SparkleCom或其他即时消息程序访问即时消息。亲自或在电话交谈中询问个人如何联系。您可能会发现他们的短信计划有限，或者他们的工作站不鼓励使用即时消息。

发送初始消息时自我介绍

在您的信息中简要介绍自己。虽然您的姓名，昵称或电话号码可能会显示，但根据您使用的消息传递方法，您的收件人会看到文本脱离上下文。使用简介和参考框架启动消息，例如：

“我是来自XYZ的顾问Joan Smith。你有时间讨论上周你在电话里问过我的问题吗？”

“我是loogear的会计，我对你的报销请求有疑问。你现在有时间回答它，还是我以后打电话给你？”

通过这样做，您可以避免让您的消息看起来是一个随机的，可能是错误的问题来自收件人可能只是模糊或根本不记得的人。

虽然许多即时通讯平台（如劳格的SparkleCom）都有一个存档，可以让人们知道你是谁以及你过去在谈论什么，但在后续对话中更简单地介绍自己通常是一个好主意，特别是如果你已经改变了昵称或电话号码。

保留第一条消息摘要

从介绍和上下文开始，直到此人回应为止。否则，您可以编写并发送从未见过的详细消息。这是所有消息线程的良好实践。

如果没有回应，请礼貌地跟进

发送文本消息或IM并且没有响应可能意味着几件事。这个人可能会忽略你，但是这个人更可能没有监视手机或电脑看你的消息。在适当的时间后，请跟进另外的消息，但也尝试通过SparkleCom即时通讯软件进行电子邮件或电话联系此人，你可以直接用SparkleCom拨打电话或者视频通话。在适当的时候，您也可以在人的办公桌前停下来。

这些协议可以追溯到人们更愿意联系的方式。虽然消息传递可能是您想要进行通信的唯一方式，但并不是每个人的首选。如果您想拥有富有成效的工作关系，请理解并尊重人们有不同的偏好。

我们收到了许多信函，要求澄清电子邮件，即时通讯工具，聊天，讨论论坛和邮件列表之间的差异。这些信中的大部分来自勇敢的祖母和爷爷，他们经常使用电脑与孙子孙女交谈。很高兴听到这些人正在接受这项技术并将其付诸实践。让我们看看我们是否可以通过一些明确的解释来支持它们：

什么是电子邮件？

电子邮件开始是一个不需要连字符的官方英语单词。电子邮件就像一封老式的信件，但是以电子格式从一台计算机发送到另一台计算机。没有去金属邮箱的路上，没有信封和邮票，但电子邮件非常类似于经典的邮局邮件流程。最重要的是：电子邮件收件人无需在计算机上即可成功发送电子邮件。收件人在自己的时间检索他们的电子邮件。由于发送和接收之间的这种滞后，电子邮件被称为“非实时”或“异步时间”消息。

什么是即时消息（“IM”）

与电子邮件不同，即时消息是一种实时消息传递格式。IM实际上是彼此了解的人之间“聊天”的一种特殊形式。两个IM用户必须同时在线才能使IM完全正常工作。IM不像电子邮件那么受欢迎，但它在青少年和办公场所中允许即时消息传递的人群中很受欢迎。目前比较受欢迎的即时消息平台就有loogear的SparkleComm，它是一套方便快捷且安全保密的即时消息沟通平台，来实现内部及相关人员之间的沟通与交流。SparkleComm消息文件传输采用服务器集中管理，文件发送仅需上传一次，再次转发时无需再传。同时文件支持权限管理，如：禁止转发，转发授权提醒等功能。

 什么是聊天？

聊天是许多计算机用户之间的实时在线对话。所有参与者必须同时在他们的电脑前。聊天发生在“ 聊天室”“，一个虚拟的在线房间也称为频道。用户输入他们的消息，他们的消息显示在监视器上作为滚动许多屏幕的文本条目.2到200人的任何地方都可以在聊天室。他们可以自由发送，同时接收和回复来自许多聊天用户的消息。就像即时消息，但有两个以上的人，快速打字，快速滚动屏幕，而且大多数人都是彼此的陌生人。聊天曾经很受欢迎20世纪90年代末，但最近已经不再流行了。越来越少的人使用聊天;相反，即时通讯（如SparkleComm）和论坛在2007年后更受欢迎。

