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随着全球劳动力向在家工作模式转变，会议室会议已转向在线视频通话应用程序。如果您是视频会议的新手，我们会在这里为您提供帮助！

• 1.关闭其他应用以获得最佳性能

在开始视频会议之前，请花一些时间保存您的工作并关闭不需要的任何应用程序。您特别想关闭任何包含个人数据或使用过多CPU能力的程序。

进行视频通话时，太多打开的应用程序会降低计算机的速度。这是因为呼叫本身需要大量资源，尤其是如果您使用的是轻巧的笔记本电脑。如果您在通话过程中听到风扇旋转或视频会议应用开始滞后的情况，请退出所有其他打开的应用。

• 2.共享屏幕前请多加注意

如果您要在视频通话期间共享屏幕，则最好采取额外的预防措施，以使人们看不到任何私人或可能令人尴尬的内容。首先，转到浏览器并关闭所有标签，尤其是您不希望其他人看到的所有标签。

接下来，在Mac或 Windows计算机上启用“请勿打扰”模式。这样可以确保当您共享屏幕时，其他人不会偶然看到私人对话中的消息。

• 3.检查互联网连接

通话之前，请使用速度测试工具（例如Fast.com或Speedtest.net）来测试您的互联网速度。如果速度不够快，请靠近Wi-Fi路由器或尝试其他一些技巧来增强Wi-Fi信号。您还可以使用这些工具之一来加快Internet连接。

• 4.选择一个亮点和一个中性的背景

最好在光线充足的地方进行视频通话。这样，你的脸就会清晰。但是，如果您的房间没有足够的阳光，请尝试坐在柔和的荧光灯下（不要太刺眼）。

最好也选择一个自然背景的地点，不要太忙。如果您只是坐在墙前，那应该没问题。

• 5.测试视频和音频

在开始视频通话之前，请确保您的视频和音频设备均已连接并且可以正常工作。大多数视频会议工具都提供测试呼叫服务。在视频会议应用程序的选项或设置菜单下查看。

例如，在SparkleComm中，您可以在拨号盘中输入“3196”来测试视频和音频。

• 6.将相机对准眼睛

将相机放置在最佳位置非常重要 。试着将其放在视线高度，以免您向上或向下看。您真的不希望您的同事在一次重要会议上抬头。

另外，在讲话时，请勿看着自己或聊天窗口，而应直视镜头。这样，其他人就不会觉得您分心。

2.视频传达的含义比文字和音频更好

倾向于撤消团队消息传递和电子邮件进行交流的想法，但考虑到营销人员依靠紧密协作来获得想法，因此消息传递可能不是最佳选择。同样，音频也不能绘制整个图像。如果某些同事太害羞或不尊重在会议上大声疾呼，那么有改进机会的想法可能会直接进入发展过程，而无需受到应有的审查。

取而代之的是，SparkleComm视频会议使分辨同事的意思变得更加容易。想象一下，您正在向创意团队介绍新的营销活动构想，并希望得到他们的诚实反馈。没有视频，创意团队中的人们可能会简单地说他们喜欢这个主意，而您将不会变得更明智。但是通过SparkleComm视频，您可以更好地评估反应。同时，在镜头前鼓励参加者大声疾呼，知道他们不仅仅是背景声音。

3.视频有助于节省旅行时间 

远程员工经常可以被召集到总部或附属办公室参加重要会议或产品发布会，这对营销人员尤其如此。问题在于旅行需要花费更多的时间来完成更多的生产性工作，并严重损害您的健康。

SparkleComm视频会议弥合了地理鸿沟，使营销人员可以随时随地进行协作，而不必经常出差。可以将旅行留给大型季度会议和活动使用，而较小的会议可以通过SparkleComm视频会议轻松地面对面进行。

4.视频与客户建立了更牢固的关系

随着组织减少商务旅行，营销人员可以转向SparkleComm视频会议以获得相同的面对面互动。如果客户希望对某项功能进行战略介绍或支持，视频和屏幕共享的结合使所有参与者都仿佛坐在一个房间里一起观看现场演示。

