标签: 即时通讯

每个人都在谈论远程工作的好处……但是，让我们真正了解一下潜在的陷阱。切换到分布式团队时，可能会遇到一个主要问题：沟通混乱。

当您无法步行到同事的办公桌问问题时，很多翻译可能会迷路。有人可能会在电子邮件中误解您的语气，一项任务可能会完全落空。实际上，根据最近的一份报告，协作和沟通是远程工作人员最大的两个挣扎。

您需要做的最后一件事是放慢速度，这可能意味着生产力和收入的损失。幸运的是，有负担得起的工具旨在使每个人（无论在哪里工作）都保持密切联系。

在这篇文章中，我们将看：什么是沟通工具，为什么拥有一个沟通工具很重要以及选择适合您业务的最佳沟通工具的7个技巧。

什么是“沟通工具”？

简而言之，通信工具是数字解决方案，可以帮助团队协作并提高工作效率。在工作场所进行交流的方式有很多，所以自然地，市场上有许多服务于不同关键目的的工具。从团队消息传递到SparkleComm视频通话，从项目管理到任务管理，无所不能。

所有这些工具的共同点是，即使您不在同一空间，它们也可以帮助您和您的团队进行实时连接。

为什么沟通工具对企业很重要？

您是否曾经在永无休止的“回复所有人”电子邮件链中迷路？还是有如此多的会议而您无法完成任何工作？

你不是一个人。我们每天在收件箱中挖掘并在不必要的会议上浪费了几个小时，这些会议本来可以是快速的消息或电子邮件。尽管在线交流工具不一定会消除所有电子邮件或会议，但它们可以帮助您更有效地与他人合作。

例如，组消息传递和聊天工具如SparkleComm即时通讯系统使您可以发出快速消息，而项目管理工具则可以帮助雇主监视项目并快速确定任务的优先级。

考虑到这些事实，可以理解为什么有那么多应用程序旨在帮助我们更快地沟通，更好地协作并最终在更少的时间内完成更多的工作，这是可以理解的。

不过，要知道哪种工具最适合您的业务可能仍然很困难。因此，我们编译了以下通讯工具列表。无论您是一家初创业公司，还是经营财富500强的公司，此列表上都有一个适合您需求的解决方案。

连接的聊天机器人，以确保平稳过渡到座席

在客户关系领域中越来越常见的是与聊天机器人的交互。此类程序可为客户提供自动响应。好处包括为客户服务代表腾出时间和24/7全天候服务。

想象一下一个场景，由于SIM卡被阻塞，客户希望与他的电信运营商进行交互。通过与该品牌就即时消息进行讨论，客户开始与聊天机器人进行对话，并被要求描述问题的性质。在提供的选项中，无法选择“我的SIM卡被阻止”。因此，客户选择选项“我还有另一个问题，“我想与代理商交谈”。由于在聊天机器人的范围内未预见到该特定问题，因此后一种选择为客户提供了由代理商通过电话与他们联系以解决他们的问题的机会。

如果我们现在考虑使用开放平台的公司的情况相同：

面对被阻止的SIM卡出现的问题，客户在SparkleComm即时通讯上发起了对话。与初始方案相同，客户选择选项“我还有另一个问题，我想和经纪人谈谈”。一旦客户单击发送此消息，连接到SparkleComm的开放式数字交互平台就会检测到短语“我想与代理讲话”。借助此表达式，开放平台将对话分配给SparkleComm上可用的代理。然后，使客户与代理保持联系，可以在不更改沟通渠道的情况下为客户提供帮助。

在此示例中，公司决定对特定请求使用SparkleComm上的聊天机器人。由于聊天机器人无法处理所有请求，因此提供“重定向到代理”选项非常重要。

在第一种情况下，体验运行不流畅。客户必须使用另一个通信渠道，这将导致进一步的延迟，并且必须第二次解释他们的问题。

在第二种情况下，从聊天机器人到代理的过渡是无缝的：客户端立即重定向到代理，并可以使用相同的通信渠道继续其对话。由于与聊天机器人进行交换的历史记录已转移给代理，因此代理不必再次询问客户有关其身份或问题的信息。代理直接协助客户并帮助解锁他们的SIM卡。

