标签: 电话会议

12）用正确的奖励奖励您的团队。

奖励辛勤工作有大量研究，而且还没有您期望的那么明确。

首先，请确保您正在跟踪个人和基于团队的绩效。一些顶级的客户服务指标包括：

• 平均处理时间（AHT）
• 首次通话解决率
• 顾客满意率
• 合规/质量得分
• 客户保留率/收入率

这些度量标准应该是现实的，并受单个代理行为的影响。明确参与规则，并为他们制定目标。奖励他们有趣，相关和慷慨的高性能。

当心使奖励太有利可图。大量的奖励可能是欺骗或操纵统计数据的依据，因此请保持警惕。

这些激励计划应针对团队和个人。

通过个人认可，团队活动和带薪休假获得财务奖励。这样，您将展示成功的呼叫并仅凭数字展示奖励行为。

13）授权您的客户服务代理。

说到动力，感到有价值的员工往往更投入工作。他们拥有自己的角色，并对业务成果承担责任。这样可以提高生产力，创新并提高性能。

在决策过程中让座席表达影响他们的问题的声音。将他们视为该领域的专家。使代理商能够采取行动使客户受益，而不必进行不必要的升级。

为您的团队提供出色的支持而带来的回报。检查您的总薪酬以提高忠诚度和员工敬业度。

14）养成健康的习惯和行为。 

一些软硬技能对于呼叫中心的成功至关重要。那包括：

• 积极倾听
• 产品知识
• 呼叫中心升级
• 记录技术

您将希望保持员工的技能敏锐。这样，他们就可以胜任作为客户支持代理的日常工作。

15）支持基于云的技术培训。

您的呼叫中心团队中的每个成员都有可能向客户支持经理报告。确保经理支持自己的团队做好工作是他们经理的职责。

管理人员可以使用基于云的技术来衡量绩效并审查所有客户互动。

有很多创新的方法来创造培训机会：

• 为给定类型的客户确定最引人注目的脚本和技术。
• 分享产生最佳效果的特定培训技巧。
• 帮助呼叫中心经理提高呼叫质量和座席绩效。

无论您使用哪种工具，都要对所使用的数据保持策略性。指标很容易让人不知所措。将每个培训过程的预期结果与KPI或业务目标联系起来。

3.仅以音频开始通话

您随时可以判断会议期间是否打开视频。只要确保您没有影响到用户，就可以在他们加入会议时自动打开视频。在他们仍想弄清楚如何加入通话的同时，通过打开相机来面对客人是不合适的。在您认为适当的情况下，请先请求打开视频的权限，然后再确保以音频呼叫方式开始会议。

4.不要以复杂的功能淹没用户

当今市场上有许多音频和视频会议提供商，但并不是每个人都熟悉。如果您的客户加入了您的视频会议，则他们之前可能没有遇到过您的会议提供者。您不希望他们因经历而感到不知所措或困惑；他们如何打开相机？他们如何共享他们的屏幕？他们在哪里可以找到静音按钮？在一项调查中，有39％的受访者表示，如果视频会议不太复杂，他们会更多地使用视频会议。确保您使用的工具尽可能简单直观，以便无需培训即可使用。否则，您最终会给用户造成压力，并浪费时间解释如何使用该工具，而不是着眼于即将举行的会议。

5.不要阻止您的客户加入下载会议

如果您正在召开重要的商务会议，那么您要做的最后一件事就是在会议开始之前烦扰客户，甚至阻止他们加入。确保来宾可以加入会议之前，视频会议工具不需要任何下载。盐焗牛发现27％的用户由于需要下载而很难加入视频通话。您的客户的时间很宝贵，不应要求他们花费15分钟下载工具来加入您的通话。此外，当今大多数大型组织都不授予其员工本地管理员权限以允许下载。如果您要使用需要下载的产品，请确保让客户提前知道，这样他们就不会因为要等待安装而迟到而震惊于会议。