通过在线会议一起建立更好的团队和KPI目标

组织可能会向每位员工部署视频会议技术，但是市场营销专业人员最有可能获得全部收益。每个人都需要在同一页面上来制定活动，实施策略和执行计划，这需要良好的员工关系和正确的沟通解决方案。 

为了使营销团队完全接受视频会议，需要消除围绕视频会议的障碍。与办公室同事进行对话就像走到办公桌前聊天一样容易，而开会就像一起走进一个房间一样容易。但是，如果员工必须花费几分钟来打开视频会议应用程序，翻阅电子邮件以获取会议ID，并仅输入登录凭据以加入对话，那么他们根本就不会经常使用它。 

考虑实施视频会议解决方案，使员工只需单击一个按钮即可加入。基于浏览器的解决方案例如SparkleComm使内部团队和客户都可以加入，而无需下载或弄乱任何登录信息。用户只需单击邀请链接即可直接进入对话。这将有助于确保远程营销团队像在办公室一样无缝协作，从而提高生产力和员工满意度。

当苹果公园于2017年开业，这是硅谷建筑的奇迹。这座耗资50亿美元的“太空船”形状像一个巨大的环，在圆形建筑中拥有12,000多名员工。虽然看起来像是科幻痴迷的科技怪人的作品，但Apple Park的设计实际上是出于以下原因：在建筑物中蜿蜒曲折自然会促进同事之间的随机交谈，更牢固的联系和更好的想法。

通过简单地将员工放在一个空间中，办公环境在许多方面可以促进更好的员工关系。从在咖啡屋中偶然碰到到在同事的办公桌前停下来聊天，谈论周末计划，办公室使员工之间的关系建立变得容易。当需要在项目上进行协作时，有着更紧密联系的员工更有可能一起工作，给出诚实的反馈，反弹想法并互相赞扬他们的工作。

工作关系对营销团队至关重要

营销团队可以充分利用协作，并在工作场所关系方面蒸蒸日上。营销人员不断与不同部门，主题专家和客户合作，以制定策略和计划。从某种意义上说，营销团队是每个组织的核心，以确保所有内容都正确对齐。为了真正为组织带来成果，他们需要与所有人紧密合作，这意味着与同事建立牢固的联系。

传统上，办公环境有助于在工作场所促进团队联系，但是据我们所知，工作环境在不断发展。组织正朝着灵活性和分散团队的方向发展（2005年至2017年之间，远程工作增长了惊人的159％），团队成员之间的距离可以相距数千里。

COVID-19迫使数百万专业人士在家工作数月。这给世界各地的市场营销专业人员带来了挑战：当同事处于不同时区时，我们如何达到相同的亲密程度？

答案在于通过SparkleComm视频会议进行面对面的交流。SparkleComm视频会议是创建这些办公室会议的最佳方法，因为更多的团队可以远程进行而不必出差进行现场互动。以下是SparkleComm视频会议为营销团队提供的一些优势：

1.视频在远程同事之间建立了更牢固的关系

在当今的工作场所中，同事可以位于不同的城市，国家和时区。尽管互联网使我们可以在任何地方协同工作，但营销团队需要更紧密的友善和协作才能制作和执行广告系列。毕竟，营销团队需要与销售，产品开发，创意和其他几个部门进行交叉协作，以协调业务目标。简而言之：牢固的关系对于成功的营销团队至关重要。

当同事无法在办公室一起工作时，SparkleComm视频会议将复制面对面的互动，从而帮助员工建立牢固的关系。队友能够像在办公室中一样彼此见面和聆听，并掌握非语言线索，这是沟通的93％。人与人之间的联系有助于远程工作者感到自己被包容了，考虑到工作场所的隔离可能使生产率下降21％，这一点尤其重要，最终结果是让彼此了解得更好，合作得更好。

•安全性

当远程员工独自在家工作，在共享空间或使用公共网络访问业务系统时，他们与办公室员工面对的风险大为不同。这意味着在远程工作时，信息，数据和员工本身会遭受安全风险。

这些安全挑战管理远程员工可以通过三种方式解决：

一是公司可以指定一位专职的朋友，以便始终与一位远程员工签到，以确保他们的情感和身体健康。

二是公司可以与其IT部门合作（例如使用SparkleComm统一通信），以为其业务建立安全文化。这可以通过建立访问信息，保护信息和统一其远程员工的最佳做法来完成。然后，应向所有远程员工进行充分的信息安全培训，并向他们强调安装防病毒等保护软件的重要性。

