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如何为远程团队配备正确的工具

从远程工作中获得所有这些令人敬畏的好处固然很棒，但这需要一些计划。您不能只将您的团队送回家一天，并期望他们知道如何提高工作效率。 为了使远程团队成功，您需要拥有正确的工具。以下是从远程团队获得最大收益的一些基本知识。

项目管理软件。在一处跟踪所有任务，项目和计划。诸如Asana，Monday.com或Trello之类的项目管理工具可以帮助确保您的整个团队都知道发生了什么，他们需要关注什么以及对他们有什么期望。

多合一的通讯应用程序。当您无法与您的团队面对面交谈时，您需要下一个最好的东西—简单而全面的通信软件。劳格SparkleComm为您提供了多种团队沟通选项，包括团队消息传递，视频会议和电话会议，因此您的远程团队可以采用最适合他们的方式进行连接。

基于云的文档存储。您的团队需要能够访问实时文档，以使他们的项目向前发展。投资Box，Dropbox或G Suite可使您将所有文件和文档提供给组织中的每个人，无论它们位于何处。

时间跟踪应用程序。没有应用程序的帮助，就不可能知道您的远程团队是如何度过的。使用诸如TimeDoctor或Toggl之类的时间跟踪应用程序，以便您可以查看每个项目花费了多少时间，并确保您的员工不会成为工作很长时间的牺牲品。例如，Toggl向您显示了谁在从事什么任务以及持续了多长时间的细目分类。

共享团队日历。当您不能仅查看某人的办公桌以查看他们是否有空时，您需要一种方法来查看人们何时在开会，干事或离开他们的计算机。远程团队必须使用共享日历（例如Google日历）。 

您想从远程团队那里获得什么好处？

为了从远程团队中获得最大收益，第一步是为他们提供沟通和协作的方式例如SparkleComm统一通信平台，就像在办公室一样。 每个人都必须舒适地分享他们正在从事的工作，遇到的挑战以及他们从队友那里获得的信息才能最好地完成工作。 远程迁移绝对可以帮助您的企业节省资金并提高生产力，您只需要适当的工具和系统就可以帮助他们蓬勃发展。 

IT需要针对语音/视频会议，聊天和其他工具的统一通信策略。本文的分步指南可帮助您在企业中实施，评估和管理UC。

2020年初，新型冠状病毒大流行将工作人员蜂拥而至地转移到家里。原本是全力以赴的计划，旨在通过拥挤的会议室，会议室内的会议，白板等来促进现场协作，但此举突然停滞了。IT部门必须大刀阔斧，制定统一的通信策略，围绕远程工作者，并解决家庭网络的潜在限制，其中包括速度，延迟和安全性。在本指南中，我们说明了UC为什么对企业重要，其相关技术以及为扩展企业创建全面而敏捷的统一通信计划所需要采取的步骤。

什么是统一通信，为什么它在业务中很重要？

UC是一个概念框架，用于将各种企业通信方法（包括电话，视频呼叫和会议，电子邮件，即时消息传递和状态）集成到一个平台中，目的是简化和增强业务通信，协作和生产力。例如劳格SparkleComm统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

UC的部署与其说是推出一种技术，不如说是为无数的实时通信（同步或时延可忽略不计）如何开发战略以及异步工具如何帮助用户以高效的方式进行协作和通信，从而改善组织工作流程。

大多数公司应该能够清楚，轻松地确定UC满足的业务需求。下面列举了UC的优点，强调了UC的重要性并证明了企业采用的合理性：

1.改善现有流程；

2.提高员工生产力；

3.提高基于团队的生产力；

4.增强组织敏捷性；

5.简化IT运营；

6.减少开支。

UC应用程序和平台如SparkleComm支持对下一代业务计划至关重要的移动性，其中一些已开发为移动优先应用程序。至少，UC工具使用户能够跨台式机和移动设备，通过网络和远程以类似方式体验团队协作。

展望未来，UC带来了机遇，例如基于云的服务超越本地产品（UCaaS正在起飞），团队协作成为工作中心，并入AI以加快对相关信息的访问并实现更好的沟通，以及安全性，治理和合规性大大改善的出现。还希望业务流程能够从分析和增强的工作流中获得推动。