结论

正如这些示例所概述的那样，互连的工具可以提供更加无缝的体验。一些最常见的客户困扰包括等待时间长，需要多次解释问题并重定向到不同渠道。造成这些挫败感的原因很多是客户服务应用之间缺乏连通性。

与公司联系时，客户只希望看到问题已解决，而不必依赖公司的内部流程。通过API连接到其他工具，类似SparkleComm统一通信这样的开放平台可以帮助公司应对这一挑战。

毫无疑问，有效的客户沟通可以提高忠诚度和满意度，并最终提高利润。尽管电子邮件，社交媒体和电话渠道仍然是重要的驱动力，但SMS是企业不容忽视的有影响力的工具。

数据还越来越多地显示出SMS是客户希望与他们经常去的业务进行交互的方式。我们很高兴提供API或即用型应用程序，通过与运营商合作，该API或现成的应用程序允许企业每天发送多达250,000条文本消息，并且在一个API请求中最多发送10,000条唯一消息。确保消息直接发送到客户的电话而不会被阻止。

文字与电子邮件：注意力优势

询问曾经为低开门率而感叹的任何营销商；很难通过电子邮件与消费者建立联系。但这不是SMS所不存在的障碍：根据研究， SMS的开放率高达98％，而电子邮件仅为20％。这意味着，尽管五分之一的收件人可能会打开一封电子邮件，但如果通过短信到达，几乎每个人都会看到相同的消息。

可能是人们无休止的电子邮件泛滥，或者是检查和回复文本所花的时间很少，或者是因为接收文本的急促激活了人脑中的奖励中心，导致了令人愉悦的急促。但是，无论消费者还是营销人员，都对SMS抱有良好的情感：

75％的人说他们很高兴通过短信收到要约

64％的人表示，他们对将短信作为服务渠道的公司抱有更积极的态度

65％的营销人员表示短信是“非常有效”的渠道

最终，这些好感转化为行动：文本的回复率比电子邮件的响应率高7.5倍。

跨部门实施SMS

SMS消息传递提供了跨行业和跨行业的应用程序，为吸引消费者的注意力提供了直接而直接的途径。从航班预订和状态通知，到银行的文本欺诈警报，再到电子商务应用程序的二元身份验证，SMS可以有效消除噪音并要求注意和采取行动。

在零售业中，发送有关促销和店内优惠券的文本（无论是黑色星期五促销还是选择短信折扣），通常会使这些提议更具可行性：一项研究发现，四分之一的消费者将在三分之内兑换发短信的优惠券收货天数。SMS优惠券可在一周内将兑换率提高到60％。而且，获得SMS优惠的建立关系的好处甚至可以持续更长时间：大约十分之七的消费者表示，他们将在收到SMS优惠券后签署零售商或品牌的营销清单。

SMS的应用程序不仅仅限于购物。例如，在医疗保健中，SMS已成为确认和提醒患者约会的有用工具，以及用于COVID-19的联系人追踪和筛查的一项有用工具，这项工作每天可能需要数千条文本才能用于繁忙的医疗保健设施。 在教育和非营利领域，SMS开辟了直接和个人渠道，可以加深参与和参与。老师可以使用SMS来简化学生与家长之间的沟通，例如作业提醒和其他通知。对于非营利组织，将个人消息直接发送到支持者的电话可以帮助维持意识和与当前事业的联系感。

使用SparkleComm简化客户沟通

使大容量短信特别有效的原因不仅在于消费者喜欢并会回复短信。同时轻松地将通信扩展到成千上万的人也很容易且具有成本效益，从而提高了投资回报率。

借助SparkleComm即时通讯，您可以使用SparkleComm的业务号码一次发送数千条针对性消息或批量消息，我们的编程API在单个请求中最多支持10,000条消息，每天支持250,000条消息，每条消息的成本为几分钱，没有直通运营商费用，并且比其他领先的供应商低。

此外，SparkleComm即时通讯在组合中添加了一个有影响力的工具，不会增加复杂性：它可以在我们现有的平台上运行，允许您从现有的公司电话号码（或任何分机号）发送文本，并且不需要启用新供应商或每月管理一个单独的账单。最重要的是，使用我们针对Java，Python，Ruby，C＃和PHP的预构建应用程序或SDK容易上手。