关键点

音频对您的会议至关重要，因此请确保优先于视频，并确保呼叫的音频部分通过PSTN而非VoIP传输，以确保绝对的可靠性。

视频并非总是必需的，并且在某些情况下可能会尴尬，无聊甚至不利于会议。使用您的判断，如有疑问，请勿打开。

不要让来宾看到他们在参加会议时自动打开的视频，而应该从纯音频电话会议开始，并在适当的时候参与视频，而来宾则愿意这样做。

确保您使用的会议工具具有简单直观的界面，因此无需培训即可使用，因为并非所有来宾都熟悉它。

使用远程会议解决方案，该解决方案允许来宾加入呼叫而无需下载。他们可能没有时间等待下载，或者可能没有公司网络上的权限来允许安装。

关于SparkleComm

SparkleComm是一种高级远程会议解决方案，可实现更好，更高效的电话会议。长期以来，企业不得不在网络会议软件的潜力与传统音频会议的简单性和可靠性之间做出选择。SparkleComm将两者结合起来，改变了企业沟通的方式。

SparkleComm视频会议可以成为一种强大的工具，有助于促进真正的互动，使我们不仅可以考虑要说的单词，还可以考虑面部表情，姿势和整体肢体语言，这些语言可以用来直观地解码出真正在说的内容。它还可能对业务生产力和环境因素产生积极影响。但是，如果使用不当，会导致会议体验不佳，给客人留下负面印象，使主持人和客人都感到尴尬。诸如此类的风险促使员工继续使用传统的纯音频拨入解决方案，使他们无法释放视频的真正潜力。

企业已变得越来越全球化，在世界各地都有客户和业务合作伙伴，企业必须对新的工作方式做出反应以保持竞争力。技术可以通过电话会议来帮助建立连接。SparkleComm视频会议可以产生与面对面通信类似的好处，而不会产生通常与面对面会议相伴的高昂的旅行成本，环境足迹和生产力下降的情况。

通过让人们看到重要的非言语提示（例如面部表情和肢体语言），在会议电话中添加视频甚至可以跨越语言和文化界限来理解。将视频添加到客户电话会议后，会议的整个感觉和礼节都会改变。参与者可以看到对方。任何距离感都将被消除。与参加音频会议一样，与会者不太可能“分区”或执行多任务。与支持内容共享的会议结合使用时，您的会议将变得更加高效，使参与者可以实时共享文档，并为会议留下新知识和明确的行动项目。

员工差旅不仅成本高昂，而且会花费更多的时间。进行视频通话比花时间旅行，召开面对面会议要有效得多。如果员工不必花数小时或数天往返于会议上，则员工的工作效率更高。它还使专业人员可以定位潜在客户，无论他们位于何处，然后在实时环境中随时随地与他们会面。电话会议也有很强的环境论据。

因此，尽管视频会议具有所有这些好处，但为什么大多数专业服务企业仍然不愿意放弃传统的音频会议或面对面的会议？由于客户对这些会议的期望值很高，因此提供出色的会议体验非常重要，并且害怕留下不好的印象，尤其是对于第一次与您开会的人，这种感觉太过高了。好消息是，视频可用于改善传统的音频会议并减少面对面会议的需要。但是，为了这样做，应该避免5个常见错误，以便在视频会议中提供高质量的视觉效果。

1.绝不影响通话的音频可靠性

如果您正在进行视频通话，然后屏幕突然冻结，音频下降，无论尝试执行什么操作，都无法重启它。现在想象一下，这种情况发生在您最大的全球客户与决策者的会议上，将会有多糟糕。尽管视频可以转化为更紧密的关系，但是音频对于您的会议至关重要。根据研究，我们发现46％的视频会议用户在视频通话中遇到了音频质量问题。如果要在电话会议中添加视频，请不要让不良的Web连接或带宽问题影响音频可靠性。确保所有参与者都使用PSTN通过电话而不是在计算机上使用VoIP参加呼叫。

2.仅在适当的时候将视频添加到电话会议中

是的，SparkleComm视频会议对会议可能非常有利，并且可以改善交流和参与度，但前提是必须在适当的环境中使用视频会议。研究发现，有68％的专业人士认为视频并不总是对每次远程会议都有用。例如，如果会议中的所有参与者都积极参与并为会议做出同等贡献（例如个人小组之间的谈判），那么视频可以增加价值，但是您的客户可能不喜欢在旅途中进行视频通话，或正在收听，并且希望在会议中执行多任务。如果您不确定是否要使用视频，请不要使用它。