三是公司还应制定紧急登机协议，以防万一发生危机或人身灾难。

•工作与生活的界限

远程员工很可能成为家庭中断的受害者。家庭环境和工作环境之间缺乏物理界限会导致更长的工作时间，甚至无法预测的工作时间，增加的压力水平以及对职业和个人关系的压力。

为了解决这个问题，公司可以在生产力，时间管理以及满足期望的能力方面进行额外的培训和支持。这是针对内部员工的。但是，始终建议雇用远程员工，而不是为现有内部员工推出远程工作。这是因为在电讯因此，他们有能力更好地应对此类挑战。此外，可以澄清期望并建立协议以指示远程员工何时实际工作。远程员工还可以轻松地在外部或在家中建立专用空间，以在工作与生活之间建立物理界限。

•沟通关注

这必须是远程员工遇到的最大困难之一。在不同国家或时区工作的人们会遇到物流挑战。

协调远程员工的最佳方法是利用各种数字渠道。有即时消息，论坛，故障安全邮件和视频通话软件就像SparkleComm统一通信平台。这些可以消除这些障碍，从而简化沟通。这将使管理人员可以每天与外界联系，并让远程员工获得支持并提出问题。

应该注意的是，管理远程员工的上述挑战并不全面，因为还有更多挑战。

结论

大多数远程员工面临的挑战都具有易于实施的实用解决方案，它们只需要奉献精神，并将由公司管理层提供支持。

技术的奇迹越来越多地为我们提供了完成工作的新技术，特别是通过灵活的工作，远程办公和远程工作。 远程工作出于各种原因（例如提高整体生产率，节省技术设备和办公空间）而表现出色。另一方面，远程员工可以减少花在运输上的金钱和时间，并可以在自己选择的位置享受工作的自由。

但是，它伴随着很多挑战。员工面临远程挑战，但主要挑战包括：

•对组织文化的影响

大多数远程员工都缺乏社区，并且与整个公司文化大相径庭。这是因为他们很少有机会与同龄人互动和联系。此外，总体上缺乏业务价值，使命和方向的可见性。通常，这会导致报告远程员工感到孤独，孤立甚至对他们的角色不满意。

一家公司可以为其所有远程员工积极树立文化意识，从而解决这一挑战。这可以通过每年甚至每年两次将所有人召集在一起来完成。另外，公司可以使用有效的视频会议软件服务，例如SparkleComm会议鼓励这种联系。这将使远程员工可以建立人际关系，甚至可以通过与同事见面来通过非语言提示进行更好的沟通。除了使用有效的视频会议软件（例如SparkleComm统一通信平台）之外，公司还可以使用其互联网或社交工具提供有关其文化，价值观和愿景，业务更新的见解和更新，分享员工的认可，甚至是日常办公室会议，以促进一种感觉的包容性。

•可见性和责任感

与内部同事相比，远程雇员可能会花更多的时间进行工作，以提高生产率并使其可见。这意味着远程员工将在确定工作优先级以及获得对更广泛的业务目标或优先事项的洞察力方面遇到挑战。这最终可能导致不满，精疲力尽，最终导致人员更替。此外，缺乏实际的存在和可见性会使远程员工错过给予其内部同行的日常认可。

可以通过明确定义可交付成果和期望来解决这一挑战。这可以通过建立签入点或基准来实现，经理和远程员工可以利用该签入点或基准来讨论成就和进度。此外，集中式项目管理或数字化协作工具可用于提供有关远程员工的工作地点和工作的更多可见性。内部网或社交平台可以促进对等识别，这可以确保即使是远程员工也可以看到并在公共场所受到庆祝。

提供家庭作业的组织必须确保经理仍然能够像往常一样支持，激励和指导团队，无论他们身在何处。

在工作环境变化的情况下，有各种各样的工具和技术可以实现这种水平的沟通和支持。

即使像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心很忙，也应该让呼叫中心顾问感到自己是社区的一部分，并能够彼此分享最佳实践，以便他们可以更好地处理沮丧客户的联系。