什么是讨论论坛？

讨论论坛实际上是一种慢动作的聊天形式。论坛旨在建立具有相似兴趣的人的在线社区。论坛也称为“讨论组”，“董事会”或“新闻组”，是一种异步服务，您可以在其中与其他成员交换非即时消息。其他成员按照自己的时间表回复，在您发送时不需要在场。每个论坛也致力于某些特定的社区或主题，如旅游，园艺，摩托车，老爷车，烹饪，社会问题，音乐艺术家等。论坛非常受欢迎，并因其令人上瘾而闻名，因为它们让您与许多志同道合的人接触。

什么是电子邮件列表？

“ 邮件列表 ”是选择接收特定主题的定期广播电子邮件的电子邮件订阅者列表。它主要用于分发当前新闻，新闻通讯，飓风警报，天气预报，产品更新通知和其他信息。虽然一些邮件列表每天都有广播，但广播之间可能需要很多天甚至几周。邮件列表的例子是：当商店发布新产品或有新的销售时，音乐艺术家要去你的城市旅游，或者当一个慢性疼痛研究小组有医疗新闻要发布时。

结论

所有这些同步和异步消息传递技术都有其优缺点。电子邮件是最受欢迎的，其次是论坛和IM，然后是电子邮件列表，然后是聊天。它们各自提供不同风格的在线交流。您最好全部尝试并自己决定哪种消息传递技术适合您。

虽然术语“聊天”和“即时消息”通常可以互换使用，但实际上它们是在互联网上进行通信的两种不同方式。虽然您可以在与朋友和同事发送即时消息时进行聊天，但即时消息最终不是聊天。什么是即时消息？

即时消息是一对一的对话 - 几乎总是与您已经知道的人 - 在此期间您的计算机或移动设备连接到另一个人以交换文本和图像。即时消息通常仅在两个人之间，而不是涉及人群的对话。即时消息可以追溯到20世纪60年代，当时MIT开发了一个平台，允许最多30个用户一次登录并相互发送消息。随着技术的进步，这一概念越来越受欢迎，现在我们将即时通讯视为理所当然，并将其视为我们日常生活的一部分。 

流行的即时通讯平台包括： Facebook Messenger、Snapchat、SparkleComm等，loogear的SparkleComm是一套方便快捷且安全保密的即时消息沟通平台，来实现内部及相关人员之间的沟通与交流。SparkleComm的消息功能包括账号间文本聊天、支持图片/短视频/短语音发送、支持消息推送提示。

什么是聊天？

聊天通常发生在聊天室，数字论坛中，多个人与其他人联系以讨论共享兴趣并立即向所有人发送文本和图像。你可能在聊天室里根本不认识任何人。虽然聊天室的概念在90年代后期达到顶峰并且已经下降，但仍然存在使人们能够参与聊天室的应用程序和平台。

虽然即时通讯诞生于20世纪60年代，但在20世纪70年代随后进行了聊天。1973年，伊利诺伊大学开发了与人群聊天的能力。一开始，一次只能有五个人聊天。在90年代后期，随着技术的进步，永远改变了数字领域。在此之前，使用互联网是一个代价高昂的主张，在大多数情况下，收费是根据您在线时间的长短而产生的。在AOL保持在线价格实惠之后，人们意识到只要他们愿意，他们就可以保持在线状态，聊天室也很繁荣。1997年，在聊天室热潮的高峰期，AOL接待了1900万人。 

一些提供聊天室的流行平台是：Twitch（类似于聊天室，你可以观看视频并一起讨论它们）、莫科、Migme等。

非营利组织还可以连接地理位置分散的志愿者，并允许组织成员通过即时消息，电话会议，电子邮件和语音邮件进行长途通信。此外，VoIP还可以记录和监控来电和去电，以帮助公益组织实现目标。通过访问重要的呼叫数据，非营利组织可以了解其组织的运作方式，然后进行调整以使其运营更加流畅和高效。

VoIP帮助公益组织如何降低成本？

VoIP电话解决方案可以帮助非营利组织节省每月费用，因为它可以创建统一的消息包，可以在减少开支的同时接收或发送信息给捐赠者，志愿者，受益者和员工。

非营利组织通常在有限的预算范围内工作，因此利用SparkleComm电话解决方案至关重要，这种解决方案可以帮助他们以有效的方式进行通信，同时减少每月账单。

通过SparkleComm系统，非营利组织可以专注于实现目标，而无需担心其电话系统的维护成本。这是因为SparkleComm易于使用，因此非营利组织可以大大改善其通信流程，而无需聘请专家来配置或维护系统。SparkleComm也不需要新硬件或系统升级来启动和运行服务，因此非营利组织可以减少资本支出。

