
企业/组织机构对于办公会议的需求是刚性的。各种类型的会议在工作中的各个环节有着广泛的重要作用,如项目启动会、工作总结会、进展汇报会和协调会。这些会议的面对面召开会对组织者及参与者耗费大量的人力物力。拥有高效便捷的电话会议即可大幅度地削减组织者及参与者的时间资源。同时也给会议带来了传统会议无法比拟的便捷性。
SparkleConference电话会议系统的设计理念就是“让使用者只需要关心会议的内容,会议的其他一切管理工作交由SparkleConference系统完成” 。
在线开展业务意味着定期召开会议,包括SparkleComm电话会议或网络研讨会。没有传统的面对面业务联系,这些虚拟会议必须易于管理、关注重要信息并满足所有会议参与者的需求,这一点至关重要。
这篇文章将重点提供帮助您成功召开SparkleComm电话会议的过程,无论您是与小团体会面还是向更多观众展示。我的下一篇文章将提供一份免费电话会议服务列表,您可以探索这些服务来召开电话会议。
- 创建议程、电话大纲或计划,并确保所有参与者在电话会议之前都有一份副本。
- 在问答环节或其他参与者贡献部分中工作。
- 如果合适,请考虑在电话会议之前发出问题和反馈电话,以便参与者的意见可以纳入议程。
- 在通话之前发送支持材料,以便参与者可以提前打印或查看它们。
- 安排通话的开始和结束时间并遵守时间表。
- 在安排通话之前考虑时区,以确保对所有参与者都方便。 至少在通话前一天提供所有必要的拨入信息。
- 考虑为无法出席的人录制通话或在通话后帮助创建会议回顾。
- 在通话前 2-3 天发送会议提醒。
准备您的设备
如果可能,计划使用座机电话以确保质量(并鼓励参与者也这样做)。
如果您打算使用 SparkleCommVoIP 连接并在通话前对其进行测试,请准备好耳机。
尽可能限制背景噪音。 知道如何将您的连接静音并告诉参与者如何做同样的事情。 避免免提电话以避免回声和清晰度挑战。 在实时通话之前测试您的连接和通话功能(例如录音)。 有一个备用方法连接到呼叫,以防万一。
- 指定主持人进行介绍,保持任务并促进通话。
- 指定某人在通话期间做笔记。
- 如果参与者超过三个,则为通话设置基本规则,以避免相互交谈。
- 准时开始,如果参与者迟到,延迟不超过五分钟。
- 在SparkleComm通话结束时提供具有特定职责的后续步骤的回顾和概述。
- 通话结束后与参与者联系,以获取他们关于进展情况以及下次可以改进的反馈。
- 通话结束后向参与者发送书面回顾和/或会议纪要。
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