顾问办公室桌面上的简短视频会议，社区团体和即时通讯功能将确保呼叫中心顾问有机会重新集中精力并获得所需的支持。

• 问题14 –危害您的呼叫中心文化

一些组织一直在竭尽全力地在家工作，担心“把魔鬼从瓶子里掏出来”，担心改变员工期望的风险，生产力下降，文化损失以及与安全和社区相关的其他风险。

现在，我们正面临着全球性的社区健康危机，对于某些组织而言，在家工作突然成为现实。尽快解决此类工作的风险和积极的可能性很重要。

故意将特定时间计划在工作时间表中进行沟通。非结构化的协作时间实际上需要在家中完成工作，而大量的创新和组织所在的社区却应运而生，必须有计划地进行结构化和替换。午餐时间，饮水机周围的时间等现在已经有效地消失了。

使用劳动力管理来安排每天15分钟，以便主管与每个员工共度时光，并尽可能使用视频。生产力的这种损失值得让您的团队保持运转和健康。

如果不可能安排个人时间，请召开每日团队视频会议，并再次播放视频会议（如果可能的话），每个员工都有一些发言时间。

• 问题15 –克服单调的感觉

SparkleComm 呼叫中心是社交场所，因为员工在休息时间会定期与同事聊天，并在需要时致电其他呼叫中心座席以寻求支持。对于家庭作业者来说，这种动态很难复制。

应对这些挑战的三种实用方法是放置实时通信工具，听取反馈意见并采取行动，并改变分配给员工的任务。

i。使用消息传递工具可以使人们与团队中的其他成员进行交互，从而加强友情，同时将一些呼叫中心文化带入他们的厨房桌子或其他家庭办公空间。

ii。管理人员需要确保他们倾听员工的感受，并提供能体会到的反馈，以确认当前的危机并采取一定程度的灵活性。

iii。最后，为呼叫中心顾问提供各种工作。与其将相同类型的查询完全转移，不如将其混合在一起并为他们提供不同类型的电话，客户群或渠道，以丰富他们的一天。使员工保持新鲜和敬业度将有助于克服单打独斗的困难。

4.远程工作的成本收益是什么？

对全球而言，COVID-19锁定对于公司而言是史无前例且出乎意料的事件，而且大多数公司并没有计划要遭受如此巨大的经济打击。因此，组织现在正在寻求在恢复的过程中尽可能降低成本也就不足为奇了。普华永道的一项调查发现，由于COVID-19，有86％的公司希望实施成本控制措施，而72％的公司则将工作灵活性作为重点。

查看与远程工作相关的成本时，需要考虑几件事。在短期内，远程工作使组织可以减少办公津贴，例如交通福利，进餐，团队务虚会，甚至办公室不动产。从长远来看，员工更健康，更快乐，更有可能取得更好的成果。同时，组织通过利用工作灵活性选项来面向未来，以确保他们的人才吸引和保留策略。

5.在家中扩展工作是否会影响您的员工体验？

具有灵活工作选择的员工通常会更快乐，更忠诚，更有生产力。同时，最近的一项调查发现，在COVID-19锁定期间被迫在家工作的科技员工中，有27％希望将其永久固定在工作中，而另有36％的员工希望在家中工作的频率更高。

组织应评估其业务需求，并考虑对员工体验的影响。在许多情况下，强迫员工返回办公室会对员工满意度产生负面影响，从而对员工保留率产生负面影响。员工失去了在家工作的灵活性，同时也冒着亲人安全的风险。另一方面，在家中扩展工作可以通过向员工表明您最关心自己的利益并优先考虑安全性来提高员工满意度。

6.客户将如何受到影响？

员工是在家工作中重要的利益相关者，但是扩展远程工作的决定可能会严重影响客户的参与度。例如，客户支持团队在家中工作时可能没有正确的工具来提供快速有效的答案，从而导致更长的等待时间和糟糕的客户服务。同样，减慢新产品的开发速度可能会促使客户探索您的竞争对手。