新冠肺炎已使IP语音对于大多数企业而言至关重要。但是，随着许多公司现在在数十个家庭网络上运行VoIP，为它们准备处理此类数据需要做一些准备工作。但应该如何做？IP语音（VoIP如SparkleComm）是迄今为止最受欢迎的商务电话服务，尤其是对于中小型企业（SMB）。它通常更便宜，并且由于它是软件，因此更加灵活，这意味着它不仅可以提供语音对话，还可以提供其他通信渠道，例如团队聊天，电话会议，视频会议，甚至电子传真。例如劳格科技提供的SparkleComm VoIP就是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能，可安装于智能手机、电脑(PC／Mac)的软件客户端。而且SparkleComm还采用开放式结构，可以灵活的集成应用，可以方便的与现有或者第三方的应用集成，如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

尽管基本设置相当容易，但是一旦将现实的对话负载添加到数据网络中，事情就会变得棘手。 要使此类项目成功，就意味着要时刻注意几个关键的网络挑战，这些挑战可能会导致清晰的对话与突然的挂断或难以理解的通话体验之间的差异。在某些情况下，切换到VoIP可能需要对物理办公室进行重组，使用无线网络的另一种方法或去商店购买更多以太网电缆。  

为了帮助您预测和解决这些网络问题，我们讨论了在帮助公司转向一些VoIP产品时遇到的障碍。请记住：您将在本文中阅读的某些术语和措辞听起来令人困惑，这就是大多数VoIP提供商为小型组织提供指导性安装服务的原因。如果您拥有内部的网络专业知识，则可以自行管理大多数此类问题。但是，如果您不知道Wi-Fi和拨号服务之间的区别，那么您的供应商将与您合作，以快速进行设置。  

对于语音与语音识别之间的差异，很容易感到困惑。每个人在统一通信中都有特定的角色。

语音与语音识别的主题是两个技术术语的一个很好的例子，它们在表面价值上似乎是可以互换的，但是在仔细检查后，它们却明显不同。

语音和语音识别这两个词绝对可以互换使用，而不会引起混淆，尽管它们的含义也确实相同。语音显然是一种基于语音的交流方式，但是还有其他一些不是基于语音的语音表达方式，例如笑声，语调或非语言发声。

当您同时添加语音和语音识别功能时，事情会变得更加细微。现在，我们进入了自动语音识别（ASR ）领域，在这里我们可以使用专门为从口语单词中提取特定形式的商业价值而量身定制的应用程序。我将简要解释语音与语音识别，以说明两者之间的差异。

语音识别专注于翻译所说的内容

语音识别是ASR为协作和联络中心应用程序（如SparkleComm）提供丰富业务价值的地方。此处的关键应用是语音到文本，目的是将口语准确地翻译成书面形式，这是一种常见的用例。在最基本的形式中，ASR的作用是准确地从字面意义上捕获文本中所说的内容。

更高级的ASR形式，即利用自然语言理解和机器学习的形式注入AI以支持超越字面精度的功能。此处的目的是减轻语音中自然产生的歧义以归因于意图，其中对话的上下文有助于弄清正在说的话。没有这个，即使是最准确的语音转文本应用程序也可以轻松地产生与讲话者实际谈话内容相去甚远的可笑输出。

语音识别可准确指出谁说了什么

从狭义上讲，语音识别也可以称为语音，并且只要可以清楚地理解其基本含义，该描述就可以完全接受。但是，对于在语音技术领域工作的人来说，语音识别与语音之间存在关键区别。语音与所要说的内容有关，而语音识别则侧重于正确识别说话者，并确保他们所说的内容得到准确的归因。在协作方面，此功能对于会议而言是无价的，尤其是当多个人同时讲话时。无论用例是用于字幕，以便远程参加者可以实时了解谁在说什么，还是要在以后复查笔录，准确的语音识别现在是统一通信的必备条件，正如劳格SparkleComm统一通信系统现在就有语音识别这个功能。