由于COVID-19促进了在线会议的成倍增长，因此，我们中那些不熟悉远程工作的人必须通过与我们的相机交朋友来进行调整。虽然像FaceTime和Snapchat之类的应用程序常与朋友和家人一起使用，但在专业视频会议方面，我们并不总是感到兴奋。使用个人视频工具，用户不会为准备好摄像头而承受同样的压力-家庭成员往往会更宽容地将背景中的那堆衣服或狗吠！

但是，无论您对网络摄像头有何看法，都有很多原因使激活它们在远程工作日中受益。毫无疑问，视频会议已帮助人们建立了 人际关系，而不再是在办公室中，因此用户在注意。尽管如此，仍然需要做一些工作来教育用户其许多好处。 因此，事不宜迟，以下是在您下一次虚拟会议期间考虑打开该摄像机的六个原因。

1.让您负责和专注

关闭网络摄像头后，轻松执行无关的任务即可。同事看不到您向朋友发短信，检查孩子的家庭作业或滚动浏览社交媒体供稿，而电视在后台闪闪发光。

但这不是帮助您保持工作效率的多任务处理方法，也不是尊重您的团队为推进项目所做的努力。

打开网络摄像头后，每个人都可以看到您在做什么（或至少专注于什么）。这种意识使您可以主动呈现并与通话中的事件保持同步。您的同事知道您正在积极参与，反过来，您更有可能专注于手头的任务和需要完成的任务。

2.与团队建立更好的联系和互动

诸如电子邮件，即时消息和聊天之类的在线交流充满了误解的机会。当忙碌的同事和队友使用表情符号和文字行话语来简化其消息传递时，尤其如此。如果不清楚它们的含义，您可能会得出错误的结论，或者您可能感觉不到真正的对话正在进行。

但是，与您的团队进行交流会鼓励真正的对话和互动。它还可以最大程度地减少误解。反过来，这种视觉连接可以建立信任和信心，使您能够完成工作，并且在需要时同事会为您提供帮助。

3.提供一种向会议添加更多视觉效果和信息的方法

即使您可以共享屏幕但仍保持网络摄像头关闭，在某些情况下，您所提供的东西也可能不在计算机上。

例如，集思广益会议将受益于拥有白板将想法写下来的人。或者，您可能要共享一些实际项目，以显示团队的投入（例如，品牌商品），而照片不能提供最佳的视觉效果。与仅仅谈论它相比，打开网络摄像头可以帮助每个人看到您想要共享的内容，并创建一个更加生动，持久的印象。

由于每个人都在家工作，因此打开网络摄像头还为一些有趣的“展示和讲述”课程提供了机会，您可以在其中分享更多的个人生活，包括宠物，孩子或家庭。这样的社交互动可以帮助团队成员相互了解，并增进彼此的欣赏。

4.最小化您可能感到的孤立感

即使是最内向的人也发现，在过去六个月中的某个时候，仅通过很少的旅行，跑腿和社交活动就可以在家中工作是一个挑战，这是与常规活动的区别。当您长时间不能亲自见同事，朋友和家人时，就会有一种孤立和孤独的感觉。

使用网络摄像头可以提供比电话，SMS或即时消息之类的通信渠道更接近亲身连接的环境。看到这些面孔可以使您更加熟悉，并且使您想起在一起时的感觉。

5.帮助您阅读他人言外之意

面部表情和其他类型的 肢体语言 会发出声音，并帮助我们理解他人的真正含义。通过关闭网络摄像头，您会从这些非语言提示中丢失大量上下文。看到对方在说什么以及他们怎么说，可以澄清含义并减少误解。

6.激励你穿衣服

虽然有时候穿睡衣很不错-坦白地说，我们已经做到了-随着时间的流逝，它实际上可能会对您的思维产生负面影响并阻碍生产力。(对你的潜意识来说，出汗很容易与放松和看电影联系在一起!)