考虑一下在家中进行的扩展工作将如何影响您的客户。客户是否正在等待由于锁定而推迟的主要软件更新？相反，允许员工在家工作会激发他们创造更好的工作吗？每个组织都是唯一的，只有您才能知道如何完善您的客户体验。

为遥远的未来做准备

如果您的组织选择允许在家中的任何地方进行扩展工作，那么进行通信对于确保远程员工为远程协作做好充分的准备至关重要。SparkleComm统一通信使每一位员工访问团队消息，视频会议，和软电话都在一个平台上。员工可以在任何地方有效地工作，并可以在任何设备上使用任何模式进行SparkleComm通信。只需单击一下即可在消息传递，视频和呼叫之间切换，从而无需远程员工必须管理的多个通信应用程序。

远程工作是新常态，但不是每个组织

随着我们逐渐从COVID-19的破坏中恢复过来，组织开始考虑何时开放办公室。但是，这不是一个容易决定的决定。企业必须权衡员工安全风险，与远程工作相关的成本以及团队是否具备在家办公的能力等诸多风险。 

一些公司可能会继续进行远程工作。根据对317位CFO的调查显示，有74％的公司计划在COVID-19之后永久性地转移到远程工作，而近四分之一的公司计划将20％的现场员工转移到永久性的远程工作。同时，有一项调查发现，有34％的受访者认为他们的公司还没有准备好走偏路。尽管大流行引发了远程工作的速成课程，但组织仍在考虑是否在家进行扩展工作是否有意义，以及如何处理将来长时间进行远程工作的情况。

组织在打电话之前要考虑几个因素。让我们仔细看看决策者应该提出的一些问题：

1.您将有多少劳动力偏远？

团队的角色非常不同，尽管有些团队可以远程胜任，但有些团队必须在现场工作。例如，营销团队可以轻松地从任何地方进行协作，并继续远程生成内容，而大多数硬件设计团队需要在办公室或实验室工作以完成其工作。

组织必须考虑哪些团队可以并且应该进行远程工作。每个团队都有特定的需求，从技术到时间管理技能，雇主必须为此做好准备。通过确定哪些团队可以在家中有效地工作，组织可以满足这些需求并确保每个远程员工都能成功。

2.您的员工是否设置有效沟通？

交流与协作可以说是实现有效远程工作的最重要因素。根据研究，拥有有效沟通的公司为股东带来的收益比没有有效沟通的公司高47％。员工需要协作以推动业务成功，特别是在团队完全处于远程和分布式的情况下。

COVID-19突然突袭，许多组织争先恐后地拼凑出凝聚力强的沟通策略。结果，许多组织选择了临时绷带而不是长期解决方案。公司最终使用了多个无法有效协作的通信应用程序，无法为员工提供无缝的协作体验。

理想情况下，组织应为员工配备一个用于所有工作场所通信的应用程序。劳格SparkleComm统一通信解决方案将团队消息传递，视频会议和云电话整合到一个平台中，使员工只需单击即可轻松地在不同的通信模式之间切换。通过将所有东西都放在一个屋檐下，员工可以选择如何协作，而只需要管理一个SparkleComm应用程序即可。

3.员工在家工作时生产率高吗？

在决定扩展远程工作之前，组织应评估其在家工作策略的有效性。远程团队的生产力取决于几个因素，包括每个团队的工作性质，管理风格，适当的技术和个人效率。记住要评估您可以进行的改进，以确保您的远程团队执行最佳工作。 

2.网络会议

另一种虚拟会议， 网络会议发生在互联网上，因此与会人员必须在各自的计算机上进行互连。通常，参与者通过网站进行连接，从中可以查看不同的业务文档，例如演示文稿，幻灯片和报告。

参加者对小组讨论的贡献是通过他们各自计算机的麦克风系统，在列出其他人通过计算机扬声器所说的内容之后。甚至允许使用各种支持视频功能的多媒体软件和技术，例如网络摄像头和数码摄像机，通过实时视频或流式视频屏幕互相观看。