除了协作之外，语音识别在验证说话者身份方面也起着越来越重要的作用。在确定谁可以加入SparkleComm电话会议，他们是否有权访问计算机程序或受限制的文件或被授权进入设施或受控场所时，这是一个至关重要的考虑因素。在这种情况下，语音识别与语音本身或所讲内容无关。而是要验证说话者的身份。为此，将语音识别认为是关于说话者识别可能更为准确，因为这是将语音识别与语音区别开来的更简单方法。

选择云部署模型

决定迁移到基于云的UC的组织必须权衡其架构选择。劳格科技的SparkleComm UC系统除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

大流行后通信的答案是云，但是哪个云？大型公司将选择私有云服务，以使其能够控制公司数据和安全性。在某些地区不提供公共云服务。想要与自己的服务保持一致的跨国组织将不得不部署私有云或混合基础架构。另一方面，较小的公司通常不会面临这些相同的限制，并且会全力投入SaaS和公共云服务。将近一半的组织使用私有云，而24％的组织具有UCaaS架构。根据相关报告，仅三分之一以上的组织仍在办公场所。

对于组织而言，选择是在公共或私有环境中全面部署在云中，或者采用混合模型并将某些组件保留在内部。下面概述了每种云体系结构的优缺点。

将通信完全迁移到云的好处包括：

云提供商处理服务器管理，修补和升级。

云提供商提供安全性和合规性。

大多数提供商在其体系结构中内置了多个数据中心。

灾难恢复（DR）本质上是体系结构的一部分。

像AI这样的新功能是云优先的。

但是云计算有一个缺点。全云部署的一些缺点包括：

组织必须放弃对数据驻留，安全和产品管理的控制。

长期来看，订阅价格可能会更高。

对旧版应用程序和工作流程的支持是有限的。

对模拟硬件和设备的支持是有限的。

对传真的支持也可能会受到限制。

采用混合云方法的组织可以享受以下好处：

组织可以更好地控制数据驻留，安全性和产品管理。

组织可以选择同类最佳的应用程序。

组织可以完全折旧后保留资产。

旧版应用程序和工作流程增加了支持。

混合架构是高度可靠的。

模拟硬件和设备具有更多支持。

但是，就像全云模型一样，混合体系结构也有其缺点，包括以下方面：

组织必须管理集成。

组织负责带宽和服务可靠性。

组织负责使UC环境保持最新状态。

新功能是云优先的，这可能会降低创新速度。

组织负责灾难恢复。

SparkleComm具有强大的音频会议功能，高质量的视频以及丰富的内容和屏幕共享功能，可为您提供无限制的电话会议和交互式会议体验。

• 什么是最适合我的业务的电话会议软件？

SparkleComm为电话会议提供了行业领先的解决方案，其全套的丰富功能旨在使您的会议更上一层楼。SparkleComm适用于任何行业的任何规模的企业，将与您一起扩展和发展，使您与客户，合作伙伴和同事更近。

清晰的音频确保电话会议中的每个人都能听到。
高清视频带给您面对面的感觉，让您仿佛置身其中。
轻松的屏幕共享使您可以精确选择要共享的内容，因此每个人都可以位于同一页面上。
唾手可得的强大控件使会议顺利进行。
无与伦比的安全性让您高枕无忧。

• 连接电话会议的最佳方法是什么？

您和您的与会者可以灵活选择如何将音频连接到电话会议。

电话拨入为您提供专用号码以连接您的音频会议。
IP语音（VoIP）充分利用了计算机的内置扬声器和宽带音频支持，即使在低带宽网络上也具有出色的质量。

• 拨打电话会议最简单的方法是什么？

为了更轻松地连接到音频会议，请召开会议。

电话会议开始时，只需输入您的电话号码或首选视频设备。  
SparkleComm将直接呼叫您-无需拨号，无需密码！

• 为什么要使用视频进行电话会议？

加入视频后，您的会议将变得更具影响力。您将建立更牢固的关系，并更快地推进工作。使用SparkleComm，无论身在何处，您都将感觉就像在会议室一样。

体验高质量的视频优先会议，让您面对面。
使用多个布局选项来自定义视图。
所有人见面，并能够在一个网格视图中最多显示25位视频参与者。
轻松在屏幕共享和视频之间来回切换。