是时候使用SparkleComm高容量SMS来增强您的影响力了。

面对面交流，视频

同时，对于Z世代（出生于1997年之后的人）来说，工作是沉浸式的，与生活密不可分。

通讯轻松，透明且始终进行-最好一次打开多个屏幕。

这是第一代手机很可能是智能手机的这一代。

SparkleComm统一通信是基于视觉的社交媒体渠道已经成为一种生活方式，即使它们可能会使其他年龄段的人感到困惑。

研究表明，到2025年，预计75％的劳动力将由数字原住民组成，他们首选的通信方式是视频。

为这些员工提供协作工具是在保持人才的同时保持快乐和生产力的关键。

不仅仅是模拟音频通话即将到来。

视频的温暖，逼真和便捷正在改变人类的交流方式，导致人们的工作方式发生永久性的变化。

视频是他们交流和日常生活中不可或缺的一部分。

不断发展的企业要求

组织已经具有连接性。他们已经拥有带有高质量摄像机和音频功能的视频会议系统。

开发人员正在将视频集成到应用程序中并创建定制的体验。

视频会议可以成为凝聚整个员工队伍的粘合剂。

很有可能，您组织中的明天领导者会期望如此。

工作场所沟通的7大好处

当工作场所的通讯像发条一样运转时，其他所有事情也是如此。这不仅仅是与您的同事相处（尽管这是其中非常重要的一部分）。有效的沟通是连锁反应的源头，连锁反应会增强业务流程，周转率和您的底线。 以下是有效沟通的一些好处。 

1.交流减轻冲突 

良好的沟通（如SparkleComm即时通讯）可以解决甚至避免冲突。毕竟，谁真正喜欢工作中的紧张感？基于主动倾听的有效沟通可以防止沟通不畅，并以礼貌和尊重的态度处理意见分歧。学习如何以人们能够理解和联系的方式与他们进行交流是一种与众不同的超级大国。 

2.改善公共关系

有效的沟通不仅仅适合您的团队。内部沟通是必不可少的，但企业也必须与外部代理进行交互（无论是正式的赞助协议，通过社交媒体与公众联系或接听来电）。有效的沟通可帮助组织与客户，赞助商和任何其他外部机构建立联系。 那些听取组织的意见并受到其重视的客户更有可能留下来。同样，拥有忠实客户的企业也因信誉和卓越的客户服务而享有声誉。 

3.交流推动创新

沟通与增长和创新齐头并进。为什么？因为良好的沟通可以减少浪费的时间。员工对他们需要做什么，何时做或如何做没有不确定性，这意味着项目可以顺利进行。此外，当员工有信心彼此之间以及与高级管理层自由地交流思想时，创造力就可以兴旺起来，创新就诞生了。这不仅对公司有好处，而且还有助于提高员工士气和留住员工。 

4.交流建立现有技能

没有开放的沟通渠道，即使是最优秀的人才也可能变得昏昏欲睡，失去动力并失去工作。当经理和高级员工本身就是优秀的沟通者时，他们可以期望带出每个人的最佳技能。不要因为沟通不畅而失去最好的主意。通过与员工积极倾听，您将了解他们的独特才能，并为他们提供机会，帮助他们蓬勃发展。 

5.提高工作满意度和忠诚度

当员工，经理和高层领导参与而不是疏远时，就会发生神奇的事情。突然，企业经历了员工敬业度的激增。良好的沟通可以提高满意度和忠诚度。您的员工将赞美您，而无需寻找他们的下一份工作。 

6.沟通助力生产力

清晰的沟通可确保理解。换句话说，在缺乏（应该说）有效沟通的组织中，您经常会发现员工不知道自己在做什么。他们可能不完全了解自己的角色或公司的期望。清晰传达重要信息后，员工便可以尽力而为。

幸运的是，技术以前所未有的方式促进了员工的生产力。现在，有许多奇妙的方式可以与远程团队进行交流并简化在线工作流程。SparkleComm视频会议应用程序使团队可以进行高清会议，共享屏幕和聊天。

您可能会说，工作场所的交流从未如此简单。通过在一个用户友好的门户上统一内部通信，SparkleComm统一通信可以提高员工效率，简化这些工作流程并保持较高的生产率。 