除了更便宜的安装和维护成本外，VoIP还提供低使用率和办公地点之间的免费通话（通常称为网络通话）。这是因为电话服务是通过互联网连接而不是普通老式电话服务（POTS）的铜线传送的。通过使用互联网协议作为通信的基础，非营利组织可以发送或接收文本，图像，音频和视频作为其服务的一部分，因为数据是通过IP网络传送的。因此，非营利组织可以减少每月的电话费，因为它们将不再按通话费用收费。

VoIP还可以帮助简化捐赠过程，从而使捐赠者可以轻松地以简单安全的方式为良好的事业做出贡献。可以设置VoIP以允许非营利组织通过使用电子商务网关自动接受通过电话的捐赠。

帮助非营利组织处理重要业务，即使他们在外地也是如此。例如，使用VoIP的呼叫路由功能可以帮助您将重要消息转发或引导给特定的同事，即使他们不在办公室。因此，您可以增加组织获得新捐赠者或招募更多志愿者执行任务的潜力，因为您的同事可以远程响应查询。

在特殊事件期间以经济有效的方式处理大量来电。私人分支机构（通常称为PBX）等服务可以帮助非营利组织在筹款活动中变得更加有组织。通过使用虚拟PBX系统，可以将当前和潜在的捐赠者自动定向到他们需要的扩展。通过这种方式，虚拟PBX允许非营利组织确定进入的呼叫数量以及他们所指向的人员，以确保正确处理每个呼叫。

将移动电话和桌面与组织的数据库集成，以帮助检索或访问有助于提高公众意识并与捐赠者，志愿者，受益者和员工联系的重要信息。

VoIP如何增强非营利组织的移动性和生产力？

SparkleComm系统配备了易于使用的功能，可以增强非营利组织的能力，并有助于提高他们的生产力和移动性。

使用功能丰富的SparkleComm系统可以帮助在不同地点长时间工作的非营利性员工适应其工作的多样性。最受欢迎的VoIP功能之一可以帮助非营利组织与同事，志愿者，捐赠者或员工联系（即使他们在外地）也是移动配对。此功能允许非营利组织工作人员将移动设备用作其办公室电话的“双胞胎”，以便两个电话在通话期间同时响铃。因此，非营利组织的工作人员不会错过任何一个电话。反过来，这促进了员工，捐赠者，志愿者和社区之间的有效合作。

除了移动配对，VoIP还可以通过缩小沟通差距帮助非营利组织与志愿者和捐赠者建立持久的关系。通过自动助理或虚拟接待员，非营利组织可以小心地应答每个电话，或将电话指向特定的人或部门。通过这种方式，VoIP可以帮助给潜在的捐赠者留下良好的印象，或通过让志愿者和捐赠者了解组织的活动或事件来保留他们。

非营利组织需要强有力的沟通方法，以确保他们能够积极地追求自己的使命或社会事业。可靠的电话系统是最相关的系统之一，以确保成功运行。通过切换到强大的VoIP系统，非营利组织可以利用VoIP的力量来提高认识，吸引志愿者，访问捐赠者，最重要的是，以经济高效的方式与世界各地的受益者建立联系。

非营利组织如何从使用VoIP中获益？

SparkleComm系统可以通过使用流畅，高效的通信平台，帮助非营利组织成功地向志愿者，捐赠者，同事和不同地点的员工提供信息。

无论您是接触经常性或潜在的捐赠者，吸引志愿者，还是只是向同事传递重要信息或指示，非营利组织都可以从使用SparkleComm系统中受益，因为这些工具和功能可以增强沟通并提高效率并且在所有平台和位置都有效。

VoIP的广泛功能可以通过以下方式简化其运营和流程，帮助非营利组织与区域办事处联系或与同事，捐赠者和志愿者沟通：

即使工作人员可能在地理上分散，也可以提高灵活性。只要有互联网连接，基于云的VoIP系统可以帮助公益组织轻松地从任何位置发送和接收消息。通过语音邮件，电子邮件，即时消息和视频会议功能，您可以轻松地向志愿者提供有关您的事业的重要信息，或者与同事讨论和讨论问题，即使他们在不同的州，国家或大陆进行外展活动也是如此。