• 我可以在电话会议中共享我的屏幕吗？

精确控制您希望会议参与者从计算机上看到的内容，以进行更具吸引力和效率更高的电话会议。使用SparkleComm，您可以选择要共享的内容：

您的整个屏幕
您在Microsoft Powerpoint，Word，Excel，Google Docs等应用程序中的文档。
您的浏览器
您的媒体播放器
和更多！

• 如何参加电话会议？

无需下载和插件。通过SparkleComm Web页面轻松加入电话会议，以获取行业最佳的浏览器体验，并在所有主要浏览器上均具有完整的会议功能。

在所有设备上获得一致的加入体验–只需点击蓝色的大按钮即可。

可以从任何设备（台式机，移动设备，视频或浏览器）轻松加入和主持电话会议。

与人力资源部员工要求见面

作为第三步的一部分，您将与HR会面，但是这些会议将包含一个附加组件–您的业务将如何在虚拟环境中运作？到目前为止，远程办公是自愿的，甚至是一种奖励。现在这是强制性的，人力资源将受到应有的关注，因为并非所有员工都会高兴或以其最勤快的工作成为远程通勤者。人力资源计划如何处理呢？

如果您预计存在一个较长时期的虚拟环境（并且看起来很可能是），那么您将需要IT解决方案以进行持续的绩效管理，经理的工作负载监视和报告工具，新员工入职以及工具管理陷入困境的员工，甚至是员工离职流程。逐步解决所有这些问题，并记录应如何处理它们。

如果您尚未提出建议，HR可能会建议您这样做，这就是虚拟办公室的存在。从中央员工门户到公司范围内的聊天或视频频道，一切都可以。您的公司将需要此功能，因为员工的工作不仅仅是简单的工作，他们的社交关系和活动在每个人开始远程工作时突然消失。有些员工会做到这一点，而其他员工则会遇到麻烦。人力资源部将敏锐地意识到这一点，因此您应该与他们一起建立临时解决方案。

通过研究适合于这种模型的工具进行准备，其中可能包括一个新的云协作应用程序，例如SparkleComm统一通信；或面向虚拟团队的云项目管理和任务跟踪应用。SparkleComm也可以是一种内部社交风格的解决方案，可以使员工彼此互动，而不仅仅是工作，其中包括视频会议、视频聊天、电话会议等服务。    

5、保护那些设备

一旦完成了广泛的工作负载计划，您就可以专注于核心IT任务；不幸的是，这很可能始于更多的计划。第一步是仔细检查您的总体安全策略和计划，以保持合规性。当每个人都分发后，您将如何完成常规的网络和系统安全扫描？您还需要确保所有员工设备上都装有标准化的安全软件，这意味着在每个人从建筑物里溜出来回家之前都要制定一个计划。这不仅包括端点保护，还包括您的员工使用的VPN服务或客户端，以及经过这种部署方式测试的身份管理解决方案。 

确保每台设备都可以从任何地方进行顺畅的备份操作。一个基于云的备份服务，肯定会有助于实现这一目标，但你需要确保公司的所有设备都有该服务的代理部署，如果没有，至少在让代理部署远程用户测试时说明。    

您将在第2步中遇到这个问题，但这是您确定用户今后如何与IT交互的地方。这意味着要明确编写故障报告和解决流程，其中包括诸如专用电话支持热线以及IT人员安排工作的时间表等详细信息。您可能还需要有故障设备的收货地址，员工必须使用的运输帐户才能将设备运到那里，以及在办公室以外的地方存放替换件以及如何将这些设备运给需要的用户。这里的一个很好的指导原则是浏览您过去几个月的用户支持日志，并确保您已制定适当的流程来满足最常见的支持请求。