7.建立团队合作和信任的文化

最后，当经理们进行全面的交流时，他们以身作则。无论他们走到哪里，这都会创造一种团队合作，团队建设和信任的工作场所文化。开放式沟通是健康，值得信赖的工作环境的命脉。有了健康的理解，清晰的期望和指导方针会走很长一段路。     

员工绩效考核的3大好处 

进行年度绩效评估有很多好处，最有效的评论将获得以下结果：

增加员工敬业度

69％的员工表示，如果他们的努力得到更好的认可，他们会更加努力。因此，当员工获得积极反馈时，员工敬业度就会提高。员工将新的积极态度融入他们的职业道德，并继续希望给人留下深刻的印象。倡议和奖励计划也有助于提供激励。当然，我们所有人都在努力支付账单，但是获得认可给了我们加倍努力的动力和动力。  

解决冲突

您的员工是否在努力与团队成员之一进行沟通？他们对工作描述中的某些内容感到困惑吗？他们对当前的工作环境感到不满意吗？绩效评估使员工有机会表达他们可能遇到的任何问题，并进行公开坦诚的交谈。这意味着，可以让问题快速有效地得到解决，而不是让问题恶化。 

不要等待年度审查来解决人际关系问题。出于许多原因，定期或每周签到很重要，尤其是在问题开始出现之前就将其停止。有些问题如果不方便在会议上讨论的话，可以选择在SparkleComm即时通讯系统上沟通。潜在的不满情绪可能会在工作环境中造成麻烦，因此，您越早可以就该问题进行双向对话，就可以越早解决该问题。

业务成长

中小型企业需要敬业，勤奋的员工，这将有助于推动公司向前发展。因此，随着绩效评估增加员工敬业度并快速解决问题，它们还有助于您的业务发展。 

员工审查还使您的员工可以提出建议，以改善业务。没有比拥有第一手经验更好的人了。除非您提出要求，否则您永远都不知道团队中正在发展着什么好主意，因此，请将其作为审核过程的标准部分。

例如，员工可能会发现在办公室外工作并不像应该的那样容易。这意味着您可以实施新软件或结构来改善业务功能，例如SparkleComm统一通信应用程序。此应用程序包括团队消息传递，视频会议和内置的商务电话系统，旨在帮助人们在任何地方工作。 

绩效考核可确保员工感到高兴，有动力并能够提出想法。这使他们想要努力工作并为业务成功做出贡献。

5.移情

同理心是另一个重要的客户服务技能，即能够理解客户感受的能力。拥有此技能很有用，因为它使您可以利用客户的需求和欲望。

无论您是在打电话还是在回复客户的电子邮件，同情他们以建立信任都是很重要的。当客户觉得您在花时间了解他们的问题并为他们找到最佳解决方案时，它充当了缓冲作用，可以缓解他们抱怨中的棘手问题（如果您特别关注他们的问题，他们以后可能会原谅你们的小错误）。 

同理心不仅仅是聆听别人的讲话；它取决于积极的聆听和积极的语言。例如，如果一个不太出色的客户服务代理有一个重复的呼叫者，他们可能只是按照通常的过程来解决有关问题。如果没有积极的倾听和专心，他们可能会错过重要的细节，使这次问题可能变得更糟或有所不同。

凭借良好的听力技巧，您可以时刻警惕压力或焦虑的信号。同时，您正在向客户提供口头反馈，以确保他们确实在听。一个简单的“是”或“您能解释一下有关问题”就可以使客户放心，也可以帮助您更快地解决问题。你也可以在客户空闲时打个SparkleComm视频电话表示关心以及关注他们的问题。

如果客户在描述他们的问题时遇到麻烦，请提供帮助而不是让他们苦苦挣扎。您一整天的时间都在回答有关特定商品和服务的问题。因此，您可能会有更好的产品知识和技术技能。或者至少您应该尝试一些移情练习，以增强团队的移情能力。 

5项基本的硬客户技能

现在，让我们看看帮助团队提供出色的客户服务的硬技能。硬技能是可以教授和衡量的能力，例如写作，阅读或使用计算机程序的能力。通常，它们是针对特定工作角色或行业量身定制的。