打开网络摄像头意味着您有充分的理由穿衣服并看起来像样。这样可以使您处于进行生产工作的适当心态。因此，当您将房屋用于生活的两个方面时，您会发现更容易将工作时间与个人时间区分开。

所以点击SparkleComm，专业的视频会议平台，让你的团队之间的合作更轻松！！

随着冠状病毒（COVID-19）的继续传播，几乎没有什么行业受到破坏-虚拟会议已成为现代企业保持生产力和连续性的重要组成部分。它们是调整多个办公室，保持远程员工敬业度以及与客户和供应商合作的一种简便，经济高效的方法。

尽管虚拟会议可能已经成为您日常工作的一部分，但仍然很容易成为某些主要会议的受害者。与面对面会议相比，虚拟会议礼仪是一种全新的游戏，因为本周许多人正在学习！

为了帮助您保持会议的高效和专业，请遵循以下七个简单的虚拟会议礼节规则和提示。

1.不用理会键盘

无论您是像在做模范员工一样努力地做笔记，还是在偷偷地与工作伙伴聊天，打字的声音都会使人分心。这不仅分散了会议中其他所有人的注意力（因为笔记本电脑的内置麦克风距离键盘只有几英寸远），还使您无法全神贯注于会议。选择优质的耳机或拿起笔记本和笔来记笔记 。

SparkleComm具有录音功能，能够记录会议的发言情况，让你在来不及做笔记的时候也不会慌张，从而不会错过之后的内容。

2.穿着适当

远程工作的神奇之处之一就是可以自由穿着任何东西进行工作。是梦想，对不对？不过，没有理由向您的同事展示您的睡衣和床头。（除非整个团队都同意这是一个笑话，在这种情况下，我们会批准）。

花几分钟时间穿上干净的衬衫并梳理头发。远程工作时真正做好准备的最好的部分是，您将置身于正确的顶空以提高生产力。

3.注意周围的环境

当您身后的角落里有一堆脏衣服时，您的同事将无法听到您的想法或将您当真。您还希望避免由于光线不足而看起来像在洞穴内部工作。

调整工作设置，以使您面对窗户或暴露在充足的光线下。并确保您的背景是专业的并且工作适当！这意味着：

 - 在后台没有床（未整理或已整理）
 - 没有凌乱的房间或开放的壁橱，每个人都可以看到你的混乱
 - 没有NSFW艺术品
 - 尽管孩子和宠物很可爱（当您感到不知所措时，这是非常需要的干扰），但您的同事将不会喜欢与尖叫的孩子或吠叫的狗说话。因此，请注意噪音并…

4.不说话时将麦克风静音

没有什么比听到来自相互冲突的麦克风的外来回声更令人沮丧的了。通过在静音时参加会议来拯救所有人，免于喧闹的疯狂！

除非你一个人住，否则这些天你的房子可能很吵。当您不讲话时将麦克风静音可以使其他参与者能够发出声音并分享他们的想法而不会分散注意力或沮丧。

5.大声说

当您参加小型会议（大约2至5人）时，请宣布自己加入。听到“刚加入的人”的声音然后沉默，可能会很尴尬。当您参加会议时，自我介绍并打个招呼–请确保不要在句子中间打断别人。

也不要害怕表达自己的声音！您的团队将很高兴能够听到您的声音而不必费力地将耳朵或音量调高。

6.禁止食物

在虚拟会议之前，尝试吃点零食。在讨论重要的业务事项时，没有人希望看到您用筹码填满自己的脸。它不仅会分散别人的注意力，而且您将无法专注于手头的任务，因为您会担心整个键盘上都掉下碎屑。

7.保持坐姿并保持在场

在会议的沉闷时刻检查收件箱或进行旁聊可能很诱人，但不要这样做！您可能会错过重要信息，也可能会错过机会进行输入。如果您使用的是网络摄像头，请使用细心的肢体语言：坐直，不要做大的无关紧要的动作，也不要让眼睛过分漂移。