对称和非对称加密

我们只想区分两个版本的简单概念，这是一个说明加密如何工作的示例。

汤姆想给哈利发一条私信。消息通过加密算法传递，并使用密钥加密。虽然这个算法适用于任何能够承受足够怪异的人，比如Dick想要知道所说的内容，关键是Tom和Harry之间的消息是秘密。如果Dick黑客设法拦截密文中的消息，他将无法将其解密回原始消息，除非他有密钥，而他没有。 这称为对称加密，其中相同的密钥用于双方加密和解密。这造成了问题，因为合法方都需要拥有密钥，这可能涉及将密钥从一侧发送到另一侧，从而使密钥暴露。因此在所有情况下均无效。 

非对称加密是解决方案。每个方案使用两种类型的密钥，一个公钥和一个私钥，即每个方案具有公钥和私钥。公共密钥可供双方和其他任何人使用，因为双方在通信之前共享其公钥。Tom使用Harry的公钥来加密消息，现在只能使用这个（Harry的）公钥和Harry的私钥解密。

这个私钥只适用于Harry，此密钥是使得任何其他方无法解密消息的一个元素，因为不需要发送私钥。 

端到端加密解释

端到端加密如上所述工作，并且是非对称加密的实现。顾名思义，端到端加密可保护数据，使其只能在两端，发件人和收件人上读取。没有其他人可以读取加密数据，包括黑客，政府，甚至数据传递的服务器。 

端到端加密本质上意味着许多重要的事情。考虑两个WhatsApp用户通过即时消息或通过Internet进行通信。他们的数据通过WhatsApp服务器，同时从一个用户转移到另一个用户。对于提供加密的许多其他服务，数据在传输过程中被加密，但仅受到黑客等外部入侵者的保护。该服务可以拦截其服务器上的数据并使用它们。他们可能会将数据交给第三方或执法机关。即使在服务器和其他任何地方，端到端加密也可以保持数据加密，而不会有任何解密的可能性。就像劳格科技的SparkleComm即时通讯那样，消息在内核会加密传输，采用TLS通道传输，所传输数据将会传递一份副本服务器，业务层服务器可集中保存，实现消息记录的追溯。因此，即使他们想要，服务也不能拦截并对数据做任何事情。执法当局和政府也是无法访问数据的人之一，即使有授权。从理论上讲，除了两端的政党外，没有人可以。 

当您拨打电话或接听电话时，涉及的内容很多：您的时间和可用性 - 您是否想要受到干扰; 谁在打电话，是否受到欢迎; 你会或可以说话的时间; 将花费你的金额; 您的隐私和安全; 你是否正确使用手机以及其他许多事情。在智能手机和IP语音的时代，挑战变得越来越大，越来越多，但解决方案和工具也在不断发展。例如劳格的SparkleComm是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能，可安装于智能手机、电脑(PC／Mac)的软件客户端。SparkleComm的其他功能如视频通话、电话会议、视频会议、PTT对讲都以IP电话为基础，或与其高度关联密不可分。当然您可以采取以下措施来更好地控制呼叫并更有效地管理呼叫。 

使用呼叫阻止

有些人根本不想接听电话。机器人也是如此。您经常会被称为营销目的的自动拨号器所困扰。您可以将手机中的不受欢迎人数设置为黑名单，并将设置为自动拒绝来电。例如，在Android中，您可以在设置和“呼叫拒绝”选项的“呼叫”菜单中执行此操作。您也可以在主要的VoIP通信应用程序（如SparkleComm）中使用此选项。如果您需要更复杂的过滤呼叫解决方案，请在智能手机上安装来电显示或呼叫阻止应用。这些应用程序不仅可以阻止不必要的呼叫，而且还具有许多可以帮助您管理呼叫的功能，其中一个功能是通过以下方式识别任何呼叫者电话号码查询。 

使用设备的按钮拒绝或静音呼叫

有些地方你绝对不能接听电话，而且，不能让电话响铃或振动。你可能正在开会，深祷或只是在床上。您可以设置智能手机，使电源按钮和音量按钮执行快捷方式来处理来电。例如，您可以将Android设备设置为让电源按钮结束通话。这可能听起来很粗鲁，所以你可以将音量按钮设置为只是将手机静音，这样它既不会发出振铃声也不会振动，但是通话铃声自动决定放弃。您甚至可以配置手机向呼叫者发送一条消息，通知他们您拒绝接听电话的原因。检查手机的通话设置。 