强大的客户服务技能适用于许多需要与客户互动的工作。但是，如果您想从不太出色的客户服务团队中脱颖而出，那么就必须开发最适合您业务领域的技能，这一点很重要。 这里有五个重要的硬技能需要掌握。

6.数字意识

现代的客户服务策略必须包括在线渠道！您无法解决它，因为今天，这就是大多数人（您的客户）与他们所购买的公司进行沟通的地方。

客户服务中有一句俗语：“去客户那里。” 因此，要与客户进行有效的沟通和合作，请熟悉他们使用的工具。如果您的客户喜欢给您发短信，则应提供SparkleComm即时通讯系统作为他们与您联系的渠道。电子邮件，网络聊天或社交媒体也是如此。

最重要的是，为您的客户服务团队提供一种简单的方法来查看每个人都在进行的所有客户对话。这样，任何人都可以选择线程而无需让客户重复。而且，他们不必向团队中的其他人询问该客户过去与您的业务的关系。同样，劳格科技的SparkleComm统一通信平台旨在帮助您精确地做到这一点。SparkleComm是可以采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递的集成性通讯平台。

实现小企业成功绝非易事。企业所有者每天都面临多种挑战，他们戴上多个帽子，没有足够的时间，并承担着公司财务成功的责任。而且这个数字并不令人鼓舞，到第10年年底，有70％的新企业倒闭。如果您是小型企业主，并且想要确保自己的业务不会落在70％的目标范围之内，请尝试以下我们的重要提示。 

1.接受拥有企业主带来的生活

当您注册成为企业主时，请了解一下您正在从事的工作。通过了解您即将开始的工作，您不会在整个体验中不知所措。  作为企业主，您将不得不告别传统的9到5的工作，并且对冒险和饮食成本感到满意。小型企业成功的关键是要足智多谋，努力工作，并不断地对自己进行自我教育。您必须记住，您现在是自己的老板，您除了自己之外，没有为任何人工作。这听起来不错，但随之而来的是更多的责任。您需要使自己对每个业务决策负责，并且要非常主动。

当我们想到成功时，我们往往只考虑获利能力，但是企业主还需要关注许多其他领域，以实现真正的小企业成功。 

2.不要小看通讯工具

无论您从事的行业是什么，沟通都必须做得很好，这是不可谈判的一件事。考虑一下：您将多久与客户，潜在客户，员工和合作伙伴进行沟通？每天都可以说。您想要的最后一件事是在重要的电话通话中被切断，或者由于通信系统不可靠而失去销售。 

使用可靠且适合移动设备的通讯工具，以便您可以在任何地方管理业务。一个电话系统是一个明显的必须具备的，但应该选择什么视频会议和即时通讯应用？寻找一个可以提供全部功能的统一的通信系统，一个易于设置和管理的系统，并使您的员工更加高效。

您是否需要一种可靠的通讯工具，该工具被行业专家高度赞赏，并受到很多家小型企业的信任？试一下劳格科技SparkleComm统一通信平台，这是一个用于消息传递，视频会议，电话，短信和传真的单个应用程序。凭借99.999％的正常运行时间，您的企业甚至可以在停电和灾难期间保持联系。

从非营利组织，牙科诊所到律师事务所和金融公司，企业主都可以通过SparkleComm统一通信获得小型企业的成功，而无需在办公室工作。以某家金融公司为例。改用SparkleComm统一通信后，这家金融公司可以节省60％的年度电信成本，并通过新的CRM集成实现其工作流程自动化。

实际通过电子邮件提供客户服务的示例

当客户写信给某服装品牌时指出其高昂的运输成本时，客户服务代理就花时间进行一些研究，以找到可能对他们有用的最佳费率。他们的方法很灵活，超越了其他领域，为如何最好地满足他们所在的客户提供了建议。与电子邮件相对应的好处是时间的增加，这使销售代表可以收集获得满意客户所需的信息。

通过实时聊天

实时聊天是即时通讯的直接形式。作为企业网站的附加组件，任何人都可以在几秒钟或几分钟内单击以开始与代理聊天。另一方面，代理可以一次进行多个对话，甚至可以通过聊天机器人和AI自动执行常见的响应，从而将精力集中在更高的认知任务上。