但是，由于网络会议可能涉及安全问题，因此在建立网络会议时必须考虑适当的安全措施。这对于减少会议被黑客入侵的机会以及减少窃取专有信息的机会至关重要。

3.视频会议

最终的虚拟会议类型是视频会议，它涉及至少两个参与双向视频传输的参与者。这些参与方可以通过视频输入和视频输出相互看到和听到声音，例如视频会议解决方案， 喜欢 SparkleComm云会议。

视频输入和视频输出功能允许通过超高清视频和音频屏幕进行面对面的协作，从而实现声音，交互和高效的协作。

视频会议还允许进行实时私人聊天和群组聊天或即时消息传递，这在参与者之间通常被称为，从而避免了破坏其他演示文稿的可能性。

另一个关键功能是简单 屏幕共享 并通过讨论 交互式电子白板和文件共享。这对于参与者之间自由交流思想以及增强各种文件格式的传输至关重要。

通过使用台式机和移动电话的视频会议进行无缝会议。因此，员工几乎可以随时随地开会。这种性质的虚拟会议类型很有用，尤其是当参与者彼此相距较远时。

SparkleComm视频会议还是一个更好的会议平台 远程通勤员工和在家工作的员工。一个组织也可以使用它与遥远位置的业务顾问或董事会成员建立联系。此外，视频会议可增强主管培训的开展，尤其是在头脑风暴会议期间。

此外，还可以记录和回放记录的整个视频会议内容，这对于在线员工培训和在线学习。这可以帮助用户获取丢失的信息，甚至增强最重要的信息。

虚拟世界对企业意味着什么，那就是它们将更好地向潜在客户展示新产品，并实现员工之间的实时协作。但是，采用该技术的决定取决于给定业务所具有的投资方法，因此，它可以作为学习曲线，但可能需要进行大量投资。虚拟会议旨在以尽可能少的精力和更少的资金在最短的时间内解决更大的市场。毫无疑问，这是在对话中说服人们的最佳和最简便的方法，因为它允许来自任何地方的大量数据进行协作。这将自动促进业务发展。

视觉通信已经被视为有价值的几十年了，但是在任何组织中都不是必须的。但是，随着与虚拟现实相关的硬件和软件的进步，这种情况正在慢慢改变，更重要的是，劳动力市场中的业务已经增加了他们对可视通信的需求。

尽管带宽成本（包括硬件和软件）都在减少，但仍在不断努力以借助不会消耗大量带宽的更好的压缩方法来提高视频质量。这样做的一个重要意义是降低生产成本视频会议 以及相关的活动和设备，从而导致多个工作场所采用该技术。

虚拟现实的普遍发展是，今天的虚拟会议正在大规模举行视频会议室旨在达到远程团队协作，也可以通过包括智能手机在内的移动设备进行保存。那是通过使用网络电话 和相关技术。

总体而言，竞争加剧使许多企业尝试采用虚拟现实，以使其与竞争对手区分开来，与更大的客户群建立联系，并以更好的方式展示其产品，以吸引更多的客户。因此，对该技术的改进导致对该技术的需求增加，反之亦然。

虚拟会议的类型

不同的虚拟会议类型减少了参与者或员工面对面开会的需要。这些新型的会议类型，即电话会议，视频会议和Web会议，提供的效果与一对一虚拟会议和小组虚拟会议相同，因此，由于可以使用适当的浏览器和虚拟屏幕在虚拟平台上设置与会人员，因此更加舒适。用户可以在方便的地方进行快速的互联网连接。

1.电话会议

首先，电话会议使任何会议的与会者都可以更轻松地通过SparkleComm统一通信平台参加虚拟会议。只需要一个人参加会议，然后继续进行输入即可。

此类会议的好处包括：

•不一定需要多个方亲自参加会议，因此可以节省其他业务工作的时间。 •实体中的所有各方或工人都有机会方便地参加会议，因为消除了所涉及的时间和差旅费用。 •对于执行小组之间的小型会议，例如高管人员之间的交流，它们是理想的选择，从而使每个人都有机会发表意见电话。

为了使用此方法进行有效的通信，电话会议参与者必须事先相互了解，并且每个人都必须在发表评论之前先识别自己的身份。