使用不同的铃声

现在，他的号召是谁，谁拒绝，谁推迟，以后呢？当你的智能手机仍然放在口袋或包中时，你想知道这一点，这样你就可以通过电源和音量按钮完成上面提到的技巧。您可以为妻子使用不同的铃声，一个为老板，一个为此，这样，下次当你的妻子或老板打电话时，你会立即知道它，甚至不用触摸你的设备，随后会知道按哪个按钮，哪个不按。 

使用呼叫计时器应用程序

通话计时器是非常有趣的应用程序，可以控制您的通话时间和其他一些与通话相关的事情。它们甚至包含实现本文中提到的所有内容的功能。最重要的是，呼叫计时器，检查并限制您的通话时间，这样您就不会浪费昂贵的通话时间并保持在数据计划的限制范围内。    增强您的可访问性

你并不总是能够接听电话，这可能会让你错过重要的电话。在一瞬间，接听电话包括严重的风险，包括被警告或被解雇，参与车祸或被罚款的风险。您的智能手机有许多应用程序，可让您更好地接听和操作电话，并提供更合适的界面。您还可以投资额外的硬件，以便在车内免提（或忙着驾驶）。您可以通过蓝牙获取用于将手机连接到汽车音响系统的设备，或者如果您想在驾驶时继续说话，则可以直接投资配备此类系统的汽车。 

此外，VoIP容易与客户关系管理（CRM）平台集成的能力可以允许会计师访问和合并重要信息。通过这种方式，他们可以为客户提供更适合其业务需求的个性化服务和解决方案。

VoIP如何帮助会计师降低成本？

SparkleComm系统比传统电话系统便宜，因为它易于安装，学习曲线较低，从而降低维护和基础设施成本。

VoIP电话系统允许语音和数据通信在单个网络上运行。通过消除对专用电话线的需求，这将大大降低基础设施成本。使用VoIP系统，您可以通过现有的Internet连接发送和接收呼叫，因此您无需使用过时的铜线。

通过虚拟号码，可以将来电转接到预先设定的电话号码，VoIP可以让您拨打或接听来自其他国家/地区的客户的电话，而无需担心长途话费。通过使用虚拟电话，VoIP可以将呼叫者连接到被呼叫的国家，并使呼叫从该国家内发起。通过这种方式，您可以在拨打长途电话时获得当地费率而不是更高的国际费率。

SparkleComm易于使用和配置。安装SparkleComm只需要很少的技术知识，因此会计师可以通过消除雇用专家来安装和维护系统的需要来降低成本。

您也不需要支持新设备或更新当前系统，因为VoIP与各种手机型号和制造商兼容。通过BYOD（自带设备）系统，会计师可以利用他们的个人移动设备帮助省钱购买硬件。会计师还可以提高他们的工作效率，因为他们可以在任何地方工作。

什么是VoIP的一些主要特点，可以提高会计师事务所的服务和生产力？

SparkleComm系统配备了功能强大且易于使用的功能，可以帮助会计师为银行，债权人，债务人，客户和关联公司提供一流的服务。

会计行业最重要的任务之一是时间记录。这是因为会计行业的大多数客户按小时收费，公司需要知道如何向客户收费。有许多VoIP功能可以帮助会计师处理日常时间跟踪：通话记录/报告，呼叫分析，呼叫路由等。通过这种方式，公司可以轻松地查看为每个客户完成项目所花费的时间，并相应地为所执行的服务收费。

其他功能，如呼叫转移，呼叫监控，呼叫等待，会议（包括视频会议），个性化铃声等，可以帮助会计师及时，经济地与客户，投资者和关联公司进行沟通。呼叫转移，呼叫监控和呼叫等待还可以帮助会计师与客户建立更好的关系，因为功能使他们能够及时响应呼叫和查询，无论他们身在何处。会计师甚至可以设置预先录制的消息，这些消息将回答常见问题，以最大限度地减少他们全天收到的冗余呼叫。

除了上述功能之外，还有一个很棒的VoIP功能可以帮助会计师随时与客户保持联系。在VoIP系统上设置查找/关注我功能将允许您将来电从您的工作线转发到其他分机（例如您的个人移动电话或家庭电话）。因此，即使您在旅途中，甚至在下班后，您仍然可以接收来自客户和关联公司的电话。您还可以使用呼叫通知，保持音乐，呼叫路由和语音邮件选项自定义呼叫目的地和自动响应。