在什么情况下需要使用实时聊天？

实时聊天是一种功能强大的工具，可在整个生命周期内吸引客户并促进转化。他们在那里解决即将发生的问题，并可以为客户提供他们购买时所需的信息。实际上，有61％的企业将不断增长的销售和转换视为提供实时聊天支持的主要原因。

应提供此服务的业务类型：

提供涉及高度个人或私人服务的服务企业，例如财务管理，保险，房地产或医疗保健相关服务。这些类型的业务需要额外的信誉和可靠性，才能赢得潜在客户的信任。在他们需要时随时为您提供帮助，您可以赚到。通常，客户将需要个性化的支持，以便为其独特的情况选择合适的产品。 

我可以使用哪些工具来提供最佳的实时聊天服务？

请注意，设计不良，缓慢且笨拙的聊天屏幕将阻止许多人开始使用您的聊天功能。一个好的实时聊天工具将使您能够使用品牌的视觉标识来自定义聊天窗口的外观，从而使其无缝地适合您的网站。 

您可以使用劳格SparkleComm即时通讯软件来做到这一点，此外，您还可以根据网站访问者的行为触发实时聊天邀请，从而提供主动支持（例如，您可以设置一条规则，以便如果访问者在结帐页面上停留的时间超过10分钟后，会出现一个聊天窗口，询问他们是否需要任何帮助。 ）。

通过实时聊天进行客户服务的示例

某自行车销售公司的工具栏中内置了SparkleComm实时聊天选项，方便访客访问。在国际客户群中，他们提供双语支持，并使用智能路由将客户与他们的客户支持团队成员联系起来，他们可以协助选择他们所选择的语言。

2.电话会议

拨打电话也是远程进行一对一会议的另一种方式（公认的，是比较老式的）。尽管面对面的会议是一种更自然的交谈方式，但是在通话过程中，您仍然可以清晰地传达您的反馈。如果您有一个分布在世界各地的混合团队，那么拨打这些国际电话可以迅速增加您的电话费用。

这就是为什么越来越多的公司将SparkleCommVoIP或WiFi呼叫软件用于工作呼叫的原因。这不仅节省了国际通话费用，而且实际上内置了许多通信应用程序。这意味着您可以在一个方便的地方访问所有不同的通信渠道，还意味着您可以获得一些很酷的功能，例如可以在电话和视频通话之间进行切换，您可以使用SparkleComm应用程序进行此操作。

确保你：

如果您要使用此路线并使用基于云的电话软件，请保持良好的连接

会议期间做笔记

提出问题以检查员工是否理解您的意思

跟进电子邮件或详细说明关键点的任务

3.消息传递

如果您无法进行视频或电话通话，例如忙碌的咖啡馆，背景杂音过多，则可以在团队消息传递平台上举行一对一会议。 

这是关于消息进行一对一会晤的一些提示：

在会议期间固定文件或发送文件

跟进电子邮件

提出问题以检查员工是否理解您的意思

评审也不是一对一会议的唯一目的。它也可以让您：

提供目标状态更新

与经理和报告建立良好的员工关系

让队友保持联系 

提供相互反馈以帮助双方发展

实时解决棘手的话题，例如职位变更

通过SparkleComm即时通讯来亲身体验这种工作原理吧。SparkleComm支持团队之间以及与客户之间的通信可以节省很多业务。

如何准备一对一会议：经理和主管的提示

在进行一对一会议时，准备工作很关键，因为如果您没有做好准备，它就会显示出来，没有人可以躲在后面，您将希望与您的员工充分利用这点时间。通常，一对一审查应保持在30分钟以内，以使双方都有发言的机会，但仍要确保会议以简洁，有效的方式进行。最后，您应该有足够的时间来完成所有后续任务。

这是您个人交流的机会，即使这通常不是您的管理风格。积极聆听在这里起着关键作用。不要随便点头，而是要倾听并回应您的员工所说的话。不要浪费这个机会与您的员工建立信任。只要您是诚实的，他们也会如此。 

为了确保您为一对一做好充分准备，请考虑要涵盖的主题和讨论点以及遇到的问题，然后将其纳入会议议程，以下是一些要包括的关键内容。