随着全球各大巨头在5G的相继布局，5G似乎与我们在越走越近，4G的普及使得我们感受到了网速提升在以视频为主的娱乐、通信方面给我们带来的便利。

5G更是高速率、大容量、低延时。

Avaya公司以前推出了一款Avaya one-X系列桌面电话，为企业桌面电话开创了一个新的发展方向。

如今重庆劳格科技推出的一款电话会议——SparkleConference更是具有多重的权限控制功能。

包括：拥有者，管理者，主席，成员，参与者等等，每个权限角色都有清晰的功能区分。

那什么是统一通信呢？有疑问，Google之。通过Google，我们可以知道“统一通信”（简称UC即Unified Communications）。

现在行业内大家比较公认的定义是：把计算机互联网技术与传统通信技术融为一体的一种新的通信模式。

它是作为一种解决人与人之间沟通问题的解决方案和应用，让人们不受时间和空间的限制。

随时随地都可以通过任何设备、任何网络，获得文字信息、数据、图像和音视频的自由通信。

从而提升人们的沟通效率，降低沟通成本。

从“统一通信”概念涵盖的内容，我们可以设想到很多现有的应用，譬如呼叫转接、手机邮箱、语音信箱等等。

但是这些仅仅是统一通信最基本的应用，既然统一通信的目标在于不受限制、随时随地的自由通信。

那么消除通信方式之间的隔阂势在必行，这里就需要运营商的支持、终端制造商的支持以及软件开发商的支持，这是一条很长的产业链，我们可以从中寻找巨大的商机。

也许在5G到来的今天，统一通信也会迎来更大的发展契机。

可以将在线会议称为基于特定目标的虚拟会议，而无需考虑国家和国际边界。虚拟存在放弃了时空概念，因为任何人都可以在任何地方，任何时间使用在线会议。可以看到，网络会议是商业，教育和其他领域的流行术语。在本文中，我们重点介绍了在线会议的主要优点和缺点。

例如，在使用VoIP的情况下，也可以使用扬声器和耳机进行音频通信。进行在线演示还可以将演示记录在客户端，以备将来查看。

实时点对点通信是在线会议的主要好处之一，并且是业务领域中的重要因素。没有技术的帮助，很难维持业务。

下面来谈一谈在线会议的优点和缺点。

在线会议的优势

沟通能力

在线会议在每个部门都至关重要。使用特殊软件，参与在线会议的人可以与其他国家的人聊天。具体而言，在这种情况下，距离不是障碍。

该软件在距离较远的人之间提供了牢固而富有成效的关系。它改善了人与人之间的联系。

在线会议为不间断的交流提供了一个平台，而无需考虑任何干扰。

因此，现代世界认为在线会议是更有效的沟通方式之一。

容易接近

每个利益相关者在一个地方开会都是不容易的，尤其是当利益相关者位于不同的国家时。

利益相关者的实际存在会增加成本。在这种情况下，在线会议比任何其他媒体都更容易访问。

在线会议可帮助每个人进行互动，而无需从一个地方移到另一个地方。每个人都可以轻松访问此服务。

节省时间

在线会议的另一个优势是节省时间。根据一位企业家的说法，时间是宝贵的，类似于金钱。因此，时间对于每个部门都很重要，对于取得巨大的成功至关重要。如果一个人可以节省时间并将其用于生产目的，那就是省钱。