11.与同事交往

孤独，断开连接和孤立是远程工作生活中的常见问题，特别是对于外向的人。工作文化偏僻的公司通常提供社交方式。例如，他们可能具有聊天频道，远程员工可以在这里聊天，讨论共同的兴趣，与同一地区的人见面，以及面对面的SparkleComm虚拟视频会议。重要的是弄清楚您需要多少互动才能建立联系和包容。即使您内向并且不喜欢社交，也请尝试一些交互式体验，以便在您必须使用时可以先熟悉它们。如果您所在的公司没有偏远的文化，则可能需要更加主动地培养人际关系。

现在人们在家工作时进行社交的主要方式之一是通过SparkleComm统一通信等业务消息应用程序，他们可以提供太多的社交机会。

12.“出席”会议并听到

当然，您将参加SparkleComm视频会议和电话会议，但有时参加一些可选会议也是个好主意。请确保在会议期间大声说出来，以便所有人都知道您正在通话。一个简单的“谢谢大家，再见！” 在会议结束时，使您的在场状态大有帮助。

13.获取面对面时间

如果您的老板不愿意与其他员工同住一个房间，请在合同中要求进行年度或半年度旅行。它可以用于年度计划，培训或团队建设。或者，将其添加到一些其他业务事件上，例如年度财务会议，附近的会议或办公室度假聚会，不要等到有人邀请您参加办公室活动时才主动。

对于那些也想减少面对面联系的在家工作的人，每周与您的同事或经理进行SparkleComm视频通话以进行协作。

14.病假

身体不适时，请按需休息，如果不是万不得已，请请假，不接受它就像浪费金钱。如果您是没有带薪病假的自由职业者，那么很容易陷入相反的“按时赚钱”陷阱，并尝试克服疾病。请记住，有时候最好的休息就是最多的赚钱，因为这样您就可以长期成为最有生产力的人。

15.寻找培训机会

当您不与同事同在办公室时，您可能会错过亲自授课的培训和技能发展课程。您的公司甚至可能忘记将您添加到其在线培训课程中。将其视为躲过一劫可能很诱人，但是您可能会错过机会学习有用的东西，请大声说出来，确保您被包括在内。

除了自上而下的培训之外，您还可以根据需要请求在线或面对面的课程，培训和辅导。对于100％的时间在远程工作的人，请使用SparkleComm视频会议平台参加培训，寻得学习机会，这样，您将获得培训并与同事面对面。

• 5.避免所有干扰

分心可能无处不在，但是在网络会议中人们好像更容易分心。面对面会议通常在受控的环境中进行，您不得不集中全部精力。另一方面，网络会议就像您在空间中的日常活动一样，只是屏幕上正在开会。就是很容易分心，并且没有人意识到这是不允许的。

分心不仅限制了您所说的话，而且迫使其他人重复他们刚才说的话，浪费了宝贵的时间。如果您在其他人讲话时分心，不用说，您将无法知道对方说了什么。

因此，下一步就是消除干扰。让我们从手机本身开始。如果您的会议中没有使用智能手机，最好将其置于静音模式以避免任何通知。如果您正在笔记本电脑上进行网络会议，请关闭会议期间不需要的所有选项卡和应用程序。如果可能，请静音应用程序中的所有通知声音。通知您的同事您现在正在开会，在此期间请勿打扰。应事先处理可能引起干扰的任何其他物体，例如沙沙作响的纸张或吱吱作响的窗户，以免在网络会议期间造成任何干扰。

• 6.保持专业精神

SparkleComm网络会议的召开非常方便。您将有机会在舒适的办公室/家中召开进行会议，而无需出差到某个地方。实际上，这是一种便捷的选择，以至于我们常常为了自己的利益而感到过于自在。您知道，“穿着睡衣在家工作，一边吃零食”很舒适。

网络会议是一种便利，但是它不是非专业的许可证。许多人试图找到捷径，例如只准备直到腰部抬高或穿着凌乱的外套，以希望没人注意到它。

当然，专业精神不仅限于着装要求。有些人倾向于躺在椅子上，舒服。毕竟，这是他们自己的办公室。但是对于任何看着你的人来说，都会留下不好的印象。在整个会议期间，始终保持专业的姿势，并表现得优雅。请记住，任何会议的目的不仅是传达您的观点，而且还要留下良好的印象。