设置在线会议可以节省大量时间。例如，可以将其视为避免出差的时间管理方法。

可以在任何时间，任何位置组织在线会议。会议唯一需要的是Internet连接。

有兴趣主持在线会议吗？点击SparkleComm申请免费试用，开始你的主持会议之旅。

成本效益

任何企业都希望明智地利用其财务状况。这包括削减支出。在线主持会议可以节省开支，因为企业不必为与会者支付差旅和住宿费用。

还值得注意的是，面对面召开会议可能意味着企业必须为会议室和茶点付费。在线主持会议时，就不需要了。

出席人数增加

与会者不必出差就可以参加在线会议。这意味着参加会议所花费的时间更少。如果与会者有紧急事务要处理，则与会者也可以参加会议和退出会议。

这些因素提高了灵活性。这意味着更多的人可能能够参加计划的会议。

信息共享

通常，在举行面对面会议时，会为与会者提供议程和相关论文的印刷版。对于在线会议，这不是必需的。与会者可以以数字方式查看必要的文书工作。

这节省了打印文书工作的成本。由于无需打印，因此还节省了时间。

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在线会议的缺点

减少个人联系

最好的交流方式是面对面交流。这是因为从面部表情或肢体语言可以理解很多事情。

面部表情对于有效沟通很重要；这是深入了解人的最有效方法之一。如果没有适当的肢体语言，就有可能造成误解。

当我们通过在线会议进行互动时，不可能深入了解一个人。在线会议可能会错过很多事情。

连接不稳定

完全信任技术是愚蠢的，因为它可以用于欺诈目的。同样，不能期望Internet连接不会中断，因为在参加在线会议时始终可以断开连接。

无论是不是商务会议，这种中断都会降低在线会议的效率。有时是由于设备质量低而发生的。因此，重要的是要为业务目的维护高质量的设备。

减少人与人的接触

在线会议并不适合所有聚会。保持社会关系很重要。使用在线会议软件意味着缺少社交联系。在线会议使关系变得干燥。

使用技术意味着会议变成以业务为中心，并且进行一般性讨论的机会更少。

黑客入侵的机会

主持在线会议时存在很高的安全风险。这是由于存在被黑客入侵的机会，在商业情况下，这可能会损害事务的机密性。

黑客可以利用这些信息并滥用它们。因此，在通过现代技术共享信息的同时保持高安全性很重要。

潜在的不良计划

毫无疑问，在线会议使某些计划过程变得更加容易。例如，没有会议室可以预订或打印议程。

但是，企业仍然需要进行足够的计划以使会议成功。由于计划流程与面对面会议的流程不同，因此该领域的业务可能会变得松懈。

结论

就像生活中的其他任何事情一样，在线会议也有其优点和缺点。的确，它们可能是迄今为止最经济，最便捷，最节省时间的通信方式。但是它们也大大减少了人际关系，并使公司容易受到黑客的攻击。

但是，可以减少危险。如果您使用SparkleComm之类的可靠工具，并且仍然时常会面，那么在线会议将真正帮助您随时了解，培训和更新信息，而无论您所在的时区，位置和财务状况如何。

VoIP通信的类型

这三种VoIP服务将增强您的通信体验。

• 电脑到电脑
• 电脑到电话
• 电话到电话

不同的VoIP服务为企业提供了前所未有的选择和多样性。只要您有稳定的互联网连接，它就可以使您在任何地方拨打电话。

它使您的企业能够以自己的方式进行交流。

互联网不仅仅是我们进行搜索查询的地方，它已经成为一个现代系统，可以在这里与他人进行多层次的联系。

VoIP是一种新的经商方式。

当然，根据您的需要以及您使用SparkleComm VoIP应用程序的方式，您可能需要选择付费或免费服务。下面的四个示例向您展示企业如何在工作中使用VoIP电话。

1）完整的业务网络

许多企业使用VoIP与员工和客户进行通信。多年来，由于其质量已大大提高。

在大多数情况下，如果您呼叫的人是VoIP用户，则不再重要。并非总是如此。

如今，热线电话的人很难分辨VoIP或传统电话系统呼叫之间的区别。

企业继续抛弃固定电话和移动服务（以及账单）。相反，他们使用Internet拨打电话，即VoIP，因为它效率更高，质量更高且具有成本效益。特别是在需要拨打低成本国际电话时。

但是，为什么首先要使用VoIP？

VoIP商务电话系统使用云。无论员工身在何处，它都能为员工提供灵活性和机动性。

员工可以在旅途中使用VoIP拨打商务电话。他们可以选择使用手机，笔记本电脑，台式计算机或平板电脑。

无论您使用的是Android还是Apple，都没有关系。只要可以使用Internet连接，企业就可以使用VoIP进行通信。

但是，这还不是全部。VoIP商务电话系统不仅仅可以拨打电话。企业主和员工也可以选择通过许多其他方式进行交流。

具有即时消息传递、视频会议、呼叫排队、语音邮件到电子邮件等功能。

VoIP提供更多

VoIP是一种省钱的选择，而不会降低质量。由于不必在固定电话设备和电话服务上花钱，因此可以节省开支。

根据Gartner的调查，到2020年，有65％的会议解决方案用户将利用这些会议平台中嵌入的基于VoIP的音频会议选项，这一比例将增长20％。

由于COVID-19 ，移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工，客户，团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议，以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是，当然，虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区，虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务主管，专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作，提供更好的项目成果，并在多个时区建立人才，创意和技术团队。

但是，仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制，并不意味着领导者和经理应滥用对他人时间和工作时间的访问权。缩放疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语，可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康，以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践，可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南，您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战，您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并进行有益的电话会议。

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词，它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易，因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是，具有创造性和技术性角色（如设计，编写和软件开发）的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时，他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单：安排更少的会议。作为项目经理，您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议，限制会议持续时间，并使用SparkleComm之类的协作工作区来处理快速提问和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议，您可能仍然会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理，您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样，如果您遇到技术挑战，您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划，而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示，而面对面的会议则不像肢体语言，语调，步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题，并帮助您清楚地传达关键点。