• 7.圆满的结束

会议很累人，SparkleComm网络会议也不例外。劳累的会议（通常可能长达几个小时）之后，您想要做的就是赶快结束它并休息一下。虽然这是可以理解的，但不建议这样做。会议的圆满结束也很重要。您还需要确保会议圆满结束。

在会议结束时，请主动叙述会议期间提出的所有主要观点和结论。如果您最后有任何疑问，现在是时候回答它们。如果已计划下一次会议的日期和时间，请在这个时间通知参与者。另外，与他们共享会议记录的链接和任何其他资源，以便他们可以再次浏览。最后，不要忘了感谢他们的时间和参与。只有这样，您才可以结束会议。尽管整个方法看起来很累人，但肯定具有意义。

• 结论

网络会议可以同时是最容易和最困难的事情。但是，请牢记这些技巧和选择合适的SparkleComm视频会议工具，这些困难的部分对您而言可能会变得更简单，并帮助您充分利用网络会议的顺利进行。

随着技术的不断提高，网络会议越来越成为组织会议的首选方式。它方便，简单且具有成本效益；您还能要求什么？但是可以说，强大的力量伴随着巨大的责任。如果您是组织网络会议的人，那可能是一件压力很大的事情。有很多事情可能出错，而您的工作就是防止所有这些事情。因此，以下是一些网络会议提示，可简化您的下一次在线会议：

• 1.设定议程

在召开网络会议之前，您必须做的第一件事就是设定议程。它为什么如此重要？与面对面会议不同，在网络会议中长时间沉默可能会变得很尴尬。

在准备议程时，您需要记下会议期间要谈论的所有要点。可以按照时间顺序或优先级顺序来记。如果会议中需要讨论问题，则也应将一些议程发送给与会人员。这将使他们能够为会议做准备，并为讨论做出更多贡献。定义明确的议程也有其他目的。它阻止了讨论的偏离，并保持了良好的开会时间。

• 2.选择您的工具

对于网络会议而言，非常关键的一点是工具的选择。在准备在线会议时，您需要牢记一些注意事项。首先可以选择SparkleComm网络会议软件，它提供会议所需的基本功能。或者您也可以根据您的具体需求而定。您要共享屏幕吗？您是否希望参与者之间有一个共同的工作空间？您要远程控制其他系统吗？

还有音频/视频的问题。一些工具具有可以支持的最佳质量的声音和视觉效果的上限。在其他时候，您自己的Internet连接成为障碍。您需要找到两个因素之间的中间立场。

• 3.测试和准备

想象一下，已经做好准备，但是随后出了点问题。可能是视频无法加载，音频无法正常工作或互联网断开了连接。网络会议可以使很多事情变得更容易，但是“安全性”却并非一成不变。正如墨菲定律所指出的那样：“如果出现问题，就会出错”。无论如何，您都必须避免这种情况。

因此，一旦您安排了所需的一切，就该对它们进行测试了。您的互联网是整个魅力所在的骨干，因此它必须以最佳状态运行。然后核对您使用的所有设备的清单，并开始对其进行测试。网络摄像头，麦克风和照明设备–一切都应该顺利进行。

当然，仅通过测试并不能确保这些所有因素在实际的Web会议期间都保持可靠。因此，您必须准备好Plan-B。其中应包括所有内容的备份。例如，移动数据可能是Internet连接不佳的备份，移动摄像头可以用作网络摄像头的备份，备用耳机可以作为备份音频等等。反过来，所有备用设备也应进行测试和检查。

• 4.遵守您的时间表

会议开始的时候最糟糕的方法是让客户等待。没有人喜欢等待。当然让某人在网络会议中等待比实际上更糟。原因很简单。与面对面会议不同，如果开会延迟，客户无论如何都要等你，但是在SparkleComm网络会议中，他们只需要单击Web会议中的一个按钮，会议就可以结束了。

因此，您需要谨慎行事，以确保遵守时间表。在多个设备上设置警报，并准备好参加任何与会者的会议。但是时间表不仅限于事件的开始。人们常常倾向于在没有时间跟踪的情况下保持运转。尽管您说的很重要，但值得记住的是其他人也有自己的时间表。