1）事先分配清晰，简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。

2）为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一：消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音，并在通话期间坐在安静的地方。

3）使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员，并记住当您需要每个人的回应或贡献时，请按姓名呼叫每个人。

4）坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛，偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议，那么他们很可能会准备就绪，精力和精力更加集中。

5）始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前，请每个人问他们接下来的步骤，以确保每个人都意识到自己的责任。

遥远的时区

有时，您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友，客户或利益相关者。

作为项目经理，您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表，但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议，特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时，您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议，充满动力的团队以及成功的总体机会。

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随着在COVID-19大流行期间进行远程工作的要求继续存在-美国现在已扩展了建议的社会疏散准则 -员工仅在筒仓中工作很容易。为了确保您的团队或部门（甚至整个组织）的生产率不降低，对于远程团队来说，改变彼此之间的通信方式非常重要。

以下是三种简单的方法来调整您的沟通方式，以确保您现在偏远的团队能够像在办公室一样紧密高效地工作。

1.建立明确的沟通渠道

我们所知道的办公室实际上只是在20世纪初才出现，它是通过（其中包括）便捷的沟通来集中生产力的空间。在此之前，它们实际上只是一个充满文员的文书工厂。我们现在正在进入邮局时代。但是，这个时代的运作方式可能会让人有些困惑。确实，当您不坐在同事旁边并且无法使用会议室时，很难看到如何有效地进行沟通。

这很容易：公司现在需要以办公室在20世纪初的方式集中所有内容，但实际上是这样做。怎么样？为所有人使用一种工具。对于像SparkleComm这样的平台，这是可能的。可以使用SparkleComm来全天沟通和举行视频会议。

这很重要，因为如果您为多个不同的团队使用多个不同的平台，则远程团队的通信很容易中断。简而言之：事情将很快变得混乱（将其视为将您的团队划分成多个彼此交谈的独立办公室）。实施此操作后，请确保像安排常规办公室一样安排例行签到，全员参与，集体讨论和会议。

2.安排定期的“赶上”

LinkedIn首席执行官杰夫·韦纳提出，在未来几年内将他所谓的“被标记社区化世界各地的公司”。随着远程工作成为越来越被接受的规范，员工不仅会寻求促进生产力和协作的工具，而且会寻求“使他们感觉到，听到并真正与同事联系的软件”。

简而言之，远程团队沟通工具将需要使员工感到自己是真实团队的一部分，而不仅仅是团队的虚拟版本。原因很容易看出：在家里，即兴午餐之类的东西不见了，水冷式头脑风暴也不会发生。这可能会导致脱节的想法，并使员工感到自己不属于团队。但这正在改变。随着远程工作变得越来越普遍，最后一刻的视频聚会午餐现在已成为常态，像SparkleComm这样的应用程序已成为GIF填充的空间，可以在其中进行正式和非正式的工作讨论。重要的是，以与现实生活中相同的方式来对待这些新的远程团队沟通方法，例如虚拟视频群聊工作：它们将增强您的联系感并减少任何烦琐的FOMO。

3.尊重时区差异

在远程工作中会发生某种心理上的“扁平化”。当地理和时区分散的团队都使用一种工具时，很容易忘记一个同事的2:00 pm可能是另一个同事的9:00 pm。这意味着纽约的团队成员可能会被一对一刺激，而莫斯科的同事可能会在深夜开会邀请时睁大眼睛。

重要的是要知道，即使远程平台意味着人们在一天中的所有时间都可以与技术联系，但这并不意味着他们能够做出响应。团队需要尊重工作日的开始和结束。当邮件在正常工作时间以外发送时，SparkleComm可以帮助DM管理员，并且Google使用新月形符号提醒会议组织者可能在办公时间之外安排圆桌会议。随着远程工作变得越来越普遍，尊重同事的时间并适应更友好的远程团队沟通方法变得越来越重要。

SparkleComm如何提供帮助

无论员工位于何处，都能实现远程团队沟通，可以帮助简化向长期远程工作的过渡。SparkleComm的功能使企业能够与世界各地的团队成员和客户建立联系，并有效地管理截止日期。

因此，我们提供了 免费的SparkleComm试用版，以帮助支持向新的工作未来的转变。从